Giới thiệu chung về công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế Hòa Bình3 1 Thông tin cơ bản về công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế Hòa Bình
Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế Hòa Bình
Công ty Hòa Bình Group, thành lập vào ngày 14/4/2008 với đầy đủ cơ sở pháp lý từ chi cục thuế quận Đống Đa – Hà Nội, đã nhanh chóng khẳng định vị thế trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, sự kiện và du lịch tại Việt Nam Được xây dựng bởi đội ngũ đam mê và sáng tạo, công ty đã vượt qua nhiều thách thức nhờ vào sự đổi mới liên tục, nâng cao trình độ nhân lực và đầu tư vào trang thiết bị hiện đại, đạt tiêu chuẩn quốc tế Hệ thống quản trị chuyên nghiệp của Hòa Bình Group đảm bảo chất lượng dịch vụ, tiến độ làm việc và quản trị rủi ro hiệu quả, giúp công ty trở thành lựa chọn hàng đầu cho các cơ quan nhà nước, trường học, tổ chức quốc tế và doanh nghiệp trong việc tổ chức các sự kiện quan trọng.
Hội nghị Greater Mekong Forum các năm 2011, 2013, 2015, 2016,
Hội nghị an toàn giao thông Quốc gia các năm 2013, 2014, 2015, 2016
Hội nghị gây mê hồi sức toàn quốc các năm 2014, 2015, 2016, 2017, 2018
Hội nghị quốc tế IWAMSN các năm 2012, 2014, 2016, 2018
Hội nghị quốc tế biển Đông các năm 2011, 2012, 2013, 2014, 2015,
Hội nghị xúc tiến đầu tư quốc tế ngành thông tin và truyền thông Việt Nam 2017, 2018
Hội nghị Gặp gỡ châu Âu 2018
Hội nghị quốc tế xúc tiến hợp tác kinh tế – y tế – giáo dục giữa tập đoàn Thiên Sư và Việt Nam 2018
Hội nghị biển Ấn Độ Dương 2018
Lễ kỷ niệm 50 năm ngày thành lập và đón nhận huân chương lao động công ty Phụ Tùng Máy số 1 Thái Nguyên 2018
Lễ hội giáng sinh Đức tại Hà Nội 2017, 2018
Lễ kỷ niệm 16 năm thành lập công ty TOTO Việt Nam 2018
Sứ mệnh của Hòa Bình Group là không ngừng học hỏi và đổi mới, nhằm cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực truyền thông, hội nghị, tổ chức sự kiện, triển lãm và du lịch, qua đó góp phần vào sự phát triển và thành công của khách hàng.
Hòa Bình Group hướng tới mục tiêu trở thành tập đoàn hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, sự kiện và MICE vào năm 2020 Chúng tôi tin rằng con người là yếu tố quyết định cho sự phát triển bền vững và lâu dài Thành công của khách hàng chính là thành công của chúng tôi.
Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng bộ phận trong công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế Hòa Bình
Công ty có hơn 500 nhân lực ở cả 3 chi nhánh, bao gồm những nhân lực chính sau:
- Cố vấn ban giám đốc
- Giám đốc văn phòng Đà Nẵng/TP Hồ Chí Minh
- Giám đốc trung tâm thiết bị
- Trưởng phòng Hành chính nhân sự
- Trưởng bộ phận màn hình LED
- Trưởng phòng Kinh doanh hội nghị
- Trưởng bộ phận Âm thanh
(Nguồn: nội bộ công ty Hòa Bình Group)
CHƯƠNG 2 Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức chi nhánh văn phòng Đà Nẵng b Chức năng của từng bộ phận
- Trưởng phòng đại diện chi nhánh:
+ Chịu trách nhiệm sử dụng , quản lý, bảo toàn và phát triển vốn, tài sản được Tổng công ty giao.
Xây dựng và quản lý kế hoạch kinh doanh cũng như chính sách của Công ty là nhiệm vụ quan trọng, đảm bảo hiệu quả hoạt động của chi nhánh.
+ Nghiên cứu tiếp thị, xây dựng chiến lược tiếp thị, quảng cáo và khuyến mãi, phục vụ hoạt động kinh doanh trong phạm vi kinh doanh.
+ Tổ chức hoạt động kế toán theo quy định của công ty
+ Thực hiện các chương trình marketing theo kế hoạch của công ty, lập và thực hiện chương quảng cáo khuyến mãi trong phạm vi kinh doanh
+ Thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên tại chi nhánh
+Theo dõi tình hình kinh doanh và tài chánh tại chi nhánh, báo cáo kịp thời về văn phòng chính
+ Quản lý toàn bộ nhân viên, thực hiện toàn quyền với nhân viên chi nhánh theo chính sách thủ tục nhân sự của công ty
+ Thực hiện theo mục tiêu doanh thu của công ty với chi nhánh, định kỳ hàng tháng báo cáo việc thực hiện
+ Đóng dấu và kí kết các giấy tờ và hợp đồng của công ty Giải quyết các vấn đề tồn đọng trong công ty.
- Phòng hành chính nhân sự:
+ Hỗ trợ giám đốc chi nhánh toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức
Hỗ trợ giám đốc chi nhánh trong việc quản lý nhân sự và nghiệp vụ hành chính, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý, hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng hiệu quả.
+ Thực hiện những nghiệp vụ về chuyên môn tài chính, kế toán theo đúng quy định của Nhà nước
+ Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
+ Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán Cập nhật những thay đổi của chế độ kế toán theo quy định của pháp luật.
