QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ---------- ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU GVHD: PGS-TSKH. Phạm Đức Chính Th.S. Mai Thu Phương NHÓM TH: Nhóm 11- K10407B TP. HCM, ngày 16 tháng 11 năm 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ---------- ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU GVHD: NHÓM 11 PGS-TSKH. Phạm Đức Chính Lê Thành Đạt Th.S. Mai Thu Phương Đỗ Thị Mỹ Hoa Đỗ Thị Phương Thủy Hoàng Thu Thủy Trần Thu Vân TP. HCM, ngày 16 tháng 11 năm 2013 DANH SÁCH NHÓM STT HỌ TÊN MSSV PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 1 Lê Thành Đạt K104071168 2.2 – 2.3 - Kết luận 2 Đỗ Thị Mỹ Hoa K104071183 Chương 1 3 Đỗ Thị Phương Thủy K104071251 2.2 – 2.3 –Chương 3 4 Hoàng Thu Thủy K104071252 2.2 – Chương 3 – Tổng hợp 5 Trần Thu Vân K104071169 Lời mở đầu – 2.1 – Powerpoint MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 3 Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC 3 1.1. Khái niệm và mục đích đánh giá hiệu suất công việc 3 1.1.1. Khái niệm 3 1.1.2. Mục đích 3 1.2. Quy trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên 3 1.3. Các phương pháp đánh giá hiệu suất công việc 3 1.4. Phương pháp phân tích định lượng 3 Chương 2: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU 3 2.1. Giới thiệu chung về công ty 3 2.1.1. Giới thiệu công ty 3 2.1.2. Giới thiệu phòng kinh doanh của công ty 3 2.2. Quy trình đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng kinh doanh 3 2.2.1. Xác định tiêu chí đánh giá 3 2.2.1.1. Tiêu chí đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ mục tiêu công việc 3 a) Nhiệm vụ chính 3 b) Mục tiêu chính 3 2.2.1.2. Tiêu chí đánh giá năng lực thực hiện 3 a) Kiến thức 3 b) Kỹ năng 3 c) Thái độ/ Tính cách cá nhân 3 2.2.2. Phương pháp đánh giá 3 2.2.3. Xác định người đánh giá 3 2.2.4. Thông báo cho nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá 3 2.2.5. Thực hiện đánh giá 3 2.3. So sánh và đối chiếu với quy trình lý thuyết và bản mô tả công việc 3 2.3.1. So sánh với quy trình lý thuyết 3 2.3.2. Đối chiếu với bản mô tả công việc 3 2.3.2.1. Kết quả hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu công việc 3 2.3.2.2. Năng lực thực hiện 3 a) Kiến thức 3 b) Kĩ năng 3 c) Thái độ 3 Chương 3: ĐÁNH GIÁ ƯU – NHƯỢC ĐIỂM VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU 3 3.1. Ưu điểm 3 3.2. Nhược điểm 3 3.3. Đề xuất giải pháp 3 KẾT LUẬN 3 PHỤ LỤC 3 1. Biên bản thỏa thuận nhiệm vụ và mục tiêu 3 2. Thang điểm đánh giá 3 3. Thẩm quyền đánh giá 3 LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ thì vấn đề nghiên cứu và sử dụng nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả cũng đang được đặt ra đối với mọi tổ chức, doanh nghiệpvà chắc chắn không ai có thể phủ nhận được vai trò quan trọng của việc nâng cao vai trò quản trị nguồn nhân lực đối với các doanh nghiệp. Trong tất cả các nhiệm vụ của quản lý, quản lý con người là nhiệm vụ trung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc vào mức độ thành công của quản trị con người. Đối với các doanh nghiệp trên thị trường hiện nay thì điều đó góp phần giảm chi phí sản xuất, tăng khả năng về chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng nguồn nhân lực, đem lại nhiều thành công, tạo dựng được uy tín và hình ảnh của Công ty trên thị trường. Trong từng phòng ban thì mỗi người quản lý thường có nhiệm vụ xem xét và nắm bắt được tiến độ làm việc của các nhân viên dưới cấp quyền của mình nhằm đưa ra những chiến lược thích hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra của từng phòng. Và trưởng phòng kinh doanh cũng vậy, công việc của họ là quản lý nhân viên trong phòng, gặp gỡ tiếp xúc khách hàng để đạt được mục tiêu mà công ty đã đề ra. Do vậy, nhằm giúp công ty có thể biết được hiểu quả làm việc của trưởng phòng kinh doanh để có những chính sách khen thưởng động viên cũng như xử phạt thích đáng thì công ty phải có quy trình đánh giá hiệu suất làm việc. Đánh giá hiệu suất công việc là một hoạt động không thể thiếu trong quản trị nhân sự. Nó tác động lên cả tổ chức lẫn cá nhân, giúp tổ chức kiểm tra lại chất lượng của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực, từ đó đưa ra các phương hướng điều chỉnh phù hợp. Và để hiểu rõ được tầm quan trọng cũng như quy trình đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên trong một tổ chức nói chung và của trưởng phòng kinh doanh nói riêng, nhóm xin phân tích đề tài "Phân tích quy trình đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng kinh doanh Công ty TNHH MTV Phân bón Dầu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬTKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- -ĐỀ TÀI:

