Báo cáo thực tập tổng hợp tại công ty cổ phần phần mềm kế toán bravo

Giới thiệu chung

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

1.1.1.1 Sơ lược về công ty

 Tên công ty : Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO

 Tên tiếng anh : BRAVO Software Joint Stock Company

 Địa chỉ : 48 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

 Website : http://www.bravo.com.vn

“Bravo là một trong những nhà cung cấp phần mềm kế toán có quy mô và uy tín của Việt Nam đồng thời là công ty phần mềm đầu tiên chuyên sâu vào lĩnh vực kế toán cho doanh nghiệp sản xuất, cũng như cung cấp các giải pháp về hệ thống Quản trị - Tài chính - Kế toán và quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Thế mạnh của Bravo là hiểu biết chế độ kế toán Việt Nam, đặc thù quản lý của các doanh nghiệp Việt nam cũng như kế toán quốc tế và có kinh nghiệm triển khai phần mềm”

Công ty phần mềm kế toán Bravo được thành lập theo giấy phép số 4667/GP-UB ngày 18 tháng 10 năm 1999 của UBND thành phố Hà Nội Được sở

Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 056682 ngày 18 tháng 10 năm 1999 và cụ thuế Hà Nội cấp mã số đăng ký thuế :

0100947771 ngày 05 tháng 11 năm 1999 Ngay sau đó công ty cũng thành lập chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh.

 Địa chỉ : 97 – Nguyên Công Trứ - Nguyễn Thái Bình – Quận 1 – TP Hồ Chí Minh.

 Email : bravo@hcm.fpt.vn

Tháng 12 năm 1999 công ty phần mềm kế toán Bravo đã thiết kế và cho ra đời phần mềm kế toán phiên bản Brovo 3.0 và triển khai thành công phần mềm này tại Công ty Nhựa thiếu niên Tiền Phong.

Tháng 03 năm 2003 thành lập chi nhánh Đà Nẵng.

 Địa chỉ : 480 – 482 Trưng Nữ Vương – Hải Châu – TP Đà Nẵng.

 Email : bravo@dng.vnn.vn

Từ ngày thành lập đến nay Công ty phần mềm Bravo không ngừng phát triển với mức tăng trưởng doanh số năm sau luôn cao hơn năm trước, đỉnh điểm có năm tăng đến 250% Vào tháng 6 năm 2009 Bravo ra đời phiên bản BRAVO 6.3 với nhiều tính năng ưu việt, hệ thông linh hoạt nhawmg mục đích phục vụ tố hơn các nhu cầu “ Quản trị tài chính – kế toán” của các doanh nghiệp.

BRAVO chuyên sâu trong việc nghiên cứu, phát triển và triển khai ứng dụng các hệ thống phần mềm về công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả điều hành, quản trị cho các doanh nghiệp, các tổ chức kinh doanh – xã hội Sản phẩm chính của BRAVO là “Phần mềm Quản trị tài chính kế toán” Phần mềm này không chỉ dừng lại ở việc đáp ứng những yêu cầu quản lý kế toán thông thường mà nó còn cung cấp cho khách hàng các giải pháp quản trị tài chính toàn diện Với phần mềm Bravo các công việc tập hợp và liên kết dữ liệu giữa các bộ phận kế toán, kinh doanh, vật tư, kho hàng, nhân sự… dược thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, thuận tiện và không bị chồng chéo.

Các phân hệ cơ bản của phần mềm Bravo

 Quản lý tài sản – công cụ dụng cụ

Từ phiên bản Bravo 3.0 lên Bravo 4.0, Bravo 4.1, Bravo 5.0, Bravo 6.0, Bravo 6.3 và hiện nay là phiên bản Bravo 6.3SE Chương trình được xây dựng trên ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro 8.0 kết hợp với cơ sở dữ liệu SQL Server 2005. Hiện nay công ty đang từng bước xây dựng phần mềm BRAVO theo định hướng ERP bổ sung các chức năng để trở thành hệ thống ERP hoàn thiện.

Từ khi thành lập đến nay với sự phát triển vững mạnh và bền vững, công ty hiện có hơn 1300 khách hàng trên cả nước thuộc nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau như sản xuất công nhiệp, thương mại, xây dựng, dịch vụ… đang sử dụng phần mềm kế toán Bravo Các khách hang đang sử dụng chương trình Phần mềm kế toán Bravo đều hài lòng về chất lượng sản phẩm và các dịch vụ mà Công ty cung cấp.

Dưới đây là một số khách hàng tiêu biểu của công ty.

Một số công ty có vốn đầu tư nước ngoài :

 Công ty liên doanh sứ vệ sinh INAX – Giảng võ

 Công ty TNHH NICHIAS – Nhật Bản.

 Công ty TNHH URAI PHANIC VIET NAM

 Công ty Liên doanh Hison Vina

 Công ty Fusheng Industrial Co.Ltd

Một số công ty trong nước đang sử dụng Phần mềm Bravo

 Công ty Gang thép Thái Nguyên

 Công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ Miền Trung Focosev

 Công ty Nhựa thiếu niên Tiền Phong – Hải Phòng.

 Công ty Kiểm toán Việt Nam VACO

1.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng và mô hình hoạt động

Với những ngày đầu thành lập công ty chỉ có 38 nhân viên thì tính đến cuối tháng 7 năm 2009, Bravo có đội ngũ nhân lực là 150 người trong đó có 120 nhân viên kỹ thuật Đây là đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong việc chuyển giao, thiết kế, sửa đổi chương trình phần mềm theo những yêu cấu thực tiễn của khách hàng Những nhân viên này đều là các kỹ sư tin học đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành về tin học kinh tế: có hiểu biết rõ về kế toán, tài chính đồng thời có khả năng lập trình, tư duy tốt.

Hiện nay Bravo đang có trụ sở tại 3 miền đất nước: Hà Nội, Hồ Chí Minh và Đà Nẵng Sơ đồ tổ chức công ty

Ban lãnh đạo công ty

Trụ sở Hà Nội Chi nhánh tại TP Đà

Chi nhánh tại TP HCM Phòng kế toán

Phòng phát triển và test sản phẩm

Phòng hành chính - nhân sự

Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh

Phòng triển khai Phòng triển khai

Phòng test sản phẩm Phòng bảo hành Hành chính nhân sự

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty

1.1.2.2 Chức năng của các phòng ban

 Hội đồng quản trị (HĐQT): có chức năng quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty.

