Chuyên đề thực tập tốt nghiệp chuyên ngành Khoa học quản lý hay Quản lý kinh tế sẽ giúp người đọc có một nguồn tham khảo chất lượng. Chuyên đề được thực hiện bởi sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc dân một trong những trường Đại học danh tiếng nhất Việt Nam
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ SINH VIÊN: HOÀNG THỊ HỒNG VÂN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: ÁP DỤNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN Hà Nội – 11/2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Sinh viên: Hoàng Thị Hồng Vân Lớp: Khoa học quản lý 61A Ngành: Khoa học quản lý Giáo viên hướng dẫn: Ths Đinh Viết Hoàng Hà Nội – 11/2022 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý lựa chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu 3 Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 1.1 Tổng quan hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm ERP 1.1.2 Vai trị ERP cơng tác quản lý doanh nghiệp 1.2 Áp dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vào doanh nghiệp 1.2.1 Các yếu tố tác động đến việc áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 10 1.2.2 Các điều kiện để áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 12 KẾT LUẬN CHƯƠNG 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN 15 2.1 Giới thiệu công ty cổ phần Nhanh.vn 15 2.1.1 Khái quát công ty cổ phần Nhanh 15 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 17 2.1.3 Các sản phẩm, dịch vụ 18 2.1.4 Đối tượng khách hàng 21 2.1.5 Cơ cấu tổ chức 22 2.1.6 Tình hình hoạt động kinh doanh Công ty cổ phần Nhanh.vn giai đoạn 2019-2021 25 2.1.7 Tình hình sử dụng lao động công ty cổ phần Nhanh.vn giai đoạn 2019-2021 27 2.2 Thực trạng áp dụng hệ thống ERP vào quản lý hoạt động doanh nghiệp công ty cổ phần Nhanh.vn 29 2.2.1 Áp dụng ERP vào quản lý hoạt động doanh nghiệp 29 2.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng hiệu áp dụng hệ thống ERP công ty cổ phần Nhanh.vn 39 2.2.3 Đánh giá thực trạng áp dụng hệ thống ERP Nhanh.vn 44 KẾT LUẬN CHƯƠNG 46 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN 47 3.1 Định hướng 47 3.1.1 Định hướng phát triển chung công ty cổ phần Nhanh.vn 47 3.1.2 Định hướng hoàn thiện việc áp dụng ERP 47 3.2 Giải pháp 48 3.2.1 Giải pháp cải thiện sở vật chất hệ thống công nghệ thông tin 48 3.2.2 Giải pháp đào tạo nguồn nhân lực 48 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện phần mềm ERP 49 3.2.4 Giải pháp khác 49 KẾT LUẬN CHƯƠNG 49 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 50 Kết luận 50 Kiến nghị 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 DANH MỤC BẢNG BIỂU, MƠ HÌNH, HÌNH Bảng 1: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh công ty cổ phần Nhanh.vn (2019 – 2021) .25 Bảng 2: Bảng thống kê nhân công ty 2019-06/2022 28 Bảng 3: Cơ cấu lao động công ty theo độ tuổi giai đoạn 2019 tới tháng 6/2022 42 Bảng 4: Cơ cấu lao động chi theo trình độ học vấn giai đoạn 2019 – 6/2022 .43 Mơ hình 1: Tổng quan hệ thống ERP Error! Bookmark not defined Mơ hình 1: Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần Nhanh.vn 22 Mơ hình 2: Hệ thống ERP sử dụng công ty cổ phần Nhanh.vn 29 Mô hình 3: Quy trình xử lý liệu phận kỹ thuật hệ thống ERP .34 Mô hình 4: Quy trình xử lý liệu phận kinh doanh hệ thống ERP 35 Mô hình 5: Quy trình xử lý liệu phận quan hệ khách hàng hệ thống ERP 36 Mơ hình 6: Quy trình xử lý liệu phận Marketing hệ thống ERP 37 Mơ hình 7: Quy trình xử lý liệu phận nhân hệ thống ERP 38 Mơ hình 8: Quy trình xử lý liệu phận tài – kế toán hệ thống ERP 39 Hình 1: Logo cơng ty cổ phần Nhanh.vn 15 Hình 2: Module quản lý chung 30 Hình 3: Module quản lý nhân 31 Hình 4: Module quản lý công việc 32 Hình 5; Module quản lý khách hàng 33 Hình 6: Giao diện quản lý ERP 40 LỜI MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Trong bối cảnh tồn cầu hố hội nhập quốc tế với phát triển vượt bậc khoa học công nghệ, Việt Nam bước vào giai đoạn hội nhập quốc tế sâu rộng toàn diện Tính đến năm 2022, Việt Nam có quan hệ ngoại với 189/193 quốc gia thành viên Liên hợp quốc, thiết lập quan hệ Đối tác chiến lược Đối tác tồn diện với 30 nước, có tất nước lớn khu vực Châu Á-Thái Bình Dương tồn nước thành viên thường trực Hội đồng Bảo an Liên hợp quốc Quá trình hội nhập mang đến hội đồng thời mang đến thách thức vô lớn, cạnh tranh ngày khốc liệt doanh nghiệp Việt Nam Việc quản trị doanh nghiệp chưa dễ dàng, đặc biệt môi trường doanh nghiệp phát triển động thay đổi nhanh chóng Trong doanh nghiệp chia phòng ban hoạt động vừa phải mang tính độc lập vừa phải gắn kết thành khối nhịp nhàng Để tối ưu nguồn lực doanh nghiệp, giúp nhà quản trị nắm bắt thơng tin phịng ban cách nhanh chóng có hệ thống nhằm đưa định quản trị kịp thời việc áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resourse Planning) cần thiết Đa số tập đoàn hàng đầu giới áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để quản lý hoạt động kinh doanh xem yếu tố then chốt, chìa khố cho thành công doanh nghiệp Đặc biệt trải qua giai đoạn đại dịch COVID19, làm việc online từ xa điều bắt buộc quen thuộc hệ thống ERP phát huy tốt vai trị ERP giống mơ hình doanh nghiệp thu nhỏ, để nhân viên làm việc từ xa, cập nhật thông tin liệu lên hệ thống giúp nhà quản trị việc hoạch định, lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát kịp thời Tại Việt Nam, khái niệm ERP xuất lần đầu vào năm 2000 Đến năm 2006, có 1,1% doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng phần mềm ERP đến năm 2008 tỷ lệ doanh nghiệp ứng dụng ERP lên tới 7% (Theo số liệu Liên đoàn Thương mại Công nghiệp Việt Nam – VCCI) Năm 2014, tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng ERP Việt Nam lên đến 17% (Theo Cục Thương mại điện tử Kinh tế số - VECITA) Đến năm 2022, việc ứng dụng ERP Việt Nam phổ biến doanh nghiệp ngành nghề, từ ngân hàng, thương mại, bán lẻ, may mặc, đến bao bì, khí chế tạo, nội thất,… ERP thuật ngữ dùng liên quan đến loạt hoạt động doanh nghiệp, phần mềm xây dựng giúp cho công ty quản lý hoạt động bao gồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng,… Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc, tài có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Mỗi loại hình doanh nghiệp lại có cách thức hoạt động, cấu tổ chức môi trường khác nên hệ thống ERP cần xây dựng phù hợp với hoạt động doanh nghiệp Tại Công ty cổ phần Nhanh.vn, công ty cung cấp Phần mềm quản lý bán hàng Dịch vụ marketing phục vụ cho cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp kinh doanh offline online, hệ thống ERP xây dựng cách tối ưu để phù hợp với nhu cầu cơng ty Dưới góc độ Nhân viên kinh doanh làm việc, thao tác sử dụng hệ thống ERP Công ty Cổ phần Nhanh.vn – Hà Nội, q trình thực tập, tơi nhận thấy phần mềm ERP hệ thống gồm đầy đủ tất phân hệ giúp quản trị doanh nghiệp: quản lý nhân sự; chấm công; bảo hiểm; hợp đồng lao động; đơn từ (xin nghỉ, xin vắng mặt); tuyển dụng (yêu cầu tuyển dụng, duyệt tuyển dụng); thông báo cơng ty; tài liệu (tài liệu tồn cơng ty, tài liệu theo phòng ban, tài liệu cá nhân); tài sản (cấp phát, thu hồi, khấu hao tài sản); kế toán (thu chi, xin duyệt thu chi); công việc; khách hàng; ý tưởng cải tiến Công ty Cổ phần Nhanh.vn tách khỏi VNP Group năm 2019 hệ thống ERP tách thành hệ thống độc lập nhằm phục vụ hoạt động quản trị doanh nghiệp Công ty Cổ phần Nhanh.vn Phần mềm ERP ban đầu tập đoàn VNP group xây dựng sản phẩm để cung cấp thị trường cho doanh nghiệp