Bài tập cá nhân phát triển nghiệp vụ bảo hiểm con người phi nhân thọ tại công ty bảo hiểm pvi đông đô

CHƯƠNG TRÌNH EXECUTIVE MBA – KHĨA LỚP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC B BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN HÀNH VI TỔ CHỨC Họ và tên học viên: Nguyễn Xuân Đoàn Mã số: DHCC 3.022 Giảng viên: PGS, TS Phạm Thúy Hương Hà Nội, tháng 12 năm 2014 BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN HÀNH VI TỔ CHỨC Học viên: Nguyễn Xn Đồn Mã số: DHCC 3.022 Lớp QLNN B; Khố học: EMBA Khoá - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Email: doan76xdcb@gmail.com Giảng viên: PGS.TS Phạm Thuý Hương Yêu cầu bài tập: Học viên mô tả tình quản lý mà thân trải nghiệm Vận dụng lý thuyết hành vi để giải thích, lý giải thành cơng/ khơng thành cơng quản lý điều hành; định hướng thay đổi, học kinh nghiệm (nếu có) nhằm nâng cao hiệu quản lý BÀI LÀM: Mơ tả tình huống: Quá trình thực dự án “ Ứng dụng công nghệ thông tin theo dõi văn đạo điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh ” Giới thiệu dự án: - Mục tiêu dự án: Xây dựng vận hành phần mềm “ Theo dõi việc thực văn đạo, điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh” Văn phòng UBND tỉnh sở, ban ngành, UBND huyện thị xã, thành phố - Thời gian: Bắt đầu: Tháng năm 2013; Kết thúc: Tháng năm 2014 - Địa điểm triển khai dự án: Văn phòng UBND tỉnh Sở, ban ngành quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; UBND huyện, thị xã, thành phố - Tổng mức đầu tư: 9,2 tỷ đồng - Quản lý dự án: Thành lập Ban quản lý dự án để thực Những điều kiện để Ban quản lý dự án hoạt động có hiệu quả: Bước 1: Văn phòng UBND tỉnh lập đề án thành lập Ban quản lý dự án, dự kiến cấu tổ chức, mơ hình hoạt động Ban quản lý dự án trình Chủ tịch UBND tỉnh ký định thành lập, giao chức nhiệm cho Ban quản lý dự án Cơ cấu tổ chức Ban quản lý dự án (căn vào vị trí việc làm bố trí cán theo tiêu chuẩn đặt đề án thành lập) 01 Giám đốc: Chánh văn phòng UBND tỉnh kiêm nhiệm 01 Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật: Phó Giám đốc Sở Thơng tin Truyền thơng kiêm nhiệm 01 Phó Giám đốc phụ trách kinh tế - tài chính: Phó Chánh Văn phịng UBND tỉnh kiêm nhiệm Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật: 05 người Phòng Tài - Kế tốn: 02 người Văn phịng Ban Quản lý dự án: 02 người Thuê tổ chuyên gia giám sát độc lập hợp đồng ký với Ban quản lý dự án Chức nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch tổ chức thực dự án theo Quyết định UBND tỉnh, đảm bảo quy định nhà nước Ban có dấu tài khoản riêng Khi dự án hoàn thành, bàn giao cho Văn phòng UBND tỉnh tổ chức quản lý vận hành, khai thác sử dụng Bước 2: Ban Quản lý dự án xây dựng quy chế làm việc, thông báo phân công nhiệm vụ cho thành viên tổ chức triển khai thực Vận dụng lý thuyết hành vi để lý giải thành công dự án: Dự án hoàn thành theo tiến độ, hoàn thành mục tiêu đặt ra, vận hành khai thác sử dụng có hiệu Thực việc chuẩn hố chế độ thông tin, báo cáo, đánh giá kết thực nhiệm vụ UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao văn (các thị, thông báo, kết luận) Sở, ngành, UBND huyện, thị xã, thành phố Dự án hoàn thành chuyển giao cho Cổng thơng tin điện tử - Văn phịng UBND tỉnh quản lý, trì việc vận hành khai thác sử dụng, phục vụ hoạt động đạo điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Có thành công trên, công tác thành lập Ban quản lý dự án chuẩn bị chu đáo, đảm bảo tỉnh pháp lý, lựa chọn nhân tham gia phù hợp, thống hoàn thành mục tiêu dự án Lý giải thành cơng sở lý thuyết hành vi sau: Hành vi cá nhân: Thái độ: Các cán tham gia Ban Quản lý dự án có nguyện vọng tham gia dự án, có lực quản lý, có trình độ chun mơn kinh nghiệm thực nhiệm vụ, làm kiêm nhiệm (công việc cũ ổn định) lại có thêm thu nhập, có thêm kiến thức nên có động lực làm việc Tính cách: Các thành viên Ban quản lý có tính hướng ngoại (lĩnh vực Cơng nghệ thơng tin có tính hướng ngoại, mặt khác lại thường xuyên phải giao dịch với Sở, ngành, UBND địa phương, đơn vị tư vấn quan liên quan); tính thực tế phù hợp với mục tiêu rõ ràng dự án Nhận thức: Các thành viên tham gia Ban quản lý dự án nhận thức quyền, nghĩa vụ trách nhiệm tham gia dự án Giá trị: Qua thực tiễn tham gia dự án, nhân viên có hội để thể lực, giá trị trước nhà lãnh đạo, có hội phát triển ảnh hưởng đến thái độ, hành vi Học hỏi: Các thành viên có hội để bổ sung kiến thức, kỹ quản lý dự án trung môi trường làm việc Ảnh hưởng cấu và hệ thống tổ chức đến hành vi Nhóm thành lập thức, đảm bảo có sở pháp lý Các thành viên tham gia bàn bạc, thống trước trưng tập để tham gia nhóm quản lý dự án theo tiêu chuẩn thảo luận dân chủ, sau quy chế làm việc, có thơng báo phân cơng nhiệm vụ rõ ràng nhóm có thống cao trình thực nhiệm vụ Môi trường làm việc cởi mở, làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ vừa đảm bảo tính kỷ luật, vừa đảm bảo tính sáng tạo Định hướng thay đổi, bài học kinh nghiệm (nếu có) nhằm nâng cao hiệu quản lý Đối với dự án tương tự, tiếp tục thực mơ hình Ban quản lý dự án kiêm nhiệm (có dấu tài khoản riêng) kết hợp với tổ chức tư vấn, thuê chuyên gia thực việc giám sát, kiểm toán độc lập Về nhân tham gia cần lựa chọn người có lực quản lý, trình độ chun mơn phù hợp với loại dự án Tổ chức phải tạo cho họ có đủ điều kiện làm việc, có hội phát triển, hội học hỏi quan trọng tạo cho họ có động lực làm việc, phát huy sáng tạo mơi trường làm việc thơng thống, thân thiện, cởi mở Quan tâm đến nguyện vọng, mong muốn đáng đề xuất nhân viên quyền, thực chế độ báo cáo đầy đủ, tranh thủ ủng hộ giúp đỡ cấp Nắm bắt giải kịp thời vấn đề nảy sinh tổ chức, nảy sinh trình tổ chức thực Người đứng đầu phải làm gương, nhân viên quyền chủ động đề xuất, phát huy tính sáng tạo, đồng thời phải tuân thủ kỷ luật, vấn đề có tính ngun tắc hoạt động tất mục tiêu chung nâng cao hiệu hoạt động tổ chức Học viên Tóm tắt nội dung dự án: Hàng năm Văn phòng UBND tỉnh tham mưu cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành hàng nghìn văn đạo điều hành thuộc mặt đời sống xã hội về: phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh trật tự, an ninh quốc phòng; giải