 Ban lãnh đạo công ty: chịu trách nhiệm điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao Trực tiếp quản lý các trụ sở, chi nhánh và các phòng ban Ban lãnh đạo công ty bao gồm Giám đốc và phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý ở trụ sở Hà Nội, còn ở 2 chí nhánh sẽ do các Trưởng phòng và phó phòng quản lý.

- Ban lãnh đạo công ty xem xét hệ thống quản lý chất lượng định kỳ tối đa 6 tháng một lần hoặc bất thường nếu hệ thống gặp vấn đề nghiêm

8 trọng nào hoặc khi có sự thay đổi lớn về tổ chức hoặc mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh.

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch, mục tiêu và chính sách cho từng thời kỳ của Công ty.

- Giám sát, đôn đốc các phòng ban thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của từng phòng.

 Phòng kế toán: có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động liên quan đến hóa đơn chứng từ, tổng hợp và báo cáo quá trình hoạt động của công ty: báo cáo doanh thu, báo cáo tài chính, thuế Ngoài các báo cáo bắt buộc phải nộp cho cơ quan nhà nước, kế toán còn thực hiện các báo cáo theo đặc thù riêng của công ty

- Bảo đảm hoàn thành các báo cáo tài chính đúng hạn và bảo mật.

- Bảo đảm các quy trình kế toán chuẩn, ghi chép và lưu trữ chứng từ

- Giải quyết các vấn đề liên quan đến mua sắm và quản lý tài sản, thuế, kiểm toán, BHYT, BHXH …

 Phòng hành chính - nhân sự: căn cứ vào các chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động để triển khai thực hiện trong Công ty Phổ biến các chế độ chính sách của Đảng, nhà nước đối với người lao động, các nội quy quy chế của Cong ty với nhân viên Giúp Ban lãnh đạo trong việc tuyển dụng nhân viên Xây dựng các định mức lao động, quy chế trả lương và phân phối sản phẩm Giám sát thời gian làm việc hàng ngày và đề nghị xét tăng lương cho các cán bộ, nhân viên theo đúng quy định của công ty Theo dõi phong trao thì đua trong công ty, đánh giá thành tích để khen thưởng.

 Phòng kinh doanh: nhân viên của phòng kinh doanh có chức năng là:

- Sử dụng các biện pháp nghiệp vụ để ký kết hợp đồng: Giới thiệu, khảo sát, báo giá, thỏa luận làm hợp đồng.

- Xúc tiến việc phát triển thị trường: quảng cáo, hội chợ, gửi thư.

- Hỗ trợ cán bộ kỹ thuật trong việc triển khai phần mềm: thỏa luận với khách hàng để tìm phương pháp ứng dụng phần mềm phù hợp.

- Chăm sóc khách hang sau khi ký kết hợp đồng.

 Phòng phát triển và test sản phẩm: sau khi phần mềm đã hoàn thiện phòng này có chức năng test lại phần mềm trước khi giao cho khách hàng Nhằm đảm bảo phần mềm sẽ hoạt động ổn định và đáp ứng được những yêu cầu và mong muốn của khách hàng.

 Phòng triển khai: sau khi phần mềm đã được đóng gói hoàn thiện thì phòng này sẽ trực tiếp đến triển khai và đào tạo, hướng dẫn sử dụng chi tiết cho khách hàng Chăm sóc khách hàng thường xuyên để trợ giúp kịp thời các nghiệp vụ, lỗi phát sinh và mức độ sử dụng chương trình.

 Phòng bảo hành: có chức năng

- Khắc phục các lỗi phát sinh, hỗ trợ sử dụng chương trình và nghiệp vụ kế toán trong quá trình khách hàng sử dụng phần mềm

- Thực hiện cập nhật thay đổi của chế độ kế toán mới, hiệu chỉnh chương trình theo yêu cầu của khách hàng.

- Thực hiện việc chăm sóc khách hàng Theo dõi tình trạng hợp đồng thuộc phạm vi theo dõi của phòng bảo hành.

1.1.3 Đặc điểm phát triển cửa công ty

Lựa chọn đề tài

1.2.1.1 Mục tiêu của công việc quản lý kho

Công tác quản lý kho nhằm mục tiêu quản lý lượng hàng hóa vật tư xuất nhập kho, xác định lượng tồn kho của từng loại hàng hóa, từng lô hàng trong kho, chi tiết hơn là từng mã hàng hóa tại bất kỳ thời điểm nào Bộ phận quản lý kho báo cáo tình hình nhập xuất hàng, lượng tồn hàng hóa cho các phòng ban có nhu cầu.

1.2.1.2 Các nghiệp vụ và thực trạng quản lý kho của công ty

Lĩnh vực quản lý kho của Công ty Bravo bao gồm nhiều mặt hàng hóa khác nhau Số lượng hàng hóa giao dịch và quản lý thường xuyên biến động, có thể là hàng ngày, hàng tuần Thủ kho là người trực tiếp quản lý hàng hóa của công ty phải luôn nắm bắt tình hình xuất nhập của hàng hóa, số lượng hàng hóa còn trong kho của công ty Qua các quá trình giao dịch thủ kho trình cho nhà quản lý báo cáo trong kỳ kiểm kê, đồng thời làm cơ sở trong các lần giao dịch Khi lượng hàng hóa trong kho không đủ để thực hiện giao dịch, thì bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm các nhà cung cấp, để mua hàng hóa đáp ứng yêu cầu.

Các nghiệp vụ của kho

 Phòng kế toán chuyển đơn đặt hàng và bảng kê xuống kho.

 Kho kiểm kê hàng theo bảng kê, kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa, sau đó ghi xác nhận giao nhân hàng vào phần dưới của bảng kê.

 Kho nhận hóa đơn và bảng kê từ phòng kế toán.

 Kho viết phiếu xuất kho: phiếu này gồm 3 liên: 1 gửi lên phòng kế toán, 1 do kho giữ, 1 phiếu đưa cho khách hàng.

 Khách hàng kiểm tra hàng theo đúng bảng kê sau đó ghi xác nhận giao nhân hàng vào phần dưới bảng kê.

 Kho chuyển phiếu xuất khô lên cho phòng kế toán.

1.2.1.3 Nhược điểm cần mong muốn được khắc phục

Qua việc khảo sát từ thục tế trên ta thấy công việc quản lý hàng hóa của công ty đã tuân thủ các yêu cầu cơ bản của công tác quản lý kho Quy trình quản lý và các mẫu biểu chứng từ, báo cáo liên quan đã phản ánh đúng yêu cầu của công tác quản lý kho Tuy nhiên do công việc hiện tại đang được theo dõi trên sổ sách và phần mềm Microsoft Excel, nên công việc vẫn còn nhiều khó khăn, chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh doanh và xu hướng phát triển của công ty Một số tồn tại của hệ thống quản lý kho hiện tại như:

 Chưa in được hóa đơn, xuất nhập kho bằng phần mềm Kho hiện nay vẫn đang sử dụng mẫu phiếu xuất nhập của bộ tài chính nhưng khi xuất phiếu vẫn phải viết tay.

 Chưa cập nhật được thông tin xuất nhập một cách tức thời Thông thường thì cuối ngày kho mới tổng kết lại lượng hàng nhập, xuất và nhập vào máy tính.

Vì vậy nếu cần biết thông tin về hàng hóa trong kho vào 1 thời điểm nào đó thì số liệu chưa chính xác.

 Việc quản lý xuất nhập tồn còn gặp khó khăn, khi cần báo cáo thì thủ kho phải mở tất cả các phải excel để tổng hợp.

 Chưa quản lý một cách chi tiết thông tin các mặt hàng Bên cạch đó kho còn quản lý theo lô, nên việc quản lý hàng hóa trên excel gặp rất nhiều khó khăn.

 Khi có yêu cầu đổi hoặc bảo hành một sản phẩm thì chưa đáp ứng nhanh và kịp thời cho khách hàng.

 Bảo quản dữ liệu phức tạp, cồng kềnh.

1.2.1.4 Nguyên nhân của tình trang trên

Lý do dẫn đến tình trang trên là do việc theo dõi số liệu nhập xuất trên Excel và trên sổ sách dẫn đến sự phân tán về mặt dữ liệu Khi có yêu cầu quản lý, thủ kho thường phải mất một khoảng thời gian để tập hợp số liệu Bên cạnh đó việc sử dụng Excel làm báo cáo không phải dễ dàng với tất cả mọi người Việc phải sử dụng một số hàm Excel không phải lúc nào cũng thuận tiện vì thao tác đôi khi quá phức tạp. Chung qui lại việc chưa đạt được hiệu quả cao trong công tác quản lý kho là do cơ sở dữ liệu phân tán và sử dụng Excel còn nhiều khó khăn để quản lý.

Công việc quản lý hàng hóa phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau đây:

 Quản lý chính xác, không thiếu sót, mất mát hàng hóa Cập nhật thông tin đầy đủ và chính xác về thông tin các loại hàng hóa.

 Thực hiện các yêu cầu tình kiếm các mặt hàng một cách dễ dàng và nhanh chóng.

 Lập báo cáo nhanh chóng đầy đủ và chính xác.

1.2.2 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm gần đây, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin đã đưa máy tính xâm nhập và ảnh hưởng sâu rộng không chỉ vào các ngành khoa học kỹ thuật nói chung mà còn len lỏi vào các lĩnh vực của đời sống xã hội Bên cạnh đó sự phát triển này cũng tạo điều kiện cho ngành công nhiệp có những bước đi mới Trong đó phải kể đến việc áp dụng tin học và quá trình quản lý sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Quản lý kho hàng là một trong những khía cạnh cần được quan tâm và quản lý chặt chẽ thong các doanh nghiệp Bất cứ doanh nghiệp nào khi bước vào kinh doanh cũng muốn cho doanh nghiệp mình đạt lợi nhuận cao nhất và chỗi đứng trên thị thường Vì vậy quản lý kho hàng có một vai trò rất quan trọng cung cấp cho nhà quản lý những thông tin cần thiết qua đó nắm bắt được tình hình kinh doanh của công ty.

Hiên nay, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung đã và đang tiến hành tin học hóa trong lĩnh vưc quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệ bằng các phần mềm quản lý như: quản lý nhân sự, quản lý bán hàng… và các phần mềm kết toán của các công ty lớn như: Misa, Fast, Bravo… Vì vậy việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý kho nói riêng đã trở thành vấn đề cần thiết của mỗi doanh nghiệp.

Từ thực tiễn trên, công tác quản lý không hàng hóa cần phải có sự đổi mới về kỹ thuật, nghiệp vụ, về quy trình công nghệ áp dụng công nghệ thông tin đưa phần mềm quản lý vào phục vụ công tác quản lý kho là một yêu cầu cấp bách.

Việc đưa tin học hóa vào công tác quản lý kho hàng hóa cần được minh bạch, rõ ràng, không nhầm lẫm, quy trình tin học hóa phần tính nhập, xuất phải chính xác và đồng thời đưa ra được những báo cáo về tình hình nhập xuất trong tháng, quý… tính chính xác, đầy đủ và chi tiết từng mặt hàng đang tồn trong kho.

Em xin chọn tên đề tài của mình là: “ Xây dựng phần mềm quản lý kho hàng tại công ty BRAVO ”.

1.2.3 Hướng giải quyết đề tài

Chương trình được viết bằng ngôn ngữ Visual Basic 6, database được xây dựng trên hệ quản trị cơ sở sở dữ liệu Microsofr Access 2003 Visual Basic là một ngôn ngữ chuẩn và mạnh về xử lý dữ liệu, hỗ trợ trong công cụ lập trình Chương trình được chạy trên môi trường Windows có giao diện thân thiện đối với người sử dụng Hi vọng chương trình có thể giúp nhà quản lý có thể quản lý tốt hơn hàng hóa

15 của công ty đồng thời tạo ra một bước phát triển, ứng dụng mới trong việc tin học hóa sản xuất, kinh doanh của Công ty.

Chương trình quản lý kho của Công ty Bravo được xây dựng nhằm quản lý một cách đầy đủ, hiệu quả và có hệ thống các thiết bị, hàng hóa Đồng thời cung cấp các thông tin đầy đủ về tình hình hàng hóa ở từng thời điểm giúp cho nhà quản lý xây dựng kế hoạch, phát triển sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ và hiệu quả nhất Tạo và xuất báo cáo nhanh chóng, đầy đủ theo những yêu cầu của nhà quản lý.

Cơ sở phương pháp luận về xây dựng phần mềm

2.1.1 Phần mềm và công nghệ phần mềm

Phần mềm đã trở thành khái niệm không thể thiếu trong xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức hiện nay.

Kể từ khi ra đời vào năm 1950, phần mềm đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển với xu hướng chung là tính năng của các phần mềm ngày càng đa dạng nhưng quy mô của các công cụ thì ngày càng giảm dần

Phần mềm đã trở thành yếu tố chủ chốt của các hệ thống dựa trên máy tính. Trong công nghệ phàn mềm thì phần mềm – theo định nghĩa của nhà tin học người mỹ Roger Pressman- là một tổng thể bao gồm 3 yếu tố:

- Các chương trình máy tính.

- Các cấu trúc dữ liệu sử dụng trong các chương trình.

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng.

Do phần mềm là phần tử hệ thống logic nên nó có những đặc trưng khác với hệ thống phần cứng :

- Phần mềm dựoc kỹ nghệ hoá.

- Phần mềm không bị hỏng đi trong quá trình sử dụng.

- Phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàng chứ không lắp ráp từ các thành phần có sẵn.

Mặc dù máy tính đã ra đời tù cách đầy hàng nửa thế kỷ nhưng khái niệm công nghệ phần mềm mới xuất hiện trong khoảng thời gian gần đây Tuy rằng việc phát triển phần mềm đã có từ lâu và trải qua những bước tiến quan trọng trong lịch sử, song chỉ những bước tiến nhảy vọt ở thập niên cuối cùng thế kỷ XX, và thập niên đầu thế kỉ XXI cùng với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, điện tử viễn thông thì phần mềm mới trở thành một ngành công nghiệp có vị trí đáng kể trong nền kinh tế quốc dân Với quy mô sản xuất công nghiệp, phần mềm từ chỗ là công cụ phân tích và xử lý thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn.

Nó góp phần quan trọng đưa loài người tiến vào kỷ nguyên của kinh tế tri thức.

Khái niệm công nghệ phần mềm được hiểu như sau: công nghệ phần mềm là một tổ hợp các công cụ, phương pháp và thủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát phát triển của phần mềm và giúp cho kỹ sư lập trình có một nền tảng để triển khai các định hướng của phần mềm.

Kỹ sư phần mềm Quản trị viên dự án

Từ khái niệm về công nghệ phần mềm đã trình bày ở trên, ta có thể biểu diễn một cách trực quan theo mô hình sau (hình 2.1)

Hình 2.1: Mô hình công nghệ phần mềm[ Bài giảng công nghệ phần mềm]

Như vậy, công nghệ phần mềm bao gồm ba thành phần và hai chức năng chính.

 Công cụ: thành phần này liên quan trực tiếp đến việc cung cấp các phương tiện hỗ trợ tự động hay bán tự động cho thành phần thủ tục hoặc phương pháp.

 Phương pháp: là cách thức về công nghệ, kỹ thuật để làm phần mềm Nó liên quan đến tất cả các công đoạn phát triển hệ thống như nghiên cứu yêu cầu, thiết kế, lập trình, kiểm thử và bảo trì Phương pháp dựa trên những nguyên lý cơ bản nhất cho tất cả các lĩnh vực công nghệ kể cả các hoạt động mô hình hoá và kỹ thuật mô tả.

 Thủ tục: Thành phần này liên quan đến vấn đề quản trị phát triển phần mềm như lập kế hoạch, quản trị chất lượng , chi phí, mua bán sản phẩm phụ, cấu hình phần mềm, quản trị sự thay đổi, quản trị nhân lực, chuyển giao, đào tạo, tài liệu.

 Quản trị viên dự án: Quản trị viên dự án là người có kinh nghiệm trong quản lý dự án phần mềm, có trách nhiệm quản lý dự án , trực tiếp tham gia các công việc then chốt của dự án, phân công các chức danh trong quá trình thực hiện dự án.

 Kỹ sư phần mềm: là người biết cách áp dụng rộng rãi những kiến thức về cách phát triển ứng dụng vào việc tổ chức phát triển một cách có hệ thống các ứng dụng Công việc của người kỹ sư phần mềm là đánh giá, lựa chọn, sử dụng cách tiếp cận có hệ thống, chuyên biệt rõ ràng trong việc phát triển đưa vào ứng dụng, bảo trì và thay thế phần mềm.

Như vậy, khái niệm công nghệ phần mềm là một khái niệm không chỉ đề cập tới cách thức phối hợp công nghệ, phương pháp và công cụ theo các quy trình nghiêm ngặt để làm ra sản phẩm chất lượng cao.

2.1.2 Các đặc trưng của phần mềm và phân loại phần mềm

Một phần mềm là một tập hợp các chương trình thực hiện tự động hoá một số các nhiệm vụ nghiệp vụ Cho dù phần mềm được phát triển để làm nhiệm vụ nào đi nữa thì các phần mềm đều có điểm chung, đó là: đặc tính, tính đáp ứng và loại của ứng dụng.

Các đặc tính của phần mềm: là tất cả các điểm chung cho mọi ứng dụng và cho các dữ liệu đầu vào, các tiến trình, các ràng buộc và các giao diện

 Đầu vào: dữ liệu vào là dữ liệu ở bên ngoài máy tính và được đưa vào bằng một thiết bị đầu vào, thường là bàn phím, máy quét, hay mạng máy tính.

