HC 19 quy trinh xu ly thong tin

CƠNG TY ABCD QUI TRÌNH XỬ LÝ THƠNG TIN Mã tài liệu: HC-19 Hà Nội, 2017 QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN Mã tài liệu: HC-19 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Họ tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU: Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi Giám đốc QUY TRÌNH XỬ LÝ THƠNG TIN Mã tài liệu: HC-19 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Đảm bảo thơng tin truyền xác, khơng bị sai lệch - Hướng dẫn cụ thể cho phận phương pháp truyền xử lý thông tin III/ PHẠM VI: Quy trình áp dụng cho việc báo cáo, xử lý thông tin/công việc hàng ngày Công ty, cụ thể gồm loại thông tin sau: - Thơng tin từ bên ngồi vào cơng ty thơng tin từ cơng ty ngồi - Thơng tin truyền đạt phận nhằm giải công việc theo chức - Thông tin từ BGĐ đạo cho phận II/ ĐỊNH NGHĨA: - Khơng có IV/ NỘI DUNG: Nguyên tắc truyền đạt xử lý thơng tin - Thơng tin truyền đạt qua loại hình như: điện thoại, fax, email, trực tiếp… - Đối với cơng việc quan trọng người gửi thông tin phải đảm bảo người nhận thực nhận thông tin phải gọi điện hay gặp trực tiếp hỏi xem họ nhận hay chưa? Các loại thông tin gửi thường phải xác nhận lại điện thoại là: gửi thư, gửi mail - Việc giao nhận giấy tờ phải có chứng giao nhận thông qua mẫu sổ công văn… - Sau nhận thông tin phải tiến hành xử lý thơng tin vòng 30 phút, trường hợp lý khẩn cấp phải chuyển ngày, không chuyển qua ngày hôm sau - Khi nhận thông tin, phận nhận bắt buộc phải có phản hồi thơng tin cho phận chuyển giao Nếu khơng làm theo thời hạn phải có phản hồi để phận/cá nhân giao thơng tin xếp Phương pháp xử lý với loại thơng tin: 2.1 Thơng tin từ bên ngồi cơng ty - Với thông tin công văn, thư từ từ bên ngồi, nhân viên văn thư vào sổ cơng văn đến theo mẫu, sau xác định xem thơng tin cần chuyển đến phận nào, chuyển đến phận phải yêu cầu người nhận ký vào sổ công văn đến - Với thông tin khác điện thoại, trường hợp cần phải xử lý thông tin liên quan đến phận – cá nhân khác, nhân viên văn thư ghi nhận vào sổ thông tin theo biểu mẫu chuyển QUY TRÌNH XỬ LÝ THƠNG TIN Mã tài liệu: HC-19 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: thông tin đến cho người cần giải Việc chuyển thông tin quan trọng phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giải xử lý thông tin theo mẫu - Với thông tin mail  Mail đến: Khi nhận mail, nhân viên ghi nhận nội dung mail vào sổ công văn đến, in mail làm hai bản, lưu hồ sơ chuyển cho người nhận, yêu cầu người nhận ký vào sổ công văn đến  Gởi mail đi: Trường hơp phải gửi mail cho khách, nhân viên văn thư dự thảo nội dung, gởi nội dung dự thảo cho người cần gửi xác nhận cách ký tên Sau gởi nội dung theo yêu cầu, in mail gửi để gửi lại cho người yêu cầu gửi mail, copy mail gửi, đích kèm nội dung xác nhận chữ ký lưu hồ sơ  Trường hợp với mail cá nhân trực tiếp gởi ngồi khơng thơng qua văn thư cá nhân trực tiếp giải 2.2 Thơng tin từ cơng ty bên ngồi - Các thông tin chuyển từ bên bên ngồi gồm loại thơng tin văn thư gửi thông tin cá nhân, phận cơng ty gửi trực tiếp bên ngồi - Thơng tin phận gửi trực tiếp bên ngồi phận quản lý kiểm soát theo nguyên tắc - Trường hợp văn thư gửi bên ngồi phải tn thủ u cầu sau: phải lưu chứng trình chuyển giao thơng tin bên ngồi như: phiếu giao cho đơn vị chuyển phát nhanh… - Toàn nội dung kiểm sốt cơng văn bên ngồi cơng ty phải ghi chép theo biễu mẫu sổ giao công văn 2.3 Thông tin từ phận phận khác - Thông tin phận bao gồm thơng tin chuyển bên ngồi cơng ty, thơng tin chuyển qua văn thư, thông tin chuyển đến Giám đốc, thông tin chuyển qua phận cá nhân khác công ty - Khi chuyển thông tin phải dạng văn công văn, thông báo, fax biểu mẫu thuộc quy trình chun mơn liên quan 2.4 Thông tin Giám đốc triển khai: - Đối với thông tin Ban Giám đốc triển khai, quản lý phận có trách nhiệm triển khai đầy đủ cho nhân viên - Ngay sau triển khai, người tham gia họp phải ký tên quản lý xác nhận vào cuối biên (ghi sổ họp phòng) V/ BIỂU MẪU KÈM THEO: QUY TRÌNH XỬ LÝ THƠNG TIN Sổ theo dõi xử lý thông tin Mã tài liệu: HC-19 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: mã số: HC – 19 – BM01 -    ... nhận vào sổ thơng tin theo biểu mẫu chuyển QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN Mã tài liệu: HC- 19 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: thông tin đến cho người cần giải Việc chuyển thông tin quan trọng phải... sổ họp phòng) V/ BIỂU MẪU KÈM THEO: QUY TRÌNH XỬ LÝ THƠNG TIN Sổ theo dõi xử lý thơng tin Mã tài liệu: HC- 19 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: mã số: HC – 19 – BM01 -    ... đốc QUY TRÌNH XỬ LÝ THƠNG TIN Mã tài liệu: HC- 19 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Đảm bảo thơng tin truyền xác, không bị sai lệch - Hướng dẫn cụ thể cho phận phương pháp truyền xử lý thông tin