Báo cáo thực tập: Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho hàng hóa tại Công ty Cổ phần Phần mềm Kế toán Bravo

Cơ sở phương pháp luận về xây dựng phần mềm

 Mục đích : Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm có mục tiêu là thương thảo với khỏch hàng để lập ra hợp đồng phần mềm, theo dừi tiến trỡnh thực hiện hợp đồng, tổ chức thanh lý và thanh toán hợp đồng phần mềm và lập hồ sơ tổng quát về hợp đồng của 1 dự án phần mềm. - Sau khi được anh Ninh Ngọc Hiếu người hướng dẫn tại công ty Bravo thông qua về kiến trúc hệ thông em tiếp tục bước tiếp theo của quy trình thiết kế dữ liệu : xây dựng hệ thống các danh mục, bảng biểu nhằm mục đích lưu trữ thông tin về khách hàng, hàng hoá, nhân viên để lưu trữ trong cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc thực hiện các chức năng của phần mềm.

Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu

 Tuy nhiên, Visual Basic 6.0 cũng chưa cung ứng tất cả các đặc trưng của kiểu mẫu ngôn ngữ lập trình khuynh hướng đối tượng (Object Oriented Language – OOL) như các ngôn ngữ C++, Java. Visual Basic.NET là ngôn ngữ lập trình khuynh hướng đối tượng (Object Programming Language), không những lập nền tảng vững chắc theo kiểu mẫu đối tượng như các ngôn ngữ lập trình hùng mạnh khác như C++, Java mà còn dễ học, dễ phát triển và còn tạo cơ hội hoàn hảo để giúp ta giải đáp những khúc mắc khi lập trình.  Cung cấp nhiều công cụ điều khiển có sẵn để hỗ trợ cho lập trình viên nhất là trong lập trình CSDL .Là ngôn ngữ có tính trực quan rất cao “ What you see its What you have “.

+ Professional Editor :là phiên bản thiết cho người dùng chuyên nghiệp nó chứa tất cả các tính năng và công cụ có trong phiên bản Learning Editor và bổ sung thêm một số thư viện và công cụ điều khiển. Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng từ, đĩa từ ..) để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau. Phần chương trình để có thể xử lý, thay đổi dữ liệu này được gọi là hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL).Theo nghĩa này hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiệm vụ rất quan trọng như là một bộ diễn dịch với ngôn ngữ bậc cao nhằm giúp người sử.

 Phần cơ sở dữ liệu mức khái niệm là một sự biểu diễn trừu tượng của CSDL vật lý, còn có thể nói tương đương: CSDL mức vật lý là sự cài đặt cụ thể của CSDL mức khái niệm. Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Với Access, người dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể như trong Pascal, C hay Visual Basic mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết.

Nghiệp vụ của bài toán quản lý kho

 Ứng dụng có thể sử dụng trên môi trường mạng máy tính nhiều người sử dụng, cơ sở dữ liệu được bảo mật tốt.  Khi hàng hóa từ nhà cung cấp chuyển tới kho của công ty ( hàng hóa về công ty sẽ được phân theo từng lô để quản lý, mỗi lô hàng sẽ có nhiều loại mặt hàng ), phòng kế toán sẽ chuyển hóa đơn và bảng kê xuống cho kho.  Kho nhận bảng kê và hóa đơn từ phòng kế toán, lấy hàng theo số lượng và chủng loại đã ghi trong bảng kê.

Chứng từ kế toán là bằng chứng để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị xảy ra là có thực và đảm bảo tính pháp lý. Nói cách khác, chứng từ kế toán là phương tiện cung cấp và kiểm tra các thông tin phục vụ cho quá trình kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. Hoặc có thể nói chứng từ kế toán là bức tranh tổng thể về các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp trong một kỳ hoạt đông.

Theo điều 4 luật kế toán, định nghĩa chứng từ kế toán như sau: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Thực hiện tốt khâu lập chứng từ là tiền đề quan trọng để nâng cao chất lượng thông tin kế toán đảm bảo nhanh và chính xác là cơ sở khoa học để đưa ra các quyết định. Chứng từ kế toán là căn cứ để kiểm tra các thong tin về tình hình tài chính, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính, ngăn chặn các hiện tượng tham ô, tiêu cực trong hoạt động quản lý tài sản.

Xác định yêu cầu người sử dụng

 Chức năng Tìm kiếm: Tìm kiếm thông tin về hàng hóa, về sản phẩm, về các thông tin phát sinh một cách nhanh chóng và chính xác, có thể cập nhật dữ liệu ngay trên kết quả tìm thấy.  Chức năng Lập báo cáo: Lập các báo cáo về hàng hóa trong kho, về tổng hợp hàng nhập, hàng xuất, vào hàng tồn kho theo tháng, quý… gửi ban giám đốc và phòng kế toán. + Máy tính trong phòng kho có cấu hình vừa phải, cần ít nhất một máy tính có cấu hình tương đối tốt, đáp ứng cho việc cài đặt để chứa cơ sở dữ liệu của chương trình và xử lý các yêu cầu gửi đến từ cá máy Client trong mạng LAN của công ty.

+ Ngôn ngữ lập trình: Visual Basic + Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003 + Phần mềm Crystal Report. - Yêu cầu về bảo mật: phần mềm phải đảm bảo lưu trữ dữ liệu một cách an toàn, sơ sở dữ liệu có thể sao lưu nếu sự cố xảy ra.

Phân tích nghiệp vụ

Những đầu vào cung cấp thông tin cho hệ thống là nhà cung cấp và khách hàng. Hệ thống sau khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình sẽ cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán tồn kho.

Thiết kế phần mềm

Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. - Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. - Chuẩn hoá mức 2 (2NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá.

Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. - Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. - Nhân viên quản lý kho đơn đặt hàng và bảng kê xuống kho từ phòng kế toán(. đây là đơn đặt hàng của công ty với các nhà cung cấp ).

Sau đó nhân viên kho kiểm kê hàng theo bảng kê, kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa sau đó ghi xác nhận giao nhận hàng vào phần dưới của bảng kê. - Quá trình nhập kho cũng tương tự: kho nhận hóa đơn từ phòng kế toán (hóa đơn chính là phiếu mua hàng của khách hàng). - Từ đó ta thu được các thực thể sau: phòng kế toán, kho hàng, khách hàng, nhân viên, hàng hóa, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.