Phần mở đầu. ....................................................................................................................... 5 1. Lý do hình thành đề tài .............................................................................................. 5 2. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................................. 5 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................. 5 4. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................................... 6 5. Kết cấu đề tài ............................................................................................................. 6 I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT ................................................................................................... 7 1.1. Lý thuyết về quy trình quản lý phần mềm .............................................................. 7 1.1.1. Khái niệm ......................................................................................................... 7 1.1.2. Tại sao phải áp dụng quy trình quản lý phần mềm .......................................... 7 1.1.3. Công cụ RedMine ............................................................................................ 8 1.2. Lý thuyết về quản trị sự thay đổi ............................................................................ 8 1.2.1. Mô hình thay đổi có hoạch định (Kurt Lewin). ............................................... 8 1.2.2. Chuẩn đoán ....................................................................................................... 9 1.2.3. Thu thập và phân tích thông tin chuẩn đoán. ................................................. 11 1.2.4. Can thiệp OD .................................................................................................. 13 II. XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY WAE .......... 15 2.1. Giới thiệu về công ty WAE .................................................................................. 15 2.2. Xây dựng quy trình quản lý phần mềm tại công ty WAE .................................... 16 2.2.1. Khởi tại dự án, viết đề án ............................................................................... 16 2.2.2. Lập kế hoạch thực hiện dự án ........................................................................ 17 2.2.3. Kết thúc dự án ................................................................................................ 18 III. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI KHI ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY WAE ............................................................................................. 19 3.1. Chuẩn đoán thực trạng tại công ty WAE khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm. ..................................................................................................................... 19 3.2. Phân tích kháng cự của tổ chức khi áp dụng quy trình......................................... 22 IV. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI ..................... 24 4.1. Thực hiện các can thiệp OD ................................................................................. 24 4.1.1. Giai đoạn phá tan băng................................................................................... 24 4.1.2. Giai đoạn thay đổi .......................................................................................... 25 4.1.3. Giai đoạn đóng băng lại ................................................................................. 26 4.2. Hoàn thiện quy trình quản lí phần mềm ............................................................... 27 4.2.1. Cải tiến quy trình xây dựng và triển khai thực hiện mục tiêu ........................ 27 4.2.2. Hoàn thiện hệ thống tài liệu ........................................................................... 28 4.2.3. Hoạt động tuyển dụng – đào tạo nhân sự ....................................................... 28 4.2.4. Xây dựng các chỉ tiêu theo dõi và đo lƣờng các quá trình ............................. 29 4.2.5. Thành lập nhóm quản lý ................................................................................. 30 KẾT LUẬN ....................................................................................................................... 31
GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh Nhóm thực hiện: LIF I HC KINH T THÀNH PH H CHÍ MINH VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC o0o TIỂU LUẬN OCD QUN TR S I KHI ÁP DNG QUY TRÌNH QUN LÝ PHN MM TI CÔNG TY WE ARE ENGINEERING Nhóm : LIF Lớp: Đêm 2 - Kha: K22 GVHD: TS. Trƣơng Thị Lan Anh Tp. , 5/ 2014 GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh Nhóm thực hiện: LIF Nhóm Thực Hiện: LIF (Life Is Fun) H và Tên MSHV Nguyễn Bảo Trung 7701221279 Nguyễn Thị Diễm Hƣơng 7701220489 Nguyễn Thị Bích Liên 7701221566 Đặng Đức Minh 7701221588 Lê Thiện Tâm 7701220989 Lê Quang Thanh Trang 7701221241 GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh Nhóm thực hiện: LIF Phần mở đầu. 5 1. Lý do hình thành đề tài 5 2. Mục tiêu nghiên cứu 5 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 5 4. Phƣơng pháp nghiên cứu 6 5. Kết cấu đề tài 6 I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT 7 1.1. Lý thuyết về quy trình quản lý phần mềm 7 1.1.1. Khái niệm 7 1.1.2. Tại sao phải áp dụng quy trình quản lý phần mềm 7 1.1.3. Công cụ RedMine 8 1.2. Lý thuyết về quản trị sự thay đổi 8 1.2.1. Mô hình thay đổi có hoạch định (Kurt Lewin). 8 1.2.2. Chuẩn đoán 9 1.2.3. Thu thập và phân tích thông tin chuẩn đoán. 11 1.2.4. Can thiệp OD 13 II. XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY WAE 15 2.1. Giới thiệu về công ty WAE 15 2.2. Xây dựng quy trình quản lý phần mềm tại công ty WAE 16 2.2.1. Khởi tại dự án, viết đề án 16 2.2.2. Lập kế hoạch thực hiện dự án 17 2.2.3. Kết thúc dự án 18 III. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI KHI ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY WAE 19 3.1. Chuẩn đoán thực trạng tại công ty WAE khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm. 19 3.2. Phân tích kháng cự của tổ chức khi áp dụng quy trình 22 IV. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI 24 4.1. Thực hiện các can thiệp OD 24 GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh Nhóm thực hiện: LIF 4.1.1. Giai đoạn phá tan băng 24 4.1.2. Giai đoạn thay đổi 25 4.1.3. Giai đoạn đng băng lại 26 4.2. Hoàn thiện quy trình quản lí phần mềm 27 4.2.1. Cải tiến quy trình xây dựng và triển khai thực hiện mục tiêu 27 4.2.2. Hoàn thiện hệ thống tài liệu 28 4.2.3. Hoạt động tuyển dụng – đào tạo nhân sự 28 4.2.4. Xây dựng các chỉ tiêu theo dõi và đo lƣờng các quá trình 29 4.2.5. Thành lập nhóm quản lý 30 KẾT LUẬN 31 GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh Nhóm thực hiện: LIF Phn m u. 1. tài Đặc điểm chung của các công ty gia công phần mềm nhỏ là khâu quản lý yếu kém, kể cả quản lý dự án hay quản lý nguồn nhân lực. Nhân viên làm việc tự do, trên tinh thần tự giác là chính. Dẫn đến các rủi ro sau: - Ƣớc tính không chính xác nguồn lực cần thiết cho dự án. - Xác định yêu cầu dự án không đúng. - Báo cáo tình trạng dự án sơ sài. - Không quản lý độ rủi ro. - Không có khả năng xử lý độ phức tạp của dự án. Nhằm tránh những vấn đề trên, đầu năm 2014, công ty TNHH WAE bắt đầu áp dụng “quy trình quản lý dự án phần mềm” nhằm đảm bảo cân bằng giữa 3 yếu tố: Thời gian, tài nguyên (kinh phí và con ngƣời) và chất lƣợng; nhằm đảm bảo thành công cho dự án. Tuy nhiên, trong thời gian đầu vận hành quy trình, đã gặp phải những trở ngại nhất định. Nhân viên quen với làm việc tự do, năng lực quản lý vẫn chƣa