Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần norfolk hatexc

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NORFOLK HATEXCO

Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO

1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu

Năm 2003, Việt Nam bắt đầu tiến hành từng bước xoá bỏ hàng rào thuế quan một số mặt hàng theo như hiệp định ký với AFTA Điều này cho phép một số mặt hàng của Việt Nam có thể xuất khẩu sang thị trường nước ngoài mà không phải chịu thuế Nhập khẩu, nhưng đồng thời có các mặt hàng vào nước ta cũng được miễn thuế hoặc giảm thuế Đây là một cơ hội tốt cho hàng Việt Nam có thể cạnh tranh và khẳng định vị thế về mẫu mã và chất lượng hàng của mình, nhưng cũng là sự đe doạ cho các doanh nghiệp Việt Nam sẽ có nguy cơ phá sản nếu sản phẩm của họ không đứng vững trên thị trường

Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO là một công ty có quy mô sản xuất tương đối lớn Sản phẩm của Công ty là các loại quần áo lao động, quần áo phụ nữ, áo jacket Ngoài ra còn có sản xuất các loại sản phẩm khác theo hợp đồng và xuất khẩu như áo sơ mi nam, nữ… Do đặc điểm sản phẩm của Công ty đa dạng, phong phú chủng loại, kích cỡ nên Công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, rất đa dạng, nhiều chủng loại và quy cách khác nhau ví dụ như các loại vải, các loại chỉ, các loại khuy, các loại da … để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khác nhau.

Trong tổng chi phí để sản xuất ra các loại sản phẩm thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất, đặc biệt là nguyên vật liệu chính Do vậy khi có sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì sẽ ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm của Công ty. Đặc thù nguyên vật liệu của Công ty đó là các loại nguyên vật liệu gọn nhẹ như các loại vải, chỉ , khuy, khoá nên không gây khó khăn trong quá trình vận chuyển và bảo quản nhưng nếu việc vận chuyển, bảo quản không tốt thì chất lượng của nguyên vật liệu không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm Do vậy Công ty cần phải có biện pháp quản lý, vận chuyển, dự trữ phù hợp với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất của Công ty đồng thời tính toán sao cho chi phí vận chuyển là thấp nhất Nhận thức được điều này Công ty đã bố trí hệ thống kho bãi, thiết bị bảo quản như sau: Nhà kho của Công ty được bố trí ở tầng một gần cổng chính vừa thuận tiện cho việc mua nguyên vật liệu về nhập kho, vừa thuận tiện xuất kho đi các xưởng. Tại Công ty có ba kho nguyên vật liệu: kho nguyên vật liệu chính chứa các loại nguyên vật liệu chính như các loại vải, chỉ phục vụ cho sản xuất sản phẩm, kho nguyên vật liệu phụ và phụ tùng tạp phẩm chứa các loại nguyên vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, tạp phẩm như phấn, giấy gói Ví dụ: vải, chỉ nên để trong kho trong một thời gian nhất định, phải được bảo quản, độ ẩm phù hợp - tránh đề quá lâu vải sẽ bị mốc, ố, bục, mủn …

Bên cạnh đó, việc cung ứng vật tư cũng được Công ty rất coi trọng Để vừa đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất,đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho sản xuất kinh doanh kém hiệu quả Phòng kế hoạch vật tư đã ký hợp đồng lâu dài, thường xuyên, ổn định với một số đơn vị bán hàng Ngoài ra, Công ty còn tổ chức bộ phận thu mua vật liệu thông qua cán bộ tiếp liệu, có nhiệm vụ liên hệ mua vật tư và cùng với nhân viên đội xe chuyển hàng về kho hoặc thuê ngoài vận chuyển Các nhà cung cấp lớn của Công ty là Công ty da Mêcô Cần Thơ, chỉ Coats Tootal

Phong Phú, Công ty dệt Hà Nam, và thu mua nhỏ lẻ của các doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn Hà Nội, Hà Nam.

Hiện nay nhiệm vụ sản xuất của Công ty ngày càng được mở rộng. Công ty không chỉ may hàng gia công theo hợp đồng ký kết với khách hàng mà còn mở rộng quan hệ ngoại giao, ký kết hợp đồng sản xuất trong và ngoài nước Sản xuất các mặt hàng phục vụ nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng trong và ngoài nước Đối với những mặt hàng gia công thì nguyên vật liệu chính là do bên yêu cầu cung cấp, Công ty chỉ theo dõi phần số lượng Đối với hàng may hợp đồng ngoài thì Công ty phải tự lo tất cả khâu đầu vào, trong đó việc thu mua nguyên vật liệu để phục vụ kế hoạch sản xuất phẩm được thực hiện trên cơ sở kế hoạch mua vật tư do phòng kế hoạch - vật tư lập và hợp đồng mua bán vật tư ký kết với khách hàng Chính vì vậy hiện nay trong việc nhập, xuất vật liệu phải được phân vùng quản lý Vật liệu của hàng gia công như áo sơ mi nam, áo jacket được theo dõi quản lý riêng, hạch toán trên một sổ riêng Còn vật liệu do Công ty mua ngoài để cung cấp cho sản xuất sản phẩm đã ký kết với bên ngoài được quản lý tại kho riêng ở Công ty theo thứ, loại đã được phân ra.

Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý vật liệu của Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO có những nét riêng biệt và khó khăn hạ thấp chi phí vật liệu, sử dụng tiết kiệm trong sản xuất là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm góp phần không nhỏ nâng cao hiệu quả sản xuất - đó chính là mục tiêu phấn đấu của Công ty Vì vậy phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ, vận chuyển vật liệu đặc biệt là đối với nguyên vật liệu chính như các loại vải, chỉ, khuy.

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu

Trong Công ty, vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng lý hoá, phẩm cấp chất lượng Mặt khác nguyên vật liệu lại thường xuyên biến động Do đó để quản lý và hạch toán được nguyên vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu Trên cơ sở kết quả phân loại, tuỳ thuộc vào công dụng, tính năng, vai trò, tác dụng của từng thứ, từng loại vật liệu mà có biện pháp quản lý, hạch toán phù hợp

Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất, toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty được phân thành các loại sau:

Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm bảo gồm: vải, chỉ, khuy, chun.

Trong mỗi loại lại được chia thành nhiều thứ khác nhau.

+ Vải gồm: vải gabadin cỏ úa, vải bay, vải tropical, be vàng, vải tropical 8888 -1

+ Chỉ cũng nhiều loại : Chỉ mạ non, chỉ mầu cỏ úa, chỉ mầu ghi.

+ Khuy cũng gồm nhiều loại: khuy đồng, khuy 14 ly bay, khuy 12 ly đen, khuy 15 ly mạ non.

Tuy không là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm, nó chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, nhưng nó có tác dụng làm tăng chất lượng sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường như phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật quản lý như: đầu máy khâu, phấn may, giấy gói hàng, sơn trắng, vải mành dứa, phấn thỏi, phấn bột, nẹp sắt.

Là những vật liệu để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: than, dầu, xăng.

Để duy trì hoạt động trơn tru của máy móc, thiết bị, các công ty thường mua sắm và dự trữ một số phụ tùng thay thế Các phụ tùng này bao gồm các bộ phận như vít bắt chân vịt đảm bảo hoạt động ổn định của quạt trần, bàn là treo thuận tiện cho việc ủi thẳng quần áo, răng cưa mặt nguyệt giúp cắt vật liệu chính xác, ắc quy cung cấp nguồn điện dự phòng và trụ tự động máy giữ cố định thiết bị trong quá trình vận hành.

Vật liệu khác: băng dính, chổi.

Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO

Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Ở Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO các nghiệp vụ nhập – xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, mỗi lần nhập giá cả của nguyên vật liệu lại có sự thay đổi Việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu xuất dùng là hết sức cần thiết Trên thực tế Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu. Đối với nguyên vật liệu của hàng gia công thì do bên khách hàng cung cấp nguyên vật liệu cho phía Công ty nên ngoài việc hạch toán nguyên vật liệu theo số lượng Công ty còn theo dõi về mặt giá trị đó là chi phí gia công chế biến Còn đối với nguyên vật liệu Công ty nhập từ bên ngoài chủ yếu là mua ngoài, không có vật liệu nhập từ các nguồn như tự chế hoặc thuê ngoài gia công hoặc đơn vị khác góp vốn liên doanh thì để đánh giá chính xác, trung thực và hợp lý giúp cho việc hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản xuất Công ty đã đánh giá thực tế Việc đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty được thực hiện như sau:

* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho:

Giá thực tế vật liệu nhập kho

= Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua -

Các khoản chiết khấu thương mại, Giảm giá hàng mua

Trong đó: Giá mua ghi trên hoá đơn là giá không bao gồm thuế GTGT vì Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại đóng gói, hao hụt tự nhiên trong định mức

- Ngày 15/01/2011 Công ty mua vải phin trắng của Công ty Dệt Hà Nam với số lượng 4.203m, với đơn giá chưa thuế GTGT là 37.500 đ/m, thuế GTGT 10%, hoá đơn số 0018118, đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, chi phí vận chuyển 1.780.000đồng (bao gồm cả VAT 10%) trả bằng tiền mặt, hàng nhập kho đủ.

Khi đó, giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho là:

 Đối với nguyên vật liệu nhập lại từ sản xuất

Giá thực tế vật liệu nhập lại kho từ sản xuất Giá thực tế xuất kho bình quân của từng lô hàng x

* Đối với vật liệu xuất kho: Hiện nay, đơn giá nguyên vật liệu xuất kho tại công ty tính theo phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, kế toán phải theo dõi được đơn giá và số lượng, thành tiền, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, của từng lô hàng nhập kho trong kỳ, căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ để tính giá bình quân của một đơn vị (Công ty áp dụng kỳ là tháng)

Giá thực tế của NVL xuất kho = Giá bình quân của

1 đơn vị NVL x Số lượng NVL xuất kho

Giá bình quân Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ

1 đơn vị NVL Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ

Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2011 đối với vải phin hoa có tình hình nhập, xuất, tồn như sau:

- Tồn đầu tháng: + Số lượng 200m

- Nhập trong tháng: + Số lượng 2000m

- Xuất trong tháng: Số lượng 1800m

Kế toán xác định giá bình quân của 1m vải phin hoa:

Giá thực tế vải phin hoa xuất kho trong tháng 4:

Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO

 Công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình sử dụng và quản lý nguyên vật liệu Công ty thường xuyên quan tâm đến công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Do đặc điểm sản xuất của Công ty là sản xuất nhiều loại sản phẩm, nhiều chủng loại các sản phẩm chủ yếu là phục vụ ngành, ngoài ra còn nhận hợp đồng sản xuất cho các đơn vị ngoài Do vậy hệ thống định mức của công ty đã được xây dựng và đưa vào sử dụng nhiều loại định mức khác nhau sao cho phù hợp với đặc điểm, quy cách phẩm chất của sản phẩm nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, không ngừng phấn đấu giảm lượng nguyên vật liệu tiêu dùng trên cơ sở vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm đã quy định.

Với nhiệm vụ sản xuất sản phẩm phục người tiêu dùng Vì vậy định mức tiêu dùng nguyên vật liệu đều do cấp trên đưa xuống theo từng loại sản phẩm khác nhau Trên cơ sở định mức đó phòng kỹ thuật của Công ty tính toán nghiên cứu, thiết kế sản phẩm sao cho giảm bớt định mức nhằm đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu nhưng vẫn đạt chất lượng sản phẩm theo quy định của hợp đồng cấp trên giao.

Ví dụ: - Đối với các hợp đồng Công ty nhận gia công thì định mức sẽ do khách hàng quy định Nhưng Công ty cũng phải xây dựng sao cho hợp lý, đảm bảo lượng nguyên vật liệu khách hàng giao cho đủ để sản xuất số sản phẩm như đã ký kết trong hợp đồng Nếu trường hợp khách hàng đưa ra định mức là quá thấp so với định mức của Công ty thì Công ty phải thương lượng với khách hàng để tăng định mức ở mức độ phù hợp Nếu không được chấp nhận thì hợp đồng sẽ không được ký kết.

- Đối với các hợp đồng sản xuất các sản phẩm mà Công ty phải lo tất cả khâu đầu vào thì công tác xây dựng định mức sẽ do phòng kế hoạch chịu trách nhiệm Trên cơ sở đặc điểm quy cách, phòng kỹ thuật xây dựng định mức sao cho sản xuất đạt hiệu quả, giảm chi phí nguyên vật liệu nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu về chất lượng như hợp đồng đã quy định.

Nhìn chung, công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ở Công ty có những nét đặc biệt so với một số Công ty khác do đặc thù sản xuất Song Công ty đã tự xây dựng cho mình một hệ thống định mức thích hợp nhằm sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu.

 Công tác tổ chức thu mua nguyên vật liệu

Do đặc điểm hoạt động sản xuất theo đơn đặt hàng của Công ty, kế hoạch mua vật liệu phụ chỉ được xây dựng sau khi hợp đồng được ký kết Lúc này, Công ty mới xác định được số lượng nguyên vật liệu cần dùng để mua sắm.

Nhà cung cấp thường xuyên của Công ty là công ty da Mêcô Cần Thơ,chỉ Coats Tootal Phong Phú, hợp tác xã Hồng Hà … và các doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn Hà Nội, Hà Nam Ngoài ra, Công ty còn tổ chức mua nguyên vật liệu thông qua bộ phận tiếp liệu Cán bộ tiếp liệu có nhiệm vụ mua nguyên vật liệu cùng với nhân viên đội xe chuyển hàng về kho, nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu dự trữ của Công ty là rất ít Vì vậy số nguyên vật liệu cần mua là số nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất, còn phần nguyên vật liệu dự trữ là không đáng kể Để đáp ứng nhu cầu đối với những sản phẩm chưa xây dựng được định mức, dựa trên cơ sở định mức sản phẩm tương tự để tính ra số nguyên vật liệu cần mua để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất Nếu không có sản phẩm tương tự phòng kỹ thuật có nhiệm vụ xây dựng định mức chuyển sang phòng kế hoạch để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu Trưởng phòng kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu rồi trình lên giám đốc để giám đốc ký duyệt mua Về giá cả của nguyên vật liệu thu mua thì do Công ty đã hiểu được thị trường và với mục tiêu là hạn chế tới mức thấp nhất và vật liệu phải đạt tiêu chuẩn tốt nhất Từ đó, giá cả thu mua nguyên vật liệu và các chi phí thu mua có liên quan đều được Công ty xác định theo phương thức thuận mua vừa bán với nguồn cung cấp nguyên vật liệu.

Nhờ áp dụng sản xuất theo đơn đặt hàng cùng hệ thống định mức xây dựng hợp lý, công tác thu mua vật tư của Công ty diễn ra trôi chảy Theo đó, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất luôn sẵn có trên thị trường, không rơi vào tình trạng khan hiếm hay biến động mạnh về giá cả.

 Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty

Công ty quản lý nguyên vật liệu ở một kho chung gọi là kho Công ty. Kho là điểm xuất phát cũng là điểm cuối cùng của quá trình sản xuất, do đó việc tổ chức bảo quản kho nguyên vật liệu của Công ty tuân theo quy định trong quy chế hoạt động quản lý kho chung đó là sắp xếp khoa học nguyên vật liệu theo ngăn, theo thứ tự, đảm bảo cách mặt đất và tường 20  30 cm để chống ẩm thấp, dễ gây nên mốc và gỉ sét lẫn không bị ố vải Người chịu trách nhiệm bảo quản và sắp xếp nhập kho nguyên vật liệu là thủ kho và chỉ có một người theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng trên thực tế Theo định kỳ thủ kho phải sắp xếp lại nguyên vật liệu để phát hiện các trường hợp nguyên vật liệu có được bảo quản tốt hay không, thứ tự sắp xếp đã hợp lý chưa, nguyên vật liệu có bị ẩm mốc hay không Do điều kiện nguyên vật liệu trong kho nhiều chủng loại nhưng lượng nguyên vật liệu tồn kho ít nên cũng có khó khăn cho thủ kho Ngoài ra một khó khăn lớn trong việc bảo quản nguyên vật liệu của Công ty là diện tích kho quá hẹp dẫn đến nguyên vật liệu trong kho để rất nhiều chủng loại như vậy ảnh hưởng tới chất lượng một số nguyên vật liệu dễ hư hỏng như vải, chỉ, bông … gây khó khăn trong việc xuất, nhập nguyên vật liệu.

Nguyên liệu nhập về công ty sẽ được các nhà cung cấp bàn giao cho thủ kho Thủ kho tiến hành kiểm nhận, lập chứng từ và kiểm tra số lượng rồi nhập kho Khi các phân xưởng có nhu cầu xuất nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất, Phòng kế hoạch vật tư sẽ xét duyệt và thủ kho tiến hành xuất kho cho các phân xưởng.

Mỗi năm, đến ngày 31-12 công ty tiến hành kiểm kê số nguyên vật liệu tồn kho Công tác kiểm kê do phòng kinh doanh, kế toán và thủ kho kết hợp tiến hành Mục đích của cuộc kiểm kê là xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu hiện có, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng mất mát, ứ đọng, kém phẩm chất trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của thủ kho và cán bộ sử dụng, từng bước chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý nguyên vật liệu.

Khi kiểm kê nếu có mất mát, hư hỏng, thiếu hụt trong định mức thì Công ty chỉ nhắc nhở thủ kho còn ngoài định mức thì lập biên bản xử lý và yêu cầu thủ kho phải bồi thường. Đối với vật liệu thu hồi, tận dụng từ quá trình sản xuất được nhập lại kho Công ty khi nào có nhu cầu thì lại xuất ra dùng.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NORFOLK HATEXCO

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO.14 1 Thủ tục chứng từ

Hạch toán chi kết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị. Vật liệu ở Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO rất đa dạng, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày, do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được.

Hiện nay Công ty tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phương pháp này giúp kế toán dễ dàng thực hiện các công việc kiểm tra, đối chiếu, dễ dàng phát hiện ra những lầm lẫn, sai sót trong quá trình ghi chép, đồng thời giám sát chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị.

Nội dung công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phầnNORFOLK HATEXCO được tiến hành theo trình tự sau:

Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ theo phương pháp thẻ song song.

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu tại kho

Tại kho, thủ kho dùng thẻ kho để theo dõi sự biến động của nguyên liệu vật liệu về số lượng.

Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập kho, xuất kho từ phòng tài chính-kế toán, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ này rồi tiến hành sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho, ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng của thẻ kho Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu.

Cuối tháng thủ kho phải tính số lượng tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho để đối chiếu số liệu trong sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ do kế toán nguyên liệu, vật liệu lập.

Sổ chi tiết vật tư

Bảng tổng hợp chi tiết N-X- T

Sổ kế toán tổng hợp

Ngoài ra, hàng ngày thủ kho phải tính số lượng tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho rồi báo cáo với trưởng phòng kế hoạch-vật tư biết tình hình để điều tiết phục vụ sản xuất kịp thời.

- Ngày 03/02/2011, Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO nhập mua các loại vải của Công ty dệt Hà Nam (hoá đơn GTGT số 0017859), bao gồm: Vải tropical 8888 -1 với số lượng 4.735,8m đơn giá 28.500đ/m; Vải bay với số lượng 3.913,6m đơn giá 31.800đ/m; Vải gabadin cỏ úa số lượng2.659,4m đơn giá 32.000đ/m; thuế GTGT 10% tiền hàng chưa thanh toán.Hội đồng kiểm nghiệm đã kiểm tra chất lượng, số lượng và cho phép nhập kho, đưa vào sử dụng Nhân viên phòng kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho (căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm)

Bảng số 2.1 : Hoá đơn GTGT

HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL

Liên 2 (giao cho khách hàng) BY/2008B

Ngày 03 tháng 02 năm 2011 Số 0017859 Đơn vị bán hàng: Công ty dệt Hà Nam Địa chỉ: Châu Sơn-Kim Bảng-Hà Nam

Số tài khoản: Điện thoại: Mã số thuế: 0701025402

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Nam Phong Đơn vị: Công ty CP NORFOLK HATEXCO Địa chỉ: KCN Đồng Văn-Duy Tiên-Hà Nam

Hình thức thanh toán: Mã số thuế: 0700101363

TT TÊN HÀNG HOÁ DỊCH VỤ ĐƠN VỊ

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 34.452.358

Tổng cộng tiền thanh toán 378.975.938

Số tiền bằng chữ: Ba trăm bảy tám triệu, chín trăm bẩy năm nghìn, chín trăm ba tám đồng

Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc công ty

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Bảng số 2.2 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư

Công ty CP NARFOLK HATEXCO Mẫu số: 03-VT Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

Ngày 03 tháng 02 năm 2011 Số: 02 Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 12 ngày 15 tháng 01 năm 2011 của Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO

Biên bản kiểm nghiệm được lập bởi các thành viên sau: Trưởng phòng kỹ thuật-KCS Trần Việt Kỳ, Trưởng phòng kế hoạch-vật tư Đỗ Đức Long, Thủ kho Nguyễn Thị Thuỷ và người giao hàng Phạm Thế Anh Họ đã tiến hành kiểm tra các loại hàng hoá cụ thể, tuy nhiên thông tin về các loại hàng hoá này không được nêu trong đoạn văn này.

Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính

Số lượng theo chứng từ

Số lượng đúng quy cách, phẩm chất

Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất

Vải gabadin cỏ úa Đo M 2.659,4 2.659,4 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Các loại vật liệu trên phù hợp với yêu cầu của hợp đồng, đạt tiêu chuẩn để phục vụ sản xuất Đại diện kỹ thuật Thủ kho Giám đốc công ty

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Bảng số 2.3: Phiếu nhập kho

Công ty CP NORFOLK HATEXCO Mẫu số: 01-VT Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Ngày 03 tháng 02 năm 2011 Nợ TK: 152.1; 133

Họ tên người giao hàng: Phạm Thế Anh (Xe 90T-1189)

Theo HĐ số 0017859 ngày 03 tháng 02 năm 2011: Công ty dệt Hà Nam Nhập tại kho: Vải

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng số tiền (bằng chữ): Ba trăm bẩy tám triệu, chín trăm bẩy năm nghìn, chín trăm ba tám đồng

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

- Ngày 13/2/2011 tạm ứng cho anh Hạnh số tiền 1.700.000đồng (phiếu chi số 18) để mua các phụ tùng thay thế Ngày 15/02/2011 anh Hạnh đã hoàn thành việc thu mua và thanh toán (giấy thanh toán tạm ứng) như sau:

Số tiền đã chi: 1.496.000đồng , trong đó:

- Mua vòng bi 8031 (số lượng 8 hộp, đơn giá 65.000đ/hộp) và đầu kiếm giao (số lượng 24cái, đơn giá 35.000đ/cái) hàng đã về nhập kho.

Số tiền không chi hết: 204.000đồng được nhập lại quỹ

Giấy thanh toán tiền tạm ứng được lập như sau:

Bảng số 2.4 : Giấy thanh toán tiền tạm ứng số 28

Công ty CP NORFOLK HATEXCO

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG

- Họ tên người thanh toán: Nguyễn Văn Hạnh Nợ TK 152.1

- Bộ phận: Phòng kế hoạch-vật tư

- Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Đvt:1000đ

1 Số tạm ứng đợt trước chưa chi hết

2 Số tạm ứng kỳ này

II Số tiền đã chi:

1 Số tạm ứng chi không hết (I-II)

Người đề nghị thanh toán

- Trong tháng 2/2011 có tình hình nhập, tồn kho của vải bay và PVA

Tồn đầu tháng: - Vải bay

Nhập trong tháng: - Vải bay

- PVA 540: + Số lượng 200kg + Thành tiền 6.862.800đồng.

Cuối tháng 02/2011, kế toán tính ra đơn giá bình quân 1m vải bay là:

6.643,4 + 30.500 = 31.800đồng/m Đơn giá bình quân 1kg PVA 540 là:

Căn cứ vào phiếu xuất kho số 34 và số 35 (ngày 28/02/2011 với số lượng 6.509,3m vải bay và 50kg PVA 540 để sản xuất áo sơ mi nam), kế toán lập phiếu xuất kho.

Bảng số 2.5: Giấy đề nghị cấp vật tư số 34

Công ty CP NORFOLK HATEXCO Địa chỉ: KCN Đồng Văn

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ

Ngày 28 tháng 2 năm 2011 Số: 34 Kính gửi: Phòng kế hoạch vật tư thiết bị……… Tên tôi là: Phạm Văn Chiến Bộ phận: Phân xưởng sản xuất Đề nghị: Được cấp vật tư để phục vụ sản xuất.

STT Tên vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Mục đích sử dụng

1 Vải bay 05 M 6.509,3 Phục vụ sản xuất

2 PVA 540 15 Kg 50 Phục vụ sản xuất

Người đề nghị Phụ trách bộ phận Phòng KH vật tư Tồng kho

Bảng số 2.6 : Phiếu xuất kho số 34

Công ty CP NORFOLK HATEXCO Mẫu số: 02-VT Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Ngày 28 tháng 02 năm 2011 Nợ TK: 621

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Thanh

Bộ phận: Phân xưởng sản xuất

Lý do xuất: Phục vụ sản xuất áo sơ mi nam

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng số tiền (bằng chữ): Hai trăm linh sáu triệu, chín trăm chín mươi năm nghìn, bẩy trăm bốn mươi đồng

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng

Thủ kho lập thẻ kho theo mẫu sau

Bảng số 2.7: Thẻ kho vật tư: Vải gabadin cỏ úa

Công ty CP NORFOLK HATEXCO Mẫu số: S12-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

Tờ số: 01 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải gabadin cỏ úa……… Đơn vị tính:………….M………

Số lượng Ký xác nhận của kế

Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn toán

4 16/02 22 Xuất để SX áo lao động

Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Bảng số 2.8: Thẻ kho vật tư: Vải bay

Tờ số: 02 Căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho tháng 2 năm 2011 Công ty CP NORFOLK HATEXCO

Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải bay……… Đơn vị tính:………….M……….

Số lượng Ký xác nhận của kế toán

Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn

3 03/02 04 Xuất để SX áo sơ mi nam 6.720,8 9.308,7

Bảng số 2.9: Thẻ kho vật tư: Vải tropical 8888 -1

Tờ số: 03 Căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho tháng 2 năm 2011 Công ty CP NORFOLK HATEXCO

Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải tropical 8888 -1 Đơn vị tính:………….M……….

Số lượng Ký xác nhận của kế toán

Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn

2 8/02 14 Xuất kho SX áo jacket 1.536,7 3.199,1

3 11/02 17 Xuất kho SX áo jacket 1.536,7 1.662,4

2.1.3 Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu tại phòng kế toán

Tại phòng kế toán, kế toán nguyên liệu, vật liệu mở sổ chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu về số lượng và giá trị.

Kế toán nguyên liệu, vật liệu khi nhận được các chứng từ liên quan như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT phải kiểm tra, đối chiếu với hoá đơn, sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ xuất - nhập vào sổ chi tiết vật liệu theo các chỉ tiêu số lượng và thành tiền cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho Sổ chi tiết được theo dõi riêng cho từng kho, mỗi kho một quyển và mỗi một vật liệu được mở một trang riêng Riêng đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu, do Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên vật liệu xuất kho nên các nghiệp vụ xuất kho trong tháng chỉ được ghi số lượng, đến cuối tháng khi đã xác định được đơn giá một đơn vị thì kế toán mới tính ra giá nguyên vật liệu xuất kho và ghi vào cột thành tiền.

Cuối tháng, bộ phận kế toán sẽ thực hiện cộng sổ chi tiết về nguyên liệu, vật liệu, đối chiếu với số lượng ghi trên thẻ kho do thủ kho cung cấp Nếu phát hiện chênh lệch, cần tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh hợp lệ Số lượng tồn kho nguyên liệu, vật liệu trên sổ kế toán chi tiết phải tương ứng với số tồn kho ghi trên thẻ kho.

Bảng S10-DN mang tên "Bảng số 2.10: Trích sổ chi tiết nguyên vật liệu" được ban hành bởi Bộ trưởng Bộ Tài chính theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 Bảng này được sử dụng bởi Công ty CP NORFOLK HATEXCO, có địa chỉ tại KCN Đồng Văn, nhằm trích xuất thông tin chi tiết về nguyên vật liệu từ sổ chi tiết.

TRÍCH SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

Tài khoản: 152.1- Vải bay Tên kho: Vải Tên, quy cách nguyên liệu, vật liệu: Vải bay Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất tháng 2 năm 2011 Đvt: 1000đ

Diễn giải TK đ.ứng Đơn giá

SH NT SL TT SL TT SL TT

PX 04 03/02 Xuất SX áo sơ mi nam 621 6.720,8

Sổ này có 03 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 03

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO

Hệ thống tài khoản sử dụng của Công ty được xây dựng trên cơ sở những quy định về hệ thống tài khoản chung cho các doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006.

Hiện nay, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu Theo phương pháp này các nghiệp vụ xuất, nhập, tồn vật liệu được phản ánh thường xuyên, liên tục, thuận lợi cho công tác kiểm tra trên tài khoản và sổ kế toán Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế Kết cấu của TK 152:

+ Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác.

+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.

+ Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn đầu tư.

+ Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán.

+ Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.

Dư Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho.

Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” có các tài khoản cấp 2

152.1 Nguyên vật liệu chính (chi tiết cấp 3 cho từng loại vật liệu chính)

152.2 Vật liệu phụ (chi tiết cấp 3 cho từng loại vật liệu phụ)

152.3 Nhiên liệu (chi tiết cấp 3 cho từng loại nhiên liệu)

152.5 Phế liệu và vật liệu khác

- Tài khoản 331 “Phải trả người bán”

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản: 111, 112, 131, 133, 141,

2.2.2 Quy trình kế toán tăng nguyên vật liệu

Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các loại quần áo, để sản xuất ra sản phẩm cần sử dụng khối lượng nguyên vật liệu rất lớn Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài từ các nhà cung cấp nội địa, việc thu mua nguyên vật liệu do phòng kế hoạch-vật tư đảm nhiệm Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao nguyên vật liệu và giá cả thị trường, cán bộ phòng kế hoạch-vật tư sẽ tiến hành thu mua từ các nhà cung cấp có nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng và giá thành, chi phí thấp nhất.

Khi vật liệu về đến Công ty, nhân viên phòng kế hoạch-vật tư báo cáo cho hội đồng kiểm nghiệm biết để tiến hành kiểm nghiệm Hội đồng kiểm nghiệm bao gồm đại diện phòng kỹ thuật-KCS, phòng kế hoạch-vật tư và thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra quy cách, chất lượng, chủng loại vật liệu mua về. Nếu vật liệu đảm bảo chất lượng, quy cách, chủng loại với yêu cầu trong hợp đồng thì sẽ được nhập kho và đưa vào sử dụng Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải thông báo ngay cho nhà cung cấp để xử lý Trong quá trình kiểm nghiệm, hội đồng kiểm nghiệm sử dụng biên bản kiểm nghiệm.

Tuỳ theo từng nguồn cung cấp nguyên vật liệu và hình thức thanh toán(trả chậm hoặc trả trực tiếp bằng tiền mặt, tiền tạm ứng hoặc bằng chuyển khoản ) kế toán tổng hợp sẽ thực hiện theo các phương thức khác nhau, cụ thể:

 Đối với nguyên liệu, vật liệu mua ngoài nhập kho Công ty chưa thanh toán với người bán.

Trong trường hợp những lô hàng có giá trị lớn, Công ty chưa thanh toán cho người bán ngay thì để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với các nhà cung cấp thường xuyên, kế toán mở riêng một sổ cho mỗi nhà cung cấp là Sổ chi tiết thanh toán với người bán (tài khoản 331), sổ này được kế toán mở để phản ánh và theo dõi tình hình thanh toán với các nhà cung cấp. Đầu mỗi tháng, kế toán chuyển số dư cuối tháng trước sang đầu tháng này, căn cứ ghi sổ là các hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho.Cuối tháng, kế toán lấy số liệu từ sổ chi tiết thanh toán với người bán để ghi vào chứng từ ghi sổ, mỗi nghiệp vụ phát sinh được ghi vào một dòng của chứng từ ghi sổ.

Ngày 03/02/2011, Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO nhập mua các loại vải của Công ty dệt Hà Nam (hoá đơn GTGT số 0017859), bao gồm: Vải tropical 8888 -1 với số lượng 4.735,8m đơn giá 28.500đ/m; Vải bay với số lượng 3.913,6m đơn giá 31.800đ/m; Vải gabadin cỏ úa số lượng 2.659,4m đơn giá 32.000đ/m; thuế GTGT 10% tiền hàng chưa thanh toán Hội đồng kiểm nghiệm đã kiểm tra chất lượng, số lượng và cho phép nhập kho, đưa vào sử dụng Nhân viên phòng kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho (căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm) Kế toán định khoản như sau:

Có TK 331: 378.975.938 Định kỳ 15 ngày, kế toán căn cứ vào số liệu trên hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho để ghi vào chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ được mở cho từng tháng để theo dõi các nghiệp vụ như sau:

Bảng số 2.14 : Chứng từ ghi sổ số 25

Công ty CP NORFOLK HATEXCO Mẫu số: S02a-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

Số: 25 Ngày 15 tháng 02 năm 2011 Đvt:1000đ

Trích yếu Số hiệu tài khoản

Nhập mua nguyên vật liệu chính 152.1 331 344.523

Nhập mua nguyên vật liệu phụ 152.2 331 241.557

Nhập mua phụ tùng thay thế 152.4 331 450.042

Nhập mua vật liệu chính 152.1 331 584.211

Kèm theo 07 chứng từ gốc

Người lập Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

 Đối với nguyên liệu, vật liệu mua ngoài nhập kho công ty thanh toán trực tiếp với người bán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng:

 Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt

Tiền mặt của doanh nghiệp được bảo quản tập trung tại quỹ do thủ quỹ quản lý Khi mua nguyên vật liệu và trả tiền mặt trực tiếp, kế toán ghi nhận bằng cách lập phiếu chi tiền mặt dựa trên hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho Đồng thời, kế toán ghi số tiền chi vào các cột liên quan trong sổ chi tiết tiền mặt, ghi nợ tài khoản 152 - Tiền gửi ngân hàng, ghi nợ tài khoản 133 - Tài khoản phải trả và ghi có tài khoản 111 - Tiền mặt tại chứng từ ghi sổ.

Ngày 10/02/2010, Công ty nhập mua vải của Công ty dệt Hà Nam (hoá đơn số 0017873) bao gồm: Vải tropical với số lượng 1.975m đơn giá chưa thuế 27.606đ/m; Vải tropical be vàng số lượng 2.046,5m đơn giá 31.800đ/m, toàn bộ tiền hàng đã thanh toán bằng tiền mặt Sau khi hội đồng kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng đạt yêu cầu, thủ kho đã cho nhập kho vật liệu trên, cán bộ cung ứng viết phiếu nhập kho số 30, kế toán thanh toán viết phiếu chi số 16 thanh toán cho Công ty dệt Hà Nam.

Căn cứ vào hoá đơn số 0017873, phiếu nhập kho số 12 và phiếu chi số

16, kế toán tiến hành định khoản và ghi vào chứng từ ghi sổ như sau:

Bảng số 2.15: Chứng từ ghi sổ số 26

Số: 26 Ngày 15 tháng 02 năm 2011 Đvt:1000 đ

Trích yếu SH tài khoản

1 Nhập mua nguyên vật liệu chính 152.1 111 119.600

2 nhập mua phụ tùng thay thế 152.4 111 105.720

3 Nhập mua nguyên vật liệu chính 152.1 111 351.738

4 Nhập mua nguyên vật liệu phụ 152.2 111 210.233

 Trường hợp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

Việc thanh toán qua ngân hàng được hạch toán tương tự như thanh toán bằng tiền mặt, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho và giấy báo nợ của ngân hàng (do kế toán gửi UNC đến ngân hàng của công ty mình mở tài khoản), lấy số liệu ghi vào cột ghi Có TK 112, ghi Nợ TK 133 và Nợ TK

152 của chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ được mở cho từng tháng để theo dõi thanh toán các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền gửi ngân hàng.

Ví dụ: Ngày 15/02/2011, Công ty nhập mua than của Công ty than Hà

Nam, hoá đơn số 0085249, với khối lượng 4.398,5kg đơn giá chưa thuế22.700đ/kg, thuế GTGT 10% toàn bộ tiền hàng thanh toán bằng tiền gửi Vật liệu sau khi được hội đồng kiểm nghiệm kiểm tra đã cho nhập kho.

Dựa trên hóa đơn số 0085249, phiếu nhập kho số 16 và giấy báo nợ ngân hàng số 37, bộ phận kế toán tiến hành ghi nhận các khoản mục chi phí, doanh thu hoặc các khoản phải thu, phải trả vào hệ thống sổ kế toán thông qua việc lập chứng từ kế toán và ghi vào sổ cái Việc ghi nhận các khoản mục này giúp cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp, phục vụ cho mục đích quản lý và báo cáo tài chính.

Bảng số 2.16 : Chứng từ ghi sổ số 27

Trích yếu Số hiệu tài khoản

Nhập mua nguyên vật liệu phụ 152.2 112 347.810

 Trường hợp thanh toán bằng tiền tạm ứng

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NORFOLK HATEXCO

Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần

ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO.

Trong thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty, qua quá trình tìm hiểu sâu về hoạt động kế toán nguyên liệu, vật liệu, em nhận thấy công tác này tại Công ty tồn tại những điểm mạnh và điểm hạn chế như sau:

Về công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu.

Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu chi phí sản xuất, do đó Công ty đặc biệt coi trọng công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ đến sử dụng Phòng kế hoạch-vật tư phối hợp với thủ kho giám sát chặt chẽ số lượng tồn kho các loại nguyên vật liệu để đảm bảo nguồn cung phù hợp với kế hoạch sản xuất và chỉ đạo sản xuất của Công ty.

- Về công tác thu mua nguyên vật liệu: Công ty đã thực hiện tốt việc phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu Việc cung cấp thu mua những nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng nhằm tiết kiện chi phí, công tác thu mua được kiểm tra chặt chẽ về số lượng cũng như chất lượng trước khi nhập kho. Việc thu mua của Công ty được dựa trên kế hoạch cho quá trình sản xuất, khi phát sinh nhu cầu nguyên vật liệu theo đơn đặt hàng thì phòng kế hoạch lập kế hoạch cung ứng vật liệu để mua nguyên liệu, vật liệu về sử dụng theo đơn đặt hàng đó Điều này tránh bị hao hụt, mất mát nguyên vật liệu của Công ty đồng thời không gây ứ đọng vốn.

Công ty quy định nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu phải tuân thủ theo phương pháp giá gốc như quy định tại chuẩn mức kế toán số 01/2004/BCT Nguyên tắc giá gốc được áp dụng nhằm đảm bảo rằng giá trị của nguyên vật liệu phản ánh chi phí thực tế đã phát sinh trong quá trình mua sắm và sử dụng, giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chi phí sản xuất một cách chính xác và hợp lý.

02 “hàng tồn kho” Đối với nguyên vật liệu xuất kho, giá gốc được xác định là giá bình quân cả kỳ dự trữ Phương pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập- xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu Tuy nhiên phương pháp này đến cuối tháng kế toán mới xác định được đơn giá nguyên vật liệu xuất kho gây ảnh hưởng tới công tác kế toán nói chung.

- Về công tác phân loại, bảo quản : Nguyên liệu, vật liệu của Công ty rất đa dạng về chủng loại nhưng đã được phân loại hợp lý theo công dụng của từng loại, Công ty có hệ thống kho tàng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, đội ngũ thủ kho có phẩm chất đạo đức, có trình độ chuyên môn đảm bảo quản lý tốt nguyên liệu, vật liệu tránh hư hỏng, thất thoát.

- Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu: Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đây là phương pháp đơn giản, dễ tìm, dễ đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý.

- Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Kế toán hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp này theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình xuất-nhập-tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán Vì vậy kế toán có thể tính chính xác số tồn kho trên sổ kế toán từ đó đối chiếu với số tồn kho thực tế để phát hiện sai sót, từ đó Công ty có thể quản lý chặt chẽ số lượng nguyên liệu, vật liệu trên kho.

Việc lập bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu vật liệu cho tất cả các sản phẩm trong tháng tạo điều kiện cho kế toán ghi sổ nhanh chóng, dễ dàng Bên cạnh đó còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh tỷ trọng vật liệu xuất dùng cho sản xuất từng loại sản phẩm Tuy nhiên việc tính giá nguyên liệu, vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân thì công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung.

Về tài khoản, sổ sách sử dụng.

Hệ thống chứng từ của Công ty đã được thực hiện đầy đủ và đúng quy định của Bộ tài chính Các chứng từ liên quan đến nguyên liệu, vật liệu được luân chuyển theo đúng chế độ, đầy đủ các chữ ký bắt buộc và được bảo quản,lưu trữ cẩn thận Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục và được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được phân loại theo từng phần hành và tổ chức bảo quản Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra đối chiếu lẫn nhau Các chứng từ luân chuyển nội bộ được thiết kế khá phù hợp và cung cấp được những thông tin cần thiết, đáp ứng cho việc quản lý của Công ty.

Hệ thống tài khoản của Công ty được vận dụng linh hoạt theo những sửa đổi, bổ xung trong Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Công ty đã xây dựng những tài khoản cấp 1, cấp 2 sử dụng phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của đơn vị mình Điều này giúp cho công tác hạch toán kế toán tại Công ty được thực hiện thuận tiện.

Tuy nhiên trong kế toán nguyên liệu, vật liệu Công ty không sử dụng tài khoản 159 “dự phòng giảm giá hàng tồn kho”

Là một doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa và nhỏ, Công ty lựa chọn hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp với kế toán lao động thủ công cũng như kế toán máy Các loại sổ được sử dụng từ chi tiết đến tổng hợp, đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty Nội dung sổ được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và ghi chép đầy đủ thông tin Quy trình ghi sổ tuân thủ theo chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, đảm bảo tính chính xác và thống nhất.

Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế mà Công ty nên xem xét:

Về công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu.

Thứ nhất: Trong việc quản lý hàng tồn kho công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho các loại nguyên liệu, vật liệu điều này gây bất lợi cho Công ty khi giá nguyên liệu, vật liệu biến động trên thị trường, gây khó khăn trong việc xác định giá thực tế của vật liệu.

Việc này xảy ra khi nguyên liệu, vật liệu không được sử dụng hết, đặc biệt là nguyên vật liệu chính, trong quá trình hoàn thành đơn đặt hàng Điều này dẫn đến tình trạng kế toán không nắm được số lượng nguyên liệu, vật liệu thừa nhập kho, gây khó khăn trong việc xác định chi phí sản xuất một cách chính xác.

Thứ ba: Hiện nay, khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất, các phân xưởng viết phiếu xin cấp vật tư, phiếu này được duyệt mới mang xuống kho để thủ kho xuất Do đó, mỗi lần có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu các phân xưởng lại phải thực hiện thủ tục trên, để giảm bớt được thủ tục rườm rà này Công ty có thể lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng phân xưởng.

