Đặc điểm, vai trò, vị trí của tiền lương và các khoản trích theo lương trong
1.1.1 Bản chất và chức năng của tiền lương
Lao động là hoạt động của con người nhằm biến đổi tự nhiên thành sản phẩm phục vụ nhu cầu sinh hoạt Trong mọi chế độ xã hội, lao động gắn liền với việc tạo ra của cải vật chất, là yếu tố cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội Để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, cần có người lao động, tư liệu sản xuất và đối tượng lao động Việc tái sản xuất sức lao động là thiết yếu, và các doanh nghiệp phải trả thù lao cho người lao động Trong nền kinh tế thị trường, thù lao cho người lao động được thể hiện bằng tiền lương, phản ánh giá trị của công sức lao động.
Tiền lương là giá trị tiền tệ phản ánh sự hao phí lao động mà doanh nghiệp trả cho người lao động, dựa trên thời gian và khối lượng công việc mà họ đã đóng góp cho tổ chức.
Tiền lương không chỉ là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, mà còn là một công cụ kinh tế quan trọng nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của người lao động Nó kích thích sự quan tâm của người lao động đối với kết quả công việc, đồng thời đóng vai trò là yếu tố thúc đẩy tăng năng suất lao động.
1.1.2 Vai trò và ý nghĩa của tiền lương
1.1.2.1 Vai trò của tiền lương
Tiền lương có vai trò rất lớn nó làm thỏa mãn nhu cầu của người lao động
Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động, giúp họ đảm bảo cuộc sống tối thiểu và đồng thời là chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho những sản phẩm mà người lao động tạo ra Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối người sử dụng lao động với người lao động Nếu tiền lương không hợp lý, người lao động sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì ngày công, kỷ luật lao động và chất lượng công việc, dẫn đến doanh nghiệp không đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí và lợi nhuận Do đó, việc xác định mức lương hợp lý là cần thiết để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên, đồng thời khuyến khích người lao động làm việc hăng say và tự giác.
Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động, bên cạnh các khoản như trợ cấp BHXH, tiền thưởng và tiền tăng ca Chi phí tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá thành sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp Việc tổ chức sử dụng lao động hợp lý và hạch toán chính xác giúp tính toán đúng thù lao, thanh toán kịp thời, từ đó khuyến khích người lao động chú trọng đến thời gian, kết quả và chất lượng công việc Điều này không chỉ nâng cao năng suất lao động mà còn tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động.
1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới tiền lương
Giờ công, ngày công lao động, và năng suất lao động là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến mức lương Ngoài ra, cấp bậc, chức danh, và thang lương quy định cũng đóng vai trò quyết định Số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành, độ tuổi, sức khỏe, cùng với trang thiết bị kỹ thuật cũng góp phần làm thay đổi mức lương của người lao động.
Giờ công là số giờ mà người lao động phải làm việc theo quy định, trong khi ngày công là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiền lương, với quy định 26 ngày làm việc trong tháng Sự thay đổi trong số ngày làm việc sẽ dẫn đến sự thay đổi tương ứng trong tiền lương Bên cạnh đó, cấp bậc và chức danh của người lao động cũng quyết định mức lương cơ bản, với hệ số phụ cấp cao hay thấp theo quy định của nhà nước, do đó, lương của cán bộ công nhân viên (CBCNV) cũng bị ảnh hưởng đáng kể.
Số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành có ảnh hưởng lớn đến mức lương Nếu bạn sản xuất nhiều sản phẩm đạt tiêu chuẩn và vượt chỉ tiêu, tiền lương sẽ cao Ngược lại, nếu sản phẩm ít hoặc chất lượng kém, mức lương sẽ giảm.
Độ tuổi và sức khỏe có ảnh hưởng đáng kể đến mức lương Trong cùng một công việc, người lao động từ 30 đến 40 tuổi thường có sức khỏe tốt hơn và hiệu suất làm việc cao hơn so với những người trong độ tuổi 50 đến 60.
Trang thiết bị, kỹ thuật và công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức lương Sử dụng trang thiết bị cũ kỹ và lạc hậu sẽ không thể tạo ra sản phẩm chất lượng cao và hiệu quả sản xuất thấp hơn so với những công nghệ tiên tiến hiện đại Điều này dẫn đến việc ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành, từ đó tác động đến mức lương của người lao động.
Các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp
1.2.1 Hình thức tiền lương theo thời gian Đây là hình thức trả lương căn cứ vào thời gian lao động, lương cấp bậc để tính lương cho công nhân viên Hình thức này được áp dụng chủ yếu cho công nhân viên chức, quản lý, y tế giáo dục, sản xuất trên dây chuyền tự động trong đó có 2 loại:
Trả lương theo thời gian đơn giản
Trả lương theo thời gian là hình thức chi trả dựa trên bậc lương và thời gian làm việc thực tế của người lao động, không xem xét đến thái độ và kết quả công việc.
- Lương tháng: Áp dụng đối với công nhân viên làm ở bộ phận gián tiếp Mức lương
Trả lương theo thời gian có thưởng
Chế độ này kết hợp giữa việc trả lương theo thời gian cơ bản và thưởng cho công nhân khi họ đạt hoặc vượt các chỉ tiêu về số lượng và chất lượng đã được quy định.
Hình thức này áp dụng cho công nhân phụ như công nhân sửa chữa và điều chỉnh thiết bị, cũng như công nhân chính làm việc trong môi trường có trình độ cơ khí hóa và tự động hóa Công việc tại đây yêu cầu đảm bảo chất lượng tuyệt đối.
Mức lương = Lương tính theo thời gian đơn giản + Tiền thưởng
Hình thức trả lương theo hiệu suất có nhiều ưu điểm vượt trội so với hình thức trả lương theo thời gian đơn giản, vì nó không chỉ phản ánh trình độ thành thạo của nhân viên mà còn khuyến khích họ có trách nhiệm hơn với công việc Tuy nhiên, việc xác định mức lương hợp lý vẫn là một thách thức lớn, dẫn đến việc phân phối thu nhập chưa thực sự công bằng theo lao động.
