Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu cho một công ty cụ thể (áp dụng ISO 9001 2008)

Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu cho một công ty cụ thể (áp dụng ISO 9001 2008)

z

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP

THỰC PHẨM TP.HCM KHOA CÔNG NGHỆ THỰC PHẨM

BỘ MÔN: ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG VÀ LUẬT THỰC PHẨM

Đề tài:

Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu cho một công ty cụ thể

(áp dụng ISO 9001: 2008)

GVHD: Th.s Nguyễn Thị Quỳnh Trang

SVTH: Nhóm 2

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ISO 9001:2008 1 CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA THIÊN

THANH 7 CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA THIÊN THANH 9 TÀI LIỆU THAM KHẢO 19

LỜI MỞ ĐẦU

Bất cứ một công ty nào dù lớn hay nhỏ thì cũng có một hệ thống tài liệu riêng Thường thì các tài liệu này rất nhiều và phức tạp, tài liệu nội bộ, tài liệu bên ngoài, tài liệu cũ,tài liệu mới,…

Do đó, ISO 9001:2008 đã cho ra đời các tiêu chuẩn về quản lý hệ thống tài liệu, để cho việc ban hành, phân phối, kiểm soát tài liệu ra và vào, để các công

ty có thể áp dụng vào quá trình quản lý tài liệu của mình.

Vì tính chất quan trọng như vậy, cho nên hôm nay nhóm đã chọn đề tài:

“ Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu cho một công ty cụ thể” để làm quen

trước với việc xây dựng quy trình, trau dồi thêm kĩ năng cần thiết cho công việc sau này.

Trong quá trình làm bài có gì sơ sót, rất mong Cô có thể góp ý để bài làm của nhóm được hoàn thiện hơn.

Xin chân thành cám ơn!

TP.HCM, ngày 11/09/2014

Nhóm 2

Họ tên và MSSV Nhiệm vụ Kí tên

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ISO 9001:2008

1.1 Giới thiệu chung về ISO

Là Tổ Chức Quốc Tế Về Tiêu Chuẩn Hóa ( The International Organization for Standardization)

Tổ chức này là liên hiệp các Tổ chức tiêu chuẩn quốc gia (gồm 163 thành viên) hoạt động nhằm thúc đẩy sự phát triển sản xuất, thương mại và liên lạc trong các tổ chức kinh doanh trên toàn thế giới thông qua phát triển các tiêu chuẩn chất lượng chung ISO được thành lập năm 1947, trụ sở đặt tại Geneva, Thụy Sỹ Việt Nam là thành viên chính thức từ năm 1977 và hiện nay đã được bầu vào ban chấp hành ISO

1.2 Giới thiệu chung về ISO 9001

ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và cho mọi quy mô hoạt động ở bất cứ nơi đâu trên thế giới

ISO 9001 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, không phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm Một số lợi ích mà tổ chức có thể nhận được:

 Sản phẩm có chất lượng ổn định hơn, giảm sản phẩm hỏng

 Tăng sản lượng do kiểm soát được thời gian trong quá trình sản xuất

 Lợi nhuận tăng cao hơn do sản xuất hiệu quả, giảm chi phí (giảm lãng phí)

 Hệ thống quản lý gọn nhẹ, chặt chẽ, vận hành hiệu quả và nhanh chóng

 Kiểm soát được chất lượng nguyên vật liệu đầu vào do kiểm soát được nhàcung cấp

 Luôn cải tiến để cung cấp sản phẩm thoả mãn được yêu cầu khách hàng

 Tăng uy tín trên thị trường, tăng thị phần trong và ngoài nước

 Mọi người hiểu rõ hơn vai trò của mình trong công ty, biết rõ trách nhiệm vàquyền hạn của mình hơn nên chủ động thực hiện công việc

 Nhân viên được đào tạo huấn luyện tốt hơn, chuyên nghiệp hơn

Chính nhờ những lợi ích ấy mà ISO 9001 hiện nay được xem là một trong nhữnggiải pháp căn bản nhất, là nền tảng đầu tiên để nâng cao năng lực của bộ máy quản lýdoanh nghiệp.

1.3 Giới thiệu về ISO 9001: 2008

ISO 9001: 2008, Quality management system- Requirements (Hệ thống quản lý chất lượng- Các yêu cầu), là phiên bản thứ 4 của tiêu chuẩn trong đó phiên bản đầu tiên được ban hành vào năm 1987 và đã trở thành chuẩn mực toàn cầu đảm bảo khả năng thỏa mãn các yêu cầu về chất lượng và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng trong các mối quan hệ nhà cung cấp-khách hàng

ISO 9001:2008 không đưa ra các yêu cầu mới so với phiên bản năm 2000 đã bị thay thế, mà chỉ làm sáng tỏ những yêu cầu hiện có của ISO 9001:2000 dựa vào kinh nghiệm áp dụng trong 8 năm qua và đưa ra những thay đổi hướng vào việc cải thiện nhằm tăng cường tính nhất quán với tiêu chuẩn ISO 14001: 2004 về hệ thống quản lý môi trường

Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một

tổ chức:

 Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩmđể đáp ứng các

yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định và chế địnhliên quan

đến sản phẩm.

 Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng có hiệu lực

hệ thống, bao gồm cả các quá trình để cải tiến liên tục hệ thống và đảm bảo sự phù

hợp với các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định và chế định liên quan đến sản phẩm.

CHÚ THÍCH 1: Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ “sản phẩm” chỉ áp dụng cho:

Sản phẩm dự kiến cung cấp cho khách hàng hoặc khách hàng yêu cầu Mọi đầu ra dự kiến là kết quả của quá trình tạo sản phẩm

CHÚ THÍCH 2: Các yêu cầu luật định và chế định có thể được thể hiện như các yêu

cầu pháp lý

Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 gồm:

 Điều khoản 0: Giới thiệu

 Điều khoản 1: Phạm vi áp dụng

 Điều khoản 2: Tài liệu viện dẫn.

 Điều khoản 3: Thuật ngữ và định nghĩa

 Điều khoản 4: Yêu cầu chung đối với hệ thống quản lý chất lượng

 Điều khoản 5: Trách nhiệm lãnh đạo

 Điều khoản 6: Quản lý nguồn lực

 Điều khoản 7: Tạo sản phẩm

 Điều khoản 8: Đo lường, phân tích, cải tiến

Có thể tổng hợp các điều khoản của ISO 9001 : 2008 theo dạng mô hình như

sau:

5 Trách nhiệm lãnh đạo

6 Quản

lý nguồn lực

7 Tạo sản phẩm

8 Đo lường, phân tích và cải tiến

Định hướng khách hàng

Chính sách chất lượngHoạch định

Trách nhiệm, quyền hạn

và thông tin

Xem xét của lãnh đạo

Cung cấp nguồn lực

Nguồn nhân lực

Cơ sở hạ tầng

Môi trường làm việc

Hoạch định chất lượng

Sản xuất và cung cấp dịch vụMua hàng

Thiết kế và phát triển

Các quá trình liên quan tới khách hàng

Cải tiến

Phân tích dữ liệu

Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

Giám sát và

đo lườngCác yêu cầu chung

Mô hình quản lý chất lượng theo nguyên tắc tiếp cận theo quá trình như sau:

ISO 9001:2008 là một vòng tròn PDCA lớn, vì vậy giúp cho hệ thống liên tục cảitiến

Tóm lại: Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 không thể

bảo đảm rằng các quá trình và sản phẩm không có lỗi Nhưng chắc chắn rằng hệ thống này tạo nên sức mạnh và sự tin cậy của tổ chức, nhờ vào :

 Có được chính sách và mục tiêu chất lượng rõ ràng, có sự quan tâm của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc xem xét định kỳ về toàn bộ hệ thống

 Xây dựng được cơ cấu tổ chức và phân bổ nguồn lực hợp lý để thực hiện từng công việc tăng khả năng đạt yêu cầu mong muốn

 Các quy trình làm việc rõ ràng và nhất quán, đảm bảo mỗi công việc sẽ được thực hiện thích hợp và khoa học

 Một hệ thống mà ở đó luôn có sự phản hồi, cải tiến để các sai lỗi, sai sót ở tất

cả các bộ phận ngày càng ít đi và hạn chế không lặp lại sai lỗi, sai sót với nguyên nhân

Các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng phải bao gồm:

 Các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng

 Sổ tay chất lượng

 Các thủ tục dạng văn bản và hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn này

 Các tài liệu, bao gồm cả hồ sơ, được tổ chức xác định là cần thiết để đảm bảo hoạch định, vận hành và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của tổ chức

CHÚ THÍCH 1:

Khi thuật ngữ “ thủ tục dạng văn bản” xuất hiện trong tiêu chuẩn này thì thủ tục

đó phải được xây dựng, lập thành văn bản, thực hiện và duy trì Một tài liệu riêng rẽ cóthể đề cập tới yêu cầu với một hay nhiều thủ tục Yêu cầu về thủ tục dạng văn bản có thể được đề cập trong nhiều tài liệu

CHÚ THÍCH 2:

Mức độ văn bản hóa hệ thống quản lý chất lượng của mỗi tổ chức có thể khác nhau tùy thuộc vào:

 Quy mô tôt chức và loại hình hoạt động

 Sự phức tạp và sự tương tác giữa các quá trình

 Năng lực nhân sự

CHÚ THÍCH 3:

Hệ thống tài liệu có thể ở bất kì dạng hoặc loại phương tiện nào

1.4.2 Sổ tay chất lượng

Tổ chức phải thiết lập và duy trì sổ tay chất lượng trong đó bao gồm:

 Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm cả các nội dung chi tiết và

lý giải về bất cứ ngoại lệ nào

 Các thủ tục dạng văn bản được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng hoặc viện dẫn đến chúng

 Mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng

1.4.3 Kiểm soát tài liệu

Các tài liệu theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng phải được kiểm soát

Hồ sơ chất lượng là một loại tài liệu đặc biệt và phải được kiểm soát theo các yêu cầu nêu trong 1.4.4

Tổ chức phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết nhằm:

 Phê duyệt tài liệu về sự thỏa đáng trước khi ban hành

 Xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu

 Đảm bảo nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu

 Đảm bảo các phiên bản của các tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng

 Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết

 Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài mà tổ chức xác định là cần thiết cho việc hoạch định và vận hành hệ thống quản lý chất lượng được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát

 Ngăn ngừa việc vô tình sử dụng các tài liệu lỗi thời cà áp dụng các dấu hiệu nhận viết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì bất kỳ mục đích nào

1.4.4 Kiểm soát hồ sơ

Phải kiểm soát hồ sơ được thiết lập để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và việc vận hành có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng

Tổ chức phải lập một thủ tục vằng văn bản để xác định cách thức kiểm soát cần thiết đối với việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, thời gian lưu giữ và hủy bỏ hồ sơ

Hồ sơ phải luôn rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA

2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

2.3 Lĩnh vực hoạt động

 Kinh doanh các sản phẩm sữa nước, sữa bột, và các sản phẩm từ sữa khác

 Sản xuất và kinh doanh các loại nước giải khát

 Kinh doanh các ngành nghề khác hợp qui định của pháp luật

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc

Ban kiểm soát

Giám đốc điều hành sản xuất và phát triển sản phẩm

Giám đốc điều hành tài chính

Giám đốc điều hành

dự án

Giám đốc điều hành

Marketing

Giám đốc điều hành kinh doanh

Giám đốc điều hành hành chính nhân sự

Giám đốc kiểm soát nội

bộ và quản lý rủi ro

 Mở rộng thị trường tại các thị trường hiện tại và thị trường mới.

 Phát triển toàn diện danh mục các sản phẩm từ sữa nhằm hướng tới một lực lượng tiêu thụ rộng lớn

 Phát triển các sản phẩm mới để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

 Không ngừng nâng cao quản lý chất lượng sản phẩm và dịch vụ

 Phát triển vùng nguyên liệu để đảm bảo có được nguồn sữa tươi sạch và có giá trị dinh dưỡng cao

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA THIÊN THANH

Họ và tên

Chữ ký

Ngày

duyệt

3.1 Mục đích

Quy trình này quy định chịu trách nhiệm và phương pháp thống nhất trong việc biên soạn, ban hành, phân phối, cập nhật, sử dụng, kiểm tra, bảo mật các tài liệu, thôngtin sử dụng trong Công ty cổ phần sữa Thiên Thanh

3.2 Phạm vi

Quy trình này áp dụng cho tất cả các loại tài liệu tại tất cả các bộ phận thuộc Hệthống chất lượng bao gồm: Sổ tay chất lượng; Các quy trình; Các hướng dẫncông việc; Các biểu mẫu; Các nội quy, quy định, quy chế của đơn vị và các tài liệu

có nguồn gốc bên ngoài như: Tài liệu do cơ quan chủ quản cấp, các văn bản phápquy

3.3 Tài liệu tham khảo

bên ngoài ban hành: Cơ quan chủ quản, cơ quan quản lý nhà nước và có hiệu lực ápdụng tại Công ty

Công ty và có đóng dấu "Tài liệu kiểm soát" màu đỏ ở trang bìa hoặc dấu của Công

ty

 Tài liệu không kiểm soát: là tài liệu không có hiệu lực áp dụng cho các

hoạt động tại Công ty, chỉ sử dụng để tham khảo Tài liệu này không nhất thiết

phải cập nhật và không có dấu hoặc có đóng dấu "Tài liệu lỗi thời".

