CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP
3.2. Thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công
Sau gần 10 năm hoạt động trong lĩnh vực vận tải, hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty đã được xây dựng và hoàn thiện, đem lại doanh thu nhất định cho công ty. Đây là hoạt động sẽ được đẩy mạnh trong tương lai đáp ứng bối cảnh phát triển của đất nước ở lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Hiện nay hoạt động quản trị giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bìnhchủ yếu là hàng hóa đóng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) và chưa có hoạt động thực tế với hàng rời.Do đó, đề tài sẽ tập trung nghiên cứu hoạt động quản trị giao hàng xuất khẩu của công ty đối với hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên (FCL) và gửi hàng lẻ (LCL).
3.2.1. Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu
Lập kế hoạch là bước đầu tiên của quản trị quy trình giao hàng xuất nhập khẩu nói chung và của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nói riêng. Hoạt động lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu sẽ được căn cứ dựa trên hợp đồng vận chuyển ký giữa công ty Peace Logistcs và người xuất khẩu hoặc theo yêu cầu của chủ hàng, dựa trên nhu cầu, chủ hàng cần thuê công ty làm những khâu, công việc nào trong quy trình giao hàng
30
xuất khẩu. Sau khi nhận được yêu cầu từ khách hàng, Trưởng phòng sẽ lên kế hoạch sơ bộ, sau đó giao việc cho các nhân viên bộ phận có liên quan. Trong đó, những thông tin chính mà nhân viên cần lên kế hoạch bao gồm:
Bảng 3.7. Kế hoạch phân công công việc trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình
Công việc Các bên thực hiện
Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ Phòng agent – pricing, phòng chứng từ Nắm tình hình hàng hóa xuất khẩu và
chuẩn bị bộ chứng từ
Phòng kinh doanh, phòng chứng từ Đóng hàng vào container, vận chuyển
hàng ra cảng
Phòng giao nhận hiện trường
Khai báo và thông quan hàng xuất khẩu Phòng chứng từ, phòng giao nhận hiện trường
Phát hành vận đơn Phòng chứng từ
Gửi bộ chứng từ cho đại lý nước ngoài Phòng chứng từ, phòng pricing Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ Phòng kế toán, phòng pricing
Nguồn: Tác giả tổng hợp Trong bước này, các nhân viên có trách nhiệm liên quan sẽ cập nhật thông tin hàng hoá lên Trang tính có tên: “Follow Shipment” của công ty để Ban giám đốc và các nhân viên khác cùng theo dõi
31
Hình 3.1. Giao diện ứng dụng trang tính của Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình
Việc lên kế hoạch như vậy sẽ giúp nhân viên thực hiện biết được nhiệm vụ của mình và theo dõi công việc đang ở giai đoạn nào, phân công nhiệm vụ rõ ràng và quản lý, giám sát công việc một cách dễ dàng đảm bảo quy trình diễn ra một cách hiệu quả..
Từ dó giúp các phòng ban có sự phối hợp với nhau trong việc thực hiện các nhiệm vụ liên quan trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.
3.2.2. Tổ chức quá trình giao hàng xuất khẩu
Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận chuyển
Nhân viên của bộ phận kinh doanh tìm kiếm khách hàng, sau khi đã chọn lọc được danh sách khách hàng tiềm năng, tiến hành chào giá (giá được lấy từ bộ phận Pricing) theo các tuyến mà khách hàng có nhu cầu. Sau quá trình trao đổi với khách hàng về giá, nếu khách đồng ý sẽ tiến hành booking trên hệ thống của công ty.
Dựa theo ngày mà hàng sẵn sàng, đã được sản xuất xong mà bộ phận Pricing sẽ lựa chọn chuyến tàu có ETD phù hợp với tình hình hàng hoá để đảm bảo hàng hoá được đóng và hạ trước closing time.
Để book tàu, bộ phận Pricing sẽ làm việc trực tiếp với hãng tàu đối với hàng FCL, booking với nhân viên phòng kinh doanh của hãng tàu. Còn đối với hàng LCL, bộ phận Pricing sẽ book trực tiếp với co-loader.
Bước 2: Giao hàng tại địa điểm quy định
Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên FCL
Sau khi có Xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation) của hãng tàu, khách hàng có thể tự mình hoặc ủy thác cho công ty liên hệ hãng tàu để đổi lấy lệnh cấp container rỗng. Lúc này, nhân viên bộ phận giao nhận hiện trường sẽ đến bãi container rỗng (container depot) được chỉ định trong booking đã được duyệt, đóng phí nâng container
32
cho phòng thương vụ bãi và lấy container mang về địa điểm quy định để đóng hàng và container. Khi đó, nhân viên cảng sẽ phối hợp với đối tác trucking để lên kế hoạch lấy container tại cảng, giao nhận bộ hồ sơ (Packing list, vị trí cấp container, lệnh cấp container, số container, số chì). Sau đó, container có hàng sẽ được hạ bãi tại cảng chờ xuất hàng và hoàn thành phí hạ container cho cảng vụ trước thời gian cắt máng closing time của hàng tàu.Tại cảng, nhân viên giao nhận đăng ký với kho hàng để xếp chỗ hàng hóa xuất khẩu, thanh toán phí xử lý hàng hóa, phí thuê container cho kho hàng (nâng hạ, xếp hàng container).
Trường hợp công ty Peace Logistics thuê bên cung ứng vận tải ngoài, cần đảm bảo người vận chuyển của công ty cung ứng vận tải di chuyển chính xác về thời gian, địa điểm tới lấy hàng của khách xuất khẩu và giao đến đúng cảng. Bất kỳ sự cố nào xảy ra tại thời điểm người vận chuyển của bên cung ứng liên quan đến hàng hóa (mất hàng, chậm giờ cắt máng tàu,...) thì bên chịu trách nhiệm với khách hàng sẽ là công ty Peace Logistics. Do đó, cần quy định rõ ràng trong hợp đồng thuê ngoài vận tải về chuyển giao trách nhiệm với hàng hóa trong quá trình vận tải của bên cung ứng.
Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng container, gửi hàng lẻ LCL
Sau khi đã có booking từ phía bên consol cấp, nhân viên phòng chứng từ và giao nhận kết hợp với nhau để hoàn thành thủ tục đưa hàng vào nhập kho. Sau khi hàng đã được chuẩn bị xong, nhân viên phòng chứng từ sẽ lên kế hoạch làm thủ tục thông quan, sau khi hàng hoá thông quan, nhân viên bộ phận giao nhận hiện trường sẽ tiến hành cho hàng nhập kho và thanh lý tờ khai. Khi này bên kho sẽ xuất một Phiếu nhập kho, đây là cơ sở để nhân viên bộ phận chứng từ điền các thông tin về grossweight và measurement trên vận đơn.
Bước 3: Lập và bàn giao chứng từ vận tải
Thực hiện thông quan hàng hóa
Nhân viên bộ phận chứng từ của Công ty sẽ chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan để thông quan cho lô hàng qua phần mềm khai báo điện tử ECUS – VNACCS.
33
Hồ sơ để chuẩn bị khai báo bao gồm:
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract) - Bảng kê khai hàng hóa (Packing List) - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) - Booking Receipt Notice
- Các giấy tờ liên quan khác
Hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa (luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ). Khi đó tùy vào kết quả phân luồng, hàng hóa và chứng từ sẽ được kiểm hóa nếu cần thiết.
Đối với bước này, nhân viên bộ phận GNHT và bộ phận chứng từ cần kiểm tra thật kỹ các mã HSCODE, tránh trường hợp xảy ra sai sót mã HS đối với các mã hàng, bởi việc khai nhầm mã Hscode cho mã hàng sẽ vi phạm vào quy định tại Nghị định số 127/2013/NĐ, Thông tư 155/2016/TT-BTC, Nghị định số 45/2016/NĐ-CP của Chính phut và quy định của các cơ quan Hải quan Việt Nam. Trong một vài năm gần đây, công ty đã từ xảy ra một số sai sót trong quá trình thực hiện và những sai xót này đã để lại những hậu quả không nhỏ cả về mặt chi phí lẫn uy tín cho công ty. Do đó, đây cũng là bước rất quan trọng đòi hỏi các nhân sự phụ trách phải kiểm tra thật kỹ, cẩn thận trước khi thực hiện.
Vào sổ tàu/ thanh lý tờ khai: Sau khi hàng hóa đã được thông quan, nhân viên phòng GNHT cần phải vào sổ tàu trước thời gian Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan.
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhân viên giao nhận có thể vào sổ tàu online trên các website của một số Cảng mà không cần trực tiếp đến cảng làm việc.
34
Hình 3.2. Giao diện trang web vào sổ tàu online tại Cảng Cát Lái Phát hành vận đơn
Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng để lập chứng từ hàng xuất. Dựa vào SI hoặc Packing List, chứng từ liên quan của khách hàng, nhân viên chứng từ của công ty sẽ làm vận đơn HBL nháp gửi cho khách hàng kiểm tra. Sau khi nhận đươc sự chấp nhận của khách hàng, nhân viên tiến hành submit SI và VGM cho hãng tàu trước deadline quy định trong booking và kiểm tra chính xác các thông tin trên draft MBL.
Hoạt động submit SI có thể được tiến hành qua email hoặc trực tiếp trên website của từng hãng tàu.
Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài
Nhân viên Agent – Pricing của Peace -Logistics sẽ nhận pre-alert từ bộ phận chứng từ (HBL do Peace Logistics phát hành, MBL do hãng tàu phát hành và debit note) từ nhân viên chứng từ và gửi qua email cho sẽ gửi cho đại lý đầu nhập khẩu về thông tin lô hàng bao gồm: Shipper/Consignee, tên tàu/số chuyến, cảng đi/cảng đến, ETD/ETA, Số vận đơn (HB/L, MB/L),...
Bước 4: Quyết toán chi phí Quyết toán chi phí với hãng tàu
35
Nhân viên Agent – Pricing yêu cầu hãng tàu gửi Debit note và cung cấp thông tin viết hóa đơn để hãng tàu phát hành hóa đơn. Trên cơ sở giấy báo nợ được chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán cho hãng tàu và lấy hóa đơn.
Quyết toán chi phí với khách hàng
Nhân viên chứng từ kiểm tra và sắp xếp các chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh và trả chứng từ lại cho công ty xuất khẩu và công ty giao nhận lưu lại một bộ. Đồng thời kèm theo đó là hóa đơn, trên đó bao gồm các khoản chi phí dịch vụ, phí làm thủ tục hải quan,, phí vận chuyển từ kho nhà xuất khẩu đến cảng, chi phí mà công ty đã quyết toán với hãng tàu. Chỉ khi nào khách hàng thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho khách hàng.
Quyết toán chi phí với đại lý
Công ty thực hiện thanh toán phí hoa hồng và các khoản phí tùy theo từng điều kiện giao hàng cho đại lý của mình ở nước ngoài.
3.2.3. Giám sát quá trình giao hàng xuất khẩu
Sau khi hàng hoá được đưa lên tàu, công ty cùng trao đổi với nhà xuất khẩu theo dõi, giám sát về vị trí, trạng thái của hàng hoá và lịch trình tàu chạy. Nhờ những phát triển của công nghệ, ngày nay các công ty và khách hàng đã có thể giám sát, theo dõi hàng hoá của mình qua những trang web của hàng tàu như KMTC, CMA-CGM, EVERGREEN,...
Mức độ thường xuyên của quá trình giám sát: trong giai đoạn được xét đến, một lô hàng được thực hiện trong khoảng từ 15 – 20 ngày, việc giám sát được thực hiện mỗi ngày, xuyên suốt quá trình nhân viên thực hiện.
Hiện tại, Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hoà Bình đang thực hiện giám sát các lô hàng trên phần mềm Trang tính, mọi thông tin về lô hàng sẽ được các bộ phận phụ trách có liên quan cập nhật:
36
Hình 3.3. Giao diện ứng dụng trang tính giám sát lô hàng của Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình
- Cách thức giám sát công ty Peace Logistics áp dụng: Để đảm bảo quá trình quản trị giao hàng xuất khẩu diễn ra đúng kế hoạch và hạn những sai sót và rủi ro các nhân viên theo dõi tình trạng vận chuyển ở bộ phận kinh doanh sẽ tạo một dòng theo số thứ tự và cập nhật các thông tin về khách hàng của mình bao gồm các thông tin liên quan đến ngày dự kiến hàng đi, ngày dự kiến hàng đến, hãng tàu chuyên chở, số cân, đặc điểm hàng hóađể các nhân viên các bộ phận khác theo dõi và hoàn thành các bước tiếp theo
trong quá trình giao hàng xuất khẩu. Mỗi dòng là một đơn hàng cần giao, thứ tự các lô hàng được xếp theo ngày để đảm bảo các lô hàng gấp sẽ được xử lý trước, những lô hàng đang thực hiện sẽ được tô màu vàng đễ dễ dàng chú ý, ngược lại những lô hàng đã hoàn thành sẽ được tô màu trắng. Đồng thời nhân viên chứng từ cũng sẽ tạo 1 folder lưu trữ lại tất cả hồ sơ về lô hàng của khách hàng đóđể đảm bảo theo dõi lô hàng một cách sát sao nhất.
- Giám sát về hồ sơ chứng từ
Khâu chuẩn bị chứng từ dễ xảy ra sau sót và mất nhiều thời gian, chính vì vậy, đây là khâu mà công ty rất quan tâm đến việc giám sát bộ hồ sơ chứng từ. Các công việc này sẽ được bộ phận Docs và Cus phối hợp giám sát. Sau khi có các thông tin về vận
37
đơn, nhân viên bộ phận Chứng từ có trách nhiệm cập nhật vào trang tính “Follow shipment”.