1.2.2 Hình thức tiền lương theo sản phẩm Đây là hình thức trả lương cơ bản đang áp dụng chủ yếu trong khu vực sản xuất vật chất hiện nay Tiền lương được tính theo số lượng sản phẩm thực tế làm ra đúng quy cách chất lượng và đơn giá tiền lương
Tiền lương SP = Sản lượng thực tế x đơn giá tiền lương
Hình thức này liên kết tiền lương với kết quả sản xuất của từng người lao động, khuyến khích họ học hỏi văn hóa và kỹ thuật nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn Việc cải tiến kỹ thuật, phương pháp lao động và sử dụng máy móc hiệu quả sẽ giúp nâng cao năng suất lao động, từ đó góp phần thúc đẩy công tác quản lý lao động.
Lương tháng 26 ngày làm việc thực tế
Số ngày làm việc thực tế
Hình thức trả lương theo sản phẩm yêu cầu xây dựng định mức lao động dựa trên cơ sở khoa học để xác định đơn giá trả công chính xác Để tối ưu hóa quy trình làm việc, cần tổ chức môi trường làm việc hiệu quả và giảm thiểu thời gian không sản xuất Đồng thời, cần nâng cao nhận thức cho người lao động về trách nhiệm, tránh chỉ chú trọng vào số lượng sản phẩm Các chế độ trả lương theo sản phẩm sẽ được áp dụng khác nhau tùy thuộc vào đơn giá sản phẩm và đối tượng nhận lương.
Trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân là phương pháp phổ biến cho công nhân sản xuất, đặc biệt trong các điều kiện lao động độc lập tương đối, cho phép định mức và kiểm tra sản phẩm một cách cụ thể Ưu điểm của chế độ này là mối quan hệ rõ ràng giữa tiền lương và kết quả lao động, từ đó kích thích công nhân nâng cao trình độ kỹ năng và năng suất lao động để tăng thu nhập Hơn nữa, chế độ này dễ hiểu, giúp người lao động dễ dàng tính toán tiền lương sau khi hoàn thành công việc.
Nhược điểm của người lao động là họ thường không chú trọng đến việc tiết kiệm nguyên vật liệu, sử dụng máy móc thiết bị một cách hiệu quả và ít quan tâm đến công việc chung của tập thể.
Trả lương theo sản phẩm tập thể là hình thức được áp dụng cho các công việc yêu cầu sự hợp tác của nhóm trong việc xây dựng, lắp ráp thiết bị và sản xuất Mức lương được xác định dựa trên số lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành bởi tập thể công nhân, cùng với đơn giá tiền lương cho mỗi đơn vị sản phẩm Hình thức này mang lại ưu điểm là khuyến khích công nhân nâng cao ý thức trách nhiệm và quan tâm đến kết quả cuối cùng của nhóm.
Nhược điểm của hệ thống lương hiện tại là sản lượng lao động của mỗi cá nhân không trực tiếp ảnh hưởng đến mức lương, dẫn đến việc thiếu động lực để người lao động cải thiện năng suất Hơn nữa, sự phân phối lương không công bằng có thể vi phạm nguyên tắc trả lương theo thời gian lao động, gây ảnh hưởng tiêu cực đến sự đoàn kết trong nội bộ.
Trả lương theo sản phẩm gián tiếp là hình thức áp dụng cho công nhân phục vụ, những người có kết quả lao động ảnh hưởng đến hiệu suất của công nhân sản xuất trực tiếp, như công nhân sửa chữa và điều chỉnh máy móc Chế độ này đặc trưng bởi việc tiền lương của công nhân phụ thuộc vào kết quả sản xuất của công nhân chính Ưu điểm của phương pháp này là khuyến khích công nhân phục vụ nâng cao chất lượng hỗ trợ, từ đó góp phần tăng năng suất lao động cho công nhân chính.
Nhược điểm của hệ thống trả lương hiện tại là phụ thuộc vào kết quả làm việc của công nhân chính, dẫn đến việc xác định mức lương chưa chính xác Điều này không đảm bảo phản ánh đúng hao phí lao động mà công nhân phụ đã đóng góp, gây ra sự chênh lệch về mức lương giữa những người có công việc và trình độ tương đương.
Trả lương khoán là phương pháp áp dụng cho những công việc mà việc giao dịch chi tiết không mang lại lợi ích bằng cách giao toàn bộ khối lượng công việc cho một công nhân hoặc tập thể trong một khoảng thời gian nhất định Tiền lương được tính dựa trên số lượng công việc mà công nhân hoàn thành theo phiếu giao khoán Phương pháp này có ưu điểm là khuyến khích công nhân hoàn thành công việc trước thời hạn và đảm bảo chất lượng thông qua hợp đồng giao khoán chặt chẽ.
Nhược điểm: Nếu công tác kiểm tra, nghiệm thu không được tiến hành chặt chẽ sẽ làm giảm hiệu quả kinh tế
Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, quỹ KPCĐ và quỹ BHTN
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là tổng số tiền lương được chi trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên, do Công ty quản lý, sử dụng và thực hiện việc chi trả.
Tiền lương mà người lao động nhận được bao gồm mức lương cơ bản cho thời gian làm việc thực tế cùng với các khoản phụ cấp thường xuyên, chẳng hạn như phụ cấp làm đêm, phụ cấp làm thêm giờ và phụ cấp theo khu vực.
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất, do những nguyên nhân khách quan, thời gian nghỉ phép
Các khoản phụ cấp thường xuyên bao gồm phụ cấp học nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm, phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp dạy nghề, phụ cấp công tác lưu động, và phụ cấp dành cho những người làm công tác khoa học – kỹ thuật có tài năng.
Về phương diện hạch toán kế toán, quỹ lương của Công ty được chia thành
2 loại: tiền lương chính, tiền lương phụ
Tiền lương chính là khoản tiền được trả cho người lao động dựa trên thời gian làm việc thực tế, bao gồm cả tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp (nếu có).
- Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động khi họ không làm việc bao gồm: nghỉ lễ, nghỉ phép, ngừng do nguyên nhân khách quan
Trong công tác hạch toán kế toán, tiền lương chính của công nhân sản xuất được ghi nhận trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm Trong khi đó, tiền lương phụ cấp của công nhân sản xuất được hạch toán và phân bổ gián tiếp vào chi phí sản xuất của các sản phẩm liên quan, dựa trên tiêu thức phân bổ phù hợp.
Quỹ bảo hiểm xã hội được tạo ra từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp của người lao động tham gia đóng bảo hiểm hàng tháng.
Theo quy định hiện hành, Công ty thực hiện trích lập quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH) với tỷ lệ 26% Trong đó, 18% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty, còn 8% sẽ được trừ vào lương của người lao động.
