Tính cấp thiết của việc quản trị kho và vận chuyển tại Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun
Tình hình kho và vận chuyển tại Việt Nam
Việt Nam hiện có khoảng 900 công ty khai thác các dịch vụ liên quan đến logistics, đây là một con số không nhỏ so với các quốc gia trong khu vực Nhưng sự chênh lệch trình độ giữa doanh nghiệp trong nước và nước ngoài khá lớn Hầu hết doanh nghiệp logistics chỉ có quy mô nhỏ và rất nhỏ Đã vậy, giữa các doanh nghiệp lại không hợp tác được với nhau dẫn đến tình trạng manh mún, mạnh ai nấy làm Trong thực tế, hầu hết doanh nghiệp Việt Nam mới đóng vai trò như những nhà cung cấp dịch vụ vệ tinh cho các công ty logistics nước ngoài, như đảm nhận việc khai báo hải quan, cho thuê phương tiện vận tải, kho bãi Chưa có doanh nghiệp nào đủ sức tổ chức, điều hành toàn bộ quy trình hoạt động logistics Nguyên nhân chủ yếu là do trình độ ứng dụng công nghệ thông tin kém và các doanh nghiệp Việt Nam còn rất thiếu nguồn nhân lực được đào tạo chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và hiểu biết luật pháp quốc tế Ngoài luật pháp Việt Nam, các công ty logistics nhất thiết phải am hiểu sâu sắc và vận dụng hiệu quả luật pháp, tập quán thương mại quốc tế.
Về tình hình kho bãi tại Việt Nam hiện nay thì hạ tầng cơ sở và trang thiết bị còn yếu kém, lạc hậu, thiếu đồng bộ; hệ thống kho bãi quy mô nhỏ, rời rạc; các phương tiện, trang thiết bị như xe nâng hàng hóa, dây chuyền, băng tải, phương tiện đóng gói mã hóa, hệ thống đường ống, đèn chiếu sáng… điều kiện an toàn, an ninh nói chung còn thô sơ.
Về tình hình vận chuyển hàng hóa thì Việt Nam được đánh giá là có điều kiện rất thuận lợi để vận chuyển, lưu thông hàng hóa dễ dàng với trên 17.000 km đường bộ, hơn3.200 km đường sắt, 42.000 km đường thủy, 266 cảng biển, 20 sân bay và hàng trăm cửa khẩu quốc tế, quốc gia lớn nhỏ nằm dọc theo chiều dài đất nước Nhưng có một sự trở ngại lớn là hệ thống cơ sở hạ tầng thiếu đồng bộ Các trục đường bộ không được thiết kế đúng tiêu chuẩn để có thể kết hợp tốt giữa các phương thức vận tải bằng đường biển,đường sông, đường bộ và hàng không Chẳng hạn các quốc lộ chỉ được thiết kế cho xe tải trọng không quá 30 tấn lưu thông, trong khi theo tiêu chuẩn quốc tế, trọng lượng một container 40 feet đầy hàng đã lên đến 34,5 tấn Như vậy, để có thể lưu thông trên đường,doanh nghiệp buộc phải san hàng sang container khác, làm tăng chí phí và mất thời gian.Ngoài ra, các yếu tố tiêu cực trong khâu thủ tục hải quan cho hàng hóa như những viên chức hải quan biến chất, hệ thống giao thông đường bộ có quá nhiều trạm thu phí, nhiều chốt chặn của cảnh sát giao thông… Tất cả những điều này góp phần làm cho tình hình vận chuyển, lưu thông hàng hóa tại nước ta vẫn chưa thực sự nhanh và hiệu quả.
Tính cấp thiết của việc quản trị kho và vận chuyển tại Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun
bì Goldsun Đi từ những chiến lược vĩ mô về công việc kinh doanh của một doanh nghiệp, chúng ta không thể bỏ qua những khâu trực tiếp triển khai những chiến lược đó Quản trị kho và vận chuyển là một trong những khâu không thể thiếu trong quá trình sản xuất và kinh doanh Sản phẩm được lấy ra từ đâu, lấy bao nhiêu, kho hàng so với trung tâm phân phối như thế nào, vận chuyển hàng hóa ra sao Tất cả không thể diễn ra một cách tự phát mà cần có những sự phân tích, lên kế hoạch và thực hiện sao cho đạt hiệu quả cao nhất
Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh bao bì carton bên ngoài đựng các sản phẩm của các đối tác Các sản phẩm do công ty sản xuất ra đạt chất lượng rất cao với công nghệ tiên tiến Tuy nhiên công ty cần nâng cao hơn nữa năng lực về quản trị logistics, đặc biệt là quản trị kho và vận chuyển. Công ty chưa có bộ phận chuyên trách để quản lý mà chủ yếu là do 2 phòng điều phối kinh doanh và marketing đảm nhiệm Vì không phải là chuyên môn, cũng không thực sự có trách nhiệm trong việc quản lý này nên các cán bộ phòng kinh doanh chỉ tập trung vào công việc chính là khai thác các hợp đồng Bên cạnh đó, công ty chưa để ý đến việc quản lý hiệu quả hàng hóa tồn trữ cũng như khai thác tối ưu kho bãi của mình Công ty là đơn vị kinh doanh với quy mô lớn vì vậy mỗi hợp đồng thực hiện có giá trị rất cao do đó chi phí lưu kho và chi phí vận chuyển cũng chiếm tỷ trọng lớn Việc áp dụng công nghệ trong quản lý hàng hóa của công ty vẫn ở mức rất thô sơ, chủ yếu bằng thủ công và các hệ thống tự tạo Trong khi đó, trên thực tế kho hàng là cả một khối tài sản khổng lồ của doanh nghiệp, chiếm một số vốn lưu động và cố định có tỷ lệ cao trong tổng tài sản doanh nghiệp Vì thế nếu thực hiện tốt công tác quản lý kho, giúp công ty nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời Từ đó, giúp doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Đồng thời thực hiện quản trị vận chuyển tốt sẽ một mặt bổ sung dự trữ hàng hóa cho hoạt động kinh doanh của công ty, mặt khác cung cấp dịch vụ hậu cần cho các khách hàng.Vậy công ty cần phải nhanh chóng tìm ra các giải pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản trị kho và vận chuyển.
Xác lập và tuyên bố vấn đề
Vai trò của hoạt động logistics là rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Trong đó hoạt động quản trị kho và vận chuyển cũng đóng vai trò không nhỏ Với việc tìm hiểu các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần in
& bao bì Goldsun em nhận thấy rằng hoạt động logistics còn gặp nhiều khó khăn trong đó vấn đề về quản trị kho và vận chuyển sản phẩm bao bì của công ty là nổi bật Trong công ty chưa có bộ phận chuyên trách về mảng này, trong khi đó là yếu tố quan trọng ảnh hưởng lớn đến khả năng cạnh tranh cũng như doanh thu của công ty.
Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động quản trị kho và vận chuyển, sau quá trình nghiên cứu, tìm hiểu cả về lý luận và thực tiễn về hoạt động quản trị kho và vận chuyển em đi sâu nghiên cứu đề tài:
“ Tăng cường hiệu lực hoạt động quản trị kho và vận chuyển sản phẩm bao bì tại Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun.”
Mục tiêu nghiên cứu
Đối với Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun về đề quản trị kho và vận chuyển hiện đang là vấn đề cấp thiết vì thế mục tiêu nghiên cứu trước hết là nhằm tìm ra giải pháp nâng cao hơn nữa hiệu lực của hoạt động quản trị kho và vận chuyển Từ đó tăng cường lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh sản phẩm bao bì carton nhằm góp phần giúp công ty đạt được mục tiêu thu được lợi nhuận tối đa. Đối với sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp thì việc nghiên cứu một vấn đề cụ thể tại một doanh nghiệp kinh doanh cụ thể nhằm mục tiêu hệ thống hóa một số cơ sở lý luận Qua việc nghiên cứu đề tài sinh viên được vận dụng tìm hiểu kiến thức đã học vào thực tế.
Với riêng em, nghiên cứu hoạt động quản trị kho và vận chuyển tại Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun nhằm hoàn thiện một phần kiến thức lý luận về quản trị logistics, cụ thể là quản trị kho và vận chuyển Thông qua nghiên cứu đề tài này cũng sẽ giúp em được tiếp xúc với môi trường thực tế, thấy được sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tế Đồng thời giúp em có những kiến thức thực tế hữu ích để sau khi ra trường em có thể nhanh chóng làm quen được với công việc.
Kết cấu luận văn tốt nghiệp
Luận văn bao gồm 4 chương:
Chương I: Tổng quan về hoạt động kho và vận chuyển tại Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun.
Chương II: Tóm lược một số vấn đề lý luận chung về quản trị kho và vận chuyển tại doanh nghiệp thương mại.
Chương III: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng việc quản trị kho và vận chuyển sản phẩm bao bì tại Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun.
Chương IV: Một số kết luận và ý kiến đề xuất nhằm nâng cao hiệu lực quản trị kho và vận chuyển sản phẩm bao bì tại Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun.
TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Logistics và các hoạt động logistics
Thuật ngữ logistics xuất hiện trước hết trong lĩnh vực quân sự, bao gồm có hoạt động đảm bảo nguồn lực vật chất, nhân lực cho quân đôi: “Logistics là ngành khoa học quân sự có liên quan đến các hoạt động tập trung, dự trữ và vận chuyển vật tư, con người và các phương tiện vật chất.”
Dưới góc độ quản trị trong lĩnh vực kinh doanh, theo Hội đồng quản trị logistics của Mỹ (CLM – Council of Logistics Management) thì: “Logistics là quá trình hoạch định, thực thi và kiểm tra dòng vận động và dự trữ một cách hiệu quả của vật liệu thô, dự trữ trong quá trình sản xuất, thành phẩm và thông tin từ điểm khởi đầu đến điểm tiêu dùng nhằm thỏa mãn những yêu cầu của khách hàng.”
Như vậy, “Logistics kinh doanh là quá trình tối ưu hóa về vị trí và thời gian, vận chuyển và dự trữ nguồn tài nguyên từ điểm đầu tiên của dây chuyền cung ứng cho đến tận tay người tiêu dùng cuối cùng thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế”.
Trong phạm vi một doanh nghiệp, quản trị logistics được hiểu là một bộ phận của quá trình chuỗi cung ứng bao gồm việc hoạch định, thực thi, kiểm soát có hiệu quả dòng vận động và dự trữ hàng hóa hay dịch vụ cùng các thông tin có liên quan từ điểm khởi đầu đến các điểm tiêu thụ theo đơn đặt hàng nhằm thỏa mãm nhu cầu của khách hàng.
Các hoạt động logistics bao gồm: các hoạt động logistics then chốt là quản trị vận chuyển, quản trị dự trữ, dịch vụ khách hàng và các hoạt động logistics bổ trợ là quản trị mua hàng, quản trị kho và bao bì, hệ thống thông tin logistics Như vậy hoạt động quản trị kho và vận chuyển là hai mắt xích quan trọng trong chuỗi hoạt động logistics tại doanh nghiệp.
2.1.2 Kho và mục tiêu quản trị kho
Kho bãi là một bộ phận của hệ thống logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu,bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu cho đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của các hàng hóa được lưu kho.
Quản trị kho hàng và các hàng hóa lưu kho là một khâu trong quản trị logistics. Việc chọn vị trí để xây dựng nhà máy, kho tàng là việc làm mang tính chiến lược, nó không chỉ ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển mà còn ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng, tốc độ lưu chuyển hàng hóa và tất nhiên là ảnh hưởng đến toàng bộ dây chuyền logistics.
Nội dung của công tác quản trị kho rất phong phú bao gồm: thiết kế kho hàng hóa; thiết kế và trang bị các thiết bị trong kho; tổ chức các nghiệp vụ kho; quản lý hệ thống thông tin, sổ sách, số liệu về hoạt động của kho; tổ chức quản lý lao động, tổ chức các công tác bảo hộ và an toàn lao động trong kho…
* Mục tiêu của quản trị kho:
- Mục tiêu đáp ứng nhanh những yêu cầu của quá trình mua bán hàng hóa qua kho. Mục tiêu này gắn liền với chức năng hỗ trợ của nghiệp vụ kho hàng hóa.
- Mục tiêu hợp lý hóa việc phân bổ dự trữ hàng hóa trong kho Mục tiêu này liên quan đến quản trị dự trữ hàng hóa và sử dụng hợp lý diện tích và dung tích kho.
- Mục tiêu chất lượng hàng hóa bảo quản Mục tiêu này liên quan đến việc quản trị chất lượng hàng hóa trong kinh doanh thương mại được tập trung chủ yếu trong kho hàng hóa.
Các chỉ tiêu đánh giá việc thực hiện các mục tiêu này bao gồm: số lần vi phạm hợp đồng cung cấp hàng hóa cho khách hàng; tỷ lệ lô hàng bị trả lại; thời gian trung bình chuẩn bị một lô hàng để phát cho khách hàng; tốc dộ chu chuyển hàng hóa ở kho; hệ số sử dụng diện tích và dung tích kho; tỷ lệ hao hụt hàng hóa ở kho; giá thành nghiệp vụ kho,…
2.1.3 Vận chuyển và mục tiêu của quản trị vận chuyển
Vận chuyển hàng hóa là sự di động hàng hóa trong không gian bằng sức người hay phương tiện vận tải nhằm đảm bảo dự trữ và cung cấp dịch vụ cho khách hàng trên các khu vực thị trường mục tiêu.
Như vậy, quản trị vận chuyển hàng hóa là những hoạt động quản lý gắn liền với quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi giao hàng đến nơi nhận hàng, đảm bảo thỏa mãn những nhu cầu của quá trình mua, bán với chi phí thấp nhất.
* Mục tiêu quản trị vận chuyển: có 3 mục tiêu cơ bản trong vận chuyển hàng hóa.
- Mục tiêu chi phí: là một trong những mục tiêu hàng đầu của vận chuyển hàng hóa Quản trị phải đưa ra những quyết định vận chuyển nhằm giảm đến mức thấp nhất chi phí của cả hệ thống hậu cần Chi phí vận chuyển là số tiền phải trả để di chuyển hàng hóa giữa các vị trí địa lý, chi phí quản lý và bảo quản hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Chi phí phụ thuộc nhiều yếu tố, đặc biệt phụ thuộc hệ thống hậu cần nhằm sử dụng các giải pháp để tối thiểu hóa tổng chi phí của cả hệ thống.
Vai trò, chức năng và nguyên tắc hoạt động quản trị kho và vận chuyển
2.2.1 Vai trò, chức năng và nguyên tắc hoạt động quản trị kho:
- Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa: nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lường Các nguồn cung cũng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì liên tục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lý, do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho giúp doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh, phòng ngừa rủi ro và điều hòa sản xuất.
- Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối: nhờ có kho nên có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó mà giảm chi phí bình quân trên đơn vị Hơn nữa kho góp phần vào việc tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt định mức hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
- Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm.
- Hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa
- Gom hàng: khi hàng hóa hoặc nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ lẻ khác nhau thì kho đóng vai trò là điểm tập kết để họp nhất thành lô hàng lớn, như vậy sẽ có được các lợi thế nhờ quy mô khi tiếp tục vận chuyển tới nhà máy, thị trường bằng các phương tiện đẩy: toa, xe, thuyền…
- Phối hợp hàng hóa: để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép nhiều loại hàng hóa khách nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá trình bán hàng Sau đó từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng các phương tiện nhỏ hơn tới khách hàng.
- Bảo quản và lưu trữ hàng hóa: đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, chăm sóc giữ gìn hàng hóa trong kho.
* Nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho hàng hóa:
- Mỗi nghiệp vụ kho phải thực hiện với chất lượng tốt nhất, trong một thời gian ít nhất, chi phí thấp nhất, tận dụng năng lực của trang thiết bị kho không ngừng hạ thấp tổng mức chi phí ở kho.
- Không ngừng hoàn thiện các lại trang bị kỹ thuật cho những nghiệp vụ kho, dần từng bước thay thế lao động thủ công bằng những thiết bị, dụng cụ cải tiến, nửa cơ giới và cơ giới hóa.
- Bảo đảm tính liên tục, cân đối và thống nhất cho các nghiệp vụ kho.
- Giảm dần hao hụt tự nhiên của hàng hóa, đồng thời loại trừ hao hụt vượt định mức.
2.2.2 Vai trò, chức năng và nguyên tắc của hoạt động quản trị vận chuyển:
- Đối với doanh nghiệp: vận chuyển nằm trong cả khâu mua và khâu bán của doanh nghiệp, có ảnh hưởng tới chi phí của toàn bộ hệ thống logistics Vậy quản trị vận chuyển tốt sẽ đảm bảo thực hiện được mục tiêu của hậu cần.
- Đối với nền kinh tế: vận chuyển đóng góp và thu nhập quốc dân và khắc phục sự chách biệt về không gian ngày càng lớn giữa sản uất và tiêu dùng, thúc đẩy phân công lao động và chuyên môn hóa ngày càng cao trong xã hội.
* Chức năng: xuất phát từ bản chất hậu cần, vận chuyển có 2 chức năng: chức năng di chuyển và chức năng dự trữ.
- Chức năng di chuyển: thực hiện chức năng này, vận chuyển tiêu tốn các nguồn lực: thời gian, tài chính và môi trường.
- Chức năng dự trữ hàng hóa: đây là chức năng không cơ bản gắn liền với việc tồn trữ hàng hóa trong quá trình vận chuyển Dự trữ hàng hóa trong quá trình vận chuyển phụ thuộc vào tốc độ và cường độ vận chuyển.
- Nguyên tắc kinh tế nhờ quy mô có nghĩa quy mô lô hàng vận chuyển càng lớn thì chi phí vận chuyển trên một đơn vị khối lượng sẽ giảm Điều này là do khi tăng quy mô lô hàng vận chuyển, những chi phí cố định như: chi phí hành chính, chi phí huy động phương tiện vận tải và xếp dỡ hàng hóa, chi phí đặt hàng,… không đổi khi tăng khối lượng hàng hóa vận chuyển Và do đó, chi phí bình quân trên một đơn vị khối lượng hàng hóa giảm xuống Thực hiện nguyên tắc này trong việc triển khai hệ thống hậu cần phải bằng mọi cách tập trung hóa vận chuyển, đặc biệt khi vận chuyển ở khoảng cách lớn.
- Nguyên tắc kinh tế nhờ khoảng cách có nghĩa chi phí vận chuyển trên một đơn vị sản phẩm dịch vụ vận chuyển theo từng loại phương tiện vận tải sẽ giảm xuống khi khoảng cách vận chuyển tăng lên Đó là vì chi phí cố định không bao giờ thay đổi khi khoảng cách thay đổi Thực hiện nguyên tắc này trong việc tổ chức vận chuyển hàng hóa phải giảm đến mức thấp nhất số lần chuyển tải, tránh thay đổi quá nhiều phương tiện vận tải trong quá trình vận chuyển.
2.2.3 Mối quan hệ giữa kho và vận chuyển:
Nhờ cả hai hệ thống kho: kho vật tư và kho thành phẩm, ở đầu vào và đầu ra của quá trình sản xuất, mà người ta có thể tiết kiệm được chi phí vận tải Người ta có thể thành lập những kho thu gom, tổng hợp hàng hóa gần nguồn cung cấp, để tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư phục vụ đầu vào Cụ thể, vật tư từ các nhà cung cấp, với từng lô hàng nhỏ sẽ được vận chuyển bằng phương tiện vận tải nhỏ đến tập trung ở kho vật tư. Tại kho sẽ tiến hành gom nhiều lô nhỏ thành một lô lớn, rồi dùng phương tiện đủ lớn thích hợp để vận chuyển đến nhà máy Bằng cách đó sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển.
Cũng tương tự như vậy, người ta có thể xây dựng những kho thành phẩm gần thị trường tiêu thụ Sản phẩm sẽ được tập trung ở các kho, tại đây chúng được phân thành những lô hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng trên địa bàn kho được phân công phụ trách, rồi được vận chuyển bằng những phương tiện có trọng tải thích hợp đến cho khách hàng Vậy nhờ việc bố trí hệ thống kho và sử dụng phương tiện vận tải hợp lý sẽ giúp giảm được rất nhiều chi phí.
Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước
Logistics đến nay vẫn là một thuật ngữ khá mới mẻ với người dân Việt Nam Gần đây hoạt động logistics được bàn luận rất nhiều, các bài viết, nghiên cứu về vấn đề này tuy mới chỉ xuất hiện một vài năm gần đây nhưng đã đạt được một con số không nhỏ. Nhìn chung các bài nghiên cứu về logistics thường nghiên cứu tổng quan tất cả các hoạt động của logistics từ điểm đầu đến điểm cuối Riêng hoạt động kho và vận chuyển là một trong các hoạt động nằm trong chuỗi logistics cũng được quan tâm rất nhiều Tuy nhiên lượng lớn là nghiên cứu hoạt động kho và vận chuyển trong các công ty logistics, chuyên cung cấp dịch vụ này hoặc tại các doanh nghiệp thương mại Một số công trình đã nghiên cứu hoạt động kho và vận chuyển ở doanh nghiệp sản xuất:
- Phát triển công nghệ kho và vận chuyển tại Công ty liên doanh tấm bông P.E:Luận văn tốt nghiệp / Nguyễn Thị Thu Hằng (2008).
- Các giải pháp nâng cao hiệu lực quản trị kho tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên xích líp Đông Anh: Luận văn tốt nghiệp / Phạm Văn Linh (2009).
- Giải pháp tăng cường hiệu lực quản trị vận chuyển tại Công ty dược phẩm TW2 – chi nhánh Hà Nội: Luận văn tốt nghiệp / Phạm Duy Hiền (2009).
Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của đề tài
2.4.1 Xây dựng kế hoạch kho và vận chuyển
2.4.1.1 Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ kho.
Là việc lựa chọn vị trí xây dựng kho; xác định phối thức hàng hóa dự trữ bảo quản; xác định hệ thống bảo quản; thiết kế các quá trình nghiệp vụ kho hợp lý; xây dựng phương án cung cấp các loại thiết bị kho; xác định khả năng mở rộng quy mô kho trong tương lai; tiến hành quy hoạch kho; xác định chính xác diện tích và dung tích kho; thiết kế kho và xây dựng phương án tổ chức lao động nghiệp vụ kho.
Kế hoạch nghiệp vụ kho còn liên quan đến việc tổ chức tiếp nhận hàng hóa sau mua, kế hoạch và dự trữ Tất cả các kế hoạch này được xây dựng dựa trên kế hoạch kinh doanh chung, kế hoạch dự trữ và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp Các kế hoạch này được xây dựng theo năm hoạt động và được cụ thể hóa theo quý, tháng.
2.4.1.2 Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ vận chuyển.
Trong vận chuyển thì chi phí và độ an toàn trong vận chuyển là những mục tiêu hàng đầu Để có thể vận chuyển hàng hóa hiệu quả thì xây dựng kế hoạch vận chuyển là hết sức quan trọng Xây dựng kế hoạch vận chuyển là việc xác định điều kiện giao hàng, các phương thức, phương tiện giao vận tải, người chuyên trở và xây dựng hành trình vận chuyển hợp lý thực hiện từ điểm đầu vận chuyển đến công tác giao nhận vận tải.
2.4.2 Triển khai thực hiện hoạt động kho và vận chuyển
Triển khai thực hiện quá trình nghiệp vụ kho với 3 công đoạn nghiệp vụ cơ bản: tiếp nhận hàng; bảo quản hàng hóa và phát hàng.
* Nghiệp vụ tiếp nhận hàng:
- Khái niệm: Tiếp nhận hàng ở kho là hệ thống các mặt công tác nhằm kiểm tra tình trạng số lượng và chất lượng hàng hóa thực nhập vào kho và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc chuyển giao quyền sở hữu và quản lý hàng hóa.
- Nội dung tiếp nhận hàng:
+ Tiếp nhận về số lượng: tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giao nhận về mặt số lượng; được tiến hành theo 2 bước: tiếp nhận sơ bộ và tiếp nhận chi tiết.
+ Tiếp nhận chất lượng hàng hóa bao gồm các mặt công tác nhằm kiểm tra tình trạng chất lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận về mặt chất lượng của hàng hóa nhập kho.; được tiến hành theo 3 bước: lấy mẫu kiểm tra, xác định phương pháp kiểm tra và tiến hành kiểm tra đánh giá chất lượn Tiếp nhận chất lượng hàng hóa phải căn cứ vào các văn bản có tính pháp lý, đồng thời phải căn cứ vào các chứng từ đi kèm.
+ Làm chứng từ nhận hàng bao gồm những công tác nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa và tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhập hàng.
* Nghiệp vụ bảo quản hàng:
- Khái niệm: Bảo quản hàng hóa là hệ thống các mặt công tác nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn số lượng, chất lượng hàng hóa trong kho; tận dụng diện tích và dung tích kho; nâng cao năng suất thiết bị và lao động kho.
- Nội dung nghiệp vụ bảo quản:
+ Phân bố chất xếp hàng hóa: là phương pháp sắp xếp hàng hóa trong kho.
+ Chăm sóc, giữ gìn hàng hóa: các công tác nhằm quản lý nhiệt độ, độ ẩm trong kho; vệ sinh sát trùng kho; phòng cháy chưa cháy, phòng gian bảo mật và kiểm tra giám sát kho hàng.
+ Quản trị định mức hao hụt: nhằm giảm hao hụt tự nhiên đồng thời loại trừ hao hụt vượt định mức.
Nghiệp vụ phát hàng phải được tiến hành theo 3 bước: xây dựng kế hoạch phát hàng, chuẩn bị phát hàng và giao hàng Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ cần đảm bảo được những yêu cầu sau:
- Xác định rõ trách nhiệm vật chất cụ thể giữa các bộ phận công tác kế hoạch,chuẩn bị và giao hàng.
- Đảm bảo phát hàng kịp thời, nhanh chóng và chính xác cho khách hàng theo hợp đồng và lệnh xuất kho.
- Phải đảm bảo giảm những chi phí cho toàn bộ quá trình phát hàng.
Quá trình nghiệp vụ vận chuyển: gồm 4 giai đoạn cơ bản: chuẩn bị gửi hàng, gửi hàng, bảo vệ và bốc dỡ hàng hóa trên đường vận chuyển và giao hàng.
- Chuẩn bị gửi hàng: bao gồm những mặt công tác đảm bảo sẵn sàng để vận chuyển hàng hóa Yêu cầu của giai đoạn này là: lô hàng vận chuyển phải phù hợp với lịch giao hàng và hợp, đảm bảo những điều kiện giao nhận vận chuyển và phải thuận tiện để thực hiện các khâu nghiệp vụ khác Chuẩn bị gửi hàng có 2 mặt công tác cơ bản là: chuẩn bị về hàng hóa và chuẩn bị các loại giấy tờ.
Chuẩn bị về hàng hóa thực chất là tạo lập lô hàng để giao cho khách hàng Đây là nội dung cơ bản trong công đoạn nghiệp vụ phát hàng ở kho.
Chuẩn bị về giấy tờ nhằm tạo nên những điều kieenh kinh tế - pháp lý trong vận chuyển và giao nhận hàng hóa, đảm bảo cho hàng hóa vận chuyển được thông suốt, giao nhận nhanh và do đó tăng tốc độ quá trình nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa.
- Gửi hàng: bao gồm những mặt công tác chuyển giao hàng hóa lên phương tiện vận tải Yêu cầu của giai đoạn này là: xác định trách nhiệm vật chất về hàng hóa vận chuyển giữa các bên có liên quan – người giao, nhận và vận chuyển hàng hóa, tận dụng trọng tải và dung tích của phương tiện vận tải, đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển Tùy thuộc loại dịch vụ vận chuyển sử dụng mà nội dung gửa hàng phức tạp hoặc đơn giản Gửi hàng tại kho bằng phương tiện vận tải ô tô là đơn giản nhất; phức tập nhất vẫn là gửi hàng bằng phương tiện vận tải được dài như: đường sắt, đường thủy, đường hàng không.
- Bảo vệ và bốc dỡ hàng hóa trên đường vận chuyển: bao gồm những mặt công tác gắn liền với việc di chuyển hàng hóa từ nơi giao đến nơi nhận hàng Yêu cầu: đảm bảo di chuyển hàng hóa nhanh, liên tục, giảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hóa trong quá trình di chuyển và bốc dỡ chuyển tải.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VIỆC QUẢN TRỊ KHO VÀ VẬN CHUYỂN SẢN PHẨM BAO BÌ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN & BAO BÌ GOLDSUN
Phương pháp nghiên cứu đề tài
Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng:
- Phương pháp quan sát: trong thời gian thực tập tại công ty em đã thực hiện việc quan sát công việc của cán bộ nhân viên trong công ty để hiểu tổng quan các hoạt động và hiện trạng tại công ty.
- Phương pháp nghiên cứu tại bàn: bằng phương pháp này em đã được các phòng ban trong công ty là phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự và phòng tài chính kế toán cung cấp cho tài liệu và số liệu có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty, đặc biệt là công tác kho và vận chuyển.
- Phương pháp điều tra qua phiếu trắc nghiệm và phỏng vấn chuyên gia: các đặc điểm cơ bản về hoạt động kho và vận chuyển tại công ty được điều tra qua phiếu Còn một số thông tin chi tiết về hoạt động kho và vận chuyển của công ty như việc phân bố kho, số lượng kho và cũng như các quyết định trong vận chuyển hàng hóa… được thu thập bằng cách hỏi cán bộ phòng kinh doanh, những người trực tiếp đảm nhận công việc đó.
Ngoài ra còn sử dụng một số như: phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp ngoại suy, phương pháp phân tích thống kê miêu tả.
Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến công tác quản trị kho và vận chuyển tại Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun
3.2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun
* Tên đơn vị:Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun Địa chỉ tại lô B2- Phú Diễn - Từ Liêm -Hà Nội.
Website:http://www.nhatquang.com.vn Điện thoại của công ty: (84- 4) 3 8371353/ (84- 4) 3 8371191
Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun là một công ty mạnh trong lĩnh vực in và bao bì tại miền Bắc Công ty là một trong những công ty đầu tiên trong lĩnh vực in và sản xuất bao bì Công ty được thành lập vào năm 1994 với lĩnh vực kinh doanh đầu tiên là kinh doanh gas tại miền Bắc
Tới năm 1996 Công ty bao bì Nhật Quang được thành lập theo quyết định số : 1591/GPUB 23/07/1996 Với ngành nghề kinh doanh chủ yếu sản xuất, gia công các loại bao bì, carton sóng và duplex Trụ sở công ty đặt tại : Lô B2- Phú Diễn - Từ Liêm -Hà Nội Công ty hoạt động trong lĩnh vực sản suất thùng carton và nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường in ấn và sản suất bao bì carton cao cấp với công nghệ và thiết bị hiện đại bậc nhất Đông Nam Á
Năm 2004 công ty đã xây dựng nhà máy sản xuất bếp gas và nồi inox mang thương hiệu Goldsun và Kinen tại Việt Nam Tính tới thời gian này công ty đã xây dựng được thương hiệu của mình trên thị trường Cũng trong năm 2004 công ty nhận được chứng chỉ áp dụng tiêu chuẩn chất lượng quốc tế ISO 9001:2000
Năm 2005 công ty tiến hành cổ phần hóa, với sự định giá hấp dẫn của mình trên thị trường công ty đã nhận được vốn đầu tư của quỹ tín dụng quốc tế Mekong Capital Có thể nói đây là một bước tiến mạnh mẽ của công ty trong tiến trình phát triển của nền kinh tế nước ta.
Năm 2009, với sự góp vốn của Công Ty cổ phần mặt trời vàng, thành lập Công ty
Cổ Phần In và Bao Bì Goldsun Đồng thời, trong những năm qua, công ty liên tục nhận được bằng khen của các cấp chính quyền, Thành phố Hà Nội và được nhận bằng khen của Thủ Tướng Chính Phủ năm 2006 Công ty cũng đã nhận được các giải thưởng danh tiếng cho sản phẩm như giải thưởng Sao vàng Đất Việt, giải thưởng Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao, giải thưởng Thương Hiệu Mạnh Việt Nam, giải thưởng Tin & Dùng Việt Nam…
* Chức năng nhiệm vụ chủ yếu:
Với slogan của công ty là: " We Print the World for you!"
Công ty cổ phần In và Bao Bì Goldsun phấn đấu và cam kết trở thành nhà cung cấp giải pháp bao bì quốc tế hợp nhất thông qua chính sách tối đa hóa năng lực sản xuất, không ngừng cải tiến, phát triển dịch vụ hoàn hảo, sẵn sàng đón nhận thử thách mới, tạo nền tảng cho một tương lai phát triển và phồn vinh Công ty cổ phần In và Bao Bì Goldsun là nhà cung cấp sự lựa chọn hoàn hảo trong lĩnh vực bao bì carton và offset. Công ty tập trung phát triển nguồn nhân lực, cải tiến sản xuất và hoạt động kinh doanh, nâng cao chất lượng dịch vụ bao bì, đảm bảo khách hàng của công ty có thể cạnh tranh trên bất kỳ thị trường nào Công ty cổ phần in và bao bì Goldsun tham gia hoạt động kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực bao bì và liên quan đến bao bì:
- Sản xuất bao bì carton
- Dịch vụ và gia công các sản phẩm bao bì
- In ấn và các dịch vụ liên quan đến in ấn bao bì
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa bao bì
- Môi giới hàng hoá nguyên vật liệu
* Cơ cấu lao động và bộ máy tổ chức của công ty:
- Cơ cấu lao động: Hiện nay công ty có 325 cán bộ công nhân viên Con số này thể hiện sự lớn mạnh của công ty hiện nay Do ở nhà máy công nhân phải làm việc 3 ca để kịp tiến độ giao hàng nên số lượng công nhân là khá lớn Ở công ty hiện nay đang áp dụng phương pháp quản lý chất lượng 5S và một số phương pháp quản lý khác nên mức an toàn lao động của công nhân trong công ty là rất cao Điều này được chứng minh trong thời gian qua không có công nhân bị tai nạn lao động Tỷ lệ lao động nam trong công ty là
176 người, tỷ lệ lao động nữ là 149 người Tỷ lệ lao động nam nữ trong công ty là tương đối đồng đều do ngành đặc điểm của ngành in và bao bì không đòi hỏi quá nhiều về mặt nhân công lao động Lượng lao động nam chủ yếu là ở nhà máy sản xuất còn lượng lao động nữ chủ yếu ở bộ phận tổ chức như phòng kế toán, phòng hành chính nhân sự
- Sơ đồ tổ chức: Công ty cổ phần in và bao bì Goldsun là một công ty lớn, công ty được tổ chức theo phòng chức năng.
* Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây: ĐVT: triệu đồng
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun.
(Nguồn: phòng hành chính nhân sự)
(Nguồn: phòng tài chính kế toán)
Bảng 3.1: Báo cáo kết quả kinh doanh từ 2008 đến 2010
Doanh thu - Chi phí từ 2008 đến 2010
Tổng doanh thu Chi phí
Hình 3.2: So sánh doanh thu – chi phí từ 2008 đến 2010.
Nhìn vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có thể thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng hiệu quả Dựa vào biểu đồ cho thấy khoảng cách giữa doanh thu và chi phí của công ty được cải thiện dần qua các năm dẫn đến lợi nhuận đạt được ngày càng cao Qua tìm hiểu thực tế tại công ty cho thấy mặc dù trong năm 2088, 2009 điều kiện kinh tế rất khó khăn nhưng công ty vẫn khắc phục hoàn cảnh để tiếp tục tăng trưởng.
3.2.2 Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến công tác quản trị kho và vận chuyển sản phẩm bao bì tại Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun
* Các nhân tố môi trường vi mô:
- Quy mô vốn: Hiện nay, công ty là một đơn vị làm ăn có hiệu quả với số vốn ban đầu là 20.593.000.000, trong đó vốn cố định là 16.494.933.000, vốn lưu động là4.098.007.000 Tỷ lệ vốn cố định chiếm 80,1% tổng số vốn của công ty, còn tỷ lệ vốn lưu động chiếm 19,9% Điều này chứng tỏ công ty đã dành khoản lớn để đầu tư cho phân xưởng, kho bãi Đây là điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản trị kho và vận chuyển của công ty Trong tương lai công ty đang có dự án mở rộng và nâng cấp nhà máy sản xuất bao bì cao cấp với tổng chi phí vào khoảng 144 tỷ đồng Với quy mô vốn lớn sẽ giúp cải thiện trang thiết bị trong kho, giúp công ty có khả năng áp dụng các phần mềm tiên tiến trong quản lý sẽ giúp hoạt động quản trị kho và vận chuyển đạt hiệu quả cao hơn.
- Nhân lực: công ty có 11 nhân viên kinh doanh và 19 nhân viên kho Đây là nguồn lực lao động trực tiếp thực hiện các hoạt động quản trị kho và vận chuyển Các nhân viên kinh doanh vừa phải đảm nhận công việc kinh doanh, vừa phải theo dõi sát quá trình nghiệp vụ kho và quá trình vận chuyển hàng hóa Các nhân viên kho thì thực hiện trực tiếp các nghiệp vụ kho Qua bảng kết quả điều tra cho thấy trình độ nhân viên của công ty được đánh giá là khá, tuy nhiên việc kiêm nhiệm lại ảnh hưởng không tốt đến hoạt động quản trị kho và vận chuyển.
- Thị trường, khách hàng: Thị trường của công ty gồm: điện tử điện lạnh (67%); đồ gia dụng và nội thất (9%); sản phẩm tiêu dùng (7%); thức ăn và đồ uống (7%); phụ tùng ô tô và xe máy (5%); khác (5%).
Hình 3.3: Biểu đồ miêu tả thị trường sản phẩm của công ty.
Các khách hàng của công ty chủ yếu là các khách hàng truyền thống như công ty Canon, công ty bia Đại Việt, công ty Yamaha… Ngoài ra công ty còn nhận các đơn đặt hàng, nhận gia công của các công ty khác Với thế mạnh là công nghệ hiện đại thì công ty đã có được một lượng khách hàng lớn và lâu dài Có thể nói trong thị trường in và bao bì của miền Bắc thì công ty chiếm một thị phần khá lớn với doanh thu hàng năm hàng trăm tỷ.
Do thị trường tập trung ở miền Bắc nên khoảng cách vận chuyển cũng tương đối ngắn, chỉ ty Công ty có nhiều khách hàng truyền thống và lâu dài nên rất thuận tiện cho việc quản lý hàng hóa dự trữ trong kho và sắp xếp kho nhưng đòi hỏi quy mô kho phải tương đối lớn để đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng.
- Sản phẩm: Hiện nay công ty in và bao bì Goldsun đang sản xuất và cung cấp các loại sản phẩm chủ yếu sau: bao bì carton 3lớp, bao bì carton 5 lớp, các sản phẩm duplex in offset và các sản phẩm in flexo Sản phẩm của công ty có các đặc điểm khác với các sản phẩm khác: là bao bì bên ngoài đựng các sản phẩm của các đối tác, giữ một vai trò quan trọng trong việc bảo quản hàng hoá của các đối tác đặt hàng tại công ty Như vậy sản phẩm của công ty sẽ tác động rất lớn tới khách hàng khi chọn mua sản phẩm, nó sẽ đánh vào hành vi mua của khách hàng Vì vậy việc bảo quản và vận chuyển sảm phẩm bao bì phải đảm bảo không làm giảm phẩm chất, quy cách của sản phẩm
Kết quả điều tra các vấn đề nghiên cứu
Qua việc phát phiếu điều tra trắc nghiệm 5 cán bộ trực tiếp thực hiện công tác kho và vận chuyển tại công ty thu được một số kết quả như sau:
- Đánh giá về các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản lý hàng hóa trong kho:
STT Các yếu tố Giá trị trung bình của thứ tự độ ảnh hưởng
Thứ tự độ ảnh hưởng
2 Nguồn vốn dành cho hoạt động kho 2.85 3
3 Hệ thống trang thiết bị trong kho 2.35 2
4 Lực lượng lao động tại kho 3.6 4
5 Cách xuất, nhập, bảo quản hàng hóa 1.45 1
Bảng 3.2: Bảng tổng hợp mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến hoạt động quản lý kho.
Từ kết quả thu được ở bảng trên cho thấy cách xuất, nhập, bảo quản hàng hóa trực tiếp tới năng suất và hiệu quả của hoạt động quản lý kho hàng Sau đó là đến các nhân tố như: hệ thống trang thiết bị trong kho, nguồn vốn dành cho hoạt động kho, lực lượng lao động tại kho Nhân tố ít ảnh hưởng nhất là điều kiện tự nhiên vì sản phẩm bao bì của công ty ít bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài và rất dễ bảo quản.
- Về các tiêu chí khi đánh giá lựa chọn người vận chuyển:
Các tiêu chuẩn Sự cần thiết
Mức độ quan trọng (số phiếu)
4 Khả năng vận chuyển các loại hàng hóa
6 Độ an toàn vận chuyển 2 40 1 1
Bảng 3.3: Bảng tổng hợp mức độ quan trọng của các tiêu chuẩn chọn người vận chuyển.
Qua kết quả điều tra cho thấy 100% cho rằng chi phí là quan trọng nhất, yếu tố này chiếm đến 90% quyết định việc lựa chọn người vận chuyển Các tiêu chí như thời gian vận chuyển, độ an toàn, tính linh hoạt chưa được công ty chú trọng tới Việc lựa chọn tiêu chí đánh giá lựa chọn người vận chuyển của công ty như vậy là chưa phù hợp với tình hình hiện tại của công ty Vì mục tiêu đề ra của công ty là không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng thì các tiêu chí về thời gian, độ an toàn là rất quan trọng.
MỘT SỐ KẾT LUẬN VÀ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU LỰC QUẢN TRỊ KHO VÀ VẬN CHUYỂN SẢN PHẨM BAO BÌ TẠI CÔNG
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
- Công ty đã xác định được kết cấu và vị trí kho hàng phù hợp Kho được bố trí gần bãi xe và ở ngay phía ngoài của phân xưởng sản xuất nên các thành phẩm sản xuất xong qua bộ phận KCS rồi vào lưu kho sau đó xuất giao cho khách hàng thành một trình tự rất khoa học.
- Nghiệp vụ kho đã góp phần tạo điều kiện cho hoạt động của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, hậu cần trực tiếp được liên tục, nâng cao trình độ dịch vụ khách hàng Số lượng đơn hàng thỏa mãn những yêu cầu của khách hàng về chất lượng, cơ cấu hàng hóa là rất lớn.
- Việc bố trí sắp xếp hàng hóa, bố trí diện tích hoạt động trong kho thành phẩm đảm bảo cho hoạt động tác nghiệp trong kho diễn ra thuận tiện Hàng hóa khi được nhập vào kho đều được bố trí và sắp xếp thành từng khu vực hàng hóa riêng theo tên của các nhân viên kinh doanh phụ trách mặt hàng Do vậy việc tiến hành các nghiệp vụ kho diễn ra thuận tiện, dễ dàng, hàng hóa trong kho dễ tìm, dễ vận chuyển, dễ kiểm tra, đảm bảo quá trình nhập xuất kho diễn ra thuận tiện, tiết kiệm thời gian.
- Công tác bảo quản đã thực hiện được chức năng cơ bản của nó là đảm bảo chất lượng hàng hóa Không có hiện tượng đối tác phàn nàn về chất lượng hàng hóa do không được lưu trữ tốt Công ty có sự đầu tư về nguồn lực cơ sở vật chất cũng như nhân sự để có thể đảm bảo sự an toàn, phòng gian bảo mật cho hệ thống kho.
- Các cán bộ nhân viên nhiệt tình, có trách nhiệm cao, thực hiện tốt nghiệp vụ tiếp nhận và xuất hàng, ít xẩy ra sai sót trong việc kiểm tra, giao nhận, đảm bảo được tính kịp thời và độ chính xác cao về số lượng, chất lượng và trong công tác làm chứng từ.
- Công ty mới áp dụng thuê ngoài dịch vụ vận chuyển trong 2 năm gần đây nhưng đã cho thấy kết quả tiết kiệm chi phi một cách rõ ràng Việc thuê ngoài hoạt động vận chuyển đã giúp công ty giảm được rất nhiều chi phí so với việc tự công ty thực hiện hoạt động này Công ty sẽ không mất chi phí nhân sự (tuyển dụng, quản lý nhân sự, đào tạo,lương, thuế thu nhập, các khoản bảo hiểm cho đội ngũ lái xe…), chi phí cho văn phòng và các trang thiết bị làm việc, chi phí đầu tư xe cộ để vận chuyển … Việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài hoạt động vận chuyển sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí cố định và dành nhiều nguồn lực hơn tập trung cho hoạt động sản xuất kinh doanh cốt lõi của mình.
Ngoài ra còn giúp công ty giảm được các khoản lãng phí khi không sử dụng hết đầu xe hoặc khi xe giao hàng cho khách xong trên đường về chỉ đi xe không.
- Công ty sử dụng dịch vụ thuê ngoài cho hoạt động vận chuyển nên việc kiểm tra, xem xét người vận chuyển cũng được tiến hành theo các chỉ tiêu: chi phí hợp lý, độ tin cậy và trách nhiệm trong thực hiện hợp đồng, tính linh hoạt Công ty đã tạo dựng được tốt mối quan hệ với các đối tác thực hiện vận chuyển.
- Việc xây dựng hệ thống kho từ cơ sở vật chất bảo quản đến số lượng hàng hóa nhập kho, dự trữ, lao động nghiệp vụ kho đều chỉ làm theo kinh nghiệm, tự phát mà chưa có sự kế hoạch hóa, chưa đề ra mục tiêu và chỉ tiêu đánh giá cụ thể.
- Điều kiện cơ sở vật chất kĩ thuật còn lạc hậu, chưa có sự áp dụng công nghệ thông tin hay phần mềm hiện đại nên hiệu quả không cao mà lại tốn nhiều chi phí do sử dụng quá nhiều đến nhân lực.
- Diện tích kho thành phẩm tương đối nhỏ so với quy mô sản xuất kinh doanh của công ty hiện nay Diện tích kho thành phẩm khoảng 600 m2 trong khi năng lực sản xuất của công ty đạt: sản phẩm carton bồi duplex là 2.1 triệu hộp/tháng và sản phẩm carton thường là 1.400 tấn/tháng Tuy công ty đã tận dụng triệt để diện tích và dung tích kho nhưng trong những lúc cao điểm thì vẫn không đủ Vì thế nhiều khi hàng hóa phải chất xếp ở phía ngoài kho rất nhiều, gây khó khăn cho công tác bảo quản và nếu gặp trời mưa thì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng sản phẩm.
- Cấu trúc kho là kho kín, liền ngay với phân xưởng sản xuất, không có vách ngăn nên gây khó khăn rất lớn cho công tác bảo quản hàng hóa, phòng gian bảo mật, phòng cháy chữa cháy Mặt khác vì kho liền với bộ phận sản xuất nên đôi khi gặp vướng víu trong quá trình chất xếp cũng như bốc dỡ hàng hóa trong kho và việc trang bị các hệ thống bảo quản hàng hóa như: hệ thống quạt thông gió, hệ thống chống ẩm cũng gặp khó khăn Ngoài ra phòng trưởng kho và kế toán kho nằm trong phân xưởng sản xuất nên gây khó khăn trong việc kiểm soát hàng hóa xuất nhập Vị trí tập kết hàng để xuất kho nằm ở bên ngoài kho nên chất lượng lô hàng dễ bị ảnh hưởng khi trời mưa.
- Việc thuê ngoài dịch vụ vận chuyển cũng đặt ra nhiều vấn đề khó khăn trong việc việc kiểm soát, việc đàm phán cước phí đối với nhà cung cấp dịch vụ.
- Lĩnh vực hậu cần chưa được phát triển mạnh tại Việt Nam nên cơ sở vật chất chung của nước ta còn lạc hậu và thiếu thốn, chưa có sự áp dụng công nghệ hiện đại trong quản lý Nước ta còn hạn chế về nguồn vốn nên cơ sở hạ tầng của cảng biển, đường bộ, đường sắt chưa được đầu tư thích đáng, không theo kịp tốc độ tăng trưởng kinh tế và tình hình xuất nhập khẩu Chi phí logistics tại Việt Nam gần như gấp đôi so với các nước công nghiệp khác, xuất phát từ việc thiếu thốn về hạ tầng và năng lực vận tải yếu kém, hệ thống kho bãi quy mô nhỏ, rời rạc; các phương tiện, trang thiết bị như xe nâng hạ hàng hóa, dây chuyền, băng tải, phương tiện đóng gói mã hóa, nói chung còn thô sơ, hệ thống vận tải đường không, đường biển, đường sắt, đường bộ và đường sông còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động logistics.
- Hành lang pháp lý chưa rõ ràng, liên quan đến nhiều bộ ngành như giao thông vận tải, thương mại, hải quan, đo lường và kiểm định với những quy định riêng thậm chí mâu thuẫn nhau gây trở ngại cho quản lý và tiến hành nghiệp vụ, doanh nghiệp gặp khó khăn khi xử lý các đơn hàng lớn
Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện kho và vận chuyển
4.2.1 Dự báo triển vọng cho hoạt động kho và vận chuyển tại Việt Nam
Kim ngạch xuất khẩu năm 2010 ước đạt khoảng 70,8 tỷ USD, tăng 24% so với năm 2009 và 17% so với kế hoạch Kim ngạch nhập khẩu năm 2010 ước đạt khoảng 82,8 tỷ USD, tăng 18,4% so với năm 2009 Theo dự báo nếu tính tỷ trọng dịch vụ logistics chiếm trong kim ngạch xuất nhập khẩu – thường vào khoảng 15% - thì kim ngạch logistics sẽ đạt 23.04 tỷ USD Theo các chuyên gia dự báo thì trong tương lai gần, logistics sẽ trở thành một ngành logistics quan trọng của Việt Nam Đặc biệt trong khoảng
10 năm tới khi kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam đạt khảng 200 tỷ USD thì nhu cầu sử dụng dịch vụ logistics sẽ càng tăng lên và do đó tiềm năng phát triển dịch vụ logistics Việt Nam là rất lớn.
Dịch vụ logistics được coi là tâm điểm của sự phát triển kinh tế thương mại tuy đã xuất hiện nhiều năm tại nước ta nhưng vẫn còn manh mún, phân tán và hoạt động kém hiệu quả Theo Cục Hàng hải Việt Nam lĩnh vực quan trọng nhất trong logistics là vận tải biển thì doanh nghiệp trong nước mới chỉ đáp ứng chuyên chở được 18% tổng lượng hàng hóa xuất nhập khẩu Điều này thực sự là một thua thiệt lớn cho doanh nghiệp trong nước khi hiện nay có đến 90% hàng hóa xuất nhập khẩu được vận chuyển bằng đường biển. Nhưng ngược lại, Việt Nam lại là một thị trường mà các tập đoàn nước ngoài đang mơ ước khi tính toán doanh số từ logistics.
Những năm gần đây, logistics bắt đầu thu hút sự chú ý của các cấp quản lý Nhà nước cũng như các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận kho vận trong và ngoài nước Các cảng container và sân bay của Việt Nam đã được đầu tư và quy hoạch theo chiến lượng phát triển lâu dài. Đánh giá về nguồn nhân lực phục vụ trong ngành logistics hiện nay, trước hết là đánh giá đội ngũ cán bộ quản lý, điều hành trong các doanh nghiệp quốc doanh và cổ phần hóa thì cán bộ chủ chốt được Bộ, ngành chủ quản điều động về điều hành các công ty Đội ngũ hiện nay đang điều hành chủ yếu các doanh nghiệp tương đối lớn về quy mô và có thâm niên trong ngành, chẳng hạn trong lĩnh vực dịch vụ hàng hải, kho vận, đa số đạt trình độ đại học Hiện thành phần này đang được đào tạo và tái đào tạo để đáp ứng nhu cầu quản lý Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại phong cách quản lý cũ, chưa chuyển biến kịp để thích ứng với môi trường mới, thích sử dụng kinh nghiệm hơn là áp dụng khoa học quản lý hiện đại Trong các công ty giao nhận mới thành lập vừa qua, chúng ta thấy đã hình thành một đội ngũ cán bộ quản lý trẻ, có trình độ đại học, nhiều tham vọng nhưng kinh nghiệm kinh doanh quốc tế và tay nghề còn thấp Lực lượng này trong tương lai gần sẽ là nguồn bổ sung và tiếp nối các thế hệ đàn anh đi trước, năng động hơn, xông xáo và ham học hỏi.
4.2.2 Quan điểm hoàn thiện kho và vận chuyển tại Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun
Trong điều kiện kinh tế hội nhập hiện nay, Nhà nước đã từng bước cải thiện cơ sở vật chất kỹ thuật, hành lang pháp lý và thủ tục hành chính để tạo cơ sở cho các doanh nghiệp trong nền kinh tế được phát huy tối đa năng lực của mình Vấn đề đặt ra là mỗi doanh nghiệp phải tự mình tìm biện pháp đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho mình, tự tìm ra các phương pháp quản lý kho và vận chuyển riêng phù hợp với điều kiện và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mình Chính vì thế tiến đến hoàn thiện quản trị kho và vận chuyển là một nhu cầu tất yếu và cần thiết nhằm phát huy vai trò của hoạt động này.
Việc hoàn thiện quản trị kho và vận chuyển tại công ty đặt ra yêu cầu là phải giúp cho quá trình cung cấp đúng sản phẩm đến đúng vị trí, vào đúng thời điểm với điều kiện và chi phí phù hợp cho khách hàng.
Việc hoàn thiện quản trị kho và vận chuyển trong công ty phải có ý nghĩa thực tiễn, đòi hỏi phải thực hiện không trái với các quy định, chính sách pháp luật hiện hành. Hơn nữa việc hoàn thiện đó phải tính đến xu hướng biến đổi trong tương lai của cơ chế quản lý.
Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm tổ chức quản lý, về ngành nghề kinh doanh sản xuất riêng Do đó khi hoàn thiện tổ chức quản trị kho và vận chuyển phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý, có tính khả thi cao, phù hợp với khả năng tài chính của công ty, phù hợp với trình độ và khả năng chuyên môn của các cán bộ phụ trách.
Hoàn thiện công tác quản trị kho và vận chuyển nhằm mục đích giúp cho các hoạt động kho và vận chuyển hàng hóa của công ty được hiệu quả hơn Để thực hiện được điều đó việc hoàn thiện phải đảm bảo tiết kiệm, kịp thời và triệt để sao cho hoạt động kho và vận chuyển được thực hiện tốt nhất nhiệm vụ, chức năng của mình là di chuyển và dự trữ hàng hóa đem lại hiệu quả tốt nhất với chi phí tốt ưu nhất.
Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản trị kho và vận chuyển tại Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun
cổ phần in & bao bì Goldsun.
Trên cơ sở những mặt còn hạn chế về công tác quản trị kho và vận chuyển tại Công ty cổ phần in & bao bì Goldsun, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường hơn nữa hiệu lực hoạt động quản trị kho và vận chuyển tại công ty.
4.3.1 Giải pháp cho việc lên kế hoạch nghiệp vụ kho và vận chuyển
- Công ty nên đề ra những mục tiêu cụ thể cho hoạt động kho và vận chuyển của công ty.
Trước khi đề ra kế hoạch cho hoạt động quản trị kho và vận chuyển, công ty nên đặt ra những mục tiêu cụ thể cho hoạt động này và từ đó có những kế hoạch và giải pháp hợp lý để hướng tới mục tiêu đó
Xuất phát từ mục tiêu chung của hoạt động logistics là mục tiêu dịch vụ khách hàng và mục tiêu chi phí Từ đó đề ra các mục tiêu cụ thể của quản trị kho và vận chuyển:
- Mục tiêu quản trị kho: đáp ứng nhanh những yêu cầu của quá trình mua bán, hợp lý hóa việc bổ sung dự trữ hàng hóa trong kho, chất lượng hàng hóa bảo quản
- Mục tiêu quản trị vận chuyển: chi phí, tốc độ, độ ổn định
Tất cả các mục tiêu về quản trị kho và vận chuyển đều thống nhất với nhau và cùng hướng tới đạt được mục tiêu chung của hoạt động logistics Tiếp theo công ty sẽ đặt ra những chỉ tiêu cụ thể để thực hiện Ví dụ như chỉ tiêu về chi phí vận chuyển: giảm tỷ trọng của chi phí vận chuyển trong tổng chi phí thực hiện mỗi lô hàng Việc đề ra mục tiêu giúp công ty có những kế hoạch để hướng tới mục tiêu đó và quá trình kiểm tra đánh giá lại hoạt động quản trị kho và vận chuyển sau mỗi kỳ cũng dễ dàng hơn khi dựa vào những mục tiêu đó Có thể minh họa các bước theo sơ đồ sau:
Mục tiêu chung của hoạt động logistics
Hình 4.1: Sơ đồ quy trình lên kế hoạch cho hoạt động kho và vận chuyển
- Công ty nên mở rộng diện tích kho; xây ngăn cách giữa kho và phân xưởng sản xuất; bố trí lại các khu vực trong kho.
Hiện nay khuôn viên chung của toàn công ty vẫn còn nhiều diện tích Công ty có thể tận dụng, mở rộng diện tích kho thành phẩm để có thể đảm bảo đủ diện tích để bảo quản hàng hóa Công ty cũng có thể xây thêm vách ngăn giữa kho thành phẩm và phân xưởng sản xuất Chi phí đầu tư cho hoạt động này là không lớn nhưng đem lại hiệu quả rất cao Công ty có thể kiểm soát được lượng người ra vào kho (trước đó có nhiều công nhân qua lại để ra vào phân xưởng sản xuất) giúp công tác quản lý hàng hóa, phòng gian bảo mật thuận tiện và đạt hiệu quả cao hơn.
Công ty có thể di chuyển khu vực thủ kho và kế toán kho ra vị trí phía ngoài kho thuận tiện cho việc theo dõi các hoạt động tác nghiệp diễn ra trong kho Nếu mở rộng thêm diện tích kho, công ty có thể di chuyển khu vực tập kết hàng xuất vào bên trong kho, đảm bảo cho chất lượng lô hàng và thuận tiện cho các hoạt động tác nghiệp tiếp theo Cụ thể theo sơ đồ sau: Đề ra các kế hoạch thực hiện hoạt động kho và vận chuyển
Khu vực tập kết hàng xuất và để các công cụ hỗ trợ bốc dỡ, chất xếp hàng
Hình 4.2: Sơ đồ mới về bố trí các khu vực trong kho.
Kho được chia thành 3 khu vực chính:
+ Khu vực dành cho hoạt động quản lý kho gồm khu vực của thủ kho và kế toán kho. + Khu vực hành cho hoạt động bốc dỡ, sắp xếp hàng hóa thành các lô hàng, khu vực để xe nâng điện, xe nâng tay
+ Các khu A, B, C, D, E, F là các khu vực để hàng.
Việc bố trí hàng hóa như trên sẽ tạo thuận lợi cho quá trình vận chuyển hàng hóa, dễ kiểm kê, dễ tìm kiếm, tránh hiện tượng lẫn giữa các hàng hóa, tiết kiệm thời gian cho các hoạt động tác nghiệp trong kho.
4.3.2 Giải pháp cho việc triển khai thực hiện nghiệp vụ kho và vận chuyển
- Công ty nên đẩy mạnh hơn nữa trình độ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho hàng:
Công nghệ thông tin hiện nay rất phát triển và là công cụ vô cùng hữu ích cho công tác quản lý Công tác kho và vận chuyển của công ty chưa được áp dụng các phần mềm quản lý do đó cần áp dụng phần mềm quản lý để quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, đặc biệt là với hoạt động kho kết hợp với công nghệ mã vạch (barcode) hay thẻ từ (transponder) giúp giảm chi phí quản lý và nhân công, đồng thời cũng dễ dàng đạt được các tiêu chuẩn ISO để tạo lợi thế cạnh tranh Mã hóa các loại hàng và vị trí đặt hàng để quá trình thực hiện nghiệp vụ xuất hàng bảo quản trên máy vi tính thực hiện có hiệu quả cao.
Trang bị phân hệ hoàn chỉnh cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa trên toàn bộ hệ thống kho Hệ thống thiết bị này sẽ thiếp lập hệ thống thông tin với:
+ Các loại thông tin chung về hàng hóa như tên, mã liệu.
Khu vực D thủ kho và kế toàn kho
Lối ra Hàng hóa nhập kho
+ Thông tin về vị trí.
+ Thông tin về thể tích và dung tích lưu trữ.
+ Thông tin chi tiết về tải trọng và đặc điểm mô tả.
+ Quy định mực dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng hóa.
+ Các thông số kỹ thuật để đảm bảo yêu cầu bảo quản hàng hóa.
Phân hệ này sẽ giúp quá trình quản lý kho được hiệu quả Nó giúp cho nhà quản lý biết được những thông tin của toàn bộ hoạt động kho, giúp dễ dàng thực hiện công tác lập kế hoạch, công tác thực hiện nghiệp vụ xuất nhập kho, bảo quản kho.
Hoặc công ty có thể áp dụng phần mềm sử dụng phân hệ quản lý kho hàng Phân hệ này cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa trên toàn bộ hệ thống kho, di chuyển nội bộ, kiểm kê và thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo yêu cầu của công ty Phân hệ này có chức năng cơ bản:
+ Mô tả hệ thống kho theo nhiều thông số, nhiều cấp độ.
+ Quản lý danh mục hàng hóa: ghi nhận và lưu trữ chi tiết các thông tin liên quan đến mô tả hàng hóa như: đơn vị tính, tiêu chuẩn chất lượng, nhãn hiệu, loại hàng hóa, đặc tính kỹ thuật hỗ trợ tìm kiếm nhanh.
+ Hỗ trợ nghiệp vụ xuất nhập kho.
+ Tự động xác định hàng tồn kho và đơn giá xuất kho theo các phương pháp, cho phép lựa chọn phương pháp xác định tồn kho: tồn kho âm hay không âm (tự cảnh bảo khi xuất kho quá mức tồn hiện tại), thể hiện thông tin tồn kho tức thời theo hệ thống kho hay theo đơn đặt hàng.
+ Báo động hàng tồn kho, lên kế hoạch và ghi nhận thông tin kiểm kê kho, báo cáo phân tích tình hình tồn kho hàng hóa.
- Trang bị hệ thống băng chuyền từ khu bảo quản đến khu vực xuất hàng để đẩy nhanh tiến độ xử lý đơn đặt hàng trong kho.
