LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
Một số vấn đề chung về Nguyên vật liệu
1.1.1 Đặc điểm phân loại NVL trong các doanh nghiệp xây lắp:
*Khái niệm, đặc điểm Nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Đặc điểm nổi bật của nguyên vật liệu là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và bị tiêu hao toàn bộ vào quá trình sản xuất, không giữ lại nguyên hình thái hiện vật ban đầu, giá trị của chúng được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Mỗi doanh nghiệp hay loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản do tính đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng các loại Nguyên liệu, vật liệu cũng khác nhau cả về tỷ trọng cũng như về danh điểm từng loại Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết từng loại Nguyên liệu, vật liệu thì cần phải tiến hành phân loại từng loại nguyên liệu ,vật liệu.
* Căn cứ vào phân loại Nguyên vật liệu yêu cầu quản lý, nguyên liệu ,vật liệu bao gồm :
- Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp ,khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như : Xi măng , sắt, thộp vv
Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng và thiết bị xây dựng Các loại vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị xây dựng ,các hạng mục của công trình xây dựng nhưng chúng vẫn có sự khác nhau:
+ Vật liệu xây dựng : là sản phẩm của công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo nên sản phẩm xây dựng ,hạng mục công trình Ví dụ như: gạch ,ngói ,xi măng, sắt, thép
+ Vật kết cấu: là những bộ phận của công trình xây dựng mà đơn vị xây dựng tự sản xuất hoặc mua của các đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình Ví dụ như : Thiết bị vệ sinh, thông gió, hệ thống thu lôi
- Vật liệu phụ: Là loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất nhưng không cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm, được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lượng sản phẩm ,hoàn thiện sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý ,bao gói sản phẩm Ví dụ như: các loại sơn, bao bì
-Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng,thể rắn và thể khí như: xăng ,dầu, than củi, hơi đốt phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm và các máy móc thiết bị ,phương tiện vận tải hoạt động.
-Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc , thiết bị ,phương tiện vận tải ,công cụ dụng cụ.
-Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp,cụng cụ ,khí cụ và vật kết cấu để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản
-Phế liệu : là các loại vật liệu bị loại ra trong quá trình thi công xây lắp như: sắt, thép vụn ,gỗ hay phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và tổ chức kế toán chi tiết của từng công ty mà trong từng loại vật liệu trên lại được chia thành từng nhóm ,từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập các sổ danh điểm vật liệu Trong đó, mỗi loại ,nhóm ,thứ vật liệu lại được sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi ,nhãn hiệu ,quy cách của vật liệu Ký hiệu đó được gọi là sổ danh điểm của Nguyên vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi toàn doanh nghiệp
* Căn cứ vào nguồn gốc , nguyên liệu ,vật liệu được chia thành :
+ Nguyên liệu ,vật liệu mua ngoài
+ Nguyên liệu ,vật liệu tự chế biến, gia công
* Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng ,nguyên liệu ,vật liệu được chia thành : + Nguyên liệu ,vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất kinh doanh.
+ Nguyên liệu ,vật liệu dùng cho công tác quản lý
+ Nguyên liệu ,vật liệu dùng cho mục đích khác
Do Công ty có rất nhiều chủng loại vật tư nên kế toán đã lập sổ danh mục nguyên vật liệu để phân loại vật tư một cách khoa học khi làm báo cáo nhập - xuất - tồn kho.
1.1.2 Tính giá Nguyên vật liệu:
Tính giá NVL là một trong những công tác quan trọng trong việc tổ chức kế toán vật tư Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của NVL. Việc tính giá NVL phải tuân thủ chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho. Theo chuẩn mực này hàng tồn kho phải được đánh giá theo giá thực tế (giá gốc) và trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá trị thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL là giá ước tính của NVL trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chi phí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm.
* Giá trị thực tế của NVL nhập kho
Giá trị thực tế của NVL nhập kho được xác định tùy theo từng nguồn nhập.
- Đối với NVL mua ngoài thì giá trị thực tế bao gồm: Giá mua ghi trên hóa đơn công (+) với thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp (nếu có), cộng (+) với chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, kho bãi… công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua NVL và sè hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có):
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Hệ số giá NVL Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Phương pháp giá hạch toán cho phÐp kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiêt và kế toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay Ýt.
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVLvà đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.
Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá thực tế của NVL xuất kho là do doanh nghiệp tự quyết định Song cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phải thuyết minh trong Báo cáo tài chính.
1.2 KÕ toán chi tiết nguyên vật liệu:
NVL trong doanh nghiệp được hạch toán theo từng chi tiêt theo từng người chịu trách nhiệm vật chất và theo từng lô, từng loại, từng thứ vật tư. Tùy theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết thích hợp.
Tổ chức kế toán chi tiết vật tư trong các doanh nghiệp cần kết hợp chặt chẽ với kế toán nghiệp vụ ở kho bảo quản nhằm giảm bớt việc ghi chép trùng lặp giữa các loại hạch toán, đồng thời tăng cường công tác kiểm tra giám sát của kế toán đối với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản.
Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiét vật tư theo mét trong ba phương pháp chủ yếu, đó là: phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiéu luân chuyển và phương pháp số dư.
1.2.1 Phương pháp thẻ song song:
Theo phương pháp thẻ song song, kế toán chi tiÕt NVL tại các doanh nghiệp được tiến hành nh sau:
- Ở kho: Thủ kho dùng Thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn NVL về mặt số lượng Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất NVL thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ thực nhập, thực xuất vào Thẻ kho Định kỳ, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn kho cuối kỳ của từng loại NVL trên Thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết NVL.
- Tại phòng kế toán: Kế toán mở Sổ hoặc Thẻ chi tiết NVL ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của tong loại NVL cả về hiện vật và giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho NVL do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ vào Sổ chi tiết NVL
Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho tong loại vật liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ kế toán chi tiết vật liệu với Thẻ kho tương ứng Căn cứ vào các Sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu.
Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phapts hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho cuat tong danh điểm NVL kịp thời chính xác Tuy nhiên phương pháp này việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng, làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian Do vậy, phương pháp này chit thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện doanh nghiệp có Ýt danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ còn hạn chế.
Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song được khái quát qua sơ đồ 1.2.1.
Sơ đồ 1.2.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
1.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán chi tiết NVL tại các doanh nghiệp được tiến hành nh sau:
- Tại kho: Công việc cụ thể tại kho giống nh thẻ song song ở trên.
- Tại phòng kế toán: Kế toán mở Sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho, cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất NVL theo từng danh điểm và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập NVL Bảng kê xuất NVL rồi ghi vào sổ đối chiéu luân chuyển Cuối kỳ đối chiếu thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển.
Phương phấp này đã có cải tiến hơn phương pháp thẻ song song, tiết kiệm công tác lập sổ kế toán, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán, tránh việc ghi chép trùng lặp Tuy nhiên, thực hiện theo phương pháp này khó kiểm
Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán tổng hợp
Phiếu xuất khoPhiếu nhập kho tra, đối chiếu, khó phát hiện sai sót và dồn công việc vào cuối kỳ nên hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyên, liên tục, hơn nữa làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư nhưng số lượng chứng từ nhập, xuất không nhiều, không có điều kiện bố trí riêng tong nhân viên kế toán chi tiết NVL để theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày
Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát qua sơ đồ 3.2.
1.2.3 Phương pháp sổ số dư:
Theo phương pháp sổ số dư, kế toán chi tiết NVL tại các doanh nghiệp được tiến hành nh sau:
- Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng Thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn Ngoài ra, định kỳ 5 đến 10 ngày, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo tong NVL quy định Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất kho NVL Cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho trên Thẻ kho váo Sổ số dư
- Tại phòng kế toán: Định kỳ 5 đến 10 ngày, kế toán nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến Căn cứ vào đó, kế toán lập Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên Sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm NVL trên Sổ số dư với Bảng lũy kế nhập xuất tồn.
Sơ đồ 1.2.3: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ, nhưng sử dụng phương pháp này sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót Vì vậy phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVLvà đồng thời số lượng chứng từ nhập xuất của mỗi loại khá nhiều nhưng đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao.
Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư được khái quát qua sơ
Sổđối chiếu luânchuyển Sổ kế toán tổng hợp
Bảng kê xuấtNVL đồ 1.2.4
Sơ đồ 1.2.4: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư.
1.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:
1.3.1: Các phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Sổ sách kế toán
- Thẻ kho được dùng ở kho do thủ kho ghi chép theo từng danh điểm vật liệu Thẻ kho được phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ đăng ký thẻ kho Thẻ kho ghi chép về mặt số lượng, phản ánh tình hình biến động của từng danh điểm NVL trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho 1 dòng trên cơ sở số thực nhập, thực xuất
Cột A; Ghi số thứ tự.
Cột B: Ghi ngày, tháng của phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
Cột C,D: Ghi số hiệu của phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho.
Cột E: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cột F: Ghi ngày, nhập xuất kho.
Cột 1: Ghi số lượng nhập kho.
Cột 2: Ghi số lượng xuất kho.
Cột 3 : Ghi số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập, hoặc xuất cuối ngày.
1.4.2: Thẻ kế toán chi tiết NVL: được mở theo từng danh điểm NVL tơng ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tương tự nh thẻ kho chỉ khác theo dõi cả mặt giá trị NVL.
1.4.3 Bảng tổng hợp xuất - tồn NVL: được dùng để đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp NVL theo giá hạch toán Bảng này được lập sau khi kế toán đã đối chiếu số liệu trên thẻ kế toán chi tiết với thẻ kho , kế toán căn cứ vào thẻ kho để lập bảng tổng hợp nhập xuất, tồn theo từng loại NVL.
1.4.4 Sổ đối chiếu luân chuyển:
Sổ này được sử dụng ghi chép số lượng và số tiền của từng danh điểm NVL theo từng kho Sổ này được ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở bảng kê nhập xuất từng thứ NVL Mỗi danh điểm ghi 1 dòng trong sổ. Cuối tháng kế toán đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho của thủ kho.
1.4.5 Sổ số dư: Do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước mỗi tháng để ghi số lượng tồn kho NVL được in sẵn ,xếp theo từng nhóm và từng loại.
Sổ sách kế toán
1.5.1 Hình thức nhật ký chung
* Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toỏAn Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trờn cỏc sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Biểu số 01)
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập cácBáo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cú trờn Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cú trờn sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trờn cỏc sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Biếu sè 01: TRÌNH TÙ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC
KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
Chứng từ kế toán húa đơn, phiÕu NK, XK, BB kiêm kê, phiÕu chi
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.5.2 Hình thức nhật ký - sổ cái
* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm cú các loại sổ kế toán sau:
Sổ nhật ký đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK152,621,111.112,13
31 Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái (Biểu số 02).
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi
Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột
Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký
- Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh
“Phỏt sinh” ở phần = Nợ của tất cả các = Có của tất cả các
Nhật ký Tài sản Tài khoản
Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Cú cỏc tài khoản
(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Biểu sè 02: TRÌNH TÙ GHI SỔ KẾ TOÁNTHEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.5.3 Hình thức chứng từ ghi sổ :
* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, cú cựng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế
Chứng từ kế toán húa đơn, phiÕu NK, XK, BB kiêm kê, phiÕu chi
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK152,621,111.112,133,
Bảng tổng hợp chi tiết
Nhật ký - sổ cái báo cáo tài chính toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Biểu số 03).
(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cỏi Cỏc chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
THỰC TRẠNG KÕ TOÁN NGUY ÊN VẬT LI ỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DÙNG TÂY TIẾN
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty CP xây dựng Tây Tiến
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập, xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm nguyên vật liệu của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp cú cỏc phương thức kiểm kê luân chuyển khác nhau Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của công ty C P xây dựng Tây Tiến.
Do đặc thù của Công ty Cổ phần xây dựng Tây Tiến có ngành nghề sản xuất chủ yếu là xây dựng cơ bản, hạn mục công trình theo thời vụ không đồng đều cho nên khâu tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty không cùng một địa điểm. Nhưng công ty phân bố rất hợp lý và thuận lợi cho từng bộ phận chức năng.
Yếu tố nguyên vật liệu trong giá thành chiếm tỷ trọng lớn và là nhõn tố quan trọng chớnh vì vậy công ty rất trú trọng và quan tõm đến.
Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đang trong giai đoạn phát triển nhận được nhiều hạn mục công trình, ( ngắn hạn và dài hạn) mạng lại lợi nhuận cao nhiều hợp đồng của khách hàng đã được ký kết.
Chớnh vì vậy phòng kế hoạch vật tư đã lập và có kế hoạch dự trù thu mua nguyên vật liệu rất cụ thể và rừ ràng.
Căn cứ vào báo cáo hoạt động tài chớnh của phòng kế toán, căn cứ vào hợp đồng thực tế của khách hàng phòng kế hoạch lập một bản dự trù thu mua nguyên vật liệu như sau:
Công ty CP Xây dựng Tây Tiến
Phòng kế hoạch vật tư
DỰ TRÙ THU MUA NGUYÊN VẬT LIỆU Kớnh gửi: -Giám đốc công ty CP Xây dựng Tây Tiến
-Phòng kế hoạch vật tư
Tờn tôi là: Nguyễn Văn An - Chức vụ cán bộ vật tư.
Nội dung dự trù: thu mua vật tư phục vụ công trình cho tháng 11 năm 2010 cụ thể như sau: Đơn vị tính: đồng
STT Danh mục vật liệu Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Giám đốc Kế toán Phòng kế hoạch vật tư Người lập
(Ký, đóng dấu) ( K ý, ghi rõ họ tên) (K ý, ghi rõ họ tên) (K ý, ghi rõ họ tên)
Công ty CP xõy dựng Tây Tiến
Phòng kế hoạch vật tư.
DỰ TRÙ XUẤT DÙNG TRONG THÁNG
Kớnh gửi: - Giám đốc công ty CP xõy dựng Tây Tiến.
- Phòng kế hoạch vật tư.
Tờn tôi là: Nguyễn Văn An - Chức vụ cán bộ vật tư.
Nội dung dự trù: xuất dùng vật tư phục vụ công trình cho tháng 11 năm 2010 cụ thể như sau: Đơn vị tính: đồng
STT Danh mục vật liệu Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Giám đốc Kế toán Phòng kế hoạch vật tư Người lập
(Ký, đóng dấu) ( K ý, ghi rõ họ tên) (K ý, ghi rõ họ tên (K ý, ghi rõ họ tên)
- Sắt thép đặt mua ở công ty vật tư Hà Nội.
- Gạch ngói đặt mua ở công ty vật tư Thắng lợi
- Xi măng đặt mua ở côn ty xi măng Hải phòng.
Phũng kế hoạch lập dự trù thu mua nguyên vật liệu gửi lên phòng Kế toán để thực hiện Phòng kế toán căn cứ vào bản dự trù mua nguyên vật liệu, căn cứ vào hợp đồng đối với các đơn vị bán, căn cứ vào tình hình tài chớnh của công ty để tiến hành thủ tục thu mua cho đúng với thời gian quy định để phục vụ tốt cho quá trình hoạt động của công ty được kịp thời, nhanh chóng, đầy đủ và chớnh xác.
- Hiện tại công ty đã có một bến bói rộng , có 03 kho đựng hàng: + Kho công cụ dụng cụ
+ Kho để nguyên vật liệu chớnh.
+ Kho để nguyên vật liệu phụ.
Mỗi kho có một cán bộ có chức năng bảo quản xắp xếp, bố trí hợp lý nguyên vật liệu để thuận tiện cho việc cung cấp cho các công trình một cách nhanh nhất.
Khi nguyên liệu , vật liệu được chuyển đến công ty, người nhận hàng phải mang hoá đơn của bên bán nguyên liệu, vật liệu, lên phòng kế hoạch, kỹ thuật Căn cứ vào hoá đơn bán của đơn vị bán, sau khi xem xét tớnh hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng số lượng , đúng chủng loại, quy cách, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý cho nhập kho số vật liệu đó, đồng thời lập thành hai liên phiếu nhập kho.
Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập kho và vào thẻ kho rồi giao cả hai liên cho người nhận hàng Người nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và hai liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng.
Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng rồi ghi vào cột thực nhập và ký nhận cả hai liên phiếu nhập kho Cuối ngày, thủ kho phải chuyển lên cho kế toán vật liệu một liên phiếu nhập kho và kế toán công nợ 1 liên phiếu nhập kho (kốm theo hoá đơn).
Khi hàng đã được nhập kho: Các loại vật liệu, ngoài những loại bao bì hay thùng, hộp đều được bảo quản một cách chặt chẽ, các loại nhiên liệu được để bên ngoài như cát, sỏi, gạch, đá…việc bảo quản chặt chẽ sẽ tránh được bụi bẩn, thấm nước, dẫn đến hao hụt, giảm chất lượng.
Hàng tháng, nhõn viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán của Công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho.
Từ những chứng từ gốc kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành công việc của mình Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, quy cách, chi tiêu và phương pháp lập Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tớnh hợp pháp, hợp lý cảu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Mọi chứng từ kế toán về nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty đều được tổ chức luõn chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, phụ vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các cá nhõn, các bộ phận có liên quan.
- Căn cứ vào sự phõn công của phòng kế hoạch các tổ trưởng tổ xõy lắp lên gặp cán bộ vật tư nhận phiếu xuất kho rồi đưa đến thủ kho để lĩnh vật tư xuất dùng cho từng công trình.
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty CP xây dựng Tây Tiến
Kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp là việc ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, dư trự nhập xuất nguyên vật liệu Mặt khác thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu cũn biết được chất lượng, chủng loại có đảm bảo hay không ? số lượng thừa hay thiếu đối với sản xuất để từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng nguyên vật liệu.
- Thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu cũn giỳp cho việc kiểm tra chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng cung cấp nguyên vật liệu, từ đó cú cỏc biện pháp đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất có hiệu quả nhất Bên cạnh đó, kế toán nguyên vật liệu còn ảnh hưởng trực tiếp đến kế toán giá thành.
- Làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sẽ cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình nguyên vật liệu, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu để có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
2.2.2.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu:
Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên mức độ quản lý cũng khác nhau, công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm giảm bớt sự hao phí nhưng mang lại hiệu quả rất cao.
Công tác hạch toán vật liệu ảnh hưởng đến việc tớnh giá thành nên muốn tớnh được chớnh xác giá thành thì việc thì việc tớnh chi phí nguyên vật liệu phải chớnh xác Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ khõu thu mua đến khõu dự trữ, bảo quản và sử dụng.
Công ty CP xây dựng Tây Tiến có một đặc chưng cơ bản ngành sản xuất với quy mô lớn, kết cấu phức tạp quá trình thi công dài, các công trình thi công chủ yếu là ngoài trời cho nên công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty gặp rất nhiều khó khăn Nhưng công ty đã thiết lập được một bộ máy tổ chức quản lý rất phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị mình cụ thể như sau:
- Phòng kế hoạch kỹ thuật : căn cứ vào kế hoạch cấp trên giao cho có nhiệm vụ kiêm tra đôn đốc các bộ phận sản xuất được thực hiện chỉ tiêu kế hoạch.
Tổ chức kiểm tra giáp sát giúp giám đốc về quản lý kỹ thuật và và chất lượng sản phẩm trong công ty.
- Phòng cung tiêu:có nhiệm vụ nghiên cứu tiếp cận, phõn tích các nguồn nguyên vật liệu đầu vào đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ số lượng cho quá trình thi công.
- Các bộ phận liên quan trực tiếp đến quản lý sử dụng nguyên vật liệu + Thủ kho: có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu, tránh để hư hỏng thất thoát mất mát.
+ Cán bộ quản lý trực tiếp nguyên vật liệu, các tổ trưởng tổ xõy lắp thi công: có nhiệm vụ nhận nguyên vật liệu do công ty giao xuống có trách nhiệm bảo quản, trông nom cấp phát nguyên vật liệu sao cho không để mất mát hư hỏng để tiến hành thi công công trình sao cho đúng thời hạn.
Sử dụng nguyên vật liệu tại công ty: Công ty đã phân công các bộ phận có trách nhiệm ghi chép tình hình xuất dùng nguyên vật liệu và sử dụng nguyên vật liệu theo trong sản xuất kinh doanh để đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty CP Xây dựng Tây Tiến
Do đặc điểm vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài nên khi có nhu cầu cần công ty cử cán bộ vật tư đến nơi ký hợp đồng khi vật liệu chuyển về kho công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng , quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua, tiến độ thực hiện hợp đồng kiểm nhận vật tư gồm|:
Phòng kế hoạch đại diện thủ kho, hội đồng kiểm nhập vật tư của công ty sẽ lập (biên bản kiểm nghiệm vật tư) thành 2 bản một bản giao cho phòng kế hoạch để ghi sổ theo dừi tình hình hợp đồng, một bản giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản giao phòng kế hoạch làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hang và biên bản kiểm nghiệm vật tư đồng thời lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên với đầy đủ các chữ ký.
+ Một liên giao cho thủ kho đêt nhập vật liệu vào thẻ kho rồi sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán.
+ Một liên giao cho phòng kế hoạch sản xuất vật tư giữ và lưu lại
+ Một liên do người mua gửi cùng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (do bên bán lập) và gửi cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán.
Ví dụ 1: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 001494 ngày 10/12/2010, công ty mua vật tư của công ty vật tư Hà Nội:
Biểu số1: Hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01/GTGT – 3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng FD/02 - B Ngày 10/ 12/ 2010 N º: 001494 Đơn vị bán hàng: Công ty vật tư Hà nội Địa chỉ: 658 - Tr ư ơng Đ ịnh - Hà Nội Số TK : _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 043.3764574 MS:
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn An. Đơn vị: Công ty CP Xây dựng Tây Tiến. Địa chỉ: Số 38- Đội Cấn - Ba Đình – Hà Nội Số TK:_ _ _ _ _ _ _ _
Hình thức thanh toán: ( Trả chậm) MS :
Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng 7.385.200 Thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 738.520 Tổng cộng tiền thanh toán 8.123.720
Số tiền bằng chữ : Tám triệu một trăm hai mươi ba nghìn, bảy trăm hai mươi đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Khi vật liệu về nhập vào kho công ty tổ chức hội đồng kiểm nghiệm quy cách phẩm chất và cõn đo đong đếm, nếu đảm bảo đủ điều kiện tiến hành làm thủ tục nhập kho.
Thủ tục kiểm nghiệm như sau:
Biểu số 2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05VT
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ số 12.
Ngày 10 tháng 12 năm 2010 Đơn vị bán: Công ty vật tư Hà Nội
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1 Ông: Nguyễn Văn An - chức vụ: cán bộ vật tư.
2 Bà: Hoàng Thanh Loan - Thủ kho
3 Ông: Nguyễn Mạnh Trung – Phòng kỹ thuật – KCS
4 Bà : Nguyễn Thị Bích - Kế toán vật tư Đã kiểm nghiệm các loại vật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho bà Loan, số liệu cụ thể như sau:
STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị Số lượng
Theo hoá đơn Theo thực tế
Biên bản lập xong vào hồi 15h cùng ngày
Thủ kho Cán bộ vật tư Phòng kỹ thuật Kế toán
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 3 Đơn vị : Công ty CP xây dựng Tây Tiến. Địa chỉ : Số 38- Đội Cấn - Ba Đình – Hà Nội
Ngày 10 tháng 12 năm 2010 Nợ TK : 152 , 133
Họ tên người giao hàng : Nguyễn Văn An.
Theo quyết định số 112 ngày 10 tháng 12 năm 2010 của Công ty
Nhập tại kho : vật tư
Tên, nhãn hiệu , quy cách , phẩm chất vật tư , dụng cụ , sản phẩm hàng hoá
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền ( viết bằng chữ ) Bảy triệu ba trăm tám mươi năm nghìn, hai trăm đồng:
Ví dụ 02: Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng số 018051, công ty mua vật tư của hợp tác xã vật tư Thắng lợi
Biểu số 4: Hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01/GTGT – 3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng FD/02 - B Ngày 16/ 12/ 2010 N º: 018051 Đơn vị bán hàng: HTX v ật t ư Th ắng lợi Địa chỉ: Sơn Tõy – Hà Nội Số TK : _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 043.3863962 MS:
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn An. Đơn vị: Công ty CP Xây dựng Tây Tiến. Địa chỉ: Số 38- Đội Cấn - Ba Đình – Hà Nội Số TK:_ _ _ _ _ _ _ _
Hình thức thanh toán: ( trả chậm ) MS :
STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 1.650.000
Tổng cộng tiền thanh toán 18.150.000
Số tiền viết bằng chữ : Mười tám triệu một trăm năm mươi nghìn đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Công ty tiến hành lập hội đồng kiểm nghiệm vật tư như sau:
Biểu số 5: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
BI ÊN BẢN KI ỂM NGHI ỆM V ẬT TƯ số 15.
Ngày 16 tháng 12 năm 2010 Đơn vị bán: HTX vật tư Thắng lơi
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1 Ông: Nguyễn Văn An - chức vụ: cán bộ vật tư.
2 Bà: Hoàng Thanh Loan - Thủ kho
3 Ông: Nguyễn Mạnh Trung – Phòng kỹ thuật – KCS
4 Nguyễn Thị Bích - Kế toán vật tư Đã kiểm nghiệm các loại vật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho bà Loan, số liệu cụ thể như sau:
STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị
Số lượng Theo hoá đơn Theo thực tế
Biên bản lập xong vào hồi 11h cùng ngày
Thủ kho Cán bộ vật tư Phòng kỹ thuật Kế toán
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 6 Đơn vị : Công ty CP Xây dựng Tây Tiến. Địa chỉ : Số 38– Đội Cấn - Ba Đình – Hà Nội
Ngày 16 tháng 12 năm 2010 Nợ TK : 152 , 133
Họ tên người giao hàng : Nguyễn Văn An.
Theo quyết định số 112 ngày 16 tháng 12 năm 2010 của Công ty
Nhập tại kho : vật tư
Tên , nhãn hiệu , quy cách , phẩm chất vật tư , dụng cụ , sp , hh
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền ( viết bằng chữ ) Mười sỏu triệu, năm trăm nghìn đồng.
Biểu số 7: Phiếu lĩnh vật tư:
Tên đơn vị lĩnh vật tư: Phân xưởng I
Lý do lĩnh: Phục vụ công trình
Lĩnh tại kho: Vật tư số 1
Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị
Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin lĩnh Thực lĩnh
Phụ trách cung tiêu Thủ quỹ Người nhận Phụ trách đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 8: Đơn vị : Công ty CP Xây dựng Tây Tiến Mẫu số: 01 - VT Địa chỉ : Số 38-Đội Cấn - Ba Đình – HN (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC) Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Văn An
Lý do xuất : Xây dựng nhà ăn cho công nhân viên
Xuất tại kho : Số 3 Địa điểm :
Tên , nhãn hiệu , quy cách , phẩm chất vt , dc , sp , hh
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
Tổng số tiền ( viết bằng chữ ) : hai mươi mốt triệu hai trăm linh hai nghìn, bốn trăm chín mươi đồng
Người lập Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) ( Ký , họ tên) ( Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên , đóng dấu)
* Kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dừi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thông qua việc tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác vật liệu nói chung và kế toán chi tiết nguyên vật liệu nói riêng, trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập xuất, vật liệu. Để tiến hành công tác ghi sổ (thẻ) kế toán đơn giản, rừ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu sai sót trong việc ghi chép và quản lý tại Công ty CP ĐT xõy dưng Nam Hồng, để tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu đã chọn phương pháp ghi thẻ song song Việc áp dụng phương pháp này ở công ty được tiến hành như sau:
+ ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh ghi chép hang ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Mỗi loại vật liệu được theo dừi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý được thuận lợi.
Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn vật liệu, thủ kho kiểm tra tớnh hợp lý, hợp pháp của chứng từ đó, đối chiếu với số liệu thực nhập kho, thực xuất kho rồi tiến hành ghi vào thẻ kho về số lượng Mẫu thẻ kho như sau:
Biểu số 9: Đơn vị : Công ty CP Xây dựng Tây Tiến Mẫu số : 06 – VT
Bộ phận : Vật tư (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Tên , nhãn hiệu , quy cách vật tư : thép Đơn vị tính :kg S
Số hiệu chứng từ Diễn giải
Xn nhập xuất nhập xuất tồn kt
Sổ này có trang đánh số từ trang 01 đến trang
Ngày mở sổ : Ngày 01 tháng 12 năm 2010
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
+ ở phòng kế toán: định kỳ 10 - 15 ngày một lần kế toán vật liệu đem chứng từ để đối chiếu với thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời kế toán sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu kế toán chi tiết vật liệu kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
- Chỉ tiêu giá trị vật liệu nhập trong tháng ở số chi tiết của từng loại vật liệu được tớnh bằng giá mua cộng phí vận chuyển, bốc dỡ đã được phõn bổ.
- Chỉ tiêu giá trị vật liệu xuất trong tháng ở sổ chi tiết vật tư được xác định theo đơn giá bình quõn gia quyền.
- Cuối tháng kế toán tớnh ra giá trị tồn kho vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Biểu số 10: Đơn vị : Công ty CP Xây dựng Tây Tiến Địa chỉ : Số 38-Đội Cấn - Ba Đình – HN
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU SẢN PHẨM , HÀNG HOÁ
Tên kho: vật tưTên , quy cách NVL , SP , HH: thép
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) (Ký,đóng dấu)
Biểu số 11: Đơn vị : Công ty CP Xây dựng Tây Tiến Địa chỉ : Số 38-Đội Cấn - Ba Đình – HN
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU SẢN PHẨM , HÀNG HOÁ
Năm : 2010 Tài khoản : 152 (1521) Tên kho: vật tư
Tên , quy cách NVL , SP , HH: gạch
TK đối ứng Đơn giá
Nhập Xuất Tồn ghi chú
Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký , họ tờn ) (Ký , họ tên ) (Ký,đóng dấu ghi rừ họ )
Cuối kỳ sau khi ghi chép toàn bộ nghiệp vụ nhập xuất vào sổ, kế toán tiến hành cộng sổ tớnh ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng loại vật tư Sau đó kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho của từng loại vật tư, sau đó kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết vật tư, nếu thấy số liệu chớnh xác thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho, công việc tiếp theo là kế toán căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu ( biểu số 12)
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn được lập cho tất cả các loại vật tư, mỗi loại vật tư được ghi trên một dòng của bảng này Từ sổ kế toán chi tiết vật tư, kế toán tớnh ra sổ tổng hợp nhập tổng xuất và số tồn cuối kỳ của mỗi loại vật tư để đưa lên một dòng của bảng nhập, xuất, tồn Nhìn vào bảng này ta có thể thấy tình hình biến động của tất cả các loại vật tư trong tháng của doanh nghiệp một cách rừ ràng đầy đủ.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty CP xây dựng Tây Tiến
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày là cần thiết và quan trọng, bên cạnh đó kế toán tổng hợp nguyên vật liệu cũng là công cụ quan trọng không thể thiếu được và rất có ảnh hưởng trong công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công ty CP ĐT xây dựng Nam Hồng tổ chức kế toán vật liệu được thực hiện bằng phương pháp kê khai thường xuyên để làm báo cáo tổng hợp nguyên vật liệu, phương pháp này có thể theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật tư, hàng hoá trờn cỏc tài khoản kế toán “hàng tồn kho”
Theo phương pháp này ,tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập xuất tồn kho của NL,VL
TK sử dụng là: TK 152- Nguyên, vật liệu.
- Tài khoản 152 “Nguyờn liệu, vật liệu”: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu theo giá gốc.
Nợ TK 152 “NL,VL” Có
+ Trị giá gốc NVL nhập trong kỳ + Trị giá gốc NVL xuất dùng + Số tiền điều chỉnh tăng khi + Số tiền điều chỉnh tăng khi đánh giá lại NVL đánh giá lại NVL.
+ Phát hiện thừa khi kiểm kê + Phát hiện thiếu khi kiểm kê. + Kết chuyển trị giá gốc NVL tồn kho + Kết chuyển trị giá gốc NVL tồn kho cuối kỳ từ TK 611 sang (pp KKĐK) đầu kỳ từ TK 611 sang (pp KKĐK). CPS : CPS :
SDCK : Để phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và theo yêu cầu quản lý từng doanh nghiệp , tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp 2 để kế toán theo dõi chi tiết từng loại NL,VL bao gồm :
TK 1521: Nguyên vật liệu chính
TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ
TK 1524 : Phụ tùng thay thế
TK 1525 : Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
-Tài khoản 331 - Phải trả người bán : phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán ,người nhận về các khoản vật tư ,hàng hoá, lao vụ ,dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết
Ngoài ra các tài khoản trên , kế toán tổng hợp vật liệu ,công cụ dụng cụ có thể sử dụng nhiều TK khác liên quan như: TK 111, TK 112, TK 141, 411,TK 621,TK 622,TK 623 , TK 627, TK 641, TK 642 …
Tài khoản 151 “hàng mua đang đi đường”:phản ánh trị giá vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua ,đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và số hàng đang đi đường cuối tháng trước
* Kế toán tổng hợp tăng NVL:
Vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau : tăng do mua ngoài, do tự chế hoặc thuê ngoài gia công ,tăng do nhận vốn góp của các cá nhân , đơn vị khác
Sau đây là một số các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu được thể hiện một cách khá tổng quát dưới dạng sơ đồ “chữ T” theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty được tiến hành như sau:
Căn cứ vào các chứng từ: Hoá đơn bán hang của người bán, phiếu nhập kho, kế toán vào bảng kê chi tiết chứng từ gốc, từ đó lên chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản, số chi tiết các tài khoản có liên quan.
Ví dụ: Căn cứ vào hoỏ đơn bán hàng của người bán ở ví dụ 1 và ví dụ 2 ở trên sau khi viết phiếu nhập kho, kế toán lập bảng kê chi tiết chứng từ gốc:
Sau khi viết phiếu nhập kho, kế toán bảng kê chi tiết chứng từ gốc.
BẢNG KÊ CHI TIẾT CHỨNG TỪ GỐC
(Thanh toán cho người bán) số: 01BK 5051
Chứng từ Diễn giải Tổng cộng
Nợ các tài khoản đối ứng
Công ty vật tư tõn phỏt 8.123.720 7.385.200 738.520
HTX vật tư thắng lợi 18.150.000 16.500.000 1.650.000
Người lập Kế toán trưởng
Bên cạnh đó, để theo dõi tình hình thanh toán với từng người bán, công ty còn sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331, sổ này được mở cho từng người bán và theo dõi từng tháng Định kỳ vào đầu mỗi tháng kế toán theo dõi sổ chi tiết thanh toán với người bán tài khoản 331 lấy số dư cuối tháng trước của từng người bán theo từng loại vật liệu để ghi vào cột số dư đầu tháng này theo 2 cột, số dư nợ và số dư có.
Trong tháng khi nhận được hoá đơn và phiếu nhập kho, căn cứ vào chứng từ gốc tên của đơn vị bán từng loại vật liệu ghi trên phiếu nhập vật tư, kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản 331 của đơn vị đó vào các cột tương ứng.
Mỗi phiếu nhập vật tư được ghi trên một dòng trong sổ chi tiết.
Việc ghi có TK331, ghi nợ TK liên quan được tiến hành như sau:
Nếu mua nguyên vật liệu chính như Gạch, cát, xi măng… kế toán phản ánh giá mua thực tế ghi nợ TK 152 (1521) theo giá mua chưa có thuế GTGT.
Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ: kế toán nghi nợ TK 133 (1331) Theo như ví dụ trên ta có sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng tháng 12/
Biểu số 14: sổ chi tiết thanh toán với người bán.
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
TK 331 - phải trả người bán Tên người bán: HTX vật tư Thắng lợi
Tháng 12 năm 2010 Đơn vị: Đồng
Diễn giải Hoá đơn TK đối ứng
Số phát sinh Số dư
SH Ngày Số Ngày Nợ Có Nợ Có
Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu:
MỘT SÈ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DÙNG TÂY TIẾN
Ý kiến đề xuất
Trong nền kinh tế thị trường, hạch toán giữ một vai trò quan trọng , là một bộ phận trong hệ thống công cụ quản lý kiểm soát các hoạt động kinh tế… Đối với các doanh nghiệp thì kế toán là công cụ quan trọng để quản lý vốn tài sản và hoạt động sản xuất kinh doanh của chớnh các doanh nghiệp. Thông qua việc cung cấp số liệu chớnh xác, tin cậy của từng ngành, từng lĩnh vực làm cơ sở để nhà nước điều hành vĩ mô nền kinh tế Chớnh vì vậy việc đổi mới và không ngừng hoàn thiện công tác kế toán, đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện nay là một vấn đề cần được quan tõm.
Qua quá trình nghiên cứu công tác kế toán tại công ty em nhận thấy rằng công tác kế toán tại công ty có những ưu điểm nhất định phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty Tuy nhiên do những nguyên nhân chủ quan và khách quan mà công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cũn cú những tồn tại ( những hạn chế) như đã nêu trên cần được khắc phục và hoàn thiện hơn
Với tư cách là một sinh viên thực tập tại công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại công ty, cụ thể là: Ý kiến thứ 1 : Lập sổ danh điểm vật liệu.
“Sổ danh điểm vật liệu” là tổng hợp toàn bộ các loại vật liệu mà công ty đang sử dụng trong sổ danh điểm, nguyên vật liệu được theo dừi từng loại, từng nhúm, từng thứ, từng quy cách một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hoạch toán nguyên vật liệu được quy định một cách riêng Sắp xếp một cách trật tự, rất tiện khi tỡm kiếm thông tin về một thứ, một nhúm, một loại nguyên vật liệu nào đó. Để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu đựơc tốt hơn đồng thời quản lý vật tư được chặt chẽ dễ dàng hơn công ty nên mở sổ danh điểm vật liệu việc mã hoán tên các thứ vật liệu trong sổ danh điểm và xếp thứ tự các vật liệu trong sổ danh điểm cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tớnh khoa học hợp lý phục vụ cho yêu cầu quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dừi nguyên vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu được xõy dựng trên cơ sở quy định số liệu của các loại vật tư nhúm vật tư: 4 số đầu quy định loại vật liệu như vật liệu chớnh vật liệu phụ… 2 chữ số tiếp theo chỉ nhúm vật liệu như: sắt, thép, gang… 2 chữ số tiếp theo chỉ thứ vật liệu…
Mẫu số danh điểm như sau:
Biểu số 21: Mẫu số danh điểm vật liệu
Công ty CP xõy dựng Tây Tiến
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Loại nguyên vật liệu chớnh ký hiệu 1521
Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị Đơn
1521.02 gạch Ý kiến thứ 2 : Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nguyên vật liệu tại công ty có giá trị lớn mà giá cả thị trường thường xuyên biến động vì vậy, để chủ động trong các trường hợp rủi ro giảm giá vật tư hang hoá công ty nên tiến hanh lập dự phòng giảm giá hang tồn kho.