đơn thư khiếu nại, tố cáo; xây dựng báo cáo, quy hoạch, dự án, chương trình cơng tác gắn với hoạt động Bộ, ban, ngành trung ương sở, quan ngang sở cấp tỉnh, UBND huyện, thị xã thành phố Nội dung văn hội đủ yếu tố là: có công việc cụ thể; rõ quan, đơn vị thực hiện; thời gian thực hoàn thành cụ thể Thơng qua q trình theo dõi việc thực văn đó, phối hợp với sở, ngành, UBND huyện thị xã, thành phố đề xuất nhiều giải pháp tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trình phát triển kinh tế - xã hội, tuân thủ quy trình, quy định đảm bảo quy định pháp luật Một số văn quan, đơn vị thực nghiêm túc, xử lý kịp thời, hoàn thành đảm bảo chất lượng thời gian theo yêu cầu thể văn đạo, kết luận ban hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Tuy nhiên nhiều văn không theo dõi, thống kê, đánh giá kết thực Nguyên nhân việc theo dõi, quản lý ý kiến đạo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh chủ yếu dùng văn giấy phần sử dụng phần mềm Lotus note theo dõi số lượng văn đi, đến, không đánh giá hiệu lực, hiệu quả, mức độ hồn thành cơng việc giao Sở, ngành UBND cấp huyện Bên cạnh việc xác định trách nhiệm người đứng đầu co quan, tổ chức cá nhân thực văn đạo chưa phân định rõ, dẫn đến đùn đẩy trách nhiệm Để khắc phục tồn nêu trên, đặc biệt việc theo dõi, kiểm sốt, xử lý thơng tin báo cáo kịp thời trình thực hiện, xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm chủ thể tham gia thực hiện, đánh giá rõ kết quả, hiệu lực hiệu quả, thời gian hồn thành cơng việc để báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh buổi họp giao ban đột xuất theo yêu cầu Việc theo dõi, thống kê quản lý, đánh giá kết thực cần phải hệ thống hố cơng nghệ thông tin Xây dựng triển khai phần mềm “ Theo dõi việc thực văn đạo, điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh” Văn phòng UBND tỉnh quan gồm Sở: Kế hoạch Đầu tư, Tài chính, Khoa học Công nghệ, Ban Quản lý Khu công nghiệp tỉnh, Công thương UBND thành phố Bắc Ninh Giai đoạn 2: Mở rộng phạm vi chuyển giao phần mềm đến tất Sở, ban, ngành, quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh UBND huyện, thị xã, thành phố - Xây dựng trình UBND tỉnh ban hành Quy chế sử dụng phần mềm - Duy trì vận hành phần mềm Thời gian, địa điểm triển khai dự án: - Thời gian: + Bắt đầu: Tháng 03 năm 2014 + Thời gian hoàn thành: Tháng năm 2015 - Địa điểm triển khai dự án: Văn phòng UBND tỉnh Sở, ban ngành quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; UBND huyện, thị xã, thành phố Yêu cầu nguồn lực dự án: Con người: Tại quan bố trí 01 cán chuyên trách công nghệ thông tin Trang thiết bị (Máy vi tính, máy Scan, máy to): Các quan tự trang bị đảm bảo có tối thiểu máy tính/cán chun mơn Có 02 máy Scan, máy photo đặt phận văn phòng quan Kinh phí thực hiện: 1,5 tỷ đồng Nguồn kinh phí: Ngân sách nhà nước Mục tiêu dự án: Tổng mức đầu tư: tỷ đồng I Vị trí, chức nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng UBND tỉnh Văn phòng UBND tỉnh quan chuyên môn, ngang Sở, máy giúp việc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh (bao gồm Phó Chủ tịch UBND tỉnh) Văn phịng UBND tỉnh có chức tham mưu tổng hợp, giúp UBND tỉnh tổ chức hoạt động chung UBND tỉnh; tham mưu, giúp Chủ tịch UBND tỉnh đạo, điều hành hoạt động chung máy hành địa phương; bảo đảm cung cấp thơng tin phục vụ công tác quản lý, đạo, điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh thông tin cho công chúng theo quy định pháp luật; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh II Tổ chức máy Các phịng chun mơn, nghiệp vụ: - Phịng Hành - Tổ chức; - Phịng Quản trị - Tài vụ; - Phòng Ngoại vụ; - Phịng Kiểm sốt thủ tục hành chính; - Văn phịng Tiếp cơng dân Khối chun viên nghiên cứu: Các chuyên viên nghiên cứu phân công đảm nhiệm lĩnh vực, làm việc trực tiếp với Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh có yêu cầu Khối chuyên viên nghiên cứu gồm: - Khối ngành Kinh tế - Tổng hợp, Tài - Ngân hàng Thương mại - Khối ngành Kinh tế - Kỹ thuật: Quy hoạch, Kiến trúc, Giao thông - Xây dựng; Khoa học Công nghệ, Thông tin Truyền thông; Nông nghiệp Phát triển Nông thôn, Tài nguyên Môi trường; Công nghiệp Tiểu thủ công nghiệp vv… - Khối Văn hoá - Xã hội: Giáo dục Đào tạo, Y tế, Lao động Thương binh Xã hội, Văn hố Thể thao Du lịch - Khối Nội chính: Các ngành An ninh Quốc phịng: Cơng an, Qn đội; ngành khối Tư pháp, Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân, Thi hành án Giải khiếu nại, tố cáo Công tác tổ chức cán thuộc thẩm quyền định UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Mơ hình hoạt động và mối quan hệ: UBND TỈNH VĂN PHÒNG UBND TỈNH CÁC CƠ QUAN TW TRÊN ĐỊA BÀN CÁC SỞ, NGÀNH UBND CẤP HUYỆN II Năng lực cốt lõi: Tính đặc thù riêng có: Văn phịng UBND tỉnh trực tiếp làm cơng tác tham mưu tham mưu tổng hợp, giúp UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh tổ chức hoạt động chung UBND tỉnh; quan thẩm định cuối trước trình UBND tỉnh ban hành sách phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh quốc phịng trật tự an tồn xã hội phạm vi toàn tỉnh; Giúp Chủ tịch UBND tỉnh đạo, điều hành hoạt động chung máy hành địa phương Lãnh đạo Văn phịng UBND tỉnh: Thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh thông báo kết luận ý kiến đạo, điều hành, kết luận Chủ tịch UBND tỉnh; kết luận UBND tỉnh phiên họp thường kỳ hàng tháng phiên họp giao ban tuần Khối chuyên viên nghiên cứu thuộc Văn phòng UBND tỉnh: Trực tiếp tham mưu, đề xuất với Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách khối việc - Diễn tiến thay đổi; - Rào cản thay đổi; - Nhân tố thành công; - Kế hoạch hành động Thế nào là thay đổi ? Môn học quản trị thay đổi trả lời câu hỏi: Như thay đổi hay hiểu khái niệm thay đổi, là: Thay đổi biến đổi yếu tố vật, tượng tự nhiên, kinh tế xã hội Mỗi vật, tượng theo thời gian ln có thay đổi tác động từ bên tự thân vật/hiện tượng Do thay đổi mang tính tất yếu Nhận thức rõ, khẳng định tính tất yếu thay đổi cần thiết phải thay đổi thân người lãnh đạo quản lý, điều hành công việc việc vận dụng vào sống Phân loại thay đổi: - Theo thời gian: Dài hạn ngắn hạn để định huớng chiến