Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2008, mô tả về quy trình kiểm soát tài liệu phù hợp với HTQLCL ISO 9001:2008 của công ty CP Xây lắp CN Tây Đông. Quy trình này nhằm cung cấp một phương pháp thống nhất và nhất quán để kiểm soát các tài liệu và dữ liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng. Quy trình này nhằm khẳng định và đảm bảo rằng mọi tài liệu thích hợp đều có sẵn tại những nơi tiến hành các hoạt động liên quan chặt chẽ tới hiệu lực của hệ thống chất lượng.
Mã số: QT-01 Ngày soạn thảo: 01/01/2015 Lần ban hành: A Số soát xét: 00 Trang số: 1/11 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU DANH SÁCH PHÂN PHỐI Nơi nhận Xác nhận Nơi nhận Xác nhận Nơi nhận Tổng giám đốc cơng ty Phịng Mua sắm Đội LM số Phó TGĐ Phịng Hành – Nhân sư Đội LM số Phó TGĐ Phịng TT & QLSX Đội LM số Phó TGĐ Phịng Quản lý chất lượng Đội LM số Xác nhận Đội LM số TÌNH TRẠNG SOÁT XÉT Lần sốt xét Tình trạng sửa đổi Mục đích Ngày Người thực PHÊ DUYỆT Ngày Chức vụ Họ tên Soạn thảo 01/01/2015 TP QLCL Nguyễn Vĩnh Xem xét 05/01/2015 QMR Nguyễn Vĩnh Phê duyệt 10/01/2015 Tổng Giám đốc Lưu Văn Toản Chữ ký HƯ thèng qu¶n lý chÊt lỵng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Ngày soạn thảo: 01/01/2015 Lần ban hành: A Số soát xét: 00 Trang số: 2/11 MỤC LỤC STT Đề mục Trang Mục đích Phạm vi áp dụng 3 Tài liệu tham khảo 4 Định nghĩa Khái quát Quy trình Tài liệu kèm theo Hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Ngày soạn thảo: 01/01/2015 Lần ban hành: A Số sốt xét: 00 Trang số: 3/11 Mục đích: Quy trình nhằm cung cấp phương pháp thống quán để kiểm soát tài liệu liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng Quy trình nhằm khẳng định đảm bảo tài liệu thích hợp có sẵn nơi tiến hành hoạt động liên quan chặt chẽ tới hiệu lưc hệ thống chất lượng Phạm vi áp dụng: Quy trình áp dụng tài liệu đối tượng soát xét, sử dụng hoạt động liên quan đến quản lý chất lượng Công ty cổ phần xây lắp công nghiệp Tây Đông bao gồm: A - Tài liệu nội bộ: Sổ tay chất lượng Bản vẽ kỹ thuật Yêu cầu kỹ thuật Quy trình chất lượng Quy trình kiểm tra thử nghiệm u cầu an tồn Các hướng dẫn cơng việc Tài liệu cơng nghệ, quy trình sản xuất Kế hoạch chất lượng Tài liệu mua, bán Danh sách nhà thầu phụ, cung ứng chấp nhận Chính sách chất lượng Mục tiêu chất lượng B - Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài: Tiêu chuẩn, quy chuẩn quốc gia; tiêu chuẩn ngành; tiêu chuẩn, quy chuẩn quốc tế áp dụng Quy phạm quốc gia, quy phạm ngành, quy phạm quốc tế Hợp đồng, đơn đặt hàng Tài liệu kỹ thuật khách hàng cung cấp Các quy định khác pháp luật HÖ thống quản lý chất lợng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Ngày soạn thảo: 01/01/2015 Lần ban hành: A Số soát xét: 00 Trang số: 4/11 C - Hồ sơ nội bộ: Báo cáo kiểm tra, thử nghiệm Báo cáo đánh giá người cung cấp Báo cáo đánh giá nội bên Báo cáo, biên bản, vẽ liên quan tới kiểm