ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SễNG HỒNG
Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông Hồng
Với những ngành nghề khác nhau việc sử dụng các loại NVL cũng khác nhau Do đặc điểm riêng biệt của ngành nghề xây dựng Khi tiến hành thi công các công trình khác nhau theo yêu cầu của thị trường công ty phải sử dụng một lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều loại khác nhau Mỗi loại vật liệu có vai trò, tính năng lý hoỏ riờng Cỏc loại nguyên vật liệu công ty thường sử dụng như: xi măng, sắt, thộp, cỏt, sỏi…Đú là những NVL sẵn có và dễ mua và đó chủ yếu là mua ngoài Các NVL của công ty cần chú trọng trong quá trình lưu kho, bảo quản vì việc tiến hành xây lắp thường diễn ra ngoài trời và chịu nhiều tác động điều kiện thiên nhiên Những NVL đó dễ bị oxy hóa, dễ bị ẩm ướt, khi bị oxy hóa hoặc ẩm ướt thỡ khụng sử dụng được,hoặc nếu sử dụng được thỡ nú sẽ gõy ảnh hưởng xấu đến chất lượng của công trình Mặt khác NVL sử dụng ở công ty có đặc thù là cồng kềnh, khối lượng lớn, nên gặp khó khăn trong việc vận chuyển, cũng như bảo quản.VD như xi măng, sắt thộp… Địa điểm thi công sản phẩm xây lắp thường phụ thuộc vị trí địa lí của từng địa phương do đó các NVL phải di chuyển theo từng địa điểm.Trước khi thực hiện một gói thầu thông thường công ty phải tiến hành lập dự toán dựa vào giá gói thầu đã nhận Nờn khi hoàn thành một công trình số tồn kho vật liệu thường rất ít và sẽ được chuyển sang cho công trình khác hoặc bán đi.
Nguyên vật liệu xõy dựng có nhiều chủng loại và thường xuyên biến động nên cần thiết phải tiến hành phân loại Nguyên vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý nguyờn vật liệu Căn cứ vào vai trò và tác dụng của Nguyên vật liệu trong sản xuất, vật liệu được chia làm các loại sau:
- Nguyờn vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm như :xi măng, sắt, thép, gạch, ngúi, vụi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: Gạch Granite, gạch 2 lỗ, gạch Đặc, gạch lát nền, gạch ốp tường…, xi măng trắng, xi măng PC30, xi măng PC40, thép hỡnh,thộp tấm, thép phi 10-12… , thép phi 6+ phi 8…
- Vật liệu phụ: Là những nguyờn vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất được sử dụng kết hợp với nguyờn vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng,chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý như: Đinh, Dây buộc, que hàn….
- Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu…Nhiờn liệu trong các doanh nghiệp thực chất là loại vật liệu phụ ,tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riờng vỡ việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dõn,nhiờn liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường.
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị nhưmáy cẩu, máy trộn bê tông ….
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các Nguyên vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch sắt )
- Vật liệu khác: Bao gồm các vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc trưng.
