Bài tiểu luận xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Nhóm 4_Lớp QTVP14C XÂY DỰNG VĂN HỐ GIAO TIẾP NƠI CƠNG SỞ (Thuộc mơn Phương pháp luận nghiên cứu khoa học) Ngành: Quản trị văn phòng Mã ngành: D340406 Giáo viên hướng dẫn: TSKH Nguyễn Thị Đông Danh sách thành viên nhóm 4: Chu Quang Nhật –Nhóm trưởng Trần Thị Kim Quyên Nguyễn Thị Như 4.Đinh Thị Thu Phương Nguyễn Thị Bích Phượng Bùi Thị Phương 7.Đỗ Thị Tâm Ti ểu Phùng Thị Thanh 10 Triệu Thị Phương Thảo nh tế 12 Ngô Minh Thắng ki 11 Bùi Thị Thảo ận lu Nông Thị Thảo ới m Hà Nội_2015 ất nh ểu Ti ận lu nh ki tế ới m ất nh BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Nhóm 4_Lớp QTVP14C XÂY DỰNG VĂN HỐ GIAO TIẾP NƠI CƠNG SỞ (Thuộc mơn Phương pháp luận nghiên cứu khoa học) Ngành: Quản trị văn phòng Mã ngành: D340406 Giáo viên hướng dẫn: TSKH Nguyễn Thị Đông Chức danh, học hàm, học vị: Nghiên cứu viên chính, TSKH Danh sách thành viên nhóm 4: Chu Quang Nhật –Nhóm trưởng Trần Thị Kim Quyên Nguyễn Thị Như 4.Đinh Thị Thu Phương Nguyễn Thị Bích Phượng Bùi Thị Phương 7.Đỗ Thị Tâm Phùng Thị Thanh Nông Thị Thảo 10 Triệu Thị Phương Thảo 11 Bùi Thị Thảo 12 Ngô Minh Thắng ểu Ti ận lu nh ki tế ới m Hà Nội_2015 ất nh MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .5 LỜI NÓI ĐẦU Phần MỞ ĐẦU Phần NỘI DUNG Chương 1: Cơ sở lý luận văn hố giao tiếp nơi cơng sở .9 1.1 Tổng quan giao tiếp 1.2 Kỹ giao tiếp 11 1.3 Tổng quan văn hoá giao tiếp 17 1.4 Một số thông tin Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hùng Phát 18 Chương 2: Thực trạng văn hoá giao tiếp nơi công sở 19 2.1 Nhưng thói quen xấu ……………………………………………………… 19 2.2 Những thói quen tốt .24 Chương 3: Giải pháp xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở .25 3.1 Lời chào tạo thiện cảm 25 ểu Ti 3.2 Kỹ sử dụng điện thoại 26 3.3 Lời nói nơi cơng sở .27 lu ận 3.4 Phượng tiện giao tiếp phi ngôn ngữ……………………………………… 29 Phần KẾT LUẬN……………………….…………………………………………32 ki nh PHỤ LỤC…………………………………………………………………………….33 tế TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………………………37 ới m ất nh LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu lần này, trước hết xin chân thành cảm ơn TSKH Nguyễn Thị Đơng tận tình truyền đạt kiến thức, hướng dẫn làm đề tài thời gian qua Xin gửi tới khoa Quản trị văn phòng trường đại học Nội Vụ Hà Nội lời cảm ơn sâu sắc tạo điều kiện thuận lợi giúp em thu thập số liệu khảo sát để thực nghiên cứu đề tài Với vốn kiến thức hạn hẹp khả có hạn em mong nhận ý kiến đóng góp phê bình từ thầy cô Xin chân thành cảm ơn! ểu Ti ận lu nh ki tế ới m ất nh LỜI NÓI ĐẦU ểu Ti Ngày nay, với xu phát triển xã hội trình hội nhập kinh tế quốc tế, cạnh tranh khó tránh khỏi vơ khốc liệt Trong bối cảnh đó, văn hố giao tiếp kinh doanh nói đến tiêu chí vơ quan trọng, ảnh hưởng khơng nhỏ đến mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp Giao tiếp vốn hoạt động thiết yếu người Đặc biệt, cơng sở, giao tiếp đóng vai trị quan trọng, định thành cơng hay thất bại doanh nghiệp, quan Trong sống hàng ngày mối quan hệ kinh doanh hay mối quan hệ nơi cơng sở, để có thành cơng khơng cần siêng cần cù sáng tạo làm việc mà cịn cần có kỹ giao tiếp Nhận biết ý nghĩa thực tiễn nên nhóm định chọn đề tài “Xây dựng văn hố giao tiếp nơi cơng sở” Việc tìm hiểu nghiên cứu sâu vấn đề giúp nhóm có hội để hiểu rõ ý nghĩa tầm quan trọng chuẩn mực giao tiếp người Việt Nam từ nắm bắt kỹ cần thiết nhằm trang bị thêm cho yếu tố thiếu để thành công, bên cạnh kiến thức kỹ đào tạo thông qua trường lớp Tuy nhiên, với thới gian nguồn lực có hạn, văn hố vấn đề rộng lớn, đa dạng khía cạnh, phong phú quan điểm, cách nhìn nhận nên khn khổ đề tài này, nhóm xin đề cập đến văn hố giao tiếp nơi cơng sở số khía cạnh Nội dung đề tài tham khảo qua nhiều quan điểm tài liệu dựa ý chí chủ quan nhóm nên khơng tránh khỏi nhiều thiếu sót hạn chế Chính vậy, nhóm mong thầy bạn thơng cảm góp ý ận lu nh ki tế ới m Đề tài: Xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở ất nh Phần 1.MỞ ĐẦU Lý nghiên cứu: Ngày nhiều nhân viên văn phịng khơng thành cơng cơng việc khả giao tiếp nên nhóm định chọn đề tài “Xây dựng văn hố giao tiếp nơi cơng sở” ểu Ti Lịch sử nghiên cứu: Trong lịch sử nghiên cứu đề tài vấn đề có liên quan có số hướng tiếp cận sau: a) Về giao tiếp văn hố giao tiếp nói chung; b) Về thực trạng văn hoá giao tiếp người Việt; c) Về xây dựng văn hoá giao tiếp nơi cơng sở; Hầu hết cơng trình dừng lại việc tìm hiểu giao tiếp từ khía cạnh khác vấn đề tâm lý, giáo dục, đạo đức, ngôn ngữ, xã hội học… cách cụ thể, biệt lập, thiếu tiếp cận mang tính liên ngành chưa nhìn nhận, xem xét văn hố giao tiếp hệ thống Đề tài có nhiều tiểu luận, luận văn, luận án nghiên cứu văn hố, kỹ giao tiếp nơi cơng sở, kể tới như: -Tài liệu Để giao tiếp nơi công sở thành công Để giao tiếp nơi công sở thành cơng hơn_tailieu.vn _tailieu.vn đưa số bí giúp xây dựng văn hố giao tiếp nơi cơng sở tốt -Tài liệu Giao tiếp công sở _Để khơng “kẻ ngốc” nơi cơng sở_Dân trí nêu bí để giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp -Tài liệu tập huấn văn hoá giao tiếp ứng xử nơi cơng sở_ nhóm PTD có nói cách ứng xử để xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở chưa nêu rõ thực trạng văn hố giao tiếp nơi cơng sở -Nghiên cứu sinh viên Nguyễn Văn Vĩnh đề tài Giao tiếp nơi công sở chưa nêu rõ sở lý luận, thực trạng văn hố giao tiếp nơi cơng sở -Ngồi cịn có số nghiên cứu khác đa phần rõ phần, khía cạnh văn hố hố giao tiếp nơi cơng sở cách giao tiếp qua điện thoại, cách ứng xử khéo léo công việc hay bí giao tiếp hiệu cơng việc,… mà khơng tóm gọm tồn nội dung chưa nghiên cứu đầy đủ văn hố giao tiếp nơi cơng sở ận lu nh ki tế ới m ất nh Đối tượng nghiên cứu: Văn hóa giao tiếp nơi cơng sở Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hùng Phát Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hùng Phát Chỉ xem xét vấn đề nhằm xây dựng văn hoá giao tiếp nơi cơng sở Mục đích nghiên cứu: Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi cơng sở Các nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu văn hoá giao tiếp nơi công sở Nghiên cứu biện pháp nâng cao văn hố giao tiếp nơi cơng sở Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu: Nghiên cứu tài liệu Điều tra bảng hỏi Giả thuyết khoa học: Nếu có biện pháp nâng cao văn hố giao tiếp nơi cơng sở nhân viên văn phịng có thành cơng cơng việc ểu Ti Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài: -Ý nghĩa lý luận: Đưa khái niệm, chât, chức năng, vai trò, mục tiêu giao tiêp Nêu kỹ cần thiết giao tiếp( nghe, nói, đọc, viết, thuyết trình ) -Ý nghĩa thực tế: Thực trạng văn hố giao tiếp nơi cơng sở Biện pháp xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở ận lu nh ki tế 10 Bố cục nội dung: Chương 1: Cơ sở lý luận văn hố giao tiếp nơi cơng sở ới m ất nh 1.1 Tổng quan giao tiếp 1.2 Kỹ giao tiếp 1.3 Tổng quan văn hoá giao tiếp 1.4 Một số thông tin Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hùng Phát Chương 2: Thực trạng văn hố giao tiếp nơi cơng sở 2.1 Những thói quen xấu 2.2 Những thói quen tốt Chương 3: Xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở 3.1 Lời chào tạo thiện cảm 3.2 Lời nói nơi cơng sở 3.3 Các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ Phần NỘI DUNG Chương 1: Cơ sở lý luận văn hố giao tiếp nơi cơng sở 1.1 Tổng quan giao tiếp 1.1.1 Khái niệm giao tiếp: Giao tiếp trình xác lập vận hành quan hệ người- người, thực hoá quan hệ xã hội chủ thể với chủ thể khác ểu Ti Mối quan hệ giao tiếp người với người xảy với hình thức khác +Giao tiếp cá nhân với cá nhân +Giao tiếp cá nhân với nhóm +Giao tiếp nhóm với nhóm, nhóm với cộng đồng,… ận lu nh ki 1.1.2 Chức giao tiếp: -Chức thông tin: Qua giao tiếp, người trao đổi, truyền đạt tri thức, kinh nghiệm với Mỗi cá nhân vừa nguồn phát thông tin vừa nơi tiếp nhận thông tin Thu nhận xử lý thông tin đường quan trọng để phát triển nhân cách tế ới m ất nh -Chức cảm xúc: Giao tiếp không bộc lộ cảm xúc mà tạo ấn tượng, cảm xúc chủ thể Vì giao tiếp la đường hình thành tình cảm người -Chức nhận thức lẫn đánh giá lẫn nhau: Trong giao tiếp, chủ thể tự bộc lộ quan điểm, tư tưởng, thái độ, thói quen… mình, chủ thể nhận thức làm sở đánh giá lẫn Điều quan trọng sở so sánh với người khác ý kiến đánh giá người khác, chủ thể tự đánh giá thân -Chức điều chỉnh hành vi Trên sở nhận thức lần nhau, đánh giá lẫn tự đánh giá thân, giao tiếp, chủ thể có khả tự điều chỉnh hành vi tác động đến động cơ, mục đích, q trình định hành động chủ thể khác -Chức phối hợp hành động: Nhờ có q trình giao tiếp, người phối hợp hành động để giải nhiệm vụ nhằm đạt mục tiêu chung Đây chức giao tiếp phục vự cầu chung xã hội hay nhóm người ểu Ti ận lu nh ki tế ới m 10 ất nh 2.1.10 Chửi tục,nói xấu đơng nghiệp nơi cơng sở Mặt khác có tới 31/37 người cho họ nghe thấy đồng nghiệp chửi tục quan nhiên có người thừa nhận họ chửi bậy lúc làm việc Công việc đời sống riêng gây cho bạn nhiều áp lực, nhiên kiềm chế bạn làm nhìn tích cực đồng nghiệp đối tác trình độ văn hóa giao tiếp bạn chưa nói đến bạn làm ảnh hưởng tới văn hóa giao tiếp văn phịng Vấn đề nói xấu lẫn cơng sở vấn đề mà có gần 50% số người tham gia thừa nhận có nói xấu đồng nghiệp 50% cho bị đồng nghiệp nói xấu Việc nói xấu đồng nghiệp dẫn đến mặc cảm, hiểu nhầm lẫn nhau, gây tượng mặt khơng lịng từ tạo khơng khí căng thẳng làm giảm hiệu chất lượng cơng việc Chính ln cố gắng có văn hố giao tiếp nơi cơng sở, tạo tác phong lịch thiệp chuyên nghiệp, giúp đỡ đồng nghiệp, bỏ thói quen xấu để người khó tính phải có nhìn khác bạn ểu Ti 2.1.11 Thói quen khiến sếp, đồng nghiệp bực Khơng thể sáng tạo thể mức, lúc viện lý do, lúc phàn nàn, hỏi nhiều,… số lý dễ khiến bạn bị sếp đồng nghiệp trích Sếp trích bạn trực tiếp, nhiều nói tát nước vào mặt bạn, cịn đồng nghiệp nói xấu bạn với người khác, dù bạn tâm điểm Chính vậy, phải có biện pháp để không làm sếp giận không tâm điểm xấu trước mặt người Đây vấn đề Công ty Hùng Phát có 25/37 người thừa nhận thường bị sếp đồng nghiệp trích Việc xảy mâu thuẫn với sếp đồng nghiệp tất nhiên làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến giao tiếp, đến cơng việc , làm bầu khơng khí trở nên căng thẳng hết ận lu ki nh 2.2 Những thói quen tốt 2.2.1 Đọc nhiều tài liệu sách báo Đây thói quen khơng người chốn công sở Trong lúc rảnh dỗi nghỉ trưa họ thường đọc tài liệu, sách báo, tài liệu liên quan đến lĩnh tế ới m 23 ất nh vực làm việc họ cập nhật thêm thơng tin kiến thức bên ngồi Theo nghiên cứu Cơng ty Hùng Phát có khoảng 65% người thường làm điều Đây điều tốt kiến thức linh vực làm việc hay kiến thức xã hội cần thiết để bạn giao tiếp tốt với đối tác, khách hàng hay đồng nghiệp 2.2.2 Biết lắng nghe: Đã có nhiều trường hợp phải trả giá đắt lắng nghe người khác Không lắng nghe người khác đồng nghĩa bạn bỏ lượng lớn thông tin giúp ích nhiều cho cơng việc bạn Và ngược lại biết lắng nghe giúp bạn thu thập luồng thơng tin nhiêu chiều giúp bạn có phương án, định sáng suốt đông thời lắng nghe người khác thể tôn trọng dành cho họ Thật tuyệt vời, mà 35/37 tức gần 100% người tham gia khảo sát Công ty Hùng Phát nói biết lắng nghe người khác Điều không giúp tăng khả phối hợp cơng việc qua giao tiếp mà cịn giúp người lắng nghe biết người khác nghĩ ý kiến, cách làm việc, thân để cố gắng cải thiện theo chiều hướng tốt ểu Ti 2.2.3 Khen ngợi, động viên, góp ý đồng nghiệp: Lời khen ngợi từ đồng nghiệp, người mà tôn trọng, nguồn động viên tinh thần lớn để làm việc tốt Những nhân viên xuất sắc cơng nhận đóng góp đồng nghiệp tơn trọng tiếng nói tập thể Sẽ khơng tốt có 35/37 nhân viên, cơng chức Hùng Phát nói thường khen ngợi, động viên hay góp ý với đồng nghiệp Trong số 18 người chọn cách góp ý khéo léo nhẹ nhàng, cách vừa giúp đông nghiệp làm việc tốt vừa giữ bầu khơng khí làm việc tốt Cũng có số người chọn cách góp ý trực tiếp, khơng có lời lẽ phù hợp cách đơi gây hiểu lầm, phản tác dụng khiến họ nghĩ hay soi mói họ Vì góp ý trực tiếp bạn nên để ý lời lẽ với tuỳ người nên góp ý trực tiếp Khơng nên góp ý trực tiếp với người nóng tính, cục cằn thay góp ý trực tiếp với người tính tình dễ chịu, người biết tiếp thu lắng nghe ý kiến người khác ận lu nh ki tế Chương 3: Giải pháp xây dựng văn hố giao tiếp nơi cơng sở ới m 24 ất nh Những nghi thức xã giao nơi cơng sở việc nên làm để có giao tiếp tốt Đó lời chào thiện cảm, nghi thức xã giao qua điện thoại, lời nói thể tơn trọng, chun nghiệp làm việc Bất kì nhân viên, cơng chức nên có cách hành xử nơi cơng sở phù hợp vừa thước đo trình độ thân, vừa giúp xây dựng môi trường làm việc thân thiện để lao động cách hứng khởi thoải mái Những nghi thức ứng xử hay hay kỹ giao tiếp cần thiết, điều khơng chối cãi đủ nhận thức để biết phải làm để có cách hành xử văn minh ểu Ti 3.1 Lời chào tạo thiện cảm Khơng cán bộ, cơng chức khơng biết cách sử dụng lời chào để tạo thiện cảm, tạo ấn tượng tốt với người khác nơi công sở Khi gặp nam nên chào nữ trước, cấp chào cấp trên, trẻ chào già trước, người đền chào người đến trước, người từ ngồi phịng vào chào người phịng trước Đó lẽ thường tình chào hỏi Khi đồng nghiệp gặp hành lang nên chào hỏi thăm số câu vui vẻ như: “Anh khoẻ không?”, “Hôm trời đẹp anh nhỉ”…Nhất ngưới khơng có thiện cảm tốt với nên chào trước để phần xua tan lạnh nhat Khi cấp vào phòng phải chào, có khách phải chào khách Đối với cấp trên, người lớn tuổi chào nên tỏ rõ kính trọng, quần áo tác phong đàng hồng chào Khơng gọi giám đốc, cấp trên, lãnh đạo tên riêng trừ họ cho phép Cuối ngày làm gặp đường làm nơi gửi xe nên chào với câu chúc “Chúc anh ngày nghỉ vui vẻ” hay “Chào anh/chị em về”… Người cấp nên chào lại cấp dưới, vơ tình khơng nghe thấy lời chào nhân viên vị lan truyền coi thường cấp dưới, làm xấu ấn tượng người khác dành cho Khi tiếp khách nên bắt đầu lời chào chào chú, chào bác hỏi Thưa ( anh, cơ,…) đến liên hệ việc gì? Ngồi ra, phịng làm việc nên mịi khách ngồi, rót nước, mời nước nên bắt đầu giải công việc Một điều quan trọng mà nên ghi nhớ “Hãy chào người nụ cười!” ận lu nh ki tế ới m 25 ất nh ểu Ti 3.2 Kỹ sử dụng điện thoại Kỹ sử dụng điện thoại cần thiết, với người làm việc nơi công sở Chúng ta cần phải học cách sử dụng điện thoại lúc cách không muốn làm xấu thân trước người khác làm tốn thời gian Trước gọi điện thoại xác định rõ muốn nói gì, q nhiều vấn đề nên gạch đầu dịng giấy, tiết kiệm thời gian cho người gọi người nghe thay gọi nghĩ xem nói gì, hỏi Đối với đối tượng tuỳ vào độ thân thiết mối quan hệ nên có cách tiếp cận nói chuyện khác Có thể chọn cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn gọn vào thẳng vấn đề nói chuyện cách thân mật từ từ Tuyệt đối nên hạn chế nói chuyện phiếm gây khó chịu cho người bên lúc họ bận rộn, nên nên vào thẳng vấn đề, cịn khơng nên nói qua loa thời tiết thời vào vấn đề đỡ tốn thời gian hai bên Cố gắng trả lời thẳng vấn đề đối tác để tạo chuyện nghiệp câu trả lời xác nên nói gọi lại sau có câu trả lời, tránh kiểu ậm làm thời gian hai, thiếu chuyên nghiệp Không đưa câu trả lời thiếu xác khơng muốn niềm tin đối tác Nếu nói chuyện qua điện thoại dài cuối nên xác nhận lại điều trao đổi để tránh nhầm lẫn Dưới số lưu ý để bạn tự tin thực gọi: -Nếu bạn người gọi điện thoại: Đối với người liên quan đến cơng việc, đối tác khách hàng nên giới thiệu qua thơng tin thân cơng ty đại diện để tạo thân thiện Tiếp theo mục đích bắt đầu vào vấn đề Tránh gọi vào vào khoảng thời gian trước 6h sáng sau 10h tối khơng muốn gây khó chịu cho họ Giờ nghỉ trưa khoảng thời gian tốt để trình bày vấn đề họ muốn nghỉ ngơi sau bữa trưa Trước gọi bạn nên tìm nơi yên tĩnh, tiếng ồn gọi làm tập trung, gián đoạn gọi Như nói nên chuẩn bị trước nói hỏi gì, thơng tin liên quan giấy tờ, số, giá cả, … hì nên chuẩn bị trước để gọi nhanh chóng xác Dù đừng để người khác chờ bạn lục lọi đống giấy tờ ận lu nh ki tế ới m 26 ất nh Nói rõ ràng, truyền cảm, lời lẽ ngắn gọn súc tích truyền đạt vừa đủ vấn đề cần nói Khơng thúc giục người đối diện trả lời khiến họ khó chịu thấy bạn gọi tới Và cuối gọi lại nhắn tin lại có gọi nhỡ, người có liên quan đến cơng việc việc quan trọng vấn đề cố dự án mà bạn khơng muốn bỏ lỡ - Nếu bạn người nghe điện thoại: Không để chuông reo lâu (3 nhịp) nhấc mấy, nhấc máy chậm lý nên xin lỗi trước bắt đầu gọi Không trả lời điện thoại ăn Không nói “Alo” to, nhỏ gọi nên nói to vừa đủ nghe Khi nghe máy bạn nói số cấu “Đây …xin chào quý khách” “Xin chào bạn Tôi …” Hãy cố gắng tỏ nông nhiệt, ý đến lời nói người gọi để nói chuyện ngắn gọn hiệu Ln tỏ lắng nghe để thể tôn trọng người gọi Xin lỗi cách khéo léo muốn dừng nói chuyện bận việc Nếu chắn giây lát nên bảo họ chờ máy chút, đừng để họ phải chờ lâu cịn khơng nên bảo họ gọi lại vào khác ểu Ti 3.3 Lời nói nơi cơng sở Lời nói yếu tố quan trọng thể văn hố giao tiếp nơi cơng sở Vậy nói để thể người có văn hố, có kiến thức, có trình độ Sau số yêu cầu phát ngôn nơi cơng sở -Lời nói phải đảm bảo tính xác, không đưa tin đồn nhảm, thất thiệt Tức suy nghĩ kĩ trước nói trước đơng người -Lời nói phải đảm bảo trang trọng giao tiếp lãnh đạo với nhân viên, đồng nghiệp với nhau, hay nhân viên với khách hàng Phải có thưa gửi đàng hồng, chủ ngữ rõ ràng kết hợp với nghi thức xã giao chào hỏi nói qua điện thoại nói mục trước -Tránh nói lời tục tĩu, nói to, nhanh, xen vào chuyện người khác, tất điều làm người xung quanh khó chịu -Khơng “gió chiều che chiều ấy”, phải có kiến Nếu nói mà bạn hùa theo bạn khơng thể vai trị, vị trí quan ận lu nh ki tế ới m 27 ất nh ểu Ti -Dù có chuyện nên nói từ từ bình tĩnh, tránh biến nói chuyện thành tranh luận căng thẳng Khơng nói với thái độ bất chấp thứ, cố gắng ăn nói hài hước, lịch Tuyệt đối không nên áp đặt suy nghĩ lên người khác, bắt họ phải nghe theo ý mà khơng cho họ đóng góp ý kiến, bảo thủ -Không khoe khoang quan, tỏ có mối quan hệ rộng, quen ông bà nọ, làm đồng nghiệp khó chịu, lâu ngày tạo hiềm khích khơng đáng có -Khơng gọi tên riêng cấp trên, giám đốc, lãnh đạo cho phép *Giải mẫu thuẫn lời nói: Trong cơng việc có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến mối quan hệ, suy nghĩ người khác nhau, áp lực công việc, đơn giản hiểu nhầm việc Chính mẫu thuận xảy điều khó tránh khỏi nên phải biết cách xử lý phù hợp nên nói chuyện thẳng thắn để giải mâu thuẫn mà không ảnh hưởng đến công việc -Đầu tiên không gian, thời gian chọn nơi yên tĩnh riêng tư để nói chuyện thẳng thăn, đồng thời hỏi trước thời gian rảnh người kia, chuẩn bị đủ thời gian để tìm giải pháp giải hẳn vấn đề lần nói chuyện, nói mà lại bận việc chuyện chả đến đâu -Tìm hiểu lý tạo mâu thuẫn hai người Thường bất đồng cơng việc, cách nhìn nhận quan điểm suy nghĩ khác quan hệ đời hai người Hãy cố gắng tìm lý câu chuyện dễ dàng giải -Trong nói chuyện: +Đầu tiên nói lý hai mâu thuẫn xem người nghĩ giống khơng Sau hay nói tới mục đích hai, mà hai hướng tới tập thể, hiệu công việc kiểu “Cả hai muốn ….”, “Chúng ta có chung suy nghĩ về…” Nói làm người suy nghĩ liệu mâu thuẫn có đáng để ảnh hưởng đến cơng việc khơng +Cởi mở, lắng nghe: dù có giải pháp nên lắng nghe ý kiến đồng nghiệp, xem suy nghĩ nào, đừng trích hay đổ lỗi, đừng to tiếng hay tỏ cục cằn nóng giận áp đặt suy nghĩ lên người khác, đừng để cảm xúc đan xen Hãy cố gắng tạo khơng khí thân thiện, hướng đồng nghiệp đến mục đích nói chuyện giải xích mích ận lu nh ki tế ới m 28 ất nh +Tìm giải pháp: sau tìm lý mâu thuẫn suy nghĩ hai thống đưa giải pháp Hãy nói rõ hết mâu thuẫn, vấn đề gây tranh cãi, đừng để lòng Từ việc lắng nghe ý kiến đồng nghiệp thơng tin nói chuyện đưa giải pháp hợp tình hợp lý Nên nhớ mục đích nói chuyện để giải vấn đề mâu thuẫn khơng phải cãi lộn +Nếu tình hình trở nên tệ hai thống trao đổi thành chiến tìm cách làm dịu lại khơng khí, tiếp tục hướng mục đích chung hai bắt đầu nói chuyện bàn lợi ích hai người hợp tác tương lai để hồ giải bất đồng +Nếu tất khơng thành công đồng nghiệp trở nên không kiềm chế ngưng buổi nói chuyện để nói vào lúc khác chuyển cách giao tiếp Có thể nói bảng, giấy cảm xúc bớt xen vào Và không hiệu bạn nên rút lui tìm người thứ ba để giải chuyện công 3.4 Các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ Mặc sai trang phục, bắt tay sai cách, cử điệu nét mặt không phù hợp hay tặng quà không nơi chỗ lỗi mà nhiều người mắc phải làm xấu hình ảnh họ mắt đồng nghiệp nhiều ểu Ti 3.4.1 Trang phục Đa phần người mắc phải sai lầm cách mặc trang phục nơi cơng sở mà họ khơng biết Những sai lầm tưởng nhỏ lại làm hình ảnh họ trở nên thiếu chuyên nghiệp, làm xấu hình ảnh họ cơng ty Sau số góp ý trang phục nơi công sở: -Tránh hở hang lộ liễu: Nhiều bạn gái chạy theo mốt hở hang khoe đường nét thể cách lố mà quên làm việc chốn công sở Đây điều phải tránh không muốn trở thành chủ đề bàn tán người Nếu muốn phá cách lựa chọn cách phối đồ váy áo hay quần tây ống suôn cách điệu làm bạn trông trẻ trung Để phối cách hiệu xem tạp chí thời trang, cho trang phục bạn vừa kín đáo, lịch mà không phần động, đại -Tránh mang nhiều phụ kiện: Mang nhiều phụ kiện khiến bạn trông treo đồ đạc Phụ kiện không nên mang nhiều đừng mang ận lu nh ki tế ới m 29 ất nh phụ kiện phát tiếng kêu “leng keng” số loại dây chuyền, lắc tay, lắc chân, … tất gây rối mắt cho người đối diện, chí khó chịu tiếng ồn chúng, lúc đầu nghe âm vui tai ngày làm việc mà lại “leng keng” “leng keng” khơng hay ho tý -Tránh trang phục rộng chật: Những trang phục không vừa với thể bạn làm bạn khó coi Nếu gầy mà bạn cố tình mặc đồ thùng thình để làm cân đối khơng nên mặc đồ q rộng mà vừa phải tơn dàng vóc bạn vừa phải cân xứng với thể Tương tự khơng nên mặc trang phục bó sát gây phản cảm -Tránh mặc trang phục nhăn nhúm: chúng nói lên tính cách bạn, thể bạn khơng có chu Những trang phục phẳng phiu thể lịch thiệp cần thiết công việc để tạo tin tưởng với người đối diện -Tránh khoe đồ hiệu: nhiều người nhà có điều kiện nên có sở thích kheo ngun đồ hiệu loại hãng thời trang tiếng nên nhớ khoe khoang đơi làm tổn thương đến người khác, làm bạn trở nên kệch cỡm trước mắt người Chúng ta làm việc không khoe đồ hiệu, quan trọng trang phục bạn phải thoải mái, lịch sự, thể tôn trọng người khác ểu Ti 3.4.2 Bắt tay Bắt tay động tác xã giao thông thương đối tác, đồng nghiệp, người quen gặp sử dụng Đây nghi thức xã giao quan trọng giao tiếp nơi cơng sở Có bước bắt tay bản: Bước 1: Tiến gần đến người cần bắt, cách khoảng 30cm, chìa tay chéo so với người, ngón tay chĩa thẳng Bước 2: Nắm tay lại, ngón tay khít với ngón tay đối phương, nắm chặt tay không siết chặt Bước 3: Lắc tay đối phương 2, lần bỏ *Một số ý bắt tay: -Nam giới với nên nắm bàn, siết chặt chút -Giữa nam với nữ, nam khơng nên siết chặt nắm lâu người nữ đeo nhẫn -Bắt tay với tư bình đẳng, tơn trọng lẫn nhau, đứng thẳng, chìa tay ra, khơng bắt tay người chỗ cao, người đứng chỗ thấp ận lu nh ki tế ới m 30 ất nh -Bắt tay phải( trừ không thể) Không nên bắt tay trái vơ lễ -Khơng vừa bắt tay vừa hút thuốc Chỉ phụ nữ mang găng bắt tay 3.4.3 Trao, nhận danh thiếp Trao nhận danh thiếp nét văn hoá, vừa giới thiệu thân, vừa thể phần trình độ văn hố, học thức, công việc hai người Việc trao nhận danh thiếp cấn số quy tắc: -Khi đến liên hệ với quan nên đưa danh thiếp cho thư ký để xem người ta có đồng ý tiếp khơng -Khi trao danh thiếp đưa mặt có chữ phía người nhận, vừa trao vừa giới thiệu họ tên -Khi nhận danh thiếp nhận với thái độ trân trọng, tránh hờ hững Cố gắng nhớ tên chức vụ người trao cất đi, sau trao danh thiếp khơng có xin lỗi hẹn họ lần sau 3.4.4 Cử chỉ, điệu bộ, nét mặt Cử chỉ, điệu bộ, nét mặt là phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ -Khi giao tiếp điệu phải chững chạc, khoan thai, không rung đùi hay nhổ râu ểu Ti -Liên tục trì giao tiếp mắt cho thấy biểu trung thực đáng tin cậy tập trung lắng nghe họ -Phải thể ánh mắt muốn chuyển tải điều cần nói, đồng thời khơng nên sử dụng ánh mắt khó chịu, soi mói, chằm chằm… -Hãy cười cách tự nhiên giao tiếp -Gật đầu đồng ý hiểu ý mà người muốn nói ận lu -Trong tṛị chuyện, người nói khơng nên mân mê quần áo, đồ trang sức hay bất ḱì vật dụng nào, v́ì điều cho thấy bạn bối rối bị phân tán tư tưởng trình tiếp xúc với -Nhiều người có quan điểm sai lầm "vung vẫy" tay nhiều lúc nói chuyện th́ ì h́ ình ảnh họ trở nên lôi Trong thực tế, bạn nên sử dụng bàn tay để diễn giải vấn đề thêm rõ ràng trước người nghe nh ki tế ới m 31 ất nh PHẦN 3.KẾT LUẬN Đa số công việc ngày địi hỏi phải có khả giao tiếp tốt, có văn hố ứng xử, biết nghi thức xã giao nơi cơng sở vừa thể trình độ thân, vừa người giao tiếp, giúp trì quan hệ cơng việc, “văn hoá giao tiếp” vấn đề quan trọng mà nên biết tới Nghiên cứu vấn đề “ xây dựng văn hoá giao tiếp nơi cơng sở” nhóm sở lý luận giao tiếp, kỹ giao tiếp, văn hố giao tiếp số thơng tin Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hùng Phát, đối tượng mà nhóm nghiên cứu, từ tìm thực trạng văn hố giao tiếp nơi cơng sở có điểm tốt có nhiều điểm khơng tốt cần giải cuối nhóm nêu lên số giải pháp để xây dựng văn hố giao tiếp nơi cơng sở nói chung Cơng ty Hùng Phát nói riêng Với thơng tin, tài liệu mà nhóm nghiên cứu được, nhóm mong nghiên cứu bổ ích giúp người phần cải thiện, nâng cao khả giao tiếp, văn hố giao tiếp nơi cơng sở, giao tiếp cách chuyên nghiệp văn minh hơn, giải tình khó xử giao tiếp cách khôn khéo, tế nhị, kịp thời để thành công công việc sống Chúc bạn thành công ểu Ti PHỤ LỤC ận lu PHIẾU ĐIỀU TRA Đề tài: Xây dựng văn hố giao tiếp nơi cơng sở ki nh Xin chào quý doanh nghiệp, chúng tơi thực đề tài: xây dựng văn hố giao tiếp nơi công sở Rất mong hợp tác quý doanh nghiệp nhóm thực tốt đề tài Chúng tơi xin cam kết giữ bí mật thông tin riêng doanh nghiệp sử dụng thông tin cung cấp phiếu điều tra cho mục địch tế ới m 32 ất nh khảo sát thực trạng văn hoá giao tiếp nơi công sở Xin chân thành cảm ơn hợp tác quý doanh nghiệp! Xin đánh dấu X vào □ câu trả lời tương ứng Anh/chị có thói quen hút thuốc phòng làm việc,uống rượu bia mặc trang phục thiếu lịch sự, làm việc riêng , vừa nói chuyện vừa tiếp khách: □Có □Khơng Nếu có, xin cho biết mức độ thường xuyên việc việc cho điểm vào phương án, điểm cao thể mức thường xuyên xuất cao thói quen trên: *Hút thuốc phịng làm việc □Khơng □Thi thoảng □Thường xuyên *Uống rượu bia trước đến quan vào nghỉ trưa □Không □Thi thoảng □Thường xuyên *Mặc trang phục thiếu lịch □Không □Thi thoảng □Thường xuyên *Làm việc riêng (đọc báo, chơi game,…) □Không □Thi thoảng □Thường xuyên *Vừa nói chuyện vừa tiếp khách □Khơng □Thi thoảng □Thường xuyên Ti ểu Anh/chị có đến làm muộn khơng? □Có □Khơng ận lu Nếu có ,xin cho biết mức độ thường xuyên việc cho điểm vào phương án, điểm cao thể mức độ thường xuyên cao nhất, anh/chị thường đến muộn bao lâu: □5 phút □10 phút □15 phút □Nhiều 15 phút nh ki tế ới m 33 ất nh Khi nói chuyện điện thoại anh/chị có hay quên chào hỏi, hay nói thiếu chủ ngữ(ai đấy?, hỏi việc gì?,…), nói q to: □Có □Khơng Anh/chị có hay sử dụng điện thoại làm việc, họp: □Có □Khơng Anh/chị liên lạc đến người khác cần họ? □Có □Khơng Anh/chị thường quên trả lời gọi e-mail? □Có □Khơng Khi giao tiếp anh/chị có hay bỏ qua giao tiếp bản(cảm ơn, làm ơn, hân hạnh,…)? □Có □Khơng 10 Khi nghe máy, anh/chị thường bắt đầu với: □Đây là… xin kính chào q khách,Tơi là… xin chào bạn… □Ai □Chả nói đợi bên nói trước □Câu trả lời khác:…………………………………………… 11 Anh/chị có hay phải nghe lời tiêu cực(tôi ghét…, chán nhỉ, chịu được, …)? □Có □Khơng 12 Anh/chị có để ý đến mùi thể làm viêc, giao tiếp? □Có □Khơng 13.Anh/chị có thiếu tự tin giao tiếp? □Có □Khơng Ti ểu 14.Anh/chị gặp trường hợp “nịnh trên, nạt dưới” chưa? □Rồi □Chưa ận □Khơng ki lu 15.Anh/chị có hay đốn xảy cơng ty? □Có □Có □Khơng 17.Anh/chị bị nói xấu đồng nghiệp? □Rồi □Chưa 18.Anh/chị chửi tục quan? □Có □Khơng nh 16.Anh/chị có nói xâu người khác làm việc? tế ới m 34 ất nh 19.Anh/chị nghe thấy đồng nghiệp chửi tục? □Rồi □Chưa 20.Anh/chị có lắng nghe ý kiến người khác cơng việc? □Có □Khơng 21.Anh/chị có khen ngợi, động viên, góp ý với đồng nghiệp? □Có □Khơng 22.Nếu có cách nào: □Góp ý trực tiếp □Góp ý khéo léo, nhẹ nhàng □Cách khác: ……………………………………………………………… 23.Anh/chị có bị sếp hay đồng nghiệp trích khơng? □Có □Khơng 24 Nếu có bạn xử lý nào: □Nếu sai nhận, khơng sai cãi lại □Nhịn để bụng □Khơng quan tâm lắm, làm việc tiếp □Vui vẻ chấp nhận nhắc nhở để sửa chữa khắc phục □Khác:……………………………………………………… ểu Ti 25 Anh/chị có hiềm khích với đồng nghiệp nhiều nhầm hay cố tình có lý khác, anh/chị xử lý nào? □Nói chuyện trực tiếp ngồi làm □Âm thầm đấu tranh □Lơi vào buổi họp nói cho rõ ràng □Khác:……………………………………………………… ận lu nh ki 26 Trong lúc rảnh rỗi anh/chị có hay sách báo tài liệu, cập nhật thơng tin?Nhất tài liệu thông tin liên quan đến công việc hàng ngày □Có □Khơng □Có tế 27 Anh/chị có q cầu tồn cơng việc? □Khơng ới m 35 ất nh 28 Anh/chị nghĩ văn hố giao tiếp nơi cơng sở nào? □Rất tốt □Tốt □Trung bình □Kém □Khơng biết văn hố giao tiếp mức *Thông tin người điền phiếu Họ tên:………………………………………………………………………… Chức vụ:…………………………………………………………………………… Điện thoại:………………………………………………………………………… Email:……………………………………………………………………………… Cảm ơn bạn tham gia khảo sát ểu Ti ận lu nh ki TÀI LIỆU THAM KHẢO tế 1,Brandon Toropov, 3/2011, Nghệ thuật giao tiếp hữu hiệu nơi công sở, Nhà xuất Trẻ ới m 36 ất nh 2,Nhóm PTD, Văn hố giao tiếp ứng xử nơi công sở, 2009, Internet, [URL]http://tailieu.vn/doc/van-hoa-giao-tiep-ung-xu-noi-cong-so-134519.html 3,Nguyễn Thị Oanh, Văn hoá giao tiếp sinh viên trường đại học Tây Nguyên, 2012-2013, Đắk Lắk 4,Nguyễn Thuỳ Trang, Văn hố giao tiếp cơng sở người Nhật, 2010, Hà Nội 5,Nguyễn Văn Vĩnh, Giao tiếp nơi công sở, 2013, Internet, [URL]http://123doc.org/document/287677-giao-tiep-truc-dien-trong-cong-so.htm 6,Trần Văn Nghiệp, Để giao tiếp - Ứng xử thành công, 2010, Internet, [URL]http://tailieu.vn/doc/de-giao-tiep-va-ung-xu-thanh-cong-hon-407427.html 7,Trung Luận, Văn hố cơng sở, 2012, Quảng Ninh 8,Vũ Vũ, Để khơng “kẻ ngốc” nơi công sở, 2010, Internet, [URL]http://dantri.com.vn/nghe-nghiep/de-khong-la-ke-ngoc-noi-cong-so386100.htm?mobile=true ểu Ti ận lu nh ki tế ới m 37 ất nh