Báo cáo thực tập tổng hợp kế toán tại công ty cổ phần thương mại máy tính s com

Báo cáo thực tập tổng hợp của em bao gồm những phần sau : Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế- kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần thươ

LỜI MỞ ĐẦU

Ngành sản xuất kinh doanh máy tính điện tử chiếm vị trí quan trọngtrong các ngành Công nghiệp, vừa cung cấp ra thị trường những sản phẩmcông nghệ ứng dụng vào thực tiễn đời sống, vừa thúc đẩy các ngành khácphát triển Sự phát triển về các sản phẩm công nghệ như máy tính điện tửđang thay đổi từng ngày trên toàn thế giới Đây cũng là một trong nhữngyếu tố giúp các quốc gia khẳng định được vị trí của mình trên bản đồ côngnghệ toàn cầu Việt Nam cần có nhiều hơn nữa những Doanh nghiệp dámthử thách trong lĩnh vực này Bởi đây là một trong lĩnh vực cần phải mạnhdạn về vốn để thích ứng kịp với sự tiến bộ của Khoa học kỹ thuật đangphát triển như vũ bão

Nhận thức được tầm quan trọng đó, Công ty Cổ phần thương mạimáy tính S-Com tiền thân là Công ty cổ phần thương mại Hòa Đức đãmạnh dạn bước chân vào lĩnh vực sản xuất và lắp ráp các thiết bị máy tínhđiện tử Tròn suốt 10 năm qua, công ty luôn thay đổi dây chuyền lắp ráp

để tăng năng suất lao động đáp ứng kịp nhu cầu thị trường đồng thời liêntục cử cán bộ đi học tập những ứng dụng công nghệ mới nhất để tiến kịpvới sự phát triển Khoa học kỹ thuật Bên cạnh việc lắp ráp các thiết bịmáy tính điện tử, Công ty cổ phần thương mại máy tính S- Com phát triểnlĩnh vực phân phối thương mại linh kiện máy tính, máy đồng bộ và dự áncủa các sở ban ngành trên toàn quốc Công ty cổ phần thương mại máytính S- Com với tuyên ngôn : “Mục tiêu của S- Com là trở thành Doanhnghiệp số 1 Việt Nam về sản xuất và phân phối các sản phẩm Công nghệThông tin - Điện tử - Viễn thông” luôn nỗ lực để đạt được mục tiêu đã đềra

Trong thời gian thực tập ở công ty cổ phần thương mại máy tính Com em đã nắm bắt được cơ bản về hoạt động của toàn Công ty nói

S-chung và của phòng kế toán S- Com nói riêng Đồng thời giúp em ứng

dụng được những kiếm thức đã được học trong thời gian qua

Báo cáo thực tập tổng hợp của em bao gồm những phần sau :

Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế- kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần thương mại máy tính S- Com

Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần thương mại máy tính S- Com

Phần 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần thương mại máy tính S-Com

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ- KĨ THUẬT VÀ

TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN

XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

THƯƠNG MẠI MÁY TÍNH S-COM

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MÁY TÍNH S-COM

Công ty Cổ phần Thương mại Máy tính S-Com được thành lập theoQuyết định số: 0103021285- Phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạchđầu tư – UBND Thành phố Hà nội Cấp ngày 14 tháng 02 năm 1999 Với

số vốn pháp định 15.000.000.000 (Mười lăm tỷ đồng)

Tiền thân là Công ty Cổ phần thương mại Hòa Đức, sau một thờigian hoạt động, công ty đã mở rộng thêm ngành hàng kinh doanh và tăngvốn đầu tư và quyết định thành lập Công ty Cổ phần thương mại máy tínhS-Com để theo kịp tình hình phát triển của thị trường trong và ngoài nước

Tên công ty : Công ty Cổ phần Thương mại Máy tính S-Com

Tên tiếng anh: S-Com Computer Trading joint stock CompanyTên giao dịch: S-COM

Trong suốt thời gian qua Công ty Cổ phần thương mại máy tính Com luôn luôn chú trọng việc xây dựng và phát triển để ngày càng hoànthiện hơn về Uy Tín - Chất lượng

S-Sản phẩm chính: S-Sản xuất và buôn bán các sản phẩm điện tử tinhọc, dịch vụ lắp đặt bảo hành, bảo trì các sản phẩm của công ty kinhdoanh, đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa

Công ty S- Com luôn hoàn thành tốt nghĩa vụ nộp thuế với nhànước cũng như chấp hành đầy đủ các quy định của nhà nước về chế độbảo hiểm, phúc lợi đối với cán bộ nhân viên trong công ty

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT- KINH DOANH CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MÁY TÍNH S-COM

1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Sản xuất và cung cấp các loại hàng hoá, dịch vụ chủ yếu mà doanh

nghiệp đang kinh doanh là cung cấp các sản phẩm hàng hoá liên quan vềthiết bị máy tính, máy văn phòng, hệ thống mạng, dịch vụ bảo trì, bảodưỡng, lắp đặt sửa chữa thiết bị tin học, văn phòng

