Đang tải... (xem toàn văn)
Quy trình kiểm soát tài liệu trong ISO 2008
UBND TỈNH THANH HÓA SỞ CÔNG THƯƠNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số: QT.01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 20/11/2014 Thanh Hóa, năm 2014 MỤC LỤC Trang THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU MỤC ĐÍCH PHẠM VI TÀI LIỆU VIỆN DẪN 4 ĐỊNH NGHĨA 4.1 Định nghĩa 4.2 Viết tắt NỘI DUNG QUY TRÌNH 5.1 Sơ đồ tiến trình thực 5.2 Diễn giải sơ đồ 5.3 Trách nhiệm soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt ban hành tài liệu 5.4 Các thông tin kiểm soát tài liệu 5.5 Hệ thống ký hiệu tài liệu BIỂU MẪU HỒ SƠ CẦN LƯU Trách nhiệm Người soạn thảo Người xem xét Người phê duyệt Họ tên Phạm Văn Minh Nguyễn Đình Trường Hoàng Văn Hùng Chuyên viên Chánh Văn phòng Giám đốc Chữ ký Chức vụ UBND TỈNH THANH HÓA SỞ CÔNG THƯƠNG QUY TRÌNH Kiểm soát tài liệu Mã số: QT.01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 20/11/2014 Trang/Tổng.Tr: 2/9 THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Mọi sửa đổi, bổ sung nội dung Quy trình Đại diện lãnh đạo chất lượng xem xét có hiệu lực Giám đốc Sở phê duyệt, xác định ngày, tháng sửa đổi ghi vào trang sửa đổi tài liệu Trang Nội dung sửa đổi Ngày Phê duyệt UBND TỈNH THANH HÓA SỞ CÔNG THƯƠNG QUY TRÌNH Kiểm soát tài liệu Mã số: QT.01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 20/11/2014 Trang/Tổng.Tr: 3/9 DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU: Quy trình phân phối Ban Lãnh đạo Sở, phòng chuyên môn/đơn vị trực thuộc hệ thống, Đại diện lãnh đạo chất lượng thư ký Ban ISO Sở TT Nơi nhận Ban Lãnh đạo Sở Các phòng chuyên môn Đại diện lãnh đạo chất lượng Thư ký ban ISO Bộ phận tiếp nhận trả kết giải TTHC UBND TỈNH THANH HÓA SỞ CÔNG THƯƠNG QUY TRÌNH Kiểm soát tài liệu Mã số: QT.01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 20/11/2014 Trang/Tổng.Tr: 4/9 MỤC ĐÍCH Quy định cách thức kiểm soát tài liệu - đề xuất ban hành, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, cập nhật - thuộc hệ thống quản lý chất lượng PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình áp dụng để kiểm soát loại tài liệu nội tài liệu bên thuộc hệ thống quản lý chất lượng Sở Cán bộ, công chức Sở TÀI LIỆU VIỆN DẪN - Điều 4.2.3 - Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT 4.1 Định nghĩa - Tài liệu nội (tài liệu hệ thống): văn bản, tài liệu Sở ban hành sử dụng để đảm bảo hoạt động Sở diễn theo chức năng, nhiệm vụ - Tài liệu bên ngoài: văn bản, tài liệu tổ chức, quan, đơn vị, cá nhân bên ban hành sử dụng làm tài liệu cho hoạt động Sở - Tài liệu kiểm soát: tài liệu có đóng dấu kiểm soát trang bìa Những đơn vị/cá nhân sử dụng tài liệu kiểm soát cập nhật tài liệu thay đổi - Tài liệu không kiểm soát: tài liệu dấu kiểm soát ghi số trang bìa Đơn vị/cá nhân sử dụng tài liệu không cập nhật tài liệu thay đổi 4.2 Viết tắt - Đại diện lãnh đạo: ĐDLĐ - Hệ thống quản lý chất lượng: HTQLCL NỘI DUNG QUY TRÌNH 5.1 Sơ đồ tiến trình thực hiện(trang sau) UBND TỈNH THANH HÓA SỞ CÔNG THƯƠNG QUY TRÌNH Kiểm soát tài liệu Trách nhiệm Trình tự công việc Yêu