Việc lập dự phòng phải dự trên nguyên tắc: chỉ lập dự phòng cho các loại vật liệu tồn kho, tại thời điểm lập báo cáo tài chớnh, có giá trị thường thấp hơn giá trị ghi sổ.
Mức dự phòng cần lập = Số vật liệu tồn kho x Mức giảm giá cho năm tới cuối niên độ Nguyên vật liệu
Mức giảm giá, vật liệu = Đơn giá, ghi sổ Đơn giá thực tế, trên thị trường:
Tài khoản sử dụng là TK 159
Dự phòng giảm hàng tồn kho.
Ví dụ: Cuối năm 2010, giá thép trên thị trường chỉ cũn 3200đ/kg, trong khi đó giá ghi sổ của công ty CP xõy dựng Tây tiến là 4200đ/kg trong kho cũn dự trữ 1000kg khi đó công ty cần lập dự phòng giảm giá cho lượng vật liệu này.
Mức giảm giá thép = 4200 - 3200 = 1000đ/kg
Mức trích lập dự phòng = 1000 x 1000 = 1000.000(đ) Bút toán:
Có TK 159: 1.000.000Việc lập dự phòng giảm giá phải tiến hành riêng cho từng loại NVL và tổng hợp vào bảng kê dự phòng giảm giá NVL.
Biểu số 22: Bảng kê dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.
BẢNG Kấ DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU
Tên vật tư mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá thực tế
Mức chênh lệch Mức dự phòng thép kg 1000 4200 3200 1000 1000000
Theo chế độ kế toán hiện hành, việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện như sau:
Cuối niên độ kế toán, so sánh dự phòng năm cũ cũn lại với số dự phòng cần lập cho niên độ mới, nếu số dự phòng cũn lại lớn hơn số dự phòng cần trích lập, kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch lớn hơn bằng cách ghi giảm giá vốn hàng tồn kho.
Có TK 632 Ngược lại, nếu số dự phòng cũn nhỏ hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới, kế toán tiến hành trích lập số chênh lệch lớn hơn.
Có TK 159 Ý kiến thứ 3: Hoàn thiện tổ chức theo dừi phế liệu thu hồi.
Tại công ty phế liệu nhập kho không có phiếu nhập kho, do đó công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu Để tránh mất mát., thiếu hụt phế liệu thu hồi trước khi nhập kho phải được bộ phận có trách nhiệm cõn, đo, đong, đếm ước tớnh giá trị vật tư phế liệu nhập kho, kế toán vật tư hạch toán nghiệp vụ nhập kho phế liệu.
Có TK 711Khi xuất bán phế liệu thu tiền ngay, kế toán cũng phải phản ánh giá vốn hang bán và doanh thu bán hang như đối với trường hợp tiêu thụ hang hoá.
- Phản ánh giá vốn phế liệu xuất bán.
- Phản ánh doanh thu phế liệu:
Có TK 511 Ý kiến thứ 4: Về nhiệm vụ của mỗi kế toán viên: Để công tác kế toán tại công ty đạt hiệu quả cao hơn, tại phòng kế toán công ty nên tổ chức phõn công nhiệm vụ Mỗi kế toán đảm nhiệm một phần việc nhất định, khi đó công việc của mỗi kế toán mới được giảm nhẹ nên họ có thể chuyên sõu hơn vào phần việc của mình hơn nữa sự phõn công , công việc cũng mang lại tớnh khách quan Do vậy công ty lên bố trí thêm nhõn lực cho phòng kế toán. Ý kiến thứ 5 : Về áp dụng hệ thống máy tớnh trong công tác kế toán tại công ty.
Hiện nay việc áp dụng công nghệ thông tin kế toán đang ngày càng phát triển và phát huy được tớnh tích cực của nó Tuy nhiên việc dùng hệ thống máy tớnh trong công tác kế toán tại công ty cũn rất hạn chế, công tác kế toán ở công ty chủ yếu là thủ công, khối lượng công việc lớn, việc cung cấp số liệu báo cáo cũn hạn chế Do vậy để đáp ứng và phù hợp với điều kiện phát triển hiện nay công ty nên bồi dưỡng và nõng cao trình độ của các nhõn viên kế toán trong công tác kế toán máy, trang bị hệ thống máy tớnh cho phòng kế toán nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho nhõn viên kế toán nhưng lại nõng cao hiệu quả công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại công ty.
Về tài khoản sử dụng và phương pháp tớnh giỏ, phương pháp kế toán
Tài khoản sử dụng : Công ty sử dụng TK 152 “nguyên liệu, vật liệu”
TK này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá vốn thực tế Công ty đã mở TK 152 thành tài khản chi tiết TK cấp 2, cấp 3 theo từng nhúm, từng loại, thứ, vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp như:
- TK 1521: nguyên vật liệu chớnh
- TK 1522: nguyên vật liệu phụ
- TK 1524: Phụ tùng thay thế
- TK 1525: vật liệu và thiết bị XDCB.