tốt, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu của quy trình. Do đ, nhm chúng tôi thực hiện đề tài: “ Quản trị sự thay đổi khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm tại công ty TNHH WAE” nhằm giúp quy trình đƣợc vận hành trơn tru tại công ty, giúp cho các dự án của công ty đƣợc thực hiện một cách hiệu quả. 2. Mc tiêu nghiên cu Mục tiêu của nghiên cứu là chuẩn đoán thực trạng, phân tích các nguyên nhân có thể ảnh hƣởng đến sự vận hành của quy trình sản xuất phần mềm, từ đ đề ra các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị sự thay đổi. 3. ng và phm vi nghiên cu - Các quản lý Công ty TNHH WAE Việt Nam (quyền điều hành thuộc công ty mẹ tại Nhật). - Nhân viên công ty TNHH WAE. - Phạm vi nghiên cứu: nội bộ công ty WAE GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh Nhóm thực hiện: LIF 4. u - Sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp thông qua các báo cáo hằng ngày của nhân viên (daily report), cơ sở dữ liệu của công cụ RedMine, các báo cáo kết quả khi dự án kết thúc. - Quan sát, tham khảo ý kiến nhân viên. 5. Kt c tài - Cơ sở lý thuyết. - Xây dựng quy trình quản lý phần mềm tại công ty WAE - Quản trị sự thay đổi khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm tại công ty WAE. - Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị sự thay đổi tại công ty WAE. GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh Nhóm thực hiện: LIF I. LÝ THUYT 1.1. Lý thuyt v quy trình qun lý phn mm 1.1.1. Khái nim Qun lý d án phn mm là tập hợp các công việc đƣợc thực hiện bởi một tập thể (có thể có chuyên môn khác nhau, thực hiện công việc khác nhau, thời gian tham gia dự án khác nhau) nhằm đạt đƣợc một kết quả nhƣ dự kiến, trong thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến. Trong thuật ngữ của chuyên ngành Công nghệ phần mềm, Qun lý d án phn mm là các hoạt động trong lập kế hoạch, giám sát và điều khiển tài nguyên dự án (ví dụ nhƣ kinh phí, con ngƣời), thời gian thực hiện, các rủi ro và quy trình thực hiện dự án nhằm đảm bảo thành công cho dự án. Quản lý dự án phần mềm cần đảm bảo cân bằng giữa ba yếu tố: thời gian, tài nguyên và chất lƣợng. Ba yếu tố này đƣợc gọi là tam giác dự án. (Nguồn wikipedia) 1.1.2. Ti sao phi áp dng quy trình qun lý phn mm Tránh đƣợc thất bại trong việc quản lý dự án do những nguyên nhân sau: - Dự án không có tính thực tế và không khớp. - Ƣớc tính không chính xác nguồn lực cần thiết cho dự án. - Xác định yêu cầu không đúng. - Báo cáo tình trạng còn sơ sài. - Không quản lý độ rủi ro. - Ngƣời sử dụng và ngƣời phát triển dự án không tốt. GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh Nhóm thực hiện: LIF - Không có khả năng xử lý độ phức tạp của dự án. - Thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý dự án. 1.1.3. Công c RedMine Redmine là công cụ miễn phí, quản lý task rất tiện dụng cho các công ty lập trình phần mềm. Các đặc trƣng chính của nó, bao gồm: - Một biểu đồ, giúp quản lý tiến trình dự án, quản lý thời hạn hoàn thành các task, các mô đun. - Quản lý về tài chính, thời gian dành cho dự án. - Quản lý nguồn nhân lực cần thiết cho dự án. 1.2. Lý thuyt v qun tr s i 1.2.1. i có hoch nh (Kurt Lewin). 1.2.1.1 Nội dung mô hình Một trong những mô hình thay đổi đầu tiên đƣợc phát triển bởi ông Kurt Lewin vào năm 1947 với tên là “ mô hình 3 bƣớc”, sau đ đƣợc giới thiệu trong học thuyết thuộc lĩnh vực khoa học xã hội của ông (1951). Mô hình này bao gồm 3 bƣớc: làm rã ra, thay đổi và làm đông lại, cụ thể các bƣớc nhƣ sau: • Làm rã đông: làm giảm những áp lực duy trì những hành vi của tổ chức tại tình trạng hiện tại. • Thay đổi: chuyển đổi những hành vi của tổ chức sang tình trạng mới • Làm đông lại: ổn định hóa tổ chức tại tình trạng cân bằng mới. Học thuyết này cho thấy để thay đổi thành công thì phải loại bỏ những thói quen xấu thay vào đ làm những thói quen mới, tốt hơn bằng cách cho nhân viên cam kết thực hiện chúng. Burnes (2004) chỉ ra Lewin là một trong những nhà tiên phong cho những nhóm. Armstrong bổ sung thêm: “Lewin đã mở ra một phƣơng pháp phân tích sự thay đổi với tên gọi là “phân tích lực lƣợng” nhƣ sau: GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh Nhóm thực hiện: LIF • Phân tích lực lƣợng kiềm hãm và lực lƣợng phát triển để hoạch định chiến lƣợc. • Việc định mức hai lực lƣợng này rất quan trọng. • Trải qua các bƣớc thực hiện, lực lƣợng phát triển phải tăng lên, kiềm hãm phải giảm xuống. Để các tổ chức áp dụng mô hình này, ông Ritchie (2006) đã nêu lên bƣớc rã đông là thời gian tổ chức chuẩn bị cho sự thay đổi, giúp nhân viên chấp nhận với những thay đổi sắp tới. Bƣớc thay đổi là giai đoạn mà nhân viên tìm ra cách mới để hoàn thành công việc, một khi họ đã chấp nhận thì sự thay đổi sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. 1.2.1.2 Nhận xét ưu điểm, hạn chế của mô hình Ƣu điểm - Thay đổi liên quan đến quá trình học tập mới cũng nhƣ một sự thay đổi mô hình từ thái độ hiện hành, hành vi và thực hành của tổ chức - Con ngƣời là trung tâm để thay đổi tổ chức. Hạn chế Một số ngƣời sẽ thực sự bị tổn hại bởi sự thay đổi, đặc biệt là những ngƣời đƣợc hƣởng lợi mạnh mẽ từ tình trạng hiện tại. Những ngƣời khác có thể mất một thời gian dài để nhận ra những lợi ích mà sự thay đổi mang lại. Các nhà quản lý cần phải thấy trƣớc và quản lý các tình huống. 1.2.2. Chu Chẩn đoán là một trong những bƣớc cực kỳ quan trọng trong quá trình phát triển tổ chức. Trƣớc khi quyết định các biện pháp can thiệp vào tổ chức nhằm một mục đích nào đ, chúng ta cần hiểu rõ hiện trạng, vấn đề của tổ chức. Theo Vardalis & Wiatrowski, chẩn đoán tổ chức là một quá trình sử dụng các khoa học hành vi và xã hội để đánh giá hiện trạng của một tổ chức & các bộ phận cấu thành để tìm kiếm các giải pháp cải tiến hiệu quả của n. Ni ngắn gọn, chẩn đoán là xác định khoảng cách giữa thể trạng “ốm yếu” & “khỏe mạnh”. Theo Bedeian, chẩn đoán tổ chức đng một vai trò trong nhiều GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh Nhóm thực hiện: LIF chƣơng trình thay đổi & phát triển tổ chức, mà mục tiêu cuối cùng là hƣớng tới cải thiện hiệu quả của một hay nhiều mặt của tổ chức. Chup nhóm. Bản chất của các nhóm trong tổ chức - Nhóm là một tập hợp gồm 2 hay nhiều ngƣời cùng làm việc với nhau thƣờng xuyên để đạt đƣợc những mục tiêu chung. - Các nhóm giúp tổ chức hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng giúp duy trì một lực lƣợng lao động chất lƣợng cao, - Có sự cộng hƣởng trong quá trình mọi ngƣời làm việc cùng nhau Các nhân tố ảnh hƣởng tới việc thực hiện của nhóm - Đặc tính của các thành viên - Quy mô nhóm - Truyền đạt - Xung đột - Sự tƣơng tự - Tính vững chắc…. [...]... thực trạng tại công ty WAE khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm Bƣớc đầu khi xây dựng các giai đoạn của quy trình trên hệ thống tài liệu khá suôn sẻ, nhƣng khi áp dụng các giai đoạn trên trong một dự án cụ thể là cả một quá trình khó khăn, nhất là đối với công ty khi lần đầu tiên áp dụng quy trình Thông qua dữ liệu nhóm thu thập đƣợc từ công cụ REDMINE, từ đầu năm 2014 – 4 / 2014, công ty WAE thực... lý phần mềm tại công ty WAE WAE bắt đầu áp dụng quy trình quản lý phần mềm vào đầu năm 2014, và xây dựng quy trình khi quản lý một dự án gồm 3 giai đoạn sau: 2.2.1 Khởi tại dự án, viết đề án Đối với công ty gia công phần mềm nhƣ WAE, giai đoạn khởi tạo dự án là giai đoạn sau khi công ty đấu thầu thành công một dự án hoặc nhận dự án mới từ phía đối tác Ngay sau khi dự án đƣợc hình thành, giám đốc cùng... sử dụng các chức năng của công cụ REDMINE Đây chính là cơ sở để tạo nhóm tiên phong, tạo đòn bẩy cho sự thay đổi GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh Nhóm thực hiện: LIF IV GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI 4.1 Thực hiện các can thiệp OD Nếu để tình trạng hiện tại kéo dài, nguy cơ dẫn đến thất bại trong quá trình xây dựng quy trình quản lý phần mềm rất cao Do đó, để áp dụng thành công quy trình. .. muốn áp dụng thành công quy trình quản lý phần mềm - Hai trƣởng phòng ủng hộ áp dụng quy trình Họ nhận ra nhƣợc điểm lớn đến từ tƣ duy quản lý: quản lý dự án, quản lý rủi ro, quản trị nhân viên Bản thân họ tham gia các khóa học ngắn hạn để nâng cao tƣ duy Tuy nhiên, với nguồn nhân lực hạn chế, thời gian dành cho họ tham gia các khóa học không nhiều - Khoảng 15% nhân viên tích cực tham gia quy trình. .. quy trình quản lý phần mềm tại công ty WAE, nhóm nhận định, cần phải đƣa ra các can thiệp, phá tan tình trạng hiện tại Dựa trên mô hình thay đổi có hoạch định của Kurt Lewin, nhóm đề xuất quản trị sự thay đổi thông qua 3 giai đoạn: 4.1.1 Giai đoạn phá tan băng Tạo tâm lý thay đổi Nhân viên phản ứng với chậm với sự thay đổi là do sức ỳ của thói quen làm việc cũ Việc đầu tiên cần làm là thay đổi thói... hàng kiểm tra Khi khách hàng xác nhận mọi thứ điều đúng yêu cầu, quá trình bàn giao chính thức bắt đầu Quy trình bƣớc sang giai đoạn kết thúc dự án 2.2.3 Kết thúc dự án Giai đoạn này thực hiện để kết thúc tất cả các hoạt động của dự án để chính thức đóng lại dự án GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh Nhóm thực hiện: LIF III QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI KHI ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY WAE 3.1 Chuẩn... gia công phần mềm Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi: luôn luôn cung cấp các giải pháp phần mềm hữu hiệu cho khách hàng Sơ đồ tổ chức Giám đốc Trƣởng nhóm dự án khách hàng Nhóm lập trình dự án Trƣởng nhóm dự án công ty, đồng thời chịu trách nhiệm HCNS Nhóm Test Nhóm lập trình game Nhóm Robots GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh 2.2 Nhóm thực hiện: LIF Xây dựng quy trình quản lý phần mềm tại công ty. .. vậy vừa tạo ra sự khuyến khích đối với nhóm, nhân viên, vừa tạo ra áp lực, lại tạo ra sự ganh đua Bồi dƣỡng quản lý Nhìn chung, quy trình vận hành không thành công, phần lớn lỗi thuộc về nhà quản lý, khi tƣ duy quản lý vẫn còn yếu, phần lớn thời gian họ dành cho những công việc liên quan đến chuyên môn, kỹ thuật Họ yếu trong việc quản lý rủi ro dự án, lập kế hoạch, hay theo dõi tiến trình dự án; yếu... thâm niên, có kinh nghiệm trong chuyên môn kỹ thuật Tuy nhiên, khi quản trị rủi ro dự án, họ lại là những ngƣời nghiệp dƣ, có rất ít kinh nghiệm trong lĩnh vực này Một phần cũng là do trƣớc kia, khi công ty chƣa áp dụng quy trình, yếu tố rủi ro chƣa đƣợc đề cập đến Khi áp dụng quy trình mới, họ chƣa có một nền tảng kiến thức về quản trị rủi ro dự án - Còn thiếu kinh nghiệm trong việc thiết lập các... phòng và toàn thể nhân viên công ty WAE, nói lên tính cấp thiết cần phải xây dựng quy trình quản lý phần mềm, lợi ích của quy trình đối với sức cạnh tranh của công ty Từ lợi ích của công ty đi đến lợi ích của nhân viên: công ty nhận đƣợc những dự án quan trọng, tài chính đƣợc đảm bảo thì khả năng xét duyệt tăng lƣơng, thƣởng, các chế độ khác nhƣ tổ chức đi chơi cho toàn thể công ty, … cũng dễ dàng đƣợc . dự án 18 III. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI KHI ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY WAE 19 3.1. Chuẩn đoán thực trạng tại công ty WAE khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm. 19 3.2. Phân. phần mềm tại công ty WAE - Quản trị sự thay đổi khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm tại công ty WAE. - Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị sự thay đổi tại công ty WAE. GVHD: T.S Trƣơng. của quy trình. Do đ, nhm chúng tôi thực hiện đề tài: “ Quản trị sự thay đổi khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm tại công ty TNHH WAE” nhằm giúp quy trình đƣợc vận hành trơn tru tại công ty,