lược hay chiến thuật, sách luợc - Theo phạm vi (khơng gian): Thay đổi tồn phần, thay đổi bản, hay thay đổi phận - Theo tốc độ: Thay đổi nhanh hay chậm - Theo tính chất gồm: + Thay đổi tích cực khoảng cách cần đạt (mục tiêu) với khả đạt (tương lai) Đối với thay đổi tích cực ta phải tìm nhân tố thành cơng để chuản bị lựa chọn kế hoạch hành động tối ưu cho rút ngắn khoảng cách mục tiêu cần đạt khả đạt + Thay đổi tiêu cực khoảng cách đạt lẽ đạt (quá khứ); thay đổi tiêu cực theo quan niệm khơng có nghĩa tình trạng xấu Quản trị (Quản lý) thay đổi Quản trị trình làm việc với làm việc thông qua người khác nhằm đạt mục tiêu tổ chức sở nguồn lực định Trong nhấn mạnh làm việc với khai thác yếu tố tâm lý, yếu tố người để người ta thực yêu mến mình, tâm phục phục từ họ thực trở thành tín đồ, đệ tử mình; làm việc thơng qua khai thác yếu tố công việc Quán trị thay đổi Lập kế hoạch - Tổ chức thực - Giám sát đánh giá - Điều chỉnh (nếu cần) để nhằm thi thi mục tiêu sở khai thác yếu tố tâm lý người người liên quan Các mơ hình quản trị: 18 Cơ chế mệnh lệnh Cơ chế dân chủ Cơ chế tự Rút ra: Muốn nguời khác làm cơng việc làm cách, khai thác tối đa yếu tố tâm lý nguời họ thích (sướng) cơng việc ĐIỀU THÍCH NHẤT: “ Khơng có tồn vĩnh viễn, trừ thay đổi ” Khi nắm bắt quy luật khách quan (tính tất yếu) thay đổi; hiểu chất, diễn tiến thay đổi; từ mục tiêu thay đổi cần đạt để suy nghĩ cách thức tiếp cận, ứng phó, dự báo rào cản, tìm nhân tố thành cơng từ xây dựng kế hoạch hành động quản trị thay đổi vững tâm, liệt tổ chức thực thi đạt mục tiêu đặt Được nghiên cứu mơn học này, điều thích hiểu thay đổi tích cực? thay đổi tiêu cực so với nhận thức thân trước Thay đổi tích cực khoảng cách mục tiêu cần đạt với khả đạt Đối với thay đổi tích cực ta phải tìm nhân tố thành cơng để chuẩn bị lựa chọn kế hoạch hành động tối ưu cho rút ngắn khoảng cách mục tiêu cần đạt khả đạt Thay đổi tiêu cực khoảng cách đạt lẽ đạt; thay đổi tiêu cực theo quan niệm khơng có nghĩa tình trạng xấu đi, nói cách khác Đổi khơng có nghĩa xố bỏ hồn tồn cũ mà phải tìm cũ nhân tố thành công để phat huy phát rào cản - nguyên nhân làm cho cũ không tồn làm cho cũ tình trạng chậm phát triển, kết đạt không mong muốn hay chậm đạt mong muốn sở nguồn lực định có Điều giúp thân nhận thức được, tự phân loại thay đổi thân khứ, thay đổi tiêu cực, thay đổi tích cực, đồng thời định hướng mục tiêu thay đổi tuơng lai thân quan, tổ chức Ứng dụng: Trước thực trạng số văn đạo, điều hành UBND tỉnh lĩnh vực quản lý đầu tư xây dựng (những văn hội đủ yếu tố: Công việc rõ ràng, rõ quan thực hiện, thời gian hoàn thành báo cáo kết quả) chưa thực nghiêm túc theo quy trình biểu như: thời gian hồn thành chậm, nhiều lý mà chủ yếu kêu khó khăn, vướng mắc đưa công việc chưa giải dẫn đến mục tiêu không đạt, thiếu đề xuất đề xuất không khả thi, chí đẩy trách nhiệm cho quan khác, có phần việc thuộc thẩm quyền trách nhiệm xin ý kiến cấp vv…do thiếu sở để tổng hợp, thống kê, đánh giá kết thực hiện, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ Sở, ngành UBND cấp huyện 19