Tại khâu làm thủ tục hải quan, nhân viên team Docs và Cus sẽ được công ty phân chia nhiệm vụ lên tờ khai, đính kèm chứng từ lên hệ thống Ecus và kết hợp với bộ phận GNHT để giải trình với Hải quan, làm thù tục thông quan hàng hoá.
Thông thường trước khi làm thủ tục xuất khẩu và phát hành vận đơn gốc, phía công ty sẽ gửi email bộ chứng từ (Invoice, draft MBL, HBL,…) để bên nhập khẩu và khách hàng kiểm tra lại các thông tin, đảm bảo tính đồng bộ, tránh gây sai sót khi thông quan hàng hoá.
- Giám sát về việc giao hàng
Khâu làm hàng và vận chuyển hàng phải được tiến hành một cách cẩn thận, kiểm tra kỹ hàng hóa cũng như việc chằng buộc hàng hóa trên xe để chuyên chở, tránh tình trạng xếp sai quy cách gây tổn thất và ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa. Nhân viên phòng GNHT sẽ là người kiểm tra chất lượng xem hàng có hư hỏng gì không và cuối cùng lập biên bản nhằm mục đích xác nhận lô hàng để làm bằng chứng giữa người bán và người mua.
Trong trường hợp xảy ra các sự cố ngoài ý muốn trong quá trình giao hàng thì nhân viên GNHT cần phải nhanh nhẹn, xử lý tình huống khéo léo và nên thường xuyên liên lạc người vận chuyển để nắm rõ tình hình hiện tại để khắc phục sự cố đưa ra các phương án xử lý kịp thời và các phương án dự phòng khác.
- Giám sát về thanh toán
Để hoàn thiện hồ sơ và kết thúc một lô hàng, công ty sẽ tiến hành khâu cuối cùng của quy trình là khâu giám sát về tiến độ thanh toán cũng như các khoản đã thanh toán và các khoản chưa thanh toán của khách hàng, mọi thông tin về nhận Debit Note hay dự kiến ngày thanh toán cũng sẽ được các nhân viên bộ phận kế toán cập nhật vào trang tính
“Follow shipmet” của công ty. Lúc này bộ phận kế toán sẽ là người chịu trách nhiệm
38
trong việc theo dõi và giám sát thanh toán thông qua các hồ sơ, bảng kê mà phòng Agent- pricing và chứng từ tổng kết vào cuối tháng. Hiện nay, việc giám sát tại công ty chủ yếu được tiến hành theo phương pháp thủ công thông qua các bảng tính excel tổng hợp từ các bộ phận khác lên bảng kê. Đối với các lô hàng được cấp công nợ, khi sắp đến ngày hết hạn, bộ phận kế toán sẽ chịu trách nhiệm báo cho nhân viên sales của lô hàng đó, nhắc nhở và thúc giục khách hàng thanh toán đúng hạn.
Khi hoàn tất thanh toán Debit Note cho hãng tàu, bộ phận kế toán sẽ email yêu cầu hoá đơn điện tử đồng thời gửi Uỷ nhiệm chi cho bộ phận chứng từ để yêu cầu “Telex Release” hàng hoá.
Kết quả: Việc giám sát hàng hoá của công ty được đánh giá là thường xuyên và khá sát sao, bằng chứng là phản hồi của khách hàng khá hài lòng và giữ chân được các khách hàng cũ từ lâu. Hiện nay, hơn 80% doanh thu của công ty đén từ các khách hàng thân thiết từ lâu. Việc giám sát còn giúp nhân viên các bộ phận thực hiện công việc ngày một cẩn thận, chỉn chu và chuyên nghiệp hơn. Từ đó hiệu quả công việc được nâng cao tăng sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng.
3.2.4. Điều hành quá trình giao hàng xuất khẩu
Trên thực tế, vận chuyển hàng hoá bằng đường biển phải trải qua thời gian ít nhất là 1 tuần – 2 tuần, thậm chí có những tuyến đường biển phải mất 2 – 3 tháng mới tới nơi.
Do đó, việc theo dõi và giải quyết những vấn đề phát sinh thường bị bỏ sót như việc giao chậm chứng từ, cập nhật chậm tình hình giao hàng cho khách,…
Trong giai đoạn 2020 – 2022, các vấn đề chính phát sinh trong quá trình giao hàng xuất khẩu của Công ty có thể kể đến như thiếu container, khai báo hải quan, tàu bị chậm trễ, tắc nghẽn ở các cửa khẩu và một số vấn đề khác. Trong đó: