Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh tiếp vận vận tải quốc tế hòa bình

Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh tiếp vận vận tải quốc tế hòa bình Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh tiếp vận vận tải quốc tế hòa bìnhQuản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh tiếp vận vận tải quốc tế hòa bìnhQuản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh tiếp vận vận tải quốc tế hòa bìnhQuản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh tiếp vận vận tải quốc tế hòa bình

TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ HÒA BÌNH

Tính cấp thiết của đề tài

Thương mại quốc tế đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia và toàn cầu, được coi là "chìa khóa" cho các giao dịch kinh tế quốc tế Vì lý do đó, các quốc gia đều chú trọng và khuyến khích doanh nghiệp trong nước tham gia tích cực vào hoạt động này.

Việt Nam đã tích cực tham gia vào các tổ chức kinh tế đa phương như ASEAN, ASEM, APEC và gia nhập WTO năm 2007 Các hiệp định thương mại như VKFTA, EVFTA và CPTPP đã tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình hội nhập, nâng cao sức cạnh tranh và gia tăng xuất nhập khẩu Giao nhận bằng đường biển hiện nay là hình thức phát triển nhất trong thương mại quốc tế, với lợi thế từ hệ thống cảng biển đa dạng và bờ biển dài của Việt Nam Phương thức vận chuyển này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn cho phép vận chuyển hàng hóa cồng kềnh một cách dễ dàng, đồng thời ảnh hưởng lớn đến cơ cấu hàng hóa và thị trường giao nhận quốc tế.

Chất lượng dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển tại các công ty Logistics và giao nhận vận tải ở Việt Nam vẫn còn nhiều bất cập Sau thời gian thực tập và nghiên cứu tại doanh nghiệp, tôi đã có cơ hội trải nghiệm và đánh giá những thuận lợi cũng như khó khăn trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Những vấn đề tồn tại trong quy trình này đang ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh của công ty Do đó, tôi đề xuất đề tài “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình” để tìm hiểu thực trạng và đưa ra các giải pháp thực tiễn, có tính ứng dụng cao nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài, quy trình xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hoà Bình cho thấy rằng mọi quy trình, dù đơn giản hay phức tạp, đều cần thời gian để hoàn thiện nhằm giảm thiểu rủi ro một cách tối ưu Trong những năm qua, nhiều nghiên cứu từ sinh viên Đại học Thương mại và các trường đại học trên cả nước đã tập trung vào quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp, trong đó nổi bật là đề tài “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty”.

TNHH Thương mại quốc tế Mosimex” – Luận văn tốt nghiệp năm 2021, tác giả Dương

Bài luận văn của Thị Hiền tại Trường Đại học Thương mại phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Nghiên cứu này không chỉ đánh giá tình hình hiện tại của công ty mà còn đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm cải thiện hoạt động giao hàng xuất khẩu.

Bài nghiên cứu "Quản trị quy trình giao nhận xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội" của tác giả Hoàng Thị Lưu Luyến (2015) trình bày lý thuyết và thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Nghiên cứu đã phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình giao hàng và đề xuất giải pháp nhằm cải thiện hoạt động này Tuy nhiên, bài luận văn vẫn còn hạn chế trong việc mô tả thực trạng lập kế hoạch và tổ chức giao hàng tại công ty nghiên cứu, cần thêm các giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu.

Công ty TNHH đầu tư và xuất nhập khẩu NNP đã được nghiên cứu trong luận văn tốt nghiệp năm 2022 của Đinh Đình Huy, tập trung vào lý luận và quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhưng chưa phân tích rõ hoạt động quản trị quy trình giao hàng Trong khi đó, luận văn năm 2017 của Lê Thị Thu về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu sang Hongkong đã chỉ ra những khó khăn và đề xuất giải pháp, nhưng chỉ áp dụng cho một thị trường duy nhất Cuối cùng, luận văn năm 2021 của Nguyễn Thị Hiền về quản trị quy trình giao hàng thủy hải sản xuất khẩu cũng chưa đề cập đến sự đa dạng của các thị trường và ảnh hưởng của chúng đối với quy trình giao hàng.

Quá trình giao hàng xuất khẩu thủy hải sản của công ty đã được phản ánh, nêu rõ các tồn tại trong quản trị quy trình xuất khẩu Mặc dù đã chỉ ra nguyên nhân và giải pháp cho những vấn đề này, tác giả vẫn chưa đề xuất được những giải pháp thực tiễn và hiệu quả để khắc phục các tồn tại mà công ty đang đối mặt.

Mặc dù đã có nhiều nghiên cứu về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, các đề tài này chủ yếu hệ thống hóa lý thuyết cơ bản và đề xuất một số biện pháp cải thiện, nhưng vẫn chưa phân tích rõ các vấn đề tồn đọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty Hơn nữa, các giải pháp đưa ra chưa thực sự thực tiễn và không giải quyết triệt để các vấn đề trong quy trình giao hàng xuất khẩu, đặc biệt là trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay.

Bài khóa luận này phân tích lý thuyết về quản trị giao hàng xuất khẩu bằng đường biển và đề xuất giải pháp tối ưu cho Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình Mặc dù các nghiên cứu trước đã hệ thống hóa lý thuyết và đưa ra kiến nghị hoàn thiện quy trình, mỗi doanh nghiệp đều gặp phải những thách thức riêng biệt liên quan đến sản phẩm và thị trường Do đó, bài viết tập trung vào việc nghiên cứu thực trạng quy trình giao hàng tại công ty, từ đó đưa ra các đề xuất cụ thể, dễ thực thi nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động xuất khẩu.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Dựa trên các cơ sở lý thuyết và phân tích hiện trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, bài viết nhằm xác định những vấn đề tồn tại trong quy trình này của công ty.

Để nâng cao hiệu quả trong quy trình, cần xác định 5 vấn đề còn tồn tại và đề xuất các giải pháp thiết thực, khả thi cho doanh nghiệp Những kiến nghị này sẽ giúp cải thiện quy trình làm việc, tối ưu hóa nguồn lực và tăng cường hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

Hệ thống hóa lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là bước đầu quan trọng trong nghiên cứu này Phần này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về nội dung nghiên cứu, tạo nền tảng cho các vấn đề trọng tâm, đảm bảo bài nghiên cứu trở nên rõ ràng, mạch lạc và logic Điều này sẽ là tiền đề vững chắc cho các nội dung tiếp theo.

Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình, từ đó xác định những thành công, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến các vấn đề hiện tại.

Để hoàn thiện quản trị quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận Vận tải Quốc tế Hòa Bình, cần đề xuất một số giải pháp và kiến nghị cụ thể Những giải pháp này sẽ tập trung vào việc nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu hóa quy trình làm việc, và cải thiện dịch vụ khách hàng, từ đó đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty trong lĩnh vực logistics.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình

Phạm vi nghiên cứu a Phạm vi về nội dung

Bài viết này tập trung vào việc phân tích và đánh giá quy trình quản trị giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình Mục tiêu là đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình này Thời gian nghiên cứu sẽ được xác định rõ ràng để đảm bảo tính chính xác và khả thi của các giải pháp đề xuất.

Trong giai đoạn 2020 - 2022 c Phạm vi về không gian

Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập dữ liệu bao gồm hai loại: sơ cấp và thứ cấp Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua quan sát thực tế trong quá trình thực tập, cho phép tiếp xúc trực tiếp với các bộ phận trong công ty, từ đó cung cấp thông tin về hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển và các yếu tố ảnh hưởng Dữ liệu thứ cấp được lấy từ các nguồn như báo cáo tài chính, thuyết minh báo cáo tài chính, và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2020 – 2022, cùng với các tài liệu và hợp đồng liên quan trong quá trình thực tập Ngoài ra, dữ liệu cũng được thu thập từ các bài viết trên báo, tạp chí và website của công ty.

Sau khi tiến hành chọn lọc thông tin cần thiết, các dữ liệu này sẽ được tổng hợp, phân loại và sắp xếp một cách hợp lý để phù hợp với từng phần nghiên cứu khác nhau.

Phương pháp thống kê là cách thức thu thập và phân loại thông tin cùng số liệu, nhằm mục đích đánh giá tổng quát một khía cạnh nào đó của đối tượng nghiên cứu.

Khóa luận này áp dụng phương pháp đánh giá để phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình, dựa trên dữ liệu nội bộ của công ty trong giai đoạn 2020 – 2022.

- Phương pháp phân tích, so sánh

Phương pháp phân tích là quá trình áp dụng tư duy logic nhằm nghiên cứu và so sánh mối quan hệ giữa các dữ liệu thống kê từ tài liệu nội bộ.

Bài viết này đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình thông qua 7 bộ tiêu chí, từ đó phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Nghiên cứu nhằm xác định tính hợp lý của các dữ liệu liên quan đến hoạt động này.

Bài viết tổng hợp phân tích và so sánh nhằm đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình Qua đó, đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu quả hoạt động này, giúp nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

Kết cấu của đề tài

Khóa luận được tổ chức thành 4 chương, bao gồm các phần tóm lược, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo và kết luận.

Chương I – Tổng quan về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình

Chương II – Cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp

Chương III – Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình

Chương IV – Hoàn thiện quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP

Khái quát về giao hàng xuất khẩu

2.1.1 Định nghĩa chung về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu a Quy trình giao hàng xuất khẩu

Giao hàng xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế, là khâu thiết yếu để chuyển hàng hóa từ nơi giao đến nơi nhận Quy trình giao hàng bao gồm nhiều công đoạn, đòi hỏi nhà quản trị phải đưa ra quyết định về giao hàng, vận chuyển và thực hiện các quyết định này nhằm nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bao gồm lập kế hoạch, tổ chức và giám sát quá trình giao hàng giữa hai quốc gia, đảm bảo an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí Dịch vụ giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình này.

Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding) được định nghĩa theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận vận tải quốc tế (FIATA) là mọi dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm tư vấn về các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.

Luật Thương mại sửa đổi ngày 14/06/2005 của Việt Nam định nghĩa dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, trong đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi và làm thủ tục hải quan.

Người giao nhận thực hiện 9 thủ tục giấy tờ khác nhau, bao gồm tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng, và các dịch vụ liên quan đến hàng hoá theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao.

Trong nhiều quốc gia, người giao nhận được biết đến với nhiều tên gọi khác nhau như “Đại lý hải quan”, “Người môi giới hải quan”, “Đại lý gửi hàng và giao nhận”, hay “Người vận chuyển chuyên chính” Dù có tên gọi nào, chức năng chính của người giao nhận vẫn là cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp trong lĩnh vực logistics.

Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997, người cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá được xác định là thương nhân đã có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho lĩnh vực này.

Theo Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA), người giao nhận là người đảm nhận trách nhiệm vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng ủy thác, làm việc vì lợi ích của người ủy thác mà không phải là người chuyên chở Họ cũng thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hoá.

2.1.2 Đặc điểm, vai trò và nghĩa vụ của các bên

2.1.2.1 Đặc điểm của giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Giao nhận vận tải hàng hoá bằng đường biển là một hoạt động thương mại dịch vụ, mang đầy đủ các đặc điểm của dịch vụ, bao gồm sự không thể tách rời giữa sản phẩm và quá trình cung cấp dịch vụ.

Thứ nhất, tính vô hình

Sản phẩm của quá trình vận chuyển có tính chất vô hình, khiến chủ hàng và người sử dụng dịch vụ không thể nhìn thấy hay đo đếm như hàng hóa hữu hình Chất lượng dịch vụ chỉ được khách hàng nhận thấy sau khi tiêu dùng, thông qua các tiêu chí như thời gian vận chuyển, tính đúng lịch trình, độ an toàn, và sự rõ ràng của thủ tục chứng từ.

Thứ hai, tính không lưu trữ

Hoạt động vận chuyển phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, do đó, người vận tải không thể sản xuất hàng loạt dịch vụ Điều này dẫn đến sự mất cân đối trong quan hệ cung cầu, chịu ảnh hưởng bởi mùa vụ và chu kỳ kinh doanh của khách hàng cần vận chuyển hàng hóa.

Thứ ba, tính không sở hữu

Khi dịch vụ vận chuyển được thực hiện, khách hàng chỉ nhận được hàng hóa đã được di chuyển đến đích mà không chuyển giao quyền sở hữu phương tiện vận tải Các công việc như bảo quản và bốc xếp hàng hóa đều nằm trong quy trình vận chuyển.

Thứ tư, tính không thể chia cắt – sản xuất đi đôi với tiêu thụ

Tính đồng nhất trong dịch vụ vận chuyển thể hiện sự đồng thời giữa sản xuất và tiêu dùng Do không thể sản xuất hàng loạt hoặc sản xuất trước, người vận chuyển cần lập kế hoạch, dự trữ phương tiện và nhiên liệu, đồng thời dự đoán nhu cầu của khách hàng.

Thứ năm, tính thay đổi

Tính thay đổi của dịch vụ vận chuyển thể hiện ở sự khác biệt giữa các lần sử dụng dịch vụ, ngay cả khi cùng một nhân viên vận chuyển, cùng một nhà cung cấp hoặc cùng một loại dịch vụ.

Thứ sáu, tính thích ứng

Dịch vụ vận tải đặc trưng bởi việc không có sản phẩm dở dang hay bán thành phẩm, cho phép nó linh hoạt đáp ứng các yêu cầu thay đổi từ người thuê.

2.1.2.2 Vai trò của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Nội dung quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu

2.2.1 Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Cung cấp dịch vụ giao hàng xuất khẩu là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều đơn vị bên ngoài và các bộ phận trong doanh nghiệp giao nhận vận chuyển Để đạt được hiệu quả, nhà quản trị cần xây dựng kế hoạch giao hàng chặt chẽ, tận dụng tối đa nguồn lực của doanh nghiệp và sẵn sàng thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh, từ đó đảm bảo hoàn thành tốt các yêu cầu được uỷ thác và đạt được kết quả tối ưu.

Sau khi nhận hợp đồng vận chuyển hoặc yêu cầu dịch vụ từ chủ hàng, người giao nhận sẽ tiến hành lập kế hoạch giao hàng Quy trình lập kế hoạch này cần dựa trên một số căn cứ quan trọng để đảm bảo hiệu quả trong việc vận chuyển.

Dựa trên hợp đồng vận tải và yêu cầu dịch vụ, công ty sẽ xác định loại hàng hoá, cảng bốc hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD), khối lượng hàng (volume), cũng như thời gian tàu chạy dự kiến (ETD) và thời gian nhận hàng dự kiến (ETA) cho vận chuyển FCL.

13 hay LCL,… Từ đó, công ty sẽ có những thông tin ban đầu để sắp xếp chuẩn bị nguồn lực

Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm riêng về bốc xếp, bảo quản và vận chuyển, do đó, công ty cần căn cứ vào khối lượng hàng hóa để tối ưu trọng tải phương tiện, từ đó giảm thiểu chi phí vận chuyển.

Doanh nghiệp giao nhân cần đánh giá điều kiện thực tế của mình, bao gồm nguồn nhân lực và cơ sở vật chất, để xác định khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng Từ đó, họ có thể xây dựng các phương án và kế hoạch phù hợp, đảm bảo vừa đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng vừa duy trì uy tín của doanh nghiệp.

Kế hoạch bao gồm các yếu tố quan trọng như mục tiêu doanh số, phân tích thị trường, các công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, phương án nhân sự, chi phí và cơ sở vật chất.

2.2.2 Tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hoá và phương tiện vận tải

Sau khi nắm bắt thông tin ban đầu và lập kế hoạch giao hàng, doanh nghiệp giao nhận cần duy trì liên lạc với khách hàng để theo dõi tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải.

Để thực hiện thủ tục hải quan, cần chuẩn bị các chứng từ cần thiết do chủ hàng xuất khẩu phát hành hoặc kiểm soát, bao gồm Hoá đơn thương mại, Phiếu đóng gói hàng hoá và chứng nhận xuất xứ (nếu áp dụng cơ chế tự chứng nhận).

Doanh nghiệp cần nhanh chóng liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ và cược container, đồng thời theo dõi lịch trình vận chuyển để nắm bắt mọi thay đổi.

Bước 2: Giao hàng hoá tại địa điểm quy định

Doanh nghiệp giao nhận phối hợp với chủ hàng xuất khẩu để thực hiện các công việc:

Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm chỉ định là một bước quan trọng trong quy trình logistics Địa điểm này có thể là kho của người bán khi giao dịch theo điều kiện EXW, hoặc có thể là tại cảng xuất khẩu.

+ Đối với vận chuyển bằng đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên FCL

Sau khi nhận xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, người giao nhận sẽ liên hệ để nhận lệnh cấp container rỗng Tiếp theo, họ sẽ đến bãi container rỗng để lấy container và mang về địa điểm quy định để đóng hàng Lưu ý rằng khi lấy container, người giao nhận cần kiểm tra kỹ số hiệu, cũng như tình trạng bên trong và bên ngoài của container để tránh trục trặc trong quá trình vận chuyển.

Vận chuyển container ra bãi và hoàn tất thủ tục hạ bãi phải được thực hiện không muộn hơn 8 giờ trước giờ cắt máng Khi hải quan xác nhận, việc giao hàng coi như hoàn tất, và sau đó cảng sẽ chịu trách nhiệm bốc container lên tàu.

+ Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng lẻ LCL

Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm chỉ định bao gồm việc người giao nhận mang hàng lẻ đến Trạm giao nhận hàng lẻ (CFS) để giao cho người gom hàng (Co-loader) Sau đó, người gom hàng sẽ phát hành vận đơn thứ cấp (HB/L) cho chủ hàng.

+ Đối với vận chuyển đường biển, hàng rời

Người giao nhận phối hợp với đại diện chủ hàng (nếu có) để theo dõi quá trình bốc hàng lên tàu Sau khi hoàn tất việc bốc hàng, cảng và tàu sẽ lập biên bản tổng kết giao nhận hàng, kèm theo sơ đồ hàng đã xếp để gửi cho chủ hàng Đồng thời, Thuyền phó sẽ cấp "biên bản thuyền phó" cho chủ hàng, xác nhận việc nhận hàng với các thông tin như số kiện, ký mã hiệu, tình trạng hàng đã bốc lên tàu và cảng đến.

Doanh nghiệp giao nhận có thể thực hiện khai báo và thông quan hàng hoá xuất khẩu dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên của chính mình với tư cách là đại lý khai báo hải quan.

15 hàng hoá bị phân vào luồng đỏ cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra thực tế hàng hoá

- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp trước khi hàng hoá được đưa lên tàu

- Doanh nghiệp tiến hành giao hàng cho hãng tàu

Bước 3: Lập và bàn giao chứng từ vận tải

Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

2.3.1 Các yếu tố chủ quan a Môi trường kinh tế

Hoạt động giao nhận vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu, đặc biệt là xuất khẩu bằng đường biển, chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ nền kinh tế toàn cầu Những biến động kinh tế, dù nhỏ hay lớn, luôn tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến giao nhận vận tải Khi thương mại quốc tế phát triển, khối lượng hàng hoá xuất nhập khẩu gia tăng, tạo ra nhiều cơ hội cho các công ty giao nhận hàng hoá.

Phạm vi hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển bao gồm nhiều quốc gia, do đó, căn cứ pháp lý liên quan không chỉ dựa vào luật của nước giao nhận mà còn phải tuân thủ luật của nước nhập khẩu và các quy định quốc tế Luật quốc gia và các công ước quốc tế có vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh hoạt động giao nhận hàng hóa đường biển Hơn nữa, những biến động chính trị và xã hội tại các quốc gia liên quan có thể tác động lớn đến quy trình giao hàng xuất khẩu Ngoài ra, yếu tố điều kiện tự nhiên cũng cần được xem xét trong hoạt động này.

Giao nhận vận tải hàng hoá bằng đường biển chịu ảnh hưởng lớn từ các yếu tố bên ngoài, đặc biệt là điều kiện tự nhiên Thời tiết xấu có thể gây ra nhiều vấn đề như trễ chuyến, huỷ chuyến và hư hỏng hàng hoá do mưa lớn hoặc bão Những tình huống nghiêm trọng như sóng thần và biển động có thể dẫn đến thiệt hại hoàn toàn cho chuyến tàu Những yếu tố này không chỉ là nguyên nhân gây tranh chấp mà còn là cơ sở để xác định trường hợp bất khả kháng và miễn trách nhiệm cho người giao nhận.

Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến trong hoạt động giao nhận hàng hoá nâng cao hiệu quả công việc Sử dụng trang thiết bị hiện đại giúp điều hành quá trình giao hàng nhanh chóng và chính xác hơn Cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại không chỉ thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế mà còn hỗ trợ doanh nghiệp giao nhận phát triển kinh doanh.

2.3.2 Các yếu tố khách quan a Yếu tố về cơ sở vật chất kỹ thuật

Cơ sở vật chất kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty Điều này bao gồm hạ tầng và trang thiết bị như văn phòng, kho hàng và phương tiện vận chuyển, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành và chất lượng dịch vụ.

Các phương tiện vận tải, thiết bị bốc dỡ hàng hóa, công nghệ bảo quản và lưu kho, cùng với các thiết bị công nghệ thông tin quản lý là những yếu tố quan trọng trong hoạt động giao nhận và xuất khẩu hàng hóa Thiếu các cơ sở hạ tầng và trang thiết bị này sẽ gây khó khăn trong bối cảnh ngoại thương phát triển Việc có đầy đủ trang thiết bị giúp tối ưu hóa quy trình gom hàng, làm hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao lợi nhuận Hơn nữa, sự phát triển của công nghệ thông tin cho phép các công ty quản lý hiệu quả mọi hoạt động, theo dõi thông tin từ các nhà cung cấp dịch vụ logistics và hàng hóa qua hệ thống máy tính.

Hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty chịu ảnh hưởng lớn từ yếu tố con người, bao gồm trình độ tổ chức và năng lực của nhân viên tham gia Để đảm bảo quy trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi, nhân sự cần có kiến thức chuyên môn về luật pháp, thủ tục thương mại quốc tế, cùng với kỹ năng tin học và ngoại ngữ Nhân tố con người quyết định thành công hay thất bại của công ty, do đó, cần có chính sách đãi ngộ tốt và đào tạo hiệu quả cho đội ngũ nhân sự Ngoài ra, yếu tố nguồn vốn cũng rất quan trọng, ảnh hưởng đến việc xây dựng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị và đào tạo chuyên môn, vì vậy, nguồn vốn dồi dào và sử dụng hiệu quả sẽ nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.

CHƯƠNG III - PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ HÒA BÌNH

Khái quát về công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình

3.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình, thành lập năm 2013, đã có gần 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, phục vụ các doanh nghiệp trong và ngoài nước Với cam kết hướng tới lợi ích bền vững, Peace Logistics tự hào là một trong những công ty vận tải hàng đầu tại Việt Nam, luôn xây dựng niềm tin vững chắc với khách hàng và cộng đồng.

Kể từ khi thành lập, Peace Logistics đã hoạt động với phương châm “Chuyên nghiệp – Uy tín – An toàn – Nhanh chóng”, không ngừng đổi mới và cải tiến chất lượng dịch vụ Chúng tôi cam kết đáp ứng nhu cầu của khách hàng toàn cầu bằng cách cung cấp dịch vụ cạnh tranh và các sản phẩm dịch vụ sáng tạo, trở thành đối tác đáng tin cậy trong ngành logistics.

Dưới đây là một số thông tin cơ bản về công ty:

- Tên Công ty: CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ HÒA BÌNH

- Tên Tiếng Anh: PEACE INTERNATIONAL TRANSPORT LOGISTICS COMPANY LIMITED

- Tên giao dịch: PEACE LOGISTICS

- Đại diện pháp luật: Lê Thị Tuyết

- Địa chỉ: Số 17, Ngõ 575 Kim Mã, Phường Ngọc Khánh, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Trải qua nhiều năm phát triển, Peace Logistics đã trở thành một công ty giao nhận quốc tế uy tín, phục vụ cả khách hàng trong và ngoài nước Chúng tôi luôn chú trọng đến sự thay đổi và thích ứng kịp thời, đặt khách hàng làm trung tâm để đưa ra những giải pháp tối ưu, nhằm nâng cao sự hài lòng và khả năng cạnh tranh trên thị trường Hiện tại, Peace Logistics có 2 văn phòng chính thức tại Hà Nội, 1 văn phòng đại diện tại TP HCM và 1 văn phòng tại Hải Phòng.

3.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế

Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự

Ban giám đốc của Peace Logistics bao gồm Giám đốc và Phó Giám đốc, dẫn dắt bộ máy tổ chức công ty Cấu trúc công ty được chia thành 7 phòng ban: Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing, Phòng Agent – Pricing, Phòng Kế toán, Phòng Hành chính Nhân sự, Phòng Chứng từ, và Phòng Giao nhận hiện trường Các phòng ban này hoạt động dưới sự giám sát của Trưởng phòng, có nhiệm vụ tham mưu và đóng góp ý kiến cho Giám đốc và Ban giám đốc trong quá trình ra quyết định.

Mô hình tổ chức gồm 22 phòng ban có sự phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau trong hoạt động kinh doanh Giám đốc sẽ trực tiếp giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc của các phòng ban, đảm bảo các quyết định và giải pháp được thực hiện nhanh chóng và kịp thời.

Bảng 3.1 Đặc điểm nguồn nhân lực công ty giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị: Người và %

Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022

Tổng số lao động 30 100% 37 100% 41 100% Độ tuổi 22 – 30 tuổi 23 76,67% 25 67,57% 28 68,29%

Nguồn: Báo cáo công ty giai đoạn 2020-2022

Hiện tại, công ty có 41 nhân sự hoạt động tại các phòng ban với vai trò và nhiệm vụ khác nhau, đảm bảo hiệu suất làm việc linh hoạt Do đó, công ty chú trọng đến trình độ và kỹ năng của cán bộ công nhân viên ngay từ khâu tuyển dụng, kết hợp với đào tạo bài bản để họ nhanh chóng thích ứng với công việc một cách hiệu quả và chất lượng.

3.1.4 Tình hình tài chính của công ty

Dựa vào Báo cáo tài chính và bảng cân đối kế toán, tình hình tài sản của doanh nghiệp trong giai đoạn 2020 – 2022 được tóm tắt qua bảng 1.3 như sau:

Bảng 3.2: Tình hình tài sản công ty giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị: VND và %

Trong giai đoạn từ 2020 đến 2022, tổng tài sản của công ty liên tục tăng trưởng, bất chấp ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 Sự tăng trưởng này được ghi nhận nhờ vào tình hình kinh doanh khả quan của công ty Trong cả ba năm, tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn đều có xu hướng tăng, trong đó tài sản ngắn hạn chiếm gần 70% tổng lượng tài sản của công ty.

3.1.5 Khái quát về kết quả hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty trong giai đoạn 2020 – 2022 a Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2020-2022

Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình đã đạt được thành công nhờ vào đội ngũ lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm và lực lượng lao động trẻ, nhiệt huyết với chuyên môn cao.

Năm 2024, công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, từng bước củng cố vị thế cạnh tranh trong tâm trí khách hàng và trong ngành giao nhận logistics tại Việt Nam.

Bảng 3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị: VND

Theo thống kê trong bảng 2.1 về kết quả kinh doanh và tỷ lệ doanh thu, chi phí, lợi nhuận sau thuế trong giai đoạn 2020 – 2022, có thể nhận thấy rằng các chỉ số này đã có sự biến động đáng kể, phản ánh tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong khoảng thời gian này.

- Về doanh thu và lợi nhuận của công ty

Cả doanh thu và lợi nhuận của công ty trong 3 năm 2020, 2021, 2022 đều có xu hướng tăng

Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hoà Bình trong giai đoạn 2020 – 2022 cho thấy sự biến động nhẹ.

2020 – 2022, doanh thu công ty năm 2021 tăng 6,192 tỷ tương đương với 31,78%, lợi nhuận sau thuế tăng hơn 1.83 tỷ (42,33%) so với số liệu thống kê năm 2020

Mức tăng trưởng chậm trong giai đoạn này chủ yếu do tác động của đại dịch Covid-19, khi các quốc gia áp dụng phong tỏa biên giới và cảng biển để ngăn chặn sự lây lan của virus Nhiều nhà máy, cả trong nước lẫn quốc tế, phải tạm ngưng hoạt động, dẫn đến sự giảm sút lượng hàng hóa cần vận chuyển, ảnh hưởng đến hoạt động logistics.

25 giao nhận hàng hoá trong chuỗi cung ứng cũng giảm và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty

- Về chi phí của công ty

Chi phí của Peace Logistics tăng theo tỉ lệ thuận với tốc độ của doanh thu Năm

Năm 2021, tỷ lệ chi phí của Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình tăng 24,33% so với năm 2020, và năm 2022, tỷ lệ này đã tăng hơn 2 lần so với năm 2021 Sự gia tăng chi phí chủ yếu do công ty đầu tư mạnh vào cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị và thuê thêm lao động để mở rộng văn phòng tại TP Hồ Chí Minh, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ Đặc biệt, trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19, công ty đã chuyển đổi sang hình thức làm việc online theo chỉ thị của Nhà nước mà không cắt giảm nhân viên, vẫn đảm bảo trả lương đầy đủ và hỗ trợ cho những nhân viên mắc bệnh.

Thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công

Sau gần 10 năm hoạt động trong lĩnh vực vận tải, Công ty đã hoàn thiện quy trình quản trị giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, mang lại doanh thu ổn định Hoạt động này sẽ tiếp tục được phát triển trong tương lai để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu của đất nước.

Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình hiện đang tập trung vào quản trị giao hàng xuất khẩu qua đường biển, chủ yếu với hai hình thức hàng hóa là hàng đóng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) Hiện tại, công ty chưa triển khai hoạt động thực tế với hàng rời, vì vậy nghiên cứu này sẽ tập trung vào việc quản lý giao hàng xuất khẩu của công ty đối với hàng hóa đóng trong container, bao gồm cả gửi hàng nguyên và hàng lẻ.

3.2.1 Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu

Lập kế hoạch là bước đầu tiên trong quản trị quy trình giao hàng xuất nhập khẩu, đặc biệt là trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Hoạt động này dựa trên hợp đồng vận chuyển giữa công ty Peace Logistics và người xuất khẩu, cũng như yêu cầu của chủ hàng Chủ hàng sẽ xác định các khâu và công việc cần thuê công ty thực hiện trong quy trình giao hàng dựa trên nhu cầu cụ thể của mình.

Sau khi nhận yêu cầu từ khách hàng, Trưởng phòng sẽ lập kế hoạch sơ bộ và phân công nhiệm vụ cho các nhân viên liên quan Những thông tin chính cần được xem xét trong quá trình lập kế hoạch bao gồm các yêu cầu cụ thể từ khách hàng và các yếu tố liên quan đến xuất khẩu.

Bảng 3.7 Kế hoạch phân công công việc trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình

Công việc Các bên thực hiện

Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ Phòng agent – pricing, phòng chứng từ

Nắm tình hình hàng hóa xuất khẩu và chuẩn bị bộ chứng từ

Phòng kinh doanh, phòng chứng từ Đóng hàng vào container, vận chuyển hàng ra cảng

Phòng giao nhận hiện trường

Khai báo và thông quan hàng xuất khẩu Phòng chứng từ, phòng giao nhận hiện trường

Phát hành vận đơn Phòng chứng từ

Gửi bộ chứng từ cho đại lý nước ngoài Phòng chứng từ, phòng pricing

Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ Phòng kế toán, phòng pricing

Nguồn: Tác giả tổng hợp

Trong bước này, nhân viên có trách nhiệm sẽ cập nhật thông tin hàng hóa lên Trang tính “Follow Shipment” của công ty, giúp Ban giám đốc và các nhân viên khác theo dõi dễ dàng.

Hình 3.1 Giao diện ứng dụng trang tính của Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình

Lên kế hoạch rõ ràng giúp nhân viên hiểu nhiệm vụ của mình, theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ hiệu quả và quản lý, giám sát công việc một cách dễ dàng, từ đó đảm bảo quy trình diễn ra hiệu quả.

Sự phối hợp giữa các phòng ban là rất quan trọng trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty, giúp thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ liên quan.

3.2.2 Tổ chức quá trình giao hàng xuất khẩu

Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận chuyển

Nhân viên bộ phận kinh doanh tìm kiếm khách hàng tiềm năng và chào giá dựa trên danh sách đã chọn lọc Giá cả được lấy từ bộ phận Pricing và được trao đổi với khách hàng theo các tuyến mà họ quan tâm Nếu khách hàng đồng ý với mức giá, quá trình booking sẽ được thực hiện trên hệ thống của công ty.

Dựa trên ngày hàng sẵn sàng, bộ phận Pricing sẽ chọn chuyến tàu có ETD phù hợp để đảm bảo hàng hóa được đóng và hạ trước thời gian đóng Để đặt tàu, bộ phận này làm việc trực tiếp với hãng tàu cho hàng FCL và với nhân viên phòng kinh doanh của hãng tàu Đối với hàng LCL, bộ phận Pricing sẽ thực hiện booking trực tiếp với co-loader.

Bước 2: Giao hàng tại địa điểm quy định Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên FCL

Sau khi nhận được Xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, khách hàng có thể tự mình hoặc ủy thác cho công ty liên hệ với hãng tàu để nhận lệnh cấp container rỗng Nhân viên giao nhận sẽ đến bãi container rỗng đã được chỉ định trong booking đã được duyệt và thực hiện việc đóng phí nâng container.

Để thực hiện quy trình lấy container tại cảng, nhân viên cảng sẽ phối hợp với đối tác trucking để lên kế hoạch, bao gồm giao nhận các hồ sơ cần thiết như Packing list, vị trí cấp container, lệnh cấp container, số container và số chì Sau khi hoàn tất, container có hàng sẽ được hạ bãi tại cảng, chờ xuất hàng và cần hoàn thành phí hạ container trước thời gian cắt máng closing time của hàng tàu Đồng thời, nhân viên giao nhận cũng cần đăng ký với kho hàng để xếp chỗ hàng hóa xuất khẩu, thanh toán các phí xử lý hàng hóa và phí thuê container cho kho hàng.

Công ty Peace Logistics cần đảm bảo rằng bên cung ứng vận tải thực hiện đúng thời gian và địa điểm khi lấy hàng của khách xuất khẩu, cũng như giao hàng đến đúng cảng Trong trường hợp xảy ra sự cố liên quan đến hàng hóa, như mất hàng hoặc chậm giờ cắt máng tàu, công ty Peace Logistics sẽ là bên chịu trách nhiệm với khách hàng Do đó, hợp đồng thuê ngoài vận tải cần quy định rõ ràng về việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hóa trong quá trình vận tải của bên cung ứng, đặc biệt là đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng container và gửi hàng lẻ LCL.

Sau khi nhận được booking từ bên consol, nhân viên phòng chứng từ và giao nhận phối hợp để hoàn tất thủ tục nhập kho Khi hàng hóa đã sẵn sàng, nhân viên chứng từ sẽ lập kế hoạch thông quan Sau khi hoàn tất thông quan, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành nhập kho và thanh lý tờ khai Lúc này, kho sẽ phát hành Phiếu nhập kho, làm cơ sở để nhân viên chứng từ điền thông tin về grossweight và measurement trên vận đơn.

Bước 3: Lập và bàn giao chứng từ vận tải

Thực hiện thông quan hàng hóa

Nhân viên bộ phận chứng từ của Công ty có trách nhiệm thực hiện thủ tục hải quan để thông quan lô hàng thông qua phần mềm khai báo điện tử ECUS – VNACCS.

Hồ sơ để chuẩn bị khai báo bao gồm:

- Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

- Bảng kê khai hàng hóa (Packing List)

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

- Các giấy tờ liên quan khác

Hệ thống mạng hải quan tự động thông báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa (luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ) Tùy vào kết quả phân luồng, hàng hóa và chứng từ sẽ được kiểm tra nếu cần thiết Nhân viên bộ phận GNHT và chứng từ cần kiểm tra kỹ các mã HSCODE để tránh sai sót, vì việc khai nhầm mã HS vi phạm quy định tại Nghị định số 127/2013/NĐ, Thông tư 155/2016/TT-BTC và Nghị định số 45/2016/NĐ-CP Trong những năm gần đây, công ty đã gặp phải một số sai sót trong quá trình thực hiện, gây hậu quả về chi phí và uy tín Do đó, bước này rất quan trọng, yêu cầu nhân sự phải kiểm tra cẩn thận trước khi thực hiện.

Đánh giá chung về thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình

3.3.1 Một số kết quả đạt được

Với gần 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải, công ty đã khẳng định được hình ảnh chất lượng trong mắt khách hàng, giúp việc tiếp cận khách hàng trở nên thuận lợi hơn so với các đối thủ trong ngành.

Công ty đã thiết lập quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cho từng mặt hàng một cách hoàn thiện, xác định rõ trách nhiệm và mục tiêu cho từng phòng ban liên quan Điều này đảm bảo rằng quy trình chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu diễn ra chặt chẽ, nhanh chóng, đồng thời kiểm soát hiệu quả các tình huống phát sinh và đưa ra giải pháp kịp thời.

Công ty đã tích lũy nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý các mặt hàng khác nhau, từ những sản phẩm thuộc quản lý chuyên ngành đến những mặt hàng không thuộc quản lý chuyên ngành, giúp nâng cao nghiệp vụ nhân viên và tăng cường uy tín công ty Quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty được xây dựng một cách logic và chặt chẽ, với sự liên kết giữa các khâu Các bước thực hiện phần lớn bám sát lý thuyết nhưng linh hoạt trong nhiều tình huống thực tế, đặc biệt là trong các tác vụ như báo giá, tư vấn khách hàng, chuẩn bị chứng từ và phương tiện vận tải, cho phép thực hiện không theo thứ tự mà vẫn đảm bảo không gây gián đoạn Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp và tạo dựng niềm tin nơi khách hàng.

Số lượng hợp đồng giao nhận ngày càng tăng, với trung bình mỗi năm có sự gia tăng từ các công ty trong và ngoài nước Hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển chiếm hơn 50% tổng số hợp đồng ký kết Tập khách hàng của công ty ngày càng mở rộng và có kinh nghiệm trong việc xử lý mặt hàng mới, dẫn đến doanh thu từ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển liên tục tăng Hiện tại, công ty đang có kế hoạch xây dựng và đào tạo một bộ phận chuyên trách vận tải container đường biển nhằm chuyên môn hóa nghiệp vụ và nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng.

Peace Logistics tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác toàn cầu, đồng thời duy trì sự tương tác và trao đổi thông tin với các đại lý quốc tế và các hãng tàu lớn như Evergreen, Wan Hai, KMTC, và Yang Ming Công ty hiện đang hoạt động tích cực trong lĩnh vực logistics quốc tế.

Công ty Peace Logistics nổi bật trong việc vận chuyển container đường biển giữa các tuyến như Việt Nam – Trung Quốc, Việt Nam – Nhật Bản, Việt Nam – Hàn Quốc, và Việt Nam – Mỹ Nhờ vào khả năng xử lý linh hoạt các sai sót và tình huống khẩn cấp, công ty luôn tìm ra giải pháp hiệu quả Điều này đã góp phần nâng cao năng lực giao hàng xuất khẩu hàng hóa, giúp Peace Logistics được đánh giá cao trong quy trình nghiệp vụ.

Việc thích ứng kịp thời với các quy định của luật hải quan, nghị định và thông tư của chính phủ giúp doanh nghiệp thực hiện thông quan hàng hoá một cách thuận tiện và dễ dàng hơn Ngoài ra, việc nghiên cứu và áp dụng các quy định mới cũng cho phép tận dụng được các chính sách miễn giảm thuế, từ đó tối ưu hóa quy trình giao hàng Nhờ đó, quy trình giao hàng của công ty ngày càng hoàn thiện hơn và rủi ro trong quá trình giao hàng đã giảm đáng kể so với những năm đầu thành lập.

Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành công trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.

Công ty cần cải thiện quy trình giải quyết vấn đề phát sinh trong giao hàng, vì một số khách hàng vẫn phàn nàn về cách xử lý của công ty Lỗi lặp lại trong khai báo hải quan, như việc áp dụng sai mã HSCODE và kiểm tra chứng từ chưa kỹ, vẫn còn tồn tại Mặc dù công tác chuẩn bị và kiểm tra giấy tờ hải quan được thực hiện tốt, nhưng vẫn có trường hợp công ty chậm trễ trong xử lý thủ tục, dẫn đến nguy cơ hàng hóa không kịp lên tàu, ảnh hưởng đến kế hoạch và uy tín của công ty.

Cơ sở vật chất của công ty hiện tại còn hạn chế trong việc giao nhận hàng hóa, đặc biệt trong khâu vận chuyển nội địa Do chưa sở hữu đầy đủ phương tiện vận tải, công ty thường phải thuê xe để vận chuyển hàng hóa từ kho của khách hàng đến cảng.

43 ngoài từ một doanh nghiệp khác, làm giảm đi khả năng cạnh tranh về giá so với các doanh nghiệp khác trong ngành

Công ty Peace Logistics chưa áp dụng phần mềm công nghệ vào quản lý quy trình giao hàng và hoạt động xuất nhập khẩu, chủ yếu dựa vào sức người và phương pháp quản lý thủ công Việc giám sát qua Google trang tính “Follow Shipment” có nhiều rủi ro do phân quyền cho nhiều nhân viên, dễ dẫn đến nhầm lẫn hoặc xóa nhầm thông tin Tình trạng này gây khó khăn trong kiểm soát và quản lý khi quy mô công ty mở rộng và khối lượng công việc gia tăng, dẫn đến chậm trễ trong quản lý và điều phối hàng hóa, ảnh hưởng đến tiến độ đơn hàng xuất khẩu.

Khó khăn trong giám sát và điều hành là một thách thức lớn, khi quản lý trực tiếp không thể đưa ra quyết định nhanh chóng để giải quyết vấn đề phát sinh Sự cần thiết phải có sự hỗ trợ từ cấp quản lý cao hơn có thể làm giảm hiệu quả công việc và ảnh hưởng đến tính kịp thời trong quy trình giao hàng.

Bộ phận chăm sóc khách hàng cần nâng cao kiến thức nghiệp vụ để đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả các yêu cầu từ khách hàng Khi khách hàng gọi điện để giải quyết vấn đề hoặc đặt câu hỏi liên quan đến giao nhận, việc không thể cung cấp câu trả lời ngay lập tức sẽ tạo ấn tượng tiêu cực về sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của công ty.

Hoạt động quản trị quy trình xuất khẩu bằng đường biển của công ty vào thứ năm chịu ảnh hưởng lớn từ các tác động bên ngoài như khách hàng, hãng tàu, cơ quan nhà nước và hải quan Những yếu tố này có thể làm cho việc quản lý quy trình giao hàng xuất khẩu trở nên khó khăn, dẫn đến tình trạng chậm trễ trong giao hàng do sự phối hợp giữa các đơn vị chưa chặt chẽ và trách nhiệm chưa được hoàn thành đầy đủ.

3.3.3 Nguyên nhân của tồn tại a Nguyên nhân chủ quan

Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hoà Bình đang gặp khó khăn trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, do hạn chế về vốn và cơ sở vật chất Với quy mô nhỏ, công ty không có nguồn vốn dồi dào như các doanh nghiệp lớn trong nước và quốc tế, dẫn đến khả năng cạnh tranh yếu hơn Việc không sở hữu phương tiện vận tải và kho bãi riêng, mà phải phụ thuộc vào bên thứ ba, đã làm giảm khả năng chủ động trong việc quản lý chi phí và sắp xếp phương tiện Điều này gây cản trở cho công ty trong việc đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh và mở rộng thị trường.

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN TRỊ GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ HÒA BÌNH

Định hướng trong tương lai của công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình 47 1 Định hướng trong ngắn hạn

4.1.1 Định hướng trong ngắn hạn Đối với bất kỳ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào dù hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật chất hay cung ứng dịch vụ thì việc định hướng phát triển cho công ty là một việc làm hết sức cần thiết và quan trọng Nó đảm bảo cho công ty hoạt động một cách có hiệu quả, sử dụng hợp lý các nguồn lực và có các chiến lược phù hợp giúp công ty đạt được cả mục tiêu trong ngắn hạn và dài hạn

Ban lãnh đạo Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hoà Bình nhận thức rõ tầm quan trọng của việc xây dựng chiến lược phát triển, vì vậy đã tích cực nghiên cứu tình hình công ty cũng như xu hướng biến động của thị trường trong nước và quốc tế.

Để nâng cao hiệu quả quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhân viên phụ trách cần chủ động đánh giá và hoàn thiện từng khâu, từ chuẩn bị bộ chứng từ đến khi hàng được đưa lên tàu Tất cả các bước như nhận, kiểm tra và chuyển bộ chứng từ, khai báo hải quan, và theo dõi tiến độ cần được thực hiện đúng quy trình Đồng thời, cần có giải pháp triệt để và nhanh chóng cho những vấn đề thường gặp, nhằm tối ưu hóa việc xử lý các vấn đề tốn thời gian và nguồn lực trong quy trình.

Để phát triển đội ngũ nhân viên và nâng cao kỹ năng chuyên môn, ban lãnh đạo công ty cùng các trưởng bộ phận cần chủ động đầu tư vào việc đào tạo và tổ chức các hoạt động thực tế cho nhân viên.

Để nâng cao trình độ và kinh nghiệm cho nhân viên, cần khuyến khích họ đề xuất các giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại trong quy trình, đồng thời cải thiện kiến thức về các quy định pháp luật liên quan.

Công ty cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng và trang thiết bị tại kho hàng để nâng cao hiệu quả nhận hàng nhập khẩu từ nhà thầu logistics Việc trang bị phương tiện và thiết bị mới đạt tiêu chuẩn chất lượng sẽ tạo ra môi trường làm việc sạch đẹp và thân thiện Đồng thời, cần thiết lập hệ thống giám sát thường xuyên để kịp thời phát hiện và xử lý sai phạm, đảm bảo tiến độ nhận hàng và đáp ứng kế hoạch sản xuất.

4.1.2 Định hướng trong dài hạn

Chúng tôi cam kết duy trì mục tiêu tăng trưởng về thị phần, doanh thu và lợi nhuận thông qua việc triển khai các kế hoạch cụ thể theo từng giai đoạn, đồng thời điều chỉnh theo biến động kinh tế và chính trị - xã hội Chúng tôi cũng chú trọng xây dựng và thực hiện các chiến lược mở rộng thị trường, tăng cường hoạt động marketing và tìm kiếm đối tác chiến lược trong lĩnh vực logistics nhằm tạo ra chuỗi dịch vụ hiệu quả, chất lượng, góp phần vào sự phát triển bền vững trên thị trường.

Củng cố mối quan hệ vững chắc và uy tín với các cơ quan chức năng, hãng tàu và khách hàng là rất quan trọng để nhận được sự ưu tiên trong những tình huống khó khăn Công ty cũng nên đầu tư vào các chính sách khuyến khích khách hàng, chẳng hạn như cung cấp dịch vụ tư vấn miễn phí về lựa chọn nhà cung cấp và hãng tàu vận chuyển, cũng như hỗ trợ lưu kho miễn phí trong các trường hợp đặc biệt.