Quy trình kiểm soát tài liệu

Quy trình kiểm soát tài liệu

Bảng theo dõi sửa đổi

Lần sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi Ghi chú

UỶ BAN NHÂN DÂN

Phân phối

1 Giám đốc Sở 1 6 Phòng Quản lý Khoa học 1

2 Phó Giám đốc Sở 2 7 Phòng Quản lý Công nghệ 1

3 Ban ISO 1 8 Phòng Kế hoạch -Tài chính 1

4 Văn phòng Sở 1 9 Phòng Quản lý KH&CN cơ sở 1

5 Thanh tra Sở 1

Phê duyệt

Người viết Phạm Thị Hiền Chức vụ Chánh Văn phòng Ký

Người kiểm tra Phạm Quốc Chính Chức vụ Phó Giám đốc Sở Ký

Người duyệt Nguyễn Văn Vỵ Chức vụ Giám đốc Sở Ký

UỶ BAN NHÂN DÂN

để mọi người hiểu rõ và thực hiện theo đúng những yêu cầu của hệ thống

- Quy định cách thức thống nhất trong việc soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt, ban hành, phân phối, bổ sung, thay đổi tài liệu và hủy bỏ tài liệu lỗi thời

- Quy định việc quản lý trên mạng máy tính của HT QLCL dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính nhà nước, quản lý password của mạng máy tính với mục tiêu cung cấp tài liệu và dữ liệu cho các Phòng, cá nhân có nhu cầu sử dụng

2 Phạm vi áp dụng; Trách nhiệm và quyền hạn

2.1 Phạm vi áp dụng

- Quy trình này được áp dụng cho hệ thống tài liệu có liên quan đến

HT QLCL dịch vụ hành chính công của Sở Khoa học và Công nghệ theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

Ngoài ra thủ tục này còn quy định sự kiểm soát đối với các tài liệu

có nguồn gốc bên ngoài.

- Tất cả cán bộ chuyên viên Sở Khoa học và Công nghệ có liên quan đến việc tham gia thiết lập tài liệu của HT QLCL dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính nhà nước có trách nhiệm thực hiện.

UỶ BAN NHÂN DÂN

2.2 Trách nhiệm và quyền hạn

- Cán bộ Ban ISO chịu trách nhiệm thiết lập các tài liệu theo quy định của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008, bao gồm Sổ tay chất lượng và các quy trình theo quy định Kiểm soát, ban hành tất cả các tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng( HTQLCL)

- Cán bộ các phòng nghiệp vụ thiết lập các quy trình, hướng dẫn công việc của các phòng

- Trưởng phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm kiểm tra các thủ tục của phòng mình thiết lập và phê duyệt các hướng dẫn công việc

- Giám đốc Sở phê duyệt sổ tay chất lượng và các tài liệu khác của HTQLCL

- Đại diện lãnh đạo kiểm tra Sổ tay chất lượng và tất cả các tài liệu trong

hệ thống quản lý chất lượng của Sở (trừ hướng dẫn công việc)

SỞ KHOA HỌC&CN

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

3 Định nghĩa - thuật ngữ và các từ viết tắt 3.1 Định nghĩa - Thuật ngữ

Khách hàng: ở đây được hiểu là các cá nhân công dân hoặc tổ chức pháp nhân (Gọi tắt là Tổ chức và Công dân) có yêu cầu giải quyết hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Khoa học và Công nghệ

Sản phẩm: sản phẩm ở đây được hiểu là kết quả của dịch vụ được thể hiện trên các loại văn bản do Sở Khoa học và Công nghệ ban hành để giải quyết các yêu cầu về dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính nhà nước, theo yêu cầu của Tổ chức và công dân và theo quy định của pháp luật.

- Hồ sơ của khách hàng: là toàn bộ các hồ sơ, giấy tờ liên quan do người yêu cầu (khách hàng) đưa đến để giải quyết theo thủ tục hành chính quy định Để phân biệt với

hồ sơ kết quả giải quyết, hồ sơ này được gọi tắt là "hồ sơ yêu cầu".

UỶ BAN NHÂN DÂN

4 Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo

- Điều khoản 4.2.3 của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

- Sổ tay chất lượng: Mục 4.2.3 Kiểm soát tài liệu

5 Nội dung

5.1 Quy định chung

5.1.1 Phân cấp hệ thống tài liệu

Tài liệu của HT QLCL dịch vụ hành chính công gồm 4 cấp: Sổ tay chất lượng; quy trình; Hướng dẫn công việc hay quy định và các biểu mẫu, hồ sơ

Sổ tay chất lượng: là tài liệu cấp cao nhất trong hệ thống tài liệu, nội dung gồm chính sách chất lượng, giới thiệu nguồn lực, sơ đồ tổ chức, trách nhiệm

và quyền hạn của các cán bộ chủ chốt, mục đích và nội dung hoạt động cho từng điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, và các tài liệu hỗ trợ

Quy trình: là cách thức đã định để thực hiện một hoạt động do Sở Khoa học và Công nghệ ban hành, được thiết lập theo điều khoản yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Trong một điều khoản có thể viết nhiều quy trình

Hướng dẫn công việc hay quy định: là cách thức đã định để thực hiện một công việc chuyên môn nhằm thống nhất phương pháp thực hiện

Biểu mẫu được ban hành cùng với từng cấp tài liệu nêu trên

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.1.2 Các quy định về ký hiệu, định dạng tài liệu

- Ký hiệu của hệ thống tài liệu được quy định như sau:

+ Quy trình: QT- XX- YY

+ Hướng dẫn công việc HDCV- XX- YY

+ Biểu mẫu BM-XX-YY.ZZ

- Quy định về cách ký hiệu tài liệu

- QT: Viết tắt chữ quy trình; XX là tên cơ quan, bộ phận soạn thảo viết tài liệu; YY là số thể hiện số thứ tự của quy trình hướng dẫn, biểu mẫu ; ZZ là số thể hiện số thứ tự của biểu mẫu trong quy trình

Ví dụ:

- QT- TTr - 01: Quy trình thanh tra kiểm tra

- BM - TTr- 01.03: Biểu mẫu số 03 của quy trình số - biên bản làm việc của thanh tra sở

- Định dạng tài liệu:

Tất cả tài liệu phải được soạn thảo trên giấy khổ A4

Quy định về Font chữ : toàn bộ tài liệu dùng kiểu chữ Times New Roman (Bộ mã

Unicode), cỡ chữ 14

- Thành phần của một quy trình (dùng kiểu chữ in đậm)

1 Mục đích

2 Phạm vi áp dụng; Trách nhiệm và quyền hạn

3 Định nghĩa - thuật ngữ và các từ viết tắt

4 Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo

5 Nội dung

6 Hồ sơ lưu

7 Biểu mẫu và phụ lục kèm theo

* Cách đánh số thứ tự các phần trong một thủ tục: đánh số thứ tự theo dãy số tự nhiên: 1 ,

2 , 3 (in đậm).

UỶ BAN NHÂN DÂN

Ví dụ: 1 2

1.1 2.1

1.2 2.2

5.1.3 Tài liệu được kiểm soát

- Trang bìa của tài liệu được nhận biết qua tên tài liệu, ký hiệu, lần ban hành, ngày ban hành, tổng số trang, tổng số biểu mẫu, phòng nhận tài liệu và chữ ký soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt (trang bìa của STCL không tuân theo quy định này) Trên trang bìa được đóng dấu treo của Sở thể hiện tài liệu được kiểm soát.

-Tất cả các trang của tài liệu được nhận biết qua tên tài liệu, ký hiệu, lần ban hành, ngày ban hành, trang/tổng số trang (không áp dụng cho biểu mẫu).

- Ban ISO chịu trách nhiệm cập nhật đầy đủ BM-VP-05.01 (Phiếu kiểm soát danh sách tài liệu) và lưu giữ sau khi được ĐDLĐ phê duyệt - Phiếu kiểm soát danh sách tài liệu và toàn bộ bản gốc của hệ thống tài liệu quản lý chất lượng được Ban ISO lưu giữ cho đến khi có sự thay đổi Bản gốc là bản phê duyệt gốc bằng mực, không đóng dấu treo của Sở Bản gốc được sử dụng để phô tô khi cần thiết.

nước không được sao chép ở bất kỳ trường hợp nào nếu không được sự chấp thuận của ĐDLĐ.

- Khi phân phối tài liệu sửa đổi thì Ban ISO có trách nhiệm thu hồi tài liệu cũ để loại bỏ, trong trường hợp cần lưu trữ bản cũ để tham khảo thì gạch ngang chữ “Đã kiểm soát” trên tài liệu và đóng dấu “Lỗi thời” vào cạnh chữ “Đã kiểm soát”

- Trong trường hợp tài liệu cũ bị thất lạc không thu hồi được thì Ban ISO lập phiếu yêu cầu hành động khắc phục và hành động phòng ngừa nhằm đảm bảo bộ phận

đó không sử dụng tài liệu đã lỗi thời.

- Trong trường hợp tài liệu đang hiện hành bị thất lạc thì Ban ISO kết hợp với bộ phận đó truy tìm nguyên nhân và lập phiếu yêu cầu hành động khắc phục và hành động phòng ngừa nhằm ngăn ngừa không để tái diễn tình trạng thất lạc tài liệu, đồng thời đảm bảo cho bộ phận đó không sử dụng tài liệu lỗi thời Sau đó, Ban ISO cấp bổ sung bản sao tài liệu đó cho bộ phận sử dụng.

- Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài được kiểm soát bằng danh sách tài liệu có nguồn gốc bên ngoài (BM-VP-05.02), và phải được ĐDLĐ phê duyệt Nếu có sự thay đổi tài liệu có nguồn gốc bên ngoài, các Trưởng phòng phải có trách nhiệm cập nhật và thông báo cho Ban ISO để điều chỉnh trình ĐDLĐ phê duyệt bổ sung hay thay đổi.

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.1.4 Tài liệu không kiểm soát

- Tài liệu cung cấp cho các cơ quan bên ngoài nhằm mục đích thông tin không được đóng dấu Các tài liệu này không được thay thế khi có thay đổi.

- Các tài liệu không kiểm soát không được cung cấp cho các phòng hoặc CBCC thực hiện công việc có ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính nhà nước cung ứng cho tổ chức /công dân.

- Tài liệu không kiểm soát nếu ban hành ngoài phạm vi Sở Khoa học

và Công nghệ phải được sự cho phép của ĐDLĐ

5.1.5 Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài

- Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài là hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành có liên quan trực tiếp đến các lĩnh vực quản lý Nhà nước chuyên ngành hay các quy phạm về kỹ thuật có liên quan đến lĩnh vực quản lý của Sở Khoa học và Công nghệ.

- Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài có thể là Luật, Nghị định, Quyết định, Thông tư, Chỉ thị, Quy chế, tiêu chuẩn các loại

- Hệ thống tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài không theo quy định

về định dạng cách trình bày (mục 5.1.2 của thủ tục này) như các loại tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng, nhưng phải được kiểm soát bằng BM-VP-05.02 (danh sách tài liệu có nguồn gốc bên ngoài).

UỶ BAN NHÂN

DÂN TỈNH THÁI

NGUYÊN

SỞ KHOA HỌC&CN

QUY TRÌNH QT- VP - 05

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Lần ban hành : 01 Ngày BH:

21/9/2009

5.2 Ban hành tài liệu

- Các Phòng xác định nhu cầu cần có và đề nghị ban hành thủ tục, hướng dẫn công việc, ĐDLĐ xem xét và phê duyệt cho phép thực hiện (BM-VP-05.04- Phiếu đề nghị Ban hành / Sửa đổi tài liệu)

- Trước khi ban hành, các tài liệu được Ban ISO xem xét về nội dung, sửa chữa các điểm chưa phù hợp và xem xét sự phù hợp so với các điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 và các điều khoản của STCL Sau đó, Ban ISO kiểm tra các tài liệu trên theo đúng cách trình bày đã quy định ở mục 5.1.2 Các quy định về ký hiệu, định dạng tài liệu

- Tài liệu được xem là hợp lệ sau khi được kiểm tra, phê duyệt của ĐDLĐ

và được cán bộ Ban ISO ban hành

5.3 Phân phối tài liệu

- Lần đầu ban hành, mỗi tài liệu chỉ được phân phối một bản sao đến các phòng.

