Bài giảng quản lý dự án xây dựng chương 2 hoạch định dự án

CHƯƠNG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN - CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS) - CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN - TẠI SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH DA?  Muốn kiểm soát phải dựa việc so sánh kết đạt thực tế kết cần đạt theo kế hoạch  Như muốn kiểm sốt tốt phải có KH KH phải có mục tiêu rõ ràng theo tiến độ thực Khơng có kế hoạch, khơng thể kiểm soát! Hãy tham vọng tối đa, tránh cam kết khơng thể! LẬP KẾ HOẠCH DA • Lập KH DA việc tổ chức DA theo trình tự logic, xác định mục tiêu PP để đạt mục tiêu DA, dự tính cơng việc cần làm, nguồn lực cần có thời gian làm cơng việc nhằm hoàn thành tốt mục tiêu xác định DA (PGS.TS Từ Quang Phương, 2008) • Lập KH DA tiến hành chi tiết hóa mục tiêu DA thành công việc cụ thể hoạch định chương trình để thực cơng việc Lợi ích việc lập kế hoạch dự án  Dự án hoàn thành hạn  Các công việc không bị gián đoạn / chậm trễ  Giảm thiểu công việc phải làm lại  Hạn chế nhầm lẫn sai sót  Tăng mức độ hiểu biết người tình trạng dự án  Báo cáo tiến trình dự án có ý nghóa hạn  Có thể điều khiển dự án thay bị dự án điều khiển Lợi ích việc lập kế hoạch (tt)  Biết thời gian thực phần việc dự án  Biết cách thức phân phối chi phí dự án  Xác định rõ trách nhiệm quyền lợi người  Biết rõ làm? làm gì? nào? chi phí bao nhiêu?  Hợp công việc để đảm bảo chất lượng dự án theo yêu cầu chủ đầu tư NỘI DUNG KẾ HOẠCH DỰ ÁN (của Bên Nhà thầu Thi công chính)   Tổng quan dự án Mục tiêu chung DA; cần thiết DA; quy mô DA; cấu tổ chức QLDA; mốc thời gian quan trọng trình thực Mục tiêu cụ thể DA Một số mục tiêu như: mức lợi nhuận DA tạo ra; giá trị mang lại cho tổ chức thực DA; lực cạnh tranh tổ chức; mục tiêu KT-XH khác NỘI DUNG KẾ HOẠCH DỰ ÁN (tt)       Tiến độ DA Lịch trình thực DA, thể công việc then chốt, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian, trình tự thực công việc, mốc thời gian quan trọng làm để điều hành kiểm soát hoạt động DA Đảo bảo phù hợp tiến độ với CP & nguồn lực phân phối; nghiên cứu khả rút ngắn tiến độ Làm sở để lập kế hoạch khác Nguồn lực ngân sách Dựa vào tiến độ thực hiện, định mức KT-KT quy định khác lập KH phân phối nguồn lực: loại nguồn lực, nhu cầu loại, thứ tự ưu tiên, PA phân phối, mức độ đáp ứng, khả giải thiếu hụt NỘI DUNG KẾ HOẠCH DỰ ÁN (tt)        Nguồn lực ngân sách (tt) Chi tiết ngân sách thể tất hoạt động DA, xác định tổng nhu cầu vốn, kế hoạch huy động vốn; phân bổ ngân sách theo thời gian, theo đơn vị thực hiện, theo công việc thực Chi phí: thủ tục điều hành kiểm sốt chi phí suốt q trình thực Nhân dự án Yêu cầu nhân sự, nêu rõ yêu cầu kỹ đặc biệt; nhu cầu tuyển dụng, đào tạo Các hạn chế LĐ, vấn đề pháp lý, sách LĐ Kế hoạch quy mô LĐ tiền lương NỘI DUNG KẾ HOẠCH DỰ ÁN (tt)     Hợp đồng DA Các loại HĐ: cung cấp MMTB, NVL, thầu phụ, tư vấn, phân phối SP Mô tả yêu cầu, nguồn cung cấp, thỏa thuận hợp tác, nhu cầu thuê tư vấn, kiểm tra, thủ tục hủy bỏ, yêu độc quyền, vấn đề kỹ thuật tiêu chuẩn, lịch bàn giao thay đổi Phương pháp kiểm tra, đánh giá Trình bày thủ tục phải tuân thủ; PP thu thập số liệu, lưu trữ thông tin, báo cáo; tổ chức điều hành, đánh giá giám sát trình thực DA NỘI DUNG KẾ HOẠCH DỰ ÁN (tt)  Các vấn đề rủi ro - Xác định mức độ loại rủi ro: vi phạm hợp đồng, sai phạm kỹ thuật, thời tiết bất lợi, nguồn lực hạn chế, lực quản trị yếu kém, thẩm quyền không đầy đủ, công việc mẽ, phức tạp - Xây dựng kế hoạch đối phó 10 WBS – dạng nhánh từ xuống Nhà A Kết cấu Móng Khung Điện Đường dây Nước Thiết bị Cấp nước Thoát nước 13 WBS – dạng nhánh từ trái qua phải Kết cấu Móng Khung Đường dây Nhà A Điện Thiết bị Nước Cấp nước Thoát nước 14 WBS – dạng biểu đề mục 1.0.0 Nhà A 1.1.0 Kết cấu 1.1.1 Khung 1.1.2 Móng ` 1.2.0 Hệ thống điện 1.2.1 Đường dây 1.2.2 Thiết bị 1.3.0 Hệ thống nước 1.3.1 Hệ thống cấp nước 1.3.2 Hệ thống thoát nước 15 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ KẾ HOẠCH DỰ ÁN   Xác định mối quan hệ trước sau công việc Lập sơ đồ mạng phản ánh quan hệ lôgic công việc: áp dụng PP sơ đồ mạng AOA (Activities On Arrow - công việc đặt mũi tên) sơ đồ mạng AON (Activities On Node - công việc đặt nút) 16 LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN - Chỉ rõ lịch trình công việc: thời điểm bắt đầu, kết thúc, độ dài thời gian thực hiện, mốc thời gian quan trọng - Áp dụng sơ đồ GANTT (sơ đồ ngang Henry GANTT khởi xướng) 17 THAY ĐỔI KẾ HOẠCH DỰ ÁN      Điều khiển thay đổi cách có trật tự tuân thủ quy trình thay đổi tiêu chuẩn Nếu khơng thực tốt cơng tác kiểm sốt thay đổi, DA rơi vào tình trạng bội chi ngân sách, chậm tiến độ, không đạt tiêu chuẩn chất lượng đồng thời không cảnh báo việc trở nên muộn Chỉ nên thay đổi có tác động làm lệch hướng đáng kể Kiểm soát thay đổi để bảo vệ người khỏi tình trạng kiểm sốt quy mơ dự án Các ngun nhân thay đổi cần lưu trữ lại để phục vụ tham khảo cho việc lập KH tương lai Những kế hoạch kế hoạch không dễ thay đổi Bartolommno de San Concordio (1475-1517) 18 CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN CẤU TRÚC CHỨC NĂNG CẤU TRÚC DỰ ÁN CẤU TRÚC MA TRẬN 19 CẤU TRÚC CHỨC NĂNG (FUNCTIONNAL STRUCTURES) • Một cấu trúc chức tập hợp người với kỹ tương tự để làm nhiệm vụ tương tự • Lợi điểm:  Lợi theo quy mô với sử dụng nguồn lực có hiệu  Nhiệm vụ phân công phù hợp với chuyên môn đào tạo  Giải vấn đề thuộc kỹ thuật chất lượng cao  Đào tạo chuyên sâu phát triển kỹ chức  Các đường nghề nghiệp rõ ràng chức 20 CẤU TRÚC TỔ CHỨC TRONG MỘT CÔNG TY Giám đốc Trưởng phòng tiếp thị Trưởng phòng Tài Trưởng phòng nhân Trưởng phòng kinh doanh KHUYẾT ĐIỂM CỦA CẤU TRÚC CHỨC NĂNG   Thiếu phối hợp giao tiếp chéo chức Khả phản ứng với thay đổi môi trường xung quanh 21 VÍ DỤ CẤU TRÚC CHỨC NĂNG Lê Văn Minh Giám đốc Trần Thành Kế toán Lê Bình Kinh Doanh Đinh Hoàng Dự án Phạm Tùng Kỹ thuật Nguyễn Bả o Nhân Lê Văn Tài Lê Thị Lan Bùi Văn Kim 22 CẤU TRÚC DỰ ÁN • Một cấu trúc dự án tập hợp cá nhân mà làm việc chung dự án với đối tượng tương tự • Lợi điểm:  Rất linh động phản ứng với thay đổi môi trường  Cải thiện phối hợp chéo phận chức  Chuyên môn tập trung vào đối tương cụ thể  Dễå dàng thay đổi kích thước việc thêm vào hay bớt dự án • Khuyết điểm:  Có thể làm giảm lợi theo quy mô  Có thể làm gia tăng chi phí trùng lắp nguồn lực nỗ lực dự án khác  Quá nhấn mạnh vào dự án làm tổn hại đến toàn 23 VÍ DỤ CẤU TRÚC DỰ ÁN Lê Văn Minh Giám đốc điều hành Trần Thành Dự án Lê Bình Dự án Đinh Hoàng Dự án Phạm Tùng Dự án Nguyễn Bảo Dự án Lê Văn Tài Lê Thị Lan Bùi Văn Kim Nhân viên dự án Nhân viên dự án Nhân viên dự án Kinh doanh Kế toán+tài chánh Kỹ thuật 24 CẤU TRÚC MA TRẬN • Một cấu trúc ma trận phương thức kết hợp cấu trúc chức cấu trúc dự án • Lợi điểm:  Sự phối hợp chức bên tốt vận hành xử lý rắc rối  Gia tăng linh động thêm, bớt, thay đổi vận hành để phù hợp với nhu cầu (demand)  Trách nhiệm thực công việc thành viên tốt xuyên qua chủ nhiệm dự án (project manager)  Cải thiện thiện tiến trình định xuyên qua nhóm dự án (project team) nơi làm việc thông tin tốt có sẵún  Cải thiện quản lý chiến lược lảnh đạo giải phóng khỏi việc xử lý vấn đề không cần thiết để tập trung giải vào nội dung chiến lược 25 CẤU TRÚC MA TRẬN (tt) • Khuyết điểm:  Hệ thống hai “sếp” gây trục trặc  Nhân viên cấu trúc ma trận nhận nhiệm vụ mơ hồ nhận lệnh mâu thuẩn từ hai “sếp”  Có thể gây gia tăng chi phí gia tăng chi phí lương trưởng nhóm  Lòng trung thành cao với nhóm gây thiệt hại cho mục tiêu lớn tổ chức 26 CẤU TRÚC MA TRẬN TRONG MỘT CÔNG TY QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN NHỎ Giám đốc Trưởng Phòng dự án Trưởng Phòng kinh doanh Trưởng Phòng kỹ thuật Trưởng Phòng kế toán CNDA CNDA CNDA 27