+ Trực tiếp làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ đàm phán mức giá và chất lượng các dịch vụ
Trực tiếp thực hiện giao dịch và đàm phán với khách hàng, giới thiệu dịch vụ và thuyết phục họ ký kết hợp đồng là những nhiệm vụ quan trọng.
+ Trực tiếp phân công công việc và giao trách nhiệm cho nhân viên thực hiện.
Quan sát và đôn đốc kiểm tra là cần thiết để phối hợp hiệu quả với các công ty liên quan, nhằm giải quyết kịp thời những thay đổi, tình huống và sự cố bất ngờ phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình.
+ Nắm vững các thông tin dịch vụ công ty cung cấp
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng là bước quan trọng trong việc giới thiệu sản phẩm và dịch vụ Qua việc gặp gỡ hoặc gọi điện, bạn có thể nắm bắt nhu cầu của khách hàng và tư vấn cho họ những sản phẩm phù hợp Điều này giúp khách hàng tiếp cận nhanh chóng với các sản phẩm mà họ đang cần, từ đó tăng khả năng chuyển đổi và doanh thu cho doanh nghiệp.
+ Báo giá và đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng mua bán, thảo thuận thời hạn thanh toán và giao nhậ
+ Gửi báo cáo kinh doanh cho cấp trên.
+ Phối hợp với các phòng ban khác rà soát, kiểm tra số lượn và chất lượng trong quá trình xuất và nhập thiết bị.
+ Chỉ đạo thi công sản phẩm ở các giai đoạn Tổ chức quản lí, kiểm tra chất lượng sản phẩm
+ Làm nghiệm thu bàn giao sản phẩm
+ Thực hiện kiểm tra, đảm bảo chất lượng máy móc, tránh tình trạng hư hỏng
+ Chịu trách nhiệm cho thuê các thiết bị sự kiện
Đề xuất mua sắm thiết bị mới khi thiết bị hiện tại không đảm bảo hiệu suất, đồng thời tổ chức các buổi đào tạo kỹ thuật cho nhân viên Kết hợp với phòng hành chính để tuyển dụng nhân lực phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
+ Lên ý tưởng, xây dựng và phát triển thương hiệu:
+ Nghiên cứu và phát triển sản phẩm
+ Sáng tạo và thực hiện các chiến lược Marketing
+ Thiết lập các quan hệ truyền thông
+ Tham mưu với Ban giám đốc về từng chiến lược
Tổng hợp các chỉ số đánh giá khách hàng như mức độ thỏa mãn, tỷ lệ khiếu nại và các vấn đề thường gặp, sau đó lập báo cáo chi tiết để trình bày cho các cấp quản lý.
Quản lý hiệu quả các kênh thông tin giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận dịch vụ và sản phẩm, đồng thời hiểu rõ chính sách liên quan Bên cạnh đó, việc tổ chức tặng ưu đãi và quà tặng vào những dịp quan trọng trong năm cũng góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng đối với công ty.
+ Lập kế hoạch, đề xuất cải tiến sản phẩm / dịch vụ theo nhu cầu của khách hàng theo thời gian nhất định (theo quý / năm)
Xây dựng và cập nhật chính sách cho các sản phẩm mới và sản phẩm được cải tiến là rất quan trọng, đồng thời cần đưa thông tin này lên các kênh truyền thông hiện có của doanh nghiệp để đảm bảo khách hàng luôn nắm bắt được những thay đổi và cải tiến mới nhất.
+ Lập kế hoạch về chi phí cho việc chăm sóc khách hàng và trình lên các cấp lãnh đạo
- Bộ phận Takecare: Nhiệm vụ hậu cần ở các chương trình, lên ý tưởng, setup, tổ chức và giám sát các hạng mục chương trình.
BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA BỘ PHẬN SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HÒA BÌNH122.1 Giới thiệu về phòng tổ chức sự kiện của công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Hòa Bình
Sơ lược về phòng tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là quá trình thực hiện các công việc cần thiết để một sự kiện diễn ra, bắt đầu từ giai đoạn hình thành ý tưởng cho đến khi sự kiện kết thúc.
Tổ chức sự kiện bao gồm việc sắp xếp các hoạt động trong các lĩnh vực như xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí và thể thao Các hình thức tổ chức sự kiện đa dạng như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm và lễ hội, với mục tiêu truyền tải thông điệp mà người tổ chức muốn công chúng tiếp nhận.
Tổ chức sự kiện là phương tiện quan trọng để thu hút sự chú ý của truyền thông và công chúng, đóng vai trò thứ hai sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo trong hoạt động tiếp thị Đối với Hòa Bình Group, phòng sự kiện tại các chi nhánh là bộ phận thiết yếu, góp phần quan trọng vào việc quảng bá thương hiệu và hình ảnh công ty trên toàn quốc Phòng sự kiện không thể hoạt động độc lập mà cần có sự liên kết chặt chẽ với các bộ phận khác, nhằm tạo ra sự thống nhất và đạt hiệu quả cao nhất cho mỗi chương trình tổ chức.
Phòng tổ chức sự kiện có trách nhiệm lên kế hoạch, phát triển nội dung và ý tưởng cho sự kiện, đặc biệt khi khách hàng chưa có định hướng cụ thể Họ cũng đảm nhận các nhiệm vụ hậu cần và điều phối chương trình khi mọi thứ đã được xác định Bên cạnh đó, phòng tổ chức sự kiện còn thực hiện vai trò giao tiếp với khách hàng, lắng nghe yêu cầu và giải đáp thắc mắc liên quan đến các hạng mục trong chương trình.
Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện
(Nguồn: nội bộ công ty Hòa Bình Group)
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện
Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức sự kiện (Phòng Take care)
- Chức năng và nhiệm vụ của trưởng phòng Takecare:
+ Người điều hành tất cả mọi người trong phòng ban, điều nhân lực làm việc theo chuyên môn khi có đoàn diễn ra
+ Nắm bắt và phát triển từng cá nhân nhân lực trong phòng ban theo năng lực về chuyên môn mỗi người.
+ Gắn kết các thành viên trong phòng ban lại để hòa hợp và phát triển tốt nhất cùng đưa phòng ban đi lên
Người lập kế hoạch chịu trách nhiệm cho việc sáng tạo và quản lý các yếu tố hậu cần, bao gồm thiết kế chương trình tổng quan, phân công công việc cho từng thành viên, chuẩn bị vật dụng và thiết bị, đảm bảo tiến độ theo kế hoạch, cũng như phê duyệt chương trình và kịch bản.
Chúng tôi hỗ trợ các phòng ban trong việc giao tiếp với khách hàng, xây dựng kế hoạch khảo sát và thống nhất ý kiến với các bộ phận khác về chương trình tổng thể.
+ Kí xác nhận báo cáo và tổng kết mỗi đoàn phòng ban đảm nhân.
+ Báo cáo theo tuần, theo quý các hoạt động của phòng ban cho giám đốc chi nhánh
Để bảo vệ danh tiếng công ty, cần chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh và chịu trách nhiệm về những phản ánh từ khách hàng, đặc biệt khi có sự cố trong quy trình tổ chức Đồng thời, việc tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ vững chắc với khách hàng là yếu tố quan trọng giúp nâng cao uy tín và sự hài lòng của họ.
+ Đại diện phòng trình ý kiến cho giám đốc
+ Liên hệ với các nhà cung ứng và sở ban ngành, ca sĩ, PG, nhân lực để chạy chương trình
- Chức năng và nhiệm vụ của Phó phòng Takecare
+ Đào tạo nhân lực hậu cần trước khi mỗi chương trình diễn ra
+ Đưa ý kiến và chỉnh sửa phần chuẩn bị của nhân viên sự kiện
+ Giúp đỡ những nhân lực mới khi chạy chương trình
+ Duyệt các phương án tổ chức và phương án dự phòng của các thành viên
+ Cùng hỗ trợ với trưởng phòng về quản lí nhân sự, đào tạo nhân lực + Duyệt các chương trình (timeline, công tác chia việc của SUP mỗi chương trình)
+ Giám sát nhân viên chạy chương trình
+ Hỗ trợ giám đốc gặp gỡ và đón tiếp những khách quan trọng
+ Hướng dẫn trực tiếp thực tập sinh sự kiện và thử việc sự kiên tại công ty
+ Điều phối công việc cho các nhaan viên trong ban
+ Cùng hỗ trợ trao đổi và giải đáp thắc mắc của khách hàng
+ Hỗ trợ giải đáp các vấn đề thắc mắc của nhân viên tại phòng ban + Quyết định các nhân sự tại phòng ban ( tuyển nhân viên, đào tạo, )
- Chức năng và nhiệm vụ của Nhân viên Takecare:
+ Chuẩn bị các địa điểm (đưa ra nhiều lựa chọn), trang thiết bị cần dùng trong chương trình
+ Lên ý tưởng kịch bản cho chương trình
+ Tổ chức và giám sát chương trình
+ Bố trí và sắp xếp các trang thiết bị, vật dụng trang trí, theo yêu cầu của khách hàng
+ Chịu trách nhiệm làm việc theo hướng dẫn của quản lý, xử lý công việc theo yêu cầu của quản lý
+ Đưa ra các ý tưởng tới các bước tiến hành cho chương trình
+ Tiếp nhận những ý kiến của khách hàng hoặc phòng ban khác trong công ty, lên ý tưởng tổ chức cho sự kiện
+ Lập kế hoạch, ước tính kinh phí tổ chức sự kiện và báo cáo ngân sách
+ Thuê địa điểm, liên hệ với các nhà cung cấp
+ Đảm bảo mọi thứ trong sự kiện phải được chỉn chu nhất (chỗ ngồi khách mời, khăn bàn, ly nước, )
+ Đánh giá quy mô và báo cáo đề xuất các quy trình
+ Kiểm soát được các tiêu chí an toàn thực phẩm trong suốt chương trình
Cơ sở vật chất kỹ thuật tại phòng tổ chức sự kiện
Phòng ban có diện tích 5m x 6m Ngoài ra phòng còn có các vật dụng sau :
2 Máy in trắng đen Mới 3
5 Ghế dựa làm việc Mới 9
9 Kệ đựng hồ sơ tại bàn Mới 7
10 Tủ đựng hồ sơ, giấy tờ Mới 2
19 Ấm nước siêu tốc Mới 1
( Nguồn: Nội bộ công ty Hòa Bình Group)
Bảng 2.1.4 Cơ sở vật chất tại phòng ban Sự kiện
Dựa trên bảng thống kê cơ sở vật chất, có thể nhận thấy rằng các phòng ban được trang bị đầy đủ trang thiết bị hiện đại, phục vụ hiệu quả cho công việc của từng thành viên Công ty cũng chú trọng đến sức khỏe và giải trí của nhân viên.
Báo cáo quá trình thực tập và kinh nghiệm học hỏi được tại Công Ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Hòa Bình
2.2.1 Các nhiệm vụ thực hiện
Trong quá trình thực tập, công ty đã hỗ trợ em tìm hiểu về cơ cấu, định hướng phát triển và mục tiêu tương lai Em đã hiểu rõ công việc, trách nhiệm và quyền lợi của thực tập sinh tại công ty.
Em được giám đốc chi nhánh và các anh chị tin tưởng, tạo điều kiện tham gia tìm hiểu và thực hành nhiều công việc tại phòng ban sự kiện Tôi đã hỗ trợ trong những ngày đầu và tham gia cùng các anh chị trong các hoạt động đoàn thể.
Tuần Thời gian Công việc được thực hiện
Để hiểu rõ về công ty, bạn nên đọc và tìm hiểu thông tin qua ba trang web: hoabinhevents, hoabinh-group và danangevents Bên cạnh đó, hãy nắm bắt thông tin chi tiết qua ba tài liệu quan trọng: quy định của công ty, hồ sơ năng lực DNE và profile - SK BĐS.
Tôi xin giới thiệu về bản thân mình, nêu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của mình để các anh chị trong công ty có thể hiểu và hỗ trợ tôi tốt hơn trong quá trình thực tập Tôi mong muốn nhận được sự hướng dẫn và chia sẻ kinh nghiệm từ các anh chị, đặc biệt là trong cuộc trao đổi với phó phòng, nhằm phát triển kỹ năng và kiến thức của bản thân.
- Tìm kiếm thông tin các bộ phận trong doanh nghiệp (công nghiệp, y tế, khách sạn 5 sao từ
Huế và Quảng Nam đang thu hút sự quan tâm của các công ty đầu tư, cung cấp dịch vụ hướng dẫn làm slide cho các trò chơi team building, phù hợp với số lượng người tham gia, nhằm chuẩn bị cho mùa hè sôi động.
Tìm hiểu thông tin về các đối thủ trong lĩnh vực sự kiện và du lịch tại Đà Nẵng là rất quan trọng Phân tích điểm mạnh và điểm yếu của họ giúp xác định cơ hội và thách thức trong thị trường Đồng thời, xác định định hướng phát triển và các ngành nghề đang hoạt động cũng như thông tin về các phòng ban công ty sẽ hỗ trợ việc xây dựng chiến lược cạnh tranh hiệu quả.
- Tìm kiếm và xin thông tin báo giá dịch vụ tại các công ty đối thủ đang tìm kiếm
- Tìm hiểu thông tin khách tham dự và lên danh sách khách mời sẽ đón tại sân bay
- Học hỏi các anh chị và cũng hỗ trợ có mặt tại sân bay để thực hiện quy trình và thủ tục đón khách ở sân bay.
Trong tuần vừa qua, tôi đã có cơ hội trao đổi trực tiếp với hướng dẫn viên về những kiến thức đã học được tại công ty Chúng tôi đã thảo luận về định hướng nghề nghiệp và tôi cũng chia sẻ một số ý định tương lai của bản thân Bên cạnh đó, tôi đã lắng nghe những lời khuyên quý báu từ hướng dẫn viên về chuyên ngành sự kiện, giúp tôi mở rộng hiểu biết và phát triển kỹ năng trong lĩnh vực này.
Tham gia đoàn “Hội thảo về Điều tra tội phạm an ninh mạng”, các công việc được phân công bao gồm kiểm tra và thiết lập lại lần cuối, kiểm tra tai nghe, sắp xếp bàn ghế, đón tiếp khách mời và hướng dẫn họ đến vị trí đã chuẩn bị, điều chỉnh mic và hỗ trợ khách khi có sự cố với tai nghe dịch.
Tìm kiếm địa điểm bán bìa in cho đoàn Hội thảo về Điều tra tội phạm an ninh mạng là một nhiệm vụ quan trọng Chúng tôi cũng hỗ trợ các anh chị trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hội thảo.
Học hỏi từ hướng dẫn trực tiếp và nhận hỗ trợ tại sân bay là rất quan trọng trong việc thực hiện quy trình tiễn khách Điều này giúp giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh, đặc biệt khi khách không thể lên máy bay do vấn đề sức khỏe.
Chúng tôi hỗ trợ khách hàng trong việc tổ chức hội thảo, bao gồm việc lồng khung chứng chỉ cho buổi trao tặng bàn khen và quà tặng Đồng thời, chúng tôi cũng nhắc nhở về danh sách và thứ tự đọc tên giấy khen để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Trong sự kiện Gala Dinner “Daikin – Tiệc tân niên và Vinh danh khách hàng”, tôi được giao nhiều nhiệm vụ quan trọng như quan sát toàn bộ bữa tiệc, quản trị sân khấu và theo dõi các vấn đề phát sinh Tôi cũng có trách nhiệm chăm sóc các bàn khách VVIP khi cần hỗ trợ, đồng thời thường xuyên nhắc nhở và nhờ các anh chụp hình từ nhiều góc độ để ghi lại khoảnh khắc của khách trong bữa tiệc.
- Làm báo cáo tổng kết và nhận xét về những chương trình đã làm trong vòng 2 tuần đầu thực tập
Phó phòng và anh đã hướng dẫn trực tiếp về các hạng mục cần bàn giao cho đoàn tiếp theo, nhấn mạnh tính chất của đoàn và yêu cầu chung từ khách hàng cho hội nghị sắp diễn ra.
Chuẩn bị các vật dụng của đoàn đã bàn giao bao gồm việc kiểm tra bảng tên chữ T, thẻ đại biểu, và số lượng các biển tên cùng thẻ đã in Nếu phát hiện sai sót, cần báo cáo ngay với bộ phận điều hành và làm việc lại với nhà cung cấp để khắc phục lỗi in ấn.
Di chuyển đến địa điểm tổ chức "Hội nghị Sở hữu trí tuệ" tại Khách sạn Century Huế, chúng tôi thực hiện công việc setup trước khi hội nghị diễn ra Công việc bao gồm hỗ trợ lồng bảng tên chữ T, trao đổi với khách về vị trí sắp xếp các bảng tên, bỏ thẻ đại biểu và lồng dây, đồng thời lắng nghe ý kiến của khách hàng về cách bố trí Chúng tôi cũng hỗ trợ khách hàng trong việc chuẩn bị tài liệu họp, kiểm tra lại tài liệu yêu cầu, chỉnh sửa lỗi, in thêm bảng tên, chuẩn bị quà tặng và tìm kiếm nhà cung cấp hoa cho tiệc tối thân mật theo yêu cầu của khách hàng.
Thực trạng công tác tổ chức sự kiện tại Hòa Bình Group
2.3.1 Mục tiêu tổ chức sự kiện
Hơn 10 năm tham gia hoạt động trong lĩnh vự sự kiện, công ty luôn xác định rõ ràng và đưa ra những mục tiêu cụ thể Các mục tiêu công ty đề ra luôn có ý nghĩa thiết thực đảm bảo cho công tác tổ chức sự kiện luôn được thành công và tăng mức độ uy tín của công ty trên thị trường Việt Nam, giành được sự thiện cảm của khách hàng và đối tác
Sự rõ ràng trong mục tiêu của công ty là yếu tố then chốt trong ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam, giúp xác định nhu cầu và xu hướng phát triển hiện nay Qua việc nghiên cứu từ các phòng ban, công ty có thể định hướng mục tiêu một cách hiệu quả, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực, đồng thời giảm thiểu rủi ro và thất bại trong quá trình làm việc Công ty ưu tiên tổ chức các sự kiện lớn cho những thương hiệu uy tín và sản phẩm chất lượng, đồng thời từ chối các chương trình quảng cáo cho sản phẩm kém cạnh tranh, nhằm bảo vệ uy tín và ngân sách của mình.
Một chương trình sự kiện cần xác định rõ mục tiêu chính và mục tiêu phụ để ưu tiên thực hiện Việc xem xét lại các mục tiêu ban đầu giúp đảm bảo tính phù hợp với chiến lược công ty Số lượng mục tiêu cũng cần được đánh giá để điều chỉnh cho hợp lý, đồng thời giải quyết những vấn đề còn tồn đọng Các mục tiêu này phải thể hiện rõ ràng mục đích và tập trung vào các vấn đề cần giải quyết, đồng thời đảm bảo tính cấp bách và định hướng cho tương lai.
2.3.2 Công tác tổ chức sự kiện tại Hòa Bình Group
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và du lịch Quốc tế Hoà Bình đã khẳng định vị thế vững chắc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thông qua nhiều sự kiện quy mô lớn Mặc dù công ty đã tiếp cận được nhiều khách hàng qua các kênh truyền thông hiện có, vẫn còn nhiều khách hàng tiềm năng ở các khu vực khác chưa được khai thác.
Trong những năm gần đây, công ty đã chú trọng phát triển các chính sách thu hút khách hàng Mặc dù vẫn còn một số bất cập trong việc thực hiện các chính sách này, nhưng công ty đã đạt được những thành công ban đầu trong việc khai thác khách hàng tiềm năng.
Quy trình tổ chức sự kiện tại Hoà Bình Group
Khách hàng có thể tìm đến công ty thông qua các hoạt động chăm sóc khách hàng và PR hiệu quả Với thương hiệu mạnh mẽ và uy tín trong lĩnh vực sự kiện, công ty đã xây dựng được chỗ đứng vững chắc trên thị trường, từ đó thu hút khách hàng mong muốn đạt được thành công cao nhất cho chương trình của họ.
Tiếp nhận và tìm hiểu yêu cầu của khách hàng là bước quan trọng trong quá trình phát triển chương trình Việc lắng nghe, xác định và đánh giá thông tin từ khách hàng giúp tối ưu hóa yêu cầu và thông điệp mà họ mong muốn truyền tải Thành công hay thất bại của chương trình phụ thuộc nhiều vào việc hiểu rõ những nhu cầu này.
- Tư vấn và thương lượng với khách hàng:
Trước khi tiến hành tư vấn, cần phân tích thông tin của khách hàng để đưa ra những ưu điểm và nhược điểm của chương trình Đồng thời, cần thông báo về chi phí phát sinh, các rủi ro có thể gặp phải và các yếu tố có thể xảy ra trong quá trình tổ chức chương trình.
Để tư vấn và thương lượng hiệu quả với khách hàng, cần nắm rõ các thông tin cần thiết như lĩnh vực hoạt động của đối tác, loại hình sự kiện mong muốn tổ chức, ý tưởng khách hàng muốn truyền tải, mục đích của chương trình, đối tượng tham gia, khả năng chi phí, thời gian và địa điểm tổ chức, cũng như các yêu cầu đặc biệt và các hoạt động chính trong chương trình.
Trong các công việc đàm phán và tư vấn cho khách hàng, thường có sự tham gia của ít nhất hai người: một là nhân viên bán hàng chương trình sự kiện, và hai là điều hành chương trình, người chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề phát sinh, làm việc với nhà cung cấp và kiểm soát toàn bộ chương trình một cách trực tiếp.
Hai đối tượng này sẽ hỗ trợ lẫn nhau nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng Đôi khi, những chương trình cần có sự tham gia của những người đã có kinh nghiệm làm việc hoặc mối quan hệ trước đó với khách hàng để tham gia vào quá trình đàm phán.
- Họp nội bộ ( điều hành chương trình, sale chương trình, và phòng ban Takecare) :
Bộ phận Điều hành, Sales và Take care sẽ cùng nhau họp để thảo luận và bàn giao các yêu cầu đã trao đổi với khách hàng Trong cuộc họp, các thành viên sẽ đưa ra ý tưởng và phác thảo sơ bộ các hạng mục cần thiết, đồng thời tìm kiếm và lựa chọn địa điểm tổ chức (nếu có) cũng như phân công nhân viên thực hiện chương trình.
+ Bắt đầu lên timeline chương trình và cùng thảo luận về nhà cung cấp sẽ hợp tác.
Giai đoạn này bao gồm việc lên ý tưởng cho chương trình, xác định chìa khóa thông điệp, chủ đề và thiết kế các yếu tố như backdrop, standee và băng rôn Sau khi hoàn thiện ý tưởng, các thông tin sẽ được đưa vào Proposal Khi khách hàng đồng ý với Proposal, chúng ta sẽ tiến hành thiết kế thư mời, sân khấu, photobooth, standee và băng rôn để chuẩn bị cho sự kiện.
+ Khảo sát địa điểm chuẩn bị sự kiện, đưa các thiết kế vào phối cảnh của địa điểm tổ chức
Phân chia công việc cho từng thành viên theo hạng mục của chương trình là rất quan trọng Nhân viên Takecare sẽ đảm nhận toàn bộ công việc và chịu trách nhiệm giám sát, kiểm soát thời gian bàn giao các hạng mục hoàn thành theo yêu cầu khách hàng Họ cũng sẽ phân công công việc cho các nhân viên tham gia chương trình, đồng thời chịu trách nhiệm trực tiếp với toàn bộ chương trình, kiểm soát rủi ro và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Giai đoạn quan trọng nhất quyết định sự thành công của chương trình là thời điểm phân công vị trí cụ thể cho từng nhân sự Người phụ trách chương trình, thường là Sup, sẽ chia từng nhân sự theo từng khu vực để dễ dàng kiểm soát Việc trao đổi thông tin thường xuyên qua bộ đàm giúp tất cả các thành viên nắm bắt thông tin kịp thời, đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ.
+ Trao đổi kịch bản với tất cả nhân sự ( tránh trường hợp đổi kịch bản trước vài phút chương trình diễn ra).
GIẢI PHÁP NHẰM PHÁT TRIỂN VÀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH QUỐC TẾ HÒA BÌNH
Mục tiêu và định hướng phát triển công tác tổ chức sự kiện tại Hòa Bình Group
- Tập trung vào những dịch vụ tổ chức những chương trình sự kiện, hội nghị, hội thảo,…
- Thường xuyên nâng cao và đẩy mạnh công tác tìm kiếm khách hàng tiềm năng tại khu vực miền Trung
Giữ liên lạc thường xuyên và chăm sóc khách hàng đã hợp tác là cách hiệu quả để mở rộng mối quan hệ với những khách hàng thuộc các tập đoàn lớn trong và ngoài nước, từ đó xây dựng đối tác thân thiết và lâu dài cho công ty.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của công ty, việc thường xuyên nắm bắt tình hình là rất quan trọng Điều này giúp đưa ra các kế hoạch phù hợp nhằm đa dạng hóa các dịch vụ và nâng cao chất lượng của những dịch vụ mới.
Để nâng cao chất lượng nhân viên, cần đầu tư nhiều hơn vào đào tạo chuyên sâu, giúp mỗi nhân viên linh hoạt và nhiệt huyết trong công việc Việc lắng nghe ý kiến từ nhân viên trẻ, những người luôn tràn đầy sáng tạo, sẽ góp phần quan trọng vào việc đạt được các mục tiêu của công ty.
- Trau dồi, tìm kiếm các giải pháp tổ chức sự kiện đa dạng, tối ưu hóa về các chi phí cho khách hàng.
Hệ thống thiết bị được kiểm tra và bảo dưỡng thường xuyên, đồng thời được đổi mới để duy trì chất lượng cao Chúng tôi áp dụng công nghệ hiện đại nhằm đảm bảo hiệu quả trong quá trình sử dụng.
- Khẳng định hơn nữa về năng lực và vị trí của công ty trên thị trường cạnh tranh khốc liệt
- Trở thành doanh nghiệp tổ chức sự kiện hàng đầu Châu Á
Mở rộng quy mô hoạt động của các công ty sang nhiều tỉnh khác nhau giúp tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn và thuận tiện cho việc trao đổi thông tin.
- Phấn đấu đưa công ty trở thành công ty sự kiện đứng đầu Việt Nam
Mục tiêu hàng đầu của chúng tôi là cung cấp dịch vụ với tỷ lệ thành công cao nhất, đồng thời đảm bảo chất lượng dịch vụ đạt tiêu chuẩn tối ưu cho khách hàng.
