Quản trị sự thay đổi khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm tại công ty we are engineering

Phần mở đầu. ....................................................................................................................... 5 1. Lý do hình thành đề tài .............................................................................................. 5 2. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................................. 5 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................. 5 4. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................................... 6 5. Kết cấu đề tài ............................................................................................................. 6 I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT ................................................................................................... 7 1.1. Lý thuyết về quy trình quản lý phần mềm .............................................................. 7 1.1.1. Khái niệm ......................................................................................................... 7 1.1.2. Tại sao phải áp dụng quy trình quản lý phần mềm .......................................... 7 1.1.3. Công cụ RedMine ............................................................................................ 8 1.2. Lý thuyết về quản trị sự thay đổi ............................................................................ 8 1.2.1. Mô hình thay đổi có hoạch định (Kurt Lewin). ............................................... 8 1.2.2. Chuẩn đoán ....................................................................................................... 9 1.2.3. Thu thập và phân tích thông tin chuẩn đoán. ................................................. 11 1.2.4. Can thiệp OD .................................................................................................. 13 II. XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY WAE .......... 15 2.1. Giới thiệu về công ty WAE .................................................................................. 15 2.2. Xây dựng quy trình quản lý phần mềm tại công ty WAE .................................... 16 2.2.1. Khởi tại dự án, viết đề án ............................................................................... 16 2.2.2. Lập kế hoạch thực hiện dự án ........................................................................ 17 2.2.3. Kết thúc dự án ................................................................................................ 18 III. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI KHI ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY WAE ............................................................................................. 19 3.1. Chuẩn đoán thực trạng tại công ty WAE khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm. ..................................................................................................................... 19 3.2. Phân tích kháng cự của tổ chức khi áp dụng quy trình......................................... 22 IV. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI ..................... 24 4.1. Thực hiện các can thiệp OD ................................................................................. 24 4.1.1. Giai đoạn phá tan băng................................................................................... 24 4.1.2. Giai đoạn thay đổi .......................................................................................... 25 4.1.3. Giai đoạn đóng băng lại ................................................................................. 26 4.2. Hoàn thiện quy trình quản lí phần mềm ............................................................... 27 4.2.1. Cải tiến quy trình xây dựng và triển khai thực hiện mục tiêu ........................ 27 4.2.2. Hoàn thiện hệ thống tài liệu ........................................................................... 28 4.2.3. Hoạt động tuyển dụng – đào tạo nhân sự ....................................................... 28 4.2.4. Xây dựng các chỉ tiêu theo dõi và đo lƣờng các quá trình ............................. 29 4.2.5. Thành lập nhóm quản lý ................................................................................. 30 KẾT LUẬN ....................................................................................................................... 31

ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

-o0o -

TIỂU LUẬN OCD

QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI KHI ÁP DỤNG QUY TRÌNH

QUẢN LÝ PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY

WE ARE ENGINEERING

Nhóm : LIF Lớp: Đêm 2 - Khóa: K22 GVHD: TS Trương Thị Lan Anh

Tp Hồ Chi ́ Minh, Tháng 5/ 2014

Nhóm Thực Hiện: LIF (Life Is Fun)

Phần mở đầu 5

1 Lý do hình thành đề tài 5

2 Mục tiêu nghiên cứu 5

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

4 Phương pháp nghiên cứu 6

5 Kết cấu đề tài 6

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 7

1.1 Lý thuyết về quy trình quản lý phần mềm 7

1.1.1 Khái niệm 7

1.1.2 Tại sao phải áp dụng quy trình quản lý phần mềm 7

1.1.3 Công cụ RedMine 8

1.2 Lý thuyết về quản trị sự thay đổi 8

1.2.1 Mô hình thay đổi có hoạch định (Kurt Lewin) 8

1.2.2 Chuẩn đoán 9

1.2.3 Thu thập và phân tích thông tin chuẩn đoán 11

1.2.4 Can thiệp OD 13

II XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY WAE 15

2.1 Giới thiệu về công ty WAE 15

2.2 Xây dựng quy trình quản lý phần mềm tại công ty WAE 16

2.2.1 Khởi tại dự án, viết đề án 16

2.2.2 Lập kế hoạch thực hiện dự án 17

2.2.3 Kết thúc dự án 18

III QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI KHI ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY WAE 19