Với cách phân loại trên sẽ giúp nhà quản lí nắm bắt được nội dung, công dụng của từng loại NVL trên cơ sở đó sử dụng, bảo quản phù hợp với đặc điểm của chúng Xét về phương diện kế toán cách phân loại này sẽ đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL
* Trích bảng danh điểm vật liệu sử dụng tại Công ty.( bảng 1.1)
Bảng số 1.1:Bảng danh điểm vật tư
TT Tên NVL Đơn vị Đơn giá
1 Xi măng hoàng thạch Kg 990
6 Thép phi 20 đến phi 22 Kg 12.750
18 Gạch men sứ 20*20cm Viên 4.100
19 Gạch thông gió 20*20cm Viên 2.950
20 Gạch xi măng tự chèn dầy 5,5cm M2 75.200
21 Bột tạ chống thấm bao 154.700
22 Than xỉ bột chạy đường chạy M3 67.150
28 Tay vịn cầu thang INox md 150.000
30 Đèn trang trí nổi Bộ 145.520
31 Đèn ống 1,2m và phụ kiện Bộ 68.000
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng
Khi có phát sinh nhu cầu về NVL của các đội công trình trong quá trình thi công và thủ kho báo thiếu NVL xuất dùng yêu cầu cần nhập mua mới hoặc kế toán đối chiếu lượng hàng tồn kho thấy thấp hơn lượng hàng tồn kho tối thiểu theo kế hoạch của công ty và yêu cầu mua thêm bổ sung Khi đó phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng vật tư và định mức kĩ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật tư trong kì Dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, phòng kế hoạch vật tư lấy giấy báo giá vật tư, lập bảng dự trữ mua vật tư và chuyển qua cho giám đốc duyệt Khi được duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng kế toán Sau đó phòng phòng kế hoạch vật tư tiến hành thu mua NVL Việc thu mua NVL được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên: công ty và bên cung cấp Hình thức thanh toán cũng được thoả thuận phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Thông thường trước khi thực hiện một công trình hay dự án, phòng kế hoạch – kĩ thuật, hoặc đội trưởng sẽ tiến hành nghiên cứu tìm hiểu nhà cung cấp vật liệu đáp ứng được các yêu cầu kĩ thuật đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển để kí hợp đồng dài hạn với họ Chính vì vậy nhà cung cấp vật tư thường là các công ty có uy tín trong kinh doanh, những bạn hàng lâu năm của công ty nên quá trình cung cấp NVL diễn ra đúng kế hoạch, đủ về chủng loại và số lượng, đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lí, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và hiệu quả kinh doanh Và NVL công ty mua thường có đặc điểm cồng kềnh, số lượng nhiều nên nhà cung cấp thường cũng là người chuyên chở vật liệu đến các kho tại chân công trình Sau khi nhân viên kĩ thuật phòng kế hoạch vật tư kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng NVL nếu đạt yêu cầu thì sẽ được nhập kho.Việc thu mua nguyên vật liệu ở kho tiến hành theo kế hoạch định mức và căn cứ vào tiến độ thi công công trình do bộ phận kế hoạch kỹ thuật lập; như vậy công ty đã kiểm soát đầu vào của chi phí này, do vậy để đảm bảo linh hoạt kịp thời phục vụ cho sản xuất, nguyên tắc xuất dùng nguyên vật liệu ở công ty đơn giản cụ thể: Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất vật liệu của tổ trưởng sản xuất, đội trưởng công trình kiểm tra, ký duyệt chuyển phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho và thủ kho xuất nguyên vật liệu phục vụ thi công công trình
Sản phẩm xây lắp từ khi khởi công cho đến khi hoàn thành công trình bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài Nó phụ thuộc vào quy mô, tính phức tạp về kỹ thuật của từng công trình Quá trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều công việc khác nhau, các công việc thường diễn ra ngoài trời chịu tác động rất lớn của các nhân tố môi trường như nắng, mưa, lũ lụt NVL của công ty thường là những NVL dễ bị oxy, dễ bị hư hỏng trong điều kiện ngoài trời Công ty bảo quản vật liệu trong kho tại mỗi công trình nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng Và kho bảo quản của công ty khô ráo, trỏnh ụxy hoỏ vật liệu, có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau.Riờng cỏc loại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng tới công trình Để bảo vệ tài sản trong kho, công ty bố trí các bảo vệ theo dõi tại các công trường thường xuyên kiểm tra theo dõi quá trình vận chuyển vật tư ra, vào công trình.
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty cổ phần phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng
Từ đặc điểm vật liệu của công ty và cách phân loại vật liệu như trên đòi hỏi công tác quản lý vật liệu của công ty phải chặt chẽ ở tất cả cỏc khõu, từ việc thu mua đến việc sử dụng vật liệu phải đảm bảo về giá mua, chi phí thu mua cũng như xác định mức sử dụng vật tư cho mỗi loại sản phẩm Chính vì ty, về nguồn cung cấp, chất lượng, giá cả cũng như sử dụng vật liệu thay thế Mặt khác quản lý chặt chẽ vật liệu thông qua việc sử dụng hợp lý tiết kiệm giảm định mức tiêu hao để từ đó giảm chi phí vật liệu để giảm giá thành sản phẩm của công ty Công ty cổ phần phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng tổ chức quản lí theo kiểu trực tuyến – chức năng trong đó có sự phân chia thành cỏc phũng ban, bộ phận riêng biệt với các chức năng quản lí chuyên môn Phương thức này tạo điều kiện cho công tác quản lí NVL được thực hiện 1 cách hiệu quả, chính xác Cỏc khõu như lên kế hoạch thu mua, quá trình thu mua, quá trình xuất NVL theo nhu cầu và trách nhiệm quản lí, dự trữ NVL được giao cho các bộ phận, cá nhân riờng, cú sự phân công, phân nhiệm rõ ràng.
Nhiệm vụ của Giám đốc công ty:
- Giám đốc có nhiệm vụ xem xét xem các bản kế hoạch về việc cung ứng, dự trữ nguyờn vật liệu khi phòng kế hoạch - kỹ thuật đưa lên cú sỏt với điều kiện thực tế, phù hợp với quy mô công trình, đảm bảo cho việc thi công công trình không bị ngưng trệ hay ứ đọng vốn Nếu các kế hoạch đặt ra có tính khả thi và đạt yêu cầu thì giám đốc sẽ kí duyệt để thực hiện kế hoạch trên.
Nhiệm vụ của phòng kế hoạch – kĩ thuật:
Trong khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lượng cũng như chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua, việc thực hiện chế độ mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Phòng kế hoạch vật tư phải dựa vào kế hoạch sản xuất từng tháng, từng quý để lên định mức việc thu mua nhằm tránh mua thừa, thiếu vật tư gây lãng phí NVL trong quá trình sử dụng.
- Phòng kế hoạch – kĩ thuật có trách nhiệm chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch, kiểm nghiệm chất lượng kĩ thuật, số lượng, đơn giá của từng NVL khi nhập kho vật tư Nhằm quản lí lượng NVL sử dụng cho sản xuất để tiết kiệm NVL thì phòng kế hoạch lập định mức sử dụng vật tư cho từng đội sản xuất và theo dõi việc thực hiện kế hoạch.
Nhiệm vụ của kế toán vật tư:
- Kế toán vật liệu giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình vật tư để chỉ đạo tiến độ sản xuất
- Quản lý và tổ chức tốt công tác thực hiện chế độ nguyên liệu sẽ tránh được hư hỏng, mất mát, nguyên vật liệu Sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nhằm hạ thấp được giá thành, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là phải tổ chức ghi chép phản ánh chính xác trung thực tình hình xuất-nhập-tồn kho nguyên liệu Tớnh giỏ thực tế của nguyên vật liệu đã thu mua và mang về nhập kho nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp kịp thời và đúng chủng loại cho quá trình sản xuất Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua tình hình dự trữ nguyên vật liệu Lập báo cáo kế toán về tình hình sử dụng nguyên vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý điều hành phân tích kinh tế.
- Áp dụng đúng đắn các kĩ thuật hạch toán NVL, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong công ty thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ…), mở các sổ sách, thẻ kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán đúng phương pháp, quy định nhằm đảm bảo thống nhất trong công tác quản lí kế toán.
- Kế toán vật tư phải thường xuyên cập nhật thông tin kế toán, tìm hiểu những văn bản pháp lí liên quan đến NVL để hoàn thiện hơn trong hạch toán.
- Tham gia kiểm kê, đánh giá NVL theo chế độ mà nhà nước đã qui định, lập các báo cáo về vật tư, tiến hành phân tích về tình hình thu mua, dự trong công tác sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí NVL, hạ thấp chi phí sản xuất toàn bộ.
- Hàng ngày căn cứ vào tiến độ cung ứng vật tư do phòng kế hoạch kỹ thuật lập, thủ kho chịu trách nhiệm nhập kho các loại vật tư mua về, khi nhập kho phải cân đo, đong đếm cụ thể Và thủ kho phải kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/xuất hàng theo đúng quy định và thực hiện nhập, xuất hàng cho các cá nhân liên quan khi có yêu cầu.
- Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu Nếu số NVL tồn kho ít hơn mức tồn kho tối thiểu thỡ bỏo với phòng kế hoạch - kỹ thuật để có kế hoạch thu mua NVL nhằm tránh được sự ngưng trệ trong thi công công trình.
- Thủ kho phải sắp xếp các NVL một cách khoa học hợp lí, tránh bị ẩm ướt, đổ vỡ dễ dàng vận chuyển ra khỏi kho khi đem ra sử dụng Có trách nhiệm kiểm tra số lượng và chất lượng của từng vật tư, bảo quản NVL tránh sự thiếu hụt, mất mát Phát hiện và ngăn ngừa các ảnh hưởng xấu xảy ra và đề xuất các biện pháp xử lí về NVL như: thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất,mất mát, hư hao…tớnh toỏn, xác định chính xác số lượng và giá trị NVL đã tiêu hao trong quá trình sản xuất.
Bảo vệ tại công trường
Bảo vệ tại các công trường phải thường xuyên kiểm tra theo dõi quá trình vận chuyển vật tư ra, vào công trường Do các công trường thường ở xa công ty và có địa điểm là những nơi hẻo lánh nên buổi tối thường bố trí bảo vệ trực đêm để tránh xẩy ra hiện tượng trộm cắp
Đội trưởng đội công trình
- Dựa tình hình xây dựng mà các đội trưởng đội công trình sẽ yêu cầu việc xuất vật tư để từ đó phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho và thủ kho sẽ xuất vật tư Quá trình này đòi hỏi phải linh hoạt để tránh việc ngưng trệ quá trình sản xuất
- Quản lí việc sử dụng vật tư một cách chặt chẽ để tránh sử dụng hoang phí trong sản xuất, tránh hiện tượng mất mát vật tư trong quá trình sử dụng.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng
2.1.1 Tớnh giỏ nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng
Tớnh giá vật tư là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán ghi sổ kế toán NVL NVL của công ty được tính theo giá thực tế là toàn bộ chi phí hợp pháp để tạo ra NVL.
Công tác nhập kho tại Công ty Cổ phần phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng nhập kho theo giá thực tế NVL của công ty được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu là mua ngoài Do đặc trưng riêng của ngành là xây lắp NVL mua về nhập tại kho dưới chân công trình nên tùy vào địa điểm xây dựng mà công ty sẽ mua NVL của những nhà cung cấp sao cho thuận lợi nhất Mặt khác NVL của công ty thường cồng kềnh với khối lượng lớn như đá, cát, xi măng…nờn người bán có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản NVL đến tận chân công trình, chi phí vận chuyển thường tính vào đơn giá NVL Với những nhà cung cấp khác nhau thì giá mua và chi phí thu mua là khác nhau Vì vậy việc hạch toán chính xác giá trị NVL đòi hỏi 1 cách chặt chẽ, cẩn thận.
Đối với NVL mua ngoài nhập kho: Giá thực tế NVL nhập kho được tính như sau:
- Giá mua ghi trên hóa đơn là giá mua chưa tính thuế GTGT (vì công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế).
- Chi phí thu mua là chi phí vận chuyển NVL.
- Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán: công ty mua hàng với số lượng lớn nên nhà cung cấp sẽ có những khoản chiết khấu thương mại cho công ty hoặc những hợp đồng giao hàng không đúng thời gian quy định thì công ty được hưởng 1 khoản giảm giá hàng bán.
Ví dụ 1: Căn cứ vào hoá đơn thuế giá trị gia tăng số 008685 ngày 05 tháng 11 năm 2011 Công ty mua vật tư của công ty TNHH Phúc Phương với vật tư là cát vàng với khối lượng 100m3 đơn giá 165.500 đồng/m3(Giỏ mua chưa bao gồm thuế GTGT 10%).
Giá nhập kho của lô hàng cát vàng là :
Đối với NVL nhập kho từ quá trình sản xuất dư thừa thì giá nhập kho được tính bằng giá của NVL cùng loại lần nhập gần nhất.
Giá NVL nhập = Số lượng NVL thừa x giá mua gần nhất của NVL cùng loại
Giá NVL xuất kho: Công ty tớnh giỏ NVL xuất kho theo giá thực tế đích danh vì công ty có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy khi xuất lô nào thỡ tớnh giỏ thực tế nhập kho đích danh của lụ đú.
Giá mua ghi trên hóa đơn
Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán
2.1.2 Chứng từ và thủ tục luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty cổ phần
Phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng a/ Thủ tục luân chuyển chứng từ nhập kho NVL.
* Trường hợp 1: Nhập kho do mua ngoài
NVL nhập kho được bắt đầu khi có phát sinh nhu cầu về NVL của các đội công trình và thủ kho báo thiếu NVL xuất dùng yêu cầu cần nhập mua Khi đó phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng vật tư và định mức kĩ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật tư trong kì.
Dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, phòng kế hoạch vật tư lấy giấy báo giá vật tư, lập bảng dự trữ mua vật tư và chuyển qua cho giám đốc duyệt Khi được duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng kế toán Sau đó phòng kế hoạch vật tư tiến hành thu mua NVL Việc thu mua NVL được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên: công ty và bên cung cấp Hình thức thanh toán cũng được thoả thuận phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Sau khi mua bán giữa 2 bờn đó được thoả thuận, cán bộ phòng kế hoạch vật tư phụ trách việc thu mua NVL sẽ mang hoá đơn GTGT (Bảng số 2-1) về cho phòng kế toán để làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
NVL đến công ty hoặc đến chõn các công trình trước khi nhập kho sẽ được nhân viên kĩ thuật phòng kế hoạch vật tư kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng NVL, kết quả kiểm tra được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư (Bảng số 2-2).
Sau khi NVL được kiểm tra, thủ kho cho nhập kho những NVL đạt yêu cầu vào kho Trường hợp kiểm nhận vật tư thừa hay thiếu, sai phẩm chất, quy cách thì 2 bên sẽ lập biên bản để kế toán có căn cứ ghi sổ (trường hợp này ít khi xẩy ra) Cán bộ cung ứng của phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào hoá đơn của người bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư và số lượng thực nhập để viết phiếu nhập kho (Bảng số 2-3) Phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn, cú đầy đủ chữ kí của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng.
Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư.
Liên 2: Giao cho thủ kho để lưu vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán.
Liên 3: Giao cho người giao hàng để làm cơ sở thanh toán.
Ban kiểm nhận vật tư và thủ kho chỉ xác nhận về số lượng, chủng loại, quy cách của NVL nhập tại kho theo giá mua ghi trờn hoỏ đơn mua hàng, chưa bao gồm chi phí vận chuyển Cỏc hoỏ đơn của khoản chi phí này sẽ được chuyển trực tiếp lên phòng kế toán Kế toán xác nhận các khoản này là hợp lí, hợp lệ sẽ tiến hành cập nhật vào phần mềm kế toán Từ đó phần mềm sẽ tự động cộng các khoản chi phí vào giá trị hàng mua hình thành nên giá trị hàng nhập mua Thủ kho sau khi lập phiếu nhập kho lưu vào thẻ kho thì sẽ chuyển toàn bộ chứng từ này lờn phũng kề toán để kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy.
Sơ đồ 2-1: Quy trình nhập kho NVL
Ví dụ 2: Theo hoá đơn GTGT số 0046582 ngày 09 tháng 11 năm
Phòng kế hoạch vật tư
Bộ phận cung ứng vật tư
Phòng kế hoạch vật tư
Kế toán Thủ kho NVL
Kế hoạch sản xuất Hoá đơn mua hàng
Nhập NVL và ghi thẻ kho
Bảng số 2.1: Hoá đơn thuế giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN Mẫu số : 01GTTT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG 46AA/11P
Ngày 09 tháng 11 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Công ty CP xi măng tại Thái Nguyên Địa chỉ: Phường Thịnh Đán - TP Thỏi Nguyên Điện thoại: MST: 0101093709
Họ tên người mua hàng: Công ty Cổ phần PTXD và XNK Sông Hồng. Địa chỉ: Số 245 Nguyễn Tam Trinh - Hoàng Mai - Hà Nội
Hình thức thanh toán chuyển khoản MST: 0101900127
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng cộng tiền thanh toán: 163.350.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sỏu mươi ba triệu, ba trăm năm mươi ngàn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(đã ký) (đã ký) (đã ký)
Bảng số 2.2 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Công ty Cổ phần và Phát triển xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông Hồng
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Căn cứ hoá đơn số: 0046582 Ngày 09 tháng 11 năm 2011
Của: Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và XNK Sông Hồng
Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà: Ngô Quang Hào Giám đốc Ông, bà: Nguyễn Đức Phương Đại diện phòng kỹ thuật Ông, bà: Nguyễn Thị Liên Kế toán Ông, bà: Lê Thị Ngọc Thủ kho. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau đây:
Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách, phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất
- í kiến của ban kiểm nghiệm: đạt tiêu chuẩn nhập kho.
Người giao hàng Đại diện kỹ thuật Thủ kho Kế toán
(đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký)
Bảng số 2-3: Phiếu nhập kho
Công ty CP Phát triển XD&XNK Sông Hồng Mẫu số:01VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Số: NKC33
Họ và tên người giao hàng: Đỗ Văn Hữu Địa chỉ (bộ phận): Công ty CPPTXD&XNK Sông Hồng
Lý do nhập: Mua vật tư thi công CT Cao Đẳng Tài Chớnh Thái Nguyờn
Nhập tại kho: Bà Ngọc.
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, hàng hoá
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Xi măng hoàng thạch Tấn 150 150 990.000 148.500.000
Số tiền viết bằng chữ: (Một trăm bốn mươi tám triệu, năm trăm ngàn đồng chẵn).
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
( ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn: Phòng tài chính - kế toán
* Trường hợp 2: NVL thu hồi nhập kho. Đối với NVL sử dụng không hết thu hồi về kho thì cũng sẽ tiến hành kiểm tra, kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho Dựa vào kết quả của việc kiểm tra, kiểm nghiệm cân đo đong điếm vật tư thì cán bộ của phòng cung ứng vật tư viết phiếu nhập kho (mẫu tương tự bảng số 2-3) Sau đó thủ kho sẽ sắp xếp vật tư vào đúng nơi quy định, đảm bảo tính khoa học, hợp lí cho việc bảo quản, tiện cho công tác theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn. b/ Thủ tục luân chuyển chứng từ xuất kho NVL.
Thực tế việc thu mua và nhập khẩu vật tư do phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng tháng, từng quý và theo tình hình sản xuất kinh doanh mà lên kế hoạch để xuất kho NVL một cách hiệu quả nhất.
Khi có phiếu yêu cầu xuất vật tư của tổ trưởng sản xuất , đội trưởng công trình kiểm tra, ký duyệt về từng loại vật liệu có quy cách, số lượng theo yêu cầu của công trỡnh thỡ phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho cho từng loại vật tư tương ứng với từng đối tượng sử dụng Căn cứ vào phiếu xuất kho bộ phận thủ kho xuất vật tư Khi xuất thì thủ kho và người kí xác nhận về số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được lập 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phòng vật tư.
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi nhận vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán căn cứ ghi sổ.
Liên 3: Giao cho người lĩnh vật tư
Sơ đồ 2-2: Quy trình xuất kho NVL
Trích dẫn chứng số liệu ngày 12/11/2011, (Bảng số 2.4–Phiếu yêu cầu cấp vật tư ) và (bảng số 2.5 - Phiếu xuất kho).
Bảng số 2.4: Phiếu yêu cầu cấp vật tư
PHIẾU YÊU CẦU CẤP VẬT TƯ
Ngày 12/11/2011 Đề nghị Giám đốc và phòng tài vụ cấp vật tư cho: Nguyễn Văn Hưng
Lý do cấp: Lát nền công trình Cao Đẳng Tài chớnh Thỏi Nguyờn
TT Danh mục vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú
Người đề nghị Kế toán Trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) ( Đã ký)
Các đội xây lắp Thủ trưởng, kế toán trưởng
Phòng kế hoạch vật tư
Kế toán Thủ kho NVL
Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư
Duyệt xuất kho Phiếu Xuất kho
Xuất NVL và ghi thẻ kho
Bảng số 2-5: Phiếu xuất kho
Công ty CP Phát triển XD&XNK Sông Hồng Mẫu số:02-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nhận hàng: Ông Nguyễn Văn Hưng. Địa chỉ( bộ phận): Đội xây lắp.
Lý do xuất kho: Nhận vật tư thi công CT Cao đẳng Tài chớnh Thái Nguyên Xuất tại kho: Bà Ngọc
STT Tên hàng hoá vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Xi măng Hoàng Thạch Tấn 18 990.000 17.820.000
Bằng chữ: (Mười bảy triệu, tám trăm hai mươi ngàn đồng chẵn)
Người nhận Thủ kho Người viết phiếu Kế toán trưởng Giám đốc
(đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký)
Nguồn: Phòng tài chính - kế toán
2.1.3.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần phát triển xây
Tại Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông Hồng việc hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ, (từng danh điểm) Nguyên vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất Trong thực tế hiện nay Công ty, đang sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song.
THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SễNG HỒNG
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN
XÂY DỰNG VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÔNG HỒNG
3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Cổ phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông Hồng
Qua thời gian xây dựng và trưởng thành Công ty Cổ phần Phát triển xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông Hồng đã không ngừng phát triển về mọi mặt, đời sống công nhân ngày một nâng cao Để cã được những thành qủa đó, là nhờ sự nỗ lực cố gắng của toàn thể cán bộ cụng nhõn viên trong Công ty nói chung và sù phấn đấu, tích luỹ kinh nghiệm của đội ngũ kế toán nói riêng.
Cùng với sự lớn mạnh của Công ty Cụng tác hoạch toán, kế toán dần được hoàn thiện để phù hợp với điều kiện sản xuất của Công ty, đặc biệt là hoạch toán kế toán nguyên vật liệu
Là Công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, thi công và xây lắp các công trình công nghiệp và dân dụng Các công trình của Công ty có mặt ở nhiều tỉnh, thành với những địa bàn khác nhau Vì vậy công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty cũng gặp nhiều khó khăn trong việc tổng hợp chứng từ, nhưng với sự cố gắng của các đội ngũ kế toán nguyên vật liệu, nhìn chung công tác kế toán nguyên vật liệu đã hoàn thành nhiệm vụ, giúp cho việc tổng hợp được chi phí nguyên vật liệu phát sinh trong tháng, để tính nên giá thành sản phẩm xây lắp.
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung phù hợp với quy mô,đặc điểm tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý tài chính của đơn vị Tất cả các công việc như kiểm tra chứng từ gốc, định khoản kế toán, ghi sổ chi tiết và tổng hợp, hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất, lập báo cáo đều tập trung ở kế toán tài chính của Công ty
Qua thời gian thực tập thực tiễn công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty, em thấy có những ưu điểm sau:
- Công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty được theo dõi khá sát sao theo từng kho nguyên vật liệu như: Kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ, việc theo dõi đối chiếu tính toán lượng nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn cũng như giá nguyên vật liệu được theo dõi khá chặt chẽ, chi tiết.
- Với sự phân công của kế toán trưởng, việc theo dõi nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu cũng như công tác hạch toán nguyờn vật liệu nói chung được một nhân viên đảm nhiệm.
- Chứng từ, sổ sách phục vụ cho công tác hạch toán được thu thập, kiểm tra theo dõi khá chặt chẽ, phục vụ tốt cho công tác quản lý tại doanh nghiệp.
- Việc thực hiện chế độ chính sách trong hạch toán được Công ty áp dụng đúng và phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Cụng ty luôn hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh đã đặt ra, giá trị tổng sản xuất, doanh thu nộp ngân sách của công ty đều tăng năm sau cao hơn năm trước.
- Công ty có đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực và đầy trách nhiệm Có đội ngũ nhân viên kỹ thuật có trình độ tay nghề cao, có kinh nghiệm trong sản xuất, tận tâm với công việc của mình.
- Cụng ty đã xây dựng được một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật bao gồm các loại máy móc, thiết bị hiện đại, tạo khả năng nâng cao sản xuất, chất lượng của sản phẩm, tạo ra uy thế cạnh tranh cho Công ty so với các doanh nghiệp khác.
- Tại Công ty việc tính giá trị nguyên vật liệu nhập kho không thực hiện ngay sau khi nhận hàng, nhận chứng từ nhập, mà được thực hiện vào cuối kỳ kế toán Nghĩa là việc cập nhật phiếu nhập, xuất không được tiến hành thường xuyên theo thứ tự thời gian Việc này gây một số ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý nguyên vật liệu như:
+ Kế toán nguyên vật liệu không thể nắm rõ tại thời điểm nào đó trong tháng lượng nguyên vật liệu này đã tồn kỳ bao nhiêu, đã nhập xuất bao nhiêu mà chỉ xác định thông tin vào cuối kỳ kế toán.
+ Không thể đưa ra thông tin chính xác, kịp thời về sự biến động về giá nguyên vật liệu nhập kho để có ý kiến cho phòng vật tư trong khâu tổ chức thu, mua dự trữ nguyên vật liệu.
- Đối với các nghiệp vụ hạch toán xuất kho nguyên vật liệu, thông thường kế toán căn cứ vào nội dung phiếu xuất để hạch toán Việc lập phiếu xuất lại do phòng vật tư tiến hành Mặt khác, phòng vật tư do không nắm bắt được nội dung trong phiếu xuất liên quan đến nghiệp vụ kế toán và do không hiểu nghiệp vụ nờn phũng vật tư nhiều khi phản ánh không chính xác nội dung xuất kho nguyên vật liệu Phòng vật tư khi lập phiếu nhập không nên ghi theo giá ghi trờn hoỏ đơn, vì khi đối chiếu với sổ chi tiết và bảng tổng hợp nhập, xuất tồn sẽ không khớp về mặt giá trị do phần chi phí thu mua phát sinh.
Kế toán NVL là một bộ phận quan trọng trong bộ máy kế toán tại công ty Do đó việc hạch toán chính xác và cung cấp thông tin tài chính linh hoạt, kịp thời, đầy đủ và có những biện pháp thích hợp, nhằm tiết kiệm chi phí NVL cho hoạt động sản xuất kinh doanh, là có ý nghĩa rất lớn cho sự phát triển của công ty Vì vậy đòi hỏi phải không ngừng hoàn thiện kế toán doanh nghiệp nói chung và kế toán NVL nói riêng Để giảm thiểu chi phí và tạo được sự cạnh tranh về giá thành trong lĩnh vực xây lắp Công ty cần chú trọng hơn nữa:
