Bài giảng Kiểm soát nội bộ

1/25/2022 Kiểm sốt nội Hồng Thị Mai Lan  https://www.youtube.com/watch?v=HjFvEgmSKgo  https://dantri.com.vn/kinh-doanh/khong-kiem-soat-noi-bo-dn-keu-troi-vi-co-lai-makhong-thay-tien-dau-20190827161518613.htm 1/25/2022 Nội dung môn học  Chương Tổng quan kiểm soát nội  Chương Gian lận biện pháp phòng ngừa gian lận  Chương Khn mẫu hệ thống kiểm sốt nội theo báo cáo COSO  Chương Kiểm soát nội tài sản chu trình kinh doanh chủ yếu doanh nghiệp Giáo trình sử dụng, tài liệu tham khảo 1/25/2022 Chương Tổng quan kiểm soát nội  Giới thiệu  Định nghĩa  Lịch sử phát triển kiểm soát nội  Kiểm soát nội quản trị rủi ro Giới thiệu  Thiết lập hệ thống kiểm sốt nội xác lập chế giám sát nhằm: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ), Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài chính, Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy công ty quy định luật pháp, Đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt ra, Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đơng gây dựng lịng tin họ 1/25/2022 Định nghĩa  Kiểm soát nội trình bị chi phối Hội đồng quản trị, người quản lý nhân viên đơn vị, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu hoạt động, báo cáo tuân thủ 1/25/2022 KSNB trình  KSNB trình, nghĩa hoạt động bản, trì liên tục rộng khắp tổ chức KSNB trình bao gồm việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát đánh giá hoạt động đơn vị, KSNB chịu chi phối người  KSNB chịu chi phối người (bao gồm ban giám đốc, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị) Mặc dù hoạt động kiểm soát thường ban hành ban giám đốc vận hành chúng hữu hiệu có tham gia phối hợp thành viên đơn vị  Kiểm soát nội hữu hiệu thành viên đơn vị hiểu rõ trách nhiệm, quyền hạn mình, thực để hướng tới mục tiêu đơn vị 1/25/2022 Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý  KSNB cung cấp bảo đảm hợp lý việc đạt mục tiêu xuất phát từ hạn chế tiềm tàng KSNB: Ràng buộc quan hệ chi phí lợi ích, thơng đồng cá nhân ngồi tổ chức, sai lầm người, lạm quyền nhà quản lý Kiểm soát nội giúp đạt mục tiêu  KSNB thiết lập trì để đạt mục tiêu tổ chức, bao gồm mục tiêu hoạt động, báo cáo tuân thủ  Nhóm mục tiêu hoạt động: Nhấn mạnh đến hữu hiệu hiệu việc sử dụng nguồn lực  Nhóm mục tiêu báo cáo: Nhấn mạnh đến tính trung thực đáng tin cậy báo cáo tài phi tài mà đơn vị cung cấp cho bên bên ngồi  Nhóm mục tiêu tn thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật quy định 1/25/2022 Lịch sử phát triển kiểm sốt nội  Giai đoạn hình thành phát triển: Thuật ngữ kiểm soát nội bắt đầu xuất vào cuối kỷ 19 Năm 1905, Robert Montgomery đưa ý kiến số vấn đề kiểm soát nội tác phẩm “Lý thuyết thực hành kiểm toán” Năm 1929, thuật ngữ kiểm soát nội đề cập thức cơng bố Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ Năm 1936, Hiệp hội Kế tốn viên cơng chứng Hoa Kỳ (AICPA) đưa định nghĩa kiểm soát nội năm 1949 AICPA cơng bố cơng trình nghiên cứu kiểm soát nội Năm 1958, 1962, 1972 Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) trực thuộc AICPA ban hành chuẩn mực Báo cáo thủ tục kiểm toán Năm 1962, Ủy ban thủ tục kiểm toán tiếp tục ban hành Báo cáo thủ tục kiểm toán Năm 1992, COSO phát hành Báo cáo thức, tài liệu giới đưa Khuôn mẫu lý thuyết kiểm sốt nội cách đầy đủ có hệ thống  Giai đoạn đại: Báo cáo COSO 1992 chưa thật hoàn chỉnh lập sở lý thuyết kiểm soát nội Sau loạt nghiên cứu kiểm sốt nội nhiều lĩnh vực khác nhau, đời kiểm soát nội phát triển theo hướng quản trị, kiểm so nội cho doanh nghiệp nhỏ, kiểm sốt nội mơi trường có nghệ thơng tin, kiểm soát nội kiểm toán độc lập, hay kiểm so nội chuyên sâu vào ngành nghề cụ thể giám sát kiểm soá nội Năm 2013, báo cáo COSO cập nhật cho phù hợp với thay đổi môi trường kinh doanh Báo cáo COSO (2013) thay cho báo cáo COSO (1992), có hiệu lực từ ngày 15 tháng 12 năm 2014 1/25/2022 Câu hỏi 1.1 Em lấy ví dụ kiểm soát nội mà em biết cho biết mục tiêu kiểm sốt 1.2 Em cho biết nhận định sau hay sai?  Kiểm soát nội phận tách rời hoạt động đơn vị  Kiểm soát nội thực ban giám đốc doanh nghiệp  Kiểm soát nội bị chi phối người  Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo tuyết đối cho nhà quản lý việc đạt mục tiêu đơn vị 1.3 Câu sau mục tiêu kiểm soát nội bộ: A Các hoạt động hữu hiệu hiệu B Kiểm soát nội phải đảm bảo hợp lý C Báo cáo tài đáng tin cậy D Luật lệ quy định tuân thủ 1.4 Kiểm soát nội giúp doanh nghiệp đạt nhóm mục tiêu bao gồm : A Hoạt động, báo cáo tuân thủ B Vận hành, báo cáo tài hiệu C Hiệu quả, tuân thủ đánh giá D Hoạt động, tuân thủ đảm bảo hợp lý 1.5 Nhóm mục tiêu hoạt động nhấn mạnh đến: A Sự hữu hiệu hiệu việc sử dụng nguồn lực B Tính trung thực đáng tin cậy báo cáo tài phi tài mà đơn vị cung cấp cho bên bên C Việc tuân thủ pháp luật quy định D Sự hữu việc sử dụng nguồn lực 1/25/2022 Chương Gian lận biện pháp phòng ngừa gian lận  2.1 Định nghĩa gian lận sai sót  2.2 Các nghiên cứu gian lận  2.3 Những gian lận phổ biến làm sai lệch thơng tin báo cáo tài Định nghĩa gian lận sai sót  Gian lận việc thực hành vi không hợp pháp nhằm lừa gạt, dối trá để thu lợi ích  Thơng thường, gian lận báo cáo tài phát sinh hội tụ đủ yếu tố sau:  Một cá nhân hay tổ chức cố ý trình bày sai kiện, yếu tố quan trọng  Việc trình bày sai làm người bị hại tin vào điều  Người bị hại dựa vào trình bày sai để định phải gánh chịu thiệt hại tài sản định  Có ba cách thơng thường để đơn vị đối phó với gian lận ngăn ngừa, phát trừng phạt Việc ngăn ngừa phát gian lận đạt kết tốt thông qua hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu 1/25/2022 Các nghiên cứu gian lận nhà khoa