sốt q trình Biên xem xét lãnh đạo Tài liệu tham khảo: Sổ tay chất lượng – STCL -01 Quy trình “ Kiểm sốt hồ sơ” QT - 02 Định nghĩa: WE Construction: Công ty cổ phần xây lắp công nghiệp Tây Đông Tài liệu: tư liệu, thơng tin (có ý nghĩa) dùng làm hỗ trợ cho việc hoạch định thưc công việc liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng Tài liệu kiểm soát: tài liệu chịu chế độ soát xét, cập nhật, tài liệu dạng cứng Các tài liệu máy tính để tham khảo, phục vụ cho việc in ấn, sửa đổi Hồ sơ: tài liệu công bố kết đạt hay cung cấp chứng hoạt động thưc Hồ sơ tài liệu mang tính lịch sử khơng thể sửa đổi mà bổ sung thêm Trưởng đơn vị là: Trưởng phòng, giám đốc dư án, đội trưởng đội sản xuất trưc thuộc công ty QMR (Quality Management Representative) người đại diện cho lãnh đạo hệ thống chất lượng Khái quát: 5.1 Tổng giám đốc công ty chịu trách nhiệm: Phê duyệt việc ban hành, sửa đổi sổ tay chất lượng, quy trình tài liệu sử dụng chung tồn cơng ty Tổng giám đốc uỷ quyền phê duyệt số tài liệu cho trưởng đơn vị theo văn riêng 5.2 Đại diện lãnh đạo chất lượng (QMR) chịu trách nhiệm: Kiểm soát tài liệu thuộc hệ thống chất lượng HƯ thèng qu¶n lý chÊt lỵng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Ngày soạn thảo: 01/01/2015 Lần ban hành: A Số soát xét: 00 Trang số: 5/11 Xem xét sư phù hợp tài liệu thuộc hệ thống chất lượng trước trình Tổng giám đốc ký ban hành Quản lý việc ban hành sửa đổi tài liệu kiểm sốt Chịu trách nhiệm cơng việc: Nhận phiếu yêu cầu ban hành, sửa đổi tài liệu Tổng giám đốc công ty phê duyệt Thưc ban hành, sửa đổi trì, cập nhật danh mục kiểm soát tài liệu hồ sơ tài liệu Lập danh mục lưu trữ yêu cầu thay đổi tài liệu; Sao chụp tài liệu, phân phối tài liệu, thu hồi huỷ bỏ tài liệu lỗi thời 5.3 Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm: Khi cần thiết, phối hợp với QMR xem xét sư phù hợp số tài liệu thuộc hệ thống chất lượng trước trình Tổng giám đốc ký ban hành Đảm bảo tài liệu cần thiết cho hoạt động khu vưc mà phụ trách sẵn có vào thời điểm tài liệu hành phê duyệt sử dụng Kết hợp với phận kiểm soát tài liệu để quản lý tài liệu kiểm soát sử dụng phạm vi phận Khi cần ban hành sửa đổi tài liệu dùng phận phải tuân thủ theo bước quy định quy trình Quy trình: a) Hệ thống ký mã hiệu: Sổ tay chất lượng: STCL- 01 Quy trình hệ thống chất lượng: Hướng dẫn công việc: QT -xx Số quy trình HD-xx-yy Số thứ tư hướng dẫn (1;2;3 n) Số quy trình Biểu mẫu: BM-xx-yy Số thứ tư biểu mẫu (1;2;3 n) Số quy trình b) Mẫu trình bày quy trình: Mọi quy trình trình bày theo cách thức trình bày quy trình Các quy trình tập hợp Sổ tay chất lượng HÖ thèng quản lý chất lợng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Ngày soạn thảo: 01/01/2015 Lần ban hành: A Số soát xét: 00 Trang số: 6/11 Mỗi trang quy trình (hoặc hướng dẫn cơng việc) có tiêu đề trình bày theo mẫu A sau: QUY TRÌNH (HƯỚNG DẪN) Mã số: QT (HD) - xx Ngày soạn thảo: dd/mm/yyyy TÊN QUY TRÌNH (HƯỚNG DẪN) Lần ban hành: Số sốt xét: Trang số: ./tổng số trang Trang quy trình (hướng dẫn cơng việc) trình bày theo trang quy trình c) Các phần quy trình: Mỗi quy trình gồm có phần sau: - Mục đích: Tài liệu xây dưng nhằm giải vấn đề gì? - Phạm vi áp dụng: Nêu rõ quy trình áp dụng tới khu vưc hoạt động, phận, nhóm, cá nhân nào? - Tài liệu tham khảo: Liệt kê tài liệu có nguồn gốc nội bộ, hay từ bên thưc để hiểu rõ thưc quy trình Phải cơng bố rõ tên số hiệu tài liệu - Định nghĩa: Giải thích cụ thể từ, ký hiệu viết tắt, hay cụm từ làm người đọc khơng hiểu rõ - Khái qt: Nêu rõ trách nhiệm có tính chất tiên quy trình - Quy trình: Mô tả rõ cách thức; địa điểm, thời gian nguyên nhân tiến hành hoạt động Phải nêu rõ cá nhân hay phận liên quan đến hoạt động Sử dụng lưu đồ dòng chảy để mô tả hoạt động - Tài liệu kèm theo (nếu có): Liệt kê hồ sơ phát sinh như: biểu mẫu, sổ cái, biểu theo dõi v.v coi chứng việc thưc quy trình Ký mã hiệu tài liệu kèm theo để làm rõ thủ tục d) Quy định việc soát xét ban hành tài liệu Khi có việc sửa đổi bổ sung tài liệu viện dẫn tình trạng sốt xét/ ban hành tài liệu thay đổi Tùy theo tính chất việc sửa đổi QMR định việc sửa đổi bổ sung tài liệu kèm theo việc ban hành tài liệu dừng mức độ soát xét tài liệu Tuy nhiên, tài liệu qua lần sốt xét từ lần thứ trở phải ban hành Việc đánh số thứ tư lần ban hành theo thứ tư: A, B, C kèm theo năm ban hành VD: lần ban hành B/2015 tức tài liệu ban hành lại lần vào năm 2015 HƯ thèng qu¶n lý chÊt lỵng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Ngày soạn thảo: 01/01/2015 Lần ban hành: A Số soát xét: 00 Trang số: 7/11 Việc đánh số thứ tư lần soát xét theo thứ tư: 1, 2, ứng với lần ban hành VD: tài liệu có tình trạng sốt xét lần thứ lần ban hành A/2015 tài liệu có nghĩa sau: thời điểm ban hành lần năm 2015 tài liệu sửa đổi lần 6.1 Quy trình kiểm soát Tài liệu nội bộ: (Xem lưu đồ trang 10) Bước 1: Tổng giám đốc người uỷ quyền định người chịu trách nhiệm viết tài liệu sửa đổi Người định ghi đầy đủ thông tin cần thiết vào phần “Phiếu yêu cầu ban hành/ sửa đổi tài liệu” BM-01-01, sau chuyển phiếu với tài liệu dư thảo cho trưởng đơn vị tương ứng để xem xét Bước 2: Trưởng đơn vị tiến hành xem xét phải ý đến sư phù hợp tài liệu dư thảo với sách hệ thống chất lượng, đối tượng sử dụng, hình thức trình bày yêu cầu khách hàng Thông thường người kiểm tra xem xét tài liệu không tham gia vào việc soạn thảo chuẩn bị tài liệu Trưởng đơn vị ghi ngày xem xét tài liệu vào phần “Phiếu yêu cầu ban hành/ sửa đổi tài liệu” BM-01-01 Trường hợp chưa đạt yêu cầu phải chuyển lại phiếu cho người dư thảo, yêu cầu người dư thảo chuẩn bị tài liệu lại định kết thúc Bước 3: Trưởng đơn vị đồng ý với nội dung soạn thảo/ sửa đổi, nhân viên soạn thảo thức soạn thảo/ sửa đổi tài liệu theo quy định Bước 4: Sau soạn thảo/ sửa đổi xong tài liệu, trưởng đơn vị QMR xem xét