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬTKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- -ĐỀ TÀI:

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU

Đỗ Thị Phương ThủyHoàng Thu ThủyTrần Thu Vân

TP HCM, ngày 16 tháng 11 năm 2013

DANH SÁCH NHÓM

1 Lê Thành Đạt K104071168 2.2 – 2.3 - Kết luận

2 Đỗ Thị Mỹ Hoa K104071183 Chương 1

3 Đỗ Thị Phương Thủy K104071251 2.2 – 2.3 – Chương 3

4 Hoàng Thu Thủy K104071252 2.2 – Chương 3 – Tổng hợp

5 Trần Thu Vân K104071169 Lời mở đầu – 2.1 – Powerpoint

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC 2

1.1 Khái niệm và mục đích đánh giá hiệu suất công việc 2

1.1.1 Khái niệm 2

1.1.2 Mục đích 2

1.2 Quy trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên 2

1.3 Các phương pháp đánh giá hiệu suất công việc 3

1.4 Phương pháp phân tích định lượng 3

Chương 2: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU 4

2.1 Giới thiệu chung về công ty 4

2.1.1 Giới thiệu công ty 4

2.1.2 Giới thiệu phòng kinh doanh của công ty 6

2.2 Quy trình đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng kinh doanh 7 2.2.1 Xác định tiêu chí đánh giá 8

2.2.1.1 Tiêu chí đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ mục tiêu công việc8 a) Nhiệm vụ chính 8

b) Mục tiêu chính 11

2.2.1.2 Tiêu chí đánh giá năng lực thực hiện 12

a) Kiến thức 12

b) Kỹ năng 15

c) Thái độ/ Tính cách cá nhân 17

2.2.2 Phương pháp đánh giá 17

2.2.3 Xác định người đánh giá 20

2.2.4 Thông báo cho nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá 20

2.2.5 Thực hiện đánh giá 21

2.3 So sánh và đối chiếu với quy trình lý thuyết và bản mô tả công việc .21

2.3.1 So sánh với quy trình lý thuyết 21

2.3.2 Đối chiếu với bản mô tả công việc 22

2.3.2.1 Kết quả hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu công việc 22

2.3.2.2 Năng lực thực hiện 23

a) Kiến thức 24

b) Kĩ năng 25

c) Thái độ 25

Chương 3: ĐÁNH GIÁ ƯU – NHƯỢC ĐIỂM VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU 26

3.1 Ưu điểm 26

3.2 Nhược điểm 27

3.3 Đề xuất giải pháp 28

KẾT LUẬN 30

PHỤ LỤC 31

1 Biên bản thỏa thuận nhiệm vụ và mục tiêu 31

2 Thang điểm đánh giá 33

3 Thẩm quyền đánh giá 35

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học côngnghệ thì vấn đề nghiên cứu và sử dụng nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả cũngđang được đặt ra đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp và chắc chắn không ai có thểphủ nhận được vai trò quan trọng của việc nâng cao vai trò quản trị nguồn nhân lựcđối với các doanh nghiệp Trong tất cả các nhiệm vụ của quản lý, quản lý con người

là nhiệm vụ trung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộcvào mức độ thành công của quản trị con người Đối với các doanh nghiệp trên thịtrường hiện nay thì điều đó góp phần giảm chi phí sản xuất, tăng khả năng về chấtlượng sản phẩm cũng như chất lượng nguồn nhân lực, đem lại nhiều thành công, tạodựng được uy tín và hình ảnh của Công ty trên thị trường

Trong từng phòng ban thì mỗi người quản lý thường có nhiệm vụ xem xét vànắm bắt được tiến độ làm việc của các nhân viên dưới cấp quyền của mình nhằmđưa ra những chiến lược thích hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra của từng phòng

Và trưởng phòng kinh doanh cũng vậy, công việc của họ là quản lý nhân viên trongphòng, gặp gỡ tiếp xúc khách hàng để đạt được mục tiêu mà công ty đã đề ra Dovậy, nhằm giúp công ty có thể biết được hiểu quả làm việc của trưởng phòng kinhdoanh để có những chính sách khen thưởng động viên cũng như xử phạt thích đángthì công ty phải có quy trình đánh giá hiệu suất làm việc

Đánh giá hiệu suất công việc là một hoạt động không thể thiếu trong quản trịnhân sự Nó tác động lên cả tổ chức lẫn cá nhân, giúp tổ chức kiểm tra lại chấtlượng của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực, từ đó đưa ra các phương hướngđiều chỉnh phù hợp Và để hiểu rõ được tầm quan trọng cũng như quy trình đánh giáhiệu suất công việc của nhân viên trong một tổ chức nói chung và của trưởng phòng

kinh doanh nói riêng, nhóm xin phân tích đề tài " Phân tích quy trình đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng kinh doanh Công ty TNHH MTV Phân bón Dầu khí Cà Mau".

Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm và mục đích đánh giá hiệu suất công việc

1.1.1 Khái niệm

Đánh giá hiệu suất công việc là một phương pháp chính thức để đánh giámức độ thực hiện công việc của nhân viên xét theo các mục tiêu đã được giao phó.Mục đích chính của phương pháp này là truyền đạt các mục tiêu cá nhân, khuyếnkhích thực hiện hiệu quả, cung cấp và đón nhận ý kiến phản hồi và chuẩn bị cho một

kế hoạch phát triển hiệu quả và đồng bộ

1.1.2 Mục đích

- Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ hoàn thành công việccủa mình so với yêu cầu và so với đồng nghiệp

- Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa công việc của mình

- Khuyến khích, động viên nhân viên qua các điều khoản về đánh giá, ghi nhận

- Tăng cường các mối quan hệ chặt chẽ giữa cấp trên và cấp dưới

- Bắt buộc các doanh nghiệp phải chú trọng và khuyến khích nhân viên thựchiẹn tốt các mục tiêu, yêu cầu của công việc

1.2 Quy trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Xác định

tiêu chí

đánh giá

Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp

Xác định người đánh giá

và huấn luyện kĩ năng đánh giá

Thông báo cho nhân viên

về nội dung và phạm vi đánh giá

Thực hiện đánh giá

và đệ trình kết quả

1.3 Các phương pháp đánh giá hiệu suất công việc

- Phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO)

- Phương pháp đánh giá bằng định lượng

1.4 Phương pháp phân tích định lượng

Bước 1: Xác định được các tiêu chí/ yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc.Bước 2: Phân loại các mức độ thỏa mãn các yêu cầu khi thực hiện công việcBước 3: Đánh giá tầm quan trọng (trọng số) của mỗi nhóm yêu cầu đối vớihiệu quả thực hiện công việc của nhân viên

Bước 4 : Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên

Chương 2: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU

KHÍ CÀ MAU 2.1 Giới thiệu chung về công ty

2.1.1 Giới thiệu công ty

Công ty TNHH MTV Phân bón Dầu khí Cà Mau (PVCFC)

Địa chỉ: Lô D, Khu Công nghiệp, Đường Ngô Quyền, Phường 1, Thành phố

bà con nông dân Đồng bằng Sông Cửu Long và cả nước

Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là sản xuất phân bón và hợp chất ni-tơ baogồm: sản xuất, kinh doanh, tàng trữ, vận chuyển, phân phối và xuất nhập khẩu phânbón, hóa chất dầu khí Ngoài ra nhà máy đạm Cà Mau còn sản xuất phân đạm hạtđục có chất lượng cao theo công nghệ tiên tiến, hiện đại nhất từ các nước ÐanMạch, Ý, Nhật Bản và các thiết bị dây chuyền sản xuất hoàn toàn nhập khẩu từ cácnước tiên tiến của EU hoặc G7 với chất lượng sản phẩm đáp ứng theo tiêu chuẩnViệt Nam và quốc tế Nguồn nguyên liệu cung cấp cho Nhà máy đạm Cà Mau chủ

yếu là khí thiên nhiên khai thác từ các mỏ thuộc khu vực khai thác chung Việt Nam

và Malaysia từ hệ thống đường ống truyển tải dẫn khí dài 325 km về cụm côngnghiệp Khí-Điện-Đạm Cà Mau Theo kiểm định, đánh giá của các chuyên gia và kỹ

sư, ưu điểm và lợi thế lớn nhất về chất lượng, đặc điểm sản phẩm U-rê thương hiệu

"Ðạm Cà Mau" đó là: hạt lớn đồng đều, độ cứng cao, độ phân giải thấp, chậm tan,chống thất thoát đạm và giúp cây trồng hấp thu dinh dưỡng tốt nhất; hàm lượngbiuret thấp; hiệu suất làm khô cao, rất thích hợp cho việc phối trộn phân đơn và vậnhành linh hoạt, linh động trong việc điều chỉnh kích cỡ hạt đạm Sản phẩm đạm U-

rê hạt đục Cà Mau là sản phẩm mới, có chất lượng cao và đã được Trung tâm 3 Tổng cục Ðo lường, Tiêu chuẩn, Chất lượng - Bộ Khoa học và Công nghệ cấpchứng chỉ hợp quy

-Công ty rất chú trọng đến quá trình phát triển nhân lực, với các đối tượngđang làm việc tại công ty, trước khi được nhận vào làm tại công ty thì các nhân viênđều phải qua một khoá học đào tạo thêm về chuyên ngành, còn trong quá trình làmviệc thì công ty cũng thường xuyên tổ chức các khoá đào tạo bên trong lẫn bênngoài nhằm bổ sung, mở rộng thêm kiến thức chuyên môn, nâng cao kỹ năng nghiệp

vụ, tăng cường các kỹ năng sống và làm việc chuyên nghiệp để phát triển đội ngũnhân viên có đủ khả năng đưa công ty chinh phục những mục tiêu cao hơn, xa hơn.Với đội ngũ nhân viên này, công ty xây dựng và duy trì một môi trường làm việc vàhọc tập trong đó các nhân viên phải không ngừng học hỏi, trau dồi tích cực nhữngkiến thức mới, rèn luyện kĩ năng để có thể đảm nhận những nhiệm vụ mà công tygiao Chính vì vậy cơ hội thăng tiến luôn có cho những ai không ngừng nỗ lực phânđấu, giúp cho công ty chinh phục được những đỉnh cao mới

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CTY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU

2.1.2 Giới thiệu phòng kinh doanh của công ty

Trong công ty TNHH MTV Phân bón dầu khí Cà Mau, phòng kinh doanh là

bộ phận vô cùng quan trọng của công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm xây dựng vàtriển khai các chiến lược/ kế hoạch vùng thị trường xuất nhập khẩu và chính sáchxuất, nhập khẩu của công ty đồng thời thực hiện các hoạt động tiếp thị - bán hàngtới các khách hàng tiềm năng (thị trường xuất-nhập khẩu) phân bón và hoá chấtnhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần…

Chức năng và nhiệm vụ của phòng là:

- Quản lý hoạt động kinh doanh các sản phẩm urê do công ty sản xuất, và các

mặt hàng phân bón khác Để đảm bảo việc kinh doanh hiệu quả các sản phẩmnày, thông qua hệ thống kinh doanh của công ty, lựa chọn, ký kết, thực hiện

hợp đồng với đại lý, khách hàng và các hoạt động kinh doanh trực tiếp, trên

cơ sở tuân thủ các qui định của pháp luật hiện hành và chỉ đạo của Tập đoànDầu khí Việt Nam, góp phần bình ổn thị trường phân bón trong nước, phục

vụ lợi ích thiết thực của nông dân

- Tổ chức xây dựng lập kế hoạch bán hàng theo năm

- Thường xuyên cập nhật diễn biến giá cả, cung cầu thị trường phân bón các

loại, kết hợp với thông tin thị trường từ các Đại lý/Cửa hàng trực thuộc nhằm

dự báo xu hướng thị trường trong ngắn hạn và đề xuất trình Ban Giám đốcquyết định kế hoạch kinh doanh các mặt hàng sẽ kinh doanh trong ngắn hạn

- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho công ty nhằm đảm bảo mức lợi nhuận

2.2 Quy trình đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng kinh doanh

Trưởng phòng kinh doanh của công ty TNHH MTV Phân bón – Dầu khí CàMau được thực hiện đánh giá hiệu suất công việc qua năm bước chính: Xác địnhtiêu chí đánh giá → Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp → Xác định ngườiđánh giá và huấn luyện kĩ năng đánh giá → Thông báo cho nhân viên về nội dungđánh giá → Thực hiện đánh giá

Tần suất đánh giá hiệu suất là 1 lần/ tháng Bởi lẽ phòng kinh doanh làphòng có nhiều nhiệm vụ được đưa ra thay đổi nhanh chóng, do vậy việc thực hiệnđánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng kinh doanh là một lần/ tháng để đảmbảo phù hợp với nhiệm cụ cũng như mục tiêu chính của công ty đã đề ra

2.2.1 Xác định tiêu chí đánh giá

2.2.1.1 Tiêu chí đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu công việc

Nhiệm vụ và mục tiêu công việc do cả hai bên thỏa thuận: Giám đốc công ty

và trưởng phòng kinh doanh nhằm đảm bảo tính công bằng cho người được đánh giá(Phụ lục 1)

- Lên kế hoạch công việc.

- Phân công và đánh giá công việc.

- Yêu cầu/Đề xuất đào tạo nhân viên.

- Phân chia, phê duyệt giờ tính lương và bảng chấm công.

- Phân công, phê duyệt làm thêm giờ.

- Phê duyệt chế độ nghỉ ốm, nghỉ phép.

- Đánh giá thành tích nhân viên.

- Tiến hành điều chỉnh công việc.

 Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả thực hiện các công táckinh doanh của Công ty.

- Tham mưu cho ban Giám đốc về quản lý các hoạt động kinh doanh của

công ty

- Tham gia và kiểm tra việc lập cơ sở dữ liệu, đánh giá về đối tác, nghiên

cứu, phân tích, dự báo thị trường trong nước và quốc tế để tham mưu, đềxuất các phương án, chiến lược/kế hoạch phát triển thị trường kinh doanhphân bón và hóa chất cho lãnh đạo công ty

- Đầu mối chủ trì việc cập nhật thông tin, xây dựng quy trình, quy chế

hướng dẫn thực hiện các hoạt động kinh doanh và kế hoạch kinh doanhcủa công ty

- Đầu mối, chủ trì việc giao dịch với khách hàng để đàm phán, thương

lượng, ký hợp đồng kinh doanh…

- Tổ chức thực hiện các tác nghiệp kinh doanh theo kế hoạch được giao.

- Hướng dẫn và kiểm tra CBCNV thực hiện đúng các quy định trong hoạt

động kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam và thông lệthương mại Quốc tế Tham gia, kiểm soát nhằm đảm bảo tính hợp pháp,hợp lệ của các hợp đồng mà Chi nhánh ký kết, thực hiện

- Triển khai thực hiện chính sách chăm sóc khách hàng để duy trì số lượng

khách hàng thường xuyên và tìm kiếm khách hàng mới

- Kiểm soát và thực hiện các phương án giải quyết hàng tồn kho.

 Chủ trì, lập, phân tích các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo

- Thống kê số liệu, lưu trữ, cập nhật thông tin hoạt động sản xuất kinh

doanh và các hoạt động liên quan khác;

- Thiết lập các các báo cáo định kỳ và đột xuất thuộc phạm vi phòng để

chuẩn bị công tác giao ban hàng tháng, quý và giao ban với các lãnh đạocấp cao

 Tham mưu, tổ chức thực hiện công tác giao nhận và quản lý hàng hoá

- Tham mưu cho ban Giám đốc về các hoạt động giao nhận và quản lý hàng

hoá

- Đầu mối chủ trì việc cập nhật thông tin, xây dựng quy trình, quy chế

hướng dẫn thực hiện các hoạt động trong công tác giao nhận và quản lýhàng hoá của Chi nhánh

- Chủ trì việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giao hàng, nhận

hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi và phân phối đi các nơi theo yêu cầu

- Đầu mối chủ trì và phối hợp với các phòng/ ban chức năng của Tổng

Công ty/Chi nhánh đàm phán, thực hiện và giám sát các hợp đồng muabảo hiểm hàng hóa, hợp đồng giám định chất lượng hàng hoá, lưu kho,lưu bãi, sắp xếp hàng hóa, gia công, sản xuất bao bì, in nhãn hiệu và cáchợp đồng dịch vụ khác ( nếu có)

- Tổ chức thống kê số liệu, báo cáo định kỳ và đột xuất tình hình thực hiện

giao hàng, nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, sắp xếp hàng hóa vàcác hợp đồng dịch vụ khác (nếu có )

 Cũng cố duy trì kênh phân phối, thị trường mục tiêu vững mạnh và tìm kiếmthị trường mới

Đánh giá hiệu quả của kênh phân phối hiện tại Đánh giá doanh số của sảnphẩm đạm Cà Mau tại thị trường hiện tại Nghiên cứu số liệu thu thập được từ đó đềxuất phương án để xâm nhập thị trường mới, giúp tăng doanh số cho sản phẩm

 Tham gia vào công tác tuyển dụng, đào tạo nhân viên phòng kinh doanhTham gia vào công tác đào tạo cũng nhưu phát triển nhân viên phòng kinhdoanh Đảm bảo nguồn lực nhân viên để hoàn thành các mục tiêu đề ra Đề xuấttuyển dụng nhân viên mới

Đề xuất thuyên chuyển, sắp xếp lại nhân viên và kỷ luật, khen thưởng nhânviên thuộc phòng kinh doanh

- 100% hàng hoá kinh doanh đáp ứng yêu cầu về chất lượng.

- 100% hoạt động kinh doanh đảm bảo đạt doanh thu theo kế hoạch hoặc

phương án kinh doanh được phê duyệt

- 100% hoạt động kinh doanh đảm bảo lợi nhuận theo kế hoạch hoặc

phương án kinh doanh được phê duyệt

- Kịp thời và 100% tiến trình kinh doanh thực hiện đúng theo kế hoạch và

phương án kinh doanh được phê duyệt

 Đảm bảo 100% chất lượng các báo cáo đúng thị trường và 100 % các báo cáođược kịp thời, chính xác

- 100% khối lượng thông tin được báo cáo chính xác, phản ánh đúng thị

trường

- 100% khối lượng thông tin báo cáo kịp thời.

 100% sự cố kinh doanh được giải quyết ngay khi xảy ra, và đúng theo quyđịnh của pháp luật và công ty

- 100% sự cố được xử lý kịp thời ngay sau khi phát sinh sự việc

- 100% sự cố được xử lý theo đúng quy trình, quy định của pháp luật và

của Tổng Công ty/ Chi nhánh

 Đảm bảo 100% kết quả thực hiện công tác Logistics

Tiêu chí đo lường bao gồm: An toàn, Hiệu quả, Khối lượng, Chất lượng, Tiến độ

- 100% người và hàng hóa an toàn trong quá trình bốc dỡ, giao nhận, vậnchuyển và lưu kho

- Đúng thời gian theo kế hoạch và có hiệu quả tối ưu

- 100% hàng hóa đảm bảo chất lượng, đầy đủ số lượng

2.2.1.2 Tiêu chí đánh giá năng lực thực hiện

a) Kiến thức

 Kiến thức chuyên môn

- Thông hiểu về ngành hóa chất, phân bón

Phân đạm là một sản phẩm rất khó để hiểu được hoàn toàn Đó là một sảnphẩm cần hiểu biết về các thành phần hóa học cũng như công dụng cụ thể của từngloại phân riêng biệt Do đó, khi khách hàng không có kiến thức nào về sản phẩmhoặc cần sự tư vấn thì những người làm kinh doanh cần phải cung cấp những kiếnthức cơ bản nhất về sản phẩm cho khách hàng Phòng kinh doanh sẽ là bộ phận tiếpxúc với khách hàng, do đó, cả trưởng phòng và nhân viên đều cần phải nắm rõ kiếnthức về sản phẩm chính của công ty là hóa chất và phân bón để có thể đảm bảo sảnphẩm được tiêu thụ và xây dựng kế hoạch hợp để kinh doanh hiệu quả

- Kiến thức về Quản trị kinh doanh, Marketing, Thống kê

Quản trị kinh doanh là một ngành giúp cho những người biết về nó có cáinhìn tổng quát về mọi mặt của kinh doanh Biết quản trị kinh doanhh tức là các nhàquản lý có thể có được các kiến thức trong các lĩnh vực như: quản lý, tổ chức; bánhàng; quản trị chiến lược, quản trị rủi ro, các vấn đề liên quan đến marketing… đểnhà quản trị có thể lên kế hoạch và giải quyết các vấn đề

Đây là kiến thức dành riêng cho các nhà quản trị, bất cứ nhà quản trị nàocũng đều phải có kiến thức về tổ chức, quản trị nhằm đưa ra chiến lược, sắp xếpcông việc và phân chia hợp lí cho nhân viên để đảm bảo hoạt động kinh doanh đượcthực hiện hiệu quả, trôi chảy, hoàn thành một cách nhanh chóng và tiết kiệm nguồnlực cho công ty

Nắm vững kiến thức về quản trị kinh doanh thì trưởng phòng mới có thể thựchiện tốt các hoạt động bán hàng Phòng kinh doanh là nơi tổ chức các hoạt động đểtiêu thụ sản phẩm, do đó, họ phải lên kế hoạch để thực hiện các kênh phân phốinhằm đảm bảo sản phẩm được tiêu thụ Không những thế, họ còn phải tổng hợp vàđưa ra các dự báo về mức tiêu thụ sản phẩm để ước tính mức sản xuất sao cho tốnkém ít chi phí nhất nhưng hiệu quả nhất Bên cạnh đó, họ cũng phải thực hiện cáccông việc liên quan đến Marketing để tăng sự nhận biết và lòng tin người tiêu dùngđối với thương hiệu.

Các chiến lược là điều không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp và trongdoanh nghiệp, phòng kinh doanh là một trong những bộ phận cần đưa ra nhiều chiếnlược nhất: chiến lược về bán hàng, chiến lược tiêu thụ sản phẩm, chiến lược sảnxuất, chiến lược kênh phân phối… Do đó, trưởng phòng kinh doanh cần nắm vữngnhững kiến thức về quản trị chiến lược nhằm tổ chức, thực hiện, triển khai và đánhgiá chiến lược sao cho đảm bảo hiệu quả của chiến lược đề ra để hệ thống vận hànhmột cách trơn tru và xuyên suốt

- Kiến thức về nghiệp vụ Logistics, Ngoại thương, Xuất nhập khẩu cũngnhư Hàng hải

Công ty Đạm Cà Mau chủ yếu thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu.Chẳng hạn như xuất khẩu qua thị trường Đông Nam Á, Trung Đông, Baltic,Nola Vì thế, việc trưởng phòng kinh doanh phải nắm rõ những kiến thức vềLogistics, Ngoại thương, Xuất nhập khẩu và Hàng hải Nắm rõ các kiến thức nàynhằm đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động kinh doanh quốc tế của công tyđược thực hiện tốt và nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra

- Kiến thức về chăm sóc khách hàng

Như đã nói trên, phòng kinh doanh luôn thực hiện tiếp xúc với khách hàng

Vì vậy, trưởng phòng kinh doanh phải biết cách làm cho khách hàng cảm thấy hàilòng Không chỉ thế, trưởng phòng cần phải biết tổ chức, giám sát nhân viên nhằm

đảm bảo nhân viên đem lại cho khách hàng sự hài lòng cao nhất “Chăm sóc kháchhàng” được coi là một cách để giữ chân khách hàng lâu dài và cũng là một trongnhững chiến lược cần thiết phải có của doanh nghiệp

- Kiến thức luật

Luật pháp luôn là một vấn đề của doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn kinhdoanh hiệu quả nhưng cũng phải nằm trong khuôn khổ chung của pháp luật Ngườilàm kinh doanh luôn phải để ý đến pháp luật và đưa ra những chiến lược đảm bảokhông trái với pháp luật để hạn chế mất mát về nguồn lực không cần thiết Trưởngphòng kinh doanh không chỉ phải nắm rõ các bộ luật và nghị định cơ bản liên quanđến việc kinh doanh trong nước (Các bộ luật và văn bản hướng dẫn thi hành củanước Việt Nam, Các văn bản hướng dẫn, quy trình liên quan của Tập đoàn dầu khíViệt Nam) mà phải nắm rõ cả bộ luật liên quan đến vấn đề xuất nhập khẩu ra nướcngoài như: Các điều khoản thương mại quốc tế (Incoterms), các quy tắc và thựchành thống nhất về tín dụng chứng từ trong xuất nhập khẩu (UCP 600)

 Kiến thức về máy tính, sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng

Trong công ty, các phòng ban luôn phải gắn kết với nhau và gắn kết với banlãnh đạo Để làm được điều đó, báo cáo là một văn bản nhằm cho các phòng ban vàban lãnh đạo nắm được tình hình nhanh nhất, cụ thể và chung nhất của toàn bộ hoạtđộng sản xuất kinh doanh Do đó, trưởng phòng cần có những kiến thức cơ bản vềmáy tính và sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng Hơn thế nữa, các công cụvăn phòng cũng hỗ trợ nhiều cho việc tính toán và ra quyết định của trưởng phòng

 Am hiểu về các quy định chung

Trưởng phòng kinh doanh cũng phải am hiểu các kiến thức về quy địnhchung của Tổng công ty nhằm tạo ra sự nhất quán trong tập đoàn: Các văn bảnhướng dẫn quy trình liên quan đến Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Các văn bản, hồ sơ,tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý Chất lượng – An toàn sức khỏe – Môi trường

mà Tổng công ty đang áp dụng; Nội quy lao động; Thỏa ước lao động tập thể;Chính sách nhân viên; Quy chế trả lương; thưởng và các quy định khác của Tổngcông ty/Chi nhánh.

b) Kỹ năng

 Kỹ năng chuyên môn

Là một trưởng phòng kinh doanh với việc lãnh đạo việc kinh doanh của công

ty thì kĩ năng thiết yếu là phải biết giải quyết công việc một cách khoa học, chặt chẽ

và nhanh chóng Do vậy yêu cầu người làm trưởng phòng kinh doanh phải có chứngchỉ tham gia các chương trình đào tạo các kỹ năng

 Kỹ năng quản lý

Phòng kinh doanh là phòng xây dựng, tổ chức, triển khai thực hiện các hoạtđộng kinh doanh xuất nhập khẩu phân bón, hóa chất của công ty Với số lượng côngviệc lớn cũng như công việc được phân chia cho nhiều nhóm, tổ thực việc Do vậy

là trưởng phòng kinh doanh thì phải chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý, hướng dẫntrực tiếp các hoạt động của nhân viên, nhóm, tổ để đạt được mục tiêu đã đề ra mộtcách hợp lý và có hiệu quả

 Kỹ năng lập kế hoạch

Là kĩ năng nhất thiết của trưởng phòng kinh doanh để hoạch định nhữngcông việc cần làm cũng như sắp phải làm và xác định biện pháp tốt nhất để thựchiện những công việc đó một cách chính xác và đạt hiệu quả cao Kĩ năng lập kếhoạch bao gồm các kĩ năng như:

- Kĩ năng xây dựng, triển khai một mô hình kinh doanh, tiêu thụ sản phẩmđảm bảo hoàn thành mục tiêu đã đề ra

- Kĩ năng thiết lập kênh phân phối hiệu quả