Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng cimeico 9

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG XUẤT NHẬP KHẨU CIMEICO 9

Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty

Hoạt động kinh doanh chính của Cimeico 9 là xây dựng, với sản phẩm là công trình kiến trúc quy mô lớn, cấu trúc phức tạp Nguyên vật liệu sử dụng đa dạng, khối lượng lớn và cồng kềnh như sắt thép, nhiên liệu khó bảo quản Để đảm bảo chất lượng công trình, nguyên vật liệu phải được quản lý hiệu quả, đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật Vì đặc điểm cố định tại nơi sản xuất và di chuyển đến địa điểm thi công, nguyên vật liệu dễ hao hụt, giảm chất lượng do ảnh hưởng môi trường hoặc mất trộm Do đó, việc quản lý thu mua, vận chuyển, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu là rất quan trọng, ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, tiến độ công trình và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Dựa vào những đặc điểm trên, việc phân loại nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Cimeico 9 thực hiện như sau:

- Vật liệu chính: là thành phần chính cấu tạo nên thực thể sản phẩm, nguyên vật liệu chính được sử dụng tại công ty gồm cát vàng, xi măng, sắt thép, nhựa đường, đá các loại

+ Vật liệu cung cấp công trường: cọc, phụ gia, bitum, xi măng, bê tông, sản phẩm, nền đất, ván khuôn, vôi, vữa, cát, vật liệu công trường khác…

+ Vật liệu kết cấu xây dựng: gạch, đá, sỏi, kính xây dựng, sắt, thép xây dựng, kết cấu thép, vật liệu nhựa xây dựng, vật liệu mái, gỗ …

+ Vật liệu hoàn thiện: sàn nhà, trần nhà, vật liệu ốp lát, vật liệu tường, vật liệu phủ, vách ngăn, keo dán, nẹp-phào, đá ốp-trang trí…

+ Hệ thống ống – phụ kiện: ống nhôm, ống composite, ống đồng, ống sắt- gang, ống nhựa, ống thép, phụ kiện

+ Các loại vật liệu đặc biệt: vật liệu cách nhiệt, vật liệu cách âm, vật liệu chống thấm, vật liệu đa chức năng…

- Vật liệu phụ: phụ gia bê tông, đất đèn, dầu mỡ bôi trơn…

- Nhiên liệu: xăng, dầu Diezel, dầu phụ…

- Phụ tùng thay thế: vòng bi, bánh răng, que hàn, giàn giáo…

Bảng 1.1: Hệ thống nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty

(Số liệu phòng Tài chính – Kế toán)

Danh mục Phân loại Mã hóa

NVLC NVLC NVLC NVLC NVLC NVLC

CA SA CT XM ĐA GA

NVLP NVLP NVLP NVLP NVLP NVLP

PG ĐVOVXO ĐĐSO

NL NL NL NL NL NL NL

DIEZEL DO DN XA MO GA AO

PT PT PT PT PT PT PT

VBBRQHBTGGBĐBL

Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty

Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ cho sản xuất, thường xảy ra biến động về lượng nguyên vật liệu, và giá cả của chúng NVL của công ty được nhập chủ yếu do mua ngoài, đối với NVL mua ngoài khi mua NVL với số lượng lớn, công ty thường mua với hình thức trọn gói, bên bán sẽ chuyên chở vật liệu đến và giao tại nguồn nguyên vật liệu có chất lượng cho sản xuất, mà còn phải quản lý về khối lượng, kiểm soát giá nguyên vật liệu đầu vào nhằm tránh thất thoát, luôn chủ động trong cung ứng nguyên vật liệu đó là những yếu tố rất quan trọng trong thu mua nguyên vật liệu Bên cạnh đó chi phí thu mua cũng phải hợp lý và có phương thức tính chi phí thích hợp, như thế sẽ giảm được chi phí đầu vào và hạ thấp được giá thành sản phẩm Để giảm bớt chi phí thu mua nguyên vật liệu công ty thường lựa chọn mua nguyên vật liệu trong nước.

Dưới đây là bảng kê một số nhà cung cấp nguyên vật liệu thường xuyên cho công ty:

Bảng 1.2: Danh sách các nhà cung ứng NVL

Tên nhà cung ứng Hàng hóa mua Địa chỉ Điện thoại Số Tài khoản

Việt AN Thép Nha Trang 058.3872322 60110000021630

Hương Thịnh Cát, đá Hà Nội

5 Công ty Cổ phần xây dựng Việt Xi măng Khánh Hòa 60110000007278

6 Công ty CP Xây Lắp

& VLXD Khánh Hoà Ổ điện, bồn nước

8 Công ty CP trang trí nội thất & Quảng cáo Sơn, nhựa TP Hồ Chí 006184040001

Do điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi trong việc thu mua các NVL mang tính chất đặc thù của công ty và chính sách khoán sản phẩm đến từng tổ, đội sản xuất nên tại công ty không bố trí hệ thống kho tàng mà dùng các bãi dự trữ NVL phục vụ cho nhu cầu của từng công trình và chỉ dự trữ một một lượng vừa đủ cho công trình đó Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư của các công trình, các đội thi công phòng Kế hoạch - Vật tư lập phiếu yêu cầu mua vật tư, căn cứ vào phiếu yêu cầu mua vật tư đó bộ phận phụ trách cung ứng ký xác nhận và chuyển cho Giám đốc ký duyệt mua Căn cứ vào kết quả được duyệt, người phụ trách cung ứng vật liệu tiến hành đi mua vật liệu theo hợp đồng đã ký với nhà cung cấp Phòng Tài chính kế toán căn cứ vào các điều khoản thanh toán có trong hợp đồng tiến hành viết ủy nhiệm chi gửi cho ngân hàng hoặc phiếu chi cho người phụ trách cung ứng để thanh toán tiền mua vật tư cho khách hàng

Phòng Quản lý vật tư chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất vật tư theo lệnh Giám đốc, định kỳ kiểm kê và tham mưu cho Giám đốc về nhu cầu vật tư sản xuất, vật tư tồn kho để tránh tình trạng cung ứng không kịp thời hoặc ứ đọng vốn do tồn kho quá nhiều Nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu phục vụ thi công và quản lý sản xuất trên thị trường xây dựng Sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý theo định mức chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và tăng thu nhập cho doanh nghiệp Do đó, đơn vị cần quản lý, sử dụng nguyên vật liệu đúng định mức, đúng quy trình sản xuất để đảm bảo tiết kiệm chi phí và đạt mục tiêu giá thành.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU XÂY DỰNG