học giới  Nghiên cứu Edwin H.Sutherland(1883 – 1950): Ông quan tâm đặc biệt đến hành vi gian lận thực nhà quản lý chủ sở hữu  Nghiên cứu Donald R Cressey (1919-1987): Tập trung phân tích gian lận góc độ tham ô biển thủ Theo ông gian lận phát sinh hội tụ đủ ba nhân tố áp lực, hội hợp lý hóa hành vi gian lận  Nghiên cứu D.W Steve Albrecht (1984): nghiên cứu ông nhằm xác định dấu hiệu quan trọng gian lận để ngăn ngừa phát chúng  Nghiên cứu Richard C Hollinger (1983): Nghiên cứu ông nguyên nhân chủ yếu gian lận điều kiện làm việc Ngồi ơng cịn tìm loạt liên hệ thu nhập, tuổi tác, vị trí mức độ hài lịng cơng việc với tình tạng biển thủ Cơng trình nghiên cứu gian lận Hiệp hội nhà điều tra gian lận Hoa Kỳ (ACFE)  Mục tiêu ACFE thông qua nghiên cứu gian lận để phân loại chúng, từ giúp tổ chức, nhà quản lý nhận thức loại gian lận thường xảy để giúp họ đối phó Về loại gian lận bao gồm:  Gian lận liên quan đến tài sản  Tham ô  Gian lận báo cáo tài  Ngồi ra, ACFE đưa số liệu thống kê số vấn đề người thực gian lận, đặc điểm tổ chức có gian lận phát sinh (kỹ quản lý, cách thức tổ chức…) để nhà quản lý am hiểu gian lận 10 1/25/2022 Giai đoạn Ghi nhận Sai phạm thường gặp - Ghi chép TSCĐ khơng xác kịp thời: Ghi nhận tài sản thông tin không đáp ứng đủ điều kiện trở thành TSCĐ Ghi nhận sai thông tin TSCĐ nguyên giá, thời gian hữu dụng - TSCĐ đưa vào sử dụng chưa cập nhập sổ sách - Chọn phương pháp khấu hao không phù hợp, ước tính sai thời gian hữu dụng TSCĐ - Khơng ghi chép kịp thơ gian bảo trì, sửa chữa dẫn đến việc hạch tốn sại chi phí - Khơng ước tính rủi ro xảy ra,khơng mua bảo hiểm cho cácTSCD có giá trị lớn Thanh lý - Khơng xóa sổTSCD lý TSCĐ - Nhượng bán với giá thấp - Chiếm đoạt tiền lý Mục tiêu kiểm soát  Sự hữu hiệu hoạt động,  Báo cáo đáng tin cậy,  Tuân thủ pháp luật quy định 100 1/25/2022 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu TSCĐ Thủ tục kiểm sốt chung • • • • • • Xây dựng kế hoạch đầu tư TSCĐ Phân chia trách nhiệm đầy đủ Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin Kiểm tra độc lập việc thực Kiểm soát vật chất Phân tích, rà sốt Thủ tục kiểm sốt cụ thể • • • • • • • • • • Đề xuất mua tài sản Xét duyệt mua tài sản Lựa chọn nhà cung cấp Lập đơn đặt hàng Nhận TSCĐ Ghi nhận TSCĐ Giao trách nhiệm quản lý tài sản Kiểm kê tài sản Tính giá ghi chép khấu hao TSCĐ Ghi nhận nợ phải trả tốn cho nhà cung cấp • Thủ tục kiểm soát việc sửa chữa, nâng cấp TSCĐ Xây dựng kế hoạch đầu tư TSCĐHH Khi lập kế hoạch, cần ý:  Cần tham khảo ý kiến phận tài chính, kế tốn sở phân tích nhu cầu sản xuất, khả TSCĐ hữu hình, cân khả huy động nguồn tài trợ  Cần xem xét lại hiệu việc đầu tư TSCĐ năm trước  Nếu đầu tư TSCĐ từ nguồn vốn vay cần xem xét lại khả chi trả tiền vay dựa vào tính tốn chi phí đầu tư, thu nhập từ dự án đầu tư mang lại  Nếu dự án khả thi, Kế tốn trưởng/GĐ tài có ý kiến ký duyệt phiếu yêu cầu TSCĐ chuyển đến BGĐ  Nếu dự án không khả thi, Kế tốn trưởng/GĐ tài đề xuất kiến nghị khác thuê hoạt động, thuê tài chính, sửa chữa, nâng cấp tài sản cũ chuyển đến BGĐ 101 1/25/2022 Phân chia trách nhiệm đầy đủ  Tách bạch chức xét chọn nhà cung cấp với phận mua tài sản  Chức ghi chép tách bạch với chức sử dụng tài sản Kiểm soát trình xử lý thơng tin  Kiểm sốt chung  Kiểm soát ứng dụng  Kiểm soát chứng từ sổ sách  Ủy quyền xét duyệt 102 1/25/2022 Kiểm tra độc lập việc thực  Một nhân viên độc lập đối chiếu TSCĐ nhận với hóa đơn hay hợp đồng mua tài sản số lượng, tình trạng, đặc điểm kỹ thuật…  Giám sát độc lập q trình thi cơng cơng trình xây dựng  Một phận độc lập nghiệm thu phân khác kiểm tra toán cơng trình Kiểm sốt vật chất  Hạn chế tiếp cận tài sản thông qua quản lý chặt chẽ tài sản,…  Lắp đặt sử dụng thiết bị camera, hệ thống báo động…  Sử dụng bảo quản tài sản tiêu chuẩn kỹ thuật, có hư hỏng phải báo cáo sửa chữa kịp thời…  Phải giao trách nhiệm quản lý TSCĐ cho phận sử dụng  Định kỳ kiểm kê 103 1/25/2022 Phân tích, rà sốt  Định kỳ so sánh chi phí mua tài sản thực tế với dự tốn  Đối với tài sản đưa vào sử dụng cần so sánh việc thực với kế hoạch nhằm phát tài sản lãng phí khơng mang lại hiệu  So sánh phần tang them tài sản với nguồn vốn phép chi  Đối chiếu tất tài sản tang kỳ với danh sách tài sản phép mua Đề xuất mua tài sản  Bộ phận có nhu cầu mua TSCĐ lập phiếu đề nghị mua hàng trưởng phận ký duyệt  Việc đề xuất cần dựa kế hoạch  Đối với tài sản có giá trị lớn cần kèm theo dự tốn, thuyết minh tính hiệu 104 1/25/2022 Xét duyệt mua tài sản  Tất tài sản mua sắm cần phải phê duyệt cấp có thẩm quyền thích hợp  Bộ phận xét duyệt nên có tham gia KTT/GĐ tài chính, KTT/GĐ tài cần xem có phù hợp với kế hoạch ngân sách phê duyệt hay không Lựa chọn nhà cung cấp Việc lựa chọn nhà cung cấp thường cần thỏa mãn đồng thời tiêu chuẩn sau:  Khơng có mối quan hệ lợi ích phận mua tài sản với nhà cung cấp chọn  Tiêu thức giá lựa chọn phải giá hợp lý so với nhà cung cấp khác  Đối với tài sản có giá trị lớn nên chọn hình thức đấu thầu cơng khai để lựa chọn nhà cung cấp tốt 105 1/25/2022 Lập đơn đặt hàng  Dựa phiếu yêu cầu TSCĐ nhà cung cấp lựa chọn, phận mua tài sản lập Đơn đặt hàng  Đơn đặt hàng phải đánh số trước đầy đủ thông tin: ngày đặt mua, số lượng, quy cách, giá cả, nhà cung cấp, điều khoản toán Nhận TSCĐ  Căn vào Đơn đặt hàng, phận mua hàng phận yêu cầu mua TSCĐ tiến hành kiểm tra quy cách, số lượng, yêu cầu kỹ thuật  Sau nhận tài sản, phận mua tài sản tiên hành lập Biên giao nhận TSCĐ 106 1/25/2022 Ghi nhận TSCĐ  Sau hoàn tất việc mua chuyển giao tài sản, kế toán ghi chép việc mua tài sản theo giõi tình hình sử dụng  Phịng kế tốn cần lưu trưc đầy đủ, xác thơng tin TSCĐ: tên tài sản, chủng loại, phận sử dụng, nguyên giá, mã số, vị trí đặt, ngày mua/thanh lý, nhà cung cấp nhà sản xuất, giá trị tang thêm hay thay đổi, khấu hao lũy kế  Định kỳ đỗi chiếu sổ chi tiết với sổ  Dán nhãn cho tài sản  Bố trí nhân viên kiểm tra độc lập thông tin TSCĐ  Hạn chế việc tiếp cận hồ sơ TSCĐ Giao trách nhiệm quản lý tài sản  Giao trách nhiệm cho trưởng phận có liên quan việc quản lý sử dụng tài sản  Hạn chế tiếp cận tài sản  Lắp đặt hệ thống camera báo động 107 1/25/2022 Kiểm kê tài sản  Hàng năm phải kiểm kê tất TSCĐ  Khi kiểm kê đối chiếu số lượng thực tế với danh sách TSCĐ kiểm soát tình trạng TSCĐ Tính ghi chép khấu hao TSCĐ  Kiểm tra việc ghi nhận chủng loại TSCĐ  Tính khấu hao thích hợp cho TSCĐ  Lưu trưc thông tin khấu hao TSCĐ 108 1/25/2022 Ghi nhận nợ phải trả toán cho nhà cung cấp  Ghi nhận nợ phải trả TSCĐ  Kiểm tra chứng từ toán Thủ tục kiểm soát việc sửa chữa, nâng cấp TSCĐ  Sửa chữa TSCĐ  Nâng cấp TSCĐ 109 1/25/2022 Thanh lý TSCĐ  Sốt xét tình hình sử dụng tài sản định kỳ  Ban hàng thủ tục lý TSCĐ  Thủ tục lý TSCĐ gồm:  Tổng hợp thơng tin lý TSCĐ  Phát hành hóa đơn giao tài sản cho người mua  Cập nhật sổ TSCĐ Một số gian lận thủ tục kiểm sốt Gian lận Thủ tục kiểm sốt Mua TSCĐ khơng cần thiết với giá cao Quy định trường hợp mua sắm TSCĐ phải dựa vào kế hoạch, dự toán phê duyệt xét duyệt người có thẩm quyền Đánh giá kết hoạt động phận dựa lượng tài sản mà phận sử dụng Các thủ tục lựa chọn nhà cung cấp đấu thầu cần xem xét định kỳ sửa đổi phù hợp Lạm dụng TSCĐ đơn vị Quy định quyền hạn quản lý trách nhiệm sử dụng tài sản Lãnh đạo cần nêu gương ý thức sử dụng TS Sử dụng thẻ có mã số nhằm theo dõi tình hình sử dụng TS Sử dụng đủ lượng TSCĐ gần với công suất thiết kế Thanh lý Khi lý cần xét duyệt tài sản cịn tốt Mời cơng ty hay chun gia đánh giá độc lập để tham khảo giá lý lý Thanh lý thơng qua đấu giá, thông báo rộng rãi cho nhiều bên tham gia với giá thấp 110 1/25/2022 Câu hỏi  4.28 Thủ tục sau làm điểm yếu KSNB TSCĐ  A Việc mua TSCĐ khơng phê chuẩn người có thẩm quyền  B Mọi nghiệp vụ mua TSCĐ thực phận có nhu cầu tài sản  C Việc thay TSCĐ thực hết hạn sử dụng theo ước tính ban đâu  D Khi nhượng bán hay lý TSCĐ doanh nghiệp lập hội đồng để giải vấn đề có liên quan  4.29 Để phát TSCĐ khơng sử dụng, thủ tục kiểm sốt sau cần thiết lập:  A Định kỳ, kế tốn trưởng lập bảng phân tích thu nhập khác để phát khoản thu từ nhượng bán TSCĐ  B Định kỳ, quản đốc phân xưởng phịng ban báo cáo tình hình sử dụng TSCĐ  C Quan sát kiểm kê kiểm toán viên nội  D Cả A, B, C 4.30 Những kiểm soát sau giúp ngăn chặn phát sai sót gì?  (1) Kiểm tốn viên nội định kỳ chọn hạng mục TSCĐ hồ sơ TSCĐ quan sát thực tế tài sản doanh nghiệp  (2) Trưởng phòng ban yêu cầu cung cấp thơng tin cho phận kế tốn hàng quý tài sản không sử dụng tình trạng hư hỏng  (3) Tất hợp đồng mua tài sản xem xét nhân viên kiểm soát luật sư để xác minh việc chuyển quyền sở hữu hợp pháp thuê hoạt động  (4) Hàng quý, việc kiểm kê tài sải cố định kiểm kê đối chiếu với hồ sơ TSCĐ  (5) Khi ghi nhận bút tốn mua TSCĐ phần mềm tự động nhập vào hồ sơ TSCĐ  (6) Kiểm toán viên nội kiểm tra thực tế thiết bị sở định kỳ xác minh thiết bị bao gồm tệp thiết bị  (7) Tất bút tốn tăng TSCĐ phải có biên giao nhận TSCĐ 111 1/25/2022 4.31 Kiểm soát viên nội thực phân tích để xác định liệu có tài sản khơng sử dụng giảm mà khơng xóa sổ trích khấu hao TSCĐ Tỷ lệ sau sử dụng:  (1) Chi phí khấu hao / Nguyên giá TSCĐ  (2) Khấu hao lũy kế / Nguyên giá TSCĐ  (3) Chi phí sửa chữa bảo dưỡng / chi phí nhân cơng trực tiếp  (4) Tổng chi phí thiết bị sản xuất / đơn vị sản xuất 4.32 Kiểm sốt viên nội thực phân tích để xác định liệu chi phí sửa chữa bảo dưỡng vốn hóa khơng đủ điều kiện Tỷ lệ sau sử dụng:  (1) Tỷ lệ giá trị vốn hóa bổ sung chia cho số dư đầu kỳ tài sản thấp đáng kể so với tỷ lệ tương tự từ ba năm trước  (2) Số dư tài khoản chi phí sửa chữa bảo dưỡng thấp đáng kể so với số tiền ghi nhận nhiều năm qua  (3) Nguyên giá TSCĐ giảm năm so với năm trước  (4) Tỷ lệ chi phí khấu hao chia cho tổng nguyên giá năm cao so với năm trước 4.33 Đối với sai sót sau nêu biện pháp kiểm soát nội mà khách hàng thực để ngăn chặn sai sót xảy ra:  Thời gian khấu hao TSCĐ thời gian sử dụng hữu ích ước tính  Vốn hóa TSCĐ khoản chi phí thường xuyên chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, vật tư, công cụ dụng cụ  Ghi số lượng TSCĐ khơng xác mua  Một khoản vay để mua TSCĐ không ghi sổ Tiền giải ngân từ khoản vay sử dụng để toán tài sản thuê hoạt động Nghiệp vụ khơng ghi sổ kế tốn  Kế tốn khơng ghi nhận bút tốn xóa sổ TSCĐ lý TSCĐ đổi lấy TSCĐ  Chi phí khấu hao máy móc thiết bị sản xuất tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp  Các công cụ dụng cụ để bảo trì TSCĐ bị đánh cắp nhân viên cơng ty để sử dụng cá nhân 112 1/25/2022 4.34 Các loại kiểm soát nội sau thường doanh nghiệp sử dụng cho TSCĐ:  Hồ sơ TSCĐ lưu riêng rẽ cho TSCĐ  Có văn hướng dẫn kế toán phân biệt chi phí vốn hóa chi phí vận chuyển, lắp đặt với chi phí thường xuyên  Chi phí khấu hao phải tính cho tài sản ghi lại hồ sơ TSCĐ với thời gian khấu hao, khấu hao lũy kế, định kỳ xem xét nhân viên độc lập  Mua TSCĐ có giá trị 50 triệu phải ban giám đốc phê duyệt  Tài sản dãn nhãn thẻ kim loại Khi thực tế, thiết bị dán nhãn thẻ kim loại kiểm kê hệ thống tự động  Yêu cầu: Hãy cho biết kiểm sốt giúp ngăn chặn phát sai sót Em cho ví dụ yếu tố kiểm sốt nội bộ: - Mơi trường kiểm sốt: ví dụ - Đánh giá rủi ro: ví dụ - Hoạt động kiểm sốt: ví dụ - Hệ thống thơng tin truyền thơng: ví dụ - Giám sát: ví dụ 113 1/25/2022 Thank you! 114