CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP
3.3. Đánh giá chung về thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình
3.3.3. Nguyên nhân của tồn tại
Thứ nhất, hạn chế về vốn và cơ sở vật chất là một nguyên nhân khiến hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hoà Bình nói chung và hoạt động cung cấp dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nói riêng gặp nhiều trở ngại. Với quy mô nhỏ, nguồn vốn của Công ty không thể dồi dào như các doanh nghiệp lớn trong nước hay các doanh nghiệp nước ngoài, nguồn lực tài chính không đủ mạnh làm hạn chế khả năng cạnh tranh so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Công ty không có phương tiện vận tải hay kho bãi riêng, hoàn toàn phụ thuộc vào phương tiện, kho bãi thuê ngoài của bên thứ ba nên khó chủ động về giá cả, thu xếp phương tiện. Do vậy thường gặp khó khăn trong quá trình đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh, mở rộng thị trường.
Thứ hai, nguồn nhân lực của Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hoà Bình còn hạn chế về trình độ chuyên môn, số lượng nhân sự. Khi vào mùa cao điểm thì thường xuyên xảy ra tình trạng thiếu nhân lực, dẫn đến nhân viên phòng đường biển nhiều khi làm việc quá tải và áp lực. Khả năng tiếp cận và sử dụng các phần mềm mới còn hạn chế, từ đó quy trình đôi khi gặp gián đoạn. Ngoài ra, nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của nhân viên công ty Peace Logistics, đặc biệt là nhân viên chứng từ mặc dù đều là những sinh viên được bồi dưỡng, đào tạo nhưng chỉ ở mức khá so với thị trường trong nước.
Thứ ba, việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế. Hạ tầng CNTT yếu kém đã gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty. Tại công ty mới chỉ sử dụng các công nghệ thiết bị đơn, chỉ có một số ít những phòng ban là được cung cấp những thiết bị có phần mềm làm việc mới nhất, nên không đủ đáp ứng cho nhu cầu làm việc trong thời đại 4.0 hiện nay. Đặc biệt khi tình trạng kéo dài của dịch bệnh Covid-19 khiến cho nhu cầu về dịch vụ công nghệ thông tin của khách hàng càng cần phải được cập nhật nhanh và đầy đủ. Ngoài ra, do phần mềm ECUS5 thường xuyên bị lỗi ảnh hưởng đến quá trình khai báo, nên công ty cũng bị phụ thuộc khá nhiều.
45
Thứ tư, việc ra quyết định của Công ty còn chậm trễ dẫn đến việc giám sát và điều hành bị ảnh hưởng. Trong quá trình điều hành, quản lý trực tiếp bộ phận đôi khi không thể ra quyết định nhanh chóng, kịp thời để giải quyết các vấn đề phát sinh, mà cần sự hỗ trợ từ cấp quản lý cao hơn, điều này gây ảnh hưởng tới hiệu quả công việc, không đáp ứng tính kịp thời trong quy trình giao hàng. Có thể kể đến như, các quyết định về thanh toán phải được duyệt từ Ban Giám đốc, do vậy một số lô hàng đã bị hãng tàu giữ hàng do những chuyến công tác của Ban giám đốc khiến bộ phận kế toán không kịp thời xin được duyệt lệnh thanh toán,làm chậm trễ quá trình lấy hàng của bên nhập khẩu.
b. Nguyên nhân khách quan
Dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển phụ thuộc rất lớn vào các yếu tố bên ngoài. Ảnh hưởng liên tục và khó dự đoán của dịch bệnh, thiên tai tác động xấu đến tính hiệu quả, tiến độ cung cấp dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Peace Logistics. Dịch bệnh Covid-19 là một sự thách thức rất lớn đối với các công ty nói chung và Peace Logistics nói riêng. Đây cũng được coi là một bài học thích nghi với các công ty, một bài toán khó cho doanh nghiệp liệu có thể đủ sức đứng vững trước những khó khăn bất chợt. Ở Việt Nam, dịch Covid bùng phát từ cuối năm 2019 và diễn biến phức tạp trong suốt giai đoạn 2020 – 2022 đã khiến nền kinh tế Việt Nam nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng bị ảnh hưởng nặng nề. Dịch bệnh gây việc ùn tắc vận chuyển hàng ở nhiều nơi trên thế giới, gây thiếu container đóng hàng, mọi thủ tục hải quan đều bị siết chặt. Nhiều lô hàng rơi vào tình trạng không cược được cont để đóng hàng, hoặc hàng đã được đóng nhưng bị hoãn tàu do cảng bị phong toả vì dịch bệnh,…
Hạ tầng cơ sở phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ Logistics, đặc biệt là dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển của Việt Nam bố trí chưa hợp lý, thiếu tính đồng bộ. Chất lượng hệ thống giao thông còn chưa đáp ứng hết nhu cầu vận tải. Hệ thống cầu cảng còn nhỏ hẹp, dễ bị ùn tắc hàng. Hiện nay, Việt Nam chỉ có một số cảng nước sâu như cảng Cái Mép – Thị Vải (Bà Rịa – Vũng Tàu), cảng Lạch Huyện (Hải Phòng) mới đủ khả năng tiếp nhận các tàu lớn có trọng tải từ 100 – 200 nghìn tấn trở lên. Hầu hết các cảng biển chưa được lắp đặt các trang thiết bị, phương tiện
46
xếp dỡ container hiện đại, nhân viên cảng biển còn thiếu kinh nghiệm trong điều hành xếp dỡ container. Hạ tầng công nghệ thông tin vẫn còn nhiều hạn chế: Với phần mềm khai báo hải quan điện tử, khi có quá nhiều người truy cập sẽ gây tắc nghẽn hoạc đang trong quá trình bảo trì, nâng cấp hệ thống sẽ làm chậm quá trình khai báo hải quan dẫn tới nhiều rủi ro có thể xảy ra khiến hàng hóa không kịp hoàn thành thủ tục thông quan trước thời hạn closing time.
Những “ông lớn” trong ngành giao nhận tại Việt Nam là những đối thủ cạnh tranh trực tiếp với công ty như Goldtrans, Transimex,… những công ty này đều là những công ty có kinh nghiệm lâu năm và với lợi thế có nguồn vốn lớn, nhiều chi nhánh trên cả nước, có những quy trình giao hàng xuất nhập khẩu chuyên nghiệp, xây dựng sự tin tưởng và thương hiệu đối với khách hàng. Đây là một áp lực rất lớn đối với những công ty có quy mô nhỏ như Peace Logistics.
Các thủ tục hành chính vẫn còn rườm rà gây khó khăn cho hoạt động logistics vận tải mặc dù Nhà nước đã có những cải cách đáng kể. Tuy nhiên, các chính sách mới vẫn còn tồn tại nhiều vướng mắc khiến cho nhiều doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ gặp khó khăn hoặc các nghị định mới khi đưa ra lại thiếu những hướng dẫn rõ ràng từ phía các cơ quan Nhà nước khiến các công ty trong ngành nói chung và công ty Peace Logistics nói riêng gặp nhiều lúng túng, khó khăn khi xử lý quy trình giao hàng.
47