Quy Trình Mua Hàng Trong Công Ty ( Tài Liệu Môn Kiểm Soát Nội Bộ )

CƠNG TY CỔ PHẦN TM, DV ABC QUY TRÌNH MUA HÀNG I MỤC ĐÍCH  Đảm bảo hàng hóa mua theo yêu cầu đơn vị  Đảm bảo qui trình mua hàng kiểm sốt hiệu vận hành trơn tru  Đảm bảo việc mua hàng ghi nhận kịp thời, đầy đủ xác II PHẠM VI ÁP DỤNG Qui trình áp dụng phạm vi tồn cơng ty III DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Viết tắt Viết đầy đủ NCC Nhà cung cấp GĐ Giám đốc VPP Văn phòng phẩm TP Trưởng phịng Trang 1/16 CƠNG TY CỔ PHẦN TM, DV ABC IV.Ý NGHĨA CÁC KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG LƯU ĐỒ Ký hiệu Ý nghĩa Bắt đầu kết thúc qui trình Hoạt động/Cơng việc thực Tài liệu/Sản phẩm đầu đính kèm hoạt động/ công việc cụ thể Điểm định: Tại điểm cần thành viên đưa định có vài lựa chọn, ví dụ Đúng/Sai, Có/ Khơng, để từ có giải pháp tiếp tục thực qui trình tương ứng cho lựa chọn Hiển thị mối liên kết qui trình trình bày dàn trải sang 01 trang Qui trình khác có liên kết đến qui trình Hệ thống liệu Đánh dấu điểm kiểm sốt qui trình Liên kết hành động diễn đồng thời Liên kết từ bước đến bước khác qui trình Trang 2/16 CƠNG TY CỔ PHẦN TM, DV ABC Trang 3/16 CÔNG TY CP TMDV ABC V LƯU ĐỒ QUY TRÌNH MUA HÀNG HĨA Trang 1/3 Cấp có thẩm quyền Duyệt Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Từ 10 triệu đồng trở lên Nhân viên đơn vị có nhu cầu Nhân viên phòng mua hàng Nhận Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Xem xét tính hợp lý Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Hợp lệ hay không? Hợp lệ Đối chiếu danh sách NCC để chọn NCC phù hợp Có danh sách NCC? Có Xem xét giá trị hàng hóa mua Trên 100 triệu đồng Giá trị hàng mua? Không Yêu cầu NCC gửi Bảng báo giá Giá trị hàng mua? Bảng báo giá Tờ trình Dưới 10 triệu đồng Đến 100 triệu đồng Giá trị 10 triệu đồng Chuyển đến bước 14 Bắt đầu Lập Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Không Giá trị từ 10 triệu đồng trở lên Quy trình chọn NCC Chuyển đến bước 14 Lập Tờ trình chọn NCC Chuyển đến bước 11 CƠNG TY CP TMDV abc Quy trình Mua hàng hóa Trang 2/3 Ban GĐ 10 Duyệt Tờ trình 13 Đồng ý hay không? Không đồng ý Quay lại bước Ký duyệt hợp đồng Hợp đồng Đồng ý Nhân viên phòng mua hàng Trưởng Phòng mua hàng 12 Kiểm tra Tờ trình Tờ trình Đồng ý hay không? Đồng ý Không đồng ý Kiểm tra nội dung hợp đồng Hợp đồng Quay lại bước 11 14 Yêu cầu NCC gửi hợp đồng Thực mua hàng 15 17 Hàng đạt yêu cầu? Nhận hàng Chứng từ liên quan Nhân viên Phịng kế tốn Lập in Phiếu nhập, xuất kho BFO Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Hố đơn Misa Khơng Nhà cung cấp Có Quy trình tốn 15 16 Giao hàng Xử lý hàng hóa khơng u cầu Chứng từ liên quan Hoá đơn Quay lại bước 15 Trang 5/16 CƠNG TY CP TMDV abc Quy trình Mua hàng hóa Trang 3/3 Nhân viên Phịng kế tốn Nhân viên đơn vị có u cầu/Thủ kho Nhân viên phịng mua hàng Trưởng Phòng mua hàng 21 Ký duyệt chứng từ Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Giấy đề nghị