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần xuất nhập

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo Đoàn Trúc Quỳnh và toàn thể cán bộ, nhân viên của công ty Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Cimeico 9 đã giúp em hoàn thành chuyên đề này Do điều kiện cũng như kiến thức và trình độ bản thân còn có những hạn chế nên bài chuyên đề thực tập tốt nghiệp không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Vì vậy em rất mong được sự chỉ bảo góp ý của cô giáo hướng dẫn, và những người quan tâm để bài báo cáo chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty

Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Cimeico 9 hoạt động chủ yếu là lĩnh vực xây dựng, sản phẩm của công ty là những công trình kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất có đặc điểm đa dạng, phong phú, nhiều chủng loại khác nhau với khối lượng lớn, cồng kềnh như sắt, thép, nhiên liệu khó bảo quản như xăng, dầu Mặt khác, sản phẩm của Công ty là sản phẩm cung cấp cho các công trình xây dựng cơ bản phục vụ cho xã hội mang tính lâu dài, đòi hỏi phải có chất lượng cao đảm bảo tính kỹ thuật, thẩm mỹ Do vậy để đảm bảo cho chất lượng công trình nguyên vật liệu để thi công phải được lựa chọn bảo quản và sử dụng một cách hiệu quả, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về số lượng lẫn chất lượng Đồng thời sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất các điều kiện sản xuất phải di chuyển tới địa điểm đặt công trình do đó dễ bị hao hụt, giảm chất lượng do ảnh hưởng của các điều kiện tự nhiên, mất trộm, mất cắp Vì vậy, quy trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu gặp khó khăn, dễ hao hụt mất mát, ảnh hưởng đến việc tính giá, tiến độ công trình Do đặc điểm trên, nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị của nó thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp, chiếm tỷ trọng lớn (> 50%) trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, vì vậy quản lý quy trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng cũng như hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp tác động đến chỉ tiêu của công ty như chỉ tiêu số lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận.

Dựa vào những đặc điểm trên, việc phân loại nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Cimeico 9 thực hiện như sau:

- Vật liệu chính: là thành phần chính cấu tạo nên thực thể sản phẩm, nguyên vật liệu chính được sử dụng tại công ty gồm cát vàng, xi măng, sắt thép, nhựa đường, đá các loại

+ Vật liệu cung cấp công trường: cọc, phụ gia, bitum, xi măng, bê tông, sản phẩm, nền đất, ván khuôn, vôi, vữa, cát, vật liệu công trường khác…

+ Vật liệu kết cấu xây dựng: gạch, đá, sỏi, kính xây dựng, sắt, thép xây dựng, kết cấu thép, vật liệu nhựa xây dựng, vật liệu mái, gỗ …

+ Vật liệu hoàn thiện: sàn nhà, trần nhà, vật liệu ốp lát, vật liệu tường, vật liệu phủ, vách ngăn, keo dán, nẹp-phào, đá ốp-trang trí…

+ Hệ thống ống – phụ kiện: ống nhôm, ống composite, ống đồng, ống sắt- gang, ống nhựa, ống thép, phụ kiện

+ Các loại vật liệu đặc biệt: vật liệu cách nhiệt, vật liệu cách âm, vật liệu chống thấm, vật liệu đa chức năng…

- Vật liệu phụ: phụ gia bê tông, đất đèn, dầu mỡ bôi trơn…

- Nhiên liệu: xăng, dầu Diezel, dầu phụ…

- Phụ tùng thay thế: vòng bi, bánh răng, que hàn, giàn giáo…

Bảng 1.1: Hệ thống nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty

(Số liệu phòng Tài chính – Kế toán)

Danh mục Phân loại Mã hóa

NVLC NVLC NVLC NVLC NVLC NVLC

CA SA CT XM ĐA GA

NVLP NVLP NVLP NVLP NVLP NVLP

PG ĐVOVXO ĐĐSO

NL NL NL NL NL NL NL

DIEZEL DO DN XA MO GA AO

PT PT PT PT PT PT PT

VB BR QH BT GG BĐ BL

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty

Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ cho sản xuất, thường xảy ra biến động về lượng nguyên vật liệu, và giá cả của chúng NVL của công ty được nhập chủ yếu do mua ngoài, đối với NVL mua ngoài khi mua NVL với số lượng lớn, công ty thường mua với hình thức trọn gói, bên bán sẽ chuyên chở vật liệu đến và giao tại nguồn nguyên vật liệu có chất lượng cho sản xuất, mà còn phải quản lý về khối lượng, kiểm soát giá nguyên vật liệu đầu vào nhằm tránh thất thoát, luôn chủ động trong cung ứng nguyên vật liệu đó là những yếu tố rất quan trọng trong thu mua nguyên vật liệu Bên cạnh đó chi phí thu mua cũng phải hợp lý và có phương thức tính chi phí thích hợp, như thế sẽ giảm được chi phí đầu vào và hạ thấp được giá thành sản phẩm Để giảm bớt chi phí thu mua nguyên vật liệu công ty thường lựa chọn mua nguyên vật liệu trong nước.

Dưới đây là bảng kê một số nhà cung cấp nguyên vật liệu thường xuyên cho công ty:

Bảng 1.2: Danh sách các nhà cung ứng NVL

Tên nhà cung ứng Hàng hóa mua Địa chỉ Điện thoại Số Tài khoản

Việt AN Thép Nha Trang 058.3872322 60110000021630

Hương Thịnh Cát, đá Hà Nội

5 Công ty Cổ phần xây dựng Việt Xi măng Khánh Hòa 60110000007278

6 Công ty CP Xây Lắp

& VLXD Khánh Hoà Ổ điện, bồn nước

8 Công ty CP trang trí nội thất & Quảng cáo Sơn, nhựa TP Hồ Chí 006184040001

Do điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi trong việc thu mua các NVL mang tính chất đặc thù của công ty và chính sách khoán sản phẩm đến từng tổ, đội sản xuất nên tại công ty không bố trí hệ thống kho tàng mà dùng các bãi dự trữ NVL phục vụ cho nhu cầu của từng công trình và chỉ dự trữ một một lượng vừa đủ cho công trình đó Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư của các công trình, các đội thi công phòng Kế hoạch - Vật tư lập phiếu yêu cầu mua vật tư, căn cứ vào phiếu yêu cầu mua vật tư đó bộ phận phụ trách cung ứng ký xác nhận và chuyển cho Giám đốc ký duyệt mua Căn cứ vào kết quả được duyệt, người phụ trách cung ứng vật liệu tiến hành đi mua vật liệu theo hợp đồng đã ký với nhà cung cấp Phòng Tài chính kế toán căn cứ vào các điều khoản thanh toán có trong hợp đồng tiến hành viết ủy nhiệm chi gửi cho ngân hàng hoặc phiếu chi cho người phụ trách cung ứng để thanh toán tiền mua vật tư cho khách hàng

Bộ phận quản lý vật tư là phòng vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và theo lệnh của Giám đốc, tiến hành nhập xuất vật tư trong tháng, định kỳ tiến hành kiểm kê tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư cần dùng cho sản xuất, những loại vật tư còn tồn đọng để Giám đốc có những biện pháp giải quyết hợp lý tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất, thi công hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết NVL xuất kho chủ yếu sử dụng cho xây dựng các công trình và nhu cầu quản lý phục vụ sản xuất trên thị trường xây dựng Sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở định mức chi phí đã lập có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp Do vậy cần phải quản lý, sử dụng nguyên vật liệu đúng định mức, đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí đạt được mục tiêu giá thành của đơn vị

1.3 Tổ chức quản lý NVL của Công ty

Công ty Cimeico 9 chú trọng quản lý vật tư nghiêm ngặt gồm quy trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu Mỗi bộ phận liên quan có chức năng cụ thể đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục, tránh gián đoạn.

Công tác xây dựng định mức nguyên vật liệu tại công ty.

Phòng kế hoạch - vật tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch mua sắm, cấp phát sử dụng nguyên vật liệu tại công ty, căn cứ vào kế hoạch sản xuất của kỳ tới, căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu tồn kho của kỳ này phòng kế hoạch lập ra mức nguyên vật liệu cần dùng trong kỳ, mỗi công trình khác nhau sẽ tiêu hao những khối lượng vật tư khác nhau Công ty đã xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các công trình cụ thể, dưới đây là bảng định mức tiêu hao thép cho công trình Trạm Bơm Thả Tấn Cao Bằng của công ty

Bảng 1.3 Bảng định mức vật liệu thép của công trình trạm bơm Thả Tấn Cao Bằng

STT Tên nguyên nhiên liệu ĐVT Số lượng Thành tiền

Việc lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu tại nhà máy có một ý nghĩa rất quan trọng đối với công ty giúp cho sản xuất không bị đình trệ, không gây ứ đọng vốn góp phần làm giảm giá thành sản phẩm

Công tác xác định kế hoạch nguyên vật liệu tại công ty

Do lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty chủ yếu là xây dựng, toàn bộ nguyên vật liệu của công ty được mua ngoài vì vậy để chủ động trong sản xuất kinh doanh, khi có được hợp đồng xây dựng phòng Kế hoạch-vật tư của công ty lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch thu mua, kế hoạch cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu một cách chi tiết sau đó trình giám đốc ký duyệt Thông thường công ty vẫn nhập NVL của những bạn hàng đã quen biết và có mối quan hệ lâu năm với công ty

Công tác dự trữ nguyên vật liệu tại công ty

Do đặc thù ngành xây dựng, nơi sản xuất cũng là nơi tiêu thụ sản phẩm, nguyên vật liệu được chở tận chân công trình Vì vậy, các yếu tố liên quan đến vận tải nguyên vật liệu như phương thức vận chuyển, cự ly vận chuyển, giá nhiên liệu, tình hình giao thông luôn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí xây dựng.

Công tác thu mua bảo quản và sử dụng NVL. Đây là một công tác quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty nên được công ty đặc biệt quan tâm chú trọng Phòng kế hoạch - vật tư và các đội thi công căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư để lập kế hoạch vật tư cho sản xuất, mua sắm, cung cấp vật tư theo yêu cầu của các công trình Căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp vật tư, bộ phận phụ trách cung ứng ký xác nhận và chuyển cho thủ trưởng đơn vị duyệt, căn cứ vào kết quả được duyệt, người phụ trách cung ứng vật liệu tiến hành đi mua vật liệu, vật liệu mua về được kiểm nghiệm và nhập kho theo đúng chất lượng và số lượng Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của phòng Kế hoạch - vật tư, định mức tiêu hao nguyên vật liệu và giấy đề nghị cấp vật tư được ký duyệt, nhân viên phòng Kế hoạch - vật tư lập phiếu xuất kho theo mẫu và quy định đã đề ra, việc sử dụng nguyên vật liệu có tác động trực tiếp đến chi phí sản xuất làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm vì vậy vật tư phải được sử dụng sao cho tiết kiệm, tránh lãng phí, cấp phát vật tư sao cho đúng trình tự mà vẫn đảm bảo kịp thời cho sản xuất, bảo quản vật tư sao cho tránh mất mát, hư hỏng

Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty

Mục đích của việc kiểm kê nguyên vật liệu là xác nhận chính xác về số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu tại thời điểm kiểm kê Bên cạnh đó, công việc kiểm kê còn giúp cho công ty thấy được tình hình bảo quản, thiếu hụt nguyên vật liệu để đưa ra các biện pháp quản lý thích hợp Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, nên nguyên vật liệu trong công ty có rất nhiều chủng loại có đặc tính kỹ thuật khác nhau, cồng kềnh nên rất mất thời gian kiểm tra.

Nguyên vật liệu của công ty có đặc điểm là có nhiều chủng loại cồng kềnh như sắt, thép, có loại rất khó bảo quản như hoá chất (xăng, dầu ) Mặt khác kho bãi vẫn chưa nhiều nên NVL phải nhập nhiều lần trong tháng Do NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên muốn giảm chi phí, tăng lợi nhuận công ty phải tổ chức tốt công tác quản lý kho bãi Để tạo điều kiện tốt nhất thuận lợi cho công tác quản lý nguyên vật liệu định kỳ 6 tháng 1 lần công ty tiến hành tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu ở tất cả các kho, công ty sẽ lập ra một Ban kiểm kê nguyên vật liệu, ban kiểm kê này sẽ dựa trên các chứng từ, sổ sách để đối chiếu với số liệu thực và đánh giá chất lượng nguyên vật liệu tại kho nếu kết quả kiểm kê có chênh lệch thừa hay thiếu hụt thì phải tìm ra nguyên nhân do thời tiết, bảo quản hay do cân đo đong đếm Kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản kiểm kê do phòng kế hoạch vật tư lập Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá được sử dụng nhằm xác định số lượng, chất lượng, và giá trị vật tư, sản phẩm hàng hoá có ở trong kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, sản phẩm hàng hoá thừa và ghi vào sổ kế toán Biên bản được lập thành 2 bản, 1 bản lưu ở phòng kế toán, 1 bản lưu thủ kho.

Cuối kỳ kiểm kê, biên bản được gửi lên phòng kế toán, kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại nguyên vật liệu

Kế toán chi tiết quá trình nhập - xuất kho nguyên vật liệu

2.1.1 Thủ tục chứng từ nhập, xuất kho NVL Để phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời tình hình biến động của nguyên vật liệu làm cơ sở kiểm tra và ghi sổ kế toán kiểm tra, giám sát tình hình biến động của nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Cimeico 9, kế toán nguyên vật liệu sử dụng các chứng từ sau:

- Phiếu yêu cầu mua cấp vật tư

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 03-VT)

- Hoá đơn GTGT (mẫu 01GTKT3/001)

* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, khi cần mua nguyên vật liệu phòng kế hoạch vật tư sẽ xác định chủng loại vật tư, mức tiêu hao nguyên vật liệu cần dùng và lập bảng dự trù vật tư để chuẩn bị mua vật tư phục vụ sản xuất Công ty thường mua với hình thức trọn gói, bên bán sẽ chuyên chở vật liệu đến và giao tại kho của công ty Chi phí vận chuyển do bên bán chi ra và chi phí này được cộng vào giá bán vật liệu ghi trên hoá đơn Chi phí lưu kho được tính vào chi phí sản xuất chung và được phân bổ cho từng công trình Người đi mua hàng sẽ mang hoá đơn đỏ (hoặc hợp đồng mua hàng trong trường hợp chưa có hoá đơn) về, sau đó phòng kỹ thuật sẽ kiểm tra chất lượng vật tư xem có đúng quy cách phẩm chất, chủng loại và làm biên bản xác nhận, căn cứ vào hoá đơn mua vật tư, nhân viên phòng vật tư sẽ lập phiếu nhập kho có chữ ký xác nhận của người mua vật tư, phụ trách phòng kế hoạch vật tư, thủ kho và bên nhận vật tư.

Vật tư sẽ được nhập kho luôn hoặc xuất luôn cho các đội xây dựng Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên người giao, số hoá đơn và do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (với vật tư hàng mua ngoài) hoặc 3 liên (với vật tư tự sản xuất) bằng cách đặt giấy than viết một lần và người lập phiếu ký.

- Liên 1: Lưu tại sổ Phòng kế hoạch vật tư

- Liên 2: Giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và chuyển lên Phòng kế toán

- Liên 3: Dùng để thanh toán (người giao hàng giữ làm thủ tục thanh toán)

Phiếu nhập kho cần có chữ ký của cán bộ liên quan, đảm bảo tính xác thực và trách nhiệm về số lượng, chủng loại vật tư nhập vào Đồng thời, vật tư phải được nhập vào kho theo đúng quy định, giúp quản lý tồn kho hiệu quả, tránh thất thoát và nhầm lẫn.

Ví dụ: Mua thép của công ty TNHH Thép Việt An theo “Hóa đơn GTGT003536” ngày 10/12/2011.

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/11P

Liên 2: Giao khách hàng Số: 003536

Ngày 10 tháng 12 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thép Việt An

Mã số thuế: 4200428985 Địa chỉ : 51 Lê Hồng Phong-Nha Trang Điện thoại: (058)3872322-3874456

Số tài khoản: 601100.000.21630-Ngân hàng Đầu tư và phát triển Khánh Hoà

Họ tên người mua hàng: Ông Lê Đình Nhuận

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Cimeico 9

Mã số thuế: 0101745217 Địa chỉ: C16 Lô 9 Khu ĐMT Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội

Hình thức thanh toán: chuyển khoản Số tài khoản:

STT Tên hàng hóa dịchvụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá

Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT 8.252.200

Tổng cộng tiền thanh toán 90.774.200

Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi triệu bảy trăm bảy mươi bốn nghìn hai trăm đồng chẵn/.

Người mua hàng Người giao hàng Giám Đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Sau khi nhận được Hoá đơn GTGT số 003536 mua vật tư của Công ty TNHH Thép Việt An, do khối lượng vật tư lớn do đó phải lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư theo hoá đơn trên Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lập thành 2 bản (liên): 1 bản giao bộ phận cung tiêu, 1 bản giao bộ phận kế toán Trường hợp vật tư không đúng số lượng, phẩm chất, quy cách so với hoá đơn công ty lập thêm 1 liên kèm theo chứng từ liên quan gửi cho bên cung cấp vật tư để giải quyết.

Công ty CP XNK-XD Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Cimeico 9 Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

- Căn cứ vào Hoá đơn số 003536 ngày 10 tháng 12 năm 2011 của Công ty TNHH Thép Việt An

Biên bản kiểm nghiệm gồm:

+ Ông/bà: Nguyễn Văn Long Chức vụ: Nhân viên KCS - Trưởng ban

+ Ông/bà: Hoàng Thu Hà Chức vụ: Cán bộ vật tư - Uỷ viên

+ Ông/bà: Trần Thị Hồng Chức vụ: Thủ kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại:

Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư

Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính

Số lượng theo chứng từ

Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú

SL đúng quy cách, phẩm chất

SL không đúng quy cách, phẩm chất

(thép cuộn) CT6 Cân Kg 500 500

(lm7) CT18 Cân Kg 4000 4000 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: số lượng vật tư trên mua đúng quy cách, phẩm chất, số lượng, đúng với yêu cầu của DN, đủ điều kiện nhập kho.

Thủ kho Nhân viên Phòng KCS Cán bộ vật tư

Sau khi có Biên bản kiểm nghiệm, thủ kho tiến hành nhập kho vật liệu:

CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU XÂY DỰNGCIMEICO 9

C16 Lô 9 khu ĐTM Định Công, P Định Công, Q Hoàng Mai, Hà Nội

Ngày 12 tháng 12 năm 2011 Nợ TK 1521

Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Thép Việt An

Theo Hóa đơn GTGT số 003536 ngày 10/12/2011

Nhập tại kho: Vật tư thép

Tên, nhãn hiệu, quy cách sản phẩm

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Tám mươi hai triệu năm trăm hai mươi hai nghìn đồng chẵn/.

- Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn GTGT số 003536 ngày 10/12/2011.

Sau khi lập Phiếu nhập kho xong thủ kho tiến hành ghi Thẻ kho tình hình nhập kho nguyên vật liệu.

 Trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho công ty hưởng chiết khấu thương mại khi công ty mua vật tư với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua hàng,bán hàng thì khoản chiết khấu thương mại này được phản ánh ngay trên hoá đơn giá trị gia tăng và kế toán vẫn phản ánh khối lượng vật tư nhập kho như trường hợp trên.

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/11P

Liên 2: Giao khách hàng Số: 004214

Ngày 17 tháng 12 năm 2011 Đơn vị bán hàng: DNTN DV TM Bình Minh

Mã số thuế: 4200671940 Địa chỉ : 100/10C đường Trần Phú -Nha Trang-Khánh Hoà Điện thoại: 058.3525.468

Số tài khoản: 6011.0000.107.169-Ngân hàng Đầu tư và phát triển Khánh Hoà

Họ tên người mua hàng: Ông Lê Đình Nhuận

Tên đơn vị: công ty Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Cimeico 9

Mã số thuế: 0101745217 Địa chỉ: C16 Lô 9 Khu ĐMT Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội

Hình thức thanh toán: chuyển khoản Số tài khoản:

STT Tên hàng hóa dịchvụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá

Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT 3.301.650

Tổng cộng tiền thanh toán 36.318.150

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi sáu triệu ba trăm mười tám nghìn một trăm năm

Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

- Căn cứ vào Hoá đơn số 004214 ngày 17 tháng 12 năm 2011 của DNTN DV TM Bình Minh

Biên bản kiểm nghiệm gồm:

+ Ông/bà: Nguyễn Văn Long Chức vụ: Nhân viên KCS - Trưởng ban

+ Ông/bà: Hoàng Thu Hà Chức vụ: Cán bộ vật tư - Uỷ viên

+ Ông/bà: Trần Thị Hồng Chức vụ: Thủ kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại:

Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư

Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính

Số lượng theo chứng từ

SL đúng quy cách,phẩ m chất

SL không đúng quy cách,phẩ m chất

1 Dầu do đo lít 2300 2300 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: số lượng nhiên liệu trên mua đúng quy cách, phẩm chất, số lượng, đúng với yêu cầu của DN, đủ điều kiện nhập kho.

Thủ kho Nhân viên Phòng KCS Cán bộ vật tư

Họ tên người giao hàng: DNTN DV TM Bình Minh

Theo Hóa đơn GTGT số 004214 ngày 17 tháng 12 năm 2011

Nhập tại kho: vật tư nhiên liệu

Mã số Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): ba mươi sáu triệu sáu trăm tám mươi lăm nghìn đồng chẵn/.

- Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn GTGT số 004214 ngày 17/12/2011

Khi mua vật tư sử dụng trực tiếp tại công trình mà không qua kho, doanh nghiệp vẫn thực hiện thủ tục nhập xuất thông qua kho Tại chân công trình, doanh nghiệp lập "Biên bản giao nhận vật tư" khi tiếp nhận vật tư từ nhà cung cấp Sau đó, doanh nghiệp tiếp tục lập phiếu nhập kho cho số vật tư này để quản lý chặt chẽ hơn chi phí nguyên vật liệu.

BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ

- Ông/bà: Nguyễn Huy Hoàng Chức vụ: nhân viên giao hàng Đại diện bên cung ứng Công ty TNHH Hưong Thịnh

- Ông/bà: Trần Bích Đào Chức vụ: cán bộ vật tư Đại diện bên mua công ty Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Cimeico 9

Tiến hành bàn giao số lượng vật tư như sau:

STT Tên, chủng loại vật tư ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú

Ngày 24 tháng 12 năm 2011 Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nợ

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Hương Thịnh

Theo Biên bản giao nhận vật tư ngày 24 tháng 12 năm 2011

Nhập tại kho: số 8 Trung tâm hội nghị, hội thảo, nghỉ dưỡng BIDV

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): ba mươi hai triệu đồng chẵn

- Số chứng từ gốc kèm theo: Biên bản giao nhận vật tư ngày 24/12/2011

*Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Khi bộ phận sản xuất có nhu cầu vật tư, họ sẽ lập Giấy đề nghị xuất vật tư, cần đủ chữ ký của bộ phận sản xuất và nộp lên Phòng kế hoạch vật tư để duyệt Dựa trên Giấy đề nghị đó, Phòng Kế hoạch - vật tư sẽ duyệt và lập Phiếu xuất kho, sau đó thủ kho sẽ tiến hành xuất nguyên vật liệu cho đội thi công và tổ sản xuất.

Ví dụ: Giấy đề nghị xuất vật tư ngày 20/12/2011:

GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ

Họ và tên: Lê Văn Công Đơn vị: Đội xây dựng số 1

Lý do xuất: xây dựng Trung tâm hội nghị, hội thảo, nghỉ dưỡng BIDV

STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng

 Căn cứ vào Giấy đề nghị xuất vật tư ngày 20/12/2011 lập “Phiếu xuất kho” số 003243 ngày 21/12/2011 với số lượng như trên

Họ tên người nhận hàng: Lê Văn Công Địa chỉ: Đội xây dựng số 1

Lý do xuất kho: xây dựng Trung tâm hội nghị, hội thảo, nghỉ dưỡng BIDV

Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi lăm triệu không trăm tám mươi nghìn đồng chẵn

Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) Sau khi lập phiếu xong chuyển cho giám đốc hoặc người uỷ quyền duyệt giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất.

+ Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.

+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ + Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá giữ để theo dõi bộ phận sử dụng

Nếu NVL không nhập qua kho mà xuất thẳng cho công trình, công ty vẫn tiến hành các thủ tục như trường hợp mua NVL về nhập kho.

 Đối với những nguyên vật liệu đã được chở tới tận chân công trình khi xuất ra sử dụng công ty vẫn làm thủ tục như các trường hợp xuất ra sử dụng tại kho khác Xuất vật tư theo Giấy đề nghị xuất vật tư số 04217 và Phiếu xuất kho số

GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ

Họ và tên: Phan Việt Minh Đơn vị: Đội xây dựng số 2

Lý do xuất: xây dựng Trạm thu phí Sài Gòn-Trung Lương

STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng

Công ty sẽ tiến hành xuất kho vật tư theo giấy đề nghị xuất vật tư 04217 giá xuất kho vật tư được công ty tính theo giá nhập trước - xuất trước Giá xuất kho thép Φ 18 sẽ được tính như sau:

Họ tên người nhận hàng: Phan Việt Minh Địa chỉ: Đội xây dựng số 2

Lý do xuất kho: xây dựng Trạm thu phí Sài Gòn-Trung Lương

Xuất tại kho: bãi vật tư Trạm thu phí Sài Gòn

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): chín triệu một trăm bảy mươi bốn nghìn đồng chẵn./

- Số chứng từ kèm theo: Giấy đề nghị xuất vật tư số 04217 ngày 24/12/2011

Người lập Người Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc phiếu nhận hàng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Họ tên người nhận hàng: Phan Việt Minh Địa chỉ: Đội xây dựng số 2

Lý do xuất kho: xây dựng Trạm thu phí Sài Gòn-Trung Lương

Xuất tại kho: bãi vật tư Trạm thu phí Sài Gòn

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): bảy triệu hai trăm nghìn đồng chẵn./

- Số chứng từ kèm theo: Giấy đề nghị xuất vật tư số 04217 ngày 24/12/2011

Người lập Người Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc

Từ các Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho phân loại từng thứ vật liệu và ghi vào thẻ kho theo số lượng Cuối ngày, thủ kho tính ra số tồn của loại vật liệu để ghi vào Thẻ kho

Do đặc điểm sản xuất nên công ty Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Cimeico

Kế toán tổng hợp quá trình nhập - xuất kho nguyên vật liệu

Thực tế ở Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Cimeico 9, phương pháp tổng hợp nguyên vật liệu được kế toán sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên Công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức chứng từ ghi sổ

Các tài khoản công ty sử dụng như sau:

+ Tài khoản 152: Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có, tình hình tăng giảm các loại nguyên liệu, vật liệu của công ty

Kết cấu của tài khoản 152:

- Phản ánh giá trị NVL mua vào trong kỳ

- Phản ánh giá trị NVL thừa khi kiểm kê

- Phản ánh giá trị NVL dùng không hết nhập lại kho trong kỳ

- Phản ánh giá trị NVL xuất trong kỳ

- Phản ánh giá trị NVL được giảm giá, chiết khấu thương mại, NVL trả lại người bán

- Phản ánh giá trị NVL thiếu hụt khi kiểm kê

- Phản ánh giá trị NVL tồn kho cuối kỳ

- Tài khoản 1521- Nguyên vật liệu chính: xi măng, sắt tròn, thép tấm, thép cuộn, thép cây, cát xây tô, gỗ, gạch, đá trộn bê tông, sỏi…

TK 1524 - Phụ tùng thay thế: vòng bi, biến thế, bánh răng, que hàn, giàn giáo

*Kế toán tổng hợp quá trình nhập kho nguyên vật liệu

Tại công ty không có trường hợp hàng về nhập kho mà hoá đơn chưa về, kế toán thường phản ánh trường hợp hàng và hoá đơn cùng về

Nguyên vật liệu được nhập kho chủ yếu là do mua ngoài, nguồn cung cấp vật tư của công ty rất nhiều và thường là các đại lý hoặc doanh nghiệp sản xuất mặt hàng vật liệu xây dựng Khi công ty có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá của loại vật tư mà công ty đang cần đến trước Căn cứ vào phiếu báo giá này, công ty sẽ tính được số lượng vật liệu mà công ty cần Tuỳ theo thỏa thuận mua bán giữa hai bên, công ty có thể trả trước hoặc trả sau tiền mua vật tư Khi hàng và hoá đơn cùng về, sau khi đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như hoá đơn tài chính, hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm, kế toán tiến hành định khoản ngay trên phiếu nhập

Khi thanh toán, căn cứ vào các chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo

Công ty Cổ phần XNK-XD Cimeico 9

P Định Công, Q Hoàng Mai, Hà Nội Mẫu số S02a-DN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

Trích yếu Số hiệu tài khoản

Nhập kho xi măng Hoàng Mai 152 331 15.300.000

Kèm theo 01 chứng từ gốc

Người lập Kế toán trưởng

P Định Công, Q Hoàng Mai, Hà Nội Mẫu số S02a-DN

Trích yếu Số hiệu tài khoản

Nhập kho cát xây tô 152 331 12.000.000

Phiếu xuất kho đóng vai trò là căn cứ ghi vào bên Có của Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu Các phiếu này được sắp xếp theo nhóm, thứ tự và đối tượng sử dụng Do đó, kế toán tổng hợp có trách nhiệm tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời lượng nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng của từng đội xây lắp và từng tổ sử dụng trong phạm vi công ty.

Sổ Cái TK 152 được công ty mở cho từng loại NVL (chính, phụ…) Sau khi đã kiểm tra đối chiếu số liệu trên các chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ Cái TK 152

Từ đó kế toán tổng hợp NVL đã xuất dùng và ghi vào Bảng phân bổ NVL và công cụ dụng cụ theo định khoản. Đồng thời, kế toán sẽ lập Chứng từ ghi sổ, từ Chứng từ ghi sổ kế toán sẽ ghi vào Sổ Cái các tài khoản và Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.

P Định Công, Q Hoàng Mai, Hà Nội

Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú

Xuất kho cát trộn bê tông 621 152 3.600.000

Xuất kho xi măng Hoàng Mai 621 152 9.000.000

P Định Công, Q Hoàng Mai, Hà Nội

Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú

Xuất kho cát trộn bê tông 621 152 7.200.000

P Định Công, Q Hoàng Mai, Hà Nội Mẫu số S02b-DN

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số tiền Chứng từ ghi sổ

Số hiệu Ngày,tháng Số hiệu Ngày,tháng

-Cộng luỹ kế từ đầu quý 434.001.947 -Cộng tháng

-Cộng luỹ kế từ đầu quý

P Định Công, Q Hoàng Mai, Hà Nội Mẫu số S07-VT

BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ

621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 54.273.600 54.273.600

623 Chi phí sử dụng máy thi công 31.483.700 31.483.700

627 Phân xưởng cơ khí, sửa chữa - 2.250.000 2.250.000

642 Chi phí quản lý doanh nghiệp - 800.000 800.000

Người lập bảng Kế toán trưởng

P Định Công, Q Hoàng Mai, Hà Nội Mẫu số S02c-DN

Tên tài khoản: Nguyên vật liệu chính

Diễn giải TK đối ứng

0253 15/12 Nhập kho xi măng Hoàng Mai 331 15.300.000

0253 15/12 Nhập kho Cát xây tô 331 12.000.000

0264 31/12 Xuất kho xi măng Hoàng Mai 621 9.000.000

0264 31/12 Xuất kho Cát trộn bê tông 621 10.800.000

P Định Công, Q Hoàng Mai, Hà Nội Mẫu số S02c-DN

Tên tài khoản: Nhiên liệu

Diễn giải TK đối ứng

- Sổ này có …trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU XÂY DỰNG

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty

Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Cimeico 9

Trong quá trình phát triển của công ty với sự nỗ lực của công nhân viên, tập thể ban lãnh đạo công ty đã đưa Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Cimeico 9 ngày càng phát triển không ngừng, phù hợp với điều kiện của nền kinh tế thị trường Nhiều biện pháp đã được áp dụng nhằm quản lý chặt chẽ hơn nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm và bảo quản nguyên vật liệu, đảm bảo được tiến độ thi công và chất lượng công trình.

Cụ thể, căn cứ vào các dự toán công trình, công ty lập kế hoạch dự trù vật tư làm cơ sở cho việc theo dõi giám sát lượng vật tư tương ứng cho công trình, đưa ra các biện pháp làm giảm vật tư tiêu hao mà vẫn đảm bảo được tiến độ thi công của công trình Với lĩnh vực hoạt động chủ yếu là xây dựng, thời gian thi công dài,phức tạp, địa điểm thi công không cố định mà phụ thuộc vào hợp đồng ký kết, sản phẩm hoàn thành với sự tham gia của nhiều loại nguyên vật liệu có giá trị lớn, chịu ảnh hưởng của thời tiết và yếu tố giá cả, phần hành kế toán nguyên vật liệu là một của công ty.

Qua thời gian thực tập tại công ty, trực tiếp tiếp cận và tìm hiểu về hoạt động kế toán nguyên vật liệu tại công ty, em nhận thấy công tác kế toán trong công ty nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng luôn được củng cố và hoàn thiện, góp phần quan trọng trong công tác quản lý tốt nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng công trình, tăng doanh thu, lợi nhuận cho công ty Công ty đã áp dụng tương đối đầy đủ các quy định của Bộ Tài Chính về hạch toán kế toán nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng Công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu phù hợp với loại hình doanh nghiệp, đặc điểm sản xuất kinh doanh Cụ thể như sau:

- Về công tác quản lý nguyên vật liệu:

Công ty đã có nhiều cố gắng trong công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng.

+ Về khâu thu mua: công ty có một đội ngũ cán bộ làm việc tại Phòng Kế hoạch - vật tư năng động, am hiểu thị trường, vạch ra những định mức thu mua hợp lý đảm bảo không làm ứ đọng vốn của công ty Các loại nguyên vật liệu đều được xây dựng định mức đúng quy cách tiêu chuẩn Trong sự biến động của giá cả thị trường, công ty luôn thay đổi tỷ lệ thu mua sao cho hợp lý với thực tế, không dự trữ quá nhiều Phòng Kế hoạch – vật tư luôn làm tốt công tác tìm kiếm thị trường và lựa chọn nhà cung cấp, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời yêu cầu của công ty.Công ty đã tạo cho mình một thị trường ổn định, quản lý tốt khâu thu mua thông qua quản lý hóa đơn, chứng từ thu mua. lượng cao, giá cả phù hợp, luôn đảm bảo đúng, đủ về số lượng cũng như quy cách chất lượng của NVL, giao hàng đúng hẹn, kịp thời để công ty có thể sử dụng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm được tiến hành liên tục.

+ Về công tác tiếp nhận: các nguyên vật liệu nhập kho của công ty được đặt dưới sự kiểm tra rất chặt chẽ, nên công việc kế toán được dễ dàng và tính chính xác được giá thực tế của nguyên vật liệu.

+ Về khâu dự trữ, bảo quản: do làm tốt khâu định mức kế hoạch và khâu mua sắm nên nguyên vật liệu nhập kho luôn đảm bảo về chất lượng, số lượng, chủng loại…

Công ty có một hệ thống kho được tổ chức một cách khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng cũng như yêu cầu bảo quản của từng nguyên vật liệu, phù hợp với tính chất lý, hoá học của từng loại vật tư Bên cạnh đó, công ty đã xây dựng được định mức dự trữ nguyên vật liệu tối đa và tối thiểu để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục Ngoài ra với một đội ngũ cán bộ quản lý kho có tinh thần trách nhiệm cũng như trình độ chuyên môn cao, việc quản lý nguyên vật liệu ở công ty được thực hiện khá nề nếp, đảm bảo vật tư được quản lý chặt chẽ, tránh được tình trạng thất thoát vật tư, gây thiệt hại về tài sản cho công ty.+ Về khâu xuất dùng: mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu của công ty đều được Phòng Kế hoạch - vật tư xét duyệt nên đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của giấy thuật, công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất Thông qua hệ thống định mức tiêu hao vật liệu, NVL sẽ được xuất kho kho sử dụng đúng mục đích, tránh thất thoát lãng phí NVL, do đó sẽ tiết kiệm được chi phí về nguyên vật liệu Ngoài ra, công ty không ngừng tìm mọi biện pháp để có thể tiết kiệm được NVL trong sản xuất (như tìm nguồn vật tư sản xuất trong nước thay cho nguồn nhập khẩu…) mà chất lượng vẫn đảm bảo, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

- Về bộ máy kế toán:

Công ty đã xây dựng bộ máy kế toán khoa học, gọn nhẹ, phù hợp với quy mô Đội ngũ nhân sự có chuyên môn, trách nhiệm cao Mô hình kế toán tập trung đáp ứng nhu cầu theo dõi, tổng hợp Nhờ phối hợp chặt chẽ, số liệu kế toán luôn được cập nhật kịp thời, chính xác, hỗ trợ hiệu quả công tác sản xuất kinh doanh Bộ máy kế toán đảm bảo hạch toán, phản ánh tình hình sử dụng vật tư, tiền vốn, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ quản lý.

- Về hệ thống sổ kế toán:

Hệ thống chứng từ, sổ sách của công ty đang áp dụng hiện nay là tương đối đầy đủ, đúng với quy định của chế độ kế toán, đồng thời đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế của công ty Chứng từ sổ sách đã được tổ chức luân chuyển một cách khoa học, chặt chẽ đáp ứng nhu cầu thông tin và tạo ra mối liên hệ mật thiết lẫn nhau giữa các bộ phận trong toàn hệ thống kế toán

- Về phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Cimeico 9 áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) là hợp lý, bởi vì nguyên vật liệu thu mua có khối lượng và giá trị lớn và quá trình nhập kho, xuất kho diễn ra liên tục Với phương pháp này, NVL được quản lý chặt chẽ và tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu cũng sẽ được cung cấp một cách thường xuyên và kịp thời.

- Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Cimeico 9

thực hiện các công tác kế toán sau nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán tại đơn vị

Hoàn thiện việc theo dõi phế liệu thu hồi

Trong doanh nghiệp xây dựng, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất Vì vậy, phế liệu thu hồi cũng không nhỏ, việc hạch toán phế liệu thu hồi góp phần làm giảm chi phí cho doanh nghiệp Sau quá trình xây dựng công trình nếu có phế liệu thu hồi nhập kho, kế toán ghi:

- Khi bán phế liệu thu tiền, kế toán phản ánh nghiệp vụ này như xuất bán hàng hóa, phản ánh doanh thu, giá vốn:

Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tài khoản 159 vì số lượng và chủng loại nguyên vật liệu tại Công ty sử dụng khá phong phú, giá cả lại thường xuyên biến động và để chủ động trong trường hợp có sự biến động về giá cả nguyên vật liệu trên thị trường Bên cạnh đó việc lập dự phòng sẽ giúp cho Công ty điều hoà được thu nhập hạn chế được các thiệt hại rủi ro do các tác nhân khách quan mang lại, đồng thời hoãn một khoản thuế phải nộp và chủ động hơn về tài chính, việc lập dự phòng còn giúp cho công ty có được khoản để bù đắp khi NVL bị giảm giá Việc lập dự phòng được thực hiện như sau:

Số dự phòng cần lập dựa trên số lượng của mỗi loại hàng tồn kho theo kiểm kê và thực tiễn diễn biến giá trong năm có sự kết hợp với dự báo giá sẽ diễn biến trong niên độ tiếp theo.

Mức dự phòng cần phải lập cho niên độ

= Số lượng hàng tồn kho mỗi loại X Mức chênh lệch giá của mỗi loại

Cuối niên độ kế toán nếu có những chứng từ chắc chắn về giá trị thực tế của vật liệu tồn kho thấp hơn giá thị trường, kế toán lập dự phòng giảm giá vật liệu:

Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi: thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi:

Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm nay không thay đổi so với khoản dự phòng giảm giá vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì không cần ghi sổ Hàng năm kế toán sẽ căn cứ vào số dự phòng cần phải lập cho năm sau để có sự điều chỉnh mức dự phòng và hạch toán dự phòng giảm giá NVL cho phù hợp với quy định của Nhà nước.

Hoàn thiện việc sử dụng phần mềm kế toán

Mặc dù hệ thống kế toán của công ty đã được trang bị hệ thống máy tính khá đầy đủ nhưng phần mềm kế toán máy vẫn chưa được xây dựng và cài đặt hoàn chỉnh do đó chưa đáp ứng được yêu cầu cập nhật số liệu và cung cấp thông tin một cách đầy đủ và chính xác Công việc kế toán mặc dù có sự trợ giúp của máy vi tính nhưng kế toán vẫn phải sử dụng cả phương pháp thủ công trong quá trình hạch toánNVL như trong việc xử lý Hoá đơn mua hàng Vì vậy, công tác kế toán nhiều khi trùng lặp Do đó, máy vi tính mới chỉ sử dụng để hỗ trợ trong một phần công việc chứ chưa thực sự phát huy được hiệu quả đối với toàn bộ công tác kế toán Vì vậy cần phát huy hơn nữa vai trò của máy vi tính trong công tác hạch toán và quản lý công ty Để có thể khắc phục được những hạn chế của việc áp dụng máy vi tính trong công tác hạch toán, công ty cần mua bản quyền phần mềm kế toán hoàn chỉnh theo hình thức Chứng từ ghi sổ nhằm phát huy tối đa hiệu quả của việc lập, luân chuyển, xử lý chứng từ và truy xuất thông tin trên máy, tạo điều kiện cung cấp thông tin tài chính cho công tác quản lý đạt hiệu quả cao nhất.

Hiện nay, trên thị trường có một số loại sản phẩm phần mềm kế toán tiêu biểu, có thương hiệu và uy tín mà doanh nghiệp có thể lựa chọn như: Phần mềm quản trị tài chính kế toán BRAVO 6.3, Phần mềm kế toán của FAST ( Fast Accounting, Fast Business, Fast Book,…), Phần mềm kế toán MISA-SME 7.9 ( gói Express, gói Standard, Professional, Enterprise,…). Đồng thời công ty cũng nên chú ý tới việc tuyển dụng các nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ, có thể thích nghi tốt với việc sử dụng phần mềm kế toán giúp cho việc hạch toán được tiến hành nhanh, gọn nhẹ hơn Điều này đảm bảo cho các thông tin sẽ được cung cấp một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời nhất.

Với nghiệp vụ xuất kho cho công trình được xây dựng hệ thống định mức, doanh nghiệp nên sử dụng "Phiếu xuất kho theo hạn mức" Phiếu này hỗ trợ bộ phận kế toán kiểm soát hiệu quả khối lượng vật tư theo định mức so với thực tế, qua đó đúc kết kinh nghiệm cho các công trình sau và tiết kiệm tối ưu nguyên vật liệu.

PHIẾU XUẤT KHO THEO HẠN MỨC

Ghi chú Ngày… Ngày… Ngày… Ngày…

Phụ trách BP sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho

Định dạng
Số trang	70
Dung lượng	726 KB