3.5 Nội dung

3.5.1 Quy định về kiểm soát tài liệu nội bộ

3.5.1.1 Sơ đồ quá trình xây dựng/sửa đổi tài liệu

Trách nhiệm Tiến trình Mô tả/biểu mẫuCác thành viên

Trưởng các bộ

phận liên quan

3.5.1.3Đại diện chất

lượng, trưởng các

bộ phận liên quan

Người soạn thảo

3.5.1.4Đại diện CL,

trưởng ban liên

Xem xét yêu cầu tài liệu

Viết, xin góp ýPhân công

Lưu hồ sơ, hủy tài liệu lỗi thời

Phân phối, phổ biến tài liệu

lập “Phiếu yêu cầu viết /sửa đổi tài liệu” theo mẫu BM.01.01 gửi tới Trưởng

các bộ phận liên quan hoặc GĐ/PGĐ xem xét phê duyệt

Trong trường hợp sửa đổi, nơi yêu cầu sửa đổi cần gạch chân nhữngchỗ cần sửa đổi trong tài liệu kèm theo

3.5.1.3 Xét duyệt đề nghị

Khi có yêu cầu viết mới hay sửa đổi các quy trình, hướng dẫn công việc cóliên quan tới hệ thống quản lý chất lượng, các bộ phận hay cá nhân có yêu cầu

lập “Phiếu yêu cầu viết /sửa đổi tài liệu” theo mẫu BM.01.01 gửi tới Trưởng

các bộ phận liên quan hoặc GĐ/PGĐ xem xét phê duyệt

Trong trường hợp sửa đổi, nơi yêu cầu sửa đổi cần gạch chân nhữngchỗ cần sửa đổi trong tài liệu kèm theo

3.5.1.4 Viết, góp ý, phê duyệt

Người được phân công có trách nhiệm viết theo yêu cầu thực tế Sau khiviết xong sẽ xin góp ý Sau đó trình Trưởng các đơn vị liên quan, GĐ/PGĐ xemxét, phê duyệt

 Nếu không được duyệt tài liệu sẽ được chuyển lại cho người soạn thảo được phân công chỉnh sửa lại cho phù hợp rồi trình trưởng phòng xem xét và tiến hành bước tiếp theo

 Còn nếu tài liệu được Trưởng phòng (nếu là tài liệu của từng phòng) hoặc GĐ/QMR(nếu tài liệu mang tính chất chung của Công ty) kiểm tra và phê duyệt sẽ chuyển cho thư ký ISO thực hiện những bước tiếp theo

3.5.1.5 Phân loại, sao chép, cập nhật vào danh mục tài liệu

Tài liệu sau khi được phê duyệt sẽ được Thư ký ISO phân loại, sao chép vàcập nhật vào danh mục tài liệu của công ty

3.5.1.6 Phân phối, sử dụng

a Ban hành tài liệu và kiểm soát

Sau khi đã cập nhật tài liệu Thư ký ISO có trách nhiệm gửi bộ phận văn thưđóng dấu, phân phối tới Trưởng các phòng ban và bộ phận Văn thư lưu giữ lại bảngốc

Việc kiểm soát khi phân phối tài liệu trong hệ thống chất lượng tới các đơn

vị sử dụng phải được điền mã hiệu tương ứng với từng đơn vị và có một trong

 Dấu "Tài liệu kiểm soát" mầu đỏ trên trang bìa.

 Tài liệu không kiểm soát là tài liệu không có dấu kiểm soát hoặc được gạch chéo hoặc có dấu tài liệu lỗi thời nếu được lưu giữ nhằm mục đích tham khảo

b Phân phối, quản lý, thu hồi tài liệu lỗi thời

Khi phân phối tài liệu, bộ phận văn thư phải cập nhật các thông tin vào Sổ phân phối tài l i ệu B M 01 .03.

Bộ phận văn thư trực thuộc Văn phòng có trách nhiệm quản lý các tài liệu (bản gốc mới nhất) thuộc hệ thống chất lượng của Công ty như Sổ tay chất lượng, các Qui trình, các hướng dẫn, các biểu mẫu cập nhật, phân phối và lưu giữ Danh mục tài liệunội bộ hiện hành theo biểu mẫu - BM 0 1.02

Trưởng phòng bộ phận có liên quan có nhiệm vụ phổ biến tài liệu cho nhânviên trong phòng Khi phân phối tài liêụ mới thay thế tài liệu lỗi thời thì cán bộphân phối có trách nhiệm thu lại tài liệu không kiểm soát

Trưởng các phòng có trách nhiệm thu toàn bộ tài liệu lỗi thời để tiêu hủy.Trường hợp các đơn vị có nhu cầu giữ lại làm tài liệu tham khảo phải thông quaVăn phòng/thư ký ISO tổng hợp trình QMR xem xét Tài liệu lỗi thời được giữ

lại để tham khảo phải được văn phòng đóng dấu TÀI LIỆU LỖI THỜI hoặc đánh dấu gạch chéo tại dấu TÀI LIỆU KIỂM SOÁT.

3.5.2 Kiểm soát các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài

Tài liệu bên ngoài là các tài liệu pháp luật, văn bản pháp quy, văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến việc thực hiện các quy trình trong phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 của cơ quan Các tài liệu nàyđược quản lý tại các đơn vị sử dụng