ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ANH NGỌC
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc
Nguyên vật liệu sử dụng dùng cho sản xuất bao bì có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất bao bì của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Muốn thu hút thị trường hiện nay, doanh nghiệp cần chú trọng đến chất lượng và mẫu mã bao bì Mẫu mã đẹp và chất lượng tốt chính là yếu tố tiên quyết giúp doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng bán được hàng Giá thành phải hạ mới khiến khách hàng lựa chọn sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp.
Nguyên liệu túi dùng cho sản xuất bao bì có tính chất cơ lí không ổn định, nhất là với điều kiện khí hậu ở nước ta, đòi hỏi Công ty phải có hệ thống nhà kho bảo quản, có máy điều hoà nhiệt độ để đảm bảo tính cơ lí của túi, không bị co giãn, vì nếu không thì khi in sản phẩm sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm, cụ thể là hình ảnh hoặc mẫu mã bị nhoè Mặt khác, túi dùng cho sản xuất bao bì toàn là túi nhập khẩu, do vậy giá trị của túi tương đối lớn Vì vậy, đòi hỏi Công ty phải quản lí tốt việc thu mua bảo quản túi nhằm đạt hiệu quả cao nhất, tránh lãng phí, từ đó tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất , làm cơ sở cho việc hạ giá thành sản phẩm để có thể cạnh tranh, đứng vững trên thị trường.
Nguyên liệu dùng trong sản xuất bao gồm rất nhiều loại túi, nhiều loại mức khác nhau, nhập của nhiều nước khác nhau Để giúp cho công tác hạch toán chính xác với từng nguyên vật liệu thì kế toán Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc phải phân loại nguyên vật liệu theo từng loại của từng nước riêng để nhằm quản lí tốt tình hình kho và sự biến động của từng thứ nguyên vật liệu Nhờ có sự phân loại này mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu, do đó có thể cung cấp các thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu Căn cứ vào công dụng kế toán của nguyên vật liệu, Công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành các loại chủ yếu như sau:
Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm màng nhựa và hạt nhựa Hạt nhựa các loại là nguyên liệu dễ bảo quản ở dạng hạt, có đặc điểm chịu nhiệt tốt, ít bám bụi và rêu mốc, độ bóng cao Hạt nhựa các loại không bị biến dạng do khí hậu, chịu được sự ăn mòn của mối và axít, không bị lão hóa do tia cực tím. Hạt nhựa các loại đa dạng về kích thước, màu sắc, hoa văn và có độ dày khác nhau Hạt nhựa các loại bao gồm các loại như hạt nhựa PC, hạt nhựa PP, hạt nhựa PV, Màng nhựa các loại là một lớp màng mỏng trong suốt hoặc có màu, có tính bền bỉ, dẻo dai, co giãn, dễ bị chuyển màu khi tiếp xúc với nước hay dung môi hữu cơ, dễ xuất hiện bọt khí nếu không được bảo quản tại nơi khô thoáng Màng nhựa các loại có nhiệm vụ gắn hai hoặc nhiều lớp hạt nhựa lại với nhau để tăng độ dày và tính an toàn cho nhựa thành phẩm Màng nhựa các loại còn tạo thành màng chắn chống sự xâm nhập từ bên ngoài, có tác dụng hạn chế hiệu ứng nhiệt và những bức xạ UV có hại cho sức khỏe Lớp màng nhựa các loại có tác dụng dính chặt các mảnh vỡ sắc nhọn khi nhựa bị vỡ, nứt Màng nhựa các loại bao gồm các loại như màng nhựa PVC, màng nhựa PVP, màng nhựa PPS,
Nguyên vật liệu phụ trong bao bì đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên mẫu mã bao bì, nâng cao chất lượng sản phẩm Chúng bao gồm nhiều loại vật liệu không trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm, nhưng lại giúp tô điểm, tăng tính thẩm mỹ hoặc hỗ trợ bảo vệ sản phẩm bên trong Ví dụ như: lớp màng phủ, mực in, keo dán, khóa zip,
Các loại mực: trong các loại mực được chia thành từng nhóm do các nước sản xuất khác nhau và trong mỗi nhóm lại được chia thành các nhóm khác nhau:
- Nhóm mực Nhật: mực xanh, mực đỏ cờ, mực đỏ sen, mực vàng, mực đen.
- Nhóm mực Đức: các màu xanh, đỏ, vàng, đen.
Các dung dịch nước rửa (xylen, axít HF, sút), hóa chất đánh bóng (autosol, cồn 90 0 ):
- Xylen là chất lỏng trong suốt, không màu Nó có thể hòa tan với cồn, ether, dầu thực vật và hầu hết các dung môi hữu cơ khác nhưng không tan trong nước Được dùng làm dung môi hòa tan nhựa tổng hợp, chất béo, sáp.
- Axít HF là một axít vô cơ, lỏng, ăn mòn mạnh, độc tính cao, tan trong nước, bay hơi nhẹ trong tự nhiên, không màu, mùi hắc axít.
- Autosol không độc hại, an toàn với da tay, thân thiện với môi trường, dạng dung dịch dễ sử dụng, không dễ cháy.
Phụ tùng thay thế là các loại phụ tùng, chi tiết của các loại máy móc, thiết bị mà công ty sử dụng như: bộ hơi, bánh răng hộp số, lá côn, trục cơ…
Nhiên liệu là vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như: xăng, dầu…
Việc phân loại NVL như trên nhằm tạo cơ sở để ghi chép, theo dõi NVL trên sổ sách và trong các file trên excel một cách dễ dàng và khoa học hơn theo chức năng sử dụng của NVL đối với từng đơn đặt hàng Như vậy việc phân loại NVL tại công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm hoạt động và vai trò tác dụng của mỗi loại NVL, giúp công ty quản lý NVL và đánh giá hiệu quả đầu tư vào mỗi đơn đặt hàng được dễ dàng và chính xác hơn Đồng thời dựa trên cơ sở này giúp công ty theo dõi được về biến động của từng loại NVL, từ đó tìm ra được phương thức quản lý, lên kế hoạch thu mua, dự trữ và sử dụng phù hợp Tuy nhiên các loại NVL như cát, sỏi ít khi được công ty lưu trữ trong kho
Tại Anh Ngọc, các nguyên vật liệu đều được hệ thống hóa và sắp xếp theo nhóm Nguyên vật liệu chính trực tiếp tạo nên sản phẩm, còn nguyên vật liệu phụ tăng cường tính năng và chất lượng sản phẩm Nhiên liệu cung cấp năng lượng cho máy móc, trong khi phụ tùng thay thế đảm bảo hoạt động của thiết bị Cách sắp xếp này giúp quản lý và kiểm soát nguyên vật liệu hiệu quả, phục vụ cho quá trình sản xuất suôn sẻ.
Dưới đây là danh mục vật tư hiện đang sử dụng được tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc:
Biểu 1.1: Danh mục nguyên vật liệu tại Công ty
STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính
1 HATNHUA PC Hạt nhựa PC Kg
2 HATNHUA PV Hạt nhựa PV Kg
3 HATNHUA PP Hạt nhựa PP Kg
4 HATNHUA M Hạt nhựa màu Kg
5 MAG PVC Màng nhựa PVC M 2
6 MAG PVB Màng nhựa PVB M 2
7 MAG PPS Màng nhựa PPS M 2
8 KEOPOLY Keo dính & keo bịt lỗ Kg
16 BOT TI Bột Titan Kg
(Nguồn: Phòng Kế toán) 1.1.3 Tính giá NVL
Tính giá NVL là một công tác rất quan trọng trong việc tổ chức kế toán NVL Việc kế toán NVL của Công ty tuân thủ theo chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho, theo chuẩn mực này NVL luân chuyển trong công ty phải được tính theo giá thực tế. Đối với NVL nhập kho
Giá thực tế của NVL được xác định theo từng nguồn nhập dựa vào các chứng từ phản ánh chi phí thực tế phát sinh Theo chuẩn mực 02, giá thành NVL được tính theo giá gốc bao gồm: Chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí có liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái sẵn sàng sử dụng
Các loại NVL của công ty toàn bộ là mua ngoài Theo đó công ty xác định giá trị thực tế NVL nhập kho theo công thức sau.
NVL Giá mua ghi trên +
Chi phí có liên quan -
Các khoản mua ngoài nhập kho hóa đơn (chưa có VAT) không được hoàn lại trực tiếp đến việc mua hàng giảm trừ
- Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức.
- Các khoản giảm trừ: bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua. Đối với NVL xuất kho
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp thực tế đích danh để xác định giá nguyên vật liệu (NVL) xuất kho, nghĩa là kế toán NVL phải dựa vào chứng từ xuất kho từ kho để xác định lô hàng mua vào ngày nào, giá mua bao nhiêu Chỉ khi có chứng từ này, kế toán NVL mới có thể ghi nhận giá xuất kho tương ứng trong sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Đặc điểm luân chuyển NVL của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc
Và Dịch vụ Anh Ngọc
1.2.1 Quá trình thu mua NVL Để có thể tiến hành sản xuất thì bước đầu tiên là phải mua NVL Khâu thu mua quyết định đến chất lượng NVL từ đó ảnh hưởng đến chất lượng của đơn đặt hàng Do vậy việc quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua rất quan trọng, làm tốt khâu thu mua sẽ giúp cho việc tiến hành sản xuất chủ động, liên tục không bị gián đoạn.
Căn cứ vào nhiệm vụ SXKD và nhu cầu cụ thể của từng phân xưởng, phần việc hàng tháng, hoặc hàng quý, giám đốc công ty phân công như sau:
Phòng Thiết kế phối hợp với Phòng Kế hoạch lập dự trù vật tư cho từng đơn hàng hoặc từng tổ sản xuất, trình Giám đốc công ty duyệt Phòng Kế hoạch chịu trách nhiệm gửi đơn hàng, tiến hành thủ tục thu mua như tìm hiểu thị trường, lấy báo giá, xây dựng hợp đồng Sau khi hai bên ký kết hợp đồng, Phòng Kế hoạch giao cụ thể cho nhân viên kho và đến nơi cung ứng làm thủ tục tiếp nhận nguyên vật liệu, hóa đơn GTGT, chứng chỉ kỹ thuật (nếu có) Khi nguyên vật liệu nhập kho và được kiểm nghiệm, nhân viên kho nộp hồ sơ đến Phòng Tài chính Kế toán để làm thủ tục thanh toán tiền mua hàng cho bên bán.
Số lượng nguyên vật liệu thường được công ty thu mua đảm bảo đủ cho sản xuất hoặc từng giai đoạn của sản xuất, tránh tồn đọng trong kho lâu ngày gây kém phẩm chất, lãng phí vốn
Nguyên vật liệu mua về trước khi nhập đều được kiểm nghiệm số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách Ban kiểm nghiệm gồm có đại diện phòng
Kế hoạch, đại diện phòng Thiết kế kỹ thuật và Thủ kho.
