ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA SỞ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã hiệu Ngày hiệu lực Lần ban hành Chức vụ : : : QTBB 01/VP 01/02/2012 01 Soạn thảo Thư ký ISO Xem xét Đại diện lãnh đạo Phê duyệt Giám đốc Lê Thị Ngọc Sương Chu Văn Công Nguyễn Hữu Thấu Chữ ký Họ tên Quy trình: Kiểm sốt tài liệu TRANG THEO DÕI SỐ LẦN SỬA ĐỔI/ĐIỀU CHỈNH TÀI LIỆU S TT Tóm lược nội dung sửa đổi/bổ sung/điều chỉnh Cơ sở pháp lý việc sửa đổi/bổ sung/điều chỉnh Lần sửa đổi 10 MỤC LỤC MỤC ĐÍCH PHẠM VI TÀI LIỆU VIỆN DẪN ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT NỘI DUNG QUY TRÌNH BIỂU MẪU/HỒ SƠ CẦN LƯU Ngày hiệu lực: 01/02/2012 Trang: 2/4 Lần ban hành: 01 Quy trình: Kiểm sốt tài liệu MỤC ĐÍCH Quy định cách thức kiểm soát tài liệu - đề xuất ban hành, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, cập nhật - thuộc hệ thống quản lý chất lượng quan PHẠM VI Áp dụng đối với tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng quan TÀI LIỆU VIỆN DẪN - Điều 4.2.3 – Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 - Sổ tay chất lượng ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT - Tài liệu nội bộ: tài liệu được thiết lập ban hành nội bộ quan liên quan đến HTQLCL - Tài liệu có nguồn gớc bên ngồi: tài liệu được thiết lập ban hành tổ chức bên liên quan đến HTQLCL - Đơn vị : Các đơn vị trực thuộc quan - ĐDLĐ : Đại diện lãnh đạo - HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng - QT : Quy trình - TTHC : Thủ tục hành - ISO : Hệ thớng quản lý chất lượng – TCVN ISO 9001:2008 NỘI DUNG QUY TRÌNH 5.1 Phê duyệt tài liệu trước ban hành: - Các tài liệu HTQLCL Cơ quan sau soạn thảo được trình Lãnh đạo Cơ quan phê duyệt Người soạn thảo, người xem xét (đại diện lãnh đạo) người phê duyệt (thủ trưởng quan) phải ký - Các tài liệu HTQLCL sau được duyệt được đóng dấu Cơ quan - Bản gớc tài liệu HTQLCL (khơng đóng dấu Cơ quan, chữ ký tươi) Văn phòng Cơ quan/văn thư lưu trữ 5.2 Phê duyệt lại tài liệu: - Khi có u cầu sửa đổi tài liệu, phịng ban lập tờ trình, chủn Văn phịng Cơ quan tổng hợp đề xuất lên Lãnh đạo Cơ quan Nếu xét thấy hợp lý, không trái khác với quy định nội bộ hành quy phạm luật pháp liên quan lãnh đạo Cơ quan người phê duyệt lại Lịch sử thay đổi được cập nhật vào trang đầu (theo dõi số lần sửa đổi tài liệu) - Những lỗi nhỏ tài liệu không cần thiết phải soạn thảo lại mà có thể chỉnh sửa tay (lỗi tả, cách hàng, lỗi kỹ thuật đánh máy,…) được xác nhận Trưởng/Phó phịng chức cách sửa trực tiếp ký tên xác nhận vị trí sửa 5.3 Nhận biết thay đổi tình trạng sửa đổi hành tài liệu: - Các tài liệu cơng văn, tờ trình, định, thơng báo, kế hoạch, v.v HTQLCL Cơ quan được mã hóa theo quy định hành Cơ quan - Tình trạng thay đổi sửa đổi hành tài liệu HTQLCL được nhận biết thể thông qua trang tài liệu (trang theo dõi sử thay đổi tài liệu) Ngày hiệu lực: 01/02/2012 Trang: 3/4 Lần ban hành: 01 Quy trình: Kiểm sốt tài liệu 5.4 Phân phối: - Sau có đầy đủ chữ ký người soạn thảo, người xem xét (kiểm tra) lãnh đạo phê duyệt, tài liệu được đóng dấu quan - Văn phịng Cơ quan/văn thư lưu gốc Thư ký ISO lãnh đạo lưu - Tồn bợ tài liệu HTQLC được đăng tải mạng nội bộ quan - Các phòng ban chức phải cập nhật vào Danh mục tài liệu cần kiểm sốt phịng - Các tài liệu liên quan đến phịng phải ln có sẵn nơi làm việc phịng 5.5 Nhận biết phân phối tài liệu bên ngoài, tài liệu Cơ quan ban hành có liên quan: - Các văn Cơ quan ban hành, tài liệu bên ngồi được phịng ban thu thập thơng qua Văn phịng mợt dạng văn đến từ cơng báo trang web Chính Phủ Các trưởng phịng, chun viên có trách nhiệm cập nhật đầy đủ vào quy trình, thủ tục, quy định, quy chế … liên quan phải thực theo nội dung tài liệu Nếu cần thay đổi ban hành lại tài liệu theo mục 5.2, 5.3 5.4 nêu 5.6 Kiểm soát tài liệu lỗi thời: - Khi ban hành tài liệu được chỉnh sửa từ tài liệu cũ văn thư có trách nhiệm thu hồi tài liệu cũ để loại bỏ; tài liệu được phê duyệt phân phối theo quy định mục 5.4 nêu - Các tài liệu khơng cịn hiệu lực cần lưu trữ để tham khảo Văn phịng Cơ quan phịng ban, bợ phận có nhu cầu lưu lại tham khảo phải sử dụng dấu hiệu nhận biết phù hợp, tránh việc sử dụng vơ tình Tài liệu lỗi thời không được đưa vào với Danh mục tài liệu nợi bợ cần kiểm sốt - Các tài liệu lỗi thời phải được tách biệt nhận biết khác với tài liệu hành có hiệu lực BIỂU MẪU/HỒ SƠ CẦN LƯU TT Tên Biểu mẫu Thời gian lưu tối thiểu Danh mục tài liệu (quy trình) cần kiểm sốt Lâu dài ĐƯỜNG DẪN BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM Danh mục tài liệu (quy trình) cần kiểm sốt Danh_muc_cac_Quy _trinh_can_kiem_soat.doc Ngày hiệu lực: 01/02/2012 Trang: 4/4 Lần ban hành: 01 ... DẪN BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM Danh mục tài liệu (quy trình) cần kiểm sốt Danh_muc_cac_Quy _trinh_can _kiem_ soat. doc Ngày hiệu lực: 01/02/2012 Trang: 4/4 Lần ban hành: 01 ... Các đơn vị trực thuộc quan - ĐDLĐ : Đại diện lãnh đạo - HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng - QT : Quy trình - TTHC : Thủ tục hành - ISO : Hệ thớng quản lý chất lượng – TCVN ISO 9001:2008