QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ Mã số QT 02 Ngày ban hành 01/11/2022 Lần BH 01 Trang 2/ 5 THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU TT Vị trí sửa đổi Tóm tắt nội dung sửa đổi Ngày hiệu lực Tài liệ[.]
QUY TRÌNH KIỂM SỐT HỒ SƠ Mã số: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ QT-02 Ngày ban hành: 01/11/2022 Lần BH: 01 Trang: 2/ THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU TT Vị trí sửa đổi Tóm tắt nội dung sửa đổi Ngày hiệu lực Tài liệu phân phối tới: Ban Lãnh đạo Phòng Sản xuất Phòng R&D Phịng Hành nhân Phịng Đảm bảo chất lượng Phịng Kinh doanh Phịng Kế hoạch Phịng Kế tốn Mã số: QUY TRÌNH KIỂM SỐT HỒ SƠ QT-02 Ngày ban hành: 01/11/2022 Lần BH: 01 Trang: 3/ Mục đích Qui định cách thức kiểm sốt loại hồ sơ thuộc hệ thống quản lý tích hợp ISO Công ty, đảm bảo hồ sơ bảo quản mơi trường thích hợp nhằm cung cấp chứng chứng minh phù hợp hệ thống quản lý an toàn thực phẩm với yêu cầu sở cho việc cải tiến Phạm vi áp dụng Áp dụng cho tất phận, hồ sơ thuộc hệ thống quản lý tích hợp Cơng ty Định nghĩa, chữ viết tắt: Hồ sơ: Tài liệu công bố kết qủa đạt hay cung cấp chứng hoạt động thực HCNS: Phịng Hành nhân Trách nhiệm quyền hạn Tất phận Công ty có trách nhiệm tn thủ quy trình Nội dung 5.1 Lưu trình: Bước Trách nhiệm Lưu trình Tài liệu Mã số: Ngày ban hành: 01/11/2022 QUY TRÌNH KIỂM SỐT HỒ SƠ Trưởng phịng Người phụ trách Phòng phụ trách Người phụ trách Trưởng phòng QT-02 Lần BH: 01 Trang: 4/ Xác định loại hồ sơ cần lưu QF-02-01 Thu thập, phân loại, xếp Lưu trữ Xem xét hồ sơ hết hạn QF-02-02 lưu Phòng phụ trách TP HCNS 5.2 Diễn giải Bước QF-02-02 Hủy bỏ Nội dung Xác định loại hồ sơ cần lưu: Trưởng phòng xác định loại hồ sơ cần lưu phận mình, giao người phụ trách phịng ghi đầy đủ thơng tin vào danh mục hồ sơ theo mẫu QF-02-01 Thu thập, phân loại, xếp hồ sơ lưu: Người phân công lưu hồ sơ phận chịu trách nhiệm thu thập, phân loại, xếp hồ sơ theo thứ tự thời gian theo số thứ tự kết hợp hình thức Lưu trữ: Hồ sơ lưu bìa cứng, ngồi bìa có tên hồ sơ, số thứ tự file, tên phận quản lý Hồ sơ phải lưu theo nguyên tắc: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng Hồ sơ bảo quản mơi trường thống, khơ đảm bảo khơng bị hư Trách nhiệm Trưởng phịng Người phụ trách Phòng phụ trách Tài liệu QF-02-01 Mã số: QUY TRÌNH KIỂM SỐT HỒ SƠ hỏng, số liệu Xem xét hồ sơ lưu hết hạn: Định kỳ hàng năm người phụ trách phần hồ sơ phòng xem xét hồ sơ lần, hồ sơ hết hạn lưu lập theo mẫu QF02-02, trình Trưởng phịng định việc hủy bỏ Hủy bỏ: Người lưu hồ sơ hủy theo phê duyệt Trưởng phòng Trưởng phòng/ Trưởng phòng HCNS giám sát việc hủy hồ sơ 6.Tài liệu kèm theo QT-02 Ngày ban hành: 01/11/2022 Lần BH: 01 Trang: 5/ Người phụ trách Trưởng phòng QF-02-02 Phịng phụ trách Phịng HCNS QF-02-02 Khơng áp dụng Lưu hồ sơ STT Tên hồ sơ Ký hiệu Bộ phận Thời gian lưu Danh mục hồ sơ QF-02-01 Phòng phụ trách 01 năm Danh mục hồ sơ xin hủy QF-02-02 Phòng phụ trách Phòng HCNS 01 năm ... Mã số: QUY TRÌNH KIỂM SỐT HỒ SƠ QT-02 Ngày ban hành: 01/11/2022 Lần BH: 01 Trang: 3/ Mục đích Qui định cách thức kiểm soát loại hồ sơ thuộc hệ thống quản lý tích hợp ISO Cơng ty, đảm bảo hồ sơ... QF-02-01 Mã số: QUY TRÌNH KIỂM SỐT HỒ SƠ hỏng, số liệu Xem xét hồ sơ lưu hết hạn: Định kỳ hàng năm người phụ trách phần hồ sơ phòng xem xét hồ sơ lần, hồ sơ hết hạn lưu lập theo mẫu QF02-02, trình Trưởng... phận Cơng ty có trách nhiệm tn thủ quy trình Nội dung 5.1 Lưu trình: Bước Trách nhiệm Lưu trình Tài liệu Mã số: Ngày ban hành: 01/11/2022 QUY TRÌNH KIỂM SỐT HỒ SƠ Trưởng phòng Người phụ trách