Quỹ BHXH được trích lập nhằm trợ cấp công nhân viên có tham gia đóng góp quỹ trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động, cụ thể:
- Trợ cấp công nhân viên ốm đau thai sản
- Trợ cấp công nhân viên khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp
- Chi công tác quản lý quỹ BHXH
Theo quy định hiện hành, toàn bộ số tiền trích từ bảo hiểm xã hội (BHXH) được nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm nhằm chi trả cho các trường hợp nghỉ hưu và mất sức lao động Tại công ty, hàng tháng, BHXH được chi trả trực tiếp cho công nhân viên trong các trường hợp ốm đau, thai sản dựa trên các chứng từ hợp lệ Cuối tháng, công ty có trách nhiệm quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH.
Quỹ BHYT được hình thành từ 4,5% tổng quỹ lương cơ bản và phụ cấp của người lao động tham gia bảo hiểm, nhằm bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho họ Cơ quan Bảo hiểm sẽ chi trả chi phí khám chữa bệnh cho những người đã đóng bảo hiểm theo tỷ lệ quy định của nhà nước.
Theo quy định hiện hành, Công ty trích quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) với tỷ lệ 4,5% trên tổng quỹ lương cơ bản và phụ cấp của người lao động tham gia đóng bảo hiểm Trong đó, 3% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty, còn 1,5% được trừ vào lương của người lao động Quỹ BHYT được hình thành nhằm hỗ trợ người lao động tham gia đóng góp trong các hoạt động khám chữa bệnh.
Theo quy định hiện hành, toàn bộ quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) được chuyển giao cho cơ quan chuyên môn có trách nhiệm quản lý và cấp phát cho người lao động thông qua hệ thống y tế.
Kinh phí công đoàn là 2% tổng quỹ lương thực tế của cán bộ công nhân viên, nhằm bảo vệ quyền lợi người lao động và duy trì hoạt động của công đoàn trong Công ty.
Theo quy định hiện hành, hàng tháng, Công ty trích 2% kinh phí công đoàn từ tổng lương thực tế của nhân viên và tính vào chi phí sản xuất Số kinh phí này được chia thành hai phần: một phần nộp cho cơ quan công đoàn cấp trên và phần còn lại để chi cho hoạt động công đoàn tại Công ty Kinh phí công đoàn được sử dụng để bảo vệ quyền lợi và chăm lo cho người lao động.
Theo luật bảo hiểm thất nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/01/2007, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ 12 đến 36 tháng với doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải tham gia bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc.
Công ty đóng góp 2% trên tổng quỹ tiền lương cơ bản và phụ cấp của người lao động tham gia bảo hiểm trong tháng Trong đó, 1% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của người sử dụng lao động, và 1% còn lại sẽ được trừ vào lương của người lao động.
Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Để quản lý hiệu quả lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương trong công ty, kế toán lao động tiền lương cần thực hiện các nhiệm vụ quan trọng.
Tổ chức ghi chép cần phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ về số lượng, chất lượng lao động, cũng như kết quả lao động để đảm bảo thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho người lao động trong công ty Đồng thời, cần kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương, cũng như tình hình sử dụng quỹ lương.
Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương Cần mở sổ, thẻ kế toán và thực hiện hạch toán lao động, tiền lương theo đúng phương pháp và chế độ tài chính hiện hành.
Tính toán và phân bổ chính sách chi phí tiền lương cùng các khoản trích theo lương là rất quan trọng để đảm bảo đúng đối tượng sử dụng lao động Việc này cần được thực hiện một cách chính xác trong các bộ phận của đơn vị sử dụng lao động nhằm tối ưu hóa chi phí sản xuất kinh doanh.
Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động cùng quỹ tiền lương là rất quan trọng Đề xuất các biện pháp khai thác hiệu quả tiềm năng lao động trong Công ty sẽ giúp nâng cao năng suất làm việc Đồng thời, cần ngăn chặn các hành vi vi phạm chính sách và chế độ liên quan đến lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương để đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quản lý nhân sự.
Hạch toán chi tiết tiền lương và các khản trích theo lương
1.5.1 Hạch toán số lượng lao động
Dựa vào bảng chấm công hàng tháng từ các bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm, phòng kế toán tổng hợp sẽ hạch toán số lượng lao động trong tháng Bảng chấm công không chỉ ghi nhận số lượng nhân viên làm việc mà còn theo dõi số người nghỉ và lý do nghỉ của họ từng ngày.
Hằng ngày, tổ trưởng hoặc người phụ trách sẽ thực hiện việc chấm công cho từng nhân viên làm việc tại khu vực quản lý Cuối tháng, các phòng ban gửi bảng chấm công về phòng kế toán, nơi kế toán tiền lương sẽ tổng hợp và hạch toán số lượng công nhân viên làm việc trong tháng.
1.5.2 Hạch toán thời gian lao động
Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là Bảng chấm công
Bảng chấm công là công cụ quan trọng để theo dõi ngày công làm việc, nghỉ việc và các chế độ bảo hiểm xã hội của từng nhân viên Thông qua bảng này, doanh nghiệp có thể tính toán lương và quản lý lao động hiệu quả, đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Hằng ngày, tổ trưởng hoặc người được ủy quyền sẽ chấm công cho từng thành viên trong bộ phận dựa trên tình hình thực tế, ghi nhận vào bảng chấm công theo các ký hiệu quy định Cuối tháng, bảng chấm công sẽ được ký duyệt và gửi cùng các chứng từ liên quan đến bộ phận kế toán để kiểm tra, đối chiếu và tính lương, bảo hiểm xã hội Kế toán sẽ dựa vào các ký hiệu chấm công để tính số ngày công tương ứng, trong đó một ngày công được quy định là 8 giờ, và nếu có giờ lẻ, sẽ được ghi theo định dạng dấu phẩy, ví dụ: 26 công 4 giờ sẽ được ghi là 26,4.
Bảng chấm công tổng hợp giúp ghi nhận thời gian lao động của từng nhân viên, bao gồm chấm công theo ngày, giờ và nghỉ bù Tùy vào điều kiện và đặc điểm sản xuất, các đơn vị có thể áp dụng các phương pháp chấm công phù hợp để quản lý hiệu quả thời gian làm việc.