toán 18 20 22 24 Giao hàng Lập Giấy đề nghi tốn Chuyển hồ sơ mua hàng cho Phịng kế toán Cung cấp bổ sung chứng từ đầy đủ, phù hợp Quay lại bước 23 Giấy đề nghị tốn 18 Nhận hàng 19 Hàng đạt u cầu? Khơng Quay lại bước 16 Có Ký nhận hàng Phiếu nhập kho Chứng từ không đầy đủ, hợp lệ Phiếu xuất kho 23 Kiểm tra chứng từ 25 Kết Nhận chứng từ Chứng từ đầy dủ, hợp lệ Trang 6/16 Kết thúc CÔNG TY CP TMDV abc VI.MÔ TẢ CHI TIẾT ST T Mô tả chi tiết Thực Chứng từ Lập Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Khi đơn vị có nhu cầu sử dụng hàng hóa, nhân viên tiến hành lập Bảng dự trù Đơn đặt hàng Sau đó, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt  Nhân viên đơn vị có yêu cầu  Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Duyệt Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Sau nhận Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Cấp có thẩm quyền kiểm tra hàng hóa u cầu có phù hợp với nhu cầu thực tế đơn vị hay khơng, giá trị hàng hóa mua trình ký có thẩm quyền phê duyệt theo qui định hành hay khơng  Cấp có thẩm quyền  Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Nhận Bảng dự trù mua sắm/Đơn đặt hàng Nhân viên Phòng mua hàng nhận Bảng dự trù/Đơn đặt hàng mua sắm ký duyệt cấp có thẩm quyền từ đơn vị có nhu cầu gửi đến  Nhân viên Phòng mua hàng  Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Xem xét tính hợp lệ Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Nhân viên Phịng mua thực xem xét tính hợp lệ Bảng dự trù/Đơn đặt hàng thẩm quyền ký duyệt có tuân thủ theo qui định hành hay khơng; biểu mẫu lập có theo biểu mẫu qui định cơng ti hay khơng  Nhân viên Phịng mua hàng  Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Trang 7/16 CƠNG TY CP TMDV abc ST T Mơ tả chi tiết Thực Chứng từ  Nếu chứng từ không hợp lệ: Quay lại bước  Nếu chứng từ hợp lệ: Chuyển sang bước 5 Đối chiếu danh sách NCC để chọn NCC phù hợp Nhân viên Phòng mua hàng thực lựa chọn NCC để cung cấp mặt hàng phù hợp với yêu cầu  Trường hợp NCC khơng có tên danh sách NCC duyệt: Nếu tổng giá trị hàng mua 20 triệu đồng chuyển đến bước 14 Nếu tổng giá trị hàng mua từ 20 triệu trở lên thực qui trình chọn NCC  Trường hợp NCC có tên danh sách NCC duyệt: Chuyển sang bước  Nhân viên Phòng mua hàng Xem xét giá trị hàng hóa mua Khi chọn NCC phù hợp, nhân viên Phòng mua hàng thực xem giá trị hàng hóa mua có từ 10 triệu đồng trở lên hay khơng  Nếu giá trị hàng hóa mua nhỏ 10 triệu đồng: Chuyển đến bước 14  Nếu giá trị hàng hóa mua từ 10 triệu đồng trở lên: Chuyển sang bước  Nhân viên Phòng mua hàng Trang 8/16 CÔNG TY CP TMDV abc ST T Mô tả chi tiết Thực Chứng từ Yêu cầu NCC gửi Bảng báo giá Nhân viên Phòng mua hàng liên hệ với ba (03) NCC chọn, yêu cầu NCC gửi Bảng báo giá để làm sở lựa chọn giá mua phù hợp  Nếu giá trị hàng hóa mua đến 100 triệu đồng: Chuyển đến bước 11  Nếu giá trị hàng hóa mua 100 triệu đồng: Chuyển sang bước  Nhân viên Phòng mua hàng  Bảng báo giá Lập