TỔNG CÔNG TY LẮP MÁY VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA HÀ NỘI -o0o - LILAMA HANOI JSC, CO QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẤU THẦU MÃ SỐ: QT - 10 NGƯỜI BIÊN SOẠN NGƯỜI XEM XÉT PHÊ DUYỆT Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-10 Ngày ban hành: 10/02/2011 Lần ban hành: 01 Trang: 1/10 QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẤU THẦU Mã số: QT - 10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 THEO DÕI SỬA ĐỔI Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi THEO DÕI PHÂN PHỐI Ban Tổng giám đốc Phòng Quản trị Tổng hợp Phòng Tổ chức Phòng Vật tư Phòng Tài chính-kế tốn Phòng QL máy-Cơ giới-An tồn Phòng Phát triển DA đầu tư Nhà máy Cơ khí Lilama Hà Nội Phòng Kinh tế Kỹ thuật Xí nghiệp, Đội/Cơng trình MỤC ĐÍCH: Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 2/10 QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẤU THẦU Mã số: QT - 10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Nhằm hiểu xác định rõ yêu cầu chủ đầu tư xem xét đánh giá khả đáp ứng Công ty lực kinh nghiệm gói thầu tính khả thi dự án tham dự thầu Hướng dẫn, kiểm sốt tồn việc thiết lập, nộp thầu, lưu trữ HSDT Đảm bảo cung cấp xử lý thông tin xác giúp cho việc thực hồn thành HSDT theo nội dung yêu cầu HSMT, đạt chất lượng hiệu cao Đánh giá công tác thực HSDT, thống kê nguyên nhân để rút kinh nghiệm nhằm thực tốt công tác làm HSDT PHẠM VI ÁP DỤNG: Áp dụng cho tất dự án, cơng trình Cơng ty tham gia dự thầu từ lúc nhận thơng tin mời thầu đến hồn thành ký kết hợp đồng giao thầu TÀI LIỆU THAM KHẢO: Sổ tay chất lượng; Tiêu chuẩn ISO 9001:2008; Các văn pháp quy hành (Luật đấu thầu, luật xây dựng, nghị định, thông tư, hướng dẫn ) Hệ thống quy chế, quy định Công ty ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT: Các từ viết tắt: Hồ sơ mời thầu: HSMT; Hồ sơ dự thầu: HSDT; Người chủ trì HSDT người định phụ trách chung cho tồn cơng tác làm HSDT (Người chủ trì cá nhân thuộc biên chế nhân Cơng ty có đủ khả Tổng giám đốc giao thực công việc) Sau tiếp nhận HSMT thơng tin có liên quan, người chủ trì nghiên cứu, xem xét, đề nội dung cần thực hiện, phân cơng chi tiết theo dõi việc thực nhóm, cá nhân chịu trách nhiệm với cấp trực tiếp chất lượng, hiệu HSDT KTKT: Phòng Kinh tế Kỹ thuật Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 3/10 QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẤU THẦU Mã số: QT - 10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 5-NỘI DUNG: 5.1 Lưu đồ: Bước Trách nhiệm Cá nhân/đơn Bước Thời gian Nội dung Tiếp nhận thơng tin gói thầu vị có thơng tin Khi có thơng tin Phòng KT-KT Bước Kiểm tra thơng tin gói thầu Phòng KT-KT Đáp ứng Bước Bước ko đáp ứng Tổng giám đốc Đồng ý Không tham gia Ko đồng ý Khơng ký đơn Ko đáp ứng Phòng KT-KT Kiểm tra KN đáp ứng điều kiện HSMT CV từ chối Phòng KT-KT thầu BM-10-02 ½ ngày nhận đơn sau Giấy giới thiệu phê duyệt - Các thầu phụ - Các nhà cung ứng - Các đối tác khác Đáp ứng Bước ký tham gia dự ½ ngày Tổng giám đốc Bước Đơn xin đăng sau Thiết lập ký giấy giới thiệu mua hồ sơ mời thầu P TC, TCKT 10-01 thơng tin Sau xem Phòng KT-KT, Bước mời thầu BM- ½ ngày xét Tổng giám đốc phê duyệt Phiếu thơng tin sau có Thiết lập đơn xin đăng ký tham dự thầu, trình Tổng giám đốc Phòng KT-KT BM đính kèm ½ ngày Đánh giá khả sau mua đáp ứng hồ sơ mời hồ sơ mời thầu thầu BM-10-03 Ngay sau đánh giá Lập bảng phân tích sơ lợi nhuận cơng trình KN đáp ứng Bảng phân tích lợi nhuận sơ BM-10-04 Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 4/10 QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẤU THẦU Mã số: QT - 10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 ½ ngày Ko đáp ứng Bước Phê duyệt phương án Chỉnh sửa lại Tổng giám đốc Bước Chủ trì HSDT, Tổ làm thầu Bước 10 Bước 11 Phòng KT-KT Chủ trì HSDT, Tổ làm thầu phân tích Lập kế hoạch phân công nhiệm vụ chuẩn bị HSDT; Chuẩn bị nội dung theo yêu cầu HSDT; Thời gian hồn thành HSDT theo kế hoạch Bảng phân cơng nhiệm vụ làm HST BM10-05; Đề nghị làm bảo lãnh dự thầu Hồ sơ dự thầu Phát hành HSDT Sau hoàn thiện HSDT Chỉnh sửa hồ sơ Tối đa Tổng giám đốc Xem xét, ký duyệt hồ sơ Ko đạt ngày sau trình duyệt Đạt Phòng KT-KT Bước 12 cán phân công Nộp mở thầu Báo cáo kết mở thầu Lưu trữ HSDT cán phân cơng Phòng KT-KT Bước 14 Bước 15 Ban Tổng Tiếp nhận thông báo kết đấu thầu Theo thời Báo cáo kết gian y/c mở thầu chủ BM-10-06 ĐT Phòng KT-KT Bước 13 thành Bảng Đồng ý Phòng KT-KT, sau hồn Khi có kết Trượt thầu Kiểm điểm rút kinh nghiệm chủ đầu tư Công văn thông báo kết đấu thầu CĐT Trúng thầu Theo thời Thương thảo ký kết hợp đồng gian thoả Hợp đồng kinh Giám đốc thuận tế Chủ đầu tư bên Phòng KT-KT Theo quy định Lưu hồ sơ Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 5/10 QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẤU THẦU Mã số: QT - 10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 5.2 Diễn giải lưu đồ: 5.2.1 Tiếp nhận thông tin gói thầu: Phòng Kinh tế Kỹ thuật có trách nhiệm thường xun tìm kiếm thơng tin thơng tin mời thầu (qua internet, báo chí, thư mời thầu, thông tin từ cán bộ, nhân viên thuộc Công ty, Ban Tổng giám đốc giao ) Cán nhân viên cơng ty có thơng tin gói thầu báo cáo phụ trách đơn vị theo nhiều hình thức (trực tiếp, điện thoại, gửi giấy báo ) tên chủ đầu tư, nội dung gói thầu, thời gian bán hồ sơ, thời gian mở thầu, địa liên hệ, điện thoại Phụ trách đơn vị tiếp nhận cập nhập phiếu thông tin mời thầu theo BM-10-01 chuyển phòng Kinh tế Kỹ thuật 5.2.2 Kiểm tra thơng tin đề xuất tham gia dự thầu: Phụ trách phòng Kinh tế Kỹ thuật phân cán nhanh chóng liên hệ với chủ đầu tư thu thập thông tin liên quan đến gói thầu, tổ chức xác minh chặt chẽ, xác: + Trường hợp thơng tin khơng xác u cầu Chủ đầu tư vượt lực Công ty, phòng Kinh tế Kỹ thuật ghi nhận dừng lại, chuyển sang thơng tin gói thầu khác + Trường hợp xác minh thông tin đầy đủ, yêu cầu Chủ đầu tư hồn tồn phù hợp phòng Kinh tế Kỹ thuật thiết lập đơn đăng ký tham dự thầu theo BM-10-02 trình Tổng giám đốc Cơng ty phê duyệt 5.2.3 Phê duyệt: Tổng giám đốc Cơng ty có trách nhiệm xem xét đơn đăng ký tham dự thầu phê duyệt kịp thời 5.2.4 Mua hồ sơ dự thầu: Phòng Kinh tế Kỹ thuật có trách nhiệm qua phòng Tổ chức đề xuất viết giấy giới thiệu kèm giấy đề nghị tạm ứng trình Tổng giám đốc ký duyệt, chuyển phòng TCKT thực thủ tục cấp tài Cán phòng Kinh tế Kỹ thuật liên hệ với chủ đầu tư tổ chức mua hồ sơ dự thầu 5.2.5 Đánh giá khả đáp ứng hồ sơ mời thầu: Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 6/10 QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẤU THẦU Mã số: QT - 10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Sau có hồ sơ mời thầu, phòng Kinh tế Kỹ thuật tiến hành xem xét, nghiên cứu kỹ HSMT, đánh giá khả đáp ứng Công ty theo BM-10-03 mặt như: - Yêu cầu kỹ thuật, tiến độ, chất lượng thi công; - Yêu cầu trang thiết bị xe máy thi công; - Năng lực thi công Công ty; - Khả đáp ứng thầu phụ, nhà cung ứng; - Kế hoạch liên danh, liên kết; - Xem xét lực nhân lực Cơng ty; - Khả tài Cơng ty; - + Trường hợp tồn yêu cầu vượt khả Công ty, phòng Kinh tế Kỹ thuật có trách nhiệm thiết lập công văn từ chối tham dự thầu (nếu cần thiết), báo cáo giải trình cụ thể với Tổng giám đốc Công ty thông tin đến chủ đầu tư + Trường hợp kết đánh giá đảm bảo thực tốt cơng trình, dự án, phòng Kinh tế Kỹ thuật có trách nhiệm đánh giá sơ lợi nhuận cơng trình BM-10-04 (tính tốn khả trúng thầu, dự kiến khoản chi phí, giá bỏ thầu, lợi nhuận Cơng ty ) trình Tổng giám đốc xem xét, phê duyệt đạo thực 5.2.6 Phân công nhiệm vụ: Căn kết phê duyệt Tổng giám đốc Cơng ty, trưởng phòng Kinh tế Kỹ thuật tuỳ theo tính chất mức độ, quy mơ dự án để định phận thực định người chủ trì HSDT; Chủ trì HSDT quyền hạn giao, phân công nhiệm vụ cụ thể cho phận, cá nhân tổ làm thầu thực theo biểu mẫu BM-10-05 (Bảng phân công dự thầu) 5.2.7 Thiết lập hồ sơ dự thầu: Chủ trì HSDT phận làm thầu nghiên cứu kỹ HSMT, xét đến yếu tố liên quan yêu cầu kỹ thuật, tài chính, lực pháp lý, thời hạn nộp hồ sơ, vị trí địa lý, Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 7/10 QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẤU THẦU Mã số: QT - 10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 trường, mặt thi công, loại đặc điểm cơng trình, cơng nghệ, chủng loại vật tư tiêu chuẩn kỹ thuật; Người chủ trì tổ chức việc tham quan trường, liên hệ với Chủ đầu tư để nhận thêm thông tin (nếu cần) Nghiên cứu kỹ trường để phục vụ công tác thiết kế tổng mặt thi công đưa phương án tối ưu; Chuẩn bị tài liệu liên quan phục vụ cho công tác làm HSDT theo chào Chủ đầu tư, đảm bảo nội dung chủ yếu sau: - Hồ sơ pháp lý giấy tờ thủ tục; - Hồ sơ kỹ thuật (biện pháp tổ chức thi công); - Hồ sơ tài (dự tốn gói thầu, giá bỏ thầu); - Bảo lãnh dự thầu; - Hồ sơ lực Công ty, trang thiết bị dự kiến đưa vào cơng trình; - Hồ sơ nhà thầu phụ (nếu có) Yêu cầu nội dung HSDT phải đảm bảo tính khoa học, xác, trình bày đẹp, rõ ràng 5.2.8 Xem xét, phê duyệt trước nộp hồ sơ dự thầu: Sau phần HSDT thành viên thực theo kế hoạch hoàn thiện chuyển lên cho người chủ trì tổng kiểm tra đáp ứng yêu cầu HSMT, tính hiệu khả cung cấp thực Công ty Phụ trách phòng Kỹ thuật phải xem xét, kiểm tra cuối hồ sơ dự thầu trước trình Tổng giám đốc phê duyệt 5.2.9 Nộp HSDT tham dự lễ mở thầu: Đơn vị giao chịu trách nhiệm lập hồ sơ dự thầu phải xếp hồ sơ, đóng dấu, đóng gói, niêm phong tài liệu theo quy định, sau gửi hồ sơ dự thầu cho chủ đầu tư (kết việc nộp hồ sơ xác nhận biên nhận chủ đầu tư) Chủ trì HSDT và/hoặc đại diện Cơng ty tham dự mở thầu địa điểm thời gian quy định Theo yêu cầu Chủ đầu tư (nếu có), Chủ trì HSDT đại diện Cơng Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 8/10 QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẤU THẦU Mã số: QT - 10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 ty tiến hành làm rõ nội dung HSDT với Chủ đầu tư Tổng hợp báo cáo kết mở thầu theo BM-10-06 trình Tổng giám đốc người uỷ quyền xem xét làm sở để đàm phán hợp đồng 5.2.9 Tiếp nhận thông báo kết đấu thầu thương thảo, ký kết hợp đồng: Phòng Kinh tế Kỹ thuật có trách nhiệm tiếp nhận thông tin liên quan đến kết đấu thầu: + Trường hợp trượt thầu, phòng Kinh tế Kỹ thuật có trách nhiệm tổ chức họp rút kinh nghiệm sâu sắc + Trường hợp trúng thầu, phòng Kinh tế Kỹ thuật chuẩn bị nội dung thương thảo hợp đồng sở HSMT, HSDT đề xuất Cơng ty gói thầu trình Tổng giám đốc xem xét phê duyệt, trực tiếp uỷ quyền người thương thảo hợp đồng Trong trình thương thảo hợp đồng, có tình phát sinh nội dung chuẩn bị Tổng giám đốc phê duyệt, người ủy quyền thương thảo hợp đồng có trách nhiệm báo cáo Tổng giám đốc xin ý kiến đạo kịp thời Nếu điều kiện thương thảo đáp ứng yêu cầu Công ty, người ủy quyền thương thảo có trách nhiệm hồn thiện tồn hợp đồng rà sốt chặt chẽ thông tin, điều khoản hợp đồng (khi chủ đầu tư chuyển) trình Tổng giám đốc ký duyệt LƯU HỒ SƠ: TT Tên hồ sơ Phiếu thơng tin mời thầu Đơn vị lưu Phòng Kinh tế Kỹ thuật Thời hạn lưu trữ 01 năm Đơn đăng ký tham gia dự thầu 01 năm Đánh giá khả đáp ứng hồ 01 năm sơ mời thầu Bảng phân công làm hồ sơ dự 02 năm thầu Hồ sơ mời thầu Sau bàn giao cơng trình 02 năm đối gói thầu trượt thầu Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 9/10 QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẤU THẦU Mã số: QT - 10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 05 năm CT Hồ sơ dự thầu trúng thầu 02 năm đối CT trượt thầu năm Khi kết thúc cơng trình Báo cáo kết mở thầu Công văn thông báo kết đấu CT trúng thầu thầu chủ đầu tư 01 năm CT trượt thầu Phòng TCKT (Bản gốc), Hợp đồng kinh tế phòng KT-KT phòng/đội có liên quan Theo quy định (Bản to) PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐỂ ÁP DỤNG: Phiếu thông tin mời thầu BM-10-01 Đơn xin đăng ký tham gia dự thầu BM-10-02 Bảng đánh giá khả đáp ứng HSMT BM-10-03 Bảng đánh giá lợi nhuận sơ BM-10-04 Bảng phân công nhiệm vụ làm HSDT BM-10-05 Báo cáo kết mở thầu BM-10-06 Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 10/10 ... chất lượng; Tiêu chuẩn ISO 9001:2008; Các văn pháp quy hành (Luật đấu thầu, luật xây dựng, nghị định, thông tư, hướng dẫn ) Hệ thống quy chế, quy định Công ty ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT: Các từ viết... Theo quy định Lưu hồ sơ Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 5/10 QUY TRÌNH... thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-10 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 3/10 QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẤU THẦU Mã số: QT - 10 Ngày ban hành: 10/02/2012