cầu ban hành sửa đổi tài liệu Mọi cán có nhu cầu BM.01.01 BM.01.05 Phân công viết dự thảo Người phân công ĐDLĐ, Người có liên quan Giám đốc Sở Xem xét, góp ý, hoàn thiện ĐDLĐ Giám đốc Sở Duyệt Thư ký ban ISO Biểu mẫu, Tài liệu liên quan Xem xét ĐDLĐ Giám đốc Sở Người phân công/Thư ký ban ISO Mã số: QT.01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 20/11/2014 Trang/Tổng.Tr: 5/9 Cập nhật vào danh mục tài liệu, chụp, đóng dấu kiểm soát, ghi số Phân phối tài liệu thu hồi tài liệu lỗi thời Thư ký ban ISO Cập nhật, đóng dấu 5.2 Diễn giải sơ đồ 5.2.1 Sửa đổi, ban hành tài liệu BM.01.01 BM.01.02 UBND TỈNH THANH HÓA SỞ CÔNG THƯƠNG QUY TRÌNH Kiểm soát tài liệu Mã số: QT.01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 20/11/2014 Trang/Tổng.Tr: 6/9 - Khi có nhu cầu thiết lập tài liệu sửa đổi tài liệu cũ cán bộ, công chức có nhu cầu đề xuất với ĐDLĐ tài liệu nội cần ban hành (BM.01.05) - Nội dung thay đổi ghi bảng theo dõi sửa đổi tài liệu trang đầu tài liệu Trên trang nội dung thay đổi 1/4 trang phần nội dung viết tay ký xác nhận, nội dung thay đổi nhiều 1/4 trang phần thay đổi phải in lại trang phần thay đổi in nghiêng, thấy có thay đổi nhiều cần ban hành lại tài liệu 5.2.2 Xem xét nhu cầu sửa đổi, ban hành tài liệu - Nếu ĐDLĐ Giám đốc Sở chấp thuận, cán triển khai theo bước Ngược lại, trình kết thúc - Sau chấp thuận cán phân công thiết lập sửa đổi tài liệu theo nhu cầu 5.2.3 Phê duyệt, ban hành tài liệu - ĐDLĐ người ủy quyền có trách nhiệm xem xét dự thảo tài liệu - Nếu chấp nhận, chuyển tài liệu cho Giám đốc Sở phê duyệt - Nếu không chấp nhận, ĐDLĐ yêu cầu cán phân công chỉnh sửa, hoàn thiện chấp nhận - Cán phân công phối hợp Thư ký Ban ISO cập nhật tài liệu phê duyệt theo BM.01.01 - Danh mục tài liệu nội để theo dõi toàn tài liệu ban hành toàn Sở tài liệu phân phối cho Lãnh đạo 5.2.4 Phân phối tài liệu - Tài liệu sau ban hành in đóng dấu 01 làm tài liệu gốc, cán phân công lưu bảo quản tài liệu - Tài liệu (file) mềm, Thư ký ban ISO chuyển dạng file ảnh để sử dụng chung mạng nội (chỉ đọc mà không sửa) - Các tài liệu (khi cần thiết) phải có đóng dấu kiểm soát theo mẫu ghi nơi nhận theo quy định Khi phân phối tài liệu phải ghi vào sổ phân phối theo BM.01.02 có chữ ký người nhận - Các tài liệu phân phối bên phải đồng ý Giám đốc Sở - Phải đảm bảo Danh mục tài liệu nội hành phải cập nhật theo BM.01.01 - Danh mục tài liệu nội UBND TỈNH THANH HÓA SỞ CÔNG THƯƠNG QUY TRÌNH Kiểm soát tài liệu Mã số: QT.01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 20/11/2014 Trang/Tổng.Tr: 7/9 - Trong trình sử dụng thấy tài liệu cần phải sửa đổi người đề nghị phải ghi yêu cầu sửa đổi tài liệu chuyển đến ĐDLĐ (BM.01.05) - Khi có yêu cầu phân phối tài liệu sửa đổi/ban hành lại ĐDLĐ, Thư ký ban ISO thu hồi tài liệu lỗi thời tất phận phân phối dựa vào BM.01.02 - Sổ phân phối tài liệu - Các tài liệu lỗi thời phải có dấu hiệu nhận biết (dấu gạch chéo trang bìa) - Huỷ bỏ tài liệu thu hồi, gốc tài liệu cũ giữ lại để tham khảo, trang bìa gạch chéo để tránh nhầm lẫn - Bộ phận lưu giữ cập nhật tài liệu có nguồn gốc bên sử dụng phận theo biểu mẫu BM.01.03 - Định kỳ hàng năm phụ trách kỹ thuật lập kế hoạch xem xét tài liệu có nguồn gốc bên ngoài, người phân công báo cáo việc xem xét đề nghị mua tài liệu cập nhật để đảm bảo tài liệu sử dụng tài liệu có hiệu lực 5.3 Trách nhiệm soạn thảo, xem xét, phê duyệt ban hành tài liệu Loại tài liệu Người soạn thảo Sổ tay chất lượng Cán phân công Cán Quy trình phân công Hướng dẫn Cán công việc phân công 5.4 Các thông tin kiểm soát tài liệu Xem xét Đại diện lãnh đạo Thủ trưởng đơn vị Đại diện lãnh đạo Thủ trưởng đơn vị Đại diện lãnh đạo Thủ trưởng đơn vị Phê duyệt Giám đốc Sở Giám đốc Sở ĐDLĐ Sổ tay chất lượng, quy trình, biểu mẫu hướng dẫn phải xây dựng cách thống Các thông tin để kiểm soát tài liệu bao gồm: - Tên tài liệu - Mã số: Theo quy định mục 5.5 - Lần ban hành: Tài liệu ban hành lần đầu ghi lần ban hành 01, sau lần tài liệu sửa đổi lần ban hành tăng lên 01 đơn vị - Ngày ban hành: Ghi ngày có hiệu lực thực tài liệu - Trang/tổng số trang UBND TỈNH THANH HÓA SỞ CÔNG THƯƠNG QUY TRÌNH Kiểm soát tài liệu Mã số: QT.01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 20/11/2014 Trang/Tổng.Tr: 8/9 5.5 Hệ thống ký hiệu tài liệu - Sổ tay chất lượng: Ký hiệu ST.xx - Quy trình: QT.xx + xx số thứ tự quy trình từ 01 đến 99 Đối với quy trình phòng chuyên môn ký hiệu QT.xxAA + xx số thứ tự quy trình từ 01 đến 99 + AA mã ký hiệu tắt phòng, ví dụ Phòng Giáo dục Đào tạo GD, phòng Tài nguyên môi trường TN,…… Ký mã hiệu phòng Uỷ ban quy định sau: - Hướng dẫn phòng ban hành: HD.xx.yy + xx số thứ tự quy trình tương ứng + yy số thứ tự hướng dẫn từ 01 đến 99 Ví dụ: Nếu quy trình kiểm soát tài liệu có hướng dẫn hướng dẫn mang số hiệu HD.01.01 - Hướng dẫn công việc giải thích cho điều sổ tay chất lượng Nếu hướng dẫn mà không bổ trợ cho quy trình nên đánh số HD.00.01 - Biểu mẫu Sở ban hành: BM.xx.yy + BM chữ viết tắt biểu mẫu + xx mã số quy trình tương ứng + yy số thứ tự biểu mẫu từ 01 đến 99 Ghi chú: Biểu mẫu đánh số theo quy trình tương ứng không đánh theo ký hiệu hướng dẫn, quy trình hướng dẫn có biểu mẫu biểu mẫu có trước đánh số trước - Hướng dẫn công việc phòng ban hành: HD.xx.yy/AA + xx mã số thủ tục tương ứng + yy số thứ tự biểu mẫu từ 01 đến 99 + AA viết tắt tên phòng - Biểu mẫu phòng ban hành: BM.xx.yy/AA UBND TỈNH THANH HÓA SỞ CÔNG THƯƠNG QUY TRÌNH Kiểm soát tài liệu Mã số: QT.01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 20/11/2014 Trang/Tổng.Tr: 9/9 + xx mã số thủ tục tương ứng + yy số thứ tự biểu mẫu từ 01 đến 99 + AA viết tắt tên phòng BIỂU MẪU TT Mã hiệu Tên Biểu mẫu BM.01.01 Danh mục kiểm soát tài liệu nội hành BM.01.02 Sổ Phân phối tài liệu BM.01.03 Danh mục kiểm soát tài liệu có nguồn gốc bên BM.01.04 Sổ theo dõi mượn tài liệu BM.01.05 Phiếu yêu cầu sửa đổi tài liệu HỒ SƠ CẦN LƯU TT Hồ sơ lưu Danh mục tài liệu nội Sổ phân phối tài liệu Danh mục kiểm soát tài liệu có nguồn gốc bên Sổ theo dõi mượn tài liệu Phiếu yêu cầu sửa đổi tài liệu Hồ sơ lưu đơn vị xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu năm Sau hết hạn, chuyển hồ sơ xuống đơn vị lưu trữ Sở lưu trữ theo quy định hành