Đang tải... (xem toàn văn)
UBND HUYỆN THỌ XUÂN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số QT HT 01 Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt Họ và tên Lê Văn Tùng Nguyễn Hữu Dũng Hoàng Lộc Ninh Chức vụ Phó Chánh VP Chánh Văn phòng PCT[.]
UBND HUYỆN THỌ XN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT.HT.01 Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt Họ tên Lê Văn Tùng Nguyễn Hữu Dũng Hồng Lộc Ninh Chức vụ Phó Chánh VP Chánh Văn phòng PCT UBND huyện Chữ ký UBND HUYỆN THỌ XUÂN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU MÃ SỐ: QT.HT.01 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: 31/8/2012 Trang 2/14 Người có liên quan phải nghiên cứu thực nội dung quy định Nội dung quy định có hiệu lực thi hành đạo Lãnh đạo UBND Huyện Mỗi đơn vị phân phối 01 (có đóng dấu kiểm sốt), khơng có giá trị sử dụng cần phải loại bỏ Khi đơn vị có nhu cầu phân phối thêm tài liệu phải đề nghị với thư ký ISO để có đóng dấu kiểm sốt PHÂN PHỐI TÀI LIỆU □ □ □ □ □ □ □ Ban Lãnh đạo Ban ISO P Nội vụ P Tư pháp P Tài kế hoạch P Tài nguyên môi trường VP HĐND UBND □ □ □ □ □ □ □ P LĐ - TB XH P Văn hóa thể thao P Giáo dục Đào tạo P Y tế P Nông nghiệp P Công thương P Thanh tra THEO DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Nội dung hạng mục sửa đổi Trang sửa đổi Ghi UBND HUYỆN THỌ XN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU MÃ SỐ: QT.HT.01 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: 31/8/2012 Trang 3/14 Mục đích: Quy trình nhằm quy định thống cách thức biên soạn, phê duyệt, phân phối quản lý tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng UBND huyện Phạm vi áp dụng: Áp dụng để kiểm soát tài liệu sau: Quy trình áp dụng để kiểm soát tất tài liệu UBND Huyện ban hành; tài liệu bên mà UBND Huyện phải áp dụng bao gồm: Tài liệu HTQLCL; Tài liệu nội bộ; Tài liệu bên Tài liệu viện dẫn: TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu Thông tư số 01/2011/TT-BNV Thuật ngữ, định nghĩa: - Tài liệu nội (bao gồm tài liệu HTQLCL): văn bản, tài liệu UBND Huyện ban hành sử dụng để đảm bảo hoạch định, vận hành kiểm sốt có hiệu lực trình UBND Huyện - Tài liệu bên ngoài: tài liệu, văn tổ chức, quan, đơn vị UBND Huyện ban hành sử dụng hoạt động chuyên môn UBND Huyện (Văn pháp quy quan có thẩm quyền; tiêu chuẩn tài liệu tham khảo phục vụ cho cơng tác chun mơn) - Tài liệu kiểm sốt tài liệu có đóng dấu UBND trang phê duyệt, theo dõi danh mục phân phối tài liệu, sửa đổi cập nhật tới người sử dụng, tài liệu sử dụng có xác nhận người soạn thảo người kiểm tra người phê duyệt - Tài liệu lỗi thời: Là tài liệu khơng cịn hiệu lực sử dụng - CBCC: cán bộ, công chức thuộc UBND Huyện - HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng Nội dung quy trình: 5.1 Lưu đồ Quy trình viết, ban hành, sửa đổi HTCL (trang sau) UBND HUYỆN THỌ XUÂN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Trách nhiệm Trình tự thực Tất CBCC Yêu cầu viết, sửa đổi tài liệu Thủ trưởng đơn vị Xem xét Thủ trưởng đơn vị Người phân công Đại diện Lãnh đạo Người phân công Lãnh đạo UBND, Trang 4/14 Tài liệu tham chiếu, Biểu mẫu Phiếu yêu cầu viết sửa đổi tài liệu BM.HT.01.01 Thôn g báo Dự