- Ban ISO chịu trách nhiệm phân phối bản sao tài liệu có đóng dấu treo

- Khi phân phối, Ban ISO ký giao và Phòng được phân phối ký nhận theo Danh sách phân phối tài liệu (BM-VP-05.03) Danh sách này được ghi thành hai (2) bản, Ban ISO giữ một bản, phòng được phân phối giữ một bản để cùng quản lý các tài liệu đã phân phối đến các phòng trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ.

- Nếu các phòng ban có nhu cầu cung cấp bản sao tài liệu của HT QLCL dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính nhà nước đến các bộ phận trực thuộc, Trưởng phòng lập phiếu đề nghị cung cấp bản sao tài liệu (BM-VP-05.05) trình ĐDLĐ phê duyệt Ban ISO có trách nhiệm cung cấp bản sao đó và thực hiện giao nhận như mục 5.3 - Phân phối tài liệu.

- Các phòng được phân phối tài liệu có nhiệm vụ duy trì, bảo quản tài liệu và loại bỏ các tài liệu lỗi thời ra khỏi nơi làm việc Trưởng Phòng hay người được ủy quyền có trách nhiệm huấn luyện cho CBCC có liên quan thấu hiểu và thực hiện công việc đúng yêu cầu của tài liệu.

-Tài liệu liên quan trực tiếp đến các công việc cụ thể phải tồn tại ở nơi tiến hành công việc.

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.4 Sửa đổi, soạn thảo, hủy bỏ tài liệu 5.4.1 Quy trình chung

-CBCC có yêu cầu ban hành hay sửa đổi hoặc hủy bỏ tài liệu của HT QLCL thì đề nghị với Trưởng Phòng nơi làm việc.

-Trưởng phòng hay CBCC có yêu cầu lập phiếu đề nghị Ban hành/Sửa đổi tài liệu (BM-VP-05.04) Sau đó Trưởng Phòng liên hệ trực tiếp với Ban ISO.

- Khi nhận được yêu cầu của Trưởng Phòng, Ban ISO xem xét tài liệu được đề nghị sửa đổi, soạn thảo mới hoặc hủy bỏ, xem xét sự phù hợp của tài liệu với các điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và tình hình thực tế của phòng ban đề nghị Sau đó trình

LĐ phê duyệt.

- ĐDLĐ Kiểm tra và xem xét

- Giám đốc sở phê duyệt (BM-VP-05.04).

- Khi LĐ đồng ý phê duyệt, Ban ISO phân phối tài liệu cho các phòng theo đúng quy trình ở mục 5.3 - Phân phối tài liệu.

- Khi đã có tài liệu mới ban hành hoặc sửa đổi tài liệu cũ, thì tài liệu cũ phải được giao lại cho Ban ISO để hủy bỏ

5.4.2 Quy trình sửa đổi tài liệu

- Trưởng Phòng lập phiếu đề nghị sửa đổi (BM-VP-05.04)

- Ban ISO thực hiện quy trình ở mục 5.4.1 Quy trình chung

- Khi đã được ĐDLĐ phê duyệt, Ban ISO tiến hành kiểm soát bản chính theo nội dung đề nghị sửa đổi Sau đó, Ban ISO tiến hành phân phối tài liệu cho các Phòng theo đúng quy trình ở mục 5.3

- Phân phối tài liệu, ghi nhận vào BM-VP-05.03, kèm vào tài liệu mới, Trưởng Phòng chịu trách nhiệm giao lại tài liệu đã lỗi thời cho Ban ISO hủy bỏ khi tài liệu sửa đổi đã được ban hành.