Các loại NVL được đưa từ nhà cung cấp về kho của Công ty thông qua các phương tiện vận chuyển khác nhau (đường thủy, đường bộ ) Tuy nhiên thì chủ yếu là đường bộ, chỉ một số loại NVL như cát thì sẽ được vận chuyển qua đường biển, tuy nhiên khi tới các bến đò, công ty sẽ cho xe đến tận nơi để nhận NVL, nếu không còn xe thì công ty sẽ thuê phương tiện vận tải bên ngoài.
1.2.2 Quá trình dự trữ NVL Để nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất không những cần thu mua các nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng mà còn cần có sự bảo quản hợp lý, tránh hư hỏng, mất mát trong quá trình sử dụng tại công ty.
Hiện nay, hệ thống kho của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại VàDịch vụ Anh Ngọc bao gồm hai kho chính, trong đó có một kho dùng để bảo quản nguyên vật liệu, kho còn lại dùng để chứa thành phẩm đã sản xuất được.
Phân xưởng lấy vật liệu từ kho sau đó đem về và phân bổ dần cho các tổ sản xuất.
Nguyên vật liệu khi mua về được ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng sau đó được đưa vào nhập kho để quản lý Kho là điểm xuất phát cũng là điểm cuối cùng trong quá trình sản xuất, do đó việc bảo quản nguyên vật liệu của công ty được tuân theo quy định trong quy chế quản lý kho chung Kho của công ty được trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy chữa cháy, đảm bảo độ thông thoáng Nguyên vật liệu được sắp xếp khoa học theo từng khu riêng biệt, đảm bảo cách nền và tường tương ứng là 25-30 cm để chống ẩm thấp, đảm bảo độ thông thoáng.
Trong quá trình luân chuyển vật liệu tại công ty, hầu hết các vật liệu đều được lưu chuyển qua kho sau đó mới tới các phân xưởng sản xuất, chỉ có một phần ít trong số đó là được đưa thẳng vào sử dụng, sản xuất mà không qua kho Chính vì vậy, công tác quản lý, bảo quản vật liệu tại kho là rất quan trọng Các cán bộ, công nhân viên trong công ty đảm nhận trách nhiệm này luôn luôn cần chú ý theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng trên thực tế Đảm bảo phát hiện kịp thời và giảm thiểu tình trạng hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu trong công ty.
Trong quá trình hoạt động, các phòng ban, phân xưởng sản xuất phát sinh các nhu cầu về nguyên vật liệu Các cá nhân có trách nhiệm tại mỗi bộ phận dựa trên tình hình thực tế tại bộ phận mình xác định nguyên vật liệu cần dùng về chủng loại, số lượng,… Từ đó lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kế toán Sau khi được duyệt, các bộ phận sẽ tiến hành nhận vật liệu từ kho nguyên vật liệu của công ty.
Phòng cung ứng vật tư Kế toán
Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các bộ phận, phân xưởng luôn phải chú ý đến mục tiêu tiết kiệm, hiệu quả Quá trình sử dụng nguyên vật liệu cũng được ghi chép đầy đủ, tránh mất mát khi sử dụng Trong phân xưởng sản xuất việc sử dụng nguyên vật liệu dựa trên các định mức tiêu hao nguyên vật liệu mà phòng kỹ thuật đề ra Mỗi cá nhân, thành viên trong công ty khi sử dụng nguyên vật liệu đều phải dùng đúng mục đích sao cho tiết kiệm và đạt hiệu quả trên sự giám sát của quản lý từng bộ phận.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ANH NGỌC 2 2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư Thương
Trình tự luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu nhập kho
Quy trình nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Anh Ngọc được theo dõi chặt chẽ bởi phòng Kế hoạch và thủ kho Trước khi nhập kho, thủ kho có trách nhiệm kiểm tra số lượng, quy cách, chủng loại và chất lượng nguyên vật liệu theo đúng hợp đồng đã ký kết Chỉ khi đảm bảo nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu mới được nhập kho Thủ kho lập phiếu nhập kho dựa trên hóa đơn GTGT và lập thành 2 liên.
Liên 1: lưu tại quyển gốc
Liên 2: thủ kho sẽ giữ lại để ghi thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán để tiến hành ghi sổ.
Khi lập phiếu nhập kho, thủ kho ghi số lượng cần nhập vào cột số lượng yêu cầu Số lượng thực nhập trên PNK và thẻ kho Sau đó chuyển PNK lên cho kế toán nguyên vật liệu định khoản “ đơn giá”, “ thành tiền” vào PNK và các chứng từ khác có liên quan Trong trường hợp kiểm tra NVL trước khi nhập kho, nếu phát hiện NVL thừa thiếu, không đúng phẩm chất, quy cách… thủ kho phải báo ngay cho phòng Kế hoạch biết cùng với kế toán nguyên vật liệu để lập biên bản xử lý.
Quy trình luân chuyển PNK được diễn ra như sau:
- Người giao hàng đề nghị nhập kho
- Thành lập Ban kiểm nhận hàng: Đại diện phòng Thiết kế, Đại diện phòng
Kế hoạch và Thủ kho
- Thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho
- Thành viên Ban kiểm nhận ký vào Biên bản kiểm nghiệm
- Thủ kho sẽ tiếp nhận hàng, bố trí, sắp xếp NVL vào nơi quy định và ghi Thẻ kho.
- Sau đó 1 liên của Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho kế toán NVL ghi sổ và lưu trữ tại phòng kế toán.
Theo hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) số 0000188 ngày 11 tháng 04 năm 2017, Công ty đã mua nguyên vật liệu từ Công ty TNHH Mora Việt Nam Công ty TNHH Mora Việt Nam tiến hành giao hàng tại Công ty Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000188 ngày 11 tháng 04 năm 2017, Công ty đã ghi nhận chi phí mua nguyên vật liệu này vào sổ sách kế toán.
2017, Ban kiểm nhận tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm số 01/04 Sau đó,căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm số 01/04, kế toán lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu chủ yếu của công ty được thu mua từ bên ngoài vào thời điểm ngày 11 tháng 04 năm 2017.
Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT số 0000188(Kẹp chứng từ)
Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Ngày 11 tháng 04 năm 2017
Số: 01 Căn cứ vào Hoá Đơn ( GTGT ) Số 0000188 ngày 11 tháng 04 năm 2017 của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Mora Việt Nam.
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1) Ông: Nguyễn Quang Long - Đại diện phòng Kế hoạch –Trưởng ban 2) Ông: Trần Văn Quý - Đại diện phòng Thiết kế - Ủy viên
3) Ông: Nguyễn Xuân Quảng - Thủ kho
Phương thức kiểm nghiệm: Đếm, cân
Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT SL
Ghi Đạt yêu chú cầu
Trưởng ban Ủy viên Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.3: Phiếu nhập kho(Kẹp chứng từ)
Trình tự luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu xuất kho
Do đặc điểm của công ty là sản xuất theo hợp đồng, nên khi công ty nhận được hợp đồng thì tiến hành xuất kho NVL để tiến hành sản xuất Số lượng, chủng loại vật liệu xuất kho tính toán dựa theo yêu cầu cụ thể của từng hợp đồng.
Khi phân đội/ tổ có nhu cầu sử dụng NVL sẽ tiến hành viết đơn đề nghị lĩnh vật tư Nếu NVL có giá trị lớn thì phải qua giám đốc kí duyệt, nếu giá trị nhỏ thì không cần qua sự ký duyệt của giám đốc Sau đó đưa lên bộ phận kế toán lập phiếu xuất kho PXK được lập làm 3 liên:
Liên 1: lưu tại quyển gốc
Liên 2: giao cho đơn vị nhận vật tư
Liên 3: giao thủ kho Sau đó thủ kho chuyển lại lên phòng kế toán.
Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho:
Tổ/đội viết giấy đề nghị xuất vật tư ( nếu vật tư có giá trị lớn)
- Chuyển phiếu đề nghị xuất lên giám đốc ký duyệt.
- Thủ kho lập phiếu xuất kho
Thủ kho dựa trên phiếu xuất kho để giao vật tư, sau đó họ ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho Tiếp theo, thủ kho sử dụng phiếu xuất kho để ghi thẻ kho Định kỳ, thủ kho sẽ chuyển phiếu xuất kho lên cho kế toán vật tư để nhập vào máy tính.
Ví dụ 2: Ngày 13/04/2017 phân xưởng sản xuất số 1, sản xuất đơn đặt hàng của Công ty TNHH Kỹ thuật và Sản xuất Toàn Việt, yêu cầu xuất vật tư. Ban kiểm nhận đồng ý duyệt Thủ kho căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất vật tư để tiến hành xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất đơn đặt hàng.
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc là một đơn vị sản xuất bao bì nên công ty xuất kho vật liệu chủ yếu sử dụng cho các đơn đặt hàng của khác hàng ngay tại các phân xưởng nên việc xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho được xác định theo “Giá thực tế đích danh” Giá thực tế xuất kho căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần nhập đó.
Biểu 2.6: Giấy yêu cầu xuất vật tư
GIẤY YÊU CẦU XUẤT VẬT TƯ
Họ và tên: Lê Quốc Cường
Bộ phận: Phân xưởng sản xuất số 1
Diễn giải: Phục vụ sản xuất đơn đặt hàng của Công ty TNHH Kỹ thuật và Sản xuất Toàn Việt
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Duyệt
Người yêu cầu Giám đốc
Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp NXT Sổ kế toán tổng hợp
Phương pháp ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu
Việc hạch toán chi tiết NVL tại công ty được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của mỗi loại NVL Phương pháp hạch toán chi tiết được sử dụng tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc là phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Phương pháp ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu
Ghi định kỳ: Đối chiếu:
Quy trình ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu
Nhiệm vụ cốt lõi của thủ kho là bảo vệ số lượng và chất lượng nguyên vật liệu Họ phải nắm rõ tình trạng tồn kho, bao gồm số lượng, loại và chất lượng của từng loại nguyên vật liệu Nhờ đó, thủ kho có thể cung cấp nguyên vật liệu kịp thời cho các bộ phận sản xuất hoặc báo cáo với phòng cung ứng vật tư để điều chỉnh kế hoạch mua sắm và dự trữ, đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ.
Việc hạch toán chi tiết được thực hiện trên thẻ kho Thẻ kho được mở riêng cho từng loại vật tư, để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL, công cụ dụng cụ ở từng kho Thẻ kho được dùng làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu, dụng cụ và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các thông tin trên chứng từ đó. Định kỳ 7 ngày nhân viên kế toán nguyên vật liệu xuống kho nhận chứng từ Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Kế toán nguyên vật liệu mở sổ chi tiết vật liệu trên file excel để ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán nguyên vật liệu kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối kỳ kế toán nguyên vật liệu tiến hành cộng sổ trên excel và tính ra số tồn kho cho từng loại vật liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu, cuối tháng kế toán nguyên vật liệu lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu.
