Giai đoạn thay đổi

IV. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI

4.1.2. Giai đoạn thay đổi

Kết thúc giai đoạn tan đông, khi mà tâm lý của nhân viên đã sẵn sàng cho sự thay đổi, khi mà ngƣời quản lý đã trang bị đƣợc những kiến thức cần thiết; thì đây chính là giai đoạn hoạch định, kiểm tra, đánh giá các giai đoạn thực hiện quy trình.

- Giai đoạn khởi tạo dự án: kiểm tra việc công tác xây dựng tài liệu, hoạch

định rủi ro dự án đã chính xác chƣa. Việc xây dựng các nguồn lực, kinh phí cho dự án đƣợc tiến hành nhƣ thế nào ?

- Giai đoạn lập kế hoạch dự án: việc đánh giá tiến độ dự án, những rủi ro phát sinh có thể (trễ tiến độ, phát sinh lỗi phần mềm, …), các kế hoạch thực hiện dự án có đƣợc kiểm soát chặt chẽ hay không?

Kiểm tra tính chính xác của dữ liệu trên công cụ Redmine, khi mà các weekly report mang tính chính xác cao; nhân viên cảm thấy hài lòng về những ƣu điểm bản thân, và khắc phục những nhƣợc điểm, hay những kiến thức còn thiếu cần thiết cho dự án.

Các tiến trình trong giai đoạn thay đổi cần lập đi lập lại liên tục, cho đến khi hình thành nên thói quen làm việc mới:

- Trƣởng các bộ phận đã hoàn toàn làm chủ quá trình quản trị rủi ro, lập kế

hoạch dự án, …

- Tƣ duy quản trị trƣởng các bộ phận ngày càng hoàn thiện hơn.

- Làm việc nhóm hiệu quả.

- Nhân viên hình thành thói quen viết báo cáo tiến độ công việc hàng tuần vào chiều thứ sáu.

4.1.3. Giai đoạn đóng băng lại

Khi thói quen mới đã đƣợc hình thành, thay thế hoàn toàn thói quen cũ, quản trị sự thay đổi bƣớc sang giai đoạn ổn định tổ chức với tình trạng mới. Bƣớc sang giai đoạn này, vận hành quy trình quản lý phần mềm trong mỗi dự án là lẽ tất yếu.

Tuy nhiên, vẫn giữ nguyên các chính sách đã đƣợc đề ra nhằm động viên – khuyến khích nhân viên, việc bỏ các chính sách có thể tạo ra sự hụt hẫng . Duy trì các buổi thảo luận, seminar hàng tuần làm tăng tính năng động, sẵn sàng đổi mới trong nhân viên.

4.2. Hoàn thiện quy trình quản lí phần mềm

4.2.1. Cải tiến quy trình xây dựng và triển khai thực hiện mục tiêu

Nhằm đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của quy trình quản lý phần mềm, quá trình xây dựng và triển khai phải đƣợc thực hiện từ cấp công ty đến bộ phận và cá nhân.

 Quá trình triển khai thực hiện mục tiêu phải tuân thủ theo các bƣớc:

Plan: lập kế hoạch và phƣơng hƣớng đạt đƣợc mục tiêu, bao gồm:

Xây dụng kế hoạch hành động: xác định các công việc cần thực hiện và nguồn lực để tiến hành nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã nêu.

Xác định các điểm kiểm soát: xác định vị trí, cách thực hiện, tần số kiểm tra để đảm bảo kiểm soát đƣợc quá trình với chi phí hiệu quả nhất.

Do: thực hiện theo kế hoạch đã lập

Check: kiểm tra kết quả thực hiện để phát hiện những sai lệch trong quá trình thực hiện để có thể điều chỉnh kịp thời và ngăn ngừa sự sai lệch đó.

Action: hành động sửa chữa và loại bỏ các nguyên nhân gây ra sai lệch.

 Xây dựng chính sách khen thƣởng, chế tài gắn liền với việc thực hiện mục tiêu hàng năm:

- Một trong những lí do dẫn đến không đạt mục tiêu đƣa ra, đó là thiếu biện pháp thúc

đẩy, động viên, chế tài. Nhƣ hiện nay, dù đạt mục tiêu hay không thì các cấp quản lí, nhân viên vẫn đƣợc hƣởng đủ lƣởng, sẽ không tạo đƣợc động lực, sự cố gắng cho sự thay đổi.

- Vì vậy công ty cần bổ sung chỉ tiêu hoàn thành quy trình quản lí phần mềm vào hệ

thống các chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc hàng tháng để xác định phần lƣơng mềm cho từng nhân viên. Ngoài ra, công ty cần đƣa ra một chính sách khen thƣởng theo định kỳ. Hàng năm, công ty sẽ đƣa ra một quỹ thƣởng cho từng bộ phận theo tỉ

lệ đạt mục tiêu. Nhƣ vậy vừa tạo động lực phát triển của mỗi nhân viên vừa nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

4.2.2. Hoàn thiện hệ thống tài liệu

Nhằm thông báo các í định và tạo ra sự nhất quán trong hành động. Hệ thống tài liệu vừa là cơ sở để mọi nhân viên và quản lí thực hiện theo, vừa là nền tảng dùng đào tạo những nhân viên mới hòa nhập vào công việc và quy trình quản lí mà công ty đang áp dụng.

Để hệ thống tài liệu mang tính thiết thực và có hiệu quả, các điểm sau cần chú ý trong quá trình xây dựng:

Các thành viên trong công ty phải tham gia công tác soạn thảo và góp ý tài liệu. Trƣởng các bộ phận phải xem xét, hoàn thiện các tài liệu liên quan đến hoạt động của đơn vị.

Tất cả các tài liệu sau khi ban hành phải đƣợc triển khai áp dụng vào hoạt động thực tế để đánh giá tính phù hợp và hiệu quả.

Các thành viên tham gia vào quá trình soạn thảo, xem xét tài liệu phải nắm rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn và hoạt động của Công ty.

Duy trì việc cập nhật hệ thống tài liệu trên website nội bộ của Công ty vào đầu mỗi quí. Liên tục cập nhật thông tin mới trong quy trình quản lí phần mềm. Phân tích và kiểm soát thông tin, các chỉ tiêu kiểm soát hiệu quả công việc vào hệ thống tài liệu. Đồng thời thông báo những thay đổi trong hệ thống tài liệu trong các buổi họp đầu quí.

4.2.3. Hoạt động tuyển dụng – đào tạo nhân sự

Cần triển khai công tác đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, từ đó xác định nhu cầu đào tạo hoặc tuyển dụng hợp lí.

Kế hoạch đào tạo cần đƣợc thông báo sớm hoặc định kỳ hàng quí, để các thành viên, các phòng ban thu xếp thời gian tham gia.

Phòng Hành chánh cần phối hợp với các bộ phận liên quan để theo dõi, đánh giá việc triển khai các nội dung đã đào tạo vào thực tế.

Xây dựng nhận thức về mối quan hệ giữa chất lƣợng và chi phí, nhận thức về sự cải tiến thƣờng xuyên của hệ thống trong mỗi nhân viên.

4.2.4. Xây dựng các chỉ tiêu theo dõi và đo lường các quá trình

- Hoạt động này nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả của việc áp dụng quy trình quản lí

phần mềm.

- Xây dựng mẫu bảng theo dõi và đo lƣờng.

Quá trình Mục tiêu Chỉ tiêu Tần suất

đánh giá

Trách nhiệm

Thực hiện Kiểm tra

- Một số quá trình và mục tiêu:

Quá trình Mục tiêu Tần suất đánh giá

Kiểm soát tài liệu Tài liệu đủ, sẵn có, tránh nhầm

lẫn, cập nhật kịp thời

1 lần/năm

Tuyển dụng và đào tạo Nhân viên đủ kiến thức và kĩ

năng thực hiện công việc

1 lần/năm

Đo lƣờng thỏa mãn khách hàng

Đánh giá mức độ hài lòng để điều chỉnh nâng cao sự thỏa mãn

3 lần/năm

Đánh giá nội bộ Phát hiện những điểm chƣa phù

hợp để khắc phục và cải tiến hệ thống

1 lần/năm

Các mức độ đánh giá hiệu quả áp dụng quy trình quản lí phần mềm: Dƣới 50% yêu cầu: không đạt

Từ 50% đến dƣới 70% yêu cầu: đạt yêu cầu, chấp nhận đƣợc Từ 70% đến dƣới 80% yêu cầu: tốt

Từ 80% đến 90% yêu cầu: hiệu quả Trên 90% yêu cầu: tối ƣu

4.2.5. Thành lập nhóm quản lý

- Nhóm quản lý, đứng đầu là nhóm trƣởng có nhiệm vụ tổng hợp các góp ý của nhân

viên. Tìm nguyên nhân và đƣa ra các biện pháp cải thiện tiến độ áp dụng qui trình quản lí phần mềm.

- Tìm ra các nguyên nhân gây ra lỗi của sản phẩm, đề xuất biện pháp khắc phục nhằm

đảm bảo chất lƣợng, tăng năng suất, giảm chi phí do sửa chữa và làm lại, giảm thiểu khiếu nại của khách hàng.

- Nhóm quản lí phải đƣợc đào tạo đầy đủ về kiến thức và kí thuật áp dụng qui trình quản lí phần mềm để là nhóm hoạt động có hiệu quả, tạo sự khích lệ với các nhân viên khác trong giai đoạn đầu áp dụng.

KẾT LUẬN

Để tăng năng lực hoạt động và tính cạnh tranh trên thị trƣờng phần mềm đang ngày một phát triển tại Việt Nam, công ty WAE đã áp dụng quy trình quản lý phần mềm nhằm đảm bảo cân bằng giữa 3 yếu tố: thời gian, tài nguyên (kinh phí, con ngƣời) và chất lƣợng. Cụ thể đó là việc sử dụng đúng nguồn lực và thời gian cần thiết cho một dự án nhằm hạn chế những sai sót, rủi ro và tiết kiệm chi phí cho hoạt động kinh doanh của công ty. Những sản phẩm khi đến tay khách hàng nhận đƣợc sự hài lòng và tin tƣởng.

Quá trình thực hện một sự thay đổi bao giờ cũng đối mặt với những khó khăn về con ngƣời và chi phí. Đó là sự chống đối, kháng cự, không tin vào sự cần thiết của việc áp dụng quy trình. Quan sát hoạt động của công ty, phân tích và tổng hợp các ý kiến, thái độ của nhân viên, nhóm đã tìm ra một số nguyên nhân dẫn đến sự đồng thuận cũng nhƣ chống đối, từ đó đƣa ra các giải pháp để quy trình có thể hoạt động hiệu quả. Mức độ thành công khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm vẫn cần thêm thời gian để kiểm chứng; song với những hoạt động bƣớc đầu một cách nghiêm túc, nhiệt tình và đang ngày một lôi kéo thêm sự sẵn lòng tham gia của các nhân viên, quy trình đã đạt đƣợc những kết quả tích cực cần có cho sự thay đổi.

Tài liệu tham khảo:

- Slide bài giảng Thay Đổi và Phát Triển Tổ Chức, TS. Trƣơng Thị Lan Anh.

- Slide bài giảng Thay Đổi và Phát Triển Tổ Chức, Ph.D Nguyễn Hữu Lam.

- Dữ liệu công ty We Are Engineering.

- Các Website:

 http://vi.wikipedia.org/wiki/quan_ly_du_an_phan_men