Việt Nam, sử dụng nội tập đồn Q trình thực tập Công ty Cổ phần Nhanh.vn – Hà Nội quãng thời gian quý giá để học tập lĩnh hội nhiều điều việc quản trị doanh nghiệp, cách hoạch định sử dụng nguồn lực cách hiệu Tôi thấy tầm quan trọng việc áp dụng hệ thống ERP vào quản trị Công ty Cổ phần Nhanh.vn cần áp dụng rộng rãi doanh nghiệp Việt Nam ERP hệ thống tiện tích tuỳ biến theo doanh nghiệp, theo quy mô lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp Với hữu ích hệ thống ERP, tơi muốn đào sâu nghiên cứu để hiểu rõ cách thức áp dụng hệ thống ERP Công ty Cổ phần Nhanh.vn nhằm thấy giá trị hệ thống ERP, điểm mạnh, điểm yếu đưa giải pháp để hoàn thiện hệ thống phù hợp với định hướng phát triển công ty năm Chính vậy, tơi định chọn đề tài “Áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Công ty Cổ phần Nhanh.vn” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp hướng dẫn Thạc sỹ Đinh Viết Hoàng Tuy nhiên thời gian, kiến thức kinh nghiệm hạn chế nên báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận đóng góp q thầy để báo cáo hoàn thiện Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu tổng quát: - Quan sát tổng thể việc áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP Công ty Cổ phần Nhanh.vn đưa định hướng hoàn thiện hệ thống phù hợp với mục tiêu phát triển công ty tương lai Mục tiêu cụ thể: - Nghiên cứu thực trạng áp dụng phần mềm ERP quản trị doanh nghiệp Công ty Cổ phần Nhanh.vn – Hà Nội - Phân tích điểm mạnh, điểm yếu việc áp dụng hệ thống ERP mà công ty áp dụng - Đưa giải pháp hoàn thiện định hướng phát triển cho việc áp dụng hệ thống ERP Đối tượng nghiên cứu Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Công ty cổ phần Nhanh.vn Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề liên quan đến hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Công ty Cổ phần Nhanh.vn – Hà Nội giai đoạn 2019-2021 Các thông tin thứ cấp thu thập khoảng 2019 – 2021 Các thông tin sơ cấp liên quan tới hoạt động kinh doanh, nhân sự, tài chính, khách hàng thu thập khoảng tháng 8-10/2022 Không gian: Tập trung vào công tác quản trị doanh nghiệp công ty Cổ phần Nhanh.vn chi nhánh Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp thu thập liệu Trong đề tài này, liệu thứ cấp tổng hợp từ tài liệu công ty liên quan đến lịch sử hình thành, cấu tổ chức, kết hoạt động công ty thông tin liên quan khác tổng hợp qua Internet Dữ liệu sơ cấp để nhận xét công tác quản trị công ty liên quan tới lãnh đạo công ty, khách hàng, nhân viên thu thập thông qua vấn trực tiếp bảng hỏi khảo sát 5.2 Phương pháp phân tích liệu Phương pháp đối chiếu, so sánh nhằm xử lý liệu thứ cấp Phương pháp phân tích nhận xét để xử lý kết vấn bảng hỏi Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận kiến nghị, khoá luận kết cấu thành chương sau: Chương I: Cơ sở lý thuyết hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Chương II: Thực trạng áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) công ty cổ phần Nhanh.vn Chương III: Giải pháp nhằm hoàn thiện việc áp dụng hệ thống ERP công ty cổ phần Nhanh.vn CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 1.1 Tổng quan hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm ERP 1.1.1.1 Khái niệm Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thuật ngữ xuất lần đầu vào năm 1970 xuất phát từ thuật ngữ MRP (Material Requirements Planning & Manufacturing Resource Planning) nhằm mô tả hệ thống phần mềm giúp quản lý nguồn lực bên bên doanh nghiệp (Nguyễn Thị Thanh Phương, 2020) Hệ thống ERP thu thập liệu từ phận kinh doanh khác lưu trữ vào sở liệu chung, cho phép người dùng dễ dàng phân tích, báo cáo chia sẻ thơng tin từ đơn giản hố quy trình kinh doanh (Lê Thị Quỳnh Liên cộng sự, 