Biểu 2.8: Thẻ kho Hạt nhựa PC
Ngày lập thẻ: từ ngày 01/04/2017 đến ngày 30/04/2017
- Kho: Hạt nhựa - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Hạt nhựa PC
- Đơn vị tính: Kg - Mã số: HATNHUA PC
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn nhận
2 02/04 418/NK Nhập kho hạt nhựa HĐ 0000023 02/04 3.000 3.000
3 04/04 415/XK Xuất nguyên vật liệu để sản xuất 04/04 3.00
4 11/04 420/NK Nhập kho hạt nhựa HĐ 0000188 11/04 980 1.100
5 13/04 417/XK Xuất nguyên vật liệu để sản xuất 13/04 125 975
6 15/04 418/NK Xuất nguyên vật liệu để sản xuất 13/04 200 775
Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu 2.9: Sổ chi tiết vật liệu Hạt nhựa PC
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HÓA)
Năm: 2017 Tài khoản: 1521 Tên kho: kho công ty Tên quy cách nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa): Hạt nhựa PC Đơn vị tính: Kg
Tài khoản đối ứng Đơn giá
Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
Nhập kho hạt nhựa HĐ
Xuất nguyên vật liệu để sản xuất 621-VT
Nhập kho hạt nhựa HĐ
Xuất nguyên vật liệu để sản xuất 621-NĐ
Xuất nguyên vật liệu để sản xuất 632
NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu 2.10: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 04 năm 2017 Đơn vị tính: Đồng
STT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng
SL TT SL TT SL TT SL TT
6 Ngươi lập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vi
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Trong quá trình phát triển và trưởng thành, Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc đã không ngừng phát triển và ngày càng lớn mạnh về mọi mặt Nhìn một cách tổng thể thì công ty có bộ máy quản lý tương đối chặt chẽ, các phòng ban được tổ chức khoa học, phân công nhiệm vụ, chức năng rõ ràng, cụ thể Trong sự phát triển chung của toàn bộ công ty, công tác quản lý và hạch toán kế toán nguyên vật liệu đã ngày một hoàn thiện hơn để có thể đáp ứng được những đòi hỏi, yêu cầu ngày càng cao và khắt khe Chính điều này đã góp phần tạo nên hiệu quả trong hoạt động sử dụng nguyên vật liệu nói riêng và hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn bộ Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc nói chung, khẳng định và duy trì vị thế của công ty trong nền kinh tế.
Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán tài chính, với cơ hội được tìm hiểu thực tế công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc, em thấy công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty có những ưu điểm nổi bật sau đây:
Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Với đặc thù là công ty sản xuất bao bì, các sản phẩm của công ty đã tạo được chỗ đứng trên thị trường trong nhiều năm nay Tuy hoạt động trong nền kinh tế thị trường nhiều biến động, đặc biệt là trong tình hình kinh tế suy thoái trong mấy năm gần đây nhưng công ty đã luôn tìm cách đổi mới công tác quản lý để có thể tồn tại và phát triển, cạnh tranh trên thị trường Trong những chính sách đổi mới đó thì có cả sự đổi mới trong công tác quản lý nguyên vật liệu, từ đó đã góp phần giúp cho công ty nâng cao chất lượng sản phẩm đồng thời tạo được uy tín với các khách hàng Cụ thể là, công ty đã thực hiện xây dựng một mô hình quản lý nguyên vật liệu riêng từ khâu thu mua đến bảo quản, dự trữ và sử dụng - phù hợp với đặc điểm và điều kiện kinh doanh tại công ty Bên cạnh đó, với đội ngũ nhân viên am hiểu thị trường, hệ thống kho tàng được bố trí khoa học, trang thiết bị được trang bị đầy đủ, hiện đại đã đáp ứng được những yêu cầu trong công tác bảo quản, sử dụng và kiểm kê tại công ty Việc xuất kho nguyên vật liệu cũng được kiểm tra khá chặt chẽ về thủ tục, điều kiện sao cho việc sử dụng nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao nhất
- Khâu thu mua nguyên vật liệu: Với đội ngũ nhân viên tại phòng Kế hoạch và phòng thiết kế, nhạy bén với những biến động về giá cả trên thị trường, nguyên vật liệu tại công ty luôn được đảm bảo cung cấp đầy đủ cả về số lượng lẫn chất lượng với giá cả phải chăng nhất Những nguyên vật liệu nhập mua đều là những nguyên vật liệu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, đảm bảo đúng theo yêu cầu của các bộ phận có nhu cầu về vật tư Nguyên vật liệu luôn được dự trữ ở mức cần thiết, duy trì theo như định mức tồn kho như đã tính toán Chính điều này đã góp phần làm cho quá trình sản xuất kinh doanh tại công ty diễn ra liên tục, không bị gián đoạn, không gây lãng phí vốn, giúp công ty luôn hoàn thành đúng thời hạn theo các đơn đặt hàng đã ký kết và đáp ứng nhu cầu chung của thị trường.
- Khâu kiểm tra nguyên vật liệu mua vào: Trước khi đưa nguyên vật liệu vào nhập kho, nguyên vật liệu phải được kiểm tra chất lượng xem có bảo đảm theo đúng yêu cầu không Công việc này được thực hiện bởi Ban kiểm như số lượng, chủng loại, kích cỡ, quy cách phẩm chất hay các thông số kỹ thuật có liên quan Nếu qua quá trình kiểm tra, phát hiện ra bất kỳ sự sai khác nào so với yêu cầu mua thì có thể không chấp nhận nhập kho nguyên vật liệu (đối với những sự sai khác quá lớn) hoặc yêu cầu giảm giá nguyên vật liệu. Nếu nguyên vật liệu đảm bảo theo đúng yêu cầu của bộ phận có nhu cầu thì nguyên vật liệu sẽ được nhập kho Quy trình và thủ tục này đã đảm bảo cho nguyên vật liệu nhập kho đúng chất lượng, tránh được việc sử dụng những nguyên vật liệu kém chất lượng, gây ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm, quá trình sản xuất kinh doanh Đồng thời, điều này cũng giảm được nguy cơ bị hư hỏng, hao hụt trong quá trình sử dụng do nhập những nguyên vật liệu kém chất lượng.
- Khâu dự trữ: Công ty đã phân loại các hệ thống kho khá hợp lý, xây dựng đủ tiêu chuẩn đáp ứng được các điều kiện bảo quản NVL, đặc biệt với NVL thép rất cần bảo quản tránh làm giảm chất lượng nguyên liệu, phù hợp với từng đặc điểm, tính năng lý hóa học của các loại NVL khác nhau Cụ thể như nguyên vật liệu thép được bố trí các kệ để kéo dài, cao so với mặt đất, có máy nâng lên tạo thuận lợi cho công tác dự trữ NVL
- Khâu sử dụng: NVL được dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức NVL tiêu hao trước khi xuất kho cho sản xuất. Khi có nhu cầu sử dụng NVL thì các bộ phận phải có đề xuất gửi lên phòng giám đốc ký duyệt Vì thế công tác quản lý NVL đưa vào sản xuất cũng như đem bán được tuân thủ khá nghiêm ngặt, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, tiết kiệm được chi phí cũng như giá thành sản phẩm.
Về tổ chức chứng từ trong phần hành kế toán nguyên vật liệu
Trước hết, các chứng từ nhập kho, xuất kho và các chứng từ liên quan được thiết lập đầy đủ, theo đúng quy định của công ty nói riêng và chế độ kế toán nói chung Sau đó, quy trình luân chuyển chứng từ và các thủ tục nhập, xuất được thiết kế hợp lý, logic và luôn đảm bảo đúng trình tự cũng như đúng thẩm quyền của những cá nhân có liên quan Ví dụ như nguyên vật liệu nhập kho phải có đầy đủ chứng từ như Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư rồi sau đó Kế toán sẽ tiến hành nhập kho và lập Phiếu nhập kho.
Về công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Với bộ chứng từ gốc ban đầu, kế toán nguyên vật liệu đã tiến hành hạch toán chi tiết đầy đủ theo đúng trình tự và quy định đặt ra Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song với ưu điểm dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, tiết kiệm được thời gian mà còn đảm bảo được việc theo dõi, quản lý công tác kế toán của những nhà quản lý cấp cao được thường xuyên, liên tục Do đó, công tác quản lý và hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu cũng ngày một hoàn thiện hơn.
Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên Điều này phù hợp với yêu cầu về thông tin trong kế toán nguyên vật liệu là nhanh chóng, chính xác để từ đó có các biện pháp xử lý kịp thời Đó cũng là lý do tại sao nguyên vật liệu không bị thiếu hụt hay ứ đọng trong quá trình sản xuất Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung đã làm công tác kế toán trở nên đơn giản, phù hợp với quy mô và đặc điểm của công ty
Về việc tính giá nguyên vật liệu
Giá nguyên vật liệu nhập kho là giá thực tế đã đảm bảo việc tuân thủ các nguyên tắc và chế độ hiện hành Giá nguyên vật liệu xuất kho là giá thực tế đích danh Áp dụng phương pháp tính giá này tương đối đơn giản, dễ hiểu.
Việc xây dựng định mức NVL cho sản xuất là khâu rất quan trọng cho tiến hàng sản xuất các đơn đặt hàng Điều này phòng thiết kế của công ty đã làm rất tốt Việc thiết lập ra định mức NVL cho các đơn đặt hàng sẽ làm cho Ban lãnh đạo sẽ kiểm soát được các loại NVL đã vượt định mức và từ đó tìm ra nguyên nhân có thể là do giảm chất lượng NVL hoặc do phân xưởng sản xuất đã khai khống chi phí NVL.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, vẫn còn một số hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu, đòi hỏi phải tìm biện pháp cải thiện.
Thứ nhất, về việc phân loại nguyên vật liệu
Việc phân loại nguyên vật liệu tại công ty đang được tiến hành dựa trên vai trò cũng như công dụng của nguyên vật liệu Việc phân loại này là cần thiết và phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu và đặc điểm kế toán tại công ty. Tuy nhiên, trong thực tế có những nguyên vật liệu không còn sử dụng nhưng vẫn có trong danh mục hoặc có những nguyên vật liệu với những đặc tính cụ thể, khác biệt với những nguyên vật liệu còn lại nhưng lại không được phản ánh trên hệ thống Danh mục vật tư, hàng hóa Tức là tồn tại những mã nguyên vật liệu được hạch toán ở sổ sách kế toán nhưng lại không được thể hiện ở danh mục vật tư, hàng hóa Điều này chứng tỏ, hệ thống Danh mục vật tư, hàng hóa vẫn chưa được quan tâm đúng mức, chưa được cập nhật thông tin thường xuyên, gây nhiều khó khăn trong công tác quản lý cũng như theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ có liên quan Hơn nữa, tại công ty cũng chưa có
Sổ danh điểm vật tư thống nhất.