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.4.3 Quy trình soạn thảo tài liệu mới

- Trưởng Phòng lập phiếu yêu cầu ban hành TL (BM-VP-05.04)

- Ban ISO thực hiện theo quy trình ở mục 5.4.1 Quy trình chung

- Sau khi ĐDLĐ phê duyệt, Trưởng phòng phân công người soạn thảo theo trách nhiệm đã quy định ở mục 5 Trách nhiệm và quyền hạn Ban ISO thống nhất cách trình bày của tài liệu theo quy định ở mục 5.1.2 Các quy định về ký hiệu, định dạng tài liệu của thủ tục này, trình ĐDLĐ phê duyệt Sau đó, Ban ISO tiến hành phân phối tài liệu cho các phòng theo đúng quy trình ở mục 5.3 Phân phối tài liệu

5.4.4 Quy trình hủy bỏ tài liệu

- Trưởng Phòng lập phiếu đề nghị hủy bỏ (BM-VP-05.04)

- Ban ISO thực hiện qui trình ở mục 5.4.1 Quy trình chung.

- Khi đã được ĐDLĐ phê duyệt, Ban ISO và Trưởng phòng cập nhật vào 05.01, Trưởng Phòng chịu trách nhiệm trong việc loại bỏ các tài liệu lỗi thời ra khỏi hệ thống tài liệu và giao lại cho cán bộ Ban ISO xử lý hủy bỏ.

BM-VP-5.5 Kiểm soát dữ liệu trong mạng máy vi tính

- Hệ thống máy tính của cơ quan được nối mạng nội bộ và được phân cấp quản lý hệ thống các cơ sở dữ liệu từ cấp cao đến cấp thấp trong cơ quan

- CBCC trong cơ quan được cung cấp Password truy cập vào hệ thống mạng máy tính của cơ quan Khi truy cập vào hệ thống mạng máy tính thì tùy theo nhiệm vụ được phân công, mà được quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu của cơ quan Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu của phòng và phải bảo mật, không để lộ ra đối với những người không liên quan Trưởng phòng có quyền truy cập vào mạng vi tính và xem dữ liệu của CBCC thuộc quyền của phòng quản lý

- Đại diện lãnh đạo lưu giữ danh sách các Password của tất cả các phòng trong hệ thống quản lý của Sở Khoa học và Công nghệ

- Chuyên viên tin học thuộc Sở Khoa học và Công nghệ chịu trách nhiệm phân cấp quản lý cơ sở dữ liệu và cài đặt Password cho tất cả các CBCC trong

cơ quan

UỶ BAN NHÂN DÂN

- Nếu không có gì đột xuất, Password sẽ được chuyên viên tin học thay đổi định kỳ mỗi năm một lần Chuyên viên tin học được quyền thay đổi Password bất cứ lúc nào nếu có biểu hiện Password đã bị lộ Khi thay đổi, chuyên viên tin học có trách nhiệm báo cáo cho ĐDLĐ và thông báo cho các Trưởng phòng Password mới

- CBCC có yêu cầu truy cập dữ liệu hay hồ sơ chất lượng của các phòng ban khác để thu thập dữ liệu cần thiết cho công việc của mình thì báo cáo trực tiếp với Trưởng Phòng

- Trưởng Phòng thực hiện phiếu đề nghị được truy cập vào mạng máy vi tính (BM-VP-05.07) gửi cho Trưởng phòng có liên quan đến hồ sơ chất lượng

- Trưởng phòng nơi được yêu cầu truy cập hồ sơ chất lượng chịu trách nhiệm cho CBCC có yêu cầu được thu thập dữ liệu từ mạng của phòng mình khi đã nhận được nhưng không được để lộ Password

- Các Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý đối với password do mình quản lý, không cung cấp cho bất kỳ đơn vị, cá nhân nào nếu không có sự đồng

ý cho phép của ĐDLĐ