Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc

Phiếu nhập kho (Kẹp chứng từ)

Do đặc điểm của công ty là sản xuất theo hợp đồng, nên khi công ty nhận được hợp đồng thì tiến hành xuất kho NVL để tiến hành sản xuất. Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc là một đơn vị sản xuất bao bì nên công ty xuất kho vật liệu chủ yếu sử dụng cho các đơn đặt hàng của khác hàng ngay tại các phân xưởng nên việc xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho được xác định theo “Giá thực tế đích danh”.

Phiếu xuất kho (Kẹp chứng từ)

Nhiệm vụ của thủ kho là phải bảo toàn nguyên vẹn số lượng, chất lượng nguyên vật liệu, nắm vững ở bất kì thời điểm nào về số lượng, chủng loại, chất lượng của loại NVL để sẵn sàng cung cấp kịp thời cho các tổ đội sản. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các thông tin trên chứng từ đó.

Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu

Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc

Để hạch toán tổng hợp NVL, Công ty sử dụng tài khoản 152 – Nguyên vật liệu để hạch toán. - Trị giá thực tế của NVL xuất dùng vào sản xuất - Trị giá NVL hao hụt, mất mát khi kiểm kê - Kết chuyển giá trị thực tế của NVL tồn đầu kỳ. Phương pháp ghi sổ tổng hợp nguyên vật liệu được sử dụng tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc là phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).

Việc hạch toán tổng hợp NVL được Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc hạch toán theo sơ đồ sau. Việc hạch toán bắt đầu từ chứng từ, hóa đơn, kế toán sẽ nhập các dữ liệu vào các file excel được lưu trên máy chủ (mạng LAN) của công ty, và mọi công việc như cộng sổ, chuyển sổ, vào nhật ký chung, lên sổ cái các TK đều được kế toán làm trực.

Sổ cái TK 152

Sổ danh điểm nguyên vật liệu

Phương pháp tính thực tế đích danh đang được sử dụng để tính giá xuất kho nguyên vật liệu tại công ty khá đơn giản và dễ làm nhưng dễ bị nhầm lẫn nếu số lượng nguyên vật liệu ngày càng tăng và tần suất nhập và xuất kho cao. Dựa trên đặc điểm về sự biến động nguyên vật liệu tại công ty là số lần nhập xuất thường xuyên và sự biến động về giá cả nguyên vật liệu (do nguyên vật liệu được nhập mua từ nhiều nguồn khác nhau và giá cả trên thi trường lại biến động liên tục) nên em đề xuất công ty nên sử dụng phương pháp tính giá theo phương pháp giá bình quân theo mỗi lần nhập. Theo đó, giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ được tính toán ngay sau mỗi lần nhập, do đó giá xuất kho sẽ được phản ánh chính tại thời điểm xuất mà không cần phải chờ để xem xét phiếu nhập ngày nào để có thể ghi giá xuất.

Tuy nhiên khi ban quản trị cần thông tin về hàng tồn kho hay cần các chứng từ liên quan tới việc nhập, xuất NVL ở các ngày cụ thể thì kế toán kho phải mất khá nhiều thời gian để tìm kiếm và đưa ra được thông tin chính xác để báo cáo. Vì vậy em nghĩ công ty nên sử dụng thêm chứng từ Bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất và phiếu bỏo vật tư cũn lại cuối kỳ để theo dừi tỡnh hỡnh NVL tồn kho và việc tra cứu, tìm kiếm PNK, PXK một cách dễ dàng, thuận tiện hơn.

Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

Cần lưu ý là ban kiểm nghiệm cần có sự độc lập với bên thu mua để kết quả kiểm nghiệm có tính khách quan.

Biên bản kiểm nghiệm vật tư

Điều này làm cho việc xác định giá thực tế nguyên vật liệu mua vào gặp nhiều khó khăn đặc biệt là trong việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Hơn nữa, dự phòng giảm giá hàng tồn kho còn có tác dụng làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp do nó được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm khoản thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp. Vì thế, thiết nghĩ bộ phận kế toán tại công ty nên xem xét, lưu tâm vấn đề này để có thể tận dụng được những lợi thế của việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân thủ theo nguyên tắc sau: số lập dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước và đặc biệt là phải có bằng chứng về việc giảm giá của hàng tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Việc lập dự phòng được thực hiện cho từng loại nguyên vật liệu và kế toán tiến hành tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.

Bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL

Đây cũng chính là cơ sở để hạch toán khoản trích lập dự phòng vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Báo cáo tình hình biến động NVL

Thực tế, Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Và Dịch vụ Anh Ngọc đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Trong khi đó hầu hết các nghiệp vụ về mua NVL của Công ty là theo hình thức trả tiền sau. Hiện nay, do chưa dùng các Sổ nhật ký đặc biệt nên tất cả các nghiệp vụ về mua chịu đều được phản ánh vào Sổ nhật ký chung sau đó ghi vào Sổ cái.

Vì vậy, việc mở Sổ nhật ký mua hàng với Công ty là hoàn toàn cần thiết. Cách ghi chép vào Sổ nhật ký mua hàng giống như ghi vào Sổ nhật ký chung.

Sổ nhật ký mua hàng