- Nên có thêm nhiều ưu đãi, chính sách riêng cho các dịch vụ và ưu đãi cho khách hàng thân thiết.
Tập trung vào việc khai thác triệt để các công ty lớn trong khu vực và xây dựng mối quan hệ tốt với các đối tác nhằm mở rộng mạng lưới hợp tác và giới thiệu thêm nhiều đối tác khác.
- Công ty đề ra mục tiêu về tăng doanh thu trong năm nay tăng hơn năm ngoái 20% về tổng doanh thu và tổng số đoàn công ty đảm nhận
Theo ông Jackie Hân, Phó Tổng Giám Đốc Hòa Bình Group, thương hiệu Hòa Bình Group đã khẳng định được vị thế vững chắc tại Việt Nam Trong tương lai, công ty hướng tới việc mở rộng ra thị trường quốc tế, với mục tiêu trở thành một thương hiệu tổ chức sự kiện toàn cầu.
Giải pháp phát triển và hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại Hòa Bình Group
Sau khi phân tích công tác tổ chức sự kiện tại công ty Hòa Bình Group, có thể thấy rằng công ty đã đạt được nhiều thành công trong việc tổ chức các chương trình Mặc dù các phương pháp được áp dụng mang lại hiệu quả nhất định, nhưng vẫn còn nhiều vấn đề cần khắc phục để nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện Việc áp dụng các phương pháp này vẫn còn ở giai đoạn khởi đầu và gặp khó khăn trong thực tiễn, cho thấy cần có sự cải thiện và phát triển hơn nữa.
Tổ chức sự kiện là một công việc đầy thách thức, đòi hỏi sự tâm huyết và kiên nhẫn từ những người làm nghề Những nhân viên tổ chức sự kiện phải chịu áp lực lớn, từ việc xây dựng ý tưởng cho đến khi sự kiện kết thúc, với hàng trăm công việc cần hoàn thành Sự tỉ mỉ và cẩn thận trong từng chi tiết là yếu tố quyết định thành công của sự kiện, được đánh giá qua số lượng khách tham dự và giá trị mà chương trình mang lại.
Gần đây, qua các sự kiện do Hòa Bình Group tổ chức, tôi nhận thấy chất lượng tổ chức ngày càng được cải thiện, với đội ngũ nhân viên chuyên môn cao, nhiệt huyết và linh hoạt hơn Sự tiến bộ này thể hiện qua việc công ty đảm nhận nhiều sự kiện lớn với quy mô cao, thu hút ngày càng nhiều khách hàng từ các tập đoàn, bộ ban ngành và các Đại sứ quán Điều này chứng tỏ uy tín của Hòa Bình Group trong mắt khách hàng ngày càng được khẳng định và sự quan tâm đến các chương trình của công ty ngày càng tăng.
Trong bối cảnh ngành sự kiện đang phát triển mạnh mẽ và sự cạnh tranh giữa các công ty ngày càng gia tăng, Hoà Bình Group cần nỗ lực không ngừng để nâng cao chất lượng dịch vụ Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, công ty phải tổ chức các chương trình chuyên nghiệp, hoàn thiện và thành công hơn nữa.
Để nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện tại công ty Hòa Bình Group, tôi xin chia sẻ những ý kiến và giải pháp dựa trên kiến thức đã học và kinh nghiệm thực tập của mình Mục tiêu là giúp công ty hoàn thiện quy trình tổ chức, rút ngắn thời gian và tối ưu hóa chi phí, từ đó nâng cao chất lượng sự kiện.
Nâng cao chất lượng đội ngũ công nhân viên
Hiện nay, ngân sách cho công tác đào tạo và phát triển kỹ năng nhân viên còn hạn chế, do đó, công ty Hòa Bình Group cần chú trọng quản trị nhân sự và áp dụng các biện pháp nâng cao chất lượng nhân viên Cụ thể, công ty nên triển khai các chương trình đào tạo hiệu quả và đầu tư vào phát triển kỹ năng cho nhân viên để cải thiện hiệu suất làm việc.
Tìm kiếm nguồn nhân sự mới có kiến thức và chuyên môn tốt là rất quan trọng trong công việc tổ chức sự kiện, nơi áp lực cao và yêu cầu nhiều kỹ năng cần thiết Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên kỹ càng sẽ nâng cao hiệu quả công việc Ngoài ra, cần lựa chọn những nhân sự có khả năng hòa đồng, gắn kết với các thành viên trong phòng ban để tạo sự ăn ý và chia sẻ khối lượng công việc Đặc biệt, nhân viên cần có khả năng giao tiếp lưu loát ngoại ngữ để làm việc tự tin hơn Thái độ tích cực của nhân viên cũng là yếu tố quyết định, vì họ sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến hình ảnh công ty Do đó, chiến lược “khách hàng hài lòng là tất cả” cần được đưa vào tư duy của mỗi nhân viên để họ hoàn thành công việc tốt nhất.
+ Xây dựng những chính sách phát triển giữa các phòng ban để có sự cố gắng phấn đầu
Quá trình quản lý nhân sự tại công ty Hòa Bình Group bao gồm các bước từ hoạch định, tìm kiếm, tuyển dụng, bố trí, đánh giá, đến đào tạo và đãi ngộ nhân sự Công ty cần nghiên cứu và áp dụng các quy trình mới cùng với công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả hoạt động Việc chỉnh sửa và phát triển phần mềm quản lý sẽ giúp theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động tổ chức sự kiện Hòa Bình Group cũng cần chú trọng cung cấp thông tin kịp thời cho khách hàng và đối tác, đảm bảo rằng nhân viên có thể phân tích thông tin và đưa ra giải pháp thuyết phục nhằm đạt được lợi ích chung Công ty cam kết lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu của khách hàng với mức chi phí hợp lý, phù hợp với thỏa thuận ban đầu và mục tiêu của Hòa Bình Group.
Hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại công ty Hòa Bình Group
Công tác tổ chức sự kiện là một thách thức quan trọng đối với sự phát triển của công ty Hòa Bình Group, ảnh hưởng đến khả năng mở rộng ra thị trường quốc tế Để hoàn thiện quy trình này, cần xây dựng các chiến lược dựa trên thực tế của công ty, đảm bảo tính khoa học và linh hoạt, nhằm giảm thiểu sai sót Việc áp dụng các biện pháp cụ thể sẽ giúp nâng cao khả năng cạnh tranh và hiệu quả trong tổ chức sự kiện của Hòa Bình Group.
Công ty đã xây dựng mô hình thu thập ý kiến và nhận xét của khách hàng để đánh giá mức độ thành công của các chương trình tổ chức sự kiện Những phản hồi từ khách hàng, đặc biệt là từ các lãnh đạo và nhân viên cao cấp, giúp công ty nhận diện ưu điểm và nhược điểm trong quy trình tổ chức sự kiện, từ đó phát triển hơn nữa Tuy nhiên, việc thu thập ý kiến qua khảo sát gặp khó khăn do thời gian hạn chế của khách hàng, vì vậy công ty chủ yếu sử dụng điện thoại và email để lấy ý kiến Phòng chăm sóc khách hàng sẽ tổng hợp các phản hồi và trình bày lên ban lãnh đạo, góp phần quan trọng vào sự phát triển của công ty.
Nâng cấp bảo mật hệ thống thông tin của công ty qua các phần mềm là một việc làm cần thiết và thường xuyên để duy trì tính bảo mật và hiệu quả Tại Hòa Bình Group, việc lưu trữ và cập nhật thông tin hàng ngày được thực hiện một cách khoa học và logic, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian tìm kiếm Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc nâng cấp hệ thống thông qua các phần mềm hiện có Nếu hệ thống thông tin không được duy trì tốt, sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình làm việc của nhân viên và có thể dẫn đến tổn thất lớn cho công ty Do đó, việc sử dụng hệ thống thông tin phần mềm một cách hiệu quả là cần thiết để tránh tình trạng sập hoặc lỗi hệ thống, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Đầu tư mạnh mẽ vào truyền thông và quảng cáo sự kiện trên Facebook là cần thiết, vì đây là nền tảng thu hút và cập nhật thông tin thường xuyên Trang web của công ty không chỉ là công cụ giới thiệu hiệu quả mà còn giúp nắm bắt nhu cầu khách hàng Tuy nhiên, trang web hiện tại chưa nổi bật và lượt truy cập còn thấp Facebook, với lượng người dùng lớn tại Việt Nam, là kênh lý tưởng để quảng bá sự kiện và ưu đãi, giúp lan tỏa thông tin nhanh chóng và thu hút khách hàng tiềm năng.
(Nguồn: Trang web công ty Hòa Bình Group – Tổ chức sự kiện)
Hình 3.2 Trang chủ website của công ty Hòa Bình Group – Event
(Nguồn: Trang Facebook công ty Hòa Bình Group – Tổ chức sự kiện)
Hình 3.2 Trang chủ Facebook của công ty Hòa Bình Group - Event
Công ty Hòa Bình Group đã thành công trong việc xây dựng chính sách quan hệ đối tác hiệu quả với khách hàng, nhưng cần chú ý đến những vấn đề nhỏ để nâng cao hiệu quả và lợi ích từ các mối quan hệ này Đối với các đối tác lâu năm như khách sạn tổ chức và nhà cung cấp, việc duy trì và thắt chặt quan hệ là rất quan trọng, đồng thời cần có chính sách rõ ràng và thường xuyên trao đổi về giá cả dịch vụ để tránh xung đột Bên cạnh đó, việc cập nhật thông tin sự kiện của các công ty khác sẽ tạo ra môi trường thuận lợi cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước giao lưu, tìm kiếm đối tác kinh doanh mới, từ đó nâng cao cơ hội hợp tác.
Mỗi doanh nghiệp đều cần tổ chức sự kiện để thu hút khách hàng, do đó, việc nắm bắt nhu cầu của khách hàng và lịch trình sự kiện của đối thủ là rất quan trọng để tránh mất khách Nếu khách hàng chọn công ty đối thủ, điều đó cho thấy công ty chúng ta chưa đáp ứng được mong muốn của họ hoặc trong quá trình thương thảo, nhân viên chưa đưa ra những lựa chọn phù hợp.
Nhằm nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện tại Hòa Bình Group và cải thiện hình ảnh công ty trong mắt khách hàng và nhà cung cấp, chúng tôi nhận thấy ngành sự kiện tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, mặc dù hiện tại đang đối mặt với bối cảnh suy thoái kinh tế toàn cầu Đây là thách thức lớn cho Hòa Bình Group trong việc trở thành công ty sự kiện hàng đầu khu vực Mỗi doanh nghiệp đều đặt ra mục tiêu doanh thu hàng năm và phương hướng phát triển bền vững Với nhận thức về tầm quan trọng này, tôi đã đề xuất một số giải pháp thiết yếu nhằm cải thiện công tác tổ chức sự kiện tại công ty.