thảo, lấy ý kiến góp ý Xem xét BM.HT.01.01 BM.HT.01.01 Phân cơng viết, sửa đổi tài liệu Bản dự thảo tài liệu Thông báo Hoàn chỉnh tài liệu Phê duyệt Thư ký ISO Cập nhật vào danh mục Tài liệu Thư ký ISO Sao chụp, đóng dấu kiểm sốt, ghi sổ Thư ký ISO MÃ SỐ: QT.HT.01 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: 31/8/2012 Phân phối mới, thu hồi lỗi thời BM.HT.01.02 BM.HT.01.04 UBND HUYỆN THỌ XUÂN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU MÃ SỐ: QT.HT.01 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: 31/8/2012 Trang 5/14 5.2 Hình thức tài liệu: a) Hình thức Sổ tay chất lượng, quy trình hướng dẫn (tài liệu HTQLCL) quy định giống trang 1, trang trang quy trình b) Hình thức biểu mẫu thiết kế theo mục đích sử dụng cho hoạt động khác cần phải có mã số ngày áp dụng để kiểm sốt ghi góc bên phải biểu mẫu c) Thể thức tài liệu HTQLCL thực theo mục 5.5 quy trình 5.3 Hệ thống ký mã hiệu: 5.3.1 Quy định tên viết tắt loại tài liệu - Sổ tay chất lượng STCL - Quy trình QT - Hướng dẫn công việc HD - Nội quy NQ - Biểu mẫu BM - Chính sách chất lương CSCL - Mục tiêu chất lượng MTCL 5.3.2 Quy định tên viết tắt phòng: TT Tên đơn vị HỆ THỐNG VĂN PHÒNG HĐND&UBND THỊ XÃ PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH PHỊNG NỘI VỤ PHỊNG TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG PHỊNG VĂN HĨA VÀ THƠNG TIN PHỊNG Y TẾ Ký hiệu QLĐT HT PHỊNG QUẢN LÝ ĐƠ THỊ VP PHỊNG LAO ĐỘNG - TBXH TCKH 10 THANH TRA HUYỆN TTr NV 11 PHÒNG KINH TẾ KT TNMT 12 VHTT 13 YT 14 PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO PHÒNG TƯ PHÁP LĐTBXH GDĐT TP 5.3.3 Quy định mã hóa tài liệu: Quy trình/Hướng dẫn/Quy định có mã hiệu: AA.BB.CC.DD (AA - kí hiệu viết tắt Quy trình (QT)/Hướng dẫn (HD)/Quy định (QĐ)/Biểu mẫu (BM); BB - kí hiệu viết tắt tên phịng /bộ phận có liên quan trực tiếp nhiều đến quy trình; CC Số thứ tự tài liệu, DD số thứ tự biểu mẫu, từ 01 >99 Ví dụ: Quy trình QT.VP.01 quy trình số 01 Văn phịng QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU UBND HUYỆN THỌ XUÂN MÃ SỐ: QT.HT.01 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: 31/8/2012 Trang 6/14 Biểu mẫu BM.VP.01.02 - biểu mẫu số 02 thuộc quy trình QT.VP.01); AA BB CC DD Loại tài liệu Bộ phận ban hành Số thứ tự tài liệu Số thứ tự biểu mẫu (Chỉ áp dụng với biểu mẫu) Ghi chú: Biểu mẫu đánh số theo quy trình ban hành nó, nhiều quy trình đểu sử dụng chung biểu mẫu tùy theo tính chất loại mà đưa biểu mẫu quy trình quản lý 5.4 Nội dung tài liệu HTQLCL a) Sổ tay chất lượng: Nội dung Sổ tay chất lượng trình bày theo quy định điều 4.2.2 – Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Sổ tay chất lượng UBND Huyện bao gồm nội dung sau: - Bảng theo dõi thay đổi, sửa chữa tài liệu - Mục lục - Định nghĩa chữ viết tắt - Quản lý Sổ tay chất lượng - Giới thiệu UBND Huyện - Sơ đồ tổ chức - Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng - Giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng UBND Huyện b) Các quy trình: Nội dung quy trình bao gồm mục sau: Mục đích: Nêu mục đích tài liệu Phạm vi áp dụng: Nêu phạm vi mà tài liệu áp dụng Tài liệu liên quan hay tài liệu viện dẫn: Liệt kê hay viện dẫn tài liệu sử dụng thực quy trình Định nghĩa thuật ngữ: Nêu định nghĩa thuật ngữ chữ viết tắt quy trình (nếu có) Nội dung: Nêu nội dung chi tiết quy trình diễn giải sơ đồ quy trình UBND HUYỆN THỌ XN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU MÃ SỐ: QT.HT.01 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: 31/8/2012 Trang 7/14 Hồ sơ quy trình: Các loại hồ sơ liên quan đến quy trình cách thức lưu trữ hồ sơ Phụ lục: Là tài liệu diễn giải cần thiết kèm theo (nếu có) 5.5 Trách nhiệm ban hành loại tài liệu: Tất loại tài liệu nội UBND Huyện ban hành phải lãnh đạo UBND Huyện phê duyệt giao cho phận có liên quan viết kiểm tra cụ thể sau: Loại tài liệu Người viết Kiểm tra Phê duyệt Sổ tay chất lượng Thư ký ban ISO Chánh Văn phịng UBND, HĐND Lãnh đạo UBND Huyện Các quy trình/Hướng dẫn Cán phân cơng Các phịng chun mơn Trưởng phịng chun mơn Lãnh đạo UBND Huyện 5.6 Nhận biết tài liệu hành Phân phối tài liệu: Tài liệu phê duyệt ban hành theo hai hình thức: cứng mềm a) Tài liệu sau phê duyệt, thư ký ISO cập nhật vào danh mục tài liệu theo biểu mẫu BM.HT.01.02 chụp số lượng theo yêu cầu sử dụng để phân phối cho đơn vị liên quan; Bản gốc phê duyệt giấy nhận biết chữ ký gốc người biên soạn, kiểm tra phê duyệt ban ISO lưu gốc có chữ ký tươi khơng đóng dấu đỏ UBND Huyện phần phê duyệt b) Tài liệu phân phối cho phòng ban đơn vị UBND Huyện Bản từ gốc c) Khi phân phối phải ghi vào Sổ phân phối tài liệu BM.HT.01.04 có chữ ký người nhận Các tài liệu muốn phân phối bên phải phép lãnh đạo người ủy quyền d) Các Phịng ban có tài liệu phải lập danh mục tài liệu BM.HT.01.02 để theo dõi, quản lý thực hiện, cập nhật có thay đổi 5.7 Sửa đổi cập nhật tài liệu a) Trong trình sử dụng, cần sửa đổi, bổ sung quy trình người đề nghị phải ghi yêu cầu sửa đổi vào phiếu theo biểu mẫu BM.HT.01.01 trình Trưởng phịng, ban xem xét Việc sửa đổi quy trình thực theo sơ đồ trình bày 5.1; b) Nội dung thay đổi ghi bảng theo dõi thay đổi, cập nhật trang quy trình Trên trang nếu: Nội dung thay đổi 1/3 trang phần nội dung in nghiêng; Nội dung thay đổi nhiều 1/3 trang phần thay đổi UBND HUYỆN THỌ XN MÃ SỐ: QT.HT.01 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: 31/8/2012 Trang 8/14 in nghiêng Bảng theo dõi thay đổi ghi thay đổi trang Số lần thay đổi tăng 01 đơn vị c) Người quản lý quy trình có trách nhiệm cập nhật quy trình sửa đổi cho người sử dụng theo Danh mục Sổ phân phối tài liệu BM.HT.01.04 đồng thời phải thu hồi quy trình cũ để tránh sử dụng nhầm lẫn d) Quy trình thu hồi huỷ bỏ, gốc quy trình cũ giữ lại để tham khảo (nếu cần) trang bìa phải gạch chéo cắt góc quy trình để tránh nhầm lẫn e) Trong trường hợp xây dựng Hệ thống mạng LAN (mạng thông tin nội bộ) Webmail cán phụ trách quản lý Tin học Scan văn gốc thành File có định dạng khơng thể sửa đổi có pdf (đọc phần mềm Acrobat reader Foxit reader) đuôi jpg (đọc phần mềm xem ảnh) tải lên hệ thống mạng nội webmail thư mục có dấu hiệu phân biệt (ngày tháng cập nhận, số hiệu phiên bản,…) Cán phụ trách tải văn lên mạng cần gửi Email công văn thông báo cách thức tải xuống sử dụng cho phận UBND yêu cầu gửi Email phản hồi xác nhận sử dụng văn Hệ thống quản lý chất lượng 5.8 Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài: Tài liệu bên UBND Huyện văn pháp luật có liên quan Các tài liệu quản lý đơn vị sử dụng, phận văn thư lưu trữ đơn vị sử dụng phải lập danh mục tài liệu bên sử dụng đơn vị theo biểu mẫu BM.HT.01.03 để kiểm sốt cập nhật kịp thời có văn đời Các cán bộ, chuyên viên UBND Huyện sử dụng tài liệu bên có ảnh hưởng đến cơng việc phải tự lập cặp file lưu riêng tài liệu đồng thời phải lập danh mục tài liệu bên kèm theo file Các cán phải đảm bảo tài liệu bên ngồi sử dụng có hiệu lực hoàn toàn chịu trách nhiệm nguồn gốc xuất xứ chúng (Với mềm phải từ website thống Chính phủ, Bộ ngành liên quan, tải cần lập thư mục để quản lý máy tính) Hồ sơ TT Tên hồ sơ Mã số Nơi Thời gian Hình thức UBND HUYỆN THỌ XUÂN MÃ SỐ: QT.HT.01 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: 31/8/2012 Trang 9/14 lưu lưu lưu Phiếu yêu cầu viết, sửa đổi tài liệu BM.HT.01.01 Ban ISO năm Bằng giấy Danh mục tài liệu BM.HT.01.02 ,, ,, ,, Danh mục tài liệu bên BM.HT.01.03 ,, Cho đến có tài liệu ,, Sổ phân phối tài liệu BM.HT.01.04 ,, ,, ,, Phụ lục: Phiếu yêu cầu viết, sửa đổi tài liệu BM.HT.01.01 Danh mục tài liệu BM.HT.01.02 Danh mục tài liệu bên BM.HT.01.03 Sổ phân phối tài liệu BM.HT.01.04 Chú ý: (các biểu mẫu chèn thêm tiêu đề cho phù hợp với thể thức trình bày văn theo quy định UBND) BM.HT.01.01 UBND HUYỆN THỌ XN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU MÃ SỐ: QT.HT.01 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: 31/8/2012 Trang 10/14 PHIẾU YÊU CẦU VIẾT / SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Tên mã hiệu tài liệu yêu cầu: ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Đơn vị phòng liên quan: Nội dung đề nghị viết/sửa đổi: ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… Người đề nghị: Ngày: Ký tên: Ý kiến Trưởng đơn vị: ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Ngày: Ký tên: Người phân công viết/sửa đổi: Xong trước ngày: Ý kiến Đại diện lãnh đạo: ……………………………………………………………………………………………… …………………………………………………… Ngày: Ký tên: BM.HT.01.02 UBND HUYỆN THỌ XN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU MÃ SỐ: QT.HT.01 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: 31/8/2012 Trang 11/14 DANH MỤC TÀI LIỆU NỘI BỘ HIỆN HÀNH ĐƠN VỊ: TT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Tên tài liệu Mã tài liệu Lần sửa đổi Ngày ban hành UBND HUYỆN THỌ XUÂN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU MÃ SỐ: QT.HT.01 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: 31/8/2012 Trang 12/14 BM.HT.01.03 DANH MỤC TÀI LIỆU BÊN NGOÀI ĐƠN VỊ:…………………………………… T T 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Tên tài liệu/ Trích yếu nội dung Số/Ký hiệu Thời Cơ quan gian ban ban hành hành Ghi QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU UBND HUYỆN THỌ XUÂN MÃ SỐ: QT.HT.01 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: 31/8/2012 Trang 13/14 DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU STT Tên tài liệu Ký hiệu Ngày ban hành Bộ phận nhận BM.HT.01.04 Ngày nhận Ký nhận UBND HUYỆN THỌ XN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU MÃ SỐ: QT.HT.01 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành: 31/8/2012 Trang 14/14