PowerPoint Presentation KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH NEW HOPE HÀ NỘI Mở đầu Tổng quan tài liệu và phương pháp nghiên cứu Kết quả[.]
KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH NEW HOPE HÀ NỘI Các nội dung Mở đầu Tổng quan tài liệu phương pháp nghiên cứu Kết nghiên cứu thảo luận Kết luận kiến nghị Mở đầu Bán hàng khâu cuối khâu sản xuất kinh doanh nên định thành bại doanh nghiệp Mọi hoạt động cơng tác khác nhằm mục đích bán hàng hố có bán hàng thực mục tiêu trước mắt lợi nhuận Vì vậy, cần xây dựng hệ thống quản lý khoa học, phù hợp hiệu hoạt động bán hàng Hệ thống KSNB quy định, thủ tục thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, giám sát q trình khuyến khích hiệu hoạt động doanh nghiệp Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội hoạt động bán hàng Công ty TNHH New Hope Hà Nội Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung Trên sở tìm hiểu phân tích thực trạng, từ đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB hoạt động bán hàng cơng ty Mục tiêu cụ thể Hệ thống hóa sở lý luận thực tiễn hệ thống KSNB Phân tích thực trạng hệ thống kiểm sốt nội hoạt động bán hàng công ty Nhận xét đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội hoạt động bán hàng công ty Phương pháp nghiên cứu Thu thập xử lý số liệu Phân tích số liệu Thu thập số liệu • Các báo cáo, tài liệu cơng ty • Phỏng vấn, quan sát Tổng hợp, xử lý số liệu • Tính tốn Excel • Bảng biểu, biểu đồ, đồ thị • So sánh • Đối chiếu • Quan sát Kết nghiên cứu thảo luận 3.1 Khái quát chung công ty 3.2 Thực trạng hệ thống KSNB công ty 3.3 Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác KSNB công ty 3.1 Khái qt chung cơng ty • Tên gọi: CƠNG TY TNHH NEW HOPE HÀ NỘI • Địa chỉ: Khu cơng nghiệp Sài Đồng B, phường Sài Đồng, quận Long Biên, thành phố Hà nội • Cơng ty TNHH New Hope Hà Nội có dây truyền sản xuất áp dụng cộng nghệ tiên tiến ngành chăn nuôi, điều khiển tự động máy vi tính, năm sản xuất gần 300.000 • Hiện Cơng ty sản xuất tiêu thụ nhiều chủng loại cám cho lợn, gà, vịt, cá cút giai đoạn phát triển khác Thức ăn chăn nuôi NewHope đạt chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng quốc tế ISO 9001:2008 3.2 Thực trạng hệ thống KSNB 3.2.1 Đặc điểm sản phẩm tổ chức bán hàng • Cơng ty có lượng sản phẩm đa dạng phong phú Đáp ứng yêu cầu khách hàng • Thị trường tiêu thụ Cơng ty rộng, không địa bàn Hà Nội mà vướn tới tỉnh thành khác khắp miền Bắc như: Bắc Ninh Hải Phịng, Hải Dương… • Cơng ty có lượng khách hàng lớn, chủ yếu khách hàng quen biết lâu năm (khách hàng truyền thống) người chăn ni trực tiếp • Công ty áp dụng phương pháp bán hàng: Bán buôn Bán lẻ 3.2 Thực trạng hệ thống KSNB 3.2.1 Đặc điểm sản phẩm tổ chức bán hàng Quy trình bán hàng hoạt động bán hàng sau: Nhận xử lý đơn đặt hàng Xét duyệt bán hàng Chuyển giao hàng hóa Nhận xử lý đơn đặt hàng Lập hóa đơn Theo dõi phải thu thu tiền Xử lý ghi sổ khoản giảm giá, doanh thu bán hàng trả lại Thẩm định xóa sổ khoản phải thu không thu 3.2 Thực trạng hệ thống KSNB 3.2.2 Thực trạng KSNB hoạt động bán hàng tại3.2.2.1 côngQuy ty định hoạt động bán hàng cơng ty • Những đơn hàng lớn nhân viên sử dụng mẫu ĐĐH Nhận xử ký cố định theo mẫu cơng ty đơn đặt hàng • KH thường xuyên đặt hàng qua điện thoại, fax nhân viên tiếp nhận yêu cầu hoàn thành ĐĐH sẵn cho KH • Khách hàng nhân viên khơng nhận đơn hàng qua điện thoại • Trưởng phịng kinh doanh có trách nhiệm xét duyệt lại để kiểm tra sai sót • Kế tốn khơng bỏ sót thơng tin tiếp nhận ĐĐH • Nhân viên vào báo giá giám đốc quy định để báo giá cho KH, đồng thời thông báo chiết khấu 3.2.2.1 Quy định hoạt động bán hàng cơng ty • Trưởng phịng KD vào quy định thời hạn Xét duyệt bán nợ BGĐ ban hành để tiến hành xét duyệt bán hàng • Đối với KH thường xuyên nhân viên phòng KD phải liên hệ với kế tốn cơng nợ để biết thơng tin tình hình tốn KH • Đối với KH nhân viên phòng kinh doanh phải tự tìm hiểu thơng tin KH Chuyển giao hàng hóa • Bộ phận BH lập PXK để làm giao - nhận dựa ĐĐH, hợp đồng ký duyệt • Nhân viên BH sau lập xong PXK phải chuẩn bị hàng cho KH hạn lưu trữ phận phiếu • Lập PXK giám đốc quy định phải xét duyệt đầy đủ trước giao hàng • Nhân viên nhận hàng kho phải vào PXK phê duyệt, thủ kho có trách nhiệm giao hàng đúng… 3.2.2.1 Quy định hoạt động bán hàng công ty Lập hóa đơn • Sau hàng chuyển giao cho KH, phận KD phải tập hợp giấy tờ, chững từ có liên quan chuyển cho phận kế tốn để lập hóa đơn • Hóa đơn lập phải đảm bảo: nội dung, không tẩy xóa, sửa chữa, khơng dùng mực đỏ … • Hóa đơn lập lần thành nhiều liên (03 liên) • Nội dung lập hóa đơn, liên phải thống • Hóa đơn phải lập theo STT từ số nhỏ đến lớn • Kế tốn tiền mặt lập phiếu thu theo mẫu quy định Theo dõi khoản có đầy đủ chữ ký người có thẩm quyền Sau phải thu, thu tiền thủ thu tiền xác nhận • Kế tốn cơng nợ phải tiến hành lập Sổ theo dõi chi tiết khoản phải thu KH Hàng tháng, kế tốn cơng nợ phải lập bảng đối chiếu công nợ, báo cho KH … 3.2.2.1 Quy định hoạt động bán hàng công ty Lập dự phịng Kế tốn tiến hành lập khoản dự phịng nợ phải phải thu khó địi thu khó địi phải theo tình hình tốn tiền hàng cịn nợ KH thời hạn tốn Kế tốn thực việc xóa sổ khoản nợ khơng Thẩm định, xóa sổ khoản phải thu có khả thu hồi KH khả toán bị pháp luật cưỡng chế 3.2 Thực trạng hệ thống KSNB 3.2.2 Thực trạng KSNB hoạt động bán hàng tại3.2.2.2 côngRủi ty ro nguyên nhân rủi ro hoạt đông bán hàng Công ty Rủi ro Nguyên nhân - Chuyển giao hàng hóa cho KH - Nhân viên tiếp nhận sai sai số lượng, chất lượng, mẫu thông tin nhận đơn đặt mã, quy cách, … hàng - Mất hàng, không thu tiền - Nhân viên xét duyệt cho KH không đủ tiêu chuẩn theo sách bán chịu - Gánh chịu mức rủi ro tín dụng lớn - Nhân viên bán hàng cấp nhiều hạn mức bán chịu 3.2.2.2 Rủi ro nguyên nhân rủi ro hoạt đông bán hàng Cơng ty Rủi ro - Hàng hóa không giao thời gian quy định, giao không đủ cho khách hàng, giao thừa giao nhầm cho đối tượng không đặt hàng Nguyên nhân - Nhân viên viết sai thông tin đơn giá, mã số thuế, số lượng hàng hóa, địa nhận hàng, … hóa đơn - Nhân viên giao hàng khơng đối chiếu lại thông tin phiếu xuất kho phiếu giao hàng cố ý lạm dụng làm thất thoát hàng hóa - Lập sai, lập thiếu lập thừa - Nhân viên lập HĐ không HĐ đủ vào chứng từ liên quan tiến hành lập HĐ 3.2.2.2 Rủi ro nguyên nhân rủi ro hoạt đông bán hàng Công ty Rủi ro Nguyên nhân - Khó kiểm sốt theo dõi - Nhân viên không ghi chép vào khoản nợ khách hàng sổ sách ghi sai số tiền nợ việc bù trừ công nợ khách hàng không đối tượng hay không bù trừ với đối tượng bỏ sót nợ phải thu - Tiền thu không đúng, không đủ - Nhân viên bán hàng thu tiền không kịp thời làm thiệt hại khách hàng không đúng, đến công ty không đủ hóa đơn khơng ghi nhận đủ - Khách hàng khơng hài lịng - Nhân viên khơng ghi giảm nợ hàng nhận sai quy cách, phải thu ghi giảm nhầm phẩm chất, gửi trả lại cho khách hàng khác 3.2 Thực trạng hệ thống KSNB 3.2.2 Thực trạng KSNB hoạt động bán hàng tại3.2.2.3 cơngĐánh ty giá thực trạng kiểm sốt nội hoạt động bán hàng công ty Kết đạt - Giám đốc người gương mẫu, động, nhiệt tình, có lực quản lý, trình độ am hiểu chuyên môn - Lực lượng cán động, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, chuyên môn tốt, không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức nghiệp vụ, ý thức tập thể tốt, có phối hợp công việc - Cơ cấu tổ chức công ty tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, gọn nhẹ - Sự phân chia trách nhiệm cụ thể nâng cao tinh thần trách nhiệm công việc thành viên - Hệ thống thông tin áp dụng rộng rãi công ty - Công ty áp dụng hệ thống sổ sách kế toán theo quy định 3.2.2.3 Đánh giá thực trạng kiểm sốt nội hoạt động bán hàng cơng ty Tồn chủ yếu - Một số quy định, sách chưa ban hành văn bản, tồn thói quen, mệnh lệnh phổ biến qua hình thức truyền miệng - Việc phân cơng phân nhiệm phận kế toán thực miệng không thông qua biên bàn giao công việc - Việc kiểm tra, kiểm kê diễn diễn định kỳ song mang tính hình thức, thủ tục, chưa thực có chiều sâu - Cơng ty có áp dụng cơng nghệ thơng tin, phận trang bị máy tính có phận kế tốn thực cơng tác kế tốn thơng qua phần mềm - Cơng ty khơng có phận kiểm sốt nội riêng biệt độc lập với phận khác 3.3 Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác KSNB Những quy định, quy chế, sách nên ban hành văn cụ thể phổ biến cho phận - - Công ty nên đưa biên bàn giao công việc để quy trách nhiệm rõ ràng nêu rõ công việc nhân viên - Việc kiểm tra, kiểm soát phải diễn thường xuyên định kỳ, không phát có sai sót xảy - Cơng ty nên kết nối mạng nội áp dụng phần mềm quản lý cho tất phận công ty - Công ty nên xây dựng ban kiểm sốt chun biệt, độc lập - Cơng ty nên thường xuyên tổ chức khen thưởng, khuyến khích cá nhân hay phận có đóng góp tích cực đồng thời đưa chế tài xử lý hành vi không tuân thủ quy định, nguyên tắc công ty 4 Kết luận kiến nghị