(Luận văn) hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ trong quá trình thu bán sản phẩm vận tải hàng không tại tổng công ty hàng không việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ng TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM hi ep w n lo ad th yj uy NGUYỄN THỊ LÊ THANH ip la an lu n va ll fu oi m at nh z z vb k jm ht om l.c gm an Lu LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ n va y te re th TP Hồ Chí Minh – Năm 2004 CHƯƠNG ng hi LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ep 1.1.KHÁI NIỆM: w n lo Là toàn tiến trình thực tất thành viên đơn vị, ad thiết lập đơn vị nhằm đạt cách hợp lý mục tiêu th yj kiểm soát là: doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, hoạt động phù hợp với uy ip luật định, báo cáo tài chính xác tin cậy la Tiến trình hiểu hệ thống sách, thủ tục, lu an hành động tảng cho hoạt động doanh nghiệp va n Hệ thống kiểm soát nội hệ thống kỹ thuật đơn thuần, fu ll hay thuộc nhà quản lý mà kiểm soát nội m oi phải hệ thống nhằm huy động thành viên đơn vị tham nh at gia kiểm soát hành động họ nhân tố định thành công vb jm ht Cung cấp thông tin đáng tin cậy: cung cấp thông tin đầy đủ, trung k - z 1.2.MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ z chung đơn vị gm Bảo vệ tài sản sổ sách: tài sản doanh nghiệp kể sổ sách an Lu - om động sản xuất kinh doanh l.c thực, xác, kịp thời nhằm phục vụ hiệu cho việc điều hành hoạt vượt thẩm quyền, ngăn ngừa phát hành vi lãng phí, y Đẩy mạnh tính hiệu mặt điều hành: ngăn ngừa chồng chéo te - re lạm dụng, hư hỏng n va chứng từ kế toán phải bảo vệ để tránh mát, thất thoát, tránh bị gian lận, sử dụng tài sản không mục đích, sử dụng hiệu ng hi nguồn tài nguyên Định kỳ có đánh giá kết hoạt động để nâng cao ep hiệu điều hành Đẩy mạnh khuyến khích việc thực chế độ, qui định đề lo Hội đồng quản trị, ban giám đốc phải đề nguyên tắc, thể thức w - n ad th quản lý hợp lý, có tác dụng khuyến khích thành viên đơn vị yj uy tuân thủ sách qui định nội ip 1.3 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ la an lu Hệ thống Kiểm soát nội đơn vị cấu thành phận, là: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin n va - ll oi m 1.3.1 Môi trường kiểm soát fu truyền thông giám sát nh at Sự kiểm soát hữu hiệu tổ chức phụ thuộc nhiều vào nhận thức, z z thái độ nhà quản lý đơn vị vấn đề kiểm soát Để đánh giá môi vb jm ht trường kiểm soát cần ý yếu tố sau: k 1.3.1.1Quan điểm quản lý phong cách điều hành nhà quản lý gm l.c Quan điểm quản lý phong cách điều hành nhà quản lý có ảnh hưởng om lớn đến môi trường kiểm soát tổ chức Khi nhà quản lý quan tâm an Lu mức đến kiểm soát nội có biểu đắn nhân viên nỗ lực y sử dụng kênh thông tin thức hay không thức Nhận thức, quan te thái độ việc lập báo cáo tài hay áp dụng phương pháp kế toán; re lõi như: khả nhận thức giám sát rủi ro kinh doanh; nhận thức n va việc đạt mục tiêu kiểm soát Nó bao gồm vấn đề cốt điểm, đường lối quản trị tư cách nhà quản trị vấn đề trung ng hi tâm môi trường kiểm soát ep 1.3.1.2 Cơ cấu tổ chức w n Cơ cấu tổ chức đơn vị phân cấp quyền hạn trách nhiệm lo ad thành viên đơn vị Một cấu tổ chức hợp lý điều kiện đảm bảo th cho thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng Ngược lại, cấu phức tạp yj uy không rõ ràng nảy sinh nhiều vấn đề nghiêm trọng ip la Cơ cấu tổ chức cần thiết kế linh hoạt để dễ dàng thay an lu đổi thích ứng môi trường, điều kiện thay đổi n va Trong xu hướng tòan cầu hóa nay, cần xác lập cấu tổ chức ll fu linh hoạt đủ sức thích ứng với điều kiện kinh doanh, môi trường họat m oi động thường xuyên thay đổi mà phá vỡ hoàn toàn cấu trúc hệ thống at nh cũ z z 1.3.1.3 Phương pháp phân quyền vb jm ht Phương pháp phân quyền cách thức người quản lý giao quyền cho cấp k cách thức để giải số công việc phạm vi l.c gm phân công Việc ủy quyền văn cụ thể giúp công việc tiến hành dễ dàng, trôi chảy hơn, thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng, tránh om lạm dụng hay nhập nhằng quyền hành Ngược lại, ủy quyền không an Lu rõ ràng phát sinh tượng nhiệm vụ thực chồng y te vô hiệu tiêu cực có điền kiện nảy sinh re việc mà thực Do vậy, công việc ách tắc, thủ tục kiểm sóat n va chéo phận khác hay chí phận hay công 1.3.1.4.Sự tham gia Hội đồng quản trị Ban Kiểm sóat ng hi Sự tham gia Hội đồng quản trị Ban kiểm soát làm cho môi ep trường kiểm soát tốt giám sát đến hoạt động nhà quản lý w Để phát huy tác dụng Ban kiểm soát thành viên ban kiểm soát n lo thường viên chức hay thành viên công ty ad th Ban kiểm soát có trách nhiệm: yj Giám sát cấu hệ thống kiểm soát nội - Kiểm tra độ tin cậy tính toàn vẹn thông tin tài kinh doanh uy - ip la lu an phương pháp để xác định, đánh giá, phân loại trình bày n fu Giám sát tuân thủ luật định, sách, kế hoạch, thủ tục ll - va thông tin oi m quy định đơn vị at nh 1.3.1.5.Chính sách nguồn nhân lực z z vb Bao gồm vấn đề sách tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ jm ht luật…các sách ảnh hưởng định đến trình độ phẩm chất k đội ngũ nhân viên đơn vị tác dụng khuyến khích (hay làm suy giảm) gm l.c tinh thần vật chất cho người lao động Chính sách nhân đắn, thích om hợp góp phần tạo đội ngũ cán nhân viên giỏi, có lực, có đạo đức giúp an Lu giảm bớt yếu môi trường kiểm soát thủ tục kiểm sóat đội ngũ cán nhân viên yếu lực đạo đức nghề nghiệp n va Ngược lai, có hệ thống kiểm soát nội chặt chẽ với te re y 1.3.1.6 Sự trung thực giá trị đạo đức Để tạo ý thức đội ngũ cán nhân viên đơn vị, ng hi nhà quản lý cần phải xây dựng, ban hành thông tin rộng rãi hướng dẫn ep nguyên tắc đạo đức liên quan đến cấp bậc Bên cạnh đó, nhà w quản lý phải người làm gương việc tuân thủ nguyên tắc n lo cách chặt chẽ ad th Nhưng cần loại bỏ mầm mống sai phạm Giao việc yj uy sức, yêu cầu công việc hoàn thành nhanh dẫn đến tình trạng làm ip việc tắc trách, báo cáo thiếu trung thực la an lu 1.3.1.7 Các yếu tố khác n va Ngoài nhân tố trên, môi trường kiểm soát chịu tác động ll fu yếu tố bên luật pháp, kiểm soát quan quản lý nhà oi m nước, điều kiện kinh tế xã hội thị trường, cạnh tranh, khủng hoảng, tiến at nh kỹ thuật… Các nhân tố tác động lên thái độ nhà quản lý việc z thiết kế vận hành hệ thống kiểm soát nội z vb Tóm lại, môi trường kiểm soát tảng hệ thống kiểm soát ht jm nội Các thủ tục kiểm soát không đạt mục tiêu hình thức k môi trường kiểm soát yếu kém, ngược lại, môi trường kiểm gm om 1.3.2 Đánh giá rủi ro l.c soát tốt hạn chế phần thiếu sót thủ tục kiểm soát an Lu Dưới giác độ đó, kiểm soát bao gồm việc nhận dạng , đánh giá y te re pháp kỹ thuật, hành loại trừ tất rủi ro n va quản lý rủi ro phát sinh trình hoạt động Không biện Kinh doanh gắn với rủi ro phải biết chấp nhận Vấn đề nhà ng hi quản lý phải định rủi ro chấp nhận quản trị ep Để làm việc này, nhà quản lý cần phải: Thiết lập mục tiêu tổ chức, kể mục tiêu chung tổ chức lo mục tiêu riêng cho hoạt động Yêu cầu mục tiêu tổ chức phải w - n ad th vạch vấn đề mà tổ chức cần đạt được, phương tiện nào, yj uy thời gian nào… Việc xác định mục tiêu quan trọng việc ip đánh giá rủi ro kiện rủi ro gây ảnh hưởng xấu đến mục la lu tiêu tổ chức, có kiện rủi ro tổ chức không an phải rủi ro tổ chức khác va Trên sở mục tiêu tổ chức xác định , nhà quản lý tiến hành n fu - ll nhận dạng, phân tích quản lý rủi ro trình thực oi m at nh điều chỉnh mục tiêu theo bước sau: z • Xác định giá rủi ro: xác định kiện ảnh hưởng xấu đến mục tiêu z vb tổ chức Các rủi ro :các rủi ro phát sinh từ môi trường hoạt jm ht động cạnh tranh , tiến kỹ thuật, bùng nổ thông tin, k sách nhà nước liên quan đến lónh vực họat động đơn gm l.c vị…hay rủi ro phát sinh từ sách đơn vị an Lu kỹ thuật, đổi tổ chức…… om sách đổi kỹ thuật, thay đổi qui trình sản xuất, đổi te re tích Người ta thường lượng hóa rủi ro theo công thức n va • Đánh giá rủi ro: cần phải lượng hóa rủi ro để đánh giá, phân y R =p x L Trong đó; R rủi ro ước tính, p xác suất xảy thiệt hại L ng hi thiệt hại ước tiền ep Như vậy, rủi ro ước tính chịu ảnh hưởng nhân tố : w n Thiệt hại ước tính: thiệt hại ước tính lớn rủi ro lo ad nghiêm trọng th yj Xác suất xảy thiệt hại: Xác suất xảy thiệt hại lớn rủi uy ro xảy thường xuyên số tiền thiệt hại lớn Số tiền ip la thiệt hại lớn xác xuất xảy nhỏ không quan trọng an lu rủi ro khác có thiệt hại nhỏ chút xác suất n va xảy cao nhiều ll fu • Biện pháp phòng ngừa: Trên sở phân tích đánh giá rủi ro, m oi nhà quản lý cần thiết lập thủ tục kiểm soát trước rủi ro xảy at nh Phòng ngừa bảo vệ hai hoạt động kiểm soát cần có z hệ thống kiểm soát Kiểm soát nội hữu hiệu việc z vb phòng ngừa ngăn chận sai phạm có hệ thống ht om l.c gm 1.3.3 Các hoạt động kiểm soát k hại xảy jm thủ tục kiểm soát phát ngăn chận để tránh thiệt Họat động kiểm soát sách, thủ tục đựơc thực để đảm an Lu bảo hành động cần thiết để quản lý rủi ro nhà quản lý y te re cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh n va thực Các hoạt động kiểm soát thiết kế tùy thuộc vào tính chất đặc thù Các hoạt động kiểm soát chủ yếu gồm: 1.3.