trước đệ trình tài liệu cho Tổng giám đốc người uỷ quyền ký phê duyệt tài liệu QMR phải ký xác nhận vào phần biểu BM-01-01 Bước 5: Tổng giám đốc người uỷ quyền xem xét ký duyệt vào phần biểu mẫu BM-01-01 Bước 6: QMR có trách nhiệm hoàn chỉnh phần biểu mẫu BM-01-01 QMR có trách nhiệm hồn chỉnh tài liệu hình thức trình bày đạo phận chức tiến hành chụp (copy) tài liệu, đóng dầu mưc đỏ “Tài liệu kiểm sốt” lên trang bìa đóng dấu giáp lai tài liệu kiểm soỏt Hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Ngày soạn thảo: 01/01/2015 Lần ban hành: A Số soát xét: 00 Trang số: 8/11 Bước 7: QMR cập nhật “Danh mục kiểm soát tài liệu” đóng dấu “Tài liệu lỗi thời” lên tài liệu gốc thu hồi Bước 8: QMR tiến hành đạo phận giúp việc phân phối tài liệu đến đơn vị liên quan, đưa vào danh sách phân phối tài liệu Việc phân phối tài liệu đến đơn vị theo danh sách phân phối tài liệu tài liệu phân phối cho đơn vị phải ký vào sổ giao nhận tài liệu lấy sổ giao nhận tài liệu làm để xem xét thu lại tài liệu lỗi thời tài liệu cần sửa đổi Các tài liệu thu hồi phải đóng dấu “Tài liệu lỗi thời” QMR chịu trách nhiệm phân phối tài liệu tới đơn vị có liên quan 6.2 Quy trình kiểm sốt Tài liệu bên ngồi: (Xem lưu đồ trang 11) Bước 1: Mọi nhân viên phận xác định nhu cầu sử dụng tài liệu bên ngồi vào mục đích phục vụ cho cơng việc thuộc nhiệm vụ điền thơng tin vào phần biểu mẫu BM-01-03 Bước 2: Trưởng đơn vị xem xét nhu cầu cần thiết hay không; xét thấy cần thiết ký tên trình Tổng giám đốc người uỷ quyền phê duyệt định cho mua Tổng giám đốc người uỷ quyền tiến hành xem xét ý đến sư phù hợp tài liệu với sách hệ thống chất lượng, đối tượng sử dụng định nhân viên mua tài liệu, xác định số lượng cần mua, xác định thời hạn thưc hiện, ghi vào phần biểu mẫu BM-01-03 chuyển cho nhân viên định tiến hành mua Bước 3: Nhân viên định giữ phiếu yêu cầu BM-01-03 người phê duyệt ký tên tiến hành mua tài liệu Nhân viên mua tài liệu giao phiếu yêu cầu BM-01-03 tài liệu mua cho QMR Bước 4: QMR nhận tài liệu từ nhân viên định mua xác định mã số tài liệu hoàn chỉnh phần biểu mu BM-01-03 Hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Ngày soạn thảo: 01/01/2015 Lần ban hành: A Số soát xét: 00 Trang số: 9/11 Bước 5: QMR xem xét nội dung tài liệu xem xét sư phù hợp tài liệu với sách hệ thống chất lượng Bước 6: Nếu cần thiết, QMR tiến hành chụp, đóng dấu mưc màu đỏ có chữ: “Tài liệu kiểm sốt” Nếu tài liệu khơng phép chụp phải mua đủ số lượng cần thiết Bước 7: QMR phân phối tài liệu cập nhật vào phần biểu mẫu BM-01-03 Bước 8: QMR thu hồi tài liệu lỗi thời huỷ bỏ đóng dấu “Tài liệu lỗi thời” đưa vào lưu giữ Bước 9: QMR đơn vị nhận tài liệu có trách nhiệm cập nhật phần biểu BM-0103, lập danh mục theo biểu mẫu BM-01-04 Tài liệu kèm theo: + Phiếu yêu cầu ban hành sửa đổi tài liệu: BM-01-01 + Danh mục kiểm soát tài liệu nội (Tài liệu đến): BM-01-02 + Danh mục kiểm soát tài liệu nội (Tài liệu đi): BM-01-03 + Danh mục tài liệu bên ngoài: BM-01-04 + Phiếu yêu cầu mua tài liệu bên ngoài: BM-01-05 + Quy định dấu kiểm soát: WE CONSTRUCTION WE CONSTRUCTION TÀI LIỆU KIỂM SOÁT TÀI LIỆU LỖI THỜI Ngày: / / Bộ phận: Ngày: / / Bộ phận: Hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC Mã số: QT-01 Ngày soạn thảo: 01/01/2015 Lần ban hành: A Số soát xét: 00 Trang số: 10/11 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU LƯU ĐỒ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ Bước Trách nhiệm Nhân viên định soạn thảo Lưu đồ Tài liệu Phiếu yêu cầu ban hành/sửa đổi tài liệu BM-01-01 phần Yêu cầu soạn thảo sửa đổi tài liệu Không đ ồng ý Xem xét có đồng ý hay khơng ? Trưởng đơn vị Có Nhân viên định soạn thảo Trưởng đơn vị Giám đốc người uỷ quyền Kết thúc đ Soạn thảo thức tài liệu ồn gý Nội dung tài liệu Khơng Xem xét có dạt yêu cầu không? Phiếu yêu cầu ban hành/ sửa đổi tài liệu BM-01-01 phần đ ồng ý Phiếu yêu cầu ban hành/ sửa đổi tài liệu BM-01-01 phần Có đ ồn gý Phê duyệt Phiếu yêu cầu ban hành/ sửa đổi tài liệu BM-01-01 phần Nhân viên định Copy đóng dầu kiểm sốt Dấu kiểm soát màu đỏ BM-01-01 phần Nhân viên định Cập nhật danh mục kiểm soát tài liệu đóng dấu tài liệu lỗi thời lên tài liệu thu hồi QMR đơn vị liên quan Phân phối tài liệu BM-01-02 Sổ giao tài liệu ISO biên giao tài liệu Hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC Mã số: QT-01 Ngày soạn thảo: 01/01/2015 Lần ban hành: A Số soát xét: 00 Trang số: 11/11 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU LƯU ĐỒ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU BÊN NGOÀI Bước Trách nhiệm Lưu đồ Tài liệu Yêu cầu mua thu thập tài liệu Các phận Trưởng đơn vị Tổng giám đốc người uỷ quyền Xem có đồng ý không? Nhân viên định đ Mua tài liệu ồng ý Không Nhân viên định Nhận tài liệu Nhân viên định Xem xét nội dung Nhân viên định Coppy đóng dấu Nhân viên định Nhân viên định QMR đơn vị liên quan BM-01-03 đ ồng ý Có BM-01-03 Kết thúc Tài liệu bên Tài liệu bên Tài liệu bên ngồi Dấu kiểm sốt màu đỏ "Tài liệu kiểm soát " Phân phối BM-01-03 Thu hồi huỷ bỏ tài liệu lỗi thời BM-01-03 Cập nhật lên danh mục lưu trữ BM-01-04 HƯ thèng qu¶n lý chÊt lỵng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC ... hành B/ 2015 tức tài liệu ban hành lại lần vào năm 2015 HÖ thống quản lý chất lợng ISO 9 001: 2008 - WE CONSTRUCTION JSC QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số: QT- 01 Ngày soạn thảo: 01/ 01/ 2015 Lần... hàng cung cấp Các quy định khác phỏp lut Hệ thống quản lý chất lợng ISO 9 001: 2008 - WE CONSTRUCTION JSC QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số: QT- 01 Ngày soạn thảo: 01/ 01/ 2015 Lần ban hành:... chất lợng ISO 9 001: 2008 - WE CONSTRUCTION JSC QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số: QT- 01 Ngày soạn thảo: 01/ 01/ 2015 Lần ban hành: A Số soát xét: 00 Trang số: 6/11 Mỗi trang quy trình (hoặc