 Đầu ra: dữ liệu ngược lại so với dữ liệu vào, tức là các dữ liệu đưa ra ngoài máy tính, thường được đưa ra bằng các thiết bị đầu ra như màn hình, máy in, máy chiếu, máy scan,…

 Sự lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu: dự liệu được mô tả ở dạng vật lý, trong một máy có thể đọc được các khuôn dạng dữ liệu Việc tìm kiếm dữ liệu được hiểu là bạn có thể truy nhập vào dữ liệu ở dạng lưu trữ của nó.

Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu

2.2.1 Ngôn ngự lập trình Visual Basic

2.2.1.1 Khái quát về ngôn ngữ lập trình Visual Basic

 BASIC là một ngôn ngữ lập trình bậc cao, đơn giản, dễ sử dụng, nhắm đến sự đơn giản trong lập trình BASIC được xây dựng vào năm 1963 bởi các giáo sư John G Kemeny và Thomas E Kurtz trường trung học Dartmouth.

 BASIC thường được coi như từ viết tắt cho cụm từ Beginner's All-purpose Symbolic Instruction Code trong tiếng Anh Ngôn ngữ BASIC nguyên thủy được John Kemeny and Thomas Kurtz lập ra năm 1963 và được một nhóm sinh viên trường Dartmouth thực hiện dưới sự chỉ đạo của hai ông BASIC cho phép sinh viên viết chương trình cho hệ thống chia sẻ thời gian Dartmouth Với mục đích làm giảm bớt sự phức tạp của các ngôn ngữ cũ, BASIC được thiết kế để cho các thế hệ người sử dụng mới có thể tận dụng hệ thống chia sẻ thời gian để lập trình BASIC đầu tiên này thường được nhắc đến như Dartmouth BASIC.

 Visual Basic 1.0 ra đời vào giữa năm 1991 phát triển từ Quick Basic.

 Visual Basic 2.0 được phát hành trong năm 1992 gồm nhiều kiểu dữ liệu biến thể, xác định trước bằng hằng số true (false) và biến đổi đối tượng Vào thời điểm này chỉ có VBSQL và ODBC API là phương pháp truy cập dữ liệu mà người phát triển có thể dùng VBSQL là khởi tố của những phương pháp giao tiếp giữa SQL và VB.

 Năm 1993, Visual Basic 3.0 ra đời gồm các công cụ chuẩn Những công cụ này cung cấp động cơ truy xuất cơ sở dữ liệu trong một ứng dụng với mã lệnh rất ít Đi kèm phiên bản này là động cơ cơ sở dữ liệu Jet phiên bản 1.1(Jet engine) Jet được dùng trong kết nối dữ liệu thông qua DAO (DataAccess Object) hoặc điều khiển data Mặc dù Jet được phát triển cho đến ngày nay (phiên bản 4.0) nhưng ADO mới là phương pháp truy cập dữ liệu được ưa thích nhất hiện nay Vì vậy, ADO là thành phần chính trong chiến lược phát triển của Microsoft.

 Visual Basic 4.0 hoàn thành vào năm 1995 được xem như là một bước tiến bộ Nó đuổi kịp những tiến bộ trong lĩnh vực phát triển phần mềm bởi công nghệ kết hợp OLE (Object Linking and Embedding) và khả năng tạo đối tượng Một phương thức truy cập dữ liệu mới tích hợp trong phiên bản này là RDO (Remote Data Object) và Remote Data Control RDO là phương pháp truy cập dữ liệu được thiết kế thay thế cho DAO

 Năm 1997, Visual Basic 5.0 được phát hành Nó hỗ trợ chuẩn Com của Microsoft và cho phép tạo điều khiển ActiveX Phiên bản này là bước tiến vượt bậc vì những người phát triển có thể dùng VB để tạo các điều khiển và thư viện liên kết động DLL riêng của họ.

 Năm 1998 đánh dấu sự phát triển hơn nữa của bộ công cụ lập trình Visual Basic với sự ra đời của Visual Basic 6.0 Theo những yêu cầu đề ra, phiên bản này tăng cường phương pháp giao tiếp với SQL Server Nó cải tiến cách truy cập dữ liệu, nhiều công cụ và điều khiển mới cho giao tiếp với cơ sở dữ liệu cung cấp những tính năng Web và những Wizard mới Phiên bản này được đánh dấu với công nghệ ADO 2.0 – phương thức truy cập dữ liệu tốt nhất và nhanh nhất hiện nay Nó giao tiếp với OLE DB tương tự như RDO nhưng nhỏ hơn và có cấu trúc phân cấp đơn giản hơn ADO được thực thi các ứng dụng kinh doanh hay ứng dụng Internet

 Tuy nhiên, Visual Basic 6.0 cũng chưa cung ứng tất cả các đặc trưng của kiểu mẫu ngôn ngữ lập trình khuynh hướng đối tượng (Object Oriented Language – OOL) như các ngôn ngữ C++, Java Nắm bắt được tình hình đó, Microsoft đã nghiên cứu ngôn ngữ lập trình mới theo kiểu OOL rất hùng mạnh cho khuôn nền NET Framework Kết quả là, năm 2003 ngôn ngữ lập trình Visual Basic.NET ra đời Visual Basic.NET là ngôn ngữ lập trình khuynh hướng đối tượng (Object Programming Language), không những lập nền tảng vững chắc theo kiểu mẫu đối tượng như các ngôn ngữ lập trình hùng mạnh khác như C++, Java mà còn dễ học, dễ phát triển và còn tạo cơ hội hoàn hảo để giúp ta giải đáp những khúc mắc khi lập trình.

Giới thiệu về Visual Basic 6.0

 Nguồn gốc : là sản phẩm nằm trong bộ phần mềm của Visual Studio 98 của hãng MicroSoft ra đời năm 98 Cho đến nay nó đã được cập nhật đến bản sửa lỗi 6.

 VB là ngôn ngữ lập trình đa năng sử dụng để phát triển các phần mềm hoạt động trong môi trường Window hay trên mạng Internet Nó là sự kế thừa từ ngôn ngữ lập trình Basic với những ưu điểm chính:

 Bao gồm những đặc điểm của Basic nên rất quen thuộc dễ dùng.

 Cung cấp nhiều công cụ điều khiển có sẵn để hỗ trợ cho lập trình viên nhất là trong lập trình CSDL Là ngôn ngữ có tính trực quan rất cao “What you see its What you have “.

 Có cấu trúc chặt chẽ ở mức vừa phải rất dễ dàng để có thể học tập thành thạo.

 Các phiên bản của VB 6.0 :

+ Learning Editor : là phiên bản cơ bản nhất nó cho phép viết nhiều kiểu ứng dụng khác nhau.Tuy nhiên nó không có sẵn một số công cụ điều khiển như các phiên bản khác.

+ Professional Editor :là phiên bản thiết cho người dùng chuyên nghiệp nó chứa tất cả các tính năng và công cụ có trong phiên bản Learning Editor và bổ sung thêm một số thư viện và công cụ điều khiển.

+ EnterPrise Editor :đây là phiên bản đầy đủ nhất giành cho phát triển ứng dụng chuyên nghiệp, nó chứa các công cụ để hỗ trợ lập trình theo nhóm.

2.2.1.2 Các tính năng của Visual Basic

 Tạo giao diện người dùng Giao diện người sử dụng có lẽ là thành phần quan trọng nhất của một ứng dụng Đối với người sử dụng, giao diện chính là ứng dụng, hộ không cần chú ý đến thành phần mã thực thi bên dưới Ứng dụng của chúng ta có thể phổ biến được hay không phụ thuộc vào giao diện.

 Sử dụng điều khỉển Visual Basic: ta dùng những điều khiển để lấy thông tin mà người sử dụng nhập vào và để hiển thị kết xuất Những điều khiển mà ta có thể dùng trong ứng dụng bao gồm hộp văn bản, nút combo, hộp danh sách…

 Gỡ rối mã và quản lý lỗi.

 Cho phép các khả năng lập trình nâng cao dành riêng cho các chuyên gia mà vẫn giữ được sự đơn giản cho người mới học.

 Các thông báo lỗi rõ ràng và thân thiện.

 Chạy nhanh với các chương trình nhỏ.

 Không cần phải hiểu biết về phần cứng máy tính.

 Đứng giữa người sử dụng và hệ điều hành.

2.2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

2.2.2.1 Khái quát về cơ sở dữ liệu

Phần dữ liệu được lưu giữ trong máy tính theo một quy định nào đó được gọi là cơ sở dữ liệu (database).

Nghiệp vụ của bài toán quản lý kho

 Bước 1 : Phòng kế toán chuyển đơn đặt hàng (đơn đặt hàng của công ty với nhà cung cấp) và bảng kê xuống kho

 Bước 2 : Kho kiểm kê hàng theo bảng kê, kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa sau đó ghi xác nhận giao nhận hàng vào phần dưới của bảng kê

 Bước 3 : Viết phiếu nhập kho

 Bước 1 : Kho nhận hóa đơn và bảng kê từ phòng kế toán.

 Bước 2 : Kho viết phiếu xuất kho : phiếu này gồm có 3 liên : 1 gửi lên phòng kế toán, 1 do kho giữ, 1 đưa cho khách hàng.

 Bước 3 : Khách hàng kiểm tra hàng theo đúng bảng kê sau đó ghi xác nhận giao nhận hàng vào phần dưới bảng kê.

 Bước 4 : Kho chuyển phiếu xuất kho lên cho phòng kế toán.

 Khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng của công ty, họ sẽ liên hệ với Giám Đốc chi nhánh hoặc phòng kế toán, đưa ra thông tin về số lượng và chủng loại hàng cần đặt

 Phòng kế toán gọi điện xuống kho hỏi xem có còn loại hàng và đủ số lượng như khách hàng đặt hay không

 Kho tiến hành kiểm tra hàng trong kho theo chủng loại và số lượng yêu cầu rồi báo lại cho phòng kế toán

 Nếu kho còn đủ hàng theo yêu cầu đặt hàng của khách hàng, phòng kế toán sẽ báo lại cho khách hàng biết và hẹn ngày giờ giao hàng

 Nếu kho báo lại không đủ hàng theo yêu cầu của khách, phòng kế toán sẽ gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp hoặc các đại lý khác để đặt hàng , trong đơn ghi rõ loại hàng và số lượng từng loại

 Tổng công ty sẽ kiểm tra loại hàng theo yêu cầu sau đó báo lại cho chi nhánh Nếu chi nhánh quyết định nhập hàng thì tổng công ty sẽ chuyển hàng ra theo lịch hẹn trước

 Khi hàng hóa từ nhà cung cấp chuyển tới kho của công ty ( hàng hóa về công ty sẽ được phân theo từng lô để quản lý, mỗi lô hàng sẽ có nhiều loại mặt hàng ), phòng kế toán sẽ chuyển hóa đơn và bảng kê xuống cho kho Kho dựa vào hóa đơn và bảng kê kiểm tra hàng theo từng lô hàng.

 Nếu hàng không đạt yêu cầu hoặc lỗi nhiều thi chi nhánh có thể gửi hàng trả lại hàng cho nhà cung cấp Ghi rõ vào bảng kê lý do trả lại hàng, số lượng hàng đã nhận.

 Nếu hàng đạt yêu cầu, kho ghi vào bảng kê số lượng hàng đã nhận sau đó viết phiếu nhập kho.

 Nhân viên cúa kho tiến hành sắp xếp hàng vào kho.

 Thủ kho dựa vào hóa đơn và phiếu nhập kho nhập số liệu vào máy tính.

 Cuối cùng kho chuyển một liên của phiếu xuất kho lên cho phòng kế toán.

 Trường hợp hàng trả lại : lý do trả lại hàng có thể do khách hàng hoặc do kho Lý do này sẽ được khách hàng ghi rõ vào phiếu xuất kho Nhân viên trong kho tiến hành kiểm tra lại hàng trả lại Nếu đúng thì tiến hành nhập kho như thủ tục thông thường.

 Kho nhận bảng kê và hóa đơn từ phòng kế toán, lấy hàng theo số lượng và chủng loại đã ghi trong bảng kê.

 Khách hàng kiểm tra hàng, ghi rõ tình trạng hàng và ký giao nhận hàng vào bảng kê.

 Kho viết phiếu xuất kho.1 kho giữ lại,1 của khách, 1 chuyển lên phòng kế toán.

