LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN
Cơ sở hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm Nguyên vật liệu:
Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu là những đối tượng lao động,thể hiện dưới dạng vật hoá là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, nguyen vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà giá trị của nguyên vật liệu được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mới làm ra.
1.1.2 Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
Trong các Doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, xây dựng cơ bản) vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc tài sản cố định của Doanh nghiệp. Mặt khác, nó còn là những yếu tố không thể thiếu, là cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành nên sản phẩm.
Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm một tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các Doanh nghiệp sản xuất.
Do đó vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm, mà nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra Nguyên vật liệu có đảm bảo đúng quy cách, chủng loại, sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội.
Như ta đã biết, trong quá trình sản xuất vật liệu bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó chuyển một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra Do đó, tăng cường quản lý công tác kế toán nguyên vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập choDoanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng Việc quản lý vật liệu phải bao gồm các mặt như: số lượng cung cấp, chất lượng chủng loại và giá trị Bởi vậy,công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ và đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được các định mức dự trữ, tiết kiệm vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa và hạn chế mất mát, hư hỏng, lãng phí trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất Đặc biệt là cung cấp thông tin cho các bộ phận kế toán nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán quản trị.
Các phương pháp phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại với các nội dung kinh tế, công dụng và tính năng lý – hoá học khác nhau và thường xuyên có sự biến động tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để thuận lợi cho quá trình quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tới chi tiết từng loại vật liệu đảm bảo hiệu quả sử dụng trong sản xuất thì Doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại vật liệu Phân loại vật liệu là quá trình sắp xếp vật liệu theo từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định nhưng tuỳ thuộc vào từng loạI hình cụ thể của từng Doanh nghiệp theo từng loại hình sản xuất, theo nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Hiện nay các Doanh nghiệp thường căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để phân chia vật liệu thành các loại sau:
* Nguyên liệu, vật liệu chính : là đối tượng lao động chủ yếu của Công sản phẩm như: xi măng, sắt thép trong xây dựng cơ bản, vải trong may mặc nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất sản phẩm hình thành nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
* Vật liệu phụ : cũng là đối tượng lao động, chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất được dùng với vật liệu chính làm tăng chất lượng sản phẩm, như hình dáng màu sắc hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất Vật liệu phụ bao gồm: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn các loại, các loại phụ gia bêtông, dầu mỡ bôi trơn, xăng chạy máy
* Nhiên liệu : là những vật liệu được sử dụng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, kinh doanh như phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất Nhiên liệu bao gồm các loại như: xăng dầu chạy máy, than củi, khí ga
* Phụ tùng thay thế : là các chi tiết phụ tùng, sử dụng để thay thế sửa chữa các loại máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.
* Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại vật liệu và thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của Doanh nghiệp xây lắp.
* Vật liệu khác : là các loại vật liệu còn được xét vào các loại kể trên như phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định, từ sản xuất kinh doanh như bao bì, vật đóng gói…
* Phế liệu : là những loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất, thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài.( phôi bào, vải vụn…)
Vì vậy căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của Doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu dùng trực tiếp vào sản xuất kinh doanh và nguyên vật liệu dùng vào các nhu cầu khác.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng Doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng quy cách từng loại một cách chi tiết hơn
1.2.2 Các phương pháp đánh giá nguyên vật liệu và nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu
1.2.2.1 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của chúng theo một nguyên tắc nhất định Theo quy định hiện hành, kế toán nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định theo giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định Tuy nhiên trong không ít Doanh nghiệp để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất vật liệu.
Như vậy, để đánh giá vật liệu các Doanh nghiệp thường dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng Trong công tác hạch toán ở các đơn vị sản xuất thì vật liệu được đánh giá theo hai phương pháp chính:
- Đánh giá vật liệu theo giá thực tế.
- Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán.
1 2.2.2 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế
1.2.2.2.1 - Giá vật liệu thực tế nhấp kho.
Trong các doanh nghiệp sản xuất - xây dựng cơ bản, vật liệu được nhập từ nhiều nguồn nhập mà giá thực tế của chúng trong từng lần nhập được xác định cụ thể như sau:
- Đối với vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm ) cộng thuế nhập khẩu (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bằng giá chưa thuế, nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì bằng giá có thuế.
- Đối với vật liệu Doanh nghiệp tự gia công chế biến vật liệu: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất đem gia công chế biến cộng các chi phí gia công, chế biến và chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có).
- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến giá thực tế gồm: Trị giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến về Doanh nghiệp cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến.
Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
1.3.1 - Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Giá thực tế VL tồn đầu kỳ Tổng giá thực tế VL nhập trong kỳ
Giá VL tồn đầu kỳ hạch toán Tổng giá hạch toán
Giá hạch toán VL xuất kho trong kỳ Giá thực tế VL xuất kho trongkỳ
Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động, thường xuyên biến động Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, các Doanh nghiệp sản xuất phải thường xuyên mua nguyên vật liệu và xuất dùng cho sản xuất Mỗi loại sản phẩm sản xuất được sử dụng từ nhiều thứ, nhiều loại vật liệu khác nhau, được nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của vật liệu thường xuyên biến động trên thị trường Bởi vậy để tăng cường công tác quản lý, vật liệu phải được theo dõi chặt chẽ tất cả các khâu từ khâu thu mua bảo quản, sử dụng tới khâu dự trữ Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, giá trị sản phẩm sản xuất ra Do đó yêu cầu quản lý công tác nguyên vật liệu được thể hiện ở một số điểm sau:
Trong khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp.
Trong khâu bảo quản: Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn vật liệu, thì việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ quản lý đối với từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh.
Trong khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cở sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho Doanh nghiệp Vì vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trong khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Tóm lại vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng cao và đạt được uy tín trên thị trường nhất thiết phải tổ chức việc quản lý vật liệu Đây là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý tài sản ở Doanh nghiệp.
1.3.2 - Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Khi tiến hành công tác kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sản xuất và xây dựng cơ bản kế toán cần thiết phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện việc đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp.
- Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán tổng hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong Doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia vào việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Kế toán chi tiết vật liệu
1.4.1 Chứng từ sử dụng Để đáp ứng nhu cầu quản lý Doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm vật liệu và được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 Các chứng từ kế toán vật liệu được sử dụng trong Công ty bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02 – VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 – VT)
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04 – VT)
- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05 – VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07 – VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu số 08 – VT)
- Chứng từ, hoá đơn thuế GTGT (mẫu 01 – GTGT – 3LL)
Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kế toán sử dụng các chứng từ khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập và phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do Kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc ghi chép kế toán tổng hợp và các bộ phận liên quan. Đồng thời người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
1.4.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu Để hạch toán chi tiết vật liệu, tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán áp dụng trong Doanh nghiệp mà sử dụng các sổ thẻ chi tiết sau:
- Sổ (thẻ) kho (theo mẫu số 06 – VT).
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu.
- Sổ đối chiếu luân chuyển.
Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu đó là: tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. ở phòng kế toán tuỳ theo từng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu mà sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư để hạch toán nhập xuất tồn kho về mặt số lượng và giá trị.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên các Doanh nghiệp còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư phục vụ cho hạch toán của đơn vị mình.
1.4.3 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu
Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp ghi thẻ song song.
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Phương pháp sổ số dư.
Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà đơn vị chọn một trong ba phương pháp trên để hạch toán chi tiết vật liệu.
1.4.3.1- Phương pháp thẻ song song
- Ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng.
- Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập xuất kho theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Về cơ bản sổ kế toán chi tiết vật tư có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột giá trị.
- Ở kho: khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tình hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho Cuối ngày thủ kho tình ra số tồn kho ghi luôn vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi về phòng kế toán hoặc kế toán xuống tận kho nhận chứng từ (các chứng từ nhập xuất vật tư đã được phân loại).
Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho với số vật liệu thực tế tồn kho, thường xuyên đối chiếu số dư vật liệu với định mức dự trữ vật liệu và cung cấp tình hình này cho bộ phận quản lý vật liệu được biết để có quyết định xử lý.
- Ở phòng kế toán: phòng kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị Khi nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất kho vật liệu sau đó ghi vào sổ (thẻ) hoặc sổ chi tiết vật liệu liên quan.
Cuối tháng kế toán vật liệu cộng sổ (thẻ) chi tiết để tính ra tổng số nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu đối chiếu với sổ (thẻ) kho của thủ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm, từng loại vật tư.
Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau:
Ghi cuối ngày. Đối chiếu kiểm tra.
Sơ đồ 1:Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
1.4.3.2- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho và chỉ ghi chép về tình hình biến động của vật liệu về mặt số lượng.
- Ở phòng kế toán: sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tổng hợp về số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập xuất tồn kho trong tháng.
- Ở kho: theo phương pháp đối chiếu luân chuyển thì việc ghi chép của thủ kho cũng được tiến hành trên thẻ kho như phương pháp thẻ song song.
- Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư ở từng kho Sổ được mở cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
1.5.1 Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó, tuy nhiên những Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức Dù vậy phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung.
Phương pháp này áp dụng trong các Doanh nghiệp có quy mô lớn chủ yếu là Doanh nghiệp Nhà nước sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng lớn, giá trị cao. Để hạch toán nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán:
- Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu.
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ, kho tuỳ theo phương diện quản lý và hạch toán của từng đơn vị.
Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ như mua ngoài, nguyên vật liệu công chế biến, nhận góp vốn….
Bên Có: - Phản ánh giá thực tế làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ như xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, triết khấu được hưởng…
Số dư Nợ (đầu kỳ hoặc cuối kỳ): Phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)
Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2:
TK 1521: nguyên vật liệu chính
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 1525: Vật tư, thiết bị xây dựng cơ bản
Tài khoản 151: Hàng mua đi đường.
Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, hàng hoá mà Doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số gửi ở kho người khác).
Bên Nợ: Phản ánh hàng đang đi đường tăng.
Bên Có: Phản ánh trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc bàn giao cho khách hàng.
Số dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đường (đầy kỳ hoặc cuối kỳ).
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 133, 331, 111, 112….
Căn cứ vào giấy nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết thì khi hàng về đến nơi có thể lập ban kiểm nhận vật liệu cả về số lượng, chất lượng, quy cách. Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế để ghi vào “Biển bản kiểm kê vật tư” sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” vật tư trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trường hợp phát hiện thừa thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản.
Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở Doanh nghiệp thường bao gồm:
- Hoá đơn bán hàng (nếu tính theo phương pháp trực tiếp).
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho … tuỳ theo từng nội dung chủ yếu của từng Doanh nghiệp.
1.5.2 Hạch toán tăng nguyên vật liệu đối với các Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Đối với các Doanh nghiệp kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua bán có hoá đơn, chứng từ, ghi chép hoá đơn đầy đủ) thuế GTGT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu Như vậy khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua thực tế được ghi tăng vật liệu, còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào số khấu trừ cụ thể. a) Nguyên vật liệu phát triển do mua ngoài
* Trường hợp mua ngoài hàng hoá và hoá đơn cùng về:
- Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152 : Giá thực tế vật liệu Chi tiết từng loại sản phẩm
Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 331, 111, 112 … : Tổng giá thanh toán.
- Trường hợp Doanh nghiệp được hưởng triết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại (nếu có), kế toán ghi:
Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền phải trả.
Nợ TK 111, 112 : Nếu nhận lại bằng tiền.
Nợ TK 138 (1381) : Số được người bán chấp nhận.
Có TK 152 : Số triết khấu mua hàng, giảm giá mua hàng được hưởng giá mua không có thuế.
Có TK 133 : a) Thuế GTGT đầu vào
- Nếu được hưởng triết khấu thanh toán:
Có TK 515: Số triết khấu thanh toán được hưởng tính tổng trên giá thanh toán cả thuế b) Vật liệu (VT) mua ngoài do hàng thừa so với hoá đơn:
* Nếu nhập kho toàn bộ số hàng:
Nợ TK 152: Giá thực tế số hàng( cả số thừa)
Có TK331: Tổng giá trị thực tế phải trả
Có TK 338(1): Trị giá hàng thừa( không VAT
* Nếu trả lại số thừa :
Có TK 152: (Trị giá hàng thừa)
Nếu mua luôn số thừa:
Nợ TK 338(1): Trị giá hàng thừa không thuế
Có TK 331: Tổng giá thực tế phải trả thêm
Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi phát triển thu nhập:
* Nếu nhập kho theo số ghi trên hoá đơn:
+ Khi nhập kho ghi nhận số nhập như trường hợp (1) đồng thời ghi đơn: Nợ TK 002.
+ Trả lại số thừa: Có TK 002
+ Nếu mua tiếp số thừa: Nợ TK 152
* Thừa không rõ nguyên nhân:
Có TK 711 b) Hàng thiếu so với hoá đơn
- Khi nhập kho, ghi thêm số thực nhập:
Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu thực nhập kho
Nợ TK138(1): Trị giá hàng thiếu
Nợ TK 133(1): VAT tính theo số trên hoá đơn
Có TK 331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn
- Khi sử lý số thiếu:
+) Đòi người bán giao tiếp số hàng thiếu:
Có TK 138 (1) +) Nếu người bán không còn hàng để giao tiếp:
Nợ TK 331: Giảm nợ phải trả
Có TK138(1): Trị giá hàng thiếu
Có TK 133(1) +) Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường:
Nợ TK 138(8), 334: Đòi, hay trừ lương
Có TK 133(1) b) Vật liệu tăng do tự chế nhập kho, gia công chế biến nhập lại:
Có TK154 c) Vật liệu phát triển do các nguyên nhân khác:
Nợ TK 152: Giá thực tế chi tiết loại vật liệu
Có 411: Nhận cấp phát, vốn góp.
