Viết đặc tả và xây dựng hệ thống thông tin cải thiện cho quy trình quản lí mua hàng trong công ty xây dựng hoàn thiện (HANCIC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTT QUẢN LÝ & TMĐT *** BÀI THẢO LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài 2: Viết đặc tả xây dựng hệ thống thơng tin cải thiện cho quy trình quản lí mua hàng cơng ty xây dựng Hồn Thiện (HANCIC) Giảng viên: Trần Thị Nhung Nhóm thực hiện: Nhóm Lớp học phần: 2166eCIT0311 PHỤ LỤC 1, 2, 3, LỜI MỞ ĐẦU Phần Cơ sở lí thuyết Khái niệm, vai trị hệ thống hệ thống thơng tin (HTTT) Tầm quan trọng ý nghĩa HTTT quản lí mua hàng Cách xây dựng sơ đồ HTTT .5 3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng: .5 3.2 Biểu đồ luồng liệu Phần 2: Xây dựng hệ thống thông tin .10 Giới thiệu cơng ty HANCIC - Cơng ty xâydựng Hồn Thiện Hà Nội .10 Mơ tả quy trình mua hàng cơng ty Hồn Thiện: .11 2.1 Nhiệm vụ 11 2.2 Cơ cấu tổ chức phân công chức 11 2.3 Quy trình mua hàng .11 Khó khăn hạn chế phương pháp giải quyết: 12 3.1 Khó khăn, hạn chế 12 3.2 Phương pháp giải quyết: 13 Mô hình hóa hệ thống thơng tin mua hàng cơng ty Hoàn Thiện: 13 4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng: Gồm có bốnchức chính: 13 4.2 Sơ đồ luồng liệu: .14 LỜI KẾT 17 LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, kinh tế phát triển giới chuyển sang kinh tế tri thức với thay đổi sâu sắc cách thức hoạt động sản xuất kinh doanh, cách thức tổ chức quản lý, cấu kinh tế, cấu lao động, Hầu hết quốc gia giới nhận thấy đường lối, chiến lược phát triển kinh tế tri thức yếu tố quan trọng định thành bại trình phát triển kinh tế đất nước Trong đó, hệ thống thơng tin góp phần thúc đẩy kinh tế tri thức phát triển mạnh mẽ “Làm để thiết kế hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp đạt hiệu quả?” khơng mục đích nghiên cứu môn học mà trở thành vấn đề cấp thiết tất doanh nghiệp, tổ chức, quan quản lý với xu hướng kinh tế tồn cầu hóa Việc đặc tả nghiệp vụ doanh nghiệp có vai trị giúp cho đội phát triển xây dựng hệ thống cách xác, đặc tả tính năng, khơng lạc hướng so với yêu cầu khách hàng; giúp nhà kiểm thử hệ thống đọc hiểu từ xây dựng nên kịch kiểm thử chi tiết nhất, Để hiểu rõ việc quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp nhóm chúng em muốn áp dụng kiến thức học vào việc “Viết đặc tả xây dựng hệ thống thông tin cải tạo cho quy trình quản lý mua hàng cơng ty HANCIC - CƠNG TY XÂY DỰNG HỒN THIỆN TẠI HÀ NỘI ” Phần Cơ sở lí thuyết • • • • • • • • • 1, Khái niệm, vai trò hệ thống hệ thống thông tin (HTTT) Hệ thống Khái niệm: tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau, phối hợp hoạt động để hướng tới mục tiêu chung Vai trò: Tạo thể thống tác động lẫn để đạt mục tiêu đặt Hệ thống thông tin Khái niệm: tập hợp phần cứng, phần mềm, sở liệu, mạng viễn thông, người quy trình, thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ truyền phát thông tin tổ chức, doanh nghiệp Vai trò HTTT tổ chức, doanh nghiệp: Một cấu trúc ổn định và có tư cách pháp lý Tiếp nhận nguồn lực từ môi trường, xử lý chúng để tạo kết đầu • Một tập hợp bao gồm quyền lợi, nghĩa vụ trách nhiệm điều chỉnh thời gian dài thông qua xung đột giải xung đột 2, Tầm quan trọng ý nghĩa HTTT quản lí mua hàng HTTT giúp cho người mua quản lí thơng tin mua hàng, thông tin nhà cung cấp, số lượng sản phẩm mua thông tin loại sản phẩm mặt hàng mua có vấn đề người mua có hướng giải nhanh hơn, dễ dàng Ý nghĩa: Quản lí hóa đơn, hợp đồng mua hàng Có thơng tin chi tiết loại hàng hóa Có thơng tin chi tiết nhà cung cấp Phân loại ngành hàng khác Quản lí số lượng hàng hóa mua số lượng hàng hóa tiêu dùng Liên hệ làm việc với nhà cung cấp thuận tiện Cập nhật thông tin nhanh chóng xác 3, Cách xây dựng sơ đồ HTTT 3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng: Khái niệm: Là công cụ để mô tả chức nghiệp vụ qua phân rã có thứ bậc chức Cho phép phân rã dần chức mức cao thành chức chi tiết nhỏ kết cuối thu chức Cây chức xác định cách rõ ràng, dễ hiểu cơng việc cần làm (làm khơng phải làm nào) hệ thống Quy tắc xây dựng: Xây dựng theo hai bước: Bước 1: Xác định chức hệ thống Bước 2: Dùng quy tắc top-down bottom-up để phân rã chức Chức công việc tổ chức cần làm phân theo nhiều mức từ tổng hợp đến chi tiết • • Tên chức mệnh đề động từ, gồm động từ bổ ngữ Tên Ký hiệu • Quan hệ phân cấp chức biểu diễn 3.2 Biểu đồ luồng liệu Khái niệm: biểu đạt thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử lý Chức phải biến đổi đầu vào (tổ chức, bổ sung, tạo thông tin mới) Các thành phần: • Tác nhân ngồi: một, nhóm người hay tổ chức, hệ thống khác bên phạm vi hệ thống nghiên cứu có tương tác, trao đổi thông tin với hệ thống, độc lập với hệ thống Ký hiệu: Tên: Tên tác nhân Tên tác nhân = Danh từ (cụm danh từ) Note: Dữ liệu không di chuyển trực tiếp tác nhân ngồi • Tác nhân trong: chức hay hệ thống hệ thống, mô tả trang khác biểu đồ Kí hiệu tác nhân tương tự nút tiếp nối biểu đồ Biểu diễn: hình chữ nhật hở phía, có ghi nhãn Nhãn = động từ + bổ ngữ • Luồng liệu: biểu diễn di chuyển liệu, thông tin từ thành phần đến thành phần khác mơ hình dịng liệu Các thành phần xử lý, kho liệu, dòng liệu Ký hiệu: ► Tên dòng liệu Tên: Tên dòng liệu = nội dung liệu di chuyển, thông thường cụm danh từ • Kho liệu: Để biểu diễn vùng chứa thông tin, liệu bên hệ thống thông tin Các hình thức kho liệu: sổ sách, hồ sơ, bảng tra cứu, tập phiếu, CSDL, tập tin, Lợi ích kho liệu: Cho phép nhiều đối tượng xử lý đồng thời truy xuất liệu lưu trữ, cần thiết phải lưu lại liệu xử lý sau cần tới Ký hiệu: -Tên kho liệu Tên: Tên kho liệu = danh từ (cụm danh từ) ❖ Thiết lập sơ đồ Các quy tắc thiết lập biểu đồ luồng liệu a Quy tắc vẽ biểu đồ luồng liệu: - Một tiến trình xử lý phải có đầu vào đầu Khơng có xử lý có đầu vào mà khơng có đầu ra, ngược lại - Một dịng liệu phải có tên có hướng để rõ nơi nơi đến liệu Nếu nội dung liệu chuyển nhận hai đối tượng phải vẽ mũi tên (theo hướng ngược nhau) - Khơng có dịng liệu trực tiếp kho Vì đối tượng “thụ động”; để di chuyển liệu đối tượng cần phải có tiến trình xử lý hệ thống - Khơng có dịng liệu rẽ nhánh (hoặc gộp) có nội dung (nhãn) khác Nội dung liệu nhánh phải giống y - Khơng có dòng liệu trực tiếp từ xử lý đến (vì xử lý khơng cần gửi liệu cho nó) b BLD mức ngữ cảnh: - Là mơ hình hệ thống mức tổng qt - Cả hệ thống chức - Các tác nhân luồng liệu vào từ tác nhân đến hệ thống xác định c BLD mức đỉnh: - BLD mức đỉnh phân rã từ BLD mức ngữ cảnh Nguyên tắc phân rã: • Thay chức cha chức • Các luồng liệu bảo tồn (chỉnh lại đích đến, nguồn luồng liệu) • Các tác nhân ngồi bảo tồn • Có thể xuất kho liệu • Bổ sung thêm luồng liệu nội cần thiết d BLD mức đỉnh: BLD mức đỉnh phân rã từ BLD mức đỉnh Các thành phần biểu đồ phát triển sau: • Chức năng/tiến trình: phân rã chức cấp thành chức cấp • • • • • thấp Luồng liệu Vào/ra mức lặp lại (bảo tồn) mức (phân rã) Thêm luồng nội Kho liệu: xuất theo nhu cầu nội Tác nhân ngoài: xuất đầy đủ mức khung cảnh, mức khơng thể thêm Phần 2: Xây dựng hệ thống thông tin Giới thiệu công ty HANCIC - Cơng ty xây dựng Hồn Thiện Hà Nội Công ty Cổ phần Đầu tư - Xây dựng Hà Nội hình thành phát triển từ Công ty Đầu tư - Xây dựng Hà Nội - Thuộc Tổng công ty Đầu tư Phát triển nhà Hà Nội, với tổng số vốn điều lệ 52 tỷ đồng Công ty Đầu tư - Xây dựng Hà Nội thành lập theo Quyết định 1893/ QĐ - UB ngày 16/5/1997 UBND Thành phố Hà Nội, sở sáp nhập hai Công ty: Công ty Vật liệu Xây dựng Hà Nội Công ty Xây lắp điện Hà Nội Công ty UBND Thành phố Hà Nội xếp hạng doanh nghiệp hạng theo Quyết định số 4089/QĐ-UB ngày 16/8/2000 Đây doanh nghiệp ngành xây dựng Thủ đô đời công đổi xếp lại doanh nghiệp năm 1997 Thành phố Hà Nội HANCIC có đội ngũ lãnh đạo ơng Nguyễn Viết Trường (Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị), ông Vũ Mạnh Quyền (Tổng giám đốc) Với đội ngũ cán lành nghề nhiều kinh nghiệm, công ty mạnh việc lập tổ chức quản lý thực dự án đầu tư xây dựng; làm tư vấn cho chủ đầu tư trong, nước lĩnh vực lập tổ chức thực dự án, lĩnh vực đất đai xây dựng giải phóng mặt tư vấn thiết kế đường dây tải điện (kể đường cáp điện ngầm) trạm biến áp đến 35KV, tổ máy phát điện đến 200KVA, trạm thủy điện đến 10MW Không công ty cịn mạnh kinh doanh bất động sản, xây dựng hạ tầng khu công nghiệp; xây dựng cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, thủy lợi, giao thơng cơng trình hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng xã hội, sản xuất vật liệu Những năm qua, Công ty Cổ phần Đầu tư - Xây dựng Hà Nội đơn vị thành viên UBND Thành phố giao làm chủ đầu tư nhiều dự án lớn hoàn thành đồng bộ, bàn giao nhiều dự án tiêu biểu Làm chủ công nghệ thi cơng xây lắp đại, có đội ngũ nhân viên lực chuyên môn tốt, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cao thi cơng, HANCIC có nhiều dự án tiêu biểu khen tặng Đặc biệt, cơng ty có hệ thống sở vật chất đầy đủ, đại công nghệ cao thi công xây dựng, chắn công ty xây dựng Hà Nội uy tín để tham khảo HANCIC có tiềm sở vật chất vững vàng, có đội ngũ CBCNV đạt trình độ chun mơn kỹ thuật nghiệp vụ cao, có kinh nghiệm quản lý tổ chức thi cơng cơng trình lớn Với số vốn góp cổ đơng 70% vốn Nhà nước 30%, Công ty Cổ phần Đầu tư - Xây dựng Hà Nội thức vào hoạt động từ ngày 05/6/2006 Để phát triển tốt việc kinh doanh xây dựng, công ty trọng vào quản lý khâu, quy trình mua, nhập hàng hóa, ngun vật liệu 2 Mơ tả quy trình mua hàng cơng ty Hồn Thiện: 2.1 Nhiệm vụ - Căn vào đề nghị mua hàng tìm kiếm, đánh giá lựa chọn NCC tốt Lập đơn mua hàng hợp đồng mua Tiếp nhận kiểm tra tình trạng hàng hóa Thanh toán/theo dõi nợ cho nhà NCC Lập biên báo cáo hàng hóa mua, nhập kho, tốn 2.2 Cơ cấu tổ chức phân công chức Bộ phận mua hàng (BPMH): BPMH có chức theo dõi, tổng hợp nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa nguồn lực khác với giá tốt nhất, nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoạt động hàng ngày doanh nghiệp diễn cách suôn sẻ Bên cạnh phận mua hàng xử lý đơn hàng lỗi thông tin đổi trả lại cho NCC, đảm bảo trình mua hàng thực với quy định doanh nghiệp, tổ chức Bộ phận kho hàng (BPKH): BPKH có trách nhiệm quản lý số lượng hàng hóa nhập/ xuất/ tồn kho Bảo quản xếp, phân loại hàng hóa kho Kiểm tra hàng hóa dễ hư hỏng, thiếu, hay hàng hóa khơng cịn đạt chất lượng để lập danh sách gửi BPMH để có cách xử lý kịp thời phù hợp Tiếp nhận, kiểm kê số lượng chất lượng hàng hóa, NVL NCC giao đến Bộ phận kế toán (BPKT): BPKT vào hợp đồng mua hàng từ BPMH, hóa đơn nhập hàng từ BPKH để tiến hành toán cho NCC theo thỏa thuận lập Ghi chép lại thơng tin tốn để báo cáo lại cho BLĐ cơng ty Sau tốn hóa đơn cho NCC, BPKT tiếp tục theo dõi nợ công ty cơng ty chưa tốn hết cho NCC 2.3 Quy trình mua hàng Khi có nhu cầu mua, bổ sung thêm hàng hóa, nguyên vật liệu xưởng sản xuất làm yêu cầu gửi cho BPKH đề nghị mua nguyên vật liệu BPKH kiểm tra gửi đơn yêu cầu mua hàng cho BPMH để tiến hành đặt hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, phiếu u cầu trưởng phịng hay người có trách nhiệm duyệt Khi có “Yêu cầu mua hàng”, BPMH tiến hành phân công cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá mặt hàng Từ “Yêu cầu mua hàng”, BPMH tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi NCC truyền thống NCC mới, tìm kiếm theo điều kiện phòng ban yêu cầu Trong đề nghị báo giá, sau nhận báo giá từ nhà cung cấp, BPMH vào đề nghị mua hàng để tìm kiếm, phân tích thị trường NCC, đánh giá NCC khác để so sánh giá, điều kiện/điều khoản, thời gian giao hàng từ lựa chọn NCC phù hợp Hoặc lấy thơng tin từ đơn hàng trước để u cầu báo giá (Đối với NCC giao dịch trước.) Căn vào báo giá yêu cầu mua hàng, BPMH tiến hành lập theo dõi “Hợp đồng ” Nhân viên lập đơn hàng mua (PO) NVL, hàng hóa cần mua gửi lên ban lãnh đạo chờ xác nhận phê duyệt Lãnh đạo so sánh báo giá từ NCC theo thông tin sau: so sánh báo giá điều kiện mua hàng mặt hàng NCC khác nhau, so sánh báo giá với báo giá cũ cho mặt hàng NCC khác xem xét phê duyệt hợp đồng cho BPMH Sau hợp đồng phê duyệt BPMH tiến hành lập đơn đặt hàng BPMH gửi hợp đồng cho NCC thực ký hợp đồng hai bên Trường hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, lập đơn hàng cho lần thực hiện, thông tin đơn hàng tương tự điều khoản hợp đồng BPMH chuyển hợp đồng cho phận liên quan theo dõi BPKH theo dõi trình nhập hàng kho Trường hợp đơn hàng có sai sót, đơn hàng trả lại cho nhân viên phụ trách kiểm tra thực lại Nếu khơng có vấn đề gì, trưởng phận duyệt đơn hàng chuyển đến NCC để đặt hàng Tiếp theo, NCC giao hàng đến, BPKH có trách nhiệm kiểm đếm kiểm tra tình trạng hàng hóa phương pháp cảm quan Tại đây, biên ghi nhận thực để ghi nhận số lượng giao hàng thực tế tình trạng hư hỏng có Khi hàng vận chuyển đến kho, thông tin hợp đồng số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách ) làm để BPKH kiểm tra Các mặt hàng không đạt tiêu chuẩn phản hồi cho BPMH BPMH tiếp nhận thực bước trả lại NCC Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn tiến hành nhập kho Khi hàng nhập kho, BPKH nhập số lượng lập phiếu nhập kho viết thẻ kho để theo dõi tình hình, cịn BPMH bổ sung thơng tin giá Trong trường hợp có hàng hóa hư hỏng, nhân viên BPMH thực trả lại hàng cho NCC để thực đổi trả hàng NVL Cuối bước toán tiền hàng cho NCC thực BPKT Căn vào điều khoản hợp đồng giấy tờ biên liên quan, BPMH lập hồ sơ toán BPKT tiếp nhận kiểm tra lại, hợp lệ tiến hành tốn theo dõi nợ với NCC, khơng phản hồi lại BPMH bổ sung/ chỉnh sửa Sau cùng, phận phải gửi biên báo cáo cho ban lãnh đạo Khó khăn hạn chế phương pháp giải quyết: 3.1 Khó khăn, hạn chế • Chưa có phần quản lý để nắm lộ trình vận chuyển đơn hàng • Hệ thống quản lý thông tin trước ảnh hưởng nhiều đến sau, liệu • trước khơng cịn nhánh liệu thơng tin NCC Nên để ảnh hưởng tới q trình giao nhân đơn hàng Chưa có bước đánh giá NCC sau hoàn tất đơn hàng 3.2 Phương pháp giải quyết: • Thêm bước đánh giá, theo dõi lại NCC sau hoàn thành đơn hàng để có • danh sách NCC thuận tiện lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín cho giao dịch • Số liệu bước thực phải ghi nhận công khai, đầy đủ, kịp thời phục vụ cho việc thống kê đánh giá Ví dụ, thời gian giao hàng dự kiến thời gian giao hàng thực tế phải thống kê đầy đủ để đánh giá lực thực đơn hàng NCC tương tự với tình trạng hàng hóa (số lượng thực giao số lượng hàng trả lại ) • Rút gọn loại thơng tin giấy tờ không cần thiết lên đơn hàng để rút ngắn thời gian cho bên • Thiết lập phận mà thơng tin quan trọng liên quan tới để phận chậm trễ không ảnh hưởng tới đơn hàng giao nhận đơn hàng Có hệ thống q trình vận chuyển trích xuất lộ trình • • • • Mơ hình hóa hệ thống thơng tin mua hàng cơng ty Hồn Thiện: 4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng: Gồm có bốn chức chính: Đặt hàng Quản lí kho Thanh tốn Báo cáo 4.2 Sơ đồ luồng liệu: • Mức ngữ cảnh: Với quy trình này, có bốn tác nhân ngồi có khả tác động đến hệ thống mặt liệu: - Nhà cung cấp - Ngân hàng - Xưởng sản xuất - Lãnh đạo Đo n ph ê dc n/ • Mức đỉnh • Mức đỉnh Mức đỉnh chức đặt hàng Mức đỉnh chức quản lí kho Mức đỉnh chức toán LỜI KẾT Trong tiểu luận này, chúng em vận dụng lý thuyết việc mơ hình hóa hệ thống thơng tin mua hàng vào việc nghiên cứu, tìm hiểu vẽ biểu đồ phân cấp chức năng, sơ đồ luồng liệu việc quản lý mua hàng cơng ty HANCIC - CƠNG TY XÂY DỰNG HỒN THIỆN TẠI HÀ NỘI Và qua đây, chúng em nhận thấy hệ thống thơng tin có nhiều ý nghĩa việc quản lí mua hàng ví dụ giúp cho người mua quản lí thơng tin mua hàng, thông tin nhà cung cấp, số lượng sản phẩm mua thông tin loại sản phẩm mặt hàng mua có vấn đề người mua có hướng giải nhanh hơn, dễ dàng Việc phân tích cụ thể vào doanh nghiệp khiến chúng em hiễu rõ mơn học hệ thống thơng tin Trong q trình làm bài, nhóm chúng em cịn nhiều sai sót mong có góp ý từ bạn Để hồn thành đề tài này, nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn cô Trần Thị Nhung giảng dạy hướng dẫn nhiệt tình Chúng em xin chân thành cảm ơn! *** HẾT *** ... hệ thống thơng tin có nhiều ý nghĩa việc quản lí mua hàng ví dụ giúp cho người mua quản lí thông tin mua hàng, thông tin nhà cung cấp, số lượng sản phẩm mua thông tin loại sản phẩm mặt hàng mua. .. thức học vào việc ? ?Viết đặc tả xây dựng hệ thống thông tin cải tạo cho quy trình quản lý mua hàng cơng ty HANCIC - CƠNG TY XÂY DỰNG HỒN THIỆN TẠI HÀ NỘI ” Phần Cơ sở lí thuyết • • • • • • •... việc kinh doanh xây dựng, công ty trọng vào quản lý khâu, quy trình mua, nhập hàng hóa, ngun vật liệu 2 Mơ tả quy trình mua hàng cơng ty Hồn Thiện: 2.1 Nhiệm vụ - Căn vào đề nghị mua hàng tìm kiếm,