Chấm công hàng ngày là quy trình mà mỗi cá nhân sử dụng một ký hiệu riêng để ghi nhận thời gian làm việc, bao gồm cả các hoạt động như họp Việc này giúp theo dõi và quản lý thời gian lao động một cách hiệu quả.
Chấm công theo giờ là phương pháp ghi nhận số giờ làm việc của người lao động trong một ngày Mỗi công việc được thực hiện sẽ được đánh dấu bằng các ký tự quy định, kèm theo số giờ tương ứng bên cạnh ký hiệu đó.
Chấm công nghỉ bù: Chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm
1.5.3 Hạch toán kết quả lao động
Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu này là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc của đơn vị hoặc cá nhân lao động Nó là cơ sở để kế toán lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động Phiếu được lập thành 2 liên.
Để thực hiện thủ tục thanh toán cho người lao động, cần lập một liên lưu và một liên chuyển đến kế toán tiền lương Phiếu thanh toán phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành là công cụ quan trọng cho doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm hoặc khoán theo khối lượng công việc Đây là phương pháp trả lương tiên tiến, phù hợp với nguyên tắc phân phối dựa trên lao động, tuy nhiên, cần có sự giám sát và kiểm tra chất lượng sản phẩm một cách nghiêm ngặt để đảm bảo hiệu quả.
1.5.4 Hạch toán tiền lương cho người lao động
Dựa vào bảng chấm công, các phòng ban sẽ xác định thời gian và số ngày công lao động của từng nhân viên Sau đó, tổ chức sẽ lập bảng thanh toán tiền lương cho từng người lao động Ngoài bảng chấm công, các chứng từ kèm theo bao gồm bảng tính phụ cấp, trợ cấp và phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc đã hoàn thành.
Bảng thanh toán tiền lương là tài liệu quan trọng để thực hiện việc chi trả lương và phụ cấp cho người lao động, đồng thời giúp kiểm tra quy trình thanh toán lương trong các đơn vị sản xuất kinh doanh Bảng này cũng là cơ sở để thống kê thông tin về lao động và tiền lương Mỗi tháng, bảng thanh toán tiền lương được lập cho từng bộ phận như phòng, ban, tổ, nhóm, và được căn cứ theo bảng chấm công tương ứng.
Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương bao gồm các chứng từ lao động như bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp và phiếu xác nhận thời gian lao động Dựa trên các chứng từ này, bộ phận kế toán tiền lương sẽ lập bảng thanh toán tiền lương và gửi cho kế toán trưởng duyệt, làm căn cứ để lập phiếu chi và phát lương Bảng thanh toán này được lưu giữ tại phòng kế toán Khi nhận lương, người lao động cần ký vào cột “Ký nhận”, hoặc người nhận hộ có thể ký thay.
Từ bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ kế toán liên quan, cần lập bảng phân bổ tiền lương cùng với các khoản trích theo lương.
Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khản trích theo lương
1.6.1 Các chứng từ ban đầu về hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, và BHTN
Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu sau:
Mẫu số 01 – LĐTL Bảng chấm công
Mẫu số 02 – LĐTL Bảng thanh toán tiền lương
Mẫu số 03 – LĐTL Phiếu nghỉ ốm hưởng BHXH
Mẫu số 04 – LĐTL Danh sách người lao động hưởng BHXH
Mẫu số 05 – LĐTL Bảng thanh toán tiền thưởng
Mẫu số 06 – LĐTL Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành hoàn chỉnh
Mẫu số 07 – LĐTL Phiếu báo làm thêm giờ
Mẫu số 08 – LĐTL Hợp đồng giao khoán
Mẫu số 09 – LĐTL Biên bản điều tra tai nạn lao động
1.6.2 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán sử dụng tài khoản 334 – phải trả công nhân viên và tài khoản 338- phải trả, phải nộp khác
TK 334 phản ánh các khoản phải trả cho công nhân viên, bao gồm tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác Tình hình thanh toán các khoản này rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi của người lao động và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp và nhân viên.
Kết cấu của TK 334 – Phải trả CNV
+ Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác đã trả đã ứng trước cho CNV
+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của CNV
+ Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác phải trả CNV
Dư Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả CNV
Dư Nợ: ( Cá biệt) Số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả
Sơ đồ1.1: Hạch toán các khoản phải trả CNV
+ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác: Dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp khác cho cơ quan quản lý, tổ chức đoàn thể xã hội
Kết cấu của TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
TK 1542 Các khoản khấu trừ vào lương CNV nhân sản xuất
Tiền lương phải trả công viên phân xưởng
Tiền lương phải trả nhân
Khoản khác cho CNV bằng TM
Thanh toán tiền lương và các
Thanh toán lương bằng sản phẩm bán hàng, quản lý DN Tiền lương phải trả nhân viên
+ Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản khác có liên quan
+ Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị
+ Số BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN đã nộp cho cơ quan quản lý
+ Kết chuyển doanh thu nhận trước sang TK 511
+ Các khoản đã trả, đã nộp khác
+ Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết ( chưa xác định rõ nguyên nhân)
Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân và tập thể, cả trong và ngoài đơn vị, cần được xác định rõ ràng Đồng thời, các khoản trích từ BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN cũng cần được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh để đảm bảo tính hợp lý và minh bạch trong quản lý tài chính.
+ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trừ vào lương CNV
+ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vượt chi được cấp bù
+ Các khoản phải trả, phải nộp khác
+ Số tiền còn phải trả, phải nộp khác
+ Giá trị tài sản thừa còn chờ giải quyết
Dư Nợ: ( Nếu có) Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp
3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết
3388 – Phải trả, phải nộp khác
Sơ đồ 1.2: Hạch toán các khoản trích theo lương
Phát hiện thừa TSCĐ khi kiểm kê hàng hóa khi kiểm kê
Phát hiện thừa tiền, vật tư hoặc chi BHXH, BHYT,
BHTN hiện thừa khi kiểm kê
Xử lý số tài sản phát
TK 334 của kỳ kế toán
Ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Nhận được tiền cấp bù
BHXH phải trả cho Định kỳ ghi nhận doanh thu
Xuất quỹ trả tiền, nhận
Số KPCĐ chi vượt BHTN, KPCĐ
Lợi nhuận, cổ tức phải trả
1.6.2.2 Phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Hàng tháng, kế toán tổng hợp số tiền lương phải trả cho công nhân viên dựa trên Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ liên quan Số tiền này được phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng lao động Việc phân bổ được thực hiện trên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”.
Nợ TK 1542 – Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 1547 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241 – XDCB dở dang
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên
Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên trong tháng, kế toán ghi
Trường hợp thưởng cuối năm, thưởng thường kỳ:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên
Trường hợp thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng năng suất lao động:
Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên
Tiền ăn ca phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Có TK 334 – Phải trả CNV
Các khoản khấu trừ vào lương của công nhân viên bao gồm: khoản tạm ứng chi không sử dụng hết, khoản bồi thường vật chất, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), và kinh phí công đoàn (KPCĐ) mà công nhân viên phải nộp, cùng với thuế thu nhập cá nhân phải nộp cho ngân sách nhà nước.
Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên
Có TK 138 – Phải thu khác
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước
Mỗi tháng, dựa trên tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên, kế toán sẽ trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận sử dụng lao động.
Nợ TK 1542 – Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 1547 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
BHXH, BHYT, BHTN khấu trừ vào tiền lương CNV
Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Tính trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên khi CNV bị ốm đau, thai sản:
Nợ TK 338 (3383) – Phải trả, phải nộp khác
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên
Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cho cơ quan chuyên trách
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Khi chi tiêu sử dụng kinh phí công đoàn tại doanh nghiệp
Nợ TK 338(3382) – Phải trả, phải nộp khác
Thanh toán tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên
Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên
Tổ chức hệ thống sổ kế toán sử dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ là một hình thức kế toán phát triển từ Nhật ký chung và Nhật ký Sổ Cái, tách biệt việc ghi Nhật ký và ghi Sổ cái thành hai bước độc lập Hình thức này giúp phân công lao động kế toán hiệu quả hơn và khắc phục những hạn chế của Nhật ký Sổ Cái Chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp, được lập dựa trên từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc có nội dung kinh tế tương tự Tại công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT, hình thức kế toán áp dụng là Chứng từ ghi sổ.
Số lượng và các loại sổ dùng trong hình thức chứng từ - ghi sổ sử dụng các sổ tổng hợp chủ yếu sau:
- Sổ chứng từ - ghi sổ- Sổ Nhật ký tài khoản
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Nhật ký tổng quát
- Sổ Cái tài khoản – Sổ tổng hợp cho từng tài khoản
- Sổ chi tiết cho một số đối tượng
Sơ đồ: Tổ chức hạch toán theo hình thức Chứng từ - ghi sổ
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức ghi sổ
Ghi chú: Ghi hàng ngày :
Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ này là cơ sở để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được chuyển sang sổ Cái Các chứng từ kế toán cũng được dùng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cần thực hiện việc khóa sổ để tổng hợp số tiền từ các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong tháng Quá trình này được ghi chép trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, nhằm tính toán tổng số tiền một cách chính xác.
Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh bao gồm các thông tin về phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Để lập Bảng Cân đối phát sinh, cần căn cứ vào sổ Cái.
Sau khi đối chiếu và xác nhận số liệu giữa Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết, thông tin này sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính Việc kiểm tra cần đảm bảo rằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và khớp với Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Hơn nữa, Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản cũng phải tương đương, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh cần phải phù hợp với số dư của các tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Tổng quan về công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT
2.1.1.1 Tên, địa chỉ giao dịch
- Tên công ty: Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 1086 Quang Trung 3, P.Đông Vệ, TP.Thanh Hóa
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH
2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT là doanh nghiệp độc lập, có tư cách pháp nhân và hoạt động dưới sự quản lý trực tiếp của UBND Thành phố Thanh Hóa.
Hòa nhập cùng nền kinh tế thị trường ngày 7/10/2012 Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT Được thành lập
Người đại diện pháp luật của công ty:
Giám đốc: Hồ Trọng Luân
Là một doanh nghiệp trẻ mới hoạt động được 2 năm, công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT đang trên đà phát triển và khẳng định vị thế trên thị trường Qua quá trình thực tập tại công ty, tôi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu Tôi nhận thấy rằng, khóa học tại trường cung cấp những kiến thức cơ bản và kỹ năng cần thiết, nhưng để trở thành một chuyên gia thực thụ, tôi cần không ngừng học hỏi và rèn luyện bản thân Kinh nghiệm thực tế là yếu tố quan trọng giúp tôi nâng cao năng lực và phát triển nghề nghiệp.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT 2.1.2.1 Đặc điểm hoạt động của công ty
Công ty TNHH một thành viên cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và luật pháp của Nhà nước trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT chủ yếu kinh doanh và hoạt động trong các ngành nghề chủ yếu sau:
STT Tên ngành Mã ngành
1 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm 46510
2 Ðại lý môi giới, đấu giá 4610
3 Sữa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi 95110
4 Dịch vụ hành chính, văn phòng tổng hợp 82110
5 Bán lẻ bãng đĩa âm thanh hình ảnh trong các cửa hàng chuyên doanh
6 Bán lẻ sách, tạp chí văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh
7 Bán lẻ đồ điện da dụng, đồ dùng gia đình khác 4759
8 Bán lẻ máy vi tính, thiêt bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh
9 Bán lẻ thiết bị nge, nhìn trong các cửa hàng chuyên doanh
10 Hoạt động tý vấn quản lý 70200
11 Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt động liên quan 63110
13 Hoạt động dịch vụ, công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy tính
14 Tý vấn máy tính và quản trị hệ thống máy tính 62020
15 Bán lẻ theo yêu cầu đặt hàng qua bưu điện hoặc internet 47910
16 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông 46520
17 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình 4649
18 Sữa chữa thiết bị liên lạc 95120
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức kinh doanh của công ty
Doanh nghiệp mua hàng hóa từ các công ty sản xuất thiết bị và linh kiện điện tử Sau khi kiểm tra đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp tiến hành nhập kho Cuối cùng, hàng hóa sẽ được xuất bán và giao cho khách hàng.
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong quy trình lưu chuyển hàng hóa tại công ty, đánh dấu sự chuyển động của vốn kinh doanh từ vốn điều lệ sang vốn hàng hóa.
Nhập kho là giai đoạn quan trọng trong chuỗi cung ứng hàng hóa, đóng vai trò trung gian để đảm bảo lưu thông hiệu quả Để duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, các doanh nghiệp cần lập kế hoạch dự trữ hàng hóa một cách hợp lý.