Có 336, 338(8): Do vay mượn tạm thời
1.5.3 Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
TK 611 mua hàng: Là TK phản ánh giá thực tếvật liệu tăng ( ) ( ) giảm trong kỳ
Bên nợ: Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ, tăng trong kỳ.
Bên có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ do:
- Giá thực tế vật liệu giảm do hàng bị trả lại, chiết khấu thương mại
- Tổng giá thực tế vật liệu xuất dùng.
TK này không có số dư và mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu
TK 152: ( nguyên liệu, vật liệu) là TK theo dõi giá thực tế vật liệu tồn kho
Bên nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ được kết chuyển sangtừ TK611
Bên có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ sang TK 611
TK này dư nợ: Phản ánh giá thực tế vật liệu tồn kho
* Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu:
Đầu kỳ, kết chuyển giá thực tế vật liệu ( tồn kho, đang đi đường)
Nợ TK 611: Giá thực tế
Có TK 152: Vật liệu tồn kho
Có TK 151: Vật liệu đang đi đường
- Vật liệu mua ( vào kho, đã nhập kho hoặc đang đi đường)
Có TK 112, 111, 141: … Tổng giá thanh toán
- Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại:
Có TK 611: giảm trị giá hàng
Có 133 (1) giảm VAT tương ứng
- Các trường hợp khác làm tăng vật liệu:
Có 336, 338: Tăng do đi vay
Có 128, 122: Tăng do nhận lại vốn góp liên doanh
- Căn cứ vào biên bản kiểm kê, vật liệu tồn kho, và đang đi đường, kế toán kết chuyển trị giá vật liệu tồn cuối kỳ:
- Căn cứ vào sử lý thiếu hụt, mất mát…
- Đồng thời xác định tổng giá thực tế vật liệu xuất dùng:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN XỨNG
Khái quát chung về Công ty TNHH Thiên Xứng
Tên công ty : CÔNG TY TNHH THIÊN XỨNG
Tên giao dịch : LIBRA COMPANY LIMITED
Tên viết tắt : LIBRA CO.,LTD Địa chỉ trụ sở chính : P501, số 2, Phố Trần Thánh Tông, Phường Phạm Đình Hổ, Quận Hai Bà Trưng, TP Hà Nội. Điện thoại : 043.972.0757
Email : libra@hn.vnn.vn
Vốn điều lệ : 2.800.000.000 (Hai tỷ tám trăm triệu đồng)
- Sản xuất , chế biến, gia công, mua bán gỗ và các sản phẩm từ gỗ, hàng thủ công mỹ nghệ ( trừ các loại gỗ Nhà Nước cấm)
- Buôn bán hàng tư liệu sản xuất
- Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng
- Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu
- Sản xuất, mua bán vật liệu xây dựng, các mặt hàng trang trí nội, ngoại thất.
2.1.1 Quá trình phát triển của doanh nghiệp
Công ty TNHH Thiên Xứng được thành lập theo giấy phép số 747GP-
VB, được Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cập giấy phép chứng nhận dăng ký kinh doanh số 054007 ngày 14/10/1995 Trụ sở chính của công ty tại Số 2, Trần Thánh Tông, Phường Phạm Đình Hổ, Quận Hai Bà Trưng,
TP Hà Nội Công ty TNHH Thiên Xứng thành lập với mục đích sản xuất, chế biến các sản phẩm gỗ Qua thời gian hoạt động Công ty đã ngày càng phát triển và ổn định, các sản phấm được người tiêu dùng ưa chuộng.
Sản phẩm của công ty là các loại nhiên liệu lâm sản như gỗ tròn, gỗ ván ép nhân tạo Trả qua 15 năm hình thành và phát triển thuận lợi nhiều, song khó khăn cũng không ít nhưng nhờ sự giúp đỡ của các đối tác công ty luôn đứng vữngvà ngày càng phong phú, đa dạng sản phẩm, sản phẩm sản xuất ra không chỉ để tiêu thụ trong nước mà còn xuất sang các nước như Trung Quốc,Nhật, Đài Loan.
2.1.2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm gần đây 2007, 2008,2009
Doanh thu bán hàng và cung cấp
Các khoản giảm trừ doanh thu 02 -
Doanh thu thuần về bán hàng,
6 Lợi nhuận gộp về bán hàng, CCDV 20 5.048.982.762 5.401.005.660 5.778.002.820 Doanh thu hoạt động tài chính 21 29.154.169 45.493.700 50.468.189
Chi phí bán hàng 24 2.455.832.171 2.768.701.188 2.945.156.342 Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 1.771.331.091 1.657.125.445 1.564.156.243 Lợi nhuận thuần từ hoạt đông KD 30 545.573.086 509.158.399 705.015.268
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 545.573.086 509.158.399 705.015.268 Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 136.393.271 127.289.599 176.253.817
Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 - -
Lợi nhuận sau thuế TNDN 60 409.179.815 381.868.800 528.761.451 Lãi cơ bản trên cổ phiếu 70
Biểu số 1 : Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm gần đây
Qua bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và được thể hiện trên hơn năm 2007 và 2008.Tổng sản lượng của năm 2009 cao hơn 2007 và 2008, đồng thời ta thấy vốn sản xuất kinh doanh và TSCĐ cũng tăng thể hiện việc đầu tư của doanh nghiệp ngày càng tăng Tuy nhiên để nâng cao và ổn định chất lượng sản phẩm tạo lòng tin đối với khách hàng Công ty cần giải quyết một số tồn tại tạo cuộc sống vững chắc cho sự tồn tại và phát triển bền vững lâu dài.
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động SXKD của đơn vị kế toán
- Sản xuất và kinh doanh những loại sản phẩm : Tủ , giường, bàn ghế, gỗ tráng
- Bảo quản, phát triển vốn của công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ đối với Nhà Nước.
- Thực hiên nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên, bồi đưỡng đào tạo nâng cao trình độ văn hoá nghề nghiệp cho cán bộ công nhân viên, không ngừng cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động.
- Thực hiên các quy đinh của luật pháp, của nhà nước về chế độ BHYT, BHXH, bảo vệ môi trường đảm ảo an ninh trật tự.
Sản phẩm của công ty TNHH Thiên Xứng rất đa dạng và phong phú.
Do vậy để đảm bảo nhiệm vụ sản xuất công ty đã phân ra thành 2 bộ phận nhỏ đó là :
- Bộ phận mộc dân dụng và trang trí nội thất sản xuất các lợi bàn ghế, tủ,giường và trang trí nội thất.
- Bộ phận tráng poóc: Dán giấy lên mặt gỗ và tráng keo mặt hoặc hai mặt tuỳ vào sự đặt hàng của đối tác.
2.1.3.3 Số lượng sản phẩm sản xuất môi loại
Số lượng sản phẩm mỗi loại tuỳ thuộc vào nhu cầu của thị trường, của từng đơn đặt hàng, thông thường sản xuất gỗ tráng poóc chiếm 2/3 tổng số số
Gỗ ván ép nhân tạo Quét keo Dán giấy poóc Tráng phủ keo
Nhập kho thành phẩm Đóng gói Cắt dọc cạnh lượng sản phẩm sản xuất và 1/3 là hàng mộc nội thất.