Tờ trình chọn NCC Khi thu thập đầy đủ báo giá, nhân viên Phịng mua hàng lập Tờ trình việc lựa chọn NCC phù hợp Nội dung Tờ trình thể tên hàng hóa cần mua, giá bán NCC, đặc điểm NCC thời gian giao hàng, thời hạn tốn, sách hậu mãi, chất lượng hàng hóa Qua phân tích NCC, nhân viên Phòng mua hàng đề xuất NCC chọn nêu rõ lí chọn NCC Trình Trưởng Phịng mua hàng Ban GĐ xem xét  Nhân viên Phịng mua hàng  Tờ trình Kiểm tra Tờ trình Trưởng phịng mua hàng kiểm tra tính phù hợp thơng tin NCC, hàng hóa Tờ trình trước trình Ban GĐ  Trưởng Phịng mua hàng  Tờ trình Trang 9/16 CƠNG TY CP TMDV abc ST T Mơ tả chi tiết Nếu không đồng ý: Quay lại bước Nếu đồng ý: Chuyển sang bước 10 Duyệt Tờ trình Ban GĐ xem xét ký duyệt Tờ trình  Nếu không đồng ý: Quay lại bước  Nếu đồng ý: Chuyển sang bước 11 Yêu cầu NCC gửi Hợp đồng Sau Tờ trình duyệt, nhân viên Phịng mua hàng yêu cầu NCC gửi Hợp đồng mua bán Nhân viên Phòng mua hàng nhận Hợp đồng NCC gửi đến Hợp đồng gửi đến Phòng pháp chế để kiểm tra tính pháp lý: Thực Qui trình soát xét, lập hợp đồng Kiểm tra nội dung hợp đồng Trưởng Phòng mua hàng kiểm tra nội dung hợp đồng trước trình Ban GĐ duyệt Ký duyệt hợp đồng Ban GĐ xét duyệt nội dung, điều khoản hợp đồng Sau hợp đồng duyệt, nhân viên kế toán thực toán ứng trước theo điều kiện tốn hợp đồng (nếu có): Tham chiếu qui trình tốn Thực mua hàng Thực Chứng từ  Ban GĐ  Tờ trình  Nhân viên Phòng mua hàng  Hợp đồng  Trưởng Phòng mua hàng  Hợp đồng  Ban GĐ  Hợp đồng   10 11 12 13 14  Nhân viên Phịng kế tốn  Nhân viên Trang 10/16 CƠNG TY CP TMDV abc ST T Mơ tả chi tiết Thực Sau toán ứng trước cho NCC theo điều khoản qui định nhân viên Phòng mua hàng thực mua hàng Phòng mua hàng 15 Nhận hàng Nhân viên Phòng mua hàng nhận bàn giao hàng hóa từ NCC gửi đến kèm theo Hóa đơn tài chứng từ liên quan đến việc nhận hàng Nhân viên Phòng mua hàng kiểm tra hàng hóa trước nhận để đảm bảo hàng đạt yêu cầu sử dụng  Nếu hàng không đạt yêu cầu : Chuyển sang bước 16  Nếu hàng đạt yêu cầu: Nhân viên Phòng mua hàng ký nhận vào chứng từ giao hàng chuyển sang bước 17  Nhân viên Phịng mua hàng 16 Xử lí hàng hóa khơng u cầu Khi hàng hóa khơng u cầu thỏa thuận NCC bắt buộc phải giao lại hàng hóa đáp ứng yêu cầu thỏa thuận  NCC 17 Lập in Phiếu nhập kho, xuất kho Misa Nhân viên Phòng mua hàng lập in Phiếu nhập kho, xuất kho hệ thống Misa trước bàn giao hàng hóa  Nhân viên Phịng mua hàng 18 Giao hàng Nhân viên Phòng mua hàng thực  Nhân viên Phịng mua Chứng từ  Hóa đơn  Chứng từ liên quan đến việc nhận hàng  Phiếu nhập kho  Phiếu xuất kho Trang 11/16 CƠNG TY CP TMDV abc ST T Mơ tả chi tiết giao hàng cho đơn vị có nhu cầu sử dụng/ thủ kho Nhân viên đơn vị có yêu cầu/Thủ kho kiểm tra hàng hóa trước nhận  Nếu hàng không đạt yêu cầu : Quay lại bước 16  Nếu hàng đạt yêu cầu: Chuyển sang bước 19 Thực Chứng từ hàng  Nhân viên đơn vị có yêu cầu/Thủ kho 19 Ký nhận hàng Thủ kho nhân viên đơn vị sử dụng ký nhận hàng Phiếu nhập, xuất kho  Nhân viên Phòng mua hàng  Phiếu nhập kho  Phiếu xuất kho 20 Lập Giấy đề nghị tốn Sau hồn tất việc bàn giao hàng hóa, nhân viên Phịng mua hàng tiến lập Giấy đề nghị tốn Trình Phiếu nhập kho, xuất kho Giấy đề nghị toán lên Trưởng phòng mua hàng ký duyệt  Nhân viên Phòng mua hàng  Giấy đề nghị toán 21 Ký duyệt chứng từ Trưởng Phòng mua hàng kiểm tra ký duyệt Phiếu nhập kho, xuất kho Giấy đề nghị tốn  Trưởng Phịng mua hàng  Phiếu nhập kho  Phiếu xuất kho  Giấy đề nghị tốn 22 Chuyển hồ sơ mua hàng cho Phịng kế tốn Nhân viên Phịng mua hàng thực giao chứng từ mua hàng Giấy đề nghị toán cho Phịng kế tốn Lưu hồ sơ photo Phịng mua hàng  Nhân viên Phòng mua hàng Trang 12/16 CƠNG TY CP TMDV abc ST T Mơ tả chi tiết Thực 23 Kiểm tra chứng từ Nhân viên Phịng kế tốn thực kiểm tra chứng từ:  Nếu chứng từ không phù hợp: Chuyển sang bước 24  Nếu chứng từ phù hợp: Chuyển sang bước 25  Nhân viên Phịng kế tốn 24 Cung cấp, bổ sung chứng từ đầy đủ, phù hợp Nhân viên Phòng mua hàng cung cấp, bổ sung chứng từ đầy đủ, phù hợp  Nhân viên Phòng mua hàng 25 Nhận chứng từ Nhân viên Phịng kế tốn nhận chứng từ từ Phịng mua hàng gửi đến Kết thúc qui trình  Nhân viên Phịng kế tốn Chứng từ Trang 13/16 CÔNG TY CP TMDV ABC VII MA TRẬN TRÁCH NHIỆM (RACI) Trách nhiệm thực – Responsible (R) Trách nhiệm giải trình – Accountable (A) Tham vấn – Consulted (C) Nhân viên đơn vị có yêu cầu/ Thủ kho Nhân viên Phịng mua hàng Nhân viên Phịng kế tốn NCC TP mua hàng Cấp có thẩm quyền Ban GĐ Được thông báo – Informed (I) Lập Bảng dự trù/Đơn đặt hàng R/A I Duyệt Bảng dự trù/Đơn đặt hàng I R/A Nhận Bảng dự trù/Đơn đặt hàng Xem xét tính hợp lí Bảng dự trù/ Đơn đăt hàng Đối chiếu danh sách NCC để chọn NCC phù hợp R/A Xem xét giá trị hàng hóa mua R/A Yêu cầu NCC gửi Bảng báo giá R/A Lập Tờ trình chọn NCC R/A Kiểm tra Tờ trình I R/A 10 Duyệt Tờ trình I I 11 Yêu cầu NCC gửi Hợp đồng R/A 12 Kiểm tra nội dung hợp đồng I R/A 13 Ký duyệt hợp đồng I I 14 Thực mua hàng hóa R/A I R/A R/A I R/A I R/A CÔNG TY CP TMDV ABC Trách nhiệm thực – Responsible (R) Trách nhiệm giải trình – Accountable (A) Tham vấn – Consulted (C) Nhân viên đơn vị có yêu cầu/ Thủ kho Nhân viên Phòng mua hàng Nhân viên Phịng kế tốn NCC TP mua hàng Được thơng báo – Informed (I) 15 Nhận hàng 16 Xử lí hàng hóa khơng u cầu 17 Lập in Phiếu nhập kho, xuất kho MISA 18 Giao hàng 19 Ký nhận hàng 20 Lập Giấy đề nghị toán 21 Ký duyệt chứng từ 22 Chuyển hồ sơ mua hàng cho Phịng kế tốn 23 Kiểm tra chứng từ 24 Cung cấp, bổ sung chứng từ đầy đủ, phù hợp 25 Nhận chứng từ R/A R/A R/A I R/A R/A I R/A I I R/A R/A I I R/A R/A I R/A Cấp có thẩm quyền Ban GĐ CƠNG TY CP TMDV ABC VIII TÌNH TRẠNG BAN HÀNH/SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Mục sửa đổi Nội dung sửa đổi Ngày ban hành Lần ban hành Qui trình có hiệu lực kể từ ngày ký Các trưởng phó phịng ban cá nhân liên quan phụ trách có trách nhiệm tuân thủ theo qui định Huế, ngày xxx tháng xxxx năm xxxx GIÁM ĐỐC