Xuất hàng giao cho khách hàng là giai đoạn cuối cùng trong quá trình lưu thông hàng hóa, chuyển đổi vốn kinh doanh từ hàng hóa thành tiền tệ.
2.1.2.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy kế toán của công ty được lãnh đạo bởi tổng giám đốc, với phó giám đốc hỗ trợ và thay quyền khi cần Dưới sự quản lý của tổng giám đốc và phó giám đốc, các phòng ban như Phòng Hành chính, Phòng Kế toán, Phòng Kỹ thuật và Phòng Thị trường hoạt động một cách hiệu quả.
Mua hàng hóa Nhập kho hàng hóa
Xuất hàng giao cho khách
* Chức năng của các phòng ban:
Giám đốc công ty là người đại diện pháp luật và là người ra quyết định chính trong hoạt động kinh doanh hàng ngày Họ tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và đầu tư, đồng thời đề xuất phương án sử dụng lợi nhuận và xử lý các khoản lỗ Giám đốc cũng thiết kế bộ máy quản trị, chỉ đạo công tác tuyển dụng nhân sự và thiết lập mối quan hệ làm việc trong công ty, quản lý toàn bộ quá trình tổ chức kinh doanh.
Phó Giám đốc là người hỗ trợ Giám đốc và có quyền thay mặt Giám đốc trong trường hợp Giám đốc vắng mặt Người này chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động của công ty thuộc phạm vi của mình hoặc những hoạt động được ủy quyền.
Phòng Hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự và thực hiện công tác nội chính của công ty Nhiệm vụ chính của phòng là tư vấn cho giám đốc về các chế độ, chính sách hiện hành nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động Đồng thời, phòng cũng chịu trách nhiệm giải quyết kịp thời các vấn đề liên quan đến tiền lương và bảo hộ lao động, cũng như xây dựng kế hoạch hoạt động và thu hút nguồn nhân lực cho công ty.
Phòng Thị trường chức năng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp giám đốc quản lý và sử dụng vốn hiệu quả, xác định kế hoạch kinh doanh, đồng thời chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc công ty và các cơ quan quản lý Nhà nước Phòng này tổ chức hạch toán kế toán theo đúng pháp luật, ghi chép và phản ánh chính xác, kịp thời các nguồn vốn, thực hiện chức năng ngân hàng cho vay và là trung tâm thanh toán cho các đơn vị nội bộ Ngoài ra, phòng còn tổng hợp báo cáo tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh, lập báo cáo thống kê và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của công ty.
Thực hiện các nghĩa vụ giao nộp đối với Nhà nước, tổ chức quản lý theo dõi sự biến động của tiền lương: BHXH, BHXH, KPCĐ, BHTN
Phòng Thị trường: Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng, lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu.
Phòng Kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho lãnh đạo công ty về quản lý, kỹ thuật và chất lượng Nhiệm vụ của phòng là đảm bảo hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, đồng thời nghiên cứu và cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa quy trình sản xuất.
2.1.3 Đánh giá khái quát tình hình tài chính của công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT
Tình hình tài chính của công ty thương mại đặc trưng bởi chu kỳ kinh doanh ngắn, với quy trình mua bán diễn ra nhanh chóng Do đó, doanh nghiệp cần duy trì hoạt động với khối lượng vốn hợp lý, bao gồm cả nguồn vốn tự có và vốn vay từ Nhà nước cũng như các tổ chức bên ngoài Mặc dù có thể gặp khó khăn trong việc vay vốn từ ngân hàng, công ty vẫn đảm bảo đủ nguồn vốn để hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Dưới đây là thành tích mà công ty đạt được trong 2 năm 2014 và 2015 ĐVT: Đồng
Chỉ tiêu Nãm 2014 Nãm 2015 Chênh lệch
1 Tài sản ngắn hạn 1.039.156.814 1.215.921.980 176.765.166 17 2.Tài sản dài hạn 6.410.087 12.797.500 6.387.413 99.6 Tổng Tài sản 1.045.566.901 1.228.719.480 183.152.579 17.5
1.Nợ phải trả 182.672.714 185.319.905 2.647.191 1.45 2.Nguồn vốn chủ sở hữu 862.894.187 1.043.399.575 180.505.388 20.9 Tổng Nguồn vốn 1.045.566.901 1.228.719.480 183.152.579 17.5
1.Doanh thu bán hàng và
4 Lợi nhuận gộp từ bán hàng và CCDV 36.570.090 115.261.100 78.691.010 215.2
7 Lợi nhuận khác 38.096.362 1.279.375 -36.816.987 -96.6 8.Lợi nhuận trước thuế 74.666.461 116.540.475 41.874.014 56.1
9 Chi phí thuế TNDN 14.933.292 23.308.095 8.374.803 56.1 10.Lợi nhuân sau thuế 59.733.169 93.232.380 33.499.211 56.1
Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
2.2.1 Đặc điểm lao động và cơ cấu lao động sống trong SXKD tại công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT
Lao động là quá trình tiêu tốn có chủ đích cả thể lực lẫn trí lực của con người, nhằm tác động lên các vật tự nhiên để sản xuất ra sản phẩm phục vụ nhu cầu của con người hoặc thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Vai trò của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh:
Lao động là quá trình kết hợp giữa hoạt động thể chất và trí tuệ của con người, nhằm chuyển đổi nguyên liệu tự nhiên thành sản phẩm tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu và sở thích của cá nhân cũng như xã hội.
Lao động là yếu tố then chốt trong quá trình sản xuất, đóng vai trò quyết định sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người.
Trong mỗi chế độ xã hội, tính chất lao động có sự khác biệt rõ rệt Dù ở bất kỳ xã hội nào, sản xuất của cải vật chất luôn gắn liền với lao động của con người Tất cả những người tham gia vào các đơn vị sản xuất kinh doanh đều nhận được thù lao cho công sức lao động của mình.
Lao động là yếu tố then chốt trong sản xuất, do đó, tổ chức hạch toán lao động hiệu quả (bao gồm số lượng, thời gian và kết quả) sẽ cải thiện quản lý lao động tại Công ty Điều này không chỉ thúc đẩy công nhân viên tuân thủ kỷ luật mà còn đảm bảo việc thưởng và trợ cấp BHXH được thực hiện theo nguyên tắc phân phối hợp lý Hơn nữa, việc quản lý quỹ lương, BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN sẽ trở nên chặt chẽ hơn, đảm bảo việc chi trả lương và các khoản trợ cấp đúng quy định, từ đó góp phần hạ giá thành sản phẩm.
2.2.1.2 Cơ cấu lao động Để bảo đảm tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất trước hết cần bảo đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động Tiền lương, tiền công chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà Công ty trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ Về bản chất tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động Mặt khác, tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ Nói cách khác tiền lương chính là nhân tố thúc đẩy tăng năng suất lao động, nếu công ty có chế độ tiền lương đúng sẽ kích thích được người lao động hăng say sản xuất và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh
2.2.2 Yêu cầu quản lý lao động tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT
2.2.2.1 Quản lý số lượng lao động
Việc theo dõi kịp thời và chính xác số lượng lao động theo từng loại là rất quan trọng để đảm bảo việc trả lương và các chế độ khác cho người lao động được thực hiện đúng hạn Số liệu về lao động trong doanh nghiệp thường được ghi chép bởi phòng lao động tiền lương, giúp nắm rõ tình hình phân bổ và sử dụng lao động hiện có.
Doanh nghiệp cần theo dõi số lượng lao động được tuyển dụng cho từng cá nhân nhằm quản lý hiệu quả nhân lực, bao gồm cả chất lượng và sự biến động của lao động, đồng thời đảm bảo việc tuân thủ các chế độ đối với người lao động.
Số lượng lao động tăng thêm khi doanh nghiệp tuyển dụng thêm lao động, chứng từ là các hợp đồng lao động
Số lượng lao động trong doanh nghiệp giảm do các nhân viên chuyển công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc do mất sức lao động Các chứng từ liên quan đến việc này bao gồm các quyết định của giám đốc doanh nghiệp.
Hiện tại số lao động của công ty gồm tất cả 20 cán bộ công nhân viên được chia thành các bộ phận:
- 7 nhân viên thuộc bộ phận Hành chính
- 3 nhân viên thuộc bộ phận Kế toán
- 5 nhân viên thuộc bộ phận Kỹ thuật
- 5 nhân viên thuộc bộ phận Thị trường
2.2.2.2 Quản lý chất lượng lao động
Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên vừa phải, do đó cần chú trọng đến công tác quản lý lao động để đảm bảo tính hiệu quả trong việc tính toán lương và các khoản bảo hiểm xã hội Việc này không chỉ giúp ổn định tình hình kinh doanh mà còn hỗ trợ sự phát triển bền vững của công ty Quản lý hợp lý thời gian và kết quả lao động của nhân viên là yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu này.
- Quản lý lao động: Quản lý lao động gồm nhiều vấn đề, hiên tại Công ty quản lý lao động theo các hướng sau:
Quản lý số lượng lao động trong công ty bao gồm việc theo dõi các yếu tố như độ tuổi và giới tính Hiện tại, lao động nữ chủ yếu làm việc trong phòng kế toán, trong khi lao động nam chủ yếu đảm nhận các vị trí trong lĩnh vực kỹ thuật và thị trường.
Giới tính Số lượng (người)
+ Quản lý theo tính chất công việc:
Công việc Số lượng (người)
Để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong việc tính toán tiền lương cho người lao động, việc ghi chép thời gian lao động cần phải được thực hiện một cách kịp thời và chính xác.
Công ty áp dụng chế độ làm việc 8 giờ mỗi ngày và sử dụng "Bảng chấm công" để hạch toán thời gian lao động Bảng chấm công được lập cho từng tổ và bộ phận trong công ty.
Trưởng bộ phận sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận để thực hiện việc chấm công cho từng nhân viên theo từng ngày cụ thể thông qua bảng chấm công.
Bảng chấm công là công cụ quan trọng để theo dõi số ngày công làm việc, nghỉ việc, nghỉ phép và nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH) của người lao động Việc tổng hợp bảng chấm công vào cuối tháng giúp xác định số ngày làm việc và nghỉ, từ đó làm cơ sở tính lương và BHXH phải trả Các chứng từ liên quan sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán tiền lương để kiểm tra và tính toán chính xác lương cũng như BHXH cho người lao động.
Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT
Trong thời kỳ mở cửa kinh tế hiện nay, nhà nước đã ban hành quy định kế toán mới, yêu cầu cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm quản lý Việc hiểu biết sâu rộng về luật doanh nghiệp là cần thiết để thực hiện các nguyên tắc và chế độ tài chính hiện hành Áp dụng phương tiện tính toán trong công tác kế toán không chỉ giúp làm việc nhanh gọn và chính xác mà còn giảm thiểu việc lưu trữ sổ sách và chứng từ phức tạp, từ đó hạn chế chi phí cho giấy tờ, bút viết và máy tính tay.
Mức sống xã hội ngày càng tăng, trong khi lương của cán bộ không thay đổi, dẫn đến giảm sút đời sống vật chất Khi nhu cầu cuộc sống không được đáp ứng, điều này có thể gây ra những tác động tiêu cực đến hiệu suất công việc.
Phương hướng hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT
Trong thời kỳ mở cửa kinh tế hiện nay, các quy định kế toán mới yêu cầu cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm quản lý và hiểu biết sâu rộng về luật doanh nghiệp Điều này giúp họ thực hiện các nguyên tắc và chế độ tài chính hiệu quả Việc áp dụng công nghệ tính toán trong công tác kế toán là cần thiết, giúp tăng tốc độ làm việc, độ chính xác và hiệu quả, đồng thời giảm thiểu việc lưu trữ sổ sách, chứng từ phức tạp và chi phí cho giấy tờ, bút, máy tính.
Mức sống xã hội ngày càng tăng, trong khi lương của cán bộ không thay đổi, dẫn đến giảm sút đời sống vật chất Khi nhu cầu cuộc sống không được đáp ứng, điều này có thể gây ra những tác động tiêu cực trong công việc của họ.
3.2 Phương hướng hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT
Cải thiện chính sách tiền lương cần được thực hiện trong bối cảnh thực tế của công ty và đồng bộ với các chính sách khác như tiền thưởng Mục tiêu là gắn kết tiền lương với đời sống của người lao động và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tổ chức hạch toán kế toán là một phần thiết yếu trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Công tác kế toán bao gồm việc tổ chức hệ thống chứng từ, luân chuyển chứng từ, thiết lập hệ thống sổ sách kế toán và xây dựng bộ máy kế toán để đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ kế toán.
Tổ chức hợp lý công tác kế toán tiền lương là yếu tố quan trọng để xây dựng hệ thống chứng từ và sổ sách phù hợp với đặc điểm sản xuất của đơn vị Điều này đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và toàn diện cho việc quản lý các nghiệp vụ kinh tế trong quá trình hoạt động Hơn nữa, việc tổ chức công tác kế toán tiền lương còn giúp kết hợp nhịp nhàng giữa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các công việc kế toán trong bộ máy kế toán.
Tổ chức hợp lý quá trình hạch toán ban đầu là rất quan trọng, bao gồm việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán Chứng từ kế toán không chỉ là bằng chứng cho các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, mà còn giúp kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các giao dịch Ngoài ra, chúng còn là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu trong sổ kế toán và thông tin kinh tế của đơn vị Chứng từ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra việc chấp hành chính sách, nguyên tắc, xác định trách nhiệm vật chất của người lao động, và là bằng chứng để giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra.
Để hoàn thiện chứng từ kế toán, cần đảm bảo tính pháp lý, thời gian và địa điểm phát sinh chính xác Đồng thời, việc tổ chức chỉ đạo và hướng dẫn ghi chép cho từng cá nhân, bộ phận trong đơn vị là rất quan trọng, nhằm đảm bảo họ thực hiện hạch toán một cách chính xác, kịp thời, trung thực và đầy đủ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Chứng từ kế toán thường xuyên được luân chuyển giữa các bộ phận, và sự luân chuyển này là một phần quan trọng trong phương pháp chứng từ Mỗi loại chứng từ có vị trí và đặc điểm khác nhau trong quản lý, với sự khác biệt về nội dung, trình tự và thời gian luân chuyển, tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của từng đơn vị Để hoàn thiện luân chuyển chứng từ, cần đảm bảo tốc độ nhanh chóng mà vẫn tuân thủ nguyên tắc tài chính kế toán Trong hạch toán tổng hợp, việc áp dụng hợp lý hệ thống tài khoản kế toán là yếu tố quan trọng, giúp ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế một cách tổng hợp, từ đó cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý Thông tin này giúp cấp trên đưa ra quyết định kịp thời, nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Để hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán, cần chú trọng phản ánh chính xác từng khoản mục và bộ phận, tránh trùng lặp không hợp lý, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản lý Ngoài ra, việc cải tiến sổ sách kế toán cũng rất quan trọng, nhằm kết hợp hạch toán giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
Sổ sách kế toán là công cụ thiết yếu để thực hiện các nghiệp vụ kế toán, giúp xử lý thông tin một cách hiệu quả Thông tin trên sổ sách đã được xử lý và cung cấp một cách hệ thống về đối tượng kế toán Do đó, việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán một cách hợp lý là rất quan trọng, không chỉ để phục vụ cho công tác hạch toán mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các thao tác nghiệp vụ kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý.
Để hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ và Thương mại ICT, cần thực hiện một số giải pháp quan trọng Đầu tiên, công ty nên cải tiến quy trình ghi chép và quản lý dữ liệu tiền lương, áp dụng công nghệ thông tin để tăng tính chính xác và hiệu quả Thứ hai, cần đào tạo nhân viên kế toán về các quy định pháp luật liên quan đến tiền lương và bảo hiểm xã hội để đảm bảo tuân thủ Cuối cùng, việc thường xuyên kiểm tra và đánh giá hệ thống kế toán sẽ giúp phát hiện kịp thời các sai sót và cải thiện quy trình quản lý tài chính.
3.3.1 Cơ cấu tổ chức lao động
Để tổ chức cán bộ kế toán hiệu quả, cần phải sử dụng thành thạo máy vi tính và phần mềm kế toán ứng dụng, không chỉ dừng lại ở hạch toán đơn thuần mà còn phải xử lý thông tin kinh tế một cách nhanh nhẹn Đội ngũ kế toán cần nắm bắt các thông số về lợi nhuận và tham mưu cho ban giám đốc nhằm đưa ra định hướng cụ thể Phân công lao động hợp lý là yếu tố then chốt, cần sắp xếp đúng người vào đúng việc, khuyến khích những người có năng suất và chất lượng thông qua khen thưởng, ưu đãi, đồng thời áp dụng các biện pháp cứng rắn đối với những người làm việc kém hiệu quả Điều này sẽ đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động và nâng cao ý thức trách nhiệm trong công việc.
Tuyển dụng lao động cần dựa trên yêu cầu thực tế của sản xuất kinh doanh và tìm kiếm những ứng viên có khả năng tiếp thu kiến thức, đáp ứng công việc chuyên môn Họ cũng phải có khả năng đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau khi cần thiết.
3.3.2 Tăng cường kỷ luật lao động, giáo dục tác phong công nghiệp và văn minh nghề nghiệp cho cán bộ công nhân viên
Công ty cần chú trọng đến chất lượng lao động, kỹ thuật và tác phong công nghiệp của cán bộ công nhân viên bên cạnh việc tăng hiệu quả lao động và tiền lương Việc nâng cao văn minh trong giao tiếp với khách hàng và vai trò của các tổ chức chính trị trong đơn vị sẽ góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm của người lao động Khi ý thức này được cải thiện, họ sẽ gắn bó hơn với công ty và có tinh thần làm việc trách nhiệm cao hơn trong các nhiệm vụ được giao.
3.3.3 Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Để đảm bảo cho công tác kế toán tiền lương trong công ty thực sự là động lực thúc đẩy cho các hoạt động của Công ty có hiệu quả phải nắm bắt kịp thời các chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về tiền lương, kế toán tiền lương phải đưa ra phương pháp tính lương phù hợp Đó là phải thực hiện chính sách tiền lương trong toàn bộ công ty theo nguyên tắc làm theo năng lực và hưởng theo kết quả lao động, đồng thời phải đề xuất, tham mưu cho Lãnh đạo công ty các mẫu biểu, bảng biểu trên cơ sở các quy định của Nhà nước phục vụ cho công tác tính lương dễ hiểu, dễ làm và minh bạch Việc tổ chức phân bổ tiền lương, chi phí quản lý, chi phí kinh doanh phải kịp thời, chính xác Định kỳ thực hiện việc nâng lương để làm cơ sở tính nộp BHXH, BHYT,
BHTN, KPCĐ cho cán bộ theo đúng quy định