3.1 Chuẩn đoán thực trạng tại công ty WAE khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm 19

3.2 Phân tích kháng cự của tổ chức khi áp dụng quy trình 22

IV GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI 24

4.1 Thực hiện các can thiệp OD 24

4.1.1 Giai đoạn phá tan băng 24

4.1.2 Giai đoạn thay đổi 25

4.1.3 Giai đoạn đóng băng lại 26

4.2 Hoàn thiện quy trình quản lí phần mềm 27

4.2.1 Cải tiến quy trình xây dựng và triển khai thực hiện mục tiêu 27

4.2.2 Hoàn thiện hệ thống tài liệu 28

4.2.3 Hoạt động tuyển dụng – đào tạo nhân sự 28

4.2.4 Xây dựng các chỉ tiêu theo dõi và đo lường các quá trình 29

4.2.5 Thành lập nhóm quản lý 30

KẾT LUẬN 31

Phần mở đầu

1 Lý do hình thành đề tài

Đặc điểm chung của các công ty gia công phần mềm nhỏ là khâu quản lý yếu kém,

kể cả quản lý dự án hay quản lý nguồn nhân lực Nhân viên làm việc tự do, trên tinh thần

tự giác là chính Dẫn đến các rủi ro sau:

- Ước tính không chính xác nguồn lực cần thiết cho dự án

- Xác định yêu cầu dự án không đúng

- Báo cáo tình trạng dự án sơ sài

- Không quản lý độ rủi ro

- Không có khả năng xử lý độ phức tạp của dự án

Nhằm tránh những vấn đề trên, đầu năm 2014, công ty TNHH WAE bắt đầu áp dụng “quy trình quản lý dự án phần mềm” nhằm đảm bảo cân bằng giữa 3 yếu tố: Thời gian, tài nguyên (kinh phí và con người) và chất lượng; nhằm đảm bảo thành công cho dự

án

Tuy nhiên, trong thời gian đầu vận hành quy trình, đã gặp phải những trở ngại nhất định Nhân viên quen với làm việc tự do, năng lực quản lý vẫn chưa tốt, chưa đáp ứng được yêu cầu của quy trình Do đó, nhóm chúng tôi thực hiện đề tài: “ Quản trị sự thay đổi khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm tại công ty TNHH WAE” nhằm giúp quy trình được vận hành trơn tru tại công ty, giúp cho các dự án của công ty được thực hiện một cách hiệu quả

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của nghiên cứu là chuẩn đoán thực trạng, phân tích các nguyên nhân có thể ảnh hưởng đến sự vận hành của quy trình sản xuất phần mềm, từ đó đề ra các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị sự thay đổi

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Các quản lý Công ty TNHH WAE Việt Nam (quyền điều hành thuộc công

ty mẹ tại Nhật)

- Nhân viên công ty TNHH WAE

- Phạm vi nghiên cứu: nội bộ công ty WAE

4 Phương pháp nghiên cứu

- Sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp thông qua các báo cáo hằng ngày của nhân viên (daily report), cơ sở dữ liệu của công cụ RedMine, các báo cáo kết quả khi dự án kết thúc

- Quan sát, tham khảo ý kiến nhân viên

5 Kết cấu đề tài

- Cơ sở lý thuyết

- Xây dựng quy trình quản lý phần mềm tại công ty WAE

- Quản trị sự thay đổi khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm tại công ty WAE

- Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị sự thay đổi tại công ty WAE

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Lý thuyết về quy trình quản lý phần mềm

1.1.1 Khái niệm

Quản lý dự án phần mềm là tập hợp các công việc được thực hiện bởi một tập

thể (có thể có chuyên môn khác nhau, thực hiện công việc khác nhau, thời gian tham gia

dự án khác nhau) nhằm đạt được một kết quả như dự kiến, trong thời gian dự kiến, với

một kinh phí dự kiến Trong thuật ngữ của chuyên ngành Công nghệ phần mềm, Quản lý

dự án phần mềm là các hoạt động trong lập kế hoạch, giám sát và điều khiển tài nguyên

dự án (ví dụ như kinh phí, con người), thời gian thực hiện, các rủi ro và quy trình thực

hiện dự án nhằm đảm bảo thành công cho dự án Quản lý dự án phần mềm cần đảm bảo

cân bằng giữa ba yếu tố: thời gian, tài nguyên và chất lượng Ba yếu tố này được gọi

là tam giác dự án

(Nguồn wikipedia)

1.1.2 Tại sao phải áp dụng quy trình quản lý phần mềm

Tránh được thất bại trong việc quản lý dự án do những nguyên nhân sau:

- Dự án không có tính thực tế và không khớp

- Ước tính không chính xác nguồn lực cần thiết cho dự án

- Xác định yêu cầu không đúng

- Báo cáo tình trạng còn sơ sài

- Không quản lý độ rủi ro

- Người sử dụng và người phát triển dự án không tốt

- Không có khả năng xử lý độ phức tạp của dự án

- Thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý dự án

- Quản lý về tài chính, thời gian dành cho dự án

- Quản lý nguồn nhân lực cần thiết cho dự án

1.2 Lý thuyết về quản trị sự thay đổi

1.2.1 Mô hình thay đổi có hoạch định (Kurt Lewin)

1.2.1.1 Nội dung mô hình

Một trong những mô hình thay đổi đầu tiên được phát triển bởi ông Kurt Lewin vào năm 1947 với tên là “ mô hình 3 bước”, sau đó được giới thiệu trong học thuyết thuộc lĩnh vực khoa học xã hội của ông (1951) Mô hình này bao gồm 3 bước: làm rã ra, thay đổi và làm đông lại, cụ thể các bước như sau:

• Làm rã đông: làm giảm những áp lực duy trì những hành vi của tổ chức tại tình trạng hiện tại

• Thay đổi: chuyển đổi những hành vi của tổ chức sang tình trạng mới

• Làm đông lại: ổn định hóa tổ chức tại tình trạng cân bằng mới

Học thuyết này cho thấy để thay đổi thành công thì phải loại bỏ những thói quen xấu thay vào đó làm những thói quen mới, tốt hơn bằng cách cho nhân viên cam kết thực hiện chúng Burnes (2004) chỉ ra Lewin là một trong những nhà tiên phong cho những nhóm Armstrong bổ sung thêm: “Lewin đã mở ra một phương pháp phân tích sự thay đổi với tên gọi là “phân tích lực lượng” như sau:

• Phân tích lực lượng kiềm hãm và lực lượng phát triển để hoạch định chiến lược

• Việc định mức hai lực lượng này rất quan trọng

• Trải qua các bước thực hiện, lực lượng phát triển phải tăng lên, kiềm hãm phải giảm xuống

Để các tổ chức áp dụng mô hình này, ông Ritchie (2006) đã nêu lên bước rã đông

là thời gian tổ chức chuẩn bị cho sự thay đổi, giúp nhân viên chấp nhận với những thay đổi sắp tới Bước thay đổi là giai đoạn mà nhân viên tìm ra cách mới để hoàn thành công việc, một khi họ đã chấp nhận thì sự thay đổi sẽ dễ dàng hơn rất nhiều

1.2.1.2 Nhận xét ưu điểm, hạn chế của mô hình

Chẩn đoán là một trong những bước cực kỳ quan trọng trong quá trình phát triển

tổ chức Trước khi quyết định các biện pháp can thiệp vào tổ chức nhằm một mục đích nào đó, chúng ta cần hiểu rõ hiện trạng, vấn đề của tổ chức Theo Vardalis & Wiatrowski, chẩn đoán tổ chức là một quá trình sử dụng các khoa học hành vi và xã hội để đánh giá hiện trạng của một tổ chức & các bộ phận cấu thành để tìm kiếm các giải pháp cải tiến hiệu quả của nó Nói ngắn gọn, chẩn đoán là xác định khoảng cách giữa thể trạng “ốm yếu” & “khỏe mạnh” Theo Bedeian, chẩn đoán tổ chức đóng một vai trò trong nhiều

chương trình thay đổi & phát triển tổ chức, mà mục tiêu cuối cùng là hướng tới cải thiện hiệu quả của một hay nhiều mặt của tổ chức

- Có sự cộng hưởng trong quá trình mọi người làm việc cùng nhau

 Các nhân tố ảnh hưởng tới việc thực hiện của nhóm

Chuẩn đoán cá nhân

1.2.3 Thu thập và phân tích thông tin chuẩn đoán

 Quá trình thu thập thông tin và phản hồi

 Các phương pháp thu thập thông tin

• Phân tích nội dung (content analysis)

• Phân tích áp lực (force field analysis)

 Báo cáo phản hồi

Hầu hết các báo cáo ban đầu bao gồm:

• Mô tả khảo sát, mục tiêu, các khía cạnh của vấn đề, số lượng và loại câu hỏi, một

số thông tin nhân khẩu những đối tượng trả lời khảo sát

• Các đồ thị hoặc bảng biểu của mỗi khía cạnh cho tất cả nhân viên và cho các nhóm chính yếu trong tổ chức

• Những nhận xét về các số liệu này

• Các đồ thị hoặc bảng biểu của những câu hỏi cụ thể cho kết quả khác biệt đáng

kể so với các khảo sát trước đó, hoặc những kết quả từ trung bình đến tiêu cực (chỉ cần tích lũy của 2 phần này > 20% là đáng để xem xét rồi)

• Nhận xét về các kết quả theo câu hỏi

• So sánh với các kết quả từ những khảo sát cùng loại khác (trong và ngoài tổ chức)

• Trình bày mối quan hệ giữa khía cạnh mức độ hài lòng và khía cạnh mức độ quan trọng của các yếu tố được đánh giá

• Trình bày kế hoạch truyền thông các kết quả này đến nhân viên

• Các số liệu báo cáo đều phải có phần viết nhận xét kèm theo

 Kế hoạch tiếp theo

Nhà tư vấn OD và quản lý bộ phận cần có buổi thảo luận mở với nhân viên về:

• Tổng quan về kết quả khảo sát

• Thảo luận về kết quả, phần nào áp dụng được cho bộ phận

• Nhận dạng các “vùng” cần được cải tiến ở cấp bộ phận

• Xây dựng các mục tiêu cải tiến dựa trên các kết quả này

• Phân công nhiệm vụ thực hiện các mục tiêu này

1.2.4 Can thiệp OD

 Khái niệm

Can thiệp OD là tập hợp những hoạt động hoặc sự kiện có trình tự theo kế

hoạch được đưa ra để giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn

Các can thiệp này phá vỡ (unfreezing) tình trạng cũ một cách có chủ đích (planned change)

 Các hình thức can thiệp phát triển tổ chức

Can thiệp về diễn tiến nhân sự

• Tư vấn quá trình và xây dựng đội nhóm (Process Consultation and Team Building)

• Can thiệp của bên thứ 3 (Third-party Interventions): giải quyết mâu thuẫn, đo lường thái độ nhân viên, v.v…

• Họp hoặc hội thảo đối chất (Organization Confrontation Meeting)

• Các mối quan hệ nội bộ nhóm (Intergroup Relationships)

• Các can thiệp nhóm lớn (Large-group Interventions)

Can thiệp về cấu trúc-công nghệ

• Thiết kế cấu trúc (Structural Design)

• Tinh giản tổ chức/nhóm (Downsizing)

• Tái thiết quá trình (Reengineering)

• Các cấu trúc song song (Parallel Structures)

• Thiết kế tổ chức có sự tham gia cao (High Involvement Organizations)

• Quản trị chất lượng toàn diện (TQM)

• Thiết kế công việc (Work Design)

Can thiệp về quản trị nguồn nhân lực

• Xác lập mục tiêu (Goal Setting)

• Đánh giá thành tích (Performance Appraisal)

• Hệ thống tưởng thưởng (Reward Systems)

• Huấn luyện và hướng dẫn (Coaching and Mentoring)

• Hoạch định và phát triển nghề nghiệp (Career Planning and Development)

• Quản trị và lãnh đạo (Management and Leadership)

• Quản lý sự đa dạng của lực lượng lao động (Managin Work Force Diversity)

• Các chương trình lợi ích cho nhân viên (Employee Wellness Programs)

Can thiệp về chiến lược

• Thay đổi về chất (Transformational Change)

– Thay đổi chiến lược tích hợp (Integrated Strategic Change)

– Thiết kế tổ chức (Organization Design)

– Thay đổi hoặc củng cố văn hóa (Culture Change, Shaping)

• Thay đổi liên tục (Continuous Change)

– Sát nhập và mua lại (Mergers and Acquisitions)

– Liên minh và mạng lưới quan hệ (Alliances and Networks)

• Thay đổi xuyên tổ chức (Transorganizational

Change): tăng năng lực tự thân

– Tổ chức tự thiết kế (Self-designing Organizations)

– Quản lý tri thức và học tập tổ chức (Organization Learning and Knowledge Management)

– Tổ chức sinh ra là để thay đổi (Built to Change Organizations)

 Quá trình chuẩn hóa OD

Các chỉ số thể hiện mức độ thể chế hóa bao gồm:

• Kiến thức (Knowledge)

• Thành tích (Performance)

• Sự ưa thích (Preferences): mỗi cá nhân thật sự chấp nhận tình trạng mới (private acceptance)

• Sự đồng thuận chuẩn tắc (Normative Consensus):đa phần nhân viên đồng ý với

sự phù hợp của thay đổi này  đi vào quy định của tổ chức

• Sự đồng thuận giá trị (Value Consensus): đa phần đồng ý với quan niệm mới 

đi vào văn hóa tổ chức

II XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY WAE

2.1 Giới thiệu về công ty WAE

 Tên giao dịch: WE ARE ENGINEERING CO.,LTD

Chí Minh

 Ngày thành lập: 04/11/2008

 Ngành nghề kinh doanh: chủ yếu là gia công phần mềm

 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi: luôn luôn cung cấp các giải pháp phần mềm

hữu hiệu cho khách hàng

2.2 Xây dựng quy trình quản lý phần mềm tại công ty WAE

WAE bắt đầu áp dụng quy trình quản lý phần mềm vào đầu năm 2014, và xây dựng quy trình khi quản lý một dự án gồm 3 giai đoạn sau:

2.2.1 Khởi tại dự án, viết đề án

Đối với công ty gia công phần mềm như WAE, giai đoạn khởi tạo dự án là giai đoạn sau khi công ty đấu thầu thành công một dự án hoặc nhận dự án mới từ phía đối tác

Ngay sau khi dự án được hình thành, giám đốc cùng các trưởng phòng phải tiến hành xác định yêu cầu của dự án, mức độ ưu tiên của dự án, phân tích các yêu cầu đầu

tư, phân công trách nhiệm cho các nhóm triển khai Xây dựng tài liệu mô tả dự án để xác định phạm vi của dự án, trách nhiệm của những người tham gia dự án, cam kết của người quản lý Khi xây dựng tài liệu mô tả đề án, phải đầy đủ những nội dung sau:

 Bối cảnh thực hiện dự án: Căn cứ pháp lý để thực hiện dự án, hiện trạng công nghệ thông tin của khách hàng trước khi có dự án, nhu cầu ứng dụng phần mềm của khách hàng, đặc điểm và phạm vi của phần mềm sẽ xây dựng

 Mục đích và mục tiêu của dự án: xác định mục đích tổng thể, tin học hóa hoạt động nào trong quy trình nghiệp vụ của khách hành, xác định mục tiêu của phần mềm gồm lượng dữ liệu xử lý, lợi ích phần mềm đem lại

 Phạm vi dự án: Những người liên quan tới dự án, các hoạt động nghiệp vụ cần tin học hóa

 Nguồn nhân lực tham gia dự án: Cán bộ nghiệp vụ, người phân tích, người thiết

kế, người lập trình, người kiểm thử, người cài đặt triển khai dự án cho khách hàng, người hướng dẫn khách hàng sử dụng phần mềm, người bảo trì dự án phần mềm

 Ràng buộc thời gian thực hiện dự án: Ngày nghiệm thu dự án, ngày bàn giao dự

án

 Ràng buộc kinh phí: Kinh phí trong từng giai đoạn thực hiện dự án

 Ràng buộc công nghệ phát triển: Công nghệ nào được phép sử dụng để thực hiện

dự án

 Chữ kí các bên liên quan tới dự án

2.2.2 Lập kế hoạch thực hiện dự án

Lập kế hoạch thực hiện dự án là hoạt động diễn ra trong suốt quá trình từ khi bắt đầu thực hiện dự án đến khi bàn giao sản phẩm với nhiều loại kế hoạch khác nhau nhằm

hỗ trợ kế hoạch chính của dự án phần mềm về lịch trình và ngân sách

Các loại kế hoạch thực hiện dự án

 Kế hoạch đảm bảo chất lượng: Mô tả các chuẩn, các qui trình được sử dụng trong

Quy trình lập kế hoạch thực hiện dự án

 Thiết lập các ràng buộc của dự án: thời gian, nhân lực, ngân sách

 Đánh giá bước đầu về các "tham số" của dự án: quy mô, độ phức tạp, nguồn lực

 Xác định các mốc thời gian trong thực hiện dự án và sản phẩm thu được ứng với mỗi mốc thời gian

 Trong khi dự án chưa hoàn thành hoặc chưa bị hủy bỏ thì thực hiện lặp đi lặp lại các công việc sau:

- Lập lịch thực hiện dự án

- Thực hiện các hoạt động theo lịch trình

- Theo dõi sự tiến triển của dự án, so sánh với lịch trình