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ ng hi Mục đích việc phân chia trách nhiệm nhằm giảm bớt hội cho bất ep vị trí xảy sai sót nhầm lẫn hành vi gian lận w n Yêu cầu kiểm soát nội không phận hay cá nhân lo ad giao thực công việc từ lúc bắt đầu đến kết thúc không cá th nhân thực chức phê chuẩn, ghi yj uy chép bảo vệ tài sản Công việc nhân viên này, phận kiểm ip soát tự động công việc nhân viên khác, phận khác la n va chức sau: an lu Phân chia trách nhiệm thường đề cập đến tách biệt ll fu • Chức kế toán chức hoạt động: phận thực m oi nghiệp vụ đơn vị không đảm nhiệm ghi chép sổ sách kế z cải thiện hoạt động at nh toán nhằm ngăn ngừa việc họ ghi chép báo cáo sai lệch để z vb ht • Chức kế toán chức bảo vệ tài sản: nhân viên kế toán k jm không giao nhiệm vụ giữ tài sản họ tham ô tài sản l.c gm che dấu hành vi cách sửa chữa lại sổ kế toán • Chức xét duyệt nghiệp vụ chức bảo quản tài sản: người om xét duyệt nghiệp vụ không kiêm nghiệm việc giữ tài sản an Lu làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản y te trách nhiệm bị vô hiệu hóa nhân viên thông đồng với Nhà re phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận sai sót Tuy nhiên, việc phân chia n va Ngoài ra, nghiệp vụ có yêu cầu khác quản lý cần phải thường xuyên xem xét đánh giá, rà soát lại hoạt động kiểm ng hi soát khâu qui trình nghiệp vụ mối quan hệ nhân ep viên thi hành nhiệm vụ w 1.3.3.2 y quyền đắn cho nghiệp vụ hoạt động n lo ad Tất nghiệp vụ phải ủy quyền cho người chịu trách nhiệm th Nhà quản lý đưa qui định quyền hạn trách nhiệm phê duyệt yj uy loại nghiệp vụ cho nhân viên thi hành ip la Có mức độ ủy quyền: lu an • Ủy quyền chung: liên quan đến việc đưa sách, người n va cấp đạo xét duyệt nghiệp vụ phạm vi giới hạn ll fu sách Ví dụ:qui định mức tồn kho tối thiểu, bảng giá tối oi m thiểu… nh at • y quyền cụ thể: liên quan đến xét duyệt cụ thể cho z nghiệp vụ, thông thường nghiệp vụ có số tiền lớn quan trọng z vb jm ht Sự phân quyền cho cấp thi hành xác định rõ thẩm quyền phê duyệt k người xuất phát từ nguyên nhân nhà quản lý không l.c gm nên trực tiếp định tất vấn đề đơn vị Sự phân quyền hợp lý giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành trôi chảy, mà nhà quản lý an Lu 1.3.3.3 Bảo vệ tài sản vật chất thông tin om kiểm soát hạn chế tùy tiện điều hành công việc y te thông tin bảo vệ thông qua qui định sau: re phí, tham ô tài sản hay mát, rò rỉ thông tin bên Tài sản vật chất n va Bảo vệ tài sản thông tin nhằm ngăn chặn tình trạng mát, sử dụng lãng - Công tác kiểm soát giá cước hoàn toàn dựa liệu có sẵn, thời gian ng hi xử lý rút ngắn tối đa ep w Không tốn thời gian cho công tác luân chuyển chứng từ - Việc toán khách hàng gần tức thời n - lo ad Với ưu tiên tiên trên, nhà nước cần có qui định chấp nhận th yj chứng từ điện tử, cụ thể vé hành khách chứng từ tài kế toán để uy chất lượng công tác quản lý thu bán vé nâng cao nữa, đáp ứng mức độ tăng ip la trưởng cao hội nhập với thị trường hàng không quốc tế an lu n va ll fu oi m at nh z z vb k jm ht om l.c gm an Lu n va y te re 75 ng KẾT LUẬN hi ep Để quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh hiệu quả, nhà quản w n lý cần quan tâm mức đến việc thiết kế vận hành hệ thống kiểm soát lo ad nội Một hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu không dừng lại mức độ th ngăn ngừa, phát sai sót gian lận, mà phải trở thành công cụ để đánh giá yj uy tính hiệu hoạt động đảm bảo tính đáng tin cậy thông tin tài ip la Đối với công tác thu bán sản phẩm vận tải hàng không, hệ thống kiểm lu an soát nội đóng vai trò đặc biệt quan trọng công tác quản lý, nhằm tạo n va tảng kiểm soát hoạt động chặt chẽ, hướng hoạt động thu bán theo ll fu q đạo đề oi m nh Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội công tác thu bán sản phẩm at vận tải hàng có hàng loạt biện pháp đồng tổ chức z z máy, qui trình hoạt động kiểm soát, công nghệ thông tin người Nó đòi vb jm ht hỏi nỗ lực không ngừng thống quan điểm tất cấp lãnh đạo k từ cao đến ban chuyên môn tập thể cán công nhân viên công tác gm lónh vực hoạt động thu bán sản phẩm vận tải hàng không Ngoài ra, hỗ l.c trợ nhà nước nguồn lực thiếu góp phần thúc đẩy hệ thống om an Lu kiểm soát nội nói riêng công tác thu bán sản phẩm vận tải hàng không nói chung ngày hiệu đáp ứng yêu cầu tăng trưởng không ngừng ổn định n va Tổng công ty Hàng không Việt nam y te re 76 ng PHỤ LỤC LƯU ĐỒ DỮ LIỆU LẬP BÁO CÁO BÁN –BẢNG KÊ ĐIỀU CHỈNH hi ep w n lo ad th AutoT kt yj (1 ) uy (7 ) ip la an (2 ) lu Ao Auto TCTY n va ll fu m (3 ) oi B z A K toán vb Manual z C XLCT A’ + M’ at nh Mo AutoTkt (5 ) (4 ) k jm ht (6 ) om l.c gm an Lu n va y te re Khối A: Khối xử lý đại lý Khối B: Khối tiếp nhận liệu Khối C: Khối xử lý liệu (1):Dữ liệu Auto từ TCT VPKV-VPCN VPKV/VPCN in báo cáo (2) Dữ liệu Auto báo cáo từ VPKV/VPCN chuyển đại lý (3) Đại lý chuyển báo cáo liệu vé viết tay (4) Chuyển báo cáo liệu gốc vào khối xử lý, kế toán å á 77 PHỤ LỤC ng hi KẾT QUẢ KINH DOANH VẬN TẢI HÀNG KHÔNG TRONG CÁC NĂM ep GẦN ĐÂY w n Năm 2003, mức vận chuyển hành khách 4.490.412 lượt người tăng gấp lo ad 213 lần so với năm 1976 (21.000 khách), 9.4 lần so với năm 1991 (475.746 th khách) 1,8 lần so với năm 1998 (2.478.791 lượt khách) Trong giai đoạn 1998- yj uy 2003, sản lượng vận chuyển hành khách tăng đều, bình quân 19%/năm ip la Mức vận chuyển hàng hoá, bưu kiện năm 2003 65.150 tấn, tăng gấp 21 an lu lần so với năm 1976 (3.000 tấn) tăng gấp 10 lần so với năm 1993 (6.253 tấn) n va Biểu đồ tăng trưởng sản lượng hành khách vận chuyển Giai đoạn 1999-2003 ll fu (lượt người) oi m at nh z 4500000 4000000 3500000 3000000 2500000 2000000 1500000 1000000 500000 z vb k jm ht om l.c gm 2000 2001 2002 an Lu 1999 2003 n va y te re Nguồn: Báo cáo thống kê sản lượng vận chuyển hành khách năm 1999-2003 78 Một số tiêu chủ yếu Tổng công ty HKVN qua giai đoạn sau ng hi ep Đơn Năm 1991 1995 2000 2002 2003 Khaùch 475.746 2.241.947 2.913.551 4.061.284 4.490.412 Khaùch 221.241 901.881 1.166.039 1.746.606 2.519.909 6.253 32.412 40.052 59.227 65.150 13.846 21.366 34.039 40.850 255.83 282,1 300 2.015,7 2.560 7.941,01 8.735 w vò n lo tính ad Chỉ tiêu th yj 1.Vận chuyển HK uy ip Trong đó:Quốc tế la an Trong đó:Quốc tế lu 2.Vận chuyển HH, BK Tấn va 3.068 n Taán oi at nh z z 939,34 1.139,78 642 4.006,00 5.436.75 37,13 516,23 686,67 388,08 123,49 494,52 340.86 752,14 vb 150,35 k jm ht 811.52 y te re Nguồn: Báo cáo toán năm 1991-2003 n va đồng 435.56 an Lu Tỷ om l.c gm Tỷ đồng Lãi trước thuế 135,71 Tỷ đồng Nộp ngân sách 48,52 Tỷ đồng 5.Tổng Doanh thu m Tỷ đồng Vốn tự bổ sung ll fu Vốn NSNN 79 Mặc dù non trẻ so với Hãng Hàng không giới liên ng hi tục gặp phải khó khăn,Tổng công ty Hàng không Việt nam bước đầu ep có đóng góp vào công phát triển kinh tế - xã hội, tạo dựng hình ảnh w đất nước Việt Nam đổi mắt khách hàng n lo nước ad th Trong năm gần đây, gặp không khó khăn khủng yj uy hoảng tài khu vực ảnh hưởng năm 1997-1998, đồng thời ip lực tài để đầu tư đội máy bay đại bị hạn chế, Tổng la lu Công ty HKVN chủ động đề xuất với Chính phủ để có đột phá an việc đầu tư đội máy bay sở vật chất phục vụ vận tải hàng không va n Do kết kinh doanh vận tải năm gần tăng fu ll với nhịp độ mạnh, sản xuất kinh doanh có lãi, hoàn thành tốt nghóa vụ oi m at nh nhà nước tạo điều kiện tích luỹ để tái đầu tư z z vb k jm ht om l.c gm an Lu n va y te re 80 ng PHỤ LỤC hi CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TCT HKVN ep w n Cơ cấu tổ chức Tổng Công ty Hàng không Việt nam bao gồm: Hội lo ad đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc máy giúp việc, đơn vị th hạch toán độc lập phụ thuộc, đơn vị nghiệp yj uy Bao gồm: Các đơn vị độc lập ip Công ty cung ứng xăng dầu hàng không (VINAPCO) - Công ty Xuất nhập hàng không (AIRIMEX) - Công ty Cung ứng dịch vụ hàng không - Công ty Tư vấn, khảo sát thiết kế Hàng không - Công ty Xây dụng công trình hàng không - Công ty nhựa cao cấp hàng không - Xí nghiệp vận tải ô tô hàng không - Công ty In Hàng không - Công ty Dịch vụ Hàng không Sân bay Nội (NASCO) - Công ty Dịch vụ Hàng không Sân bay Tân Sơn Nhất (SASCO) - Công ty Dịch vụ Hàng không Sân bay Đà nẵng (MASCO) - Trung tâm cung ứng Xuất lao động hàng không la - an lu n va ll fu oi m at nh z z vb k jm ht om l.c gm an Lu n va re y te Các đơn vị thuộc khối hạch toán phụ thuộc - Công ty bay dịch vụ hàng không (VASCO) 81 Xí nghiệp Phục vụ thương mại mặt đất Nội - Xí nghiệp Phục vụ thương mại mặt đất Tân Sơn Nhất - Xí nghiệp Phục vụ thương mại mặt đất Đà nẵng - Xí nghiệp Chế biến xuất ăn Nội ng - hi ep w n lo ad Xí nghiệp sửa chữa máy bay A75 th - Xí nghiệp sửa chữa máy bay A76 - Trung tâm thống kê tin học hàng không - 18 Văn phòng chi nhánh Hàng không Việt nam 15 nước là: Xingapo, Thái yj - uy ip la an lu n va lan, Laøo, Cam pu chia, Ma lai xia, Trung quốc, Hồng kông, Nhật bản, Hàn quốc, ll fu Nga, Pháp, Đức, Úc , Hoa kỳ, Canada k jm ht gm Các công ty liên doanh liên kết vb Trung tâm Y tế hàng không z - z Trường nghiệp vụ hàng không at - nh Viện khoa học hàng không oi - m Các đơn vị nghiệp Công ty ABACUS VIETNAM (Abacus Distribution System Vietnam) - Xí nghiệp liên doanh xuất ăn Tân Sơn Nhất (VN/CX Catering Service) - Công ty Giao nhận hàng hoá (VINAKO Forwarding Co Ltd) - Liên doanh Kho hàng Tân Sơn Nhất - Ngân hàng Thương mại cổ phần kỹ thương (TECHCOM BANK) om l.c - an Lu n va y te re 82 Baûng 01 ng hi Mô hình tổ chức máy giúp việc Tổng Công ty HKVN ep w n Tổng Giám đốc lo ad Ban kiểm soát th yj uy ip la an lu n va fu Khối thương mạidịch vụ Khối kỹ thuật Khối khai thác bay ll oi m Bộ phận tham mưu tổng hợp at nh z z + Ban Điều hành bay + Ban Kỹ thuật + Đoàn bay + Đoàn Tiếp viên + Ban đảm bảo chất lượng khai thác + Trung tâm huấn luyện bay + Ban Đảm bảo chất lượng kỹ thuật + Ban quản lý vật tư + Hangga A76 k jm ht om l.c gm an Lu + Ban Tiếp thị Hành khách + Ban Kế hoạch thị trường + Ban Tiếp Thị Hàng hoá + Ban Dịch vụ thị trường +Văn phòng khu vực nước chi nhánh HKVN nước vb + Văn phòng đối ngọai +Ban tài Kế toán +Ban Tổ chức cán +Ban Kế hoạch đầu tư +Ban An toàn, an ninh n va y te re 83 Mỗi khối thực chức năng, nhiệm vụ riêng biệt để đảm ng hi bảo tính thống hoạt động, tạo mạnh tổng hợp, khối có ep mối quan hệ khăng khít với nhau, hỗ trợ nhau: w + Hoạt động khối tham mưu tổng hợp: Bộ phận chịu trách nhiệm n lo công tác quản lý chung Hàng không Việt nam bao gồm ad th hoạt động kiểm soát lập kế hoạch hoạt động thu chi, lao động, đầu tư, yj uy quản lý vật tư công nghệ thông tin ip + Hoạt động khối thương mại : Hiện hoạt động kinh doanh la an lu hàng không Việt nam dựa chủ yếu vào điều hành khối thương mại Bộ va phận có trách nhiệm trợ giúp Tổng Giám đốc việc hoạch định chiến n lược, quản lý điều hành hoạt động thương mại Hàng không Việt nam ll fu oi m + Hoạt động khối kỹ thuật khai thác bay: Chịu trách nhiệm at nh hoạt động điều hành khai thác vận chuyển hành khách hàng hoá z đảm bảo công tác an ninh chuyến bay hàng không Việt nam z vb k jm ht om l.c gm an Lu n va y te re 84 ng hi PHỤ LỤC ep QUI TRÌNH CẤP PHÁT VÀ LƯU ĐỒ CÔNG TÁC CẤP PHÁT w n lo Khách hàng yêu cầu lập thư cấp chứng từ: ad th − Đơn vị bán lập thư yêu cầu cấp phát chứng từ theo mẫu qui định SAM yj uy gửi trực tiếp cho nhân viên phụ trách cấp phát chứng từ Phòng ip TCKT- VPKV la an lu Nhận thư yêu cầu cấp chứng từù tài liệu liên quan: n va − Nhân viên phụ trách cấp phát chứng từ nhận thư yêu cầu cấp phát chứng từ ll fu đơn vị bán chuyển đến liệu, tài liệu có liên quan oi m Kiểm tra: nh at − Nhân viên phụ trách cấp phát chứng từ kiểm tra tính hợp lệ thư cấp z z phát chứng từ toán có liên quan gồm: vb jm ht + Thư yêu cầu cấp phát chứng từ đơn vị bán phải điền đầy đủ k nội dung theo mẫu quy định, có chữ ký dấu người có thẩm quyền l.c gm đơn vị bán an Lu định) om + Báo cáo thu bán chứng từ vận tải bán kèm theo (nộp theo kỳ quy y te re trước (nếu có) n va + Báo cáo điều chỉnh thu bán số lượng chứng từ qua xử lý tháng 85 + Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng có chữ ký xác nhận ngày chuyển ng hi tiền ngân hàng bên đơn vị bán, phiếu thu có chữ ký xác nhận ep thu tiền thủ quỹ w + Hoá đơn tài hợp lệ ( đại lý xuất cho HKVN khoản hoa hồng n lo ad hưởng) th + Nếu phát trường hợp bất thường toán, tiền cọc, nộp báo cáo yj uy bán Nhân viên phụ trách cấp phát chứng từ báo cáo lãnh đạo trực tiếp đề ip nghị phương án giải la an lu Nhập liệu In Phiếu xuất kho, in sổ n va − Nhân viên phụ trách cấp phát chứng từ nhập số liệu liên quan vào chương ll fu trình quản lý cấp phát, in phiếu xuất kho chuyển cho Thủ kho m oi − Cuối ngày Nhân viên phụ trách cấp phát phải in trang sổ theo dõi cấp nh at phát cho đại lý cấp phát ngày z z Cấp chứng từ vb jm ht − Thủ kho vào số lượng seri chứng từ Phiếu xuấ kho tiến hành k cấp phát chứng từ cho đại ly.ù Lưu 01 liên chuyển thư yêu cầu l.c gm cấp chứng từ vá Phiếu xuất kho đến Kế toán kho 86 y chứng từ te xuất kho cấp, tiến hành ghi sổ kế toán theo dõi nhập, xuất, tồn kho re − Kế toán kho chứøng từ nhận 01 thư yêu cầu cấp chứng từ Phiếu n va Kế toán kho theo dõi nhập xuất tồn an Lu kho om − Khách hàng nhận vé giữ 01 liên thư yêu cầu cấp chứng từ Phiếu xuất Kiểm soát: ng hi − Cuối tuần Trưởng phòng Tài kế toán người ủy quyền ep kiểm tra “SỔ THEO DÕI CẤP CHỨNG TỪ” “ THƯ YÊU CẦU CẤP w CHỨNG TỪ ” ký kiểm soát n lo ad Lưu hồ sơ: th Kế toán kho lưu hồ sơ thư yêu cầu cấp chứng từ , phiếu xuất kho(bản yj − uy kèm với sổ kế toán kho) ip Thủ kho lưu 01 Phiếu xuất kho − Nhân viên phụ trách cấp phát lưu Sổ theo dõi cấp chứng từ kèm chứng la − an lu va n từ toán có liên quan fu Các chứng từ lưu nơi làm việc năm, tháng đầu năm ll m − oi sau chuyển cho kho hồ sơ lưu trữ tập trung at nh z z vb k jm ht om l.c gm an Lu n va y te re 87 ng S TT NOÄI DUNG CỦA LƯU ĐỒ QUI TRÌNH TRÁCH NHIỆM/ CẤP PHÁT THỜI GIAN Khách hàng thực có nhu cầu cấp chứng từ Khách hàng lập thư yêu hi ep cầu cấp chứng từ w n Nhân viên phụ trách cấp phát chứng tư kiểm tra thư yêu cầu cấp phát chứng từ toán lo Nhận thư yêu cầu cấp chứng từù tài liệu liên quan ad th yj Không hợlệpä uy Nhân viên cấp phát chứng từ thực vòng ngày kể từ ngày nhận thư yêu cầu cấp chứng từ ip Kiểm tra la lu Hợp lệ Nhân viên phụ trách cấp phát chứng từ thực sau kiểm tra an n va Xác định số chứng từø cấp, lập phiếu xuất kho fu ll m oi Cấp chứng từ nh at z z Nhận chứng từù Thủ kho chứng từ vận tải cấp chứng từ sau nhận Phiếu xuất kho Khách hàng nhận chứng từ Đồng thời với bước cấp chứng từù vb om l.c Kiểm soát gm k Nhận Phiếu xuất kho yêu cầu cấp phát jm ht Kế toán kho chứng từ nhận thư yêu cầu cấp chứng từ Phiếu Xuất kho cấp phát ,ghi sổ kế toán Trong vòng 01 ngày sau cấp chứng từ Kế toán kho trình Trưởng P.TCKT người ủy quyền kiểm soát thư yêu cầu cấp chứng từ Phiếu xuất kho Mỗi tuần 01 lần thời gian kiểm soát 02 ngày an Lu n va y te re Lưu hồ sơ Kế toán kho lưu nơi làm việc năm, sau đó, chuyển kho hồ sơ lưu trữ tập trung lưu trữ 88 ng hi ep w n lo ad th yj uy ip la an lu n va ll fu oi m at nh z z vb k jm ht om l.c gm an Lu n va y te re 89