 Kho chuyển phiếu xuất kho lên phòng kế toán.

2.3.3 Thu thập chứng từ, bảng biêu, báo cáo

Chứng từ kế toán là bằng chứng để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị xảy ra là có thực và đảm bảo tính pháp lý Nói cách khác, chứng từ kế toán là phương tiện cung cấp và kiểm tra các thông tin phục vụ cho quá trình kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất Hoặc có thể nói chứng từ kế toán là bức tranh tổng thể về các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp trong một kỳ hoạt đông.

Theo điều 4 luật kế toán, định nghĩa chứng từ kế toán như sau: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Chứng từ kế toán là khâu đầu tiên và có ý nghĩa quan trọng trong chu trình kế toán khép kín Thực hiện tốt khâu lập chứng từ là tiền đề quan trọng để nâng cao chất lượng thông tin kế toán đảm bảo nhanh và chính xác là cơ sở khoa học để đưa ra các quyết định Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ và đưa ra các báo cáo tài chính.

Chứng từ kế toán là căn cứ để kiểm tra các thong tin về tình hình tài chính, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính, ngăn chặn các hiện tượng tham ô, tiêu cực trong hoạt động quản lý tài sản.

Căn cứ vào nội dung kinh tế, chứng từ kế toán được chia làm nhiều loại như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hang, hoá đơn GTGT, v.v

Căn cứ theo nội dung đề tài kế toán vật tư, em đã thu thập 2 mẫu chứng từ hàng tồn kho là phiếu nhập kho và phiếu xuất kho:

Công ty cổ phần Bravo PHIẾU NHẬP KHO

Mẫu số C21-HD Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC Ngày 30/3/2006 của bộ trưởng Bộ Tài

Họ tên người giao hàng

Lý do nhập : Nhập tại kho địa điểm

Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ

Mã lô Đơn vị tính

SỐ LƯỢNG Đơn Giá Thành tiền

Tổng số tiền (viết bằng chữ):

Số chứng từ kèm theo:

(ký, ghi rõ họ tên)

(ký, ghi rõ họ tên)

(ký, ghi rõ họ tên)

(ký, ghi rõ họ tên)

(ký, ghi rõ họ tên)

Công ty cổ phần Bravo

Mẫu số C21-HD Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-

BTC Ngày 30/3/2006 của bộ trưởng Bộ

Họ tên người nhận hàng

Xuất tại kho địa điểm

Tên nhã hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ

Mã lô Đ Đơn vị tính

Tổng số tiền (viết bằng chữ):

Số chứng từ kèm theo:

Người lập Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Quy trình luân chuyển chứng từ:

Viết chứng từ → Kiểm tra chứng từ → Sử dụng chứng từ → Bảo quản chứng từ.

-Bảng kê phiếu nhập: Liệt kê danh sách phiếu nhập kho trong kỳ: ĐƠN VỊ: … ĐỊA CHỈ: … BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP KHO

Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Tổng tiền

-Bảng kê phiếu xuất: Liệt kê danh sách phiếu xuất kho trong kỳ. ĐƠN VỊ: … BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT KHO ĐỊA CHỈ: …

Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Tổng tiền

-Tổng hợp nhập kho: ĐƠN VỊ: … ĐỊA CHỈ: … TỔNG HỢP NHẬP KHO

Mã kho Mã hàng hóa Tên, quy cách hàng hóa Số lượng Giá Tiền

-Tổng hợp xuất kho: ĐƠN VỊ: … ĐỊA CHỈ: … TỔNG HỢP XUẤT KHO

Mã kho Mã hàng hóa Tên, quy cách hàng hóa Số lượng Giá Tiền

- Báo cáo tồn kho: ĐƠN VỊ: … ĐỊA CHỈ: … BÁO CÁO TỒN KHO

Mã kho Mã hàng hóa Tồn đầu Sl_Nhập Sl_Xuất Tồn cuối

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO CÔNG TY

BRAVO 3.1 Xác định yêu cầu người sử dụng

Qua việc khảo sát từ thục tế trên ta thấy công việc quản lý hàng hóa của công ty đã tuân thủ các yêu cầu cơ bản của công tác quản lý kho Quy trình quản lý và các mẫu biểu chứng từ, báo cáo liên quan đã phản ánh đúng yêu cầu của công tác quản lý kho Tuy nhiên do công việc hiện tại đang được theo dõi trên sổ sách và phần mềm Microsoft Excel, nên công việc vẫn còn nhiều khó khăn, chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh doanh và xu hướng phát triển của công ty Một số tồn tại của hệ thống quản lý kho hiện tại như:

 Chưa in được hóa đơn, xuất nhập kho bằng phần mềm Kho hiện nay vẫn đang sử dụng mẫy phiếu xuất nhập của bộ tài chính nhưng khi xuất phiếu vẫn phải viết tay.

 Chưa cập nhật được thông tin xuất nhập một cách tức thời Thông thường thì cuối ngày kho mới tổng kết lại lượng hàng nhập, xuất và nhập vào máy tính.

Vì vậy nếu cần biết thông tin về hàng hóa trong kho vào 1 thời điểm nào đó thì số liệu chưa chính xác.

 Việc quản lý xuất nhập tồn còn gặp khó khăn, khi cần báo cáo thì thủ kho phải mở tất cả các phải excel để tổng hợp.

 Chưa quản lý một cách chi tiết thông tin các mặt hàng Bên cạch đó kho còn quản lý theo lô, nên việc quản lý hàng hóa trên excel gặp rất nhiều khó khăn.

 Khi có yêu cầu đổi hoặc bảo hành một sản phẩm thì chưa đáp ứng nhanh và kịp thời cho khách hàng.

 Bảo quản dữ liệu phức tạp, cồng kềnh.

3.1.2 Yêu cầu chức năng nhiệp vụ

Công việc quản lý kho phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau đây:

 Chức năng quản lý hàng hóa: quản lý thông tin về hàng hóa, đảm bảo cập nhật chính xác thông tin cập nhật của hàng hóa khi thay đổi.

 Chức năng cập nhập: Thực hiện được cập nhật danh mục hàng hoá, lô hàng, kho hàng.

 Chức năng Quản lý nhập xuất tồn: thực hiện lập và quản lý các phiếu nhập xuất, quản lý hàng tồn kho.

 Chức năng Tìm kiếm: Tìm kiếm thông tin về hàng hóa, về sản phẩm, về các thông tin phát sinh một cách nhanh chóng và chính xác, có thể cập nhật dữ liệu ngay trên kết quả tìm thấy.

 Chức năng Lập báo cáo: Lập các báo cáo về hàng hóa trong kho, về tổng hợp hàng nhập, hàng xuất, vào hàng tồn kho theo tháng, quý… gửi ban giám đốc và phòng kế toán.

3.1.3 Yêu cầu chức năng hệ thông

+ Máy tính trong phòng kho có cấu hình vừa phải, cần ít nhất một máy tính có cấu hình tương đối tốt, đáp ứng cho việc cài đặt để chứa cơ sở dữ liệu của chương trình và xử lý các yêu cầu gửi đến từ cá máy Client trong mạng LAN của công ty.

+ Ngôn ngữ lập trình: Visual Basic

+ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003

- Yêu cầu về giao diện:

+ Giao diện tiếng Việt, thông tin trình bày rõ ràng, sáng sủa

- Yêu cầu về bảo mật: phần mềm phải đảm bảo lưu trữ dữ liệu một cách an toàn, sơ sở dữ liệu có thể sao lưu nếu sự cố xảy ra.

 Bước 1 : Phòng kế toán chuyển đơn đặt hàng và bảng kê xuống kho ( đây là đơn đặt hàng của công ty với các nhà cung cấp ).

 Bước 2 : Kho kiểm kê hàng theo bảng kê, kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa sau đó ghi xác nhận giao nhận hàng vào phần dưới của bảng kê

 Bước 3 : Viết phiếu nhập kho

 Bước 1 : Kho nhận hóa đơn và bảng kê từ phòng kế toán

 Bước 2 : Kho viết phiếu xuất kho : phiếu này gồm có 3 liên : 1 gửi lên phòng kế toán, 1 do kho giữ, 1 đưa cho khách hàng.

 Bước 3 : Khách hàng kiểm tra hàng theo đúng bảng kê sau đó ghi xác nhận giao nhận hàng vào phần dưới bảng kê.

 Bước 4 : Kho chuyển phiếu xuất kho lên cho phòng kế toán.

Quản lý hàng nhập Quản lý hàng xuất Lập báo cáo

Nhận bảng kê từ P.KT

Nhận bảng kê từ P.KT

Gửi phiếu nhập kho lên P.KT

Viết phiếu xuất kho Lưu phiếu xuất kho Gửi phiếu xuất kho lên Khách hàng

Giao hàng Gửi phiếu xuất kho lên P.KT

Lập báo cáo định kỳ

Lập báo cáo theo yêu cầu

3.2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh(BFD)

3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Sơ đồ này sẽ mô tả khái quát nội dung của HTTT quản lý kho của công ty Những đầu vào cung cấp thông tin cho hệ thống là nhà cung cấp và khách hàng Hệ thống sau khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình sẽ cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán tồn kho Sơ đồ cụ thể như sau:

Cơ sở dữ liệu công ty

Khách Hàng Công ty Bravo

Công Nhân Viên Trong Kho

 Sơ đồ DFD mức 1 Quản lý phiếu nhập.

 Sơ đồ DFD mức 1 Quản lý phiếu xuất.

 Sơ đồ DFD mức 1 Báo cáo

3.3.1 Thiết kế kiến trúc phần mềm

3.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra

 Bước 1: Xác định các thông tin đầu ra

Hoạt động quản lý kho của công ty Bravo có các thông tin đầu ra như sau: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê, danh sách mặt hàng, kho hàng, lô hàng, các báo cáo hàng hóa, hàng tồn kho…

 Bước 2: Thiết kế cơ sở dữ liệu.

Từ thông tin đầu ra : phiếu nhập kho ta thiết kế cơ sở dữ liệu liên quan như sau :

Công ty cổ phần Bravo PHIẾU NHẬP KHO

Mẫu số C21-HD Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC Ngày 30/3/2006 của bộ trưởng Bộ Tài

Họ tên người giao hàng

Lý do nhập : Nhập tại kho địa điểm

Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ

Mã lô Đơn vị tính

SỐ LƯỢNG Đơn Giá Thành tiền

Tổng số tiền (viết bằng chữ):

Số chứng từ kèm theo:

Người lập Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị a Liệt kê các thuộc tính có trong phiếu nhập kho

- Họ tên người giao hàng

- Số lượng nhập yêu cầu (R)

- Số lượng nhập thực tế (R)

- Tổng số tiền (bằng chữ) (S)

- Ký hiệu (R) là thuộc tính lặp.

- Ký hiệu (S) là thuộc tính thứ sinh. b Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

- Chuẩn hoá mức 1 (1NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý.

- Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.

Ví dụ: Sau khi chuẩn hoá mức 1 danh sách các thuộc tính của phiếu nhập trên được tách ra làm 2 danh sách như sau:

- Họ tên người giao hàng

- Số lượng nhập yêu cầu

- Số lượng nhập thực tế

- Đơn giá c Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF)

- Chuẩn hoá mức 2 (2NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới.

- Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.

Ví dụ: Sau chuẩn hoá mức 2, các danh sách thuộc tính của "Phiếu nhập kho" sẽ là:

- Số lượng nhập yêu cầu

- Số lượng nhập thực tế

- Hạn sử dụng. d Chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

- Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z , Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.

- Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới

Ví dụ: Sau chuẩn hoá mức 3, các danh sách thuộc tính của "Phiếu nhập kho" sẽ là:

- Họ tên người giao hàng

Sau khi chuẩn hóa mức 3 ta thu được các tệp cơ sở dữ liệu sau:

 Phiếu nhập kho chi tiết

Phòng kế toán Có Hóa đơn Kho

Hàng hóa Chi tiết phiếu nhập Có Phiếu nhập kho

Khách hàng Có Phiếu mua hàng

Hàng hóa Chi tiết phiếu nhập Có Phiếu xuất kho

3.3.2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa

 Mô tả hoạt động quản lý xuất nhập hàng