1. MỤC ĐÍCH Quy định trình tự, nội dung, hình thức và trách nhiệm của các cá nhân bộ phận trong việc ban hành và quản lý Thông tin dạng văn bản sử dụng trong toàn CÔNG TY TNHH ………. Đảm bảo tính hệ thống cho việc ban hành và quản lý Thông tin dạng văn bản. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho hoạt động quản lý Thông tin dạng văn bản của CÔNG TY TNHH ………. 3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN Điều khoản 7.5 Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 4. ĐỊNH NGHĨA Tài liệu nội bộ: là tài liệu do Công ty biên soạn và ban hành. Tài liệu nội bộ gồm: Sổ tay chất lượng; Các quy trìnhquy định hệ thống; Tài liệu hướng dẫn công việc; Tài liệu kỹ thuật Công ty phát hành ra; Các loại biểu mẫu; Các quy định nội bộ Công ty; Tài liệu bên ngoài: là các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài. Tài liệu có kiểm soát gồm: + Tài liệu có đóng dấu tròn mầu đỏ ở trang bìa là tài liệu gốc. Tài liệu lỗi thời: Là tài liệu gạch chéo trên dấu tròn đỏ hoặc ghi rõ trên trang bìa là “TÀI LIỆU LỖI THỜI”
CƠNG TY TNHH …………… QUI TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU, HỒ SƠ Mã hiệu: QT01 Ban hành lần Biên soạn Kiểm tra Xem xét Phê duyệt BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TT Trang, nội dung sửa đổi Lần sửa đổi/ ngày Người SĐ Xem xét Phê duyệt Mã hiệu QUI TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU, HỒ SƠ MỤC ĐÍCH : QT01 Ngày ban hành : 08/01/2022 Lần ban hành : 01 Số trang/tổng : 2/9 Mã hiệu QUI TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU, HỒ SƠ : QT01 Ngày ban hành : 08/01/2022 Lần ban hành : 01 Số trang/tổng : 3/9 - Quy định trình tự, nội dung, hình thức trách nhiệm cá nhân/ phận việc ban hành quản lý Thông tin dạng văn sử dụng tồn CƠNG TY TNHH ……… - Đảm bảo tính hệ thống cho việc ban hành quản lý Thông tin dạng văn PHẠM VI ÁP DỤNG - Áp dụng cho hoạt động quản lý Thơng tin dạng văn CƠNG TY TNHH ……… TÀI LIỆU VIỆN DẪN - Điều khoản 7.5 Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ĐỊNH NGHĨA - Tài liệu nội bộ: tài liệu Công ty biên soạn ban hành Tài liệu nội gồm: Sổ tay chất lượng; Các quy trình/quy định hệ thống; Tài liệu hướng dẫn công việc; Tài liệu kỹ thuật Công ty phát hành ra; Các loại biểu mẫu; Các quy định nội Công ty; - Tài liệu bên ngoài: tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi - Tài liệu có kiểm sốt gồm: + Tài liệu có đóng dấu trịn mầu đỏ trang bìa tài liệu gốc - Tài liệu lỗi thời: Là tài liệu gạch chéo dấu trịn đỏ ghi rõ trang bìa “TÀI LIỆU LỖI THỜI” Mã hiệu QUI TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU, HỒ SƠ : QT01 Ngày ban hành : 08/01/2022 Lần ban hành : 01 Số trang/tổng : 4/9 NỘI DUNG 5.1 Lưu trình soạn thảo, sửa đổi, ban hành tài liệu Trách nhiệm Tất nhân viên Công ty Trưởng phận Phụ trách ISO Phụ trách ISO Cán phân công Ban Giám Đốc Phụ trách ISO Trưởng phận Phiếu yêu cầu viết/sửa tài liệu BM01-QT01 Xem xét Xác nhận Phân công soạn thảo/sửa đổi tài liệu Xây dựng tài liệu Xem xét Phê duyệt Nhân bản, đóng dấu kiểm sốt Phụ trách ISO Phân phối thu hồi tài liệu lỗi thời Diễn giải lưu đồ Biểu mẫu Yêu cầu viết sử đổi tài liệu Phụ trách ISO Phụ trách ISO 5.2 Nội dung Lưu hồ sơ - Mã hiệu QUI TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU, HỒ SƠ : QT01 Ngày ban hành : 08/01/2022 Lần ban hành : 01 Số trang/tổng : 5/9 5.2.1 Yêu cầu viết/sửa đổi tài liệu - Tồn thể nhân viên Cơng ty q trình làm việc thấy biểu mẫu, quy trình, quy định hướng dẫn có điểm bất cập cần sửa đổi cải tiến muốn xây dựng thêm tài liệu đưa vào hệ thống QLCL, lập phiếu Yêu cầu viết/sửa đổi tài liệu BM01-QT01 chuyển trưởng phận xem xét 5.2.2 Xem xét ký duyệt - Yêu cầu viết/sửa đổi tài liệu trưởng phận xem xét, thấy cần thiết chuyển lên phụ trách ISO xem xét, ký duyệt - Nếu không cần thiết nội dung yêu cầu chưa đạt trưởng phận đề nghị nhân viên làm lại 5.2.3 Phân cơng soạn/sửa đổi tài liệu - Phụ trách ISO phân công người phụ trách soạn/sửa đổi tài liệu, ghi rõ tên người thực thời gian hoàn thành thảo phiếu Yêu cầu viết/sửa đổi tài liệu BM01QT01 5.2.4 Xây dựng tài liệu - Cán phân công thực viết/sửa tài liệu, viết lưu ý bám sát công việc thực tế, đảm bảo quy định Công ty, hoàn thành thời hạn 5.2.5 Xem xét, phê duyệt - Tài liệu sau xây dựng xong chuyển trưởng phận xem xét nội dung, Phụ trách ISO xem xét hình thức, ký hiệu, cách diễn giải không đạt yêu cầu sửa lại - Nếu đạt tài liệu trình ban giám đốc phê duyệt 5.2.6 Nhân bản, đóng dấu, phân phối, thu hồi tài liệu lỗi thời - Tài liệu sau ban giám đốc phê duyệt, phụ trách ISO cập nhật Danh mục tài liệu BM02-QT01, photo cho phận liên quan scan chuyển qua email/up lên server thu hồi lại tài liệu cũ lỗi thời khơng cịn giá trị sử dụng để tránh nhầm lẫn Mã hiệu QUI TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU, HỒ SƠ 5.3 : QT01 Ngày ban hành : 08/01/2022 Lần ban hành : 01 Số trang/tổng : 6/9 Trách nhiệm biên soạn, kiểm tra phê duyệt tài liệu nội Biên soạn Kiểm tra Phê duyệt Phân phối Phụ trách ISO Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc Phụ trách ISO Quy trình/Quy định hệ thống Trưởng BP/Người giao Phụ trách ISO Tổng Giám đốc Phụ trách ISO Hướng dẫn công việc Người giao Trưởng phận Trưởng phận Bộ phận lập Quy định nội Công ty Người giao Người uỷ quyền Tổng Giám đốc Bộ phận văn phòng Tên tài liệu Sổ tay chất lượng Biểu mẫu 5.4 Được thực theo quy trình, hướng dẫn liên quan Hình thức tài liệu hiển thị văn (trừ biểu mẫu) 5.4.1 Phần header - Gồm nội dung: - Mã số tài liệu, ngày ban hành, lần ban hành; - Tên tài liệu; - Logo công ty 5.4.2 Font chữ - 5.5 Đối với quy trình/quy định/hướng dẫn sử dụng font Time Newroman Arial, cỡ chữ 13-14 Đối với cỡ chữ lưu đồ, header, biểu mẫu nhỏ để vừa với khổ giấy Nội dung tài liệu nội 5.5.1 Sổ tay chất lượng Sổ tay chất lượng gồm nội dung sau: - Bảng theo dõi thay đổi; - Định nghĩa từ viết tắt; - Giới thiệu Công ty; - Sơ đồ tổ chức; Mã hiệu QUI TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU, HỒ SƠ - Chính sách chất lượng; - Giới thiệu hệ thống chất lượng Công ty : QT01 Ngày ban hành : 08/01/2022 Lần ban hành : 01 Số trang/tổng : 7/9 5.5.2 Mục tiêu chất lượng - Là điều định tìm kiếm hay nhắm tới có liên quan đến chất lượng - Mục tiêu gồm: nội dung mục tiêu, kế hoạch thực thời gian thực - Trong đó, nội dung mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu : Cụ thể, đo lường được, đánh giá được; Đảm bảo mặt thời gian; Phù hợp với sách chất lượng; Thực tế thực - Vào cuối năm trước đầu năm sau, Công ty lập mục tiêu chung, sau phận lập kế hoạch thực mục tiêu phân bổ - Sau lập mục tiêu phận lập kế hoạch thực trình ban Giám đốc duyệt 5.5.3 Quy trình/quy định Nội dung quy trình/quy định bao gồm mục sau: Mục đích: nêu mục đích tài liệu; Phạm vi áp dụng: nêu phạm vi mà tài liệu áp dụng; Tài liệu viện dẫn: tài liệu tham khảo để xây dựng/sửa đổi quy trình; Định nghĩa: nêu định nghĩa từ viết tắt tài liệu (nếu có); Nội dung: nêu nội dung chi tiết quy trình; Hồ sơ: nêu loại hồ sơ liên quan đến quy trình cách thức lưu trữ hồ sơ 5.5.4 Hướng dẫn cơng việc 5.6 Nội dung hướng dẫn công việc phụ thuộc vào phận chuyên môn, phải đảm có có đầy đủ logo Cơng ty; lần ban hành, ngày ban hành, mã số Cách đánh mã số - Sổ tay chất lượng - Các quy trình/quy định/Hướng dẫn Trong : Ký hiệu -STCL : Ký hiệu QT/QĐ/HD-XX- Mã hiệu QUI TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU, HỒ SƠ - 5.7 - 5.8 5.9 - : QT01 Ngày ban hành : 08/01/2022 Lần ban hành : 01 Số trang/tổng : 8/9 : CÔNG TY TNHH ………… XX : số thứ tự quy trình/quy định Biểu mẫu : Ký hiệu BMYY- QT/QĐ/HD-XX- Trong : CƠNG TY TNHH ……………… YY: số thứ tự biểu mẫu quy trình/quy định XX: số thứ tự quy trình/quy định Quản lý tài liệu bên ngồi Đối với tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi như: Các tài liệu văn quy định sử dụng Công ty không nội công ty ban hành mà nhận từ nhà xuất bản, đơn vị bên ngoài, tài liệu khách hàng cung cấp (lưu ý không bao gồm công văn đến) phận xếp khoa học (nhằm phổ biến sử dụng triệt để có hiệu nguồn tài liệu/tư liệu tham khảo, hỗ trợ ) Quản lý tài liệu lỗi thời Tài liệu lỗi thời tài liệu ghi rõ “Tài liệu lỗi thời”, phận lưu file có dấu hiệu tài liệu lỗi thời không sử dụng, để tham khảo Quản lý cơng văn đi, cơng văn đến Khi có cơng văn đến, cơng văn nhân viên hành nhân cập nhật sổ lưu hồ sơ theo quy định 5.10 Quản lý hồ sơ 5.10.1 Phân loại, lập danh mục hồ sơ: - Các phịng/bộ phận có trách nhiệm phân loại toàn hồ sơ phận mình, xếp vào file lưu hồ sơ; - Các hồ sơ lưu phải có đầy đủ thơng tin có chữ ký người xác nhận có liên quan; - Để đảm bảo thuận tiện lưu trữ, sử dụng tránh nhầm lẫn, mát, tất file hồ sơ phải đánh tên, đánh số rõ ràng; hồ sơ file phải phù hợp với tên quản lý file; định kỳ tháng lần kiểm sốt lại tồn hồ sơ hành; - Trên gáy file lưu hồ sơ cần có thơng tin: logo cơng ty, tên hồ sơ, tên phận lưu, số hồ sơ/tủ lưu (nếu có) 5.10.2 Lưu giữ hồ sơ - cứng Mã hiệu QUI TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU, HỒ SƠ : QT01 Ngày ban hành : 08/01/2022 Lần ban hành : 01 Số trang/tổng : 9/9 - Mỗi loại hồ sơ lưu theo cách thức thống nhất; - Chỉ người có trách nhiệm xử lý cơng việc liên quan phép sử dụng hồ sơ Sau dùng người sử dụng có trách nhiệm trả hồ sơ vào vị trí lưu trữ, muốn mang nơi khác sử dụng riêng phải copy khác để tránh thất lạc gốc Khi muốn sử dụng hồ sơ phận khác phải đồng ý trưởng phận đó; - Khi phát sinh văn bản, tài liệu hồ sơ mới, người quản lý hồ sơ cập nhật đầy đủ vào danh mục; - Thời gian lưu hồ sơ, nơi lưu quy định cụ thể quy trình/quy định 5.10.3.Huỷ bỏ hồ sơ - Đối với hồ sơ nội bộ, hồ sơ không quan trọng, thời gian lưu năm, phận tự hủy hồ sơ; - Đối với hồ sơ quan trọng, hồ sơ mua bán, hủy hồ sơ cần lập danh mục hồ sơ cần huỷ BM03-QT01 Các phận quản lý hồ sơ tiến hành huỷ phương pháp đốt cháy, xé hay phương pháp khác có chứng kiến xác nhận người có thẩm quyền; - Đối với loại hồ sơ cần bảo mật phải người có trách nhiệm hủy theo phương pháp riêng HỒ SƠ STT Tên hồ sơ Mã số Nơi lưu Thời gian lưu Phiếu yêu cầu viết/sửa tài liệu BM01-QT01 Phụ trách ISO 01 năm Danh mục tài liệu BM02-QT01 Phụ trách ISO Danh mục hồ sơ cần huỷ BM03-QT01 Phụ trách ISO Lưu đến thay đổi 01 năm ... hiệu QUI TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU, HỒ SƠ MỤC ĐÍCH : QT01 Ngày ban hành : 08/01/2022 Lần ban hành : 01 Số trang/tổng : 2/9 Mã hiệu QUI TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU, HỒ SƠ : QT01 Ngày ban hành : 08/01/2022... gồm: + Tài liệu có đóng dấu trịn mầu đỏ trang bìa tài liệu gốc - Tài liệu lỗi thời: Là tài liệu gạch chéo dấu tròn đỏ ghi rõ trang bìa “TÀI LIỆU LỖI THỜI” Mã hiệu QUI TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU, HỒ... TNHH ……… TÀI LIỆU VIỆN DẪN - Điều khoản 7.5 Tiêu chuẩn ISO 900 1: 2015 ĐỊNH NGHĨA - Tài liệu nội b? ?: tài liệu Công ty biên soạn ban hành Tài liệu nội gồm: Sổ tay chất lượng; Các quy trình /quy định