QUY TRÌNH BÁN HÀNG I. MỤC ĐÍCH • Hướng dẫn trình tự, thủ tục bán hàng cho khách hàng; • Đảm bảo việc tạo lập đơn hàng thực hiện đúng theo qui định của công ty. • Đảm bảo việc ghi nhận viêc bán hang được ghi nhận đầy đủ hợp lý. • Đảm bảo qui trình bán hàng được vận hành trơn tru. II. PHẠM VI ÁP DỤNG Qui trình này áp dụng trong toàn bộ hệ thống khối bán hàng. III. Ý NGHĨA CÁC TỪ VIẾT TẮT Kí hiệu Ý nghĩa MISA Phần mềm MISA PKD Phòng kinh doanh HD Hóa đơn ĐĐH Đơn đặt hàng QTXH Qui trình xuất hàng QTGH Qui trình giao hàng PXK Phiếu xuất kho IV. Ý NGHĨA CÁC KÍ HIỆU SỬ DỤNG TRONG LƯU ĐỒ Kí hiệu Ý nghĩa Bắt đầu và kết thúc một qui trình Hoạt độngCông việc được thực hiện Tài liệuSản phẩm đầu ra được đính kèm cùng hoạt độngcông việc cụ thể Điểm ra quyết định: Tại điểm này sẽ cần thành viên đưa ra quyết định và có vài lựa chọn, ví dụ như ĐúngSai, CóKhông, để từ đó có giải pháp tiếp tục thực hiện qui trình tương ứng cho từng lựa chọn Hiển thị mối liên kết qui trình khi được trình bày dàn trải sang hơn 01 trang Qui trình khác có liên kết đến qui trình này Hệ thống dữ liệu Đánh dấu điểm kiểm soát trong qui trình Liên kết các hành động diễn ra đồng thời Liên kết từ một bước đến một bước khác trong qui trình VI. MÔ TẢ CHI TIẾT STT Mô tả chi tiết Thực hiện Chứng từ 1 Nhận đơn đặt hàng Nhân viên bán hàng chào hàng với Khách hàng. Nhân viên bán hàng Đơn đặt hàng 2 Kiểm tra tín dụng khách hàng Nhân viên bán hàng sau tiếp nhận đặt hàng và tiến hành đối chiếu kiểm tra tín dụng của khách hàng. • Nếu vượt hạn mức nợtuổi nợ: Chuyển đến bước 3; • Nếu không vượt hạn mức nợtuổi nợ: Chuyển đến bước 6. Kế toán công nợ 3 Xem xét tín dụng khách hàng Trong trường hợp vượt quá hạn mức, Leader bán hàng xem xét lập tờ trình chuyển lên cho trưởng phòng kinh doanh Leader bán hàng Tờ trình 4 Xét duyệt tín dụng khách hàng Trưởng phòng bán hàng xem xét tờ trình • Nếu không đồng ý: Kết thúc qui trình • Nếu đồng ý: Chuyển đến bước 5 Trưởng phòng bán hàng Tờ trình 5 Xem xét tờ trình Ban Giám đốc xem xét Tờ trình. • Nếu không đồng ý: Kết thúc qui trình • Nếu đồng ý: Chuyển đến bước 6 Giám đốc TTPP Tờ trình 6 Đối chiếu với hàng tồn kho Sau khi tín dụng của khách hang được thông qua, Nhân viên kinh doanh đối chiếu với thủ kho về tình trạng hàng • Nếu hàng không đủ : Kết thúc qui trình • Nếu số lượng hàng thỏa mãn: Chuyển đến bước 7 Ban GĐ Tờ trình 7 Xuất hóa đơn, PXK và chuyển bộ phận kho soạn hàng Nhân viên xuất hóa đơn tiến hành xuất hóa đơn, in Phiếu PXK và chuyển bộ phận kho để soạn hàng. Nhân viên kinh doanh Hóa đơn, PXK 8 Xét duyệt hóa đơn và Phiếu xuất hàng Kế toán trưởng xem xét đối chiếu phiếu xuất kho và hóa đơn với đơn đặt hàng và chuyển cho giám đốc Kế toán trưởng • Hóa đơn, PXK • Đơn đặt hàng 9 Xét duyệt hóa đơn và Phiếu xuất hàng Giám đốc xem xét đối chiếu phiếu xuất kho và hóa đơn với đơn đặt hang và kí duyệt, Sau đó chuyển qua bộ phận kho. Bắt đầu qui trình soạn hàng, xuất hàng và giao hàng Giám đốc • Hóa đơn, PXK • Đơn đặt hàng 10 Ghi nhận doanh thu Kế toán phải thu (doanh thu) nhận phiếu giao hàng và hóa đơn đã được khách hàng kí nhận, tiến hành ghi nhận doanh thu và các nghĩa vụ phải thu. Kế toán phải thu Hóa đơn, PXK đẵ được khách hàng kí nhận 11 Lưu đơn đặt hàng Kế toán phải thu tiến hành lưu hóa đơn và phiếu xuất kho Kế toán phải thu Hóa đơn, PXK đẵ được khách hàng kí nhận 12 Lưu đơn đặt hàng Nhân viên kinh doanh tiến hành lưu đơn đặt hàng Nhân viên kinh doanh Đơn đặt hàng VII. MA TRẬN TRÁCH NHIỆM (RACI) Trách nhiệm thực hiện – Responsible (R) Thủ kho Nhân viên kinh doanh Kế toán công nợ Trưởng nhóm bán bàng Kế toán trưởng Trưởng phòng kinh doanh Ban Giám đốc Trách nhiệm giải trình – Accountable (A) Tham vấn – Consulted (C) Được thông báo – Informed (I) 1 Nhận đơn đặt hàng RA 2 Kiểm tra tín dụng khách hàng I RA 3 Xem xét tín dụng khách hàng RA 4 Xét duyệt tín dụng khách hàng 5 Xét duyệt tín dụng khách hàng RA RA 6 Đối chiếu số dư hàng tồn kho RA RA 7 Xuất hóa đơn, phiếu xuất kho RA 8 Xét duyệt hóa đơn, phiếu xuất kho RA R 9 Xét duyệt hóa đơn, phiếu xuất kho 10 Ghi nhận doanh thu 11 Lưu hóa đơn và PXK 12 Lưu đơn đặt hàng VIII. TÌNH TRẠNG BAN HÀNHSỬA ĐỔI TÀI LIỆU Mục được sửa đổi Nội dung sửa đổi Ngày ban hành Lần ban hành Qui trình có hiệu lực kể từ ngày ký. Các trưởng phó phòng ban và các cá nhân liên quan phụ trách có trách nhiệm tuân thủ theo qui định này. Huế, ngày xxx tháng xxxx năm xxxx GIÁM ĐỐC
CƠNG TY CP TMDV XYZ QUY TRÌNH BÁN HÀNG I MỤC ĐÍCH Hướng dẫn trình tự, thủ tục bán hàng cho khách hàng; Đảm bảo việc tạo lập đơn hàng thực theo qui định công ty Đảm bảo việc ghi nhận viêc bán hang ghi nhận đầy đủ hợp lý Đảm bảo qui trình bán hàng vận hành trơn tru II PHẠM VI ÁP DỤNG Qui trình áp dụng toàn hệ thống khối bán hàng III Ý NGHĨA CÁC TỪ VIẾT TẮT Kí hiệu MISA PKD HD ĐĐH QTXH QTG H PXK Ý nghĩa Phần mềm MISA Phòng kinh doanh Hóa đơn Đơn đặt hàng Qui trình xuất hàng Qui trình giao hàng Phiếu xuất kho Trang CƠNG TY CP TMDV XYZ Trang CÔNG TY CP TMDV XYZ IV Ý NGHĨA CÁC KÍ HIỆU SỬ DỤNG TRONG LƯU ĐỒ Kí hiệu Ý nghĩa Bắt đầu kết thúc qui trình Hoạt động/Cơng việc thực Tài liệu/Sản phẩm đầu đính kèm hoạt động/cơng việc cụ thể Điểm định: Tại điểm cần thành viên đưa định có vài lựa chọn, ví dụ Đúng/Sai, Có/Khơng, để từ có giải pháp tiếp tục thực qui trình tương ứng cho lựa chọn Hiển thị mối liên kết qui trình trình bày dàn trải sang 01 trang Qui trình khác có liên kết đến qui trình Hệ thống liệu Đánh dấu điểm kiểm sốt qui trình Liên kết hành động diễn đồng thời Liên kết từ bước đến bước khác qui trình Trang CƠNG TY CP TMDV XYZ QUY TRÌNH BÁN HÀNG K ế to n T r n g p h ò n g B a n t r n g k in h d o a n h G iá m đ ố c Phase Phê duyệt tờ trình Địng ý Khơng Tờ trình Có Xét duyết hóa đơn, PXK Địng ý Xem xét tờ trình HĐ, PXK Tờ trình ĐĐH Xét duyêt hóa đơn, PXK HĐ, PXK T h ủ k ho N h â n v iê n k in Kh ế to n c ô n g L eader doanh nợ ĐĐH Lập tờ trình Đồng ý Khơng Khơng Kiểm tra tín dụng khách hàng Vượt hạn mức ĐĐH Băt đầu Nhận đơn đặt hàng 11 Lưu hóa đơn, PXK Misa HĐ, PXK khách hàng ký 10 Ghi nhận Doanh thu Đối chiéu hàng tồn kho Đủ hàng Đủ 12 Lưu đơn đặt hàng ĐĐH ĐĐH Xem xét hàng tồn kho tai HĐ, PXK khách hàng ký Xuất hóa đơn, PXK HĐ, PXK ĐĐH Kết thúc QTXH QTGH Trang 4/12 CÔNG TY CP TMDV XYZ Trang 5/12 CÔNG TY CP TMDV XYZ VI MƠ TẢ CHI TIẾT STT Mơ tả chi tiết Thực Chứng từ Nhận đơn đặt hàng Nhân viên Nhân viên bán hàng chào bán hàng hàng với Khách hàng Kiểm tra tín dụng khách Kế tốn hàng cơng nợ Nhân viên bán hàng sau tiếp nhận đặt hàng tiến hành đối chiếu kiểm tra tín dụng khách hàng Nếu vượt hạn mức nợ/tuổi nợ: Chuyển đến bước 3; Nếu không vượt hạn mức nợ/tuổi nợ: Chuyển đến bước Xem xét tín dụng khách Leader hàng bán hàng Trong trường hợp vượt hạn mức, Leader bán hàng xem xét lập tờ trình chuyển lên cho trưởng phịng kinh doanh Tờ trình Xét duyệt khách hàng Tờ trình tín dụng Trưởng phịng Đơn đặt hàng Trang CƠNG TY CP TMDV XYZ STT Mô tả chi tiết Thực Chứng từ Trưởng phòng bán hàng bán hàng xem xét tờ trình Nếu khơng đồng ý: Kết thúc qui trình Nếu đồng ý: Chuyển đến bước 5 Xem xét tờ trình Giám đốc Tờ trình Ban Giám đốc xem xét Tờ TTPP trình Nếu khơng đồng ý: Kết thúc qui trình Nếu đồng ý: Chuyển đến bước Trang CÔNG TY CP TMDV XYZ Đối chiếu với hàng tồn Ban GĐ kho Sau tín dụng khách hang thơng qua, Nhân viên kinh doanh đối chiếu với thủ kho tình trạng hàng Nếu hàng không đủ : Kết thúc qui trình Nếu số lượng hàng thỏa mãn: Chuyển đến bước Tờ trình Xuất hóa đơn, PXK Nhân viên Hóa đơn, chuyển phận kho kinh PXK soạn hàng doanh Nhân viên xuất hóa đơn tiến hành xuất hóa đơn, in Phiếu PXK chuyển phận kho để soạn hàng Xét duyệt hóa đơn Kế toán Phiếu xuất hàng trưởng Kế toán trưởng xem xét đối chiếu phiếu xuất kho hóa đơn với đơn đặt hàng chuyển cho giám đốc Hóa đơn, PXK Đơn đặt hàng Xét duyệt hóa đơn Giám đốc Phiếu xuất hàng Hóa đơn, Trang CÔNG TY CP TMDV XYZ Giám đốc xem xét đối chiếu phiếu xuất kho hóa đơn với đơn đặt hang kí duyệt, Sau chuyển qua phận kho Bắt đầu qui trình soạn hàng, xuất hàng giao hàng PXK Đơn đặt hàng 10 Ghi nhận doanh thu Kế toán Kế toán phải thu (doanh phải thu thu) nhận phiếu giao hàng hóa đơn khách hàng kí nhận, tiến hành ghi nhận doanh thu nghĩa vụ phải thu Hóa đơn, PXK đẵ khách hàng kí nhận 11 Lưu đơn đặt hàng Kế toán Kế toán phải thu tiến hành phải thu lưu hóa đơn phiếu xuất kho Hóa đơn, PXK đẵ khách hàng kí nhận 12 Lưu đơn đặt hàng Nhân viên Đơn đặt hàng Nhân viên kinh doanh tiến kinh doanh hành lưu đơn đặt hàng Trang CÔNG TY CP TMDV XYZ VII MA TRẬN TRÁCH NHIỆM (RACI) Trách nhiệm thực – Responsible (R) Trách nhiệm giải trình – Accountable (A) Tham vấn – Consulted (C) Nhân Kế Trưởng Trưởng Kế Ban Thủ viên tốn nhóm phịng tốn Giám kho kinh cơng bán kinh trưởng đốc doanh nợ bàng doanh Được thông báo – Informed (I) Nhận đơn đặt hàng Kiểm tra tín dụng khách hàng Xem xét tín dụng khách hàng Xét duyệt tín dụng khách hàng Xét duyệt tín dụng khách hàng Đối chiếu số dư hàng tồn R/A I R/A R/A R/A R/A R/A Trang 10/12 R/A CÔNG TY CP TMDV XYZ Trách nhiệm thực – Responsible (R) kho Xuất hóa đơn, phiếu xuất kho Xét duyệt hóa đơn, phiếu xuất kho Nhân Kế Trưởng Trưởng Kế Ban Thủ viên tốn nhóm phịng tốn Giám kho kinh cơng bán kinh trưởng đốc doanh nợ bàng doanh R/A R/A Xét duyệt hóa đơn, phiếu xuất kho 10 Ghi nhận doanh thu 11 Lưu hóa đơn PXK 12 Lưu đơn đặt hàng Trang 11/12 R/ CƠNG TY CP TMDV XYZ VIII TÌNH TRẠNG BAN HÀNH/SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Mục sửa đổi Nội dung sửa đổi Ngày ban hành Lần ban hành Qui trình có hiệu lực kể từ ngày ký Các trưởng phó phịng ban cá nhân liên quan phụ trách có trách nhiệm tuân thủ theo qui định Huế, ngày xxx tháng xxxx năm xxxx GIÁM ĐỐC Trang