Sơ đồ 4: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất gỗ tráng poóc:
2.1.3.4 Công tác tổ chức quản lý của công ty
Công ty TNHH Thiên Xứng là một đơn vị hạch toán độc lập khi nền kinh tế chuyển từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường thì bộ máy quản lý của công ty cũng thay đổi cùng với sự thay đổi của tổ chức sản xuất.
Hiên nay lãnh đạo công ty là Giám đốc phụ trách điều hành chung.Giám đốc là người chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của công ty.
- Trưởng phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ khái thác, tìm hiểu,xâm nhập thị trường Tìm hiểu những nhu cầu mới của khách hàng.Tìm những đối tác, hợp đồng mới cho công ty
- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về hoạt động của phòng kế toán, thường xuyên báo cáo trực tiếp cho Ban Giám Đốc.
- Quản đốc hai phân xưởng mộc nội thất và tráng phủ pooc : Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc điều hành sản xuất của phân xưởng mình, báo cáo trực tiếp cho Giám đốc công ty.
- Các phòng ban không có nhiệm vụ chỉ huy các phân xưởng sản xuất nhưng có nhiệm vụ theo dõi hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tiến độ sản xuất của các phân xưởng giúp quản đốc phân xưởng nắm việc chỉ huy sản xuất và thực hiện công tác hạch toán kinh tế.
Số lượng nhân viên của Công ty bao gồm:
- Giám đốc công ty : 1 người
- Trưởng phòng kinh doanh : 1 người
- Nhân viên kinh doanh : 4 người
- Phòng kế toán bao gồm :
- Tổ lái xe bốc vác :
- Quản đốc phân xưởng : 2 người
- Vệ sinh công nghiệp : 1 người
- Phân xưởng nội thất : 30 người
- Phân xưởng tráng phủ pooc : 27 người
Tổng cán bộ công nhân viên : 87 người
2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty :
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung,xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý và quy mô của công ty.
Kế toán trưởng toán Kế
NVL, CCDC toán Kế TSCĐ
Kế toán tiêu thụ Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Sơ đồ 5:Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Công ty có một phòng Kế toán, ở các phân xưởng không có bộ máy Kế toán riêng mà bố chí nhân viên hạch toán ( thống kê) làm nhiệm vụ hướng dẫn công tác hạch toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép các sổ hạch toán các nhiệm vụ phục vụ yêu cầu quản lý của phân xưởng, lập báo cáo các nhiệm vụ và luân chuyển các chứng từ cùng báo cáo về phòng Kế toán của Công ty để xử lý và ghi sổ Kế toán Phòng kế toán được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty Đứng đầu phòng kế toán là Kế toán trưởng, các nhân viên hạch toán kinh tế đứng đầu các phân xưởng đều đặt đưới sự lãnh đạo và hướng dẫn trực tiếp về nhiệm vụ của Kế toán trưởng Bộ máy Kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác thống kê trong phạm vi công ty, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận.
Trông Công ty, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ kế toán và chế độ quản lý tài chính.
- Phòng Kế toán của Công ty có nhiệm vụ ghi chép các nhiệm vụ kinh tế phát sinh, theo dõi điều phối vốn vay cho các phân xưởng sản xuất kinh doanh, đôn đốc và quản lý chặt chẽ vốn nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của Công ty Mỗi nhân viên Kế toán đảm nhận công tác kế toán chuyên môn riêng.
+ Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty Bên cạnh đó kế toán trưởng còn là người trực tiếp theo dõi tăng giảm tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định.
+ Kế toán vật tư tiền lương và kế toán thanh toán : Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số liệu có tính biến động và sử dụng vốn bằng tiền, các khoản thanh toán, phản ánh tổng hợp tình hình nhập – xuất từng loại vật tư như nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ Tình hình sử dụng lao động và thực hiên quỹ tiền lương, tính lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thiên Xứng
2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Thiên Xứng
- Công tác tổ chức sản xuất sản phẩm gắn liền với công tác tổ chức mua sắm các loại nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm.
- Chủng loại mà Công ty TNHH Thiên Xứng sử dụng chủ yếu là gỗ ván ép nhân tạo, gỗ dán, gỗ MDF, keo giấy màu các loại, sơn các loại, vecly, bột bả…Tuy nhiên ngoài nhiều loại nguyên vật liệu chủ yếu đó ra, để phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm Công ty còn có nhiều vật liệu đi kèm như: đinh, ốc vít, bản lề các loại….
- Bên cạnh nhiều vật liệu đã nêu trong quá trình sản xuất Công ty đã sử dụng một số như: Máy khoan, máy cưa, máy bào, bào tay…dùng để sản xuất sản phẩm
2.2.2 Phân loại đánh giá nguyên vật liệu
Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hóa học và yêu cầu quản lý khác nhau Vì vậy để qurn lý chặt chẽ từng loại, từng thứ nguyên vật liệu phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.
Phân loại vật liệu là điều kiện quan trọng có ý nghĩa lớn trong công tác quản lý công tác hạch toán của kế toán, đảm bảo sử dụng vật liệu có hiệu quả và tùy vào các xí nghiệp được sử dụng các loại nguyên vật liệu khác nhau.Nhìn chung trong doanh nghiệp sản xuất, căn cứ vào vai trò và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu chia thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính: Là nguyên vật liệu chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như gỗ trong doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ Nguyên
Vật liệu phụ: Là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm nhưng có vai trò nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất Bao gồm: Giấy dán pooc, keo, đinh, keo, kính, bản lề, sơn, giấy nháp, vecly……
Nhiên liệu: Là loại vật liệu phụ trong quá trình sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng Bao gồm: Xăng, dầu do…
Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị dùng cho công tác sửa chữa, thay thế các bộ phận của tài sản cố định hữu hình Bao gồm: máy bào, máy khoan, máy đánh nháp….
Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu chưa được phản ánh vào các loại nguyên vật liệu kể trên.
Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như: gỗ vụn, sắt vụn, giấy đánh nháp hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ.
Việc chia nguyên vật liệu thành các loại như trên giúp cho kế toán tổ chức các loại tài khoản tổng hợp, chi tiết để phản ánh tình hình hiện có và biến động của các loại nguyên vật liệu đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng hợp lý các loại vật liệu trên.
Căn cứ vào mục đích công dụng vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu của doanh nghiệp được chia thành:
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm
- Nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ cho nhu cầu khác: phục vụ cho quản lý ở các phân xưởng, đội sản xuất phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp Nếu căn cứ vào nhu cầu, nguồn cung cấp vật liệu được chia ra làm 2 loại:
- Nguyên vật liệu mua ngoài: Là các loại nguyên vật liêu doanh nghiệp mua ngoài thị trường nổi hoặc các đơn vị khác cung cấp.
- Nguyên vật liệu do tự gia công chế biến: Đây là loại vật liệu do doanh nghiệp tự làm.
Tóm lại: Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết cụ thế của từng loại doanh nghiệp mà vật liệu được chia thành nhiều loại khác nhau và có thể chai thành từng nhóm, từng quy cách vật liệu.
2 2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tác nhất định Về nguyên tắc kế toán nhập - xuất - tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá gốc song trên thực tế do doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong khi đó công tác kế toán nguyên vật liệu yêu cầu cần phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và số hiện có của nguyên liệu, vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán.
2.2.2.3 Đánh giá vật liệu nhập kho theo giá thực tế:
Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nên giá thực tế nguyên liệu, vật liệu được xác định tùy theo từng nguồn nhập.
Giá thực tế của nhập kho.
+ Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho:
Giá thực tế Giá mua Các loại thuế Chi phí CKTM, NVL = ghi trên + không được + vận chuyển - Giảm giá Mua ngoài hoá đơn hoàn lại bốc dỡ hàng mua nhâp kho
+ Đối với vật liệu tự gia công chế biến nhập kho.
Giá trị thực tế Giá trị thực tế Chi phí
NVL = vật liệu x gia công
Nhập kho xuất kho chế biến
+ Đối với vật liệu thuê ngoài, gia công chế biến nhập kho.
Giá trị Giá trị thực tế Tiền công phải Chi phí
Thực tế = NVL + trả cho người + vận chuyển
Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
2.3.1 Kế toán chi tiết vật liệu:
2.3.1.1 Tổ chức hạch toán ban đầu:
Trong các doanh nghiệp việc quản lý nguyên vật liệu do nhiều bộ phận, đơn vị tham gia xong đều phải được thực hiện ở kho và phòng kế toán dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán việc nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu.Bởi vậy giữa kho và phòng kế toán cần có sự phối hợp với nhau để sử dụng chứng từ kế toán nhập xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép và sổ chi tiết của kế toán, tránh việc ghi trùng lặp, tiết kiệm lao động hao phí.Theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành để phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu kế toán phải thực hiện việc lập và xử lý đầy đủ các chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT ( mẫu 01- GTKT )
- Hóa đơn bán hàng ( mẫu 01- BH )
- Hóa đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH )
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT )
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT )
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03-VT )
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của đơn vị mà sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn như: Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT), biên bản kiểm nhận vật tư (mẫu 05-VT).
2.3.1.2.Thủ tục nhập – xuất nguyên vật liêu .
Chứng từ kế toán là cơ sở để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu Nó là cơ sở để ghi sổ kế toán Chứng từ kế toán được sử dụng trong Công ty bao gồm:
- Theo chế độ kế toán quy định tất cả vật tư khi mua về đều phải nhập kho theo đúng thủ tục kế toán, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các tổ lập kế hoạch vật tư gửi lên phòng kinh doanh, phòng này nghiên cứu rồi gửi lênGiám đốc kiểm duyệt cán bộ cung ứng vật tư sẽ tiến hành ký hợp đồng mua vật tư, khi vật tư về đến kho của Công ty, thủ kho cùng cán bộ kỹ thuật tiến hành kiểm nghiệm vật tư.Sau khi đã kiểm nghiệm số lượng, chất lượng,chủng loại vật tư Căn cứ vào hoá đơn GTGT thủ kho tiến hành làm phiếu nhập kho, phiếu này được lập thành 2 liên Một liên giao cho phòng kế toán của Công ty theo dõi và lập bảng kê Một liên thủ kho giữ và ghi vào sổ kho.
- Biểu số 2 : Hóa đơn giá trị gia tăng
Công ty TNHH Thiên Xứng Mẫu số 01-VT
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Số : 0048012 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại Tùng Dương Địa chỉ: 29 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội
Họ tên người mua hàng: Phạm Văn Kiên
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thiên Xứng Địa chỉ: Số 2 - Trần Thánh Tông – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
T Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT :
Bằng chữ: Năm trăm bảy năm triệu, ba trăm chín chín ngàn đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
Biểu số 3: Phiếu nhập kho Mẫu số : 01 – VT Công ty TNHH Thiên Xứng Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC
Tên người giao hàng: Công ty TNHH Thương mại Tùng Dương Địa chỉ: 29 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội
Diến giải: Nhập ván MDF
Nhập tại kho: Nguyên vật liệu
Bằng chữ: Năm trăm hai ba triệu, không trăm chín mươi ngàn đồng
Thủ kho Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 4: Phiếu xuất kho
Công ty TNHH Thiên Xứng Mẫu số : 01-VT
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Tùng
Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm mộc nội thất
Xuất tại kho: Nguyên vật liệu
Bằng chữ: Hai trăm bốn mốt triệu, ba trăm chín mươi ngàn đồng
Thủ kho Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.1.32 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Hạch toán chi tiết vật liệu phải được hạch toán song song giữa kho và phòng kế toán Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu ở kho là bộ phận của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp và có ý nghĩa quan trọng Vì ở kho, thủ kho là người chịu trách nhiệm tổ chức việc nhập - xuất - bảoquản - dự trữ.Chịu trách nhiệm ghi sổ bằng chỉ tiêu hiện vật, còn ở phòng kế toán với chức năng, nhiệm vụ của mình thông qua chứng từ ban đầu để kiểm tra hợp lệ tình hình ghi chép vào các sổ sách, ghi chép chi tiết và tập hợp chủ yếu bằng chỉ tiêu giá trị để phản ánh.Hiện nay Công ty TNHH Thiên Xứng kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song :
- Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất thủ kho ghi số lượng nguyên vật liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho.Thủ kho sắp xếp thẻ kho và phân loại vật liệu theo từng loại nhất định.
- Tại phòng kế toán: Mở sổ hoặc thẻ chi tiết nguyên vật liệu cho từng loại nguyên vật liệu cho đúng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về số lượng và giá trị.
Hàng ngày hay định kỳ khi nhận được chứng từ nhập xuất kế toán phải kiểm tra hoàn chỉnh, phân loại chứng từ sau đó ghi vào thẻ hoặc sổ chi tiết. Cuối tháng Kế toán và thủ kho phải đối chiếu số liệu liên thẻ kho với sổ chi tiết vật liệu.
Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu thực tế đơn vị đang áp dụng là phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này, ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng và giá trị của vật liệu.
Trong kho : Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn bộ số lượng và chất lượng vật liệu ở bất kỳ thời điểm nào nhằm kịp thời cung cấp cho các phân xưởng Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tiến hành phân loại và ghi vào thẻ kho.
Công ty TNHH Thiên Xứng Mẫu số : 01-VT
Tên sản phẩm: Ván MDF ĐVT : Tấm
Tên kho : Kho Mộc nội thất
Số lượng Ký xác nhậ n của kế toán
Ghi cuối tháng Đối chiếu
20/4 25 Xuất cho bộ phận sản xuất
Người lập Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu số 6: Sổ chi tiết vật tư
Công ty TNHH Thiên Xứng Mẫu số : 01-VT
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Tháng 4/2010 Tên sản phẩm: Ván MDF
Tên kho: Kho tráng poóc
Tên quy cách vật tư: Ván MDF 8 ly x 2440 x 1830
Từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá
T SL TT SL TT SL TT
Người lập Kế toán trưởng
Từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, sổ chi tiết nguyên vật liệu lập bảng kê nguyên vật liệu.Sau đó lập Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn.
Biểu số 7: Bảng kê nhập vật liệu
Công ty TNHH Thiên Xứng Mẫu số : 01-VT
BẢNG KÊ NHẬP VẬT LIỆU
Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Biểu số 8: Bảng kê xuất vật liệu
Công ty TNHH Thiên Xứng
BẢNG KÊ XUẤT VẬT LIỆU
Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Xuất bản lề bật Bộ 30 45.000 1.350.000
Biểu số 9: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu Công ty TNHH Thiên Xứng
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT LIỆU
Tên vật tư ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng
SL TT SL TT SL TT SL TT
Dầu Do Lít 1000 4.482.000 600 2.639.200 400 1.842.000 Đinh 3 phân Kg 50 450.000 30 270.000 20 180.000
2.2.2.12.3.1.4 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập xuất kho của Công ty
2.3.1.4.1.2.2.2.1.1 Giá nhập kho nguyên vật liệu Đối với giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho ở công ty TNHH Thiên Xứng, kế toán ghi theo giá hoá đơn Trong Công ty, vật liệu đều được mua ngoài.
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho bằng giá trị ghi trên hoá đơn ( giá chưa có thuế )
Ví dụ : Theo HĐ : 0048012 ngày 15/4/2010 nhập kho 7.880 tấm gỗ ván MDF các loại, gía ghi trên hoá đơn là 523.090.000đ, thuế VAT 52.309.000đ, giá thực tế của gỗ ván MDF 575.399.000đ
2.2.2.1.22.3.1.4.2 Giá xuất kho nguyên vật liệu Ở Công ty TNHH Thiên Xứng, giá vật liệu được tính theo giá nhập trước xuất trước.
Ví dụ : Tồn 300 tấm ván MDF 2.400 x 1.380 x 8 ly Đơn giá 55.000đ Thành tiền 16.500.000đ
Ngày 15/4 mua 1.560 tấm giá 55.000 thành tiền 85.800.000đ
Như vậy giá xuất của MDF là:
Tài khoản152 – Nguyên vật liệu Gồm các tài khoản cấp 2 sau:
- TK 1521 - Nguyên vật liệu chính
- TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ
- TK 1524 - Phụ tùng thay thế
2.2.2.22.3.1.5 Các trường hợp nhập kho
Trong Công ty hàng được mua ngoài và về cùng hoá đơn trong tháng 9/2009 Doanh nghiệp không có hàng đi đường, hàng thừa thiếu, tự chế biến, thuê ngoài chế biến….Trong tháng khi nhập vật tư kế toán căn cứ vào hoá đơn ghi:
- Căn cứ vào hoá đơn số 0048012 ngày 15/4/2010 kế toán định khoản như sau:
2.2.2.32.3.1.6 Các trường hợp xuất kho
Xuất kho chủ yếu là để sản xuất, cho phân xưởng, cho quản lý Cụ thế như sau:
+ Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm:
+ Xuất nhiên liệu phục vụ cho sản xuất:
+ Xuất nhiên liệu phục vụ cho quản lý:
Biểu số 10: Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Công ty TNHH Thiên Xứng
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Tháng 4/2010 Đối tượng: Công ty TNHH Thương mại Tùng Dương
NTGS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư
SH NT Nợ Có Nợ Có
2240 x 1380 x 10 ly2240 x 1380 x 12 ly2240 x 1380 x 15 ly2240 x 1380 x 17 ly2240 x 1380 x 18 ly
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán vào nhật ký chung.Sau đó vào sổ cái TK 152, 153.
Biểu số 11:Sổ Nhật ký chung (trích)
Công ty TNHH Thiên Xứng
SỔ NHẬT KÝ CHUNG (trích)
Chứng từ Diễn giải SH
04/4 01 04/4 Thu tiền hàng bằng tiền gửi ngân hàng 112
34.440.000 13/4 11 10/4 Mua dầu do bằng tiềnmặt
4.706.000 13/4 12 11/4 Mua đinh ba phân bằng tiền mặt
495.000 14/4 13 11/4 Mua xăng A92 bằngtiền gửi ngân hàng
1.100.000 15/4 02 15/4 Thu tiền hàng bằng tiền gửi ngân hàng 112
46.800.000 18/4 16 16/4 Mua keo bằng tiền mặt
10.005.000 1.005.000 11.005.500 18/4 18 18/4 Mua gim bằng tiền mặt
8.485.713 24/4 23 24/4 Mua kính bằng tiền mặt
30.001.400 25/4 24 25/4 Mua sơn bằng tiền mặt 1522
Chứng từ Diễn giải SH
25/4 25 25/4 Mua bản lề bằng tiềnmặt
25/4 03 16/4 Thu tiền bán giường tủ bằng tiền gửi ngân hàng
25/4 26 25/4 Mua giấy nháp bằngtiền mặt
472.500 26/4 04 26/4 Thu tiền bán bàn ghế bằng tiền gửi ngân hàng
27/4 19 22/4 Mua ván thô 25 ly bằng tiền gửi ngân hàng
35.199.998 28/4 20 27/4 Mua gỗ MDF còn nợngười bán
28/4 21 27/4 Mua CCDC còn nợ người bán
4.215.200 30/4 05 29/4 Thu tiền bán gỗ trángpoóc bằng tiền mặt 112
Người lập Kế toán trưởng
Biểu số 12: Sổ cái tài khoản 152(trích)
Công ty TNHH Thiên Xứng
Năm 2010 Tên TK :Nguyên liệu – vật liệu
13/4 11 10/4 Mua dầu do bằng tiền mặt 111 4.482.000
06 12/4 Xuất dầu cho sản xuất 621 2.639.200
13/4 12 11/4 Mua đinh ba phân bằng tiền mặt 111 450.000
07 12/4 Xuất đinh cho sản xuất 627 270.000
14/4 13 11/4 Mua xăng A92 bằng tiền mặt 111 1.000.000
18/4 16 16/4 Mua keo bằng tiền mặt 111 10.005.000
13 16/4 Xuất keo cho sản xuất 621 2.755.000
18/4 18 18/4 Mua gim bằng tiền mặt 111 7.714.285
15 18/4 Xuất gim cho sản xuất 621 4.628.571
24/4 23 24/4 Mua kính bằng tiền mặt 111 27.274.000
18 24/4 Xuất kính cho sản xuất 627 3.289.000
25/4 22 25/4 Mua sơn bằng tiền mặt 111 13.000.000
24 25/4 Xuất sơn cho sản xuất 621 2.600.000
25/4 25 25/ Mua bản lề bằng tiền mặt 111 2.250.000
25 25/4 Xuất bản lề cho sản xuất 627 1.350.000
25/4 25 25/4 Mua giấy nháp bằng tiền mặt 111 300.000
25 26/4 Xuất giấy nháp cho sản xuất 627 150.000
25/4 25 25/4 Mua vécly bằng tiền mặt 111 450.000
25 26/4 Xuất vécly cho sản xuất 627 225.000
26/4 19 27/4 Mua ván thô bằng tiền mặt 111 33.523.808
33 30/4 Xuất ván thô cho sản xuất 621 33.523.808
28/4 20 27/4 Mua gỗ MDF nợ người bán 331 225.010.000
28 29/4 Xuất NVL cho sản xuất 621 196.610.000
Người lập Kế toán trưởng
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu số 13: Sổ cái tài khoản 331 (trích)
Công ty TNHH Thiên Xứng
Năm 2010 Tên TK :Phải trả cho người bán
27/4 20 27/4 Mua NVL chính nhập kho
255.010.500 12.750.000 30/4 37 30/4 Thanh toán tiền nợ gỗ 112 267.760.500
Người lập Kế toán trưởng
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
NHẬN XÉT VÀ KẾT LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN XỨNG
Những nhận xét và đánh giá về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thiên Xứng
Công ty TNHH Thiên Xứng là một doanh nghiệp trẻ, với chuyên ngành sản xuất chính là sản xuất mặt hàng gỗ phục vụ cho đời sống Công ty đã không ngừng phát triển, luôn sang tạo các sản phẩm gỗ phong phú, chất lượng dần tự khẳng định mình trên thị trường Để có thành tựu đó đòi hỏi một cố gắng tích cực không ngừng của Ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên công ty. Trong đó phải kể đến những đóng góp của bộ máy kế toán trong Công ty. Trong thời gian thực tập bằng việc vận dụng lý luận và thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu ở trong công ty, em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty có những ưu điểm, nhược điểm sau:
Về phân loai và tính giá nguyên vật liệu.
- Kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp đã làm tốt công tác quản lý một cách khoa học và hợp lý Điều đó thể hiện qua việc quản lý tốt công tác quản lý về tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu Các khâu này được kế toán của doanh nghiệp ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác Việc tính toán và phân bổ nguyên vật liệu được áp dụng cho từng phân xưởng theo tháng, quý Cuối niêm độ kế toán lập báo cáo một cách kịp thời chính xác.
- Về phân loại đánh giá nguyên vật liệu Doanh nghiệp tiến hành đúng theo chế độ của Bộ Tài Chính Trong công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu doanh nghiệp tiến hành lập nhật ký chung và sổ chi tiết nguyên vật liệu Điều này giúp cho kế toán quản lý tài sản một cách hiệu quả.
Về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.
Tại Công ty TNHH Thiên Xứng, kế toán luôn cập nhật, phản ánh một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ tình hình biến động nguyên vật liệu trong năm lên hệ thống sổ sách của doanh nghiêp Kế toán nắm chắc nguyên vật liệu hiện có của doanh nghiệp cũng như tình hình sử dụng Ngoài ra kế toán thường xuyên nắm vững và tận dụng những thông tư, quyết định, chế độ mới của Bộ Tài Chính và của các cơ quan chức năng trong công tác hạch toán nguyên vật liệu để có những thay đổi cho phù hợp.
Tổ chức kế toán ở doanh nghiệp theo hình thức kế toán nhật ký chung phù hợp với quy mô và đặc điểm của hình thức sản xuất Bộ máy kế toán gọn nhẹ với trách nhiệm, nhiệm vụ vủa người đảm nhiệm công tác kế toán Doanh nghiệp đã tính đến quy mô hoàn cảnh của mình và sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung, phân ra cách ghi sổ công việc của từng bộ phận một cách rõ ràng.
Về chứng từ kế toán của Công ty hoàn toàn đầy đủ và đúng Theo các mẫu trong chế độ kế toán, công tác và chứng từ luân chuyển chứng từ ghi sổ kế toán và lưu trữ chứng từ kế toán đảm bảo theo đúng quy định, sổ kế toán sử dụng và ghi chép rõ ràng không tẩy xoá.
Bộ phận kế toán luôn luôn cung cấp đầy đủ thong tin kịp thời chính xác số liệu cho mọi đối tượng cần quan tâm nhất là Giám đốc để đề ra phương hướng biện pháp kịp thời nhằm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu đảm bảo đời sống cho người lao động.
- Về chứng từ, tài khoản sử dụng:
Các chứng từ cũng như quy trình lập và luân chuyển chứng từ được tuân thủ đúng thủ tục quy định, chính xác và kịp thời Công tác kiểm tra đối chiếu chặt chẽ góp phần cung cấp những thong tin cấn thiết giúp Giám đốc ra quyết định đúng dắn trong sản xuất kinh doanh Chứng từ nhìn chung được tổ chức sử dụng hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ Chứng từ được sử dụng trong doanh nghiệp có nhiều loại phù hợp với tưng loại nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tạo điều kiện dễ dàng cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.
Công ty vận dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài Chính ban hành phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Về hệ thống sổ sách kế toán;
- Công ty sử dụng các loại mẫu sổ kế toán và phương pháp ghi sổ phù hợp đúng với quy địng của Bộ Tài Chính ban hành.
Trong công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty tiến hành lập sổ chi tiết nguyên vật liệu một cách hiệu quả.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm mặc dù công tác kế toán nguyên vật liệu, luôn được củng cố hoàn thiện song không phải là hết thiếu sót ở khâu này, khâu khác doanh nghiệp cần khắc phục.
Sau đây là một số tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp:
- Về phân loại nguyên vật liệu
Khâu tổ chức công tác kiểm nghiệm nguyên vật liệu chưa chặt chẽ dẫn đến xác định chất lượng nguyên vật liệu để đánh giá chưa được chính xác. Phân loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp có những ưu điểm nhất định song vẫn chưa đầy đủ, việc đánh giá cần phải được phản ánh từng nhóm, từng loại sao cho chặt chẽ hơn.
- Về hạch toán ban đầu:
Doanh nghiệp nên sử dụng các mã hiệu chi tiết cho từng bố cục, từng nhà cung cấp giúp cho doanh nghiệp quản lý về mặt kinh tế chặt chẽ và thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ kế toán của đơn vị Việc vận dụng các tài khoản trong hoạch toán của các nghiệp vụ của doanh nghiệp đúng chế độ kế toán của Bộ tài chính đã ban hành.
- Về hệ thống số sách:
Nhìn chung các loại sổ được sử dụng theo dõi về nguyên vật liệu, của doanh nghiệp tương đối đầy đủ và theo đúng quy định của bộ tài chính nhưng do doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung nên việc hạch toán chi tiết của đại bộ phận các tài khoản được thưc hiện chi tiết ngay trên các chứng từ ghi sổ hoặc bảng thống kê của các tài khoản đó.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
Qua phần nhận xét đánh giá chung và phần nhận xét cụ thể trên ta có thể nhận thấy việc quản lý vật liệu ở Công ty bên cạnh những việc tích cực trong quá trình hạch toán kế toán nguyên vật liệu còn có một số vấn đề chưa hợp lý Do đó để hoàn thiện những vấn đề chưa hợp lý này, tôi xin đưa ra một số ý kiến để việc hạch toán quản lý nguyên vật liệu được tốt hơn và phù hợp hơn với tình hình thực tế tại Công ty nhưng vẫn đảm bảo đúng chế độ kế toán áp dụng
Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trước hết phải được đáp ứng các yêu cầu sau:
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính kế toàn và tôn trọng chế độ kế toán hiện hành Kế toán không chỉ là công cụ quản lý nền kinh tế của Nhà nước Việc thực hiện chế độ công tác kế toán ở các đơn vị kinh tế được phép vận dụng và cải biến sao cho phù hợp với tình hình quản lý tại đơn vị, không bắt buộc phải dập khuôn theo chế độ nhưng trong khuôn khổ nhất định vẫn phải tôn trọng chế độ mới về quản lý tài chính
- Hoàn thiện công tác kế toán tại cơ sở phải phù hợp với đặc điểm của Doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh Hệ thống kế toán ban hành buộc các Doanh nghiệp phải áp dụng, nhưng được quyền vận dụng trong một phạm vi nhất định cho phù hợp với đặc điểm riêng củaDoanh nghiệp nhằm mang lại hiệu quả cao Công tác kế toán luôn phải đáp ứng các thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý.
- Hoàn thiện nhưng phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí về mục đích kinh doanh của Doanh nghiệp là phải mang lại lợi nhuận cao.
Trên cơ sở những yêu cầu của việc hoàn thiện và tình trạng của việc quản lý nguyên vật liệu ở Công ty, tôi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp phần khắc phục những tồn tại trong công việc quản lý vật liệu ở Công ty: thông thường chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của Doanh nghiệp, do vậy việc phấn đầu giảm thấp chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa lớn đối với việc hạ thấp giá thành sản phẩm Mà chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào hai yếu tố, đó là: lượng nguyên vật liệu tiêu thụ và giá nguyên vật liệu Tuy nhiên chi phí về nguyên vật liệu không chỉ phụ thuộc vào khâu sản xuất mà còn liên quan đến các khâu khác như: khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản. Để giảm thấp chi phí nguyên vật liệu trong điều kiện cho phép, Công ty còn phải quản lý tốt các khâu sau: Ý kiến thứ nhất: Về quản lý nguyên vật liệu:
- Về tình hình cung cấp vật tư: Công ty nên lựa chọn và tìm đến những khách hàng gần và có đủ khả năng cung cấp vật liệu, tài chính lành mạnh và những khách hàng cung cấp thường xuyên tín nhiệm.
Vì vậy nguyên vật liệu của Công ty sẽ rất nhiều chủng loại, do đó Công ty cần phải xây dựng “Sổ danh điểm vật tư”, như vậy lúc cần đến loại vật liệu gì thì sẽ đáp ứng được nhanh chóng và việc quản lý sẽ chặt chẽ, dễ hiểu dễ tìm Ý kiến 2: Về việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu được áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song Qua nghiên cứu tình hình thực tế của Công ty xét trên các mặt quản lý nói chung về trình độ của kế toán và thủ kho, tôi nhận thấy là phù công việc đều dồn đến cuối tháng Do đó, để lãnh đạo Công ty nắm được tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu, vốn lưu động một cách kịp thời, phòng kế toán nên cập nhập hàng ngày các loại phiếu nhập và phiếu xuất kho để kế toán vào sổ chi tiết song còn nên bảng tình hình nhập xuất nguyên vật liệu Nếu để đến cuối tháng mới hạch toán như vậy sẽ gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin, báo cáo quyết toán sẽ bị chậm. Ý kiến 3: Về việc lập báo cáo vật tư cuối kỳ. ở Công ty trong kỳ số liệu vật liệu xuất dùng phục vụ cho quá trình sản xuất là theo kế hoạch, do vậy trong quá trình sản xuất tại đơn vị thi công vẫn còn tình trạng lượng tiêu hao vật liệu thực tế ít hơn so với kế hoạch dẫn đến cuối kỳ vần còn vật liệu ở đơn vị thi công chưa sử dụng Các đơn vị còn tồn vật liệu lập phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ gửi cho phòng kế toán để theo dõi vật tư tồn cuối kỳ đồng thời làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật liệu.
Sau mỗi hạng mục công trình, các đơn vị thi công phát hiện thấy số vật liệu còn tồn lại, căn cứ vào từng loại vật liệu và khả năng sử dụng vật liệu để xuất dùng ở các kỳ tiếp theo Ý kiến 4: Về việc áp dụng kế toán máy vào hạch toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng.
Công ty TNHH Thiên Xứng là đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký chung hình thức ghi sổ này có nhiều thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy Tuy nhiên, hiện nay Công ty vẫn áp dụng kế toán thủ công để theo dõi, hạch toán. Việc sử dụng hình thức sổ này trong điều kiện kế toán thủ công đã gây ra sự ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng công tác kế toán Trong điều kiện khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển Công ty nên áp dụng kế toán máy vào hạch toán giúp cho việc tính toán, ghi chép được chính xác và nhanh hơn, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý.
- Xem, hiệu chỉnh chứng từ
- Hệ thống danh mục tài khoản
- Hệ thống danh mục khách hàng, danh mục người bán
- Khoá sổ, chuyển số dư sang năm sau
- In, xem các loại sổ sách: sổ chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản
- Xem số liệu phát sinh, số dư tài khoản
- In bảng cân đối tài khoản
- Tổng hợp các số liệu
Sơ đồ 7: Sơ đồ kế toán bằng máy vi tính
Với việc sử dụng kế toán máy công việc của các nhân viên kế toán được giảm nhẹ Nhân viên kế toán vật liệu cũng như các nhân viên kế toán khác chỉ việc đưa số liệu vào máy theo các chứng từ gốc hợp lệ theo chương trình đã cài đặt rồi máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ có liên quan và tập hợp số liệu cân đối một cách nhanh chóng và chính xác, ở đây ngoài việc in ra sổ sách lưu giữ theo tháng, quý, năm người ta có thể xem xét chi tiết vào số dư của các tài khoản bất kỳ lúc nào Tuy nhiên để có được những thông tin chính xác đòi hỏi đối với các nhân viên kế toán trong xử lý các chứng từ ban đầu phải thật chính xác và phản ánh đúng các nghiệp cụ phát sinh.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Tên các loại sổ sách
- Sổ cái và các sổ chi tiết
- Bảng cân đối kế toán
- Các báo cáo kế toán
Khoá sổ sang kỳ sau