Công ty Cổ phần thương mại máy tính S- Com đang phát triển ngày

càng mạnh mẽ vì công ty đã tìm ra cho mình một chỗ đứng trên thị trườngmang tính ổn định điều đó thông qua công ty đã có đối tác trên hầu khắpcác tỉnh thành của cả nước Công ty Cổ phần thương mại máy tính S-Com làm hài hòng người tiêu dùng với chất lượng sản phẩm tốt, giá cảphải chăng Hoạt động kinh doanh của Công ty được chia thành các khuvực đó là: khu vực Hà Nội và các tỉnh phía bắc, khu vực miền Trung vàkhu vực miền Nam Ngoài ra hoạt động kinh doanh còn được phân chiatheo đối tượng khách hàng, theo tiêu chí trên Công ty phân chia đối tượngkhách hàng thành các kênh phân phối doanh nghiệp vừa và nhỏ và đốitượng khách hàng là cá nhân và hộ gia đình

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty

Sản phẩm của S- Com rất đa dạng và phong phú, từ những sảnphẩm mang tính đại chúng như các nhãn hiệu máy tính Desktop như: máytính Olympia, e-Gate, ERA, đến các sản phẩm đẳng cấp cao và chuyênnghiệp như S -COM Powercom, Xmedia, S-COM Sputnik, S -COMSolomon, Game Station Bên cạnh đó S-COM còn đang có những dự ánnhư hỗ trợ sinh viên các trường Đại Học và Cao Đẳng, Trung học chuyênnghiệp có thể mua các sản phẩm Laptop Sputnik với giá rẻ và trả góp

1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SXKD CỦA CÔNG TY

Theo yêu cầu về quản lý và kinh doanh của Công ty, việc quản lý và triểnkhai các công việc được chia thành các phòng ban Trong Công ty hiện cótổng cộng là 15 phòng, ban khác nhau Có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 Tổ chức bộ máy quản lý

Ban QA Phòng mua hàng

Phòng R&D

Từng phòng ban có chức năng nhiệm vụ như sau:

Năm trung tâm kinh doanh cùng có chức năng và nhiệm vụ như sau:

Chức năng : Kinh doanh các sản phẩm và dịch vụ theo phạm vi

được giao; tạo ra hiệu quả kinh tế trên nguồn lực (vốn và nguồn lực khác)

Nhiệm vụ: Hoàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu của công

ty khoán cho cá nhân, nhóm và Trung tâm Sử dụng hiệu quả nguồn vốnđược phân bổ cho các nhu cầu của kinh doanh Xây dựng hệ thống kháchhàng và tuyển chọn khách hàng phù hợp với mảng thị trường phụ trách.Xây dựng chính sách bán hàng và dịch vụ cho hệ thống khách hàng củamình nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu kinh doanh Tổ chức thực hiệnhiệu quả các chính sách đã đặt ra, đồng thời kết hợp nhịp nhàng với các

bộ phận kinh doanh khác để tránh xảy ra các cạnh tranh tiêu cực ảnhhưởng tới lợi ích chung của Công ty Theo dõi phân tích, đánh giá cácđộng thái của thị trường, đối thủ cạnh tranh, đối tác để có các ý kiến,quyết sách có lợi cho công tyọng mạng lưới nhà cung cấp để tăng khảnăng cạnh tranh về giá

*Phòng mua hàng

Chức năng: Nhập hàng hóa vật tư thiết bị phục vụ nhu cầu sản

xuất – kinh doanh của công ty Đảm bảo chất lượng vật tư thiết bị Đàmphán với các nhà cung cấp về điều kiện dịch vụ, bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật.Đảm bảo tiến độ cấp hàng cho sản xuất- kinh doanh Tìm kiếm, mở rộngmạng lưới nhà cung cấp để tăng khả năng cạnh tranh về giá và các chínhsách hỗ trợ từ các nhà cung cấp

Nhiệm vụ: Thiết lập chính sách lựa chọn đối tác cung cấp đảm bảo

cung ứng nhu cầu kinh doanh và phù hợp với tiêu chí chất lượng của côngty.Chủ động xây dựng chiến lược quan hệ và đàm phán hiệu quả với cácnhà cung cấp hàng hóa đầu vào , đặc biệt là các nhà cung cấp chủ chốtnhằm đảm bảo nguồn cung cấp hàng hóa đầu vào, chất lượng và dịch vụ

(tài chính, kỹ thuật, sửa chữa…) tốt, tin cậy, giá cả cạnh tranh Định kỳ ràsoát để bổ sung các nhà cung cấp tiềm năng, tạo ra ngày càng nhiều nguồncung cạnh tranh, đem lại lợi thế đàm phán khi mua hàng Kết hợp với các

bộ phận kế hoạch (sản phẩm, tiếp thị và truyền thông…) trong lựa chọn sảphẩm theo chỉ tiêu : “chất lượng – công nghệ - giá cả” để xây dựng lộtrình sản phẩm có sức cạnh tranh cao và kịp thời đưa ra thị trường nhanhhơn các đối thủ chính và trực tiếp Cập nhật kịp thời các diễn biến cũngnhư dự báo các nguồn cung cấp thông tin thị trường, chủ trì công tác tưvấn các phương án mua hàng tối ưu để các bộ phận tiếp thị và kinh doanhđiều chỉnh kế hoạch bán hàng và đăng ký mua hàng phù hợp Tập hợp cácđơn hàng từ bộ phận kinh doanh, đàm phán giá cả với các nguồn cungcấp

*Phòng R&D

Chức năng: Nghiên cứu, phát triển các sản phẩm Công nghệ

thông tin & Viễn thông có nhiều giá trị gia tăng (giá trị gia tăng của Com với tiềm năng lớn về doanh số và lợi nhuận

S-Nhiệm vụ : Hiểu rõ sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh chủ chốt

(điểm mạnh/ yếu về phần cứng, phần mềm, dịch vụ của đối thủ chính ).Nắm bắt động thái của đối thủ và xu thế phát triển công nghệ cũng nhưcác nhu cầu thị trường Giới thiệu các sản phẩm mẫu, … Đến kinh doanh

và khách hàng tiềm năng (Đại lý và người sử dụng)  Ghi nhận các phảnhồi và liên tục tiến hành cải tiến Đúc kết đưa ra lộ trình sản phẩm của S-Com Xây dựng các văn bản quy chuẩn, tiêu chí kỹ thuật, phê duyệt linhkiện và sản phẩm trước khi đưa vào sản xuất; Đào tạo về sản phẩm vàcông nghệ cho các bộ phận liên quan; Thực hiện các công việc tư vấn; Kếthợp với các trung tâm kinh doanh để hoàn thành chỉ tiêu doanh số với cácdòng sản phẩm máy tính S- Com; Cải tiến mẫu mã và chất lượng các sảnphẩm máy tính hiện có

* Ban QA

Chức năng : Xây dựng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng tại

Công ty

Nhiệm vụ : Xây dựng biên soạn, sửa đổi và ban hành các tài liệu

của hệ thống quản lý chất lượng phục vụ cho công việc chuyên môn củacác bộ phận chuyên môn trong công ty Phối hợp với các Trưởng bộ phậngiám sát hoạt động quản lý chất lượng sản phẩm – dịch vụ theo đúng yêucầu của hệ thống Lập kế hoạch và chỉ đạo việc đánh giá chất lượng nội

bộ theo định kỳ để kịp thời phát hiện và xử lý cá điểm không phù hợp.Định kỳ tổ chức cuộc họp xem xét của lãnh đạo về tình hình hoạt độngcủa Hệ thống quản lý chất lượng Định kỳ báo cáo tới lãnh đạo Công ty

về tình trạng hoạt động của hệ thống đồng thời đề ra các biện pháp cảitiến và thường xuyên nâng cao hiệu quả của hệ thống Cùng với lãnh đạoCông ty và đội ngũ quản lý, các bộ phận định kỳ hàng năm rà soát chínhsách và mục tiêu chất lượng Kết hợp với Trưởng bộ phận soạn thảo vàban hành Bản mô tả công việc cho các bộ phận Chủ động liên hệ với các

tổ chức tư vấn và đánh giá chứng nhận để tiến hành hoạt động đánh giágiám sát hàng năm nhằm duy trì chất lượng của chứng nhận Đề xuất cácbiện pháp cải tiến các hoạt động của hệ thống Tham khảo các mô hìnhQuản lý chất lượng hiện đại trên thế giới để đưa vào áp dụng tại Công ty

* Phòng Thương hiệu và tiếp thị

Chức năng: Định vị thương hiệu: xây dựng hình ảnh tốt đẹp, tích

cực về công ty và các sản phẩm, dịch vụ của công ty theo định hướnghình thành các giá trị cốt yếu (bền vững và nhất quán) trong tâm trí củakhách hàng nói riêng và với xã hội nói chung Xây dựng kế hoạch tuyêntruyền và tổ chức thực thi tốt để không ngừng củng cố và nâng cao các giátrị này Tiếp thị: xây dựng chiến lược tiếp thị phù hợp với định vị thương

hiệu, và tổ chức thực thi hiệu quả, tạo cơ sở vững chắc cho kinh doanh đạtcác mục tiêu của công ty

Nhiệm vụ: Thương hiệu: Đăng ký và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ

đối với thương hiệu của công ty và các sản phẩm dịch vụ của công ty.Xây dựng và hoàn thiện Hồ sơ quản trị thương hiệu công ty và các sảnphẩm, dịch vụ của công ty Phổ biến hồ sơ tới các bộ phận nội bộ và đốitác liên quan, giám sát và cưỡng chế việc sử dụng thương hiệu tuân thủđúng quy định Xây dựng kế hoạch tuyên truyền hàng năm cho thươnghiệu của công ty và các sản phẩm, dịch vụ của công ty Chủ trì xử lýkhủng hoảng liên quan tới công ty trong mảng truyền thông Xây dựng vàquản lý hệ thống đối tác truyền thông phục vụ công tác tuyên truyền vàphản tuyên truyền

Tiếp thị: Củng cố và không ngừng phát triển hệ thống bán hàng chocác sản phẩm và dịch vụ của công ty Quản lý toàn bộ hệ thống đại lý bánhàng của công ty trên phương diện đánh giá tiềm năng kinh doanh, thảoluận bàn bạc và phối hợp triển khai các chương trình tiếp thị Nghiên cứuthị trường, đối thủ và khách hàng để xây dựng kế hoạch tiếp thị phù hợp,xây dựng ngân sách tiếp thị và đàm phán nguồn tài trợ quỹ tiếp thị từ cácđối tác (trong và ngoài nước, bao gồm nhưng không giới hạn các Nhàcung cấp sản phẩm dich vụ, các cơ quan truyền thông, các đại lý,….) chohàng năm và cho từng chiến dịch tiếp thị cụ thể Tiên phong trong nghiêncứu nhu cầu thị trường với các sản phẩm, dịch vụ mới của công ty Chủđộng tiến hành các thử nghiệm về tiếp thị và bán hàng diện hẹp để đánhgiá tiềm năng thị trường Xây dựng và quản lý hệ thống.đối tác và nhàcung cấp các sản phẩm, dịch vụ liên quan tới công tác tiếp thị Sử dụnghiệu quả ngân sách tiếp thị, liên tục tung ra các chiến dịch tiếp thị, baogồm nhưng không giới hạn các nội dung quyết định chính sách giá, chínhsách khuyến mại và khuyến mãi, các chương trình truyền thông và quảng

cáo Tổ chức, phân công nhiệm vụ trong nội bộ công ty và giám sát thựchiện, điều chinh kịp thời (nếu cần) các chiến dịch này giúp kinh doanhbán hàng thuận lợi và đạt hiệu quả cao.

* Nhóm Logistic

Chức năng: Hỗ trợ cho các trung tâm kinh doanh trong việc thực

hiện các tài liệu hồ sơ liên quan đến các hoạt động kinh doanh

Nhiệm vụ chung: Thực hiện hoàn tất các hồ sơ thầu Liên hệ trực

tiếp với các trung tâm kinh doanh để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng.Nhận và gửi các đơn đặt hàng, theo dõi tiến độ giao hàng, làm các thủ tụcliên quan Hỗ trợ việc hoàn tất quy trình xuất hóa đơn tài chính giữa trungtâm kinh doanh và Phòng kế toán

* Phòng Hành chính nhân sự

Chức năng: Hoàn thiện và ổn định việc xây dựng mô hình tổ chức của Công ty Chuẩn hoá công tác tuyển dụng, đào tạo Định kỳ thực hiện công tác đào tạo, thi tay nghề cho các vị trí chuyên môn Đánh giá và sàng lọc để loại bỏ các nhân viên yếu kém Đánh giá kết quả thực hiện KPI bộ phận, cá nhân Thực hiện đầy đủ các chế độ cho người lao động Góp

phần xây dựng “ văn hoá S- Com” bằng việc chỉnh đốn và quy chuẩn tácphong của cán bộ- nhân viên

Nhiệm vụ: Hoàn thiện và ổn định mô hình tổ chức Công ty Chuẩn

hoá công tác tuyển dụng và đào tạo ban đầu nhân viên mới Công tác đàotạo và thi tay nghề Thực hiện các chế độ cho người lao động Thực hiệncông tác đánh giá và sàng lọc nhân viên Góp phần xây dựng “ văn hoáS- Com ”

* Phòng chăm sóc Khách hàng

Chức năng: Thực hiện hoạt động bảo hành các thiết bị của Công

ty bán ra đảm bảo chất lượng tốt, hoạt động ổn định và thời gian sửa

chữa nằm trong hạn mức đã cam kết của Công ty Thực hiện các hoạtđộng tư vấn, hỗ trợ, triển khai các gói dịch vụ chăm sóc khách hàng

Nhiệm vụ: Chủ động về dự trữ số lượng hợp lý các linh kiện, thiết

bị thay thế đảm bảo có hàng kịp thời thay thế, hoàn trả hàng bảo hành chokhách một cách nhanh nhất Thực hiện nghiêm ngặt và nhanh nhất có thểcác cam kết bảo hành của Công ty đối với các sản phẩm chiến lược (nhưsản phẩm S- Com hiện tại) và các sản phẩm trọng điểm của Công ty.Trong đó ưu tiên số 1 là tập trung mọi nguồn lực giải quyết mọi nhu cầubảo hành đối với các sản phẩm S- Com, coi đây là tiêu chí hoạt động số 1của nhiệm vụ bảo hành Bảo hành theo tiến độ và chi phí hợp lý, đảm bảoluân chuyển các hàng hoá này tốt nhất Thống kê từng loại lỗi hay xảy racủa từng loại thiết bị (trước hết ưu tiên các sản phẩm chiến lược và cácsản phẩm trọng điểm của Công ty):

o Hệ thống nghiên cứu thử nghiệm và sản xuất của Công ty đểcùng phòng ngừa và tìm biện pháp giải quyết

o Chuẩn hoá các modul công việc theo từng Brand name sảnphẩm của các sản phẩm chiến lược (bắt buộc) và sản phẩm trọng điểm(theo yêu cầu của kinh doanh) của Công ty

+ Xây dựng hệ thống bảo hành ủy quyền trên toàn quốc:

o điều hành hoạt động Hệ thống bảo hành toàn quốc với cácTTBH uỷ quyền tại nhiều địa phương trong cả nước

o Cung cấp hàng dự trữ bảo hành và quản lý việc sử dụng các vật

tư này của TTBH uỷ quyền của Công ty

o Căn cứ các nguồn thông tin tổng hợp (số liệu thống kê, khuyếncáo của Nhà cung cấp, phản hồi của khách hàng…) để dự trữ đủ vật tưbảo hành, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của cả hệ thống bảo hành toàn quốctheo đúng cam kết bảo hành của Công ty

o Tổ chức huấn luyện định kỳ cho kỹ thuật viên của các Trungtâm bán hàng uỷ quyền bảo đảm chất lượng dịch vụ tại các địa phương

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện, cung ứng tất cả các dịch vụ liênquan đến việc chăm sóc các đối tượng khách hàng (đại lý, khách hàngSMB và người tiêu dùng cuối) trước – trong & sau bán hàng

*Xưởng sản xuất

Chức năng: Thực hiện sản xuất các dòng máy tính mang thương

hiệu S- Com Gia công máy tính thương hiệu khác nếu có

Nhiệm vụ: Sản xuất máy tính theo nhu cầu đặt hàng của các trung

tâm kinh doanh Sản xuất theo yêu cầu của các bộ phận khác, nhằm phục

vụ công việc của công ty Đảm bảo thời gian, chất lượng sản phẩm Đảmbảo an toàn về người và tài sản trong quá trình sản xuất Thực hiện nhữngcông việc liên quan của quá trình sản xuất máy tính Khôi phục hàng nhậplại, bổ sung thiết bị thiếu, sai hỏng Kết hợp chặt chẽ với các phòng ban.Đáp ứng tốt nhất nhu cầu kinh doanh của công ty Thực hiện nghiêm ngặtcác quy trình sản xuất Nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy định củacông ty

*Phòng kỹ thuật: Lập kế hoạch kiểm tra thử nghiệm cho các nhân

viên trong nhóm Chỉnh sửa, sửa chữa các quy trình, hướng dẫn kiểm trathử nghiệm Nghiên cứu, thử nghiệm các sản phẩm thuộc về lĩnh vực Tin

học, phần mềm, hệ điều hành Chỉnh sửa, sửa chữa các quy trình, hướngdẫn kiểm tra của Nhóm Đảm bảo chất lượng và Xưởng sản xuất Làm cáccông việc thuộc nhóm Kiểm tra linh kiện Đảm bảo tỷ lệ lỗi hệ thống củacác lô hàng đã được kiểm soát tại Nhà cung cấp Nghiên cứu, kiểm tramạch điện tử của các lô hàng ( Mainboard, ODD ) nhập kho ZK10 Làmcác công việc kiểm tra sản phẩm thuộc nhóm Kiểm tra linh kiện ( Mànhình, nguồn, Keyboard, Mouse )…

* Phòng kho vận

Chức năng: Phòng Kho vận có chức năng vận chuyển, giao nhận,

bảo quản vật tư, hàng hóa của Công ty

Nhiệm vụ: Bảo quản tốt, an toàn các kho hàng được giao quản lý.

Nhập xuất hàng hoá theo đúng các quy định của Công ty, đảm bảo khôngnhầm lẫn vật tư về số lượng, chủng loại, thời hạn tem phiếu bảo hành dẫnđến các thiệt hại không đáng có do thủ tục nhập xuất; Bố trí và điều phốiphương tiện, nhân lực đảm bảo cho việc giao nhận hàng hoá kịp thời, tuânthủ theo các quy định về giao nhận hàng hoá của Công ty; Thu tiền chocác phiếu bán hàng tiền ngay của Công ty và nộp lại theo đúng quy địnhcủa kế toán; Hỗ trợ các bộ phận khác của Công ty có nhu cầu về vậnchuyển hàng hoá số lượng lớn

*Ban tài chính ( phó tổng giám đốc tài chính) và phòng kế toán

Chỉ đạo sự phát triển và thực hiện các kế hoạch tài chính và kếtoán Theo dõi ngân sách, thu chi, thuế đảm bảo việc thực hiện các báocáo tài chính và thống kê đúng hạn Đưa ra các phân tích tài chính và đềxuất ý kiến với ban lãnh đạo Quản lý các hoạt động kế toán và việc chuẩn

bị các báo cáo và kết quả tài chính với các số liệu thống kê được trình bàychi tiết Thiết lập và duy trình các hoạt động kế toán nhằm đảm bảo các sốliệu cần thiết cho các hoạt động kinh doanh phải luôn chính xác và đáng

tin cậy Có thể chuyên về một hay một vài lĩnh vực kế toán như thu, chi,lương, ngân sách, v.v

1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY

CP TM MÁY TÍNH S-COM

Để có cái nhìn toàn diện và tổng thể về công ty cổ phần thương mại máytính S- Com có thể xem những con số mà công ty đã đạt được trongnhững năm gần đây:

Bảng 1.1 : Một số chỉ tiêu kinh doanh

PHẦN 2

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG

KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI

MÁY TÍNH S– COM

2.1 BỘ MÁY TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG KẾ TOÁN

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

- Kế toán trưởng ; là người đứng đầu bộ máy kế toán của công ty,

chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kếtoán thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế tàichính của công ty Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc

và chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước về công tác tài chính- kếtoán – thống kê của công ty Giúp việc cho kế toán trưởng có phó phòng

kế toán đồng thời là kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp

Kế toán

NVL

Kế toán TSCĐ +

Kế toán quản trị

Kế toán thanh toán

Kế toán thuế

Kế toán bảo hành

Kế toán công nợ

Kế toán ngân hàng

- Kế toán tổng hợp : Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội

bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụphát sinh Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp.Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khác,thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phòng công ty, lập quyết toán vănphòng công ty Lập báo cáo tài chính theo từng quí, 6 tháng, năm và cácbáo cáo giải trình chi tiết Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kếtoán Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu cung cấp sốliệu cho Ban giám đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu Giảitrình số liệu và cung cấp hồ sơ cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh trakiểm tra theo yêu cầu của phụ trách phòng kế toán

- Kế toán tiền mặt, TGNH: đồng thời theo dõi các khoản vay

ngắn- trung- dài hạn mà công ty vay ngân hàng và các tổ chức khác, cáckhoản phải nộp cấp trên (Tổng công ty) Công việc cụ thể đó là kiểm tracác chứng từ gốc có liên quan đến các khoản phải thu, chi tiền mặt,TGNH sau đó lập các phiếu thu, chi tiền mặt và các chứng từ về thu chiqua ngân hàng Kết hợp với kế toán công nợ, thủ quỹ xác định các khoảncông nợ phải trả cho khách hàng, ngân hàng, phải nộp nhà nước (thuế),tổng công ty, lương… để báo cáo Tổng giám đốc, kế toán trưởng có kếhoạch cân đối chi trả Mở các sổ sách theo dõi, lập nhật ký bảng kê và báocáo liên quan theo định kỳ đúng chế độ quy định

- Thủ quỹ: thực hiện các công việc về quản lý quỹ tiền mặt cụ thể

là: giao dịch, nhận và kiểm tiền, các giấy tờ có giá trị (như tiền, công trái,

kỳ phiếu) từ ngân hàng hoặc các nguồn thu khác nhau cho vào két quản lý

và lưu giữ tiền mặt đảm bảo an toàn, đúng quy định Thực hiện thu, chitiền mặt theo đúng chế độ chính sách của nhà nước và ghi chép sổ sáchchi tiêu, thường xuyên đối chiếu với kế toán tiền mặt về số tổng quỹ theo

sổ sách và thực tế tại quỹ, lập báo cáo về quỹ tiền mặt theo quy định

- Kế toán công nợ: bao gồm kế toán phải thu, phải trả của công ty

với các đối tượng trong và ngoài công ty Kế toán “ phải thu của kháchhàng” với nhiệm vụ cụ thể theo yêu cầu quản lý: Lập hóa đơn bán hàng,

mở sổ sách theo quy định để theo dõi kế toán doanh thu chi tiết cho từngchủng loại sản phẩm, từng đối tượng khách hàng Mở sổ sách theo dõi,ghi chép các khoản nợ phải thu của khách hàng chi tiết cho từng đối tượngkhách hàng, tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu đó và thườngxuyên đối chiếu xác định công nợ với các đối tượng khách hàng vàthường xuyên báo cáo giám đốc, kế toán trưởng về các khoản công nợphải thu để có kế hoạch thu hồi vốn Lập các bảng kê, nhật ký và các báocáo liên quan theo định kỳ và đúng chế độ quy định Kế toán “phải trả chongười bán”, có nhiệm vụ mở sổ sách chi tiết theo dõi cho từng đối tượngkhách hàng, thường xuyên đối chiếu so sánh công nợ với các đối tượngkhách hàng, báo cáo giám đốc, kế toán trưởng về các khoản công nợ phảithu để có kế hoạch trả nợ Lập bảng kê, nhật ký và các báo cáo liên quantheo định kỳ và đúng chế độ quy định

- Kế toán Thuế: Trực tiếp làm việc cơ quan Thuế khi có phát sinh.

Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra củatừng cơ sở Kiểm tra đối chiếu bảng kê khai hồ sơ xuất nhập khẩu.Hằngtháng lập báo cáo tổng hơp thuế GTGT đầu ra của toàn công ty, phân loạitheo thuế suất Hằng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào củatoàn Công ty theo tỷ lệ phân bổ đầu ra được khấu trừ Theo dõi báo cáotình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hoàn thuế của Công ty.Cùng phối hợp với kế toán tông hợp đối chiếu số liệu báo cáo thuế của cơ

sở giữa báo cáo với quyêt toán Lập hố sơ ưu đãi đối với dự án đầu tưmới, đăng ký đơn vị phát sinh mới hoăc điều chỉnh giảm khi có phát sinh.Lập ố sơ hoàn thuế khi có phát sinh Lập báo cáo tông hợp Thuế theo định

kỳ hoặc đột xuất (nhóm Thuế suất, đơn vị cơ sở) Kiểm tra hóa đơn đầu

vào Hàng tháng đóng chứng từ báo cáo thuế của cơ sở, toàn công ty.Kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thuế để báo cáo cục thuế Lậpbảng kê danh sach lưu trữ , bảo quản hóa đơn thuế GTGT, vận chuyển nội

bộ theo thời gian, thứ tự số quyển không để thất thoát hư hỏng Kiểm trađối chiếu biên bản trả, nhận hàng để điều chỉnh doanh thu báo cáo thuếkịp thời khi có phát sinh Cập nhật kịp thời các thông tin về Luật thuế,soạn thông báo các nghiệp vụ quy định của Luật thuế có kiên quan đếnhoạt đọng sản xuất kinh doanh của Công ty để cơ sở biết thực hiện Lập

kế hoạch Thuế GTGT, thu nhập doanh nghiệp, nộp ngân sách… theo dõitình hình giao nhận hóa đơn các đơn vị cơ sở

- Kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi và quản lý TSCĐ của công

ty, nắm bắt kịp thời những thông tin và chế độ chi phí khấu hao và sửachữa TSCĐ, thanh lý theo đúng chế độ Lập báo cáo theo đúng quy định

về việc trích khấu hao, tăng giảm và đầu tư TSCĐ Theo dõi công tác sửachữa TSCĐ

- Kế toán Nguyên vật liệu : theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho

vật liệu về số lượng và giá trị của toàn bộ kho vật tư trong công ty Mở sổsách theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình biến động vật liệu và phân bổ chiphí sản xuất

- Kế toán bán hàng: làm phiếu xuất bán cho khách hàng đảm bảo

đúng chính sách bán hàng của Công ty Theo dõi nhập xuất tồn gửi báocáo cho các trung tâm kinh doanh và các phòng ban có liên quan

- Kế toán quản trị: theo dõi và thẩm định các phương án kinh

doanh, mua hàng Kiểm tra các chính sách bán hàng Lập các báo cáoquản trị hàng tháng hàng quý, và bất cứ lúc nào theo yêu cầu của Bangiám đốc và trưởng phòng kế toán

- Kế toán bảo hành: theo dõi nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa cờ

bảo hành hoặc sửa chữa Thường xuyên đối chiếu với kế toán nguyên vậtliệu và kế toán bán hàng

2.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG TOÁN TẠI CÔNG TY

2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Về hệ thống chứng từ sử dụng trong Công ty, hiện nay Công ty đãđăng kí sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ Tài chính ban hành Hệ thốngchứng từ sử dụng trong Công ty bao gồm:

Về phần hành tiền gửi ngân hàng :

+ Uỷ nhiệm thu

+ Uỷ nhiệm chi

+ giấy đề nghị rút tiền ( séc)

+ giấy đề nghị chuyển tiền

Về phần hành hàng tồn kho :

+ Phiếu nhập mua hàng hoá

+ Phiếu xuất kho sản xuất

+ Phiếu nhập kho thành phẩm

+ Hoá đơn bán hàng

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư

+ Phiếu xuất điều chuyển kho

+ Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại

+ Phiếu xuất trả lại Nhà cung cấp

+ Phiếu phân bổ chi phí mua hàng

Về phần hành tiền lương

+ Bảng chấm công

+ Bảng thanh toán lương

+ Bảng thanh toán BHXH, BHYT

Tóm lại, Công ty đã thực hiện đúng chế độ kế toán do Bộ tài chínhban hành về chứng từ Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịpthời và đúng với tình hình thực tế phát sinh

Một số mẫu chứng từ công ty sử dụng:

Mẫu biểu 2.1 Phiếu yêu cầu xuất hàng

Công ty CP TM Máy tính S- Com CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số 8 Ngõ 93 Phố Vương Thừa Vũ- Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Quận Thanh Xuân - Hà Nội.

PHIẾU YÊU CẦU XUẤT HÀNG

Hà nội, ngày 28 tháng 12 năm 2011

Họ và tên người mua hàng:

Đơn vị:

Địa chỉ:

1 Máy tính xách tay HPec

Xuất phát từ loại hình Công ty, đặc điểm tổ chức sản xuất kinhdoanh, trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính của Công ty, Công ty

sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp ngoài quốcdoanh được ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) Ngoài ra để đáp ứng yêu cầuquản lý và thực hiện công tác hạch toán, Công ty còn mở thêm các Tàikhoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 thậm chí là cấp 5 để có thể theo dõi chi tiếtdoanh thu, giá vốn hàng bán, hàng bán bị trả lại cũng như là lợi nhuậncủa các chủng loại máy tính và linh kiện Ngoài ra là các các tài khoản

về chi phí cũng được chi tiết thành các tài khoản cấp 2, 3 để tiện choviệc quản lý

2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

Hiện nay, toàn bộ công việc kế toán tại Công ty cũng như tại bên bộphận kế toán nhà máy và kế toán bên trung tâm bảo hành đều được thựchiện trên máy tính thông qua phần mềm ASIA SOFT Theo phần mềmnày, Công ty đã chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán là hình thức Nhật

kí chung

Sổ nhật ký chung từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép cácnghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian Bên cạnh đó thực hiện việcphản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụviệc ghi Sổ Cái Số liệu ghi trên sổ Nhật kí chung được dùng làm căn cứ

để ghi vào sổ Cái

Sau khi các chứng từ gốc được cập nhật vào máy tính, phần mềmcho phép in ra tất cả các bảng biểu của hình thức ghi sổ Nhật kí chungtheo đúng mẫu và chế độ do Bộ tài chính ban hành

Các loại sổ dùng trong hình thức Nhật kí chung bao gồm:

1 Sổ nhật kí thu tiền

2 Sổ nhật kí chi tiền

3 Sổ nhật kí bán hàng

4 Sổ nhật kí mua hàng

5 Sổ cái của một tài khoản

6 Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản

Sơ đồ luân chuyển các loại sổ trong hình thức sổ Nhật kí chung

Mẫu biểu 2.2 Sổ cái tài khoản 632

Đơn vị : Công ty CP TM Máy tính S- Com

Địa chỉ : Số 8 Ngõ 93 Phố Vương Thừa Vũ

- Quận Thanh Xuân - Hà Nội.

Mấu số: S03b – DN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ –

BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài

Số tiền

Số

hiệu

Ngày, tháng Trang sổ

STT

Số dư đầu kỳ SPS trong kỳ

6.607.347.042 6.607.347.042

Số dư cuối kỳ Cộng lũy kế từ đầu năm

Sơ đồ 2.2 Trình từ hạch toán theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kì Quan hệ đối chiếu

CHỨNG TỪ GỐC

chi tiết

chi tiết

Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo tài chính

2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống Báo cáo tài chính tại Công ty được lập và sử dụng theo

QĐ 15, của Bộ Tài chính bao gồm:

* Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (gồm 3 phần)(mẫu số B02 – DN)

* Bảng cân đối kế toán (mẫu B01 – DN)

* Bảng thuyết minh báo cáo tài chính (mấu B09 –DN)

* Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo thuế gồm:

* Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào (mẫu số01-2/GTTT)

* Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (mẫu số 1/GTTT)

01-* Tờ khai thuế giá trị gia tăng (mẫu số 01/GTGT)

Nói chung hiện nay Công ty cổ phần thương mại máy tính S- Comđang áp dụng các quyết định và quy định thông tư liên tịch mới nhất của

Bộ Tài Chính vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp

+ Phiếu thu theo quỹ tập trung.

+ Biên lai thu nếu là nghiệp vụ thu quỹ trung gian trước khi nộpvào quỹ tập trung

+ Trách nhiệm lập phiếu thu: Kế toán tiền mặt lập thành 3 liênLiên 1: lưu tại quyển phiếu thu

Liên 2 và 3: chuyển cho người nộp tiền một bản và kế toán thanhtoán giữ một bản

+ Sổ nhật ký thu tiền, chi tiền mặt

+ Sổ cái tài khoản 111