Bài giảng kiểm soát nội bộ ksnb chap 5

CHƯƠNG 5: KIỂM SỐT CHU TRÌNH BÁN HÀNG GV: Trần Phan Khánh Trang – Bộ mơn Kiểm tốn – Đại học Kinh Tế Huế 2018 MỤC ĐÍCH • Nắm đặc điểm, quy trình bán hàng – thu tiền • Nhận diện rủi ro đưa thủ tục kiểm soát phù hợp ĐẶC ĐIỂM VÀ MỤC TIÊU Nhận đơn đặt hàng Lập lệnh bán hàng Thu tiền Theo dõi nợ phải thu Xét duyệt bán chịu Lập hoá đơn Gởi hàng Bán hàng ĐẶC ĐIỂM Chấp nhận bán hàng Giao hàng Nợ phải thu Xoá sổ nợ phải thu Thu tiền MỤC TIÊU • Mục tiêu • Sự hữu hiệu hiệu hoạt động: hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt mục tiêu doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng • Báo cáo tài đáng tin cậy: khoản mục BCTC liên quan đến chu trình bán hàng như: khoản phải thu, doanh thu, hàng tồn kho ghi nhận đắn • Tuân thủ pháp luật quy định: tuân thủ quy đinh nhà nước đơn vị ký kết hợp đồng, quản lý hoá đơn, xét duyệt, phịng chống cháy nổ, chất phóng xạ… SAI PHẠM VÀ THỦ TỤC KIỂM SỐT VỤ THỂ • Sai phạm • Thủ tục kiểm sốt cụ thể • Xử lý đơn đặt hàng • KS q trình tiếp nhận đơn hàng xét duyệt bán chịu • Đơn hàng khơng phê duyệt • Đồng ý bán hàng khơng có khả cung ứng • Thơng tin hợp đồng sai: số lượng, chủng loại, nhầm lẫn đơn hàng… • Xét duyệt bán chịu • Khách hàng khơng đủ tiêu chuẩn bán chịu, dễ hàng, không thu tiền • Cấp q nhiều hạn mức tín dụng gây rủi ro tín dụng q mức • Xác minh người mua hàng • Đối chiếu đơn giá đơn đặt hàng khách hàng vói bảng giá thức đơn vị • Xác nhận khả cung ứng • Lập lệnh bán hàng • Xét duyệt bán chịu SAI PHẠM VÀ THỦ TỤC KIỂM SỐT VỤ THỂ • Sai phạm • Thủ tục kiểm sốt cụ thể • Giao hàng • KS q trình giao hàng lập hố đơn • Giao hàng chưa xét duyệt • Giao hàng không chủng loại, số lượng, không khách hàng • Hàng bị thất khơng rõ người chịu trách nhiệm • Phát sinh thêm chi phí q trình giao hàng • Lập hố đơn • Bán hàng khơng lập hố đơn • Lập hố đơn sai giá trị, tên, mã số thuế KH • Khơng bán hàng lập hố đơn • Nv BP giao hàng kiểm tra Lệnh bán hàng xét duyệt chưa • Sau lập chứng từ gởi hàng • Căn chứng từ gởi hàng, nhận hàng từ kho, phận giao hàng đối chiếu số lượng chất lượng thực tế Với chứng từ gởi hàng lệnh bán hàng duyệt • Thủ kho giao không đủ: BP giao hàng lập Phiếu đề nghị mua hàng (3liên): Nv bán hàng báo cho khách hàng, BP mua hàng đẻ mua thêm, liên cịn lại lưu chung với lệnh bán hàng • Thủ kho giao đủ: BP giao hàng lập chứng từ vận chuyển (3liên): gởi kèm hàng hoá, Bp lập hoá đơn, lưu với lệnh bán hàng • Hằng ngày phận giao hàng tổng hợp hàng gởi có đối chiếu với chứng từ vận chuyển, lưu trữ gởi cho phận lập hố đơn SAI PHẠM VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT VỤ THỂ • Sai phạm • Thủ tục kiểm soát cụ thể • Ghi chép doanh thu theo dõi nợ phải thu khách hàng • KS việc thu tiền nợ phải thu khách hàng • Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn tốn • Ghi sai niên độ doanh thu nợ phải thu khách hàng • Khuyến khích tốn qua ngân hàng, thẻ tín dụng • Có biên nhận hố đơn • Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hố đơn • Sử dụng máy tính tiền tự động • Quản lý nợ kém, dẫn đến nợ xấu • Đối chiếu tiền mặt quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, máy tính tiền hàng ngày • Khoản tiền tốn bị chiếm đoạt • Xố sổ nợ phải thu mà khơng xét duyệt • Nợ phải thu bị thất khơng theo dõi chặt chẽ • Tách biệt chức thu nhận tiền thời điểm bán hàng thu hoạch tiền sổ • Định kỳ kiểm kê kho SAI PHẠM VÀ THỦ TỤC KIỂM SỐT VỤ THỂ • Sai phạm • Ghi chép doanh thu theo dõi nợ phải thu khách hàng • Khơng lập dự phịng trích lập khơng • Khơng đánh giá lại nợ phải thu có gốc ngoại tệ cuối kỳ • Khơng khai báo khoản nợ phải thu bị chấp • Thủ tục kiểm sốt cụ thể CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT CHUNG • Phân chia trách nhiệm chức năng: • BP Bán hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng lệnh bán hàng • BP xét duyệt bán chịu: xét duyệt tất trường hợp bán chịu theo sách đơn vị., bán hàng trả chậm có phê chuẩn cấp cao • BP giao hàng: kiểm tra độc lập hàng hoá trước giao gởi cho khách hàng • BP lập hố đơn: lập hố đơn bán hàng • BP kho: bảo quản hàng xuất kho theo lệnh bán hàng duyệt • BP theo dõi nợ phải thu: liên lạc với khách hàng, đốc thúc việc trả tiền, phân tích tuổ nợ đề xuất xố nợ khó địi • Kế tốn nợ phải thu khách hàng khơng kiêm nhiệm việc thu tiền CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHUNG • Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin • KS chung • Kiểm soát đối tượng sử dụng: • Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng để nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật riêng truy cập giới hạn cơng việc • Đối tượng bên ngồi: thiết lập mật đê bên ngồi khơng thể truy cập trái phép vào hệ thống • KS liệu • Nhập liệu sớm tốt • Sao lưu liệu để đề phòng bất trắc CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT CHUNG • Kiểm sốt ứng dụng • KS liệu • KS tính hợp lệ, hợp pháp cảu chứng từ • Ks phê duyệt chứng từ • KS q trình nhập liệu • Để đảm bảo vùng liệu có thơng tin đầy đủ • Để đảm bảo tính xác nhập mã hàng tồn kho thông tin cần thiết nhà cung cấp CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT CHUNG • Kiểm sốt ứng dụng • KS chứng từ sổ sách kế tốn • Đánh số thứ tự trước sử dụng cho tất chứng từ (DDH, PNK) • Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để kiểm tra cần thiết • PNK lập sở đặt hàng, hoá đơn mua hàng, biên nhận hàng • Ghi nhận kịp thời khoản nợ phải trả khoản chi trả • Uỷ quyền xét duyệt • Các giấy đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đề nghị toán cần người có thẩm quyền ký duyệt Việc xét duyệt nhằm kiểm soát việc mua hàng, chọn lựa nhà cung câos, việc chi trả kiểm soát tài sản cảu đơn vị tiền, hàng hoá Nhà quản lý uỷ quyền cho cấp xét duyệt đề thông qua việc xây dựng ban hành sách CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT CHUNG • Kiểm tra độc lập việc thực GIAN LẬN & THỦ TỤC KIỂM SỐT • Gian lận khâu xét duyệt bán hàng (bán giá thấp, cho hưởng chiết khấu khơng đúng, bán cho KH khơng có khả tốn) • Biển thủ tiền bán hàng thu • Chiếm đoạt tiền KH trả mua hàng trả chậm - Thủ thuật gối đầu - Thủ thuật tạo cân giả - Thủ thuật thay đổi làm giả Thư nhắc nợ - Thủ thuật xoá sổ nợ phải thu khơng BÀI TẬP • Bài tập 3,5 chương trang 142,143 • Bài tập chương trang 220