QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ QUYẾT TỐN TẠM ỨNG TIỀN MẶT 1 MỤC ĐÍCH :(Quy trình soạn thảo để làm gi ? giải vấn đề ?) - Tăng cường công tác quản lý tiền mặt , quản lý công nợ tạm ứng nhằm sử dụng tiền vốn mục đích, việc - Xác định rõ trách nhiệm quyền hạn trong, trình tự tạm ứng toán tiền tạm ứng - Lưu trữ chứng từ chặt chẽ có hệ thống phục vụ cho việc theo dõi , toán đối tượng, nâng cao hiệu sử dụng vốn 2 PHẠM VI ÁP DỤNG : liệt kê tất cả) (Quy trình chi phối cơng việc phòng ban phận ? Quy trình chi phối tất CBNV Cơng ty, thuộc : -Phòng điều -Phòng kinh doanh tổng hợp -Phòng hành -Phòng threebond -Thương xá tax -Phòng Kế tốn -Bộ phận kho, Bốc xếp , đống gói , phân loại 3 ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & TỪ VIẾT TẮT: (giải thích thuật ngữ, từ viết tắt sử dụng quy trình ) Giám đốc : GĐ Trưởng phòng: TP Kế toán trưởng : KTT Kế toán toán :KTTT Thủ quỹ : TQ Nhân viên: NV TÀI LIỆU THAM KHẢO : (Liệt kê văn bản, tiêu chuẩn, quy định …, sở để soạn thảo quy trình kể quy trình khác hệ thống quản lý chất lượng) -Hệ thống Tài khoản kế toán áp dụng cho Doanh nghiệp vừa nhỏ Việt nam, ban hành theo Quyết định 144 TC/CĐKT, văn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán -Hệ thống sổ kế tốn, chủ yếu Sổ theo dõi công nợ Tạm ứng -Hệ thống chứng từ kế toán : Phiếu thu , chi tiền mặt, Phiếu đề xuất Tạm ứng , Phiếu toán tiền tạm ứng -Tiêu chuẩn ISO 9001-2000 MÔ TẢ : 5.1 Lưu đồ tạm ứng : Công đoạn Trách nhiệm thực Lưu đồ (sử dụng ký hiệu theo quy ước ) Biểu mẫu áp dụng, tài liệu liên quan NV 1 Phiếu đề xuất tạm ứng Phiếu đề xuất tạm ứng Phiếu đề xuất tạm ứng GĐ Xem xét, duyệt KTTT Phiếu chi Phiếu chi tiền 4 5 TQ Phiếu chi Chi tiền Phiếu chi 6 Phiếu đề xuất tạm ứng KTTT, TQ Lưu Hồ sơ Sổ theo dõi nợ tạm ứng 5.1 Lưu đồ tốn tạm ứng : Cơng đoạn Trách nhiệm thực NV Đề nghị toán LƯU ĐỒ Biểu mẫu áp dụng (Sử dụng ký hiệu theo quy ước) Tài liệu liên quan Phiếu đề nghị toán Các chứng từ phát sinh có liên quan KTTT Kiểm tra , đối chiếu KTT , GĐ Xem xét, Duyệt KTTT TQ Phiếu nhập kho, hoá đơn VAT,… Phiếu đề nghị toán Phiếu chi Phiếu chi Phiêu thu Phiếu đề nghị toán Chi thu tiền KTTT, TQ Lưu Hồ sơ Phiếu thu Phiếu chi Phiếu thu Phiếu chi ,Phiếu thu, Phiếu đề nghị toán,Phiếu nhập kho, hoá đơn VAT, … 5.2 Diễn giải chi tiết Tạm ứng : Công đoạn Tên Công đoạn Trách nhiệm (ai làm ?) Mô tả thực công đoạn (Làm điều & làm nào, nêu rõ: đâu ? lúc ? ?) Đề xuất Nhân viên , Trưởng phòng Trong q trình kinh doanh phát sinh nghiệp vụ kinh tê yêu cầu phải có tiền vốn để thực hiện, NV đè xuất cho tạm ứng tiền để thực thi nhệm vụ.trình trưởng phòng duyệt Ghi đúng, ghi đủ, yêu cầu biểu mẫu lập sẵn, có ký tên NV trưởng phòng Phiếu đề xuất tạm ứng Quyết định Giám đốc Xem xét định cho tạm ứng Ký duyệt tạm ứng Phiếu đề xuất tạm ứng Thực Kế toán toán Viết phiếu chi Ghi rõ nội dung kinh tế phát sinh , họ tên người tạm ứng tiền Phiếu chi Thực Thủ quỹ Căn vào phiếu chi, chi tiền cho nhân viên Người nhận tiền ký nhận ghi rõ Phiếu chi họ tên, sơ tiền nhận Thực Kế tốn toán, Thủ quỹ Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền Hồ sơ lưu đầy đủ , có thứ tự, dễ tìm kiếm cần thiết Chuẩn chấp nhận (Như đạt/được công đoạn) Hạch tốn v tài khoản kế tốn, ghi chép sổ sách đối tượng Biểu mẫu áp dụng, hồ sơ (Bằng chứng để lại) 5.2 Diễn giải chi tiết Thanh tốn tạm ứng: Cơng đoạn Tên Công đoạn Trách nhiệm (ai làm ?) Mô tả thực cơng đoạn (Làm điều & làm nào, nêu rõ: đâu ? lúc ? Chuẩn chấp nhận (Như đạt/được Biểu mẫu áp dụng, hồ sơ (Bằng chứng để lại) ?) Đề nghị Kiểm tra,đối chiếu Ký duyệt NV KTTT KTT,GĐ công đoạn) Khi thực xong nghiệp vụ kinh tế, nhân viên tập hợp tất chứng từ phát sinh có liên quan, làm Đề nghị toán để trừ số tiên mà nhân viên ứng Chứng từ đầy đủ, rõ ràng , có thứ tự thời gian Kiểm tra tính hợp lý hợp pháp chứng từ, đối chiếu tổng số tiền đề nghị toán với chứng từ hoá đơn kèm theo Chứng từ đầy đủ, rõ ràng , có thứ tự thời gian Kiểm tra xem xét, ký duyệt Chứng từ đầy đủ, rõ ràng , có thứ tự thời gian Giấy đề nghị toán Các hoá đơn chứng từ liên quan Giấy đề nghị toán Các hoá đơn chứng từ liên quan Giấy đề nghị toán Các hoá đơn chứng từ liên quan Thực Thực KTTT TQ Viết phiếu thu lại toàn số tiên ứng Phiếu thu Viết phiếu chi số tiền duyệt toán Ghi rõ ràng, số tiền duyệt Thu lại tiền NV số tiền ứng lớn số duyệt chi Thu chi bù trừ không nhầm lẫn Phiếu thu Hồ sơ lưu đầy đủ , có thứ tự, dễ tìm kiếm cần thiết Phiếu thu Phiếu chi Phiếu chi Chi thêm tiền cho NV số tiền ứng nhỏ số tiền duyệt chi Thực KTTT, TQ Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền Hạch tốn v tài khoản kế tốn, ghi chép sổ sách đối tượng Phiếu chi Giấy đề nghị toán Các hoá đơn chứng từ liên quan BIỂU MẪU ÁP DỤNG, HỒ SƠ: Stt Nhận biết Tên biểu mẫu Giấy đề nghị toán Bảo vệ (Thẩm quyền truy cập, phép truy cập) Thời gian lưu hồ sơ ĐXTƯ-LS Phòng kế toán Kế toán, Quản trị, Giám đốc 10 năm Chuyển kho lưu trữ tiếp 10 năm ĐNTT-LS Phòng kế toán Kế toán, Quản trị, Giám đốc 10 năm Chuyển kho lưu trữ tiếp 10 năm Ký hiệu biểu mẫu Cách huỷ hồ sơ Phiếu chi PC-LS Phòng kế toán Kế toán, Quản trị, Giám đốc 10 năm Chuyển kho lưu trữ tiếp 10 năm Phiếu thu PT-LS Phòng kế tốn Kế tốn, Quản trị, Giám đốc 10 năm Chuyển kho lưu trữ tiếp 10 