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Cổ phần NORFOLK HATEXCO

Từ những hạn chế nêu trên, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty:

- Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Hiện nay, Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Trong thực tế Công ty sử dụng nhiều loại nguyên liệu, vật liệu có đặc tính lý hoá rất phức tạp, mặt khác giá cả nguyên liệu, vật liệu trên thị trường thường xuyên biến động gây ảnh hưởng đến kết quả sản xuất Theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở Công ty là hết sức cần thiết vì lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp cho Công ty có được nguồn vốn tài chính để bù đắp những tổn thất có thể xảy ra do vật tư tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của Công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hoạch toán Đồng thới đảm bảo cho Công ty dự tính trước phần giá trị vật tư, hàng hoá khi đưa vào chi phí sản xuất phần giá trị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho

Việc trích lập dự phòng được thực hiện vào cuối niên độ kế toán Để hạch toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán cần sử dụng thêm tài khoản 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

- Về việc lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo hạn mức Để giảm bớt được thủ tục rườm rà về việc xuất kho nguyên vật liệu Công ty có thể lập phiếu xuất kho nguyên liệu, vật liệu theo hạn mức cho từng phân xưởng Tác dụng của phiếu này là có thể theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất kho một lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật liệu theo định mức. Phiếu này do phòng kế hoạch-vật tư lập và quy định rõ số lượng vật tư được xuất theo định mức sau đó chuyển cho thủ kho để theo dõi.

Phương pháp ghi phiếu này như sau:

Phiếu nhập kho vật tư là phiếu dùng để nhập các loại vật tư vào kho Hạn mức vật tư được duyệt trong tháng là số lượng nguyên vật liệu được duyệt dựa trên kế hoạch sản xuất sản phẩm trong tháng và định mức nguyên vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm.

Hạn mức Số lượng sản phẩm Định mức sử dụng được duyệt = sản xuất theo kế x vật tư cho một Trong tháng hoạch trong tháng đơn vị sản phẩm

Số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần, thực xuất từng lần.

Thực hiện định mức xuất cuối tháng, kho tiến hành đối chiếu hạn mức hiện tại để tổng hợp các vật tư đã xuất trong tháng Số liệu này được ghi chép vào thẻ kho, sau đó chuyển tới phòng kế toán để lập phiếu xuất kho.

- Về công tác tổ chức chứng từ, sổ sách

Công ty sử dụng bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu nhằm theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn của từng loại vật liệu theo giá trị mà không có số lượng, để thuận tiện trong việc đối chiếu, kiểm tra số liệu với kế toán tổng hợp bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu nên có cột số lượng Bảng tổng hợp chi tiết có thể thiết kế lại theo mẫu ở bảng số 3.1

Việc tổ chức chứng từ còn chậm, khâu hạch toán ban đầu chưa được tốt Để đảm bảo cho khâu hạch toán ban đầu tốt thì Công ty nên nối mạng internet cho phòng kế toán tạo điều kiện cho kế toán tiếp cận công nghệ mới, cập nhật nhanh chóng các thông tin liên quan đến kế toán. Để giải quyết tình trạng chứng từ quá tải vào cuối tháng (năm) Công ty nên có hình thức khen thưởng và kỷ luật đối với kế toán viên hoàn thành tốt hoặc chưa tốt nhiệm vụ được giao.

Bảng số 3.1: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu

Tên, qui cách vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ

Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền

Vải tropical M 3.784,2 102.173 326,5 8.815 2.638,5 71.239 1.472,2 39.749 Vải tropical 8888 -1 M 4.735,8 134.970 3.073,5 87.594 1.662,3 47.375 Vải tropical be vàng M 1.247,5 34.056 12.756,5 352.155 9.027,8 248.975 4.976,2 137.237 Vải bay M 6.643,4 211.260 43.759,4 1.391.548 37.928,6 1.206.129 12.474,2 396.679

PVA 540 Kg 750 26.220 4.750 162.507 1.125 38.603 4.375 150.123 Chất chống loang ố Lit 280 3.360 5 60 275 3.300

Nấm nhựa Cái 50 150 2.350 8.065 1.600 5.476 800 2.738 Vòng bi 8031 Hộp 4 280 8 527 7 471 5 336

- Về xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu Để sản xuất ra một mặt hàng, Công ty cần sử dụng khối lượng nguyên vật liệu khá nhiều Vì vậy, Công ty nên tiến hành xây dựng hệ thống định mức tồn kho tối đa cũng như tối thiểu cho các loại nguyên vật liệu chủ yếu và có giá trị cao nhằm giúp cho công tác thu mua nguyên vật liệu được tốt hơn, đảm bảo luôn cung cấp một cách kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, hoàn thành các đơn đặt hàng đúng theo kế hoạch Việc xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu dựa trên yếu tố sau: Căn cứ vào lượng tồn kho nguyên vật liệu thực tế trong kho và căn cứ vào tình hình cung cấp nguyên vật liệu của các nhà cung cấp Ví dụ: Để cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất trong năm nay thì Công ty phải dựa vào lượng tồn kho nguyên vật liệu thực tế trong kho của năm ngoái là bao nhiêu, nhiều hay ít rồi lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu cho phù hợp.

- Xây dựng hợp đồng với các nhà cung cấp

Công ty phải tạo mối quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp nguyên liệu, vật liệu để khi cần có thể lựa chọn các nhà cung cấp gần nhất, đáp ứng kịp thời, đầy đủ nguyên liệu, vật liệu theo yêu cầu về số lượng, chất lượng của Công ty, giảm cước chi phí vận chuyển, tiết kiệm chi phí lưu kho…

Trên đây là một số ý kiến của em nhằm hoàn thiện kế toán nguyên liệu,vật liệu tại Công ty Em mong rằng khâu tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tạiCông ty được thực hiện và hiệu quả hơn.

Tiêu đề	Hoàn Thiện Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Cổ Phần Norfolk Hatexc
Tác giả	Hoàng Thị Khuyên
Trường học	Trường ĐH KTQD
Chuyên ngành	Kế toán
Thể loại	Chuyên Đề Tốt Nghiệp

Định dạng
Số trang	66
Dung lượng	0,98 MB