Thứ hai, về việc sử dụng tài khoản
Trong hệ thống tài khoản kế toán của công ty không sử dụng tài khoản
151 – Hàng mua đang đi đường Như vậy có nghĩa là chỉ khi nào nguyên vật liệu thực tế nhập kho thì kế toán nguyên vật liệu mới ghi sổ kế toán Rõ ràng kế toán đã không linh hoạt trong trường hợp này bởi kế toán đã không phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu thực tế thuộc sở hữu của công ty. Bởi trên thực tế, chắc chắn sẽ gặp phải những trường hợp như nguyên vật liệu đã mua đang đi đường hoặc nguyên vật liệu đã về tới kho của công ty nhưng vì một lý do nào đó mà chưa được ban kiểm nghiệm vật tư kiểm nghiệm
Thứ ba, về công tác tính giá nguyên vật liệu
Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Mặc dù có những ưu điểm phù hợp với điều kiện công ty, công tác kế toán nguyên vật liệu vẫn tồn tại một số hạn chế Nguyên nhân chủ quan và khách quan đã dẫn đến các vấn đề nêu trên, cần được khắc phục và hoàn thiện để nâng cao chất lượng công tác kế toán tại công ty.
3.2 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc cùng với những kiến thức được trang bị qua sách vở và thầy cô, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện phần nào trong công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc.
Thứ nhất, về công tác quản lý nguyên vật liệu
Mặc dù đã hình thành Danh mục vật tư, hàng hóa nhưng điều đó là chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng cao trong công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty Vì vậy, công ty nên mở “Sổ danh điểm nguyên vật liệu” thống nhất, áp dụng trong toàn công ty để bất kỳ ai cũng có thể hiểu và sử dụng, từ đó sự cập nhật vào hệ thống cũng được thường xuyên hơn Sổ danh điểm nguyên vật liệu được mở theo tên gọi và quy cách nguyên vật liệu. Mỗi nguyên vật liệu sẽ được gắn với một mã số cụ thể (có thể tận dụng luôn mã vật tư đang được sử dụng tại công ty), đơn vị tính và giá hạch toán Để làm được điều này thì công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn công ty và giao nhiệm vụ cụ thể cho cá nhận quản lý để cập nhật các thông tin cần thiết Một khi làm được điều này thì nguyên vật liệu sẽ được quản lý một cách thống nhất, chặt chẽ Việc tìm kiếm thông tin liên quan đến một nguyên vật liệu nào đó cũng được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng hơn và do đó việc đối chiếu kiểm tra và phát hiện sai sót cũng thuận tiện hơn.
Sổ danh điểm nguyên vật liệu cung cấp thông tin về giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo giá hạch toán Tuy nhiên, phương pháp thẻ song song và tính giá xuất kho thực tế đích danh hiện tại dễ nhầm lẫn ngày xuất nhập, dẫn đến nhầm giá xuất Do đó, triển khai Sổ danh điểm nguyên vật liệu sẽ giảm khối lượng công việc kế toán, cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác cho quản lý, đồng thời thuận tiện trong sử dụng phần mềm kế toán.
Sổ danh điểm nguyên vật liệu có thể xây dựng như sau:
Biểu 3.1: Sổ danh điểm nguyên vật liệu
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU
Nhóm Danh điểm VL Tên vật liệu ĐVT ĐG Ghi chú
Phụ tùng thay thế Vòng bi
Má phanh Vật liệu khác
Bu long Ê cu Phế liệu thu hồi Hạt nhựa
Phương pháp tính thực tế đích danh đang được sử dụng để tính giá xuất kho nguyên vật liệu tại công ty khá đơn giản và dễ làm nhưng dễ bị nhầm lẫn nếu số lượng nguyên vật liệu ngày càng tăng và tần suất nhập và xuất kho cao
Dựa trên đặc điểm về sự biến động nguyên vật liệu tại công ty là số lần nhập xuất thường xuyên và sự biến động về giá cả nguyên vật liệu (do nguyên vật liệu được nhập mua từ nhiều nguồn khác nhau và giá cả trên thi trường lại biến động liên tục) nên em đề xuất công ty nên sử dụng phương pháp tính giá theo phương pháp giá bình quân theo mỗi lần nhập Thực tế, phương pháp này cũng chỉ là biến tướng của phương pháp giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ Theo đó, giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ được tính toán ngay sau mỗi lần nhập, do đó giá xuất kho sẽ được phản ánh chính tại thời điểm xuất mà không cần phải chờ để xem xét phiếu nhập ngày nào để có thể ghi giá xuất.
Cụ thể phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập được thực hiện như sau:
Cứ sau mỗi lần nhập, kế toán sẽ tính ra giá nguyên vật liệu xuất kho theo công thức: Đơn giá bình quân NVL xuất kho
Giá TT NVL tồn cuối lần nhập (n-1) + Giá TT NVL nhập lần (n)
Số lượng NVL tồn cuối lần nhập (n-1) + Số lượng NVL nhập lần (n)
Giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ được tính như sau:
Giá thực tế NVL xuất
= Đơn giá bình quân x Số lượng NVL thực tế xuất kho
Nhìn chung, phương pháp tính giá mới phức tạp hơn phương pháp hiện tại, có thể gia tăng khối lượng công tác kế toán Tuy nhiên, nó sẽ phản ánh biến động về nguyên vật liệu kịp thời và chính xác hơn Hơn nữa, với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc thực hiện phương pháp này sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn.
Thứ ba, về tài khoản sử dụng
Công ty nên sử dụng thêm tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường” để phản ánh cuối tháng hàng mua chưa về nhưng hóa đơn đã về Mặc dù nghiệp vụ này ít xảy ra nhưng vẫn không thể tránh khỏi vì có thể đó sẽ là hàng chưa được kiểm nghiệm Do vậy tài khoản 151 sẽ phản ánh số hàng chưa được kiểm nghiệm.
Thứ tư, về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Về chứng từ kế toán sử dụng: Hiện tại công ty đã sử dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc để phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất NVL Tuy nhiên khi ban quản trị cần thông tin về hàng tồn kho hay cần các chứng từ liên quan tới việc nhập, xuất NVL ở các ngày cụ thể thì kế toán kho phải mất khá nhiều thời gian để tìm kiếm và đưa ra được thông tin chính xác để báo cáo Vì vậy em nghĩ công ty nên sử dụng thêm chứng từ Bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất và phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ để theo dõi tình hình NVL tồn kho và việc tra cứu, tìm kiếm PNK, PXK một cách dễ dàng, thuận tiện hơn.
Biểu 3.2: Bảng kê phiếu nhập (xuất) kho
BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP (XUẤT) KHO
Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền
Biểu 3.3: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT SL Lý do( còn sử dụng hay trả lại)
Các công ty cần tuân thủ sử dụng đúng biểu mẫu chứng từ do Bộ Tài chính quy định Biểu mẫu tương ứng với từng chế độ kế toán mà công ty áp dụng phải được sử dụng chính xác để đảm bảo tính hợp lệ và thống nhất trong hạch toán tài chính.
Về việc luân chuyển chứng từ, quá trình luân chuyển phiếu nhập kho của công ty còn quá đơn giản Trong quá trình nhập kho, do các lô hàng của công ty có giá trị khá lớn và các chủng loại khá đa dạng và cần có sự kiểm định về chất lượng của nguyên liệu, Công ty nên thực hiện thêm bước kiểm nghiệm nguyên vật liệu và lập biên bản kiểm nghiệm theo mẫu Cần lưu ý là ban kiểm nghiệm cần có sự độc lập với bên thu mua để kết quả kiểm nghiệm có tính khách quan.
Biểu 3.4: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
……… Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
STT Tên vật tư Mã số
Phương thức kiểm nghiệm ĐVT
Số lượng theo chứng từ
Thứ năm, về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Thực tế nguyên vật liệu tại công ty được nhập mua từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều nhà cung cấp khác nhau Chính vì thế mà giá cả của nguyên vật liệu luôn biến động theo giá cả trên thị trường Điều này làm cho việc xác định giá thực tế nguyên vật liệu mua vào gặp nhiều khó khăn đặc biệt là trong việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh Do đó, công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ góp phần bình ổn giá trị nguyên vật liệu, tránh được những cú sốc về giá trên thị trường Hơn nữa, dự phòng giảm giá hàng tồn kho còn có tác dụng làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp do nó được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm khoản thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp Chính vì thế nên công ty sẽ tích lũy được một nguồn tài chính mà đáng lẽ ra nó phải được phân chia Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã được tiến hành tại công ty tuy nhiên vấn đề này lại chưa được quan tâm một cách đúng mức Kế toán tại công ty có khi không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mặc dù nguyên vật liệu có giá trị tương đối biến động Vì thế, thiết nghĩ bộ phận kế toán tại công ty nên xem xét, lưu tâm vấn đề này để có thể tận dụng được những lợi thế của việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân thủ theo nguyên tắc sau: số lập dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước và đặc biệt là phải có bằng chứng về việc giảm giá của hàng tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính Do vậy mà trước khi lập dự phòng, phải thành lập một hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của nguyên vật liệu tồn kho Việc lập dự phòng được thực hiện cho từng loại nguyên vật liệu và kế toán tiến hành tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho Đây cũng chính là cơ sở để hạch toán khoản trích lập dự phòng vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Biểu 3.5: Bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL
BẢNG TRÍCH LẬP DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU Đơn vị tính: VNĐ
TT Tên vật tư Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá thị trường
Thứ sáu, về báo cáo kế toán liên quan đến NVL
Ban quản trị cũng như bộ phận kế toán nên chú trọng hơn đến mảng kế toán quản trị, phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp, giúp ban quản trị có được cái nhìn chính xác, kịp thời, chi tiết về tình hình kinh tế tài chính trên nhiều góc độ khác nhau để từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp nhất, nhằm đem lại những kết quả kinh doanh tốt nhất Cụ thể là ban giám đốc công ty nên yêu cầu bộ phận kế toán định kỳ lập các báo cáo quản trị dùng trong nội bộ công ty, vì đặc thù của công ty là xây dựng cơ bản nên các loại báo cáo quản trị nên tập trung chủ yếu về khâu sản xuất, thực hiện sản xuất như báo cáo kế toán thanh toán tình hình công nợ, báo cáo tiến độ sản xuất, báo cáo tình hình biến động NVL.
Biểu 3.6: Báo cáo tình hình biến động NVL
BÁO CÁO TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG NGUYÊN VẬT LIỆU
KH mua TH mua Thực xuất trong kì TK đầu kì
Thứ bảy, mở sổ nhật ký mua hàng
Thực tế, Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung Trong khi đó hầu hết các nghiệp vụ về mua NVL của Công ty là theo hình thức trả tiền sau Đây là điều kiện rất thuận lợi để Công ty mở sổ Nhật ký mua hàng Hiện nay, do chưa dùng các