2020) Hệ thống phần mềm máy tính hỗ trợ, giúp quản lý hoạt động doanh nghiệp bao gồm: Tài kế tốn, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, giá thành, quản lý quan hệ khách hàng, nhà cung cấp, chuỗi cung ứng, nhân sự,… Mọi hoạt động doanh nghiệp thực hệ thống chung, vừa giúp nhà quản lý dễ dàng hoạch định nguồn lực, lên kế hoạch kiểm soát hoạt động doanh nghiệp, đồng thời giúp người dùng (nhân viên) dễ dàng trao đổi liệu, tối giản q trình truyền tải thơng tin, hồ sơ giấy tờ Theo trang thư viện điện tử Navi World, phần mềm ERP phân chia thành loại: - ERP chỗ: Phần mềm ERP cài đặt cục phần cứng máy chủ, đồng thời quản lý doanh nghiệp * Bộ phận nhân Bước 1: Cập nhật thông tin toàn nhân viên Bước 2: Kiểm tra nhắc nhở nhân viên có hành vi sai phạm Bước 3: Đánh giá trình làm việc nhân viên đưa thông báo chung hệ thống Mô hình 7: Quy trình xử lý liệu phận nhân hệ thống ERP Nguồn: Bộ phận nhân Bộ phận nhân cập nhật quản lý thơng tin tồn nhân viên kinh doanh, từ thông tin cá nhân tới việc chấm công, đơn xin nghỉ, vắng mặt, doanh số đạt được,.… Khi nhận thơng báo, phận có nhiệm vụ tun dương cá nhân có thành tích xuất sắc nhắc nhở, phê bình nhân viên vi phạm quy chế Cuối đánh giá trình làm việc xây dựng quy định chung cho nhân viên biết đẩy lên phần thông báo phần mềm ERP 38 * Bộ phận tài kế tốn Bước 1: Nhận thông báo duyệt phiếu thu Bước 2: Check lệnh chuyển khoản, nhận tiền Bước 3: Duyệt phiếu thu hợp đồng Bước 4: Ghi nhận doanh thu tính lương cho nhân viên Bước 5: Thực kiểm tra, đánh giá làm báo cáo cuối tháng Mơ hình 8: Quy trình xử lý liệu phận tài – kế tốn hệ thống ERP Nguồn: Bộ phận tài – kế tốn Bộ phận tài – kế tốn có nhiệm vụ duyệt phiếu thu, tính doanh số hợp đồng ghi nhận lương cho nhân viên kinh doanh Họ có nhiệm vụ tổng kết, kiểm tra đánh giá cuối tháng để khớp với thông tin cập nhật hệ thống ERP Các phiếu thu hay lệnh chuyển khoản nhân viên kinh doanh tạo ERP gửi thơng báo tới nhân viên kế tốn 2.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng hiệu áp dụng hệ thống ERP công ty cổ phần Nhanh.vn 2.2.2.1 Môi trường doanh nghiệp Công ty cổ phần Nhanh.vn tách thành cơng ty riêng từ tập đồn VNP Group từ năm 2019 Trước cơng ty dự án VNP Group có mơi trường làm việc chung với tập đoàn VNP Group 39 Tập đoàn VNP Group thành lập từ thành lập từ năm 2006 áp dụng hệ thống ERP vào việc điều hành tập đồn Đặc biệt phần mềm ERP cịn sản phẩm cung cấp thị trường cho doanh nghiệp khác sử dụng để quản lý hoạt động kinh doanh họ Khi công ty cổ phẩn Nhanh.vn tách từ tập đồn VNP Group, cơng ty sử dụng ln hệ thống ERP có sẵn với tài khoản người dùng sở liệu thiết lập trước Trong q trình sử dụng, hệ thống ERP thể tốt vai trị giúp quản lý hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 2.2.2.2 Phần mềm ERP sử dụng Phần mềm ERP VNP Group xây dựng vào năm 2007 trở thành sản phẩm doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn sử dụng Tuy nhiên với phát triển nhanh chóng kinh tế với mở rộng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp với nhiều lĩnh vực linh doanh khác phần mềm ERP VNP Group đáp ứng hết yêu cầu thay đổi Hiện phần mềm ERP phục vụ cho nội tập đoàn cơng ty có quan hệ hợp tác với VNP Group có nhu cầu sử dụng tiếp phần mềm ERP Hình 6: Giao diện quản lý ERP (Nguồn công ty) Đối với công ty tách Nhanh.vn chưa cần có đổi nhiều tính phần mềm ERP đủ để đáp ứng yêu cầu q trình hoạt động cơng ty 40 Như hình ta thấy module quản lý chung, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý công việc, tài liệu công ty Đây tính đáp ứng đủ yêu cầu quản lý công ty cung cấp phần mềm hoạt động marketing công ty cổ phần Nhanh.vn 2.2.2.3 Sự tham gia người quản lý Tổng giám đốc, chị Nguyễn Quỳnh Dương có chia sẻ: “Hệ thống ERP phục vụ tối ưu cho việc quản lý hoạt động công ty giúp tơi quản lý kiểm sốt cơng việc phận, đánh giá kết hoạt động cơng ty đưa kế hoạch, định hướng xác Hệ thống ERP kết nối hệ thống công ty thành tạo khối gắn kết hoàn hảo văn hố cơng ty đồn kết, chia sẻ làm việc tập thể.” Ngày nay, cơng nghệ đóng vai trị quan trọng chiến lược kinh doanh công ty Đây yếu tố giúp tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp Nhất với doanh nghiệp ngày phát triển, mở rộng quy mơ việc quản trị lại trở nên phức tạp, làm theo cách thủ công truyền thống khó đáp ứng hết nhu cầu doanh nghiệp, làm tốn thêm thời gian, chi phí nguồn nhân lực Với tiến công nghệ thông tin, công việc kinh doanh ngày số hố, giúp ích nhiều cho doanh nghiệp biết tận dụng nguồn sức mạnh Internet làm cho trình đối thoại, giao dịch khách hàng doanh nghiệp dễ dàng tự động hố Nhìn thấy tiện lợi ứng dụng phổ biến ERP, ban lãnh đạo công ty tán thành việc tiếp tục sử dụng hệ thống ERP vào việc quản lý công ty 2.2.2.4 Năng lực đội ngũ nhân viên Đội ngũ nhân viên Nhanh.vn chủ yếu người trẻ, với động, nhiệt huyết, ham học hỏi có thích nghi cách linh hoạt 41 Bảng 3: Cơ cấu lao động công ty theo độ tuổi giai đoạn 2019 tới tháng 6/2022 STT Độ tuổi Dưới 2019 2020 2021 6/2022 Số lượng Tỷ lệ(%) Số lượng Tỷ lệ(%) Số lượng Tỷ lệ(%) Số lượng Tỷ lệ (%) 10 6,67 18 9% 7,38 23 5,71 22 20 % Từ 20 119 79,33 đến 25 % Từ 25 15 đến 30 10% 26 13% 19 6,37 % 34 8,44 % Từ 35 đến 40 4% 4% 3,02 % 2,23 % Tổng 100% 200 100% 298 100% 403 150 % 148 74% 248 83,22 % 337 % 83,62 % 100% Nguồn: Bộ phận nhân 42 Bảng 4: Cơ cấu lao động chi theo trình độ học vấn giai đoạn 2019 –6/2022fhtbt 2019 Nhân Số lượng Sinh viên 30 2020 Tỷ lệ Số lượng 2021 Tỷ lệ Số lượng 06/2022 Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ 20% 35 17,5% 50 16,7% 81 20,3% 13,3% 30 15% 51 16,7% 39 9,8% Cử nhân 100 năm 66,7% 135 67,5% 197 66,6% 283 70% Tổng 100% 200 100% 298 100% 403 100% Sinh viên 20 trường 150 Nguồn: Bộ phận nhân Theo phân tích đội ngũ nhân viên công ty năm gần ta thấy: Nhân viên Nhanh.vn chủ yếu sinh viên học đại học, độ tuổi 20-25 tuổi Đội ngũ trẻ, có thay nhanh, luôn tuyển dụng thay Họ có học hỏi hiểu biết, nắm bắt nhanh chóng, dễ thích nghi với cách làm việc doanh nghiệp sử dụng ERP thành thạo, dễ dàng Sự thay nhân viên liên tục đòi hỏi có bàn giao cơng việc xử lý thơng tin xác, lúc hệ thống ERP phát huy tối đa vai trị Các nhân viên nghỉ việc bàn giao công việc qua hệ thống ERP nhanh chóng sở liệu có sẵn khơng cho phép nhân viên tự ý sửa đổi thông tin Khi thông tin hạn chưa bàn giao có thơng báo tới phận quản lý (admin) để có trách nhiệm bàn giao cơng việc cho nhân viên để tránh bỏ xót thơng tin, lỡ khách hàng data tiềm 43 2.2.2.5 Năng lực nhà cung cấp Phần mềm ERP xây dựng cải tiến để phù hợp với hoạt động kinh doanh tập đoàn VNP Group Tập đồn có hệ thống máy chủ tốt server đặt tập đoàn FPT – tập đồn cơng nghệ đầu Việt Nam Vì có đảm bảo tốt lực nhà cung cấp phần mềm ERP đồng thời khắc phục cố nhanh Phần mềm ERP cần phục vụ cho lượng người dùng định nên có độ ổn định cao, có phù hợp với cơng ty thời điểm thay phải liên tục đổi để đáp ứng yêu cầu lĩnh vực kinh doanh khác doanh nghiệp khác bên họ dùng chung hệ thống ERP 2.2.3 Đánh giá thực trạng áp dụng hệ thống ERP Nhanh.vn 2.2.3.1 Điểm mạnh Từ phân tích quy trình phịng ban hệ thống ERP, ta thấy điểm mạnh áp dụng hệ thống ERP sau: - Tạo mối liên kết chặt chẽ phận với nhau: Vì có liên kết q trình xử lý cơng việc nên phận cần làm việc thao tác trực tiếp hệ thống ERP thay chuyển đổi liệu cập nhật, ghi nhiều hệ thống sở liệu lúc - Qua ERP, công ty xây dựng quy trình làm việc chặt chẽ, tuân thủ bước để đảm bảo sai xót: Ta thấy tương tác qua lại hai chiều, từ quy trình làm việc cơng ty để xây dựng hệ thống ERP quản lý cho phù hợp đồng thời hệ thống ERP hỗ trợ hoàn thiện quy trình quản lý, sửa đổi dần cho phù hợp với yêu cầu hoạt động khiến cho quy trình hoạt động trở nên nhanh chóng, trơn chu, chặt chẽ linh hoạt - Hệ thống ERP hỗ trợ nhân viên làm việc lúc nơi: Nhân viên cần có thiết bị đăng nhập tài khoản làm việc ghi lại thông tin công việc thân lên phần mềm Hệ thống ERP ví doanh nghiệp điện tử, hoạt động quản lý, kinh doanh thực giao diện định Các nhân viên công việc kết nối với qua phần 44 mềm, giúp đáp ứng linh hoạt cho nhân viên địa điểm thời gian làm việc cần thiết - Công việc liệu chuyển đổi tự động, nhanh chóng, rút ngắn q trình hồn thành hợp đồng với khách hàng: Các thơng tin thông báo nhảy tự động hỗ trợ nhân viên việc ghi nhớ lịch trình cơng việc thân - Sự phân quyền rõ ràng chặt chẽ: Trên hệ thống ERP có phân chia quyền hạn xử lý công việc giúp người lãnh đạo quản lý toàn hoạt động doanh nghiệp đảm bảo thơng tin khơng bị rị rỉ dẫn tới tranh chấp hợp đồng nhân viên gây lục đục nội 2.2.3.2 Điểm yếu nguyên nhân điểm yếu - Việc xử lý thơng tin cịn chậm hạn chế Nguyên nhân nằm yếu tố người Con người giữ vai trò quan trọng việc vận hành hệ thống ERP Tuy nhiên số nhân viên chưa chủ động có ý thức cập nhật thơng tin xác kiểm tra thơng báo kịp thời Do tính chất cơng việc phải làm việc lúc khách hàng cần liên hệ tới phía cơng ty Yếu tố thời gian độ xác cần đảm bảo Khi nhân viên nhập sai thông tin ghi ảo để tính KPI mà khơng thực hồn thành cơng việc ảnh hưởng lớn tới q trình chăm sóc khách hàng quản lý cơng việc chung người quản lý Theo khảo sát bảng hỏi nhân viên công ty chi nhánh Hà Nội tơi thu kết có tới 86% nhân viên nói bị bỏ lỡ nhiều thông tin công việc cần thực để bị nhắc nhở, trách phạt Có tới 47% nhân viên kinh doanh nói họ chưa sử dụng hết tính phần mềm ERP - Cơ sở liệu lớn Riêng nhân viên phải ghi lại thơng tin khách hàng tiếp cận dù họ có nhu cầu hay khơng, dẫn tới lượng data khách hàng lớn dễ dẫn tới kiểm soát bị bỏ quên khách hàng thực có nhu cầu - Phần mềm ERP đơi bị lỗi 45 Việc khó tránh khỏi phần mềm dù tối ưu cần cập nhật bị cố lượng truy cập lúc lớn hay lỗi hệ thống máy chủ, truyền internet Điều làm gián đoạn q trình xử lý thơng tin hoạt động tồn hệ thống doanh nghiệp KẾT LUẬN CHƯƠNG Trên sở lý thuyết chương 1, chương khái quát thông tin Công ty cổ phần Nhanh.vn từ lịch sử hình thành, sản phẩm, kênh phân phối, máy tổ chức đến thực trạng việc áp dụng hệ thống ERP cơng ty Qua thấy quy trình xử lý cơng việc phận có ERP hỗ trợ đồng thời nêu số điểm mạnh, điểm yếu nguyên nhân điểm yếu hệ thống ERP cơng ty áp dụng Từ đưa định hướng giải pháp chương 46 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN 3.1 Định hướng 3.1.1 Định hướng phát triển chung công ty cổ phần Nhanh.vn Trong năm tới, Nhanh.vn mở rộng hoạt động kinh doanh tỉnh, thành có hoạt động kinh tế phát triển Quảng Ninh, Cần Thơ, … Công ty tiếp tục gọi vốn để phát triển đội ngũ kinh doanh, phát triển sản phẩm, mở rộng quy mô doanh nghiệp Cơng ty có kế hoạch đầu tư thêm dự án dịch vụ marketing chăm sóc fanpage, chạy quảng cáo đa tảng Google, Facebook, TikTok để đa dạng hố dịch vụ cơng ty tăng doanh thu từ nguồn Xây dựng đội ngũ nhân vững mạnh, có sách đãi ngộ phù hợp Ban lãnh đạo đánh giá máy từ vị trí cấp cao tới cấp trung nhân viên, tổ chức xếp hệ thống cách hiệu Tổ chức xếp lại vị trí phịng ban, cải tiến chế điều hành đơn giản đảm bảo hiệu Có kế hoạch đào tạo cán dài hạn, đào tạo đội ngũ nhân viên có lực, phát huy tinh thần tập thể đóng góp vào phát triển cơng ty 3.1.2 Định hướng hồn thiện việc áp dụng ERP Nghiên cứu hệ thống ERP có định nâng cấp, cải thiện thay đổi hệ thống ERP phù hợp cho mục tiêu phát triển mở rộng doanh nghiệp tương lai Đánh giá tác động mơi trường ngồi doanh nghiệp để áp dụng hệ thống ERP cách hiệu hơn, tối ưu nguồn lực tối thiểu hố chi phí đầu tư xây dựng triển khai hệ thống ERP 47 3.2 Giải pháp 3.2.1 Giải pháp cải thiện sở vật chất hệ thống công nghệ thông tin Vấn đề sở vật chất hệ thống công nghệ thông tin công ty quan tâm thay đổi Hiện với số lượng nhân viên lớn, đa phần nhân viên phải tự sử dụng máy tính cá nhân để truy cập vào phần mềm ERP làm việc Cơng ty hỗ trợ máy tính cho phận IT phận tài kế tốn Trong tương lai, cơng ty có phát triển mở rộng nữa, công ty cần đưa giải pháp hỗ trợ chi phí khấu hao máy tính hay thiết bị nhân viên sử dụng vào công việc Điều giúp tạo động lực làm việc lớn cho nhân viên đồng thời thấy chu đáo, quan tâm từ phía ban lãnh đạo tới nhân viên công ty Hiện công ty dùng song song phần mềm thông báo hỗ trợ việc nhận thơng tin kịp thời ERP có cập nhật khách hàng công việc Skype, group facebook nội công ty Nhưng yêu cầu bảo mật cao có phổ biến quy định tham gia group tồn nhân viên cơng ty 3.2.2 Giải pháp đào tạo nguồn nhân lực Con người yếu tố quan trọng, then chốt việc vận hành xử lý thông tin Các điều kiện quy trình xử lý chặt chẽ, phần mềm ERP tối ưu cần xử lý xác nhân viên để đảm bảo thông tin truyền liền mạch không bị gián đoạn Công ty cần xây dựng phương án phổ biến hướng dẫn nhân viên phần mềm ERP, chức thao tác nhân viên sử dụng để đạt hiệu tốt khoá đào tạo nhân viên Bên cạnh cần có biện pháp để nâng cao ý thức làm việc nhân viên Biện pháp đưa đào tạo Trong trình đào tạo, nhân viên học thực kiểm tra quy tắc làm việc công ty xây dựng môi trường làm việc động, nhân viên chủ động tích cực hồn thành cơng việc Xây dựng văn hố cơng ty: Trung thực, tận tâm, chủ động, gắn kết Kiểm tra sai phạm xử phạt nghiêm khắc phát nhân viên nhập ảo liệu lên phần mềm 48 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện phần mềm ERP Phần mềm ERP sử dụng chung với tập đoàn VNP Group hệ thống máy chủ giúp tiết kiệm chi phí thời gian chuyển đổi muốn sử dụng phần mềm ERP khác Tuy nhiên với định hướng phát triển mở rộng, cơng ty cần có biện pháp khắc phục lỗi phần mềm ERP phát sinh tải lượng truy cập, bị lỗi xử lý tải lại trang Cân nhắc tới việc viết hệ thống ERP u cầu phía nhà cung cấp có giải pháp giải vấn đề tồn cần thiết điều kiện bắt buộc để q trình hoạt động cơng ty trơn chu 3.2.4 Giải pháp khác - Tổ chức kiểm tra lọc bỏ rà soát sở liệu phần mềm ERP định kỳ Điều giúp việc quản lý thông tin tốt hơn, loại bỏ thông tin sai không cần thiết làm đầy lưu trữ dễ làm nhân viên bỏ lỡ khách hàng tiềm Cách kiểm tra thông tin định kỳ giúp nhân viên có ý thức việc chăm sóc khách hàng, nhìn nhận lại kết làm việc thân - Ban lãnh đạo tổ chức buổi tập huấn, trao đổi để nhân viên nói lên ý kiến, góp ý việc sử dụng ERP để ban quản lý có nhìn tồn diện hơn, đánh giá xác hiệu hệ thống ERP áp dụng cơng ty KẾT LUẬN CHƯƠNG Nhìn chung hệ thống ERP cơng ty sử dụng vài điểm cần cải thiện, bên cạnh cần tận dụng tối đa nguồn lực điểm mạnh công ty để mang lại hiệu hoạt động tốt Chương đưa số giải pháp cần thiết để cải thiện việc áp dụng hệ thống ERP vào công tác quản trị doanh nghiệp cơng ty, từ xem xét áp dụng để hệ thống ERP trở nên hiệu 49 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Cùng với xu hướng phát triển thời đại, doanh nghiệp có cho hệ thống giúp quản trị doanh nghiệp chặt chẽ tối ưu Hệ thống ERP sử dụng công ty cổ phần Nhanh.vn đánh giá hệ thống tiên phong Việt Nam, tập đoàn Việt Nam xây dựng vận hành Hệ thống phù hợp lĩnh vực kinh doanh công ty, công cụ đắc lực cho ban lãnh đạo việc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, xây dựng chiến lược kế hoạch phát triển Tuy nhiên cần thiết cho thay đổi mới, vượt bậc cơng ty cần có nhìn xa việc tiếp tục áp dụng hay cải tiến chí thay hệ thống ERP Hiện thị trường có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm ERP cho doanh nghiệp Chính vậy, ban lãnh đạo cơng ty cần có tầm nhìn phát triển, mở rộng đổi cơng ty để xây dựng kế hoạch Qua phân tích tình hình tài Tập đồn MOMO đầu tư, nói tài lợi cạnh tranh Nhanh.vn nguồn lực lớn tạo đà cho phát triển lớn mạnh ngày mở rộng công ty Bên cạnh đó, nguồn nhân lực Nhanh.vn – Hà Nội dồi dào, trình độ nhân lực ngày nâng cao theo thời gian, mạnh doanh nghiệp Những nhân công ty năm vừa qua mang tới cho khách hàng nhiều giá trị việc cung cấp phần mềm quản lý bán hàng Họ cần có hệ thống hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng hiệu quả, xác nhanh chóng, đồng thời cần quy trình xử lý thơng tin rõ ràng, cụ thể thuận tiện Cải thiện hệ thống ERP điều cần thiết từ quy trình xử lý tới phần mềm hỗ trợ yếu tố người Để việc áp dụng hệ thống ERP vào hoạt động quản trị, công ty cổ phần Nhanh.vn phải không ngừng nỗ lực từ ban lãnh đạo đến toàn thể nhân viên Những nỗ lực trình dài hạn, xuyên suốt hoạt động kinh doanh công ty Có cơng ty cổ phần Nhanh.vn nâng cao lực quản trị bên doanh nghiệp, tối ưu quy trình giúp nhân viên giảm áp lực có thêm thời gian tìm kiếm tiếp cận khách hàng đồng thời giúp nhà lãnh đạo dễ dàng việc quản lý 50 Qua q trình nghiên cứu, tơi mạnh dạn đề vài giải pháp nhằm hoàn thiện việc áp dụng hệ thống ERP Công ty cổ phần Nhanh.vn Một số hạn chế khoá luận: Do thời gian hạn chế điều kiện có hạn nên phạm vi nghiên cứu hẹp, hệ thống ERP tương đối lớn tiếp cận tơi cịn hạn chế, đặc biệt hiểu biết công việc quản lý cấp lãnh đạo Chuyên đề sâu quy trình hoạt động ERP khai thác liên quan tới ý kiến nhân viên làm việc công ty Tôi xin đưa số kiến nghị Kiến nghị Công ty cần tạo điều kiện môi trường làm việc tốt cho tồn thể Cán cơng nhân viên để họ phát huy cao lực làm việc góp phần vào phồn thịnh công ty Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác nội bộ, kịp thời nhận thiếu sót, sai phạm để sửa chữa Khắc phục điểm yếu phát huy điểm mạnh để nắm bắt hội đối phó với thách thức 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO Alexis Leon (2000), A guide to software configuration management, Computer Science & Business Cục TMĐT CNTT (2015), Báo cáo thương mại điện tử Việt Nam 2015 Công ty cổ phần Nhanh.vn, Báo cáo cấu nhân giai đoạn 2019 – 6/2022 Công ty cổ phần Nhanh.vn, Báo cáo kết kinh doanh giai đoạn 2019 – 6/2022 Lê Thị Quỳnh Liên, Hồ Quốc Dũng, Võ Thị Phương Hà (2020), “So sánh giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tảng điện toán đám mây khuyến nghị cho doanh nghiệp”, Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế, tr.45-51 Nguyễn Thị Thanh Phương (2020), “Nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng đến việc áp dụng ERP tác động tới kế toán quản trị doanh nghiệp: Khảo sát địa bàn thành phố Hà Nội”, Trường Đại học Thương mại, tr.20 Nguyễn Hữu Hoàng Thọ (2012), “Các yếu tố tác động đến triển khai thành công hệ thống hoạch đinh nguồn lực (ERP) Việt Nam: Một áp dụng cải tiến yếu tố mơ hình hệ thống thông tin thành công”, Đại học kinh tế, Đại học Huế, tr.42- 350 Nguyễn Bích Liên (2012), “Xác định kiểm soát nhân tốt ảnh hưởng chất lượng thơng tin kế tốn mơi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) doanh nghiệp Việt Nam”, Đại học kinh tế HCM , tr.15 Trần Thị Kim Oanh (2012), “Xây dựng mơ hình hệ thống thơng tin tích hợp cho doanh nghiệp nhỏ vừa lĩnh vực dịch vụ Việt Nam”, Đại học Kinh tế quốc dân, tr.35-37 10 “Khái niệm phân loại phần mềm ERP”, truy cập ngày 16 tháng năm 2021, từ https://naviworld.com.vn/vi/2021/06/14/khai-niem-phan-loai-phan-mem-erp/ 52