Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ

Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ

Qui tr×nh

KiÓm so¸t tµi liÖu néi bé

Phân phối tới bộ phận:

☐ Phòng/BP Sản xuất (Kho NPL) ☐Phòng/BP Hành chính & Nhân sự

☐ Phòng/BP Sản xuất (Nhà cắt) ☐ Phòng/BP Tài chính & kế toán& Cung ứng

☐ Phòng/BP Sản xuất (Xưởng may) ☐ Phòng/BP Y tế/Vệ sinh/Bếp ăn

☐ Phòng/BP Sản xuất (Hoàn thiện & kho hàng) ☐ Phòng/BP kế hoạch/XNK/QL đơn hàng

☐ Phòng/BP Sản xuất (Bảo trì máy & cơ điện & IT) ☐ Phòng/BP An ninh

☐ Phòng/BP Kỹ thuật ☐ Phòng/BP Tuân thủ/QA/ISO/COC

☐ Phòng/BP Quản lý chất lượng/QC ☐Ban Giám đốc

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Ngày sửa

Người sửa

(ký & ghi rõ họ tên)

Người duyệt

(ký & ghi rõ họ tên)

Ghi chú

Người biên soạn Trưởng bộ phận Trg/Phó ban

ISO-COC (Tổng) Giám đốc

Chữ ký

Họ và

tên

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ

1 MỤC ĐÍCH

Nhằm quy định một phương pháp thống nhất và đầy đủ cho việc soạn thảo, ban hành tài liệu Hệ Thống, đảm bảo sự chính xác, giá trị pháp lý và trách nhiệm của đơn

vị soạn thảo hoặc đơn vị ban hành tài liệu trong Công ty TNHH

2 PHẠM VI ÁP DỤNG:

Qui trình này áp dụng đối với tất cả tài liệu Hệ thống chất lượng do các phòng ban, đơn vị trong Công ty TNHH soạn thảo

- ISO 9001:2008

4 ĐỊNH NGHĨA

4.1 Thuật ngữ:

4.1.1 Tài liệu :

- Tài liệu nội bộ: Là các quy trình, các hướng dẫn, biểu mẫu do Công ty biên soạn và ban hành

- Tài liệu bên ngoài: Là các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài, do các tổ chức bên ngoài ban hành và có hiệu lực áp dụng tại Công ty

- Tài liệu được kiểm soát: Tài liệu có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động tại Công ty và có đóng dấu “Tài liệu được kiểm soát” Ngoài ra tài liệu mẫu cứng của công ty cũng được đóng dấu “Xác nhận” và “Chỉnh sửa”

- Tài liệu không kiểm soát: Là tài liệu không có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động trong Công ty, chỉ sử dụng để tham khảo Tài liệu này không nhất thiết phải cập nhật và không dấu “Tài liệu được kiểm soát”

4.1.2 Hồ s ơ : Các dạng văn bản chứa đựng các thông tin ghi chép lại các kết quả thực

hiện trong quá trình hoạt động của Công ty nhằm cung cấp các bằng chứng khách quan về việc thực hiện các yêu cầu của Hệ Thống

4.2 Chữ viết tắt

- TGĐ : Tổng giám đốc Công ty

- Công ty : Công ty TNHH MTV …

- BLĐ : Ban lãnh đạo

- TP : Trưởng phòng

- HT : Hệ thống

5 NỘI DUNG QUI TRÌNH

5.1.L ư u đ ồ soạn thảo

_ +

5.2.Mô tả l ưu đ ồ soạn thảo

B

ư ớc 1 : Khi có nhu cầu viết sửa tài liệu, BLĐ chỉ định người viết hoặc sửa tài liệu B

ư ớc 2 : Người được phân công viết văn bản thu thập thông tin, nghiên cứu tình hình thực tế sản xuất kinh doanh của đơn vị, soạn thảo tài liệu và gửi cho người chỉ định trong thời gian quy định

Nội dung tài liệu Yêu cầu viết sửa tài liệu, chỉ định người viết sửa Viết sửa tài liệu Lấy ý kiến góp ý Hoàn chỉnh tài liệu

Phê duyệt Phân phối Ban hành

Tài liệu được kiểm soát

ư ớc 3 : Tài liệu sẽ được BLĐ gửi đến các bộ phận có liên quan để lấy ý kiến góp

ý (Nếu cần)

B

ư ớc 4 : TP hoặc cán bộ được phân công tập hợp các ý kiến đóng góp, hoàn chỉnh tài liệu cho phù hợp trước khi chuyển cho những người có trách nhiệm để kiểm tra, phê duyệt ban hành và phân phối

5 3 Hình thức trình bày

Quy trình:

- Các quy trình được quy định trình bày giống trang 1, trang 2 của tài liệu này

- Ký hiệu: QC.X.X.X

Hướng dẫn :

- Các hướng dẫn được quy định trình bày giống trang 2 của tài liệu này

- Những hướng dẫn đơn giản có thể ghi ngay nội dung chi tiết

Biểu mẫu :

- Ký hiệu: BM-QC.X.X.X

Trong đó: QC là chữ viết tắt bộ phận Chất lượng

BM là chữ viết tắt của Biểu Mẫu

XX là số thứ tự tài liệu

KT: Phòng Kỹ Thuật NL: Kho Nguyên liệu PL: Kho Phụ Liệu LAB: Phòng Lab CUT: Bộ phận cắt MAY: Xưởng May HT: Bộ phận hoàn thiện CAD: Phòng Giác Mẫu CĐ: Phòng Cơ Điện

NPL: Phòng Quản lý Nguyên Phụ Liệu QA: Phòng quản lý chất lượng

QC: Kiểm tra chất lượng KPH: Không phù hợp KPPN: Khắc phục phòng ngừa cải tiến

XX có giá trị từ 01 -99

5.4.Nội dung soạn thảo quy trình

1. Mục đích : Nêu mục đích của tài liệu

2. Phạm vi áp dụng: Nêu phạm vi mà tài liệu được áp dụng

3. Tài liệu tham khảo: Liệt kê những tài liệu được tham khảo khi soạn thảo

(Nếu có)

4. Định nghĩa: Nêu định nghĩa, từ viết tắt và các thuật ngữ trong quy trình (nếu

có)

5. Nội dung: Nêu lên nội dung chi tiết, cụ thể tùy thuộc vào mục đích sử dụng

của quy trình

6. Lưu hồ sơ: Nơi lưu hồ sơ và thời gian lưu

7. Phụ lục: Nêu các loại biểu mẫu kèm theo (nếu có)

5.5.Trách nhiệm biên soạn, kiểm tra và phê duyệt tài liệu nội bộ

5.6.

Kiểm soát tài liệu

- Dấu: "xác nhận" và “chỉnh sửa” được đóng trên mẫu cứng được kiểm soát

- Dấu: “Tài liệu được kiểm soát” được đóng trên tài liệu sử dụng hiện hành và/hoặc trên bìa tài liệu chứa tài liệu sử dụng hiện hành của công ty

- Dấu “Tài liệu hết hạn sử dụng” được đóng trên tài liệu cũ, hết hạn sử dụng và/hay bìa chứa tài liệu cũ hết hạn sử dụng của công ty

- Các đơn vị phải đảm bảo các tài liệu áp dụng cho các hoạt động quản lý chất lượng (bao gồm cả tài liệu nội bộ, bên ngoài, các tiêu chuẩn v.v) tại bộ phận phải có dấu được kiểm soát và luôn có sẵn ở những vị trí cần sử dụng

- Bản copy có dấu màu đen là tài liệu không được kiểm soát

Mẫu con dấu kiểm soát tài liệu tại phòng kỹ thuật:

5.7.Phân phối, quản lý tài liệu nội bộ

- Người được phân công quản lý tài liệu hệ thống chất lượng chung của công ty

có trách nhiệm lưu trữ và quản lý bản gốc tài liệu mới nhất, cập nhật vào bảng danh mục tài liệu hệ thống chất lượng của công ty (……….)

- Khi phân phối tài liệu, người phân phối phải cập nhật các thông tin vào Sổ phân phối tài liệu (………), yêu cầu người nhận tài liệu của từng phòng ban ký xác nhận vào

- Người được phân công quản lý tài liệu ở mỗi phòng ban có trách nhiệm lưu giữ

và quản lý bản gốc tài liệu mới nhất, cập nhật vào danh mục tài liệu hiện hành của phòng ban mình (……….) và lưu giữ tại bộ phận, phòng ban của mình

- Các tài liệu nhân bản trước khi giao cho các bộ phận hoặc cá nhân liên quan phải được đóng dấu “Tài liệu được kiểm soát”

6 PHỤ LỤC

1 : Danh mục tài liệu hiện hành

2 : Sổ phân phối tài liệu

3 : Bảng danh mục tài liệu hệ thống chất lượng của công ty

QUY ĐỊNH VỀ VIỆC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU LỖI THỜI

1 Định nghĩa: Tài liệu lỗi thời tức là những tài liệu mà một phần hay toàn bộ

nội dung của nó không còn giá trị nữa mà nếu sử dụng nhầm sẽ dẫn tới sai lệch trong quá trình sản xuất, không đáp ứng được các yêu cầu mới của luật pháp hiện hành hay các yêu cầu của khách hàng (Customers) hay nhà cung cấp (Vendors)

2 Yêu cầu: Tất cả tài liệu lỗi thời phải được nhận dạng rõ ràng hay cách ly

hoàn toàn với các tài liệu hiện hành khác để tránh nhầm lẫn trong việc sử dụng Tất cả các phòng ban chịu trách nhiệm cử ra một người thực hiện công việc kiểm soát tài liệu của phòng ban mình, bao gồm cả tài liệu hiện hành và tài liệu lỗi thời Tài liệu cũ được đóng thành file được cất ở nơi riêng biệt và được bảo quản cẩn thận

3 Phương thức kiểm soát:

Đối với tài liệu lỗi thời, tiến hành xác định những tài liệu lỗi thời, sau đó đóng dấu “Tài liệu hết hạn sử dụng” lên tài liệu/bìa chứa tài liệu, đồng thời loại bỏ tài liệu cũ này ra khỏi hệ thống tài liệu đang sử dụng của công ty Sau một thời gian cụ thể các phòng ban tập hợp tài liệu lỗi thời của phòng ban mình và đem lên cất trong kho tài liệu cũ của công ty để tách biệt hoàn toàn những tài liệu lỗi thời này và trách tình trạng nhầm lẫn với tài liệu đang sử dụng

QUY ĐỊNH CẤT GIỮ, BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG HỒ

SƠ CHẤT LƯỢNG

1 Định nghĩa: Hồ sơ chất lượng bao gồm:

- Tài liệu kỹ thuật do khách hàng cung cấp;

- Mẫu duyệt / mẫu chuẩn;

- Bảng màu nguyên phụ liệu;

- Kết quả thử nghiệm nguyên phụ liệu, thành phẩm do khách hàng cung cấp;

- Các kiến nghị của khách hàng;

- Biên bản họp triển khai trước khi vào chuyền;

- Các báo cáo kiểm tra nguyên phụ liệu, phụ kiện;

- Các báo cáo kiểm tra công đoạn cắt

- Báo cáo sản phẩm đầu chuyền;

- Các báo cáo kiểm trên chuyền (Inline), kiểm cuối chuyền (Endline), kiểm sau

là, kiểm thành phẩm (Final);

- Báo cáo liên quan tới chất lượng của nhà thầu phụ như IN, THÊU, GIẶT…

- Các báo cáo liên quan tới an toàn sản phẩm: báo cáo theo dõi kim gãy; báo cáo

dò tìm kim; các hồ sơ bảo dưỡng máy móc thiết bị trong công ty

2 Nội dung

2.1 Sử dụng hồ sơ chất lượng / Retention of Quality Documents:

- Tài liệu kỹ thuật do khách hàng cung cấp: Bản gốc của tài liệu này do phòng

kỹ thuật của công ty quản lý Khi chuẩn bị sản xuất một mã hàng thì tài liệu này sẽ được photo thành nhiều bản chuyển tới các bộ phận sản xuất và kiểm tra chất lượng liên quan Tài liệu này phải có sẵn ngay tại nơi làm việc để những người liên quan có thể dễ dàng tham khảo

- Mẫu duyệt: thông thường thì chỉ có 01 mẫu duyệt do khách hàng cung cấp và

thường phải lưu tại phòng mẫu hay phòng kỹ thuật Chính vì vậy phòng kỹ thuật cần phải chuẩn bị những mẫu chuẩn dựa theo mẫu duyệt, kiến nghị của khách hàng và cung cấp cho các bộ phận liên quan như May; Là; Đóng gói

- Bảng màu nguyên phụ liệu: thông thường, nhà cung cấp (Vendor) sẽ cung

cấp cho nhà máy 01 bản màu phụ liệu Dựa vào nguyên phụ liệu của từng mã hàng nhận được, phòng kỹ thuật có trách nhiệm làm nhiều phiên bản, cung cấp

cho kho nguyên - phụ liệu, xưởng cắt, xưởng may và đóng gói Bản gốc phải được lưu tại phòng kỹ thuật

- Kết quả thử nghiệm nguyên phụ liệu, thành phẩm: tất cả các kết quả thử

nghiệm (test) về nguyên phụ liệu do khách hàng cung cấp sẽ được phòng kỹ thuật xem xét trước khi đưa vào sản xuất Các kết quả thử độ co vải sau giặt /

là do phòng kỹ thuật thực hiện phải được thông báo cho bộ phận liên quan như làm mẫu cứng (patterns), Phòng chất lượng, phòng cắt, bộ phận là … để tham khảo và sử dụng khi cần thiết

- Các kiến nghị của khách hàng: sau khi gửi mẫu cho khách hàng duyệt nhà

cung cấp (Vendor) sẽ chuyển cho nhà máy những kiến nghị về mẫu này kèm theo Những kiến nghị này phải được xem xét kỹ trong buổi họp triển khai trước khi vào chuyền và phải được photo thành nhiều bản để giao cho tất cả các bộ phận và kiến nghị này phải có sẵn tại nơi làm việc để nhân viên liên quan tham khảo

- Biên bản họp triển khai trước khi vào chuyền: khi bắt đầu sản xuất, nhà máy

phải tiến hành họp triển khai trước khi vào chuyền theo hướng dẫn Biên bản này phải được photo thành nhiều bản rồi chuyển cho tất cả các bộ phận liên quan Tại xưởng may, biên bản này phải được treo cùng mẫu chuẩn, tài liệu kỹ thuật và kiến nghị của khách hàng

- Các báo cáo kiểm tra nguyên phụ liệu, phụ liệu, phụ kiện: Nhân viên kiểm

tra vải và kiểm tra phụ liệu, phụ kiện sẽ tiến hành kiểm tra theo hướng dẫn Mọi biểu mẫu sẽ do trưởng phòng QA cung cấp và khi có sực thay đổi sẽ phải tuân thủ theo quy trình quản lý tài liệu trên của công ty Tất cả các thông tin cần thiết trong báo cáo phải được ghi đầy đủ, chính xác, kịp thời và phải được kiểm tra xác nhận của trưởng bộ phận Tất cả các báo cáo kiểm tra vải, phụ liệu, phụ kiện sẽ được lưu tại kho nguyên phụ liệu theo từng mã hàng

- Các báo cáo kiểm tra công đoạn cắt: Nhân viên kiểm tra công đoạn cắt sẽ

phải dùng những biểu mẫu kiểm tra do phòng quản lý chất lượng cung cấp Tất

cả các thông tin cần thiết trong báo cáo phải được ghi đầy đủ, chính xác, kịp thời và phải được kiểm tra xác nhận của trưởng bộ phận Tất cả các báo cáo sẽ được lưu xưởng cắt theo từng mã hàng

2.2.Bảo quản hồ sơ chất lượng / Protection of Quality Documents:

- Hồ sơ liên quan tới chất lượng sẽ do cán bộ quản lý của phòng kỹ thuật, phòng

QA và phòng sản xuất lưu trữ theo từng mã hàng riêng biệt sau khi kết thúc việc sản xuất một mã hàng Các tài liệu liên quan được kết hợp lại thành một

bộ hồ sơ hoàn chỉnh (một style), bao gồm bản gốc hay bản copy, bảo đảm đầy

đủ các thông tin về chất lượng của một sản phẩm

- Hồ sơ chất lượng của một sản phẩm phải được lưu trữ đầy đủ, đồng bộ và bảo đảm an toàn, tránh thất thoát hay có can thiệp từ bên ngoài Các tủ lưu hồ sơ phải được khóa và chỉ có người được phân công trách nhiệm mới có quyền mở khóa

- Người không có trách nhiệm không được phép sử dụng các tài liệu liên quan, không được phép photo copy, không được phép chuyển cho người khác hay đơn vị khác khi chưa có sự cho phép của người được ủy quyền

- Người có trách nhiệm gửi các báo cáo chất lượng hay tài liệu liên quan tới chất lượng phải đảm bảo gửi đúng đối tượng tránh nhầm lẫn; không chuyển, không cho những người không liên quan xem các tài liệu này

- Thời hạn lưu trữ hồ sơ chất lượng ít nhất là 5 năm

3.Phụ lục

: Danh mục hồ sơ

TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY