QT 01 quy trinh kiem soat tai lieu

TỔNG CÔNG TY LẮP MÁY VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA HÀ NỘI -o0o - LILAMA HANOI JSC, CO QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU MÃ SỐ: QT-01 NGƯỜI BIÊN SOẠN NGƯỜI XEM XÉT PHÊ DUYỆT Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 1/11 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số QT-01 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 THEO DÕI SỬA ĐỔI Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi THEO DÕI PHÂN PHỐI Ban điều hành Phòng Quản trị Tổng hợp Phịng Tổ chức Phịng Vật tư Phịng Tài chính-kế tốn Nhà máy Cơ khí Lilama Hà Nội Phịng Phát Triển Các Dự Án Đầu Tư Xí nghiệp, Đội/Cơng trình Phịng Kinh tế Kỹ thuật Phịng QL máy-Cơ giới-An tồn MỤC ĐÍCH: Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 2/11 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số QT-01 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Quy định cách thức soạn thảo, phê duyệt, phân phối quản lý tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng Công ty Cổ Phần Lilama Hà nội nhằm đảm bảo: Phê duyệt tài liệu trước ban hành; Xem xét, cập nhật cần phê duyệt lại tài liệu; Đảm bảo nhận biết thay đổi tình trạng sửa đổi hành tài liệu; Đảm bảo văn tài liệu sẵn sàng nơi sử dụng; Đảm bảo tài liệu rõ ràng, dễ nhận biết; Đảm bảo tài liệu có nguồn gốc bên ngồi nhận biết việc phân phối chúng kiểm sốt Ngăn ngừa việc sử dụng vơ tình tài liệu lỗi thời áp dụng dấu hiệu nhận biết thích hợp chúng giữ lại với mục đích PHẠM VI ÁP DỤNG: Quy định kiểm soát tài liệu áp dụng để kiểm soát tài liệu thuộc hệ thống chất lượng: Sổ tay chất lượng; Các quy trình, quy định; Hướng dẫn cơng việc; Biểu mẫu; TÀI LIỆU THAM KHẢO: Sổ tay chất lượng; Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT: Đơn vị trực thuộc: bao gồm Nhà máy sản xuất, xí nghiệp, đội/cơng trình Tài liệu: Được hiểu sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu tài liệu có nguồn gốc từ bên tài liệu kỹ thuật, tài liệu tổ chức, nhà xuất ban hành sử dụng để thực hoạt động hệ thống chất lượng Tài liệu HTQLCL ISO 9001:2008 kiểm sốt: Là tài liệu có đóng dấu kiểm sốt “Tài liệu kiểm sốt” Cơng ty trang bìa đầu, theo dõi danh mục phân phối tài liệu, sửa đổi cập nhật tới người sử dụng Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 3/11 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số QT-01 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Tài liệu lỗi thời: Là tài liệu khơng cịn hành (giá trị sử dụng), tài liệu cũ, tài liệu q hạn lưu trữ, sử dụng có dấu kiểm sốt "Tài liệu lỗi thời" trang tài liệu Tài liệu HTQLCL ISO 9001:2008 khơng kiểm sốt: tài liệu khơng có dấu “Tài liệu kiểm sốt” trang bìa đầu, người sử dụng tài liệu khơng cập nhật tài liệu thay đổi Ghi chú: Tài liệu kiểm sốt khơng kiểm soát áp dụng cho tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 NỘI DUNG: A./ Quy định soạn thảo ban hành tài liệu HTQLCL ISO 9001:2008: 5.1 Lưu đồ soạn thảo, ban hành, sửa đổi tài liệu: Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 4/11 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Bước CV Trách nhiệm Bước Ban Giám đốc, Trưởng phòng /đơn vị trực thuộc Bước Mã số QT-01 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Nội dung Nhu cầu sử dụng tài liệu Biểu mẫu đính kèm Khi có nhu cầu Phiếu đề nghị BM-01-01 Ngay sau xem xét Cán soạn thảo Phân công soạn thảo/sửa đổi tài liệu Bước Thời gian Theo kế hoạch yêu cầu Cán soạn thảo Hoàn chỉnh tài liệu Bước Bước Ban Giám đốc, Trưởng phòng /đơn vị trực thuộc Thư ký Ban ISO Phòng quản trị tổng Bước hợp phòng/đơn vị Bước Xem xét phê duyệt K đạt Tối đa 07 ngày Tối đa 02 ngày Đạt Nhân bản, đóng dấu kiểm soát, cập nhật danh mục Phân phối thu hồi tài liệu lỗi thời Ban ISO Danh mục tài liệu HTQLCL BM-01-02 Ngay sau đóng dấu Theo quy định Lưu hồ sơ Các phịng/đơn vị có nhu cầu viết mới, hiệu chỉnh, bổ sung tài liệu hệ thống quản lý chất lượng tiến hành thiết lập BM-01-01 (phiếu đề nghị) chuyển Thư ký ISO báo cáo Trưởng ban xem xét đạo thực hiện, cần phải tuân thủ: 5.2 Hình thức tài liệu HTQLCL Hình thức, cấu trúc quy trình hướng dẫn quy định (trình bày) giống tài liệu riêng hình thức STCL khác với quy trình, hướng dẫn Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 5/11 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số QT-01 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Hình thức biểu mẫu thiết kế theo mục đích sử dụng cho hoạt động khác nhau, cần phải có mã số để kiểm soát Mã số biểu mẫu: Ghi góc bên phải phía trên, có đóng khung 5.3 Hệ thống ký mã hiệu HTQLCL 5.3.1 Sổ tay chất lượng: Ký hiệu STCL 5.3.2 Quy trình: Ký hiệu QT-XX, đó: - QT chữ viết tắt quy trình - XX số thứ tự quy trình từ 01-99 Công ty 5.3.3 Hướng dẫn quy định: Ký hiệu HD-XX, QĐ-XX đó: - HD/QĐ chữ viết tắt hướng dẫn/quy định - XX số thứ tự quy trình từ 01-99 Công ty 5.3.4 Biểu mẫu: Ký hiệu BM - XX - YY, đó: - BM chữ viết tắt biểu mẫu - XX thứ tự quy trình từ 01-99 Cơng ty - YY số thứ tự biểu mẫu từ 01-99 Quy trình 5.4 Nội dung tài liệu HTQLCL Cấu trúc nội dung tài liệu HTQLCL ISO 9001-2008 (Xem trang bên) : Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 6/11 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số QT-01 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Chính sách, mục tiêu chất lượng Sổ tay chất lượng Các thủ tục (quy trình, quy định, hướng dẫn ) Hồ sơ theo yêu cầu tiêu chuẩn Chính sách chất lượng: Là ý đồ, định hướng chung tổ chức có liên quan đến chất lượng lãnh đạo cao cơng bố thức Hình thức sách: Ngắn gọn, xúc tích, thơng điệp, công báo, phương châm liên quan đến đường lối, định hướng Cơng ty Chính sách chất lượng phải phổ biến thấu hiểu tổ chức với số phương pháp sau: Treo sách chất lượng vị trí dễ nhìn, dễ thấy In phổ biến thẻ đeo cán công nhân viên Yêu cầu tham luận văn từ phía đơn vị có liên quan Phổ biến qua họp giao ban Mục tiêu chất lượng: Là điều định tìm kiếm hay nhắm tới có liên quan đến chất lượng Mục tiêu thiết lập thành 03 phần : Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 7/11 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số QT-01 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Phần : Nội dung mục tiêu Phần : Kế hoạch thực Phần : Biện pháp theo dõi Trong đó, nội dung mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu : Cụ thể, đo lường được, đánh giá Đảm bảo mặt thời gian Phù hợp với sách chất lượng Thực tế thực MTCL bắt buộc phải thiết lập tất phịng/đơn vị trực thuộc Cơng ty Các phịng/đơn vị công bố mục tiêu phương pháp phổ biến treo vị trí dễ thấy, triển khai theo biện pháp cam kết Định kỳ, Ban ISO yêu cầu tổ chức hoạt động báo cáo theo BM-01-03 (Báo cáo tình hình thực MTCL) giám sát kết đạt từ phòng/đơn vị Sổ tay chất lượng Công ty bao gồm nội dung sau: Bảng theo dõi thay đổi; Định nghĩa từ viết tắt; Giới thiệu Công ty; Sơ đồ tổ chức Công ty; Chính sách chất lượng; Giới thiệu HTCL Công ty; Các chương HTCL áp dụng Công ty Các Quy trình/Quy định: Nội dung QT/QĐ bao gồm mục sau: Mục đích: Nêu mục đích tài liệu Phạm vi áp dụng: Nêu phạm vi mà tài liệu áp dụng Tài liệu viện dẫn: Liệt kê tài liệu sử dụng thực Định nghĩa: Nêu định nghĩa chữ viết tắt tài liệu, có Nội dung: Nêu nội dung chi tiết QT/QĐ Hồ sơ: Nêu loại hồ sơ liên quan đến QT/QĐ cách thức lưu trữ hồ sơ Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 8/11 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số QT-01 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Phụ lục biểu mẫu đính kèm: Nêu lên loại biểu mẫu tài liệu diễn giải cần thiết kèm theo (nếu có) Các Hướng dẫn: Nội dung hướng dẫn bao gồm mục quy trình Nếu hướng dẫn đơn giản viết nội dung chi tiết Một hướng dẫn phần phụ lục quy trình 5.5 Trách nhiệm ban hành loại tài liệu: Được thực theo quy định phân cấp Công ty Loại tài liệu Trách nhiệm soạn thảo Xem xét Phê duyệt STCL Thư ký ISO Trưởng Ban ISO Tổng Giám đốc Trưởng Ban ISO Các QT/QĐ Trưởng/phó phòng, đơn vị người Tổng Giám đốc uỷ quyền Hướng dẫn cơng Trưởng/phó phịng, đơn vị việc 5.6 Phân phối tài liệu HTQLCL Trưởng ban ISO Tổng Giám đốc Tài liệu sau phê duyệt, cán phân công cập nhật vào Danh mục tài liệu HTQLCL theo biểu mẫu BM-01-02 (liệt kê toàn tài liệu HTQLCL có cấp phát sử dụng) Đồng thời, chụp với số lượng quy trình sử dụng để phân phối cho phịng, ban, cơng trình liên quan Mỗi đơn vị có Danh mục tài liệu nội riêng (BM-0102) tất tài liệu phân phối đến đơn vị phải đóng dấu ‘’Tài liệu kiểm sốt’’ có dấu giáp lai Khi phân phối tài liệu, người có trách nhiệm gửi phận phải ghi vào sổ cấp phát/thu hồi tài liệu có chữ ký người nhận Các tài liệu muốn phân phối bên phải phép Phụ trách phận 5.7 Sửa đổi cập nhật tài liệu Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 9/11 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số QT-01 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Trong trình sử dụng thấy tài liệu cần phải sửa đổi nội dung sửa đổi phải xem xét phê duyệt cấp trước ban hành tài liệu Trình tự sửa đổi tài liệu thực theo sơ đồ mục 5.1 Nội dung thay đổi ghi Bảng theo dõi thay đổi tài liệu, cập nhật trang thứ tài liệu Phần nội dung thay đổi phải in chữ nghiêng để dễ nhận biết Người quản lý tài liệu có trách nhiệm cập nhật tài liệu sửa đổi cho người sử dụng, đồng thời phải thu hồi tài liệu cũ để tránh sử dụng nhầm lẫn Loại tài liệu cần cập nhật là: STCL, QT, HD, BM… Tài liệu thu hồi huỷ bỏ, gốc tài liệu cũ giữ lại để tham khảo (nếu cần), trang bìa phải có dấu kiểm soát "Tài liệu lỗi thời" để tránh sử dụng nhầm tài liệu lỗi thời B./ Quản lý tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi: Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi như: Các tài liệu văn quy định sử dụng Công ty không nội Công ty ban hành mà nhận từ nhà xuất bản, đơn vị bên ngồi (lưu ý khơng bao gồm cơng văn đến) 365 mẫu soạn thảo văn bản, nghị định 209, định mức vật tư, tiêu chuẩn thép, xi măng phòng, đơn vị trực thuộc xếp khoa học, cập nhật vào Danh mục truy cập tài liệu bên BM-01-04 (nhằm phổ biến sử dụng triệt để có hiệu nguồn tài liệu/tư liệu tham khảo, hỗ trợ ), đồng thời trang bìa tài liệu phải đóng dấu hiệu kiểm sốt “Tài liệu bên ngồi”, ghi rõ tên đơn vị, phận sử dụng đề tránh nhầm lẫn, thất C./ Soạn thảo văn bản, quản lý cơng văn đến: Phòng quản trị tổng hợp văn hành (Thông tư 01/BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn kỹ thuật trình bày văn bản), tổ chức nghiên cứu soạn thảo quy định, hướng dẫn cốt yếu thông tư (như dùng Font nào, cỡ chữ bao nhiêu, khoảng cách/độ dãn dòng ) phù hợp với loại hình sản xuất, kinh doanh Cơng ty thơng báo đến phịng, đơn vị trực thuộc tổ chức triển khai thực Quản lý công văn đến theo nghiệp vụ văn thư lưu trữ (có đầy đủ sổ theo dõi công văn đi, công văn đến hệ thống lưu trữ) Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 10/11 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số QT-01 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 LƯU HỒ SƠ STT Nội dung hồ sơ Danh mục tài liệu HTQLCL Sổ cấp phát/thu hồi tài liệu Danh mục tài liệu bên Bộ phận lưu trữ Tất phòng/đơn vị trực thuộc Thư ký ISO Tất phòng/đơn vị trực thuộc Thời gian lưu Khi có thay đổi năm Khi có thay đổi PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐỂ ÁP DỤNG: Phiếu đề nghị soạn thảo/sửa đổi tài liệu BM - 01 - 01 Danh mục tài liệu HTQLCL BM - 01 - 02 Báo cáo tình hình thực MTCL BM - 01 - 03 Danh mục tài liệu bên BM - 01 - 04 Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 11/11 ... lại tài liệu Mã số: QT- 01 Ngày ban hành: 10/02/ 2012 Lần ban hành: 01 Trang: 2/11 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số QT- 01 Ngày ban hành 10/02/ 2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Quy định cách thức... xin cấp lại tài liệu Mã số: QT- 01 Ngày ban hành: 10/02/ 2012 Lần ban hành: 01 Trang: 3/11 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số QT- 01 Ngày ban hành 10/02/ 2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Tài liệu... xin cấp lại tài liệu Mã số: QT- 01 Ngày ban hành: 10/02/ 2012 Lần ban hành: 01 Trang: 5/11 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số QT- 01 Ngày ban hành 10/02/ 2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Hình thức