Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty cổ phần gốm việt thành

1 LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài : Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức thƣơng mại thế giới WTO (World Trade Organization) vào ngày 11/01/2007. Sự kiện này đã mở ra cơ hội mới cho sự phát triển đất nƣớc và cả những thách thức cần phải vƣợt qua. Với xu hƣớng hòa nhập với nền kinh tế thế giới ,thực hiện chủ trƣơng của nhà nƣớc trong việc đƣa nền kinh tế Việt Nam trở thành nền kinh tế thị trƣờng , nhiều biện pháp kích cầu, thúc đẩy công tác xuất khẩu đã đƣợc đề ra và chú trọng thực hiện. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng và nền kinh tế Việt Nam nói chung và thực trạng bất cập của nhiều chính sách kinh tế liên quan đến công tác xuất khẩu, nhiều hình thức sai sót và gian lận đã xảy ra , gây tổn thất và thiệt hại không ít đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và công tác quản lý kinh tế của nhà nƣớc. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp ngăn ngừa những tổn thất, sự cố, mất mát, hƣ hỏng, … tạo ra môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp, hạn chế những rủi ro có thể xảy ra, nâng cao tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ nhân viên, tạo kết quả tốt về chất lƣợng sản phẩm, chi phí tối ƣu, đội ngũ làm việc khoa học và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng nội địa và quốc tế. Kiểm soát nội bộ đƣợc tiến hành trên toàn bộ quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả quy trình xuất khẩu trực tiếp tiêu thụ sản phẩm . Trong quy trình này , hình thức sai sót thậm chí gian lận có thể xảy ra , dẫn đến sai lệch về chỉ tiêu doanh thu và chi phí , ảnh hƣởng đến tính trung thực của báo cáo tài chính , đồng thời ảnh hƣởng đến tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó đòi hỏi hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình xuất khẩu trực tiếp phải phù hợp, ngày càng phát triển và hoàn thiện. 2 Những lý do trên đã giúp tôi đi đến quyết định lựa chọn đề tài : “ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH ” làm đề tài Báo cáo nghiên cứu khoa học . 2. Tổng quan lịch sử nghiên cứu của đề tài : Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp” là một đề tài tƣơng đối mới, các tác giả khác đã có các bài nghiên cứu liên quan nhƣ “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng-thu tiền” hoặc “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình kế toán”, cụ thể ở đây tác giả nghiên cứu quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. 3. Mục tiêu nghiên cứu: Nghiên cứu cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, cơ sở lý luận về kiểm soát đối với quy trình xuất khẩu trực tiếp. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. Đƣa ra một số biện pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu : - Đối tƣợng nghiên cứu : thu thập các số liệu để nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động kiểm soát quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành . - Phạm vi nghiên cứu : Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành . 5. Phƣơng pháp nghiên cứu: - Phƣơng pháp so sánh. - Phƣơng pháp phân tích. - Phƣơng pháp phỏng vấn. - Phƣơng pháp phân tích hồi quy bội. - Phƣơng pháp phân tích dữ liệu bằng SPSS. 3 - Các phƣơng pháp nghiên cứu khoa học khác. 6. Những đóng góp mới của đề tài : Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành .Đề tài có đƣợc các kết quả sau : - Một là : hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ , kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. - Hai là : tìm hiểu và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành . - Ba là : đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành . 7. Kết cấu của đề tài : Ngoài phần lời cảm ơn , lời mở đầu , kết luận , danh mục tài liệu tham khảo , nội dung chính của đề tài gồm 3 chƣơng : Chƣơng 1 : Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. Chƣơng 2 : Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành . Chƣơng 3 : Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành . 4 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH. 1.1 Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngày nay, hòa với xu hƣớng phát triển chóng mặt của nền kinh tế thế giới, bất kì một doanh nghiệp nào muốn đạt đƣợc sự phát triển bền vững và khẳng định đƣợc vị thế của mình trên thƣơng trƣờng nội địa cũng nhƣ quốc tế, một yêu cầu bức thiết đặt ra và luôn đƣợc chú trọng là có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Có nhiều định nghĩa về hoạt động này, ở đây ta tham khảo một số định nghĩa phổ biến nhất. 1.1.1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 1992 ( Committee of Sponsoring Organization of Treasury Commission - Ủy ban các hiệp hội kế toán ). [3] Theo COSO 1992, hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc định nghĩa nhƣ sau : “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do Ban giám đốc , nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dƣới đây : - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định đƣợc tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả.” Trong định nghĩa trên, bốn khái niệm nền tảng đƣợc nhấn mạnh là quá trình, con ngƣời, đảm bảo hợp lý và các mục tiêu. 5 1.1.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo Việt Nam. Theo quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trƣởng Bộ tài chính , hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc định nghĩa nhƣ sau : “ Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị.” 1.1.1.3 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. [10] Hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, bao gồm 3 mục tiêu chính : - Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy ( ngƣời quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành ). - Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trƣớc hết phải đảm bảo hợp lý về việc chấp hành luật pháp và các quy định. Kiểm soát nội bộ còn phải hƣớng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị nhằm đảm bảo đạt đƣợc những mục tiêu mà đơn vị đã đề ra. - Đối với mục tiêu hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả , kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lƣợc kinh doanh của đơn vị. Nói tóm lại, kiểm soát nội bộ là toàn bộ các biện pháp, chính sách, thủ tục của nhà quản lý nhằm đảm bảo thực hiện tốt nhất các mục tiêu của đơn vị. 1.1.2 Vai trò và ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp. 1.1.2.1 Vai trò. Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp, tạo ra một hệ thống quản trị doanh nghiệp 6 hiệu quả, đồng thời nâng cao ý thức của ban quản lý điều hành đối với việc thực hiện và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh. Ở đây, ta có thể kể đến một số vai trò sau : - Đảm bảo cho tất cả các thành viên trong doanh nghiệp tuân thủ theo các quy định nội bộ và các chính sách, luật pháp của nhà nƣớc. - Phát hiện và ngăn chặn các yếu tố dẫn đến rủi ro, giải quyết rủi ro liên quan đến mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. - Giúp cho doanh nghiệp tạo thành một thể thống nhất, chuyên nghiệp trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh và gia tăng lợi nhuận… 1.1.2.2 Ý nghĩa. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích nhƣ : - Doanh nghiệp đƣợc quản lý một cách khoa học theo các quy chế, cơ chế chứ không phải thuần túy dựa vào lòng tin, kinh nghiệm. Từ đó giúp cho việc quản lý của doanh nghiệp ngày càng thực tế và hiệu quả hơn. - Phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai sót, gian lận nhằm giảm thiểu rủi ro, bảo vệ nguồn lực, tiết kiệm chi phí; đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các dữ liệu kế toán và tính trung thực của báo cáo tài chính. - Khuyến khích hoạt động hiệu quả, tạo môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp, nâng cao tinh thần trách nhiệm của các thành viên trong doanh nghiệp. - Nâng cao chất lƣợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí tối ƣu, tăng hiệu quả kinh doanh, từ đó gia tăng lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng nội địa và quốc tế, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tƣ… Tóm lại một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ƣu giúp cho doanh nghiệp có thể đạt đƣợc các mục tiêu. 1.1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ. [3] Theo quan điểm phổ biến hiện nay, kiểm soát nội bộ bao gồm các bộ phận sau : 7 1.1.3.1 Môi trƣờng kiểm soát. Môi trƣờng kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị. Nó đƣợc xem là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc về môi trƣờng kiểm soát bao gồm : - Tính chính trực và giá trị đạo đức. - Đảm bảo về năng lực. - Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán. - Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. - Cơ cấu tổ chức. - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm. - Chính sách nhân sự. 1.1.3.2 Đánh giá rủi ro. Đây là một bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhƣ chúng ta đã biết, tất cả các hoạt động đang diễn ra trong mọi đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát triệt để mọi rủi ro đó. Do đó việc xác định và phân tích những nhân tố ảnh hƣởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể không đƣợc thực hiện là một công việc đòi hỏi sự thận trọng và chuyên môn của các nhà quản lý. Từ đó, đơn vị phải đề ra và chú trọng thực hiện những chính sách, thủ tục để kiểm soát đƣợc những rủi ro này. 1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát. Hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục nhằm đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau đƣợc thực hiện trong một đơn vị, ở đây ta có thể kể đến một số hoạt động kiểm soát chủ yếu nhƣ sau : - Phân chia trách nhiệm đầy đủ : 8 Đƣợc thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các thành viên trong đơn vị tự kiểm soát lẫn nhau; nếu có sai sót xảy ra sẽ đƣợc phát hiện kịp thời và nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho bất kì cá nhân nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai sót hoặc hành vi gian lận của mình. Phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt các chức năng sau :  Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán.  Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản.  Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán. - Kiểm soát quá trình xử lý thông tin : Có hai loại hoạt động kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.  Kiểm soát chung là hoạt động kiểm soát đƣợc áp dụng cho tất cả các hoạt động có liên quan đến quá trình xử lý thông tin.  Kiểm soát ứng dụng là hoạt động kiểm soát chỉ đƣợc áp dụng cho từng hoạt động cụ thể. Để thực hiện tốt kiểm soát ứng dụng, cần bảo đảm rằng :  Phải có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt.  Việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn. - Kiểm soát vật chất : Hoạt động này đƣợc thực hiện cho sổ sách và những tài sản khác, kể cả những chứng từ đã đƣợc đánh số trƣớc nhƣng chƣa phát hành, cũng nhƣ những sổ sách khác (sổ nhật ký, sổ cái…), hạn chế việc tiếp cận với các chƣơng trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. - Kiểm tra độc lập việc thực hiện : 9 Là việc kiểm tra đƣợc tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) thực hiện nghiệp vụ. Hệ thống kiểm soát nội bộ thƣờng có khuynh hƣớng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thƣờng xuyên kiểm tra soát xét lại, do đó đòi hỏi đơn vị phải tiến hành kiểm tra độc lập các công việc đã thực hiện. - Soát xét lại việc thực hiện : Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã đƣợc thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán, số liệu ở kỳ trƣớc và những dữ liệu khác có liên quan nhƣ những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời xem xét lại một cách tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. 1.1.3.4 Thông tin và truyền thông. Thời đại hiện nay là thời đại thông tin, vì thế thông tin và truyền thông chính là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị, trong đó hệ thống thông tin kế toán có một vai trò quan trọng. Sau đây là những mục tiêu chủ yếu mà một hệ thống kế toán phải đạt đƣợc : - Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật. - Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ. - Đo lƣờng giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị của chúng. - Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ. - Trình bày đúng đắn các nghiệp vụ và những công bố có liên quan trên các báo cáo tài chính. Để đạt đƣợc các điều trên, ta cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán đó là chứng từ và sổ sách kế toán. Ngoài chứng từ, sổ sách và phƣơng pháp ghi chép vào sổ sách, để hệ thống thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hƣớng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán. 10 Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên một sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính. 1.1.3.5 Hệ thống giám sát. Giám sát là một quá trình mà ngƣời quản lý đánh giá chất lƣợng của hoạt động kiểm soát. Để đạt đƣợc kết quả cần phải thực hiện những hoạt động giám sát thƣờng xuyên hoặc định kỳ. - Giám sát thƣờng xuyên đạt đƣợc thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thƣờng. - Giám sát định kỳ đƣợc thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do các kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện. 1.1.4 Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ở bất kì đơn vị nào, một hệ thống kiểm soát nội bộ khộng thể hoàn toàn hữu hiệu dù có đầu tƣ rất nhiều trong việc thiết kế và vận hành hệ thống. Hạn chế này xuất phát từ các nguyên nhân sau : - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con ngƣời nhƣ sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ƣớc lƣợng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dƣới. - Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị. - Hoạt động kiểm soát chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thƣờng xuyên phát sinh và ít chú ý đến các nghiệp vụ không thƣờng xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thƣờng hay bị bỏ qua. - Yêu cầu thƣờng xuyên và trên hết của ngƣời quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ƣớc tính do sai sót hay gian lận gây ra. . kiểm soát nội bộ và hoạt động kiểm soát quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành . - Phạm vi nghiên cứu : Công ty Cổ phần Gốm Việt. nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành . 4 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT