ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI AN PHÁT
Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty in và dịch vụ thương mại
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Tên Công ty: Công ty In và dịch vụ thương mại An Phát Địa chỉ: 141 Ngụ Xuõn Quảng - Trâu Quỳ - Gia Lâm – Hà Nội
Văn phòng: 32/15/23 An Dương - Tây Hồ - Hà Nội
Số tài khoản: 10201000003664 – Mở tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm.
Công ty In và dịch vụ thương mại An Phát được thành lập từ năm 2003 những ngày đầu mới thành lập Công ty còn gặp rất nhiều khó khăn vất vả, tài sản ít ỏi nên khả năng đáp ứng chưa nhiều Ngày đó thường làm công tác dịch vụ là nhiều, khả năng sản xuất của công ty chưa thể đáp ứng được hết những yêu cầu mong muốn của khách hàng Các yêu cầu của khách hàng thường được tổng hợp phân tích và tách lọc, sau đó đem tới các cơ sở có đủ điều kiện để xử lý làm hoàn thiện son trong thực tế các thông tin những yêu cầu mong muốn của công ty ở các đơn vị bạn lại không dược thực hiện như mong muốn sản phẩm làm ra chưa được hài lòng Nhiều khi sản phẩm làm ra gặp phải nhiều lỗi, thiếu sót mà không thể sao sát được vỡ võy làm cho công việc của công ty còng gặp phải những khó khăn đứng trước yêu cầu của công việc và mong mỏi của các thành viên trong công ty, Công ty đã từng bước sắm các máy móc trang thiết bị để tùng bước hoàn thiện quá trình sản xuất sản phẩm bước đấu công ty có sắm một số máy móc trang thiết bị như hệ thống máy vi tính phục vụ cho quá trình thiết kế sản phẩm và cho công tác kế toán quả lý của công ty song song với đó công ty có trang bị thêm một máy phơi bản phục vu cho quá trinh in ấn và 2 máy in hiện đai để cạnh tranh với thị trường ngành in các máy in đú dựng để thay thế cho kĩ thuật sắp chữ in Typo trước đây Không những có vậy nú cũn in ra các sản phẩm có hình ảnh đẹp nét và có chiều sâu để đáp ứng được các yêu cầu của sản phẩm công ty trang bị hai máy in trong đó có 1 máy in
4 trang 1 màu của Đức rất hiện đại dùng để in ra các sản phẩm khổ nhỏ hoặc có một sè màu đơn giản và một máy in 10 trang và 2 màu dùng để sản xuất ra các sản phẩm có số lượng lớn, cú sú màu in nhiều và khổ in, khổ sản phẩm lớn… Công ty luôn luôn quan tâm chăm sóc hình ảnh thương hiệu của khách hàng bởi thương hiờu của khách hàng là tài sản là tài sản giá trị nhất mà khách hàng có được sau bao nhiêu khó khăn gây dựng trên thương trường, chớnh vỡ sự quan tâm đó mà công ty được uy tín lớn trong lòng bạn hàng nên công ty có được uy tín lớn trong lòng bạn hàng và đồng thời các khách hàng của công ty lại nhận được sự phục vụ nhiều hơn ở công ty như vậy qua năm tháng công ty càng lớn mạnh hơn hoàn thiện hơn Tưởng như công ty có được sự đồng lòng nhất quán quyết tâm của toàn thể ban lãnh đạo công ty và anh em công nhân trong công ty thì doanh nghiệp sẽ ngày càng vững vàng và phát triển như trên thực tế cũng có giai đoạn đứng trên khó khăn và lao đao sau khi thành lập được 3, 4 năm công ty gặp phải khó khăn mang tính lịch sử của công vì thuở ấy công ty qua quá trình hoạt động đó cú nững khách hàng lớn đó để đáp ứng được yêu cầu doanh nghiệp phải đầu tư vào đó nhiều trang thiết bị và máy móc hiện đại cũng như là lực lượng lao động rất lớn để đáp ứng yêu cầu công việc nhưng vì sự chủ quan nhất định của bộ máy lãnh đạo công ty và sự cạnh tranh khốc liệt của cư chế thị trường doanh nghiệp đã bị doanh nghiệp khác chiếm mất lượng khach hàng lớn đú chớnh vì lẽ đó mà máy móc trang thiết bị sắm nhiều nhưng tham gia vào sản xuất lại ít trước lựa lượng lớn lao động cho thuê về sau này làm vịc lại ít hơn trước đồng nghĩa với đó là chi phí của doanh nghiệp ngày sau cao hơn trước như doanh thu nay giảm bớt nhiều công ty gặp phải lao đao Đứng trước thực tế vậy ban lãnh đạo công ty đưa ra nhiều giải pháp chiến lược để đưa công ty vượt ra khỏi những khó khăn, công ty đưa ra các giải pháp khác khắc phục khó khăn trước mắt và chiến lược marketing hiệu quả đánh vào thị yếu của nhiều khách hàng nhỏ lẻ mới và khách hàng tiềm năng ngày càng phục vụ khách hàng với những yêu cầu khác nhau cùng với thời gian doanh nghiệp cũng trưởng thành lớn mạnh theo năm tháng để không ngừng củng cố dây truyền sản xuất sản phẩm công ty đã sắm thêm nhiều trang thiết bị máy móc như cỏc mỏy nẹp lịch, cỏc mỏy ghim đóng sổ sỏch…Mỏy đốt lỗ onhê gần đây doanh nghiệp còn mua thờm mỏy dao dùng để chia nhỏ hay cắt xén sản phẩm theo kích thước mong muốn đồng thêi còn trang bị thêm chiếc máy cán lỏng dựng để làm tăng độ bền đẹp cho sản phẩm và máy bế sản phẩm, máy này sử dụng để sản xuất ra các mặt hàng có nhiều kiểu hoa văn kiểu dáng uốn lượn cầu kì đẹp mắt… cùng với sự cè gắng không ngừng đÓ làm hài lòng các bạn hàng doanh nghiệp đã đạt được những thành công nhất định như có sự uy tÝn lớn trong lòng khách hàng, công ty ngày càng to lớn vững mạnh hơn phục vụ nhiều hơn với khách hàng, trong ngành in đã có được tiếng vang lớn.
1.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty
Công ty nhận thiết kế, in ấn, tất cả các sản phẩm trong ngành in nh tờ rơi, tờ gấp, hoá đơn các loại đặc biệt là các sản phẩm sử dụng chất liệu bằng giấy.
1.1.2.1 Nhiệm vụ của công ty
- Cụng ty có nhiệm vụ làm ra các sản phẩm theo như ý muốn của khách hàng với số lượng lớn khách hàng đưa tới thông tin yêu cầu sẽ được cập nhật và phân tích lên kế hoạch sản xuất sau đó các bộ phận sau như thiết kế ra phim, phôi bản, in ấn, hoàn thiện sản phẩm sau in…và sau đó đưa tới nơi khách hàng yêu cầu.
- Là doanh nghiệp chuyên sản xuất nên công ty nhân làm tất cả các công việc có liên quan tới ngành in đặc biệt sử dụng chất liệu là giấy Hàng sản xuất và giao tới nơi khách hàng yêu cầu đúng chủng loại, chất lượng và hình thức đặc biệt đúng cả tiến độ yêu cầu….
1.1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Các dịch vụ thiết kế, in ấn mà cung cấp tới khách hàng:
- Thiết kế tao dòng và mấu sản phẩm in bao bì giấy
- Thiết kế hệ thúng nhận diện thương hiệu
- In offset trờn nhúm sản phẩm: tờ rơi, tờ gấp,catalogle…
- In tem, mã vạch trên tất cả các loại giấy dề can
- In biểu mẫu trên nhiều chất liệu giấy- In hóa đơn GTGT trờn các chất liệu là giấy Bãi Bằng…
- Thiết kế và in đéc quyền các sản phẩm như sổ tay bưu thiếp…
- Nhận làm tất cả các sản phẩm như thùng hộp… qua các quá trình in bồi bÕ ghim dán gấp theo yêu cầu khách hàng
1.1.2.3 Đặc điểm quy trỡnh công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty
- Kế hoạch sản xuất: Cán bộ phũng kế hoạch sản xuất vật tư kiểm tra tổng kết số lượng bản thảo sè lượng bản can, phim hình ảnh phô bản so với bản thảo gốc để phát hiện kịp thời những sai sót về số lượng , chất lượng chủng loại Nếu có sai sót kịp thời báo cáo cho khách hàng điều chỉnh bổ sung Cuối cùng khi thấy bảo đảm chất lượng thì ghi các thông tin cần thiết trên lệnh sản xuất sau đó đưa ra giai đoạn sản xuất tiếp theo
* Chế bản, bình bản, phơi bản
- Chế bản: Cho tài liệu vào thiết kế và sắp chữ vi tính Sau đó đọc kỹ kiểm tra kỹ các thông số của bản thảo, bìa, ruột… và các yếu tố kỹ thuật ghi trên lệnh sản xuất để sửa lại các bản can, phim, phân loại màu phim đồng thời tỏch cỏc màu ra trong cung một khuôn.
- Bình bản: đọc kỹ các thông số đưa ra trên lệnh sản xuất như khuôn khổ in, khuôn khổ sản phẩm, hình thức sản phẩm. Sau đó kiểm tra chất lượng của bản can, phim để phù hợp cho việc kẻ market, dàn khuôn in
- Phơi bản: Phơi bản nhân bản bình bản đã hoàn chỉnh sau đó tiến hành phơi đem hiện bản, phải kiểm tra kỹ phần tử in, độ nột… của phần tử in trên bản Các bản phơi sau khi đảm bảo chất lượng ta tiến hành phân loại theo khuôn, có kẹp các bản và ghi nhãn kết thúc công đoạn ta có được khuôn in đảm bảo phục vụ cho giai đoạn quy trình tiếp theo.
* Công đoạn xả giấy: Kiểm tra chủng loại giấy số lượng giấy và kích thước giấy cần dùng Đây là công đoạn rất quan trọng chuẩn bị cho việc xả giấy cắt xén, theo đúng yêu cầu cảu công đoạn kế tiếp, sau đó xếp bằng ngay ngắn trên bục có ngăn cách đánh dấu ở mỗi ram giấy( không để so le độ cao tối đa 1,4m)
- Sau khi nhận giấy in theo đúng yêu cầu mà lệnh sản xuất cho biết, cho giấy trắng vào máy in rồi nắp tới khuôn in lờn mỏy tiếp theo là căn chỉnh theo đúng yêu cầu của sản phẩm khi thấy tờ in thử đã đạt yêu cầu ta tiến hành in thật với số lượng sản phẩm yêu cầu sau này.
- KCS tờ in: Đây là công đoạn kế tiếp của quá trình in, khi quá trình in đã được hoàn tất bộ phận KCS vào kiểm tra sản phẩm in và loại bỏ những tờ in không đạt yêu cầu và chuyển đến công đoạn tiếp theo hoàn thiện sản phẩm sau in.
* Quá trình gia công tờ in: Đây là quá trình quan trọng hoàn thiện sản phẩm là công đoạn cuối cùng hoàn tất giây truyền sản xuất sản phẩm.
- Với sản phẩm là sách : Bìa sách loại bỏ các sản phẩm không đủ yêu cầu sau đó cỏn lỏng hoặc bồi bế theo đúng yêu cầu sản phẩm Với ruột sách kiểm tra hai mặt tờ in tránh hiện tượng lọt tờ in, không đủ yêu cầu như lọt tờ, lọt mặt…Sau đó gấp thành tay sách sao cho số trang nhỏ ở trên và lớn ở dưới, bắt các tay sách thành cuốn theo đúng thứ tự các trang liên tục kế tiếp nhau Và bỡa đúng thành cuốn chuyển sang xén thành sản phẩm tiếp theo đến bú gúi đóng hộp
- Với các sản phẩm là tờ rơi tờ gấp: khi cụng đụng đoạn in đã được hoàn tất kiểm tra yêu cầu của sản phẩm để tiến hành các công đoạn tiếp theo
* Ví dụ: Cỏn láng, bế gấp sản phẩm sau đấy chuyển qua xén sản phẩm đếm bú gúi hoàn tất dây chuyền sản xuất sản phẩm.
- Với các sản phẩm là hộp phong bì, cỏn lỏng tờ in theo đúng quy cách nếu có rồi chuyển tới khâu bế gấp sản phẩm và dán đếm bó theo đúng quy cách yêu cầu của sản phẩm.
- Ngoài ra còn nhiều mặt hàng sản phẩm khác cũng tiến hành theo một số yêu cầu của từng sản phẩm…
Có thể khái quát quy trình công nghệ in của công ty In và dịch vụ thương mại An Phát như sơ đồ sau:
Tài liệu cần in Kế hoạch vật tư Cắt rọc giấy theo yêu cầu sản phẩm
Chế bản, bình bản phơi bản
Nhập kho thành phẩmNhập kho thành Trả khách hàng phẩm
1.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
* Mô hình tổ chức bộ máy:
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI AN PHÁT
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty
2.1.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên, vật liệu tại Công ty In và dịch vụ thương mại An Phát
Nguyên, vật liệu là yếu tố cần thiết, quan trọng tham gia vào quá trình sản xuất Nó trực tiếp hình thành nên kết cấu, hình thái của sản phẩm Khác với các yếu tố tham gia vào quá trình sản xuất khỏc, nguyờn, vật liệu là yếu tố biến đổi, số luợng khối lượng nguyên, vật liệu phụ thuộc vào số luợng sản phẩm sản xuất Thông thường nguyên, vật liệu sẽ chuyển hoá hết vào sản phẩm khi quá trình sản xuất kết thúc, sản phẩm đuợc hoàn thành Chất lượng sản phẩm phụ thuộc lớn vào chất lượng nguyên, vật liệu Tại Công ty In và dịch vụ thương mại An Phát, nguyên vật liệu của Công ty thể hiện tính đặc thù của Công ty hoạt động trong lĩnh vực in Do sản xuất nhiều ấn phẩm tạp chí khác nhau, phục vụ nhu cầu nhiều loại khách hàng nên chất luợng sản phẩm cũng do đó có nhiều sự khác biệt đòi hỏi nguyên, vật liệu Công ty đa dạng phong phú. Hiện nguyên, vật liệu của Công ty bao gồm nhiều loại trong đó giấy và mực in là nguyên, vật liệu đặc thù của Công ty trực tiếp tạo nên hình thái sản phẩm, do đó là hai nguyên, vật liệu quan trọng nhất quyết định đến chất lượng sản phẩm
Giấy in có đặc điểm là dễ hư hỏng trong điều kiện bảo quản không tốt, không bảo quản đuợc trong thời gian dài, để lâu sẽ bị ố vàng không sử dụng được Do vậy khi nhập giấy in Công ty tính toán trước số lượng,chủng loại giấy theo số lượng sản phẩm đuợc đặt trước, từ đó lên kế hoạch nhập giấy in đảm bảo giấy được nhập về sẽ được sử dụng hết sau
4 đến 5 ngày Thời gian từ khi nhập giấy đến khi sử dụng hết ngắn như vậy sẽ giúp cho Công ty giảm được chi phí lưu kho, lưu bãi tuy nhiên cũng gây khó khăn cho Công ty khi thị trường giấy biến động, không có giấy để bán cho Công ty.
Mực in bao gồm nhiều loại, đa dạng và phong phú với chất lượng khác nhau Đối với những sản phẩm cần chất lượng cao, Công ty sử dụng mực in có chất lượng tốt Mực in được nhập từ nước ngoài như Đức, Nhật Bản, Hàn Quốc có chất lượng đảm bảo hơn so với trong nước, do vậy thường được sử dụng cho những sản phẩm yêu cầu chất lượng cao Khác với giấy in, mực in có thể bảo quản được trong thời gian dài và tỷ lệ hao hụt thấp, do vậy mực in thường được nhập với số lượng lớn sử dụng trong thời gian dài.
Ngoài 2 nguyên, vật liệu chính là giấy in và mực in, Công ty cũn cú cỏc loại nguyên, vật liệu khác như bản in, dung dịch làm ẩm máy, thuốc hiện Agfa, thuốc hiện kodak, băng in, băng keo, xà phòng kem, mực can Đức, mực Laser, phim….Do mức độ quan trọng của nguyên, vật liệu tới quá trình sản xuất nên yêu cầu quản lý nguyên, vật liệu rất được chú trọng trong Công ty.
* Yêu cầu quản lý nguyên, vật liệu:
Quản lý nguyên, vật liệu là công việc của bất kỳ một Công ty sản xuất hàng hoá, có đóng góp rất quan trọng tới quá trình sản xuất Quá trình sản xuất có diễn ra được liên tục hay không là do nguyên, vật liệu có được cung ứng đầy đủ cho quá trình sản xuất hay không Tại Công ty
In và dịch vụ thương mại An Phát do nguyên, vật liệu của Công ty rất đa dạng, phong phú nên công tác quản lý nguyên, vật liệu được giao cho phòng vật tư Đảm bảo thực hiện đầy đủ mọi công việc quản lý nguyên,vật liệu Phũng cú nhiệm vụ thu mua, quản lý nguyên, vật liệu xuất kho cho sản xuất, nguyên, vật liệu tồn kho Trước khi tiến hành thu mua, phòng sẽ căn cứ vào hợp đồng ký với khách hàng xây dựng kế hoạch thu mua nguyên, vật liệu Trong bản kế hoạch này nêu rõ số lượng, khối lượng nguyên, vật liệu cần mua, đơn giá từng loại Dựa vào bản kế hoạch này nhân viên trong phòng vật tư sẽ lập đơn xin ứng tiền theo mẫu qui định trước xin sự phê duyệt của giám đốc Công ty và kế toán trưởng sau đó yêu cầu kế toán tiền mặt viết phiếu chi tiền đến thủ kho lĩnh tiền sau đó tiến hành mua nguyên, vật liệu.
Về quản lý nguyên, vật liệu xuất kho cho sản xuất: nguyên, vật liệu mua về nhập kho sẽ được chuyển vào kho hoặc xuất trực tiếp cho bộ phận sản xuất Nguyên, vật liệu trong sản xuất được sử dụng theo qui trình có sẵn, với máy móc công nghệ hiện đại do đó việc lãng phí nguyên, vật liệu là điều ít xảy ra.
Về bảo quản nguyên, vật liệu trong kho, Công ty có một kho ngay tại Công ty với cơ sở kỹ thuật hiện đại đảm bảo yêu cầu bảo quản các loại mực và cỏc nguyờn, vật liệu khác Đối với giấy in do đặc thù đã nói ở trên nên Công ty thường dự trữ rất ít để tránh hao hụt mất mát nguyên, vật liệu.
Ngoài ra Công ty để sử dụng hiệu quả và tiết kiệm nguyên, vật liệu Công ty còn xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liờụ cho các loại giấy và các bản kẽm Hệ thống này được xây dựng chi tiết, do phòng vật tư quản lý Theo đó giấy và bản kẽm để sản xuất sẽ phải thấp hơn hoặc bằng định mức sử dụng nguyên, vật liệu Hiện nay công tác quản lý nguyên, vật liệu của Công ty đang được phòng vật tư thực hiện tốt, bằng chứng là quá trình sản xuất của Công ty luôn liên tục không ngắt quãng, thực hiện đúng đủ số lượng chất lượng sản phẩm theo hợp đồng với khách hàng.
2.1.2 Phân loại nguyên, vật liệu.
Như đã nói ở trên nguyên, vật liệu của Công ty rất phong phú và đa dạng với nhiều nguyên, vật liệu khác nhau Dựa vào đặc điểm công dụng của nguyên, vật liệu trong quá trình sản xuất Công ty chia nguyên, vật liệu thành cỏc nhúm chớnh sau:
Nguyên, vật liệu chính là cỏc nguyờn, vật liệu trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất và tạo nên hình thái sản phẩm 2 nguyên, vật liệu chính của Công ty là giấy in và mực in Giấy in của Công ty có hơn 80 loại với chất liệu, kích thước khác nhau Ví dụ giấy Couchộ Hàn Quốc cú cỏc loại 100g, 120g, 150g trong đó cùng một khối lượng như nhau cũn cú kớnh thước khác nhau như khổ loại 79x 109, 65x85…cỏc loại giấy cuộn của Indonexia, Nga, giấy offset của Nhật…Hiện nay do thị trường giấy trong nước đã phát triển với chủng loại phong phú, chất lượng đảm bảo nên Công ty thường sử dụng giấy trong nước cho những đơn đặt hàng thông thường như giấy bìa Vĩnh Phúc khổ 79x 109, giấy cuộn Tân Mai IB 58, giấy cuộn, giấy offset Bãi Bằng…Mực in có hơn
40 loại với chất lượng, màu sắc khác nhau được sử dụng tuỳ theo đơn đặt hàng của khách hàng, do thi trường mực in trong nước chưa phát triển nên Công ty chủ yếu sử dụng các loại mực nhập khẩu thông dụng nhất là mực in của Đức sau đó là của Trung Quốc, Hàn Quốc
Nguyên, vật liệu phụ là nguyên, vật liệu không trực tiếp hình thành nên hình thái sản phẩm bao gồm bản in, dung dịch làm ẩm máy, thuốc hiện Agfa, thuốc hiện Kodak, băng in, băng keo, xà phòng kem, mực can Đức, mực laser, phim…
Nhiên liệu là những vật liệu dùng tạo ra năng lượng trong quá trình sản xuất dùng cho xe chạy, máy phát điện khi mất điện Các loại nhiên liệu thường được sử dụng trong Công ty là xăng, dầu máy BP, dầu máy Total, dầu máy BP, dầu hoả, dung dịch làm mỏt mỏy….
Thực trạng kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty In và dịch vụ thương mại An Phát
và dịch vụ thương mại An Phát
2.2.1 Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho
Thực hiện kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho gồm có 3 người là thủ kho, kế toán vật tư tại phòng tài vụ và kế toán kho.
- Khi hàng về, kế toán vật tư tiến hành kiểm kê nguyên, vật liệu nhập kho và lập phiếu giao nhận nguyên, vật liệu Phiếu này được lập thành 2 liờn cú chữ ký xác nhận của thủ kho và người giao hàng 1 liên sẽ được gửi lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư dùng để lập phiếu nhập kho.
- Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi nguyên, vật liệu nhập kho, tồn kho nhưng chỉ theo dõi về số lượng không theo dõi về giá trị Khi cú cỏc nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho xuất kho của kế toán vật tư tại phòng vật tư để ghi chép sự biến động về số luợng, khối lượng của vật tư vào thẻ kho Thẻ kho được mở theo từng loại vật tư và được đăng ký ở Sổ đăng ký thẻ kho trước khi giao cho thủ kho Mỗi nghiệp vụ được ghi vào một dũng trờn thẻ kho dựa trên số thực nhập thực xuất Cuối ngày thủ kho tiến hành tính ra số tồn kho của từng thẻ kho Cuối tháng thẻ kho được đối chiếu với sổ chi tiết nguyên, vật liệu của phòng kế toán.
-Việc ghi chép phế liệu thu hồi sau sản xuất do kế toán kho đảm nhận Hàng ngày kế toán kho ghi số lượng phế liệu nhập kho và sổ phế liệu do mình quản lý Khi bán phế liệu lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cựng hoỏ đơn sẽ được chuyển về cho kế toán tổng hợp để ghi nhận doanh thu.
Cty in và DVTM An Phát Mẫu số : S12-Dn
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/01/2011 Tờ số:
Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư: Couchộ 150g, khổ 65x86 Đơn vị tính : Tờ
Mã kho : 1511 Tên kho: Kho cty- NVL chính
STT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ
Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
2 07/01/2011 NG007 Công ty In- DVTM
3 07/01/2011 G005 In ANHP tết, KTĐT tết, ĐĐK tết 07/01/2011 14.305 1.348
4 12/01/2011 NG015 Công ty In- Thuơng mại TTXVN 12/01/2011 14.000 15.348
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại phòng kế toán.
Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu Đây là một phương pháp phù hợp với số lượng loại nguyên, vật liệu lớn như của Công ty Khi đưa kế toán máy vào trong kế toán, khối lượng công việc của kế toán vật tư được giảm đi đáng kể Độ chính xác và kịp thời trong quản lý nguyên, vật liệu đuợc nâng cao Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp của Công ty trong tổ chức lao động sản xuất, góp phần nâng cao thương hiệu của Công ty, tăng tính cạnh tranh về sản phẩm trên thị trường.
Tại phòng vật tư khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên (đối với nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu), do quản đốc phân xưởng hoặc các nhân viên khác cho Công ty chuyển lên (đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu) , kế toán vật tư sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các chứng tứ đó Khi các chứng từ gửi lên hợp lệ, theo đúng qui định của Công ty, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ đó tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính. Máy tính sẽ chạy theo chương trình đuợc thiết kế sẵn tự động vào sổ chi tiết từng loại vật tư liên quan.
Trường hợp nguyên, vật liệu không đúng như ghi trên hợp đồng, kế toán vật tư tại phòng tài vụ sẽ ghi vào phiếu nhập kho số lượng thực nhập Kế toán vật tư tại phòng vật tư sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn nhập dữ liệu vào máy với số lượng nhập như trên phiếu nhập kho và đơn giá như trên hoá đơn
Trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về xảy ra ít, nhưng nếu xảy ra kế toán vật tư tại phòng tài vụ vẫn tiến hành lập phiếu giao nhận vật tư và chuyển lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư nhưng tại đây kế toán vật tư sẽ không tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính mà sẽ giữ lại phiếu nhập kho này chờ khi hoá đơn về mới tiến hành nhập dữ liệu Đây là một điều bất cập mà em sẽ nói ở phần sau.
Khi kế toán nhập các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho vào máy tính, máy tính sẽ tự động cập nhập dữ liệu vào các sổ chi tiết, vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hoá (Biểu 2: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá.) , sổ chi tiết công nợ phải trả (Biểu 3: Sổ chi tiết công nợ phải trả), 2 sổ này dùng để đối chiếu số liệu với nhau.
Biểu 2: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá.
CÔNG TY IN VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI AN PHÁT
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM HÀNG HOÁ
Mã kho: 1511 Tên kho: Kho Công ty Đơn vị tính : Tờ
Ngày Số Diễn giải Nhập kho Xuất kho Tồn kho
SL GT Sl GT Sl GT
Mã hàng CO150-6586 Tên hàng Couchộ 150g, khổ 65x86 Đơn vị Tờ
07/01/2011 NG007 Công ty In- DVTM An Phát 14000 20.532.433 15.653 23.163.411
07/01/2011 G005 In ANHP tết, KTĐT tết, ĐĐK tết, CĐ điện lực tết
12/01/2011 NG015 Công ty In- Thuơng mại TTXVN 14.000 20.532.433 15.348 22.710.409
19/01/2011 G007 In DDK MN 55, BVPL tết TT 24h tết 4.494 6.592.698 10.854 16.117.711
19/01/2011 G007 I In DDK MN 55, BVPL tết TT 24h tết 252 369.684 10.602 15.748.027
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
Biểu 3: Sổ chi tiết công nợ phải trả
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI TRẢ
Mã nhà cung cấp: G-InTTX Tên nhà cung cấp : Công ty In- Thương mại TTXVN
Ngày Số Loại Diễn giải TK phải trả Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư
07/01/2011 NG007 HĐ mua hàng 35NC:couchộ 150g, HĐ85985 331 22.585.676 (413.632.415)
09/01/2011 PHS 003 Séc Trả tiền mua giấy Couchộ 331 45.171.352 (458.803.767)
12/01/2011 NG015 HĐ mua hàng 35nc: couchộ 148g, HĐ 85979 331 22.585.676 (436.218.091)
15/01/2011 NG020 HĐ mua hàng 35NC: couchộ 80và 118g, HĐ87387 331 43.118.004 (393.100.087)
19/01/2011 NG025 HĐ mua hàng 35NC: couchộ118g, HĐ 87401 331 11.562.172 (381.523.915)
20/01/2011 PHS023 Séc Trả tiền mua giấy 331 54.694.528 (436.218.091)
Nguời lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
2.3 Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty in và dịch vụ thương mại An Phát.
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu sử dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế giá trị gia tăng.
Tài khoản kế toán Công ty sử dụng trong kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu là tài khoản 152, 331, 621, 627 Trong đó do nguyên, vật liệu của Công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại nên để thuận tiện cho việc kế toán Công ty chi tiết tài khoản 152 thành 4 tài khoản cấp 2 TK152.1: Nguyên, vật liệu chính.
TK 152.2: Nguyên, vật liệu phụ.
TK 152.3: Nguyên, vật liệu khác, nhiên liệu
TK 642 không được sử dụng trong kế toán chi phí nguyên, vật liệu đó là do chỉ có một nguyên, vật liệu xuất kho phục vụ cho quản lý chung là mực laze phục vụ cho in văn phòng với số lượng ít không đáng kể Do vậy chi phí về mực laze này Công ty định khoản vào TK 621, với đặc điểm về tính chi phí và lợi nhuận chung cho tất cả các đơn đặt hàng thì điều này không ảnh hưởng đến chi phí từng đơn đặt hàng nào Tuy nhiên đây là điều không hợp lý mà em sẽ nói ở phần kiến nghị.
2.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu nhập kho.
Việc thu mua nguyên, vật liệu do phòng vật tư của Công ty đảm nhiệm Dựa trên hợp đồng ký kết với khách hàng, phòng vật tư tính toán số lượng nguyên, vật liệu cần dùng từ đó lên kế hoạch thu mua nguyên,vật liệu Khi hàng đến kế toán vật tư của phòng tài vụ sẽ căn cứ vào hoá đơn tiến hành kiểm kê nguyên, vật liệu, lập phiếu giao nhận vật tư Phiếu này được lập thành 2 liờn cú chữ ký xác nhận của thủ kho người giao hàng và kế toán vật tư tại phòng tài vụ, 1 liên do kế toán vật tư tại phòng tài vụ giữ 1 liên chuyển lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư cùng với hoá đơn gốc.
* Trường hợp hoá đơn, hàng cùng về hàng được giao sau khi kiểm kê đúng như ghi trờn hoỏ đơn không có sai hỏng:
Phiếu nhập kho nguyên, vật liệu và hoá đơn gốc được chuyển lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư Kế toán vật tư tại phòng vật tư sẽ căn cứ vào 2 chứng từ gốc này nhập dữ liệu vào máy tính, số lượng và giá trị nguyên, vật liệu nhập được ghi đúng theo hoá đơn giao hàng của người bán
Nghiệp vụ này được định khoản như sau:
Có TK 331 ( tổng tiền phải trả)
Việc nhập dữ liệu vào máy tính được kế toán tiến hành như sau:
Từ màn hình chức năng của phần mền kế toán MISA, kế toán chọn phân hệ mua hàng/ hợp đồng mua hàng kế toán phải nhập các dữ liệu sau: Tên nhà cung cấp( tên này đã được nhập sẵn trong danh mục nhà cung cấp, kế toán chỉ cần ấn phím F5 chọn nhà cung cấp trong đó), sau khi chọn tên nhà cung cấp máy tính sẽ tự động nhập nốt địa chỉ mã số thuế của nhà cung cấp.
Nhập ngày tháng trờn hoỏ đơn, số hiệu hoá đơn, ký hiệu hoá đơn hạn thanh toán những dữ liệu này đều được lấy từ hoá đơn ra.
Nhập mã hàng, sau khi nhập mã hàng máy tính sẽ tự điền thông tin về mã kho và tài khoản của mã hàng đó Nhập tài khoản đối ứng.
Nhập số lượng nguyên, vật liệu nhập kho và giá, tỉ suất thuế.
MỘT SÈ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI AN PHÁT
Đánh giá khái quát thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In và dịch vụ thương mại An Phát, phương hướng hoàn thiện
Công ty In và dịch vụ thương mại An Phát là một trong những Công ty nhạy bén với những biến đổi của thị trường, đã tự tìm cho mình một hướng đi phù hợp với điều kiện riêng của Công ty, thích ứng với môi trường mới nhờ vậy hoạt động kinh doanh của Công ty đang có hiệu quả cao Để đứng vững và tiếp tục phát triển, Công ty đã chú trọng rất nhiều đến tổ chức bộ máy kế toán cũng như kế toán của Công ty.
Trong giai đoạn hiện nay, Công ty đang trên đà phát triển vững mạnh Cùng với sự phát triển của Công ty kế toán nói chung và kế toán nguyên, vật liệu nói riêng cũng không ngừng được củng cố, hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý, kế toán trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay.
Tại Công ty, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung,gồm 5 nhân viên đã hoàn thành tốt công việc kế toán của Công ty Bộ máy được tổ chức gọn nhẹ nhưng đạt hiểu quả cao, công việc được sắp xếp phù hợp với chuyên môn và năng lực của từng người Hơn nữa đa số cán bộ phòng kế toán là những người có thâm niên công tác cao, có kinh nghiệm và hiểu rõ công việc mình làm Khi làm việc có tinh thần trách nhiệm cao, phối hợp chặt chẽ với nhau nhờ vậy kế toán của Công ty được hoàn thành một cách đầy đủ, chính xác kịp thời.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty
in và dịch vụ thương mại An Phát
3.2.1 Về tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, đây là một mô hình ưu việt, tránh sự chồng chéo trong thực hiện công việc Tất cả các công việc kế toán đều đặt dưới sự kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng Tạo điều kiện cho kế toán trưởng và các nhân viên trong phòng kế toán cung cấp thông tin tài chính tổng hợp đầy đủ chính xác cho ban giám đốc của Công ty Các quyết định về tài chính do vậy cũng trở nên chính xác kịp thời hơn.
Về mặt nhân sự, nhân viên kế toán trong Công ty là những người có chuyên môn tốt,cú nhiều kinh nghiệm Công việc kế toán do vậy được hoàn thành tốt, đúng như ban lãnh đạo của Công ty yêu cầu Phân công lao động kế toán trong Công ty đúng theo trình độ chuyên môn và năng lực của từng người Đặc biệt trong phân công lao động Công ty thực hiện rất tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm Điều này thể hiện ở 2 điểm sau:
Thứ nhất : Về kế toán vật tư, phân công cho 2 người 1 kế toán vật tư tại phòng tài vụ thực hiện công việc kiểm kê nguyên, vật liệu nhập kho cùng với thủ kho, 1 kế toán vật tư tại phòng vật tư thực hiện công việc kế toán chi tiết nguyên, vật liệu Điều này tách rời công việc nhận hàng và công việc ghi chép ra cho 2 người, tránh khả năng xảy ra gian lận do thông đồng giữa kế toán vật tư và thủ kho.
Thứ hai : Về quản lý phế liệu và bán phế liệu 2 công việc này được tách rời và giao cho 2 người là kế toán kho và kế toán thanh toán Kế toán kho theo dõi quản lý phế liệu nhập kho xuất kho, nhưng không tham gia và bán phế liệu Bán phế liệu do kế toán thanh toán thực hiện Điều này đảm bảo kế toán kho không gian lận trong ghi chép phế liệu nhập kho, xuất kho
3.2.2 Về tổ chức quản lý và kế toán nguyên, vật liệu.
Công ty có rất nhiều chủng loại ngyờn vật liệu khác nhau nên công tác quản lý và kế toán nguyên, vật liệu của Công ty gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên việc quản lý và kế toán chi tiết nguyên, vật liệu ở Công ty đã hoàn thành tốt thể hiện qua những điểm sau đây:
Thứ nhất: Về phương pháp sử dụng trong kế toán chi tiết nguyên, vật liệu, Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song đây là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện, ngoài ra Công ty ứng dụng kế toán máy làm giảm thiểu công việc tăng độ chính xác.
Thứ hai: Về phương pháp tớnh giỏ nguyờn, vật liệu, phương pháp tớnh giỏ nguyờn, vật liệu Công ty sử dụng là phương pháp giá bình quân cuối kỳ Do nguyên, vật liệu dùng trong sản xuất của Công ty thường xuyên sự biến động về giá cả nên phương pháp tớnh giỏ này làm cho công việc kế toán chi phí trở nên đơn giản hơn rất nhiều Phương pháp này nếu được áp dụng đối với đơn vị không sử dụng kế toán mỏy thỡ rất khó khăn trong việc tính giá bình quân cuối kỳ , nhưng đối với Công ty thì đó là công việc dễ dàng khi đến cuối kỳ máy sẽ tự tổng hợp các số liệu về nhập xuất nguyên, vật liệu tính ra giá xuất nguyên, vật liệu.
Thứ ba: Về mã hóa nguyên, vật liệu, Công ty đã xây dựng phương pháp mã hóa nguyên, vật liệu khoa học thuận tiện cho công tác quản lý vật tư Đối với một danh mục nguyên, vật liệu dài gồm hơn 300 chủng loại khác nhau, mỗi chủng loại có quy cách, khối lượng, kích cỡ công dụng khác nhau thì việc mã hóa từng loại nguyên, vật liệu để thuận tiện cho công tác quản lý là yêu cầu khách quan và cũng rất khó khăn Công ty đã thực hiện tốt công việc này.
Thứ tư: Việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty đã được thực hiện tốt thể hiện qua tài khoản để kế toán chi tiết nguyên, vật liệu,Công ty đã chi tiết tài khoản 152 thành các tài khoản cấp 2 để kế toán nguyên, vật liệu chớnh, nguyờn vật phụ, nhiờn liờn và cỏc nguyờn, vật liệu khác ra các tài khoản chi tiết khác nhau, trình tự luân chuyển chứng từ, ghi sổ được bố trí hợp lý Điều này làm cho kế toán chi tiết nguyên, vật liệu trở nên rạch ròi và rõ ràng hơn Tuy nhiên việc chỉ chi tiết tài khoản 152 thành 3 tài khoản cấp 2 là chưa hợp lý Trong khi Công ty có
5 nhúm nguyờn, vật liệu chính mà chỉ thì việc chi tiết tài khoản 152 thành 3 tài khoản cấp 2 dẫn đến việc hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu trở nên chồng chéo không rõ ràng Ngoài ra trong kế toán nhập kho nguyên, vật liệu, nếu gặp trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về thủ kho vấn tiến hành nhập kho, kế toán sẽ không phản ánh nghiệp vụ vào máy tính mà sẽ chờ cho đến khi hoá đơn về mới nhập dữ liệu nghiệp vụ vào máy tính Việc này dẫn đến quản lý nguyên, vật liệu không chính xác, số lượng nguyên, vật liệu thực có trong kho không trùng với số liệu trên sổ sách
Thứ năm: Việc kiểm tra đối chiếu giữa các sổ kế toán diễn ra thường xuyên Số liệu của kế toán vật tư và thủ kho thường xuyên được đối chiếu nên việc ghi chép rất chính xác.
Thứ sáu:Quản lý nguyên vật liệu của Công ty được thể hiện tốt thể hiện qua việc xây dựng hệ thống định mức sử dụng vật tư của Công ty được xây dựng cho những nguyên, vật liệu chính của Công ty như giấy,bản in Tạo điều kiện cho các phân xưởng sử dụng một cách tiết kiệm,mang lại hiệu quả kinh tế cao Tuy nhiên Công ty mới chỉ kiểm soát được chi phí nguyên, vật liệu chung cho cả 3 phân xưởng chứ chưa kiểm soát được chi phí nguyên, vật liệu phát sinh cho từng phân xưởng một.Điều này thể hiện ở điểm các tài khoản chi phí 621, 627 không được chi tiết thành tài khoản cấp 2 cho từng phân xưởng Nếu Công ty không chi tiết tài khoản 621, 627 cho từng phân xưởng thì có thể sử dụng bảng phân bổ chi phí nguyên, vật liệu, sử dụng bảng này sẽ cho Công ty biết được chi phí nguyên, vật liệu cho từng phân xưởng sản xuất, từ đó giúp cho quản lý chi phí nguyên, vật liệu ở từng phân xưởng
Thứ bẩy: Trong kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu Công ty lựa chọn hình thức ghi sổ Nhật ký chung là hợp lý Với đặc điểm các nghiệp vụ của Công ty đơn giản, thường mang tính lặp đi lặp lại thì ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung giúp làm giảm thiểu sổ sách kế toán Tuy nhiên việc định khoản chi phớ nguyờn, vật liệu dùng cho quản lý chung sang chi phí sản xuất mặc dù không ảnh hưởng đến lợi nhuận chung của Công ty do Công ty tính lợi nhuận chung cho tất cả các đơn đặt hàng như đã nói ở trên Tuy nhiên xét về mặt chế độ , đây là việc vi phạm chế độ kế toán, việc định khoản như vậy không phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In và dịch vụ An Phát
3.2.1 Hoàn thiện về tổ chức quản lý nguyên vật liệu
*Sử dụng phiếu xuất vật tư theo định mức.
Hiện nay thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liờt, đòi hỏi các Công ty muốn hoạt động có hiệu quả phải chuyên nghiệp hóa bộ máy quản lý Quản lý chi phí nguyên, vật liệu đầu vào cũng phải đáp ứng nhu cầu bức thiết đó Muốn kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu phải làm cho công tác kiểm soát trở nên minh bạch và rõ ràng Do vậy bên cạnh việc sử dụng bảng định mức sử dụng nguyên, vật liệu để quản lý chi phí đầu vào, em xin đưa ra kiến nghị Công ty nên sử dụng thêm chứng từ phiếu xuất vật tư theo hạn mức.
Công ty sẽ căn cứ vào mức độ sử dụng vật liệu của các kỳ trước, hoặc căn cứ vào các hợp đồng phân bổ cho mỗi phân xưởng mà xác định số nguyên, vật liệu cần thiết cho từng bộ phận trong tháng một tháng từ đó lập Phiếu xuất vật tư theo hạn mức( Mẫu phiếu xuất vật tư theo hạn mức biểu 17 trang 57).
Biểu 16: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức
CễNG TY IN VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI AN PHÁT
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Bộ phận sử dụng : Phòng vật tư.
Lý do xu tất : In t p chí ạp chí
STT Mã hàng Tên hàng hóa ĐVT
Hạn mức được duyệt trong tháng
Từ phiếu xuất này, phòng vật tư và kế toán sẽ biết được chính xác tình hình sử dụng vật liệu là tiết kiệm hay lãng phí Nếu như số lượng nguyên, vật liệu lớn hơn hạn mức được duyệt chứng tỏ bộ phận sản xuất đã sử dụng nguyên, vật liệu không hiệu quả, ngược lai Từ đó ban giám đốc sẽ cú cỏc biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng.
*Thiết lập bảng phân bổ nguyên, vật liệu.
Công ty có 3 phân xưởng sản xuất mà chỉ theo dõi chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất mà không theo dõi cụ thể chi phí nguyên vật liệu cho từng phân xưởng là không hợp lý, không biết được phân xưởng nào sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả phân xưởng nào không.
Do đó em đưa ra đề xuất sử dụng thêm Bảng phân bổ nguyên vật liệu cho từng phân xưởng.Hàng tháng, Công ty lập bảng phân bổ nguyên, vật liệu cho từng phân xưởng cụ thể để theo dõi tình hình sử dụng nguyên, vật liệu ở mỗi phân xưởng Việc lập bảng này giúp cho ban quản trị của Công ty biết được tình hình sử dụng nguyên vật liệu của từng phân xưởng trong Công ty Từ đó đánh giá được tính hiệu quả trong việc sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất của từng phân xưởng Đồng thời có những điều chỉnh phù hợp trong việc xây dựng định mức sử dụng nguyên, vật liệu cho mỗi phân xưởng Giỳp cỏc nhà quản lý có thể nắm bắt được cụ thể mức độ sử dụng và hiệu quả sử dụng nguyên, vật liệu trong Công ty mình.
Biểu 17: Bảng phân bổ nguyên vật liệu
CÔNG TY IN VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI AN PHÁT
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 1 n m 2011ăm 2011
STT Bộ phận sử dụng TK
1 TK 621: Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp
2 TK 627: Chi phí sản xuất chung
4 TK 642 : Chi phí quản lý
* Hoàn thiện tổ chức quản lý nguyên vật liệu nhập kho.
Như đã nói ở trên trong trường hợp hàng về hoá đơn chưa về, Công ty vẫn tiến hành kiểm kê và nhập kho hàng như bình thường tuy nhiên kế toán sẽ không phản ánh nghiệp vụ này vào máy tính Chỉ đến khi hoá đơn về kế toán mới nhập dữ liệu vào máy tính Như vậy trong khoảng thời gian chờ hoá đơn về, số liệu trong sổ sách của kế toán và trong thẻ kho của thủ kho sẽ chênh lệch với số lượng nguyên vật liệu thực có trong kho Điều này sẽ làm cho quản lý nguyên vật liệu nhập kho trở nên khó khăn hơn.
Vì vậy trong trường hợp này kế toán nên nhập dữ liệu vào máy tính như trường hợp cú hoỏ đơn, và tuy nhiên chỉ nhập phần số lượng nguyên vật liệu nhập kho còn phần đơn giá sẽ nhập đơn giá của hàng nhập về lần trước Khi hoá đơn về kế toán thực hiện cỏc bỳt toỏn điều chỉnh:
* Nếu giá nhập vào lớn hơn giá ghi trờn hoỏ đơn:
Nợ TK 331( chi tiết người bán)
* Nếu giá nhập vào nhỏ hơn giá ghi trờn hoỏ đơn:
* Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán nguyên vật liệu.
Mặc dù nguyên vật liệu của Công ty được chia thành 5 nhúm chớnh là nguyên, vật liệu chớnh, nguyờn, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, nguyên vật liệu khác, nhưng Công ty chỉ chi tiết tài khoản nguyên vật liệu thành 3 tài khoản cấp 2 Điều này là chưa hợp lý, làm cho việc hạch toán nguyên vật liệu xuất kho chồng chéo không rõ ràng, cụ thể nhiên liệu, phụ tùng thay thế, nguyên, vật liệu khác sẽ được hạch toán chung vào tài khoản 152.3- nguyên vật liệu khác, quản lý nguyên vật liệu xuất, nhập cũng vì thế trở nên khó khăn hơn Em xin đưa ra kiến nghị chi tiết tài khoản 152 thành 5 tài khoản cấp 2 như sau:
Tk 152.1: Nguyên, vật liệu chính.
Tk 152.2: Nguyên, vật liệu phụ.
Tk 152.4: Phụ tùng thay thế.
Tk 152.8: Nguyên, vật liệu khác.
Như vậy nguyên vật liệu khi nhập xuất sẽ được hạch toán rõ ràng theo từng nhóm như trên Quản lý nguyên vật liệu nhờ vậy trở nên dễ dàng hơn
*Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu xuất kho cho quản lý chung.
Trường hợp khi nguyên vật liệu xuất cho quản lý chung, kế toán không định khoản nghiệp vụ này vào tài khoản chi phí quản lý chung mà định khoản vào tài khoản chi phí sản xuất Tuy việc này không ảnh hưởng đến giá thành, lợi nhuõn của từng đơn đặt hàng vì Công ty không tính giá thành, lợi nhuận đơn lẻ cho từng đơn đặt hàng mà tính chung cho tất cả các đơn đặt hàng Định khoản như vậy không làm cho tổng chi phí, tổng lợi nhuận thay đổi Tuy nhiên việc định khoản như vậy là không đúng với bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất tăng lên, làm cho việc quản lý chi phí sản xuất khó khăn hơn Vì vậy em kiến nghị kế toán nên định khoản đúng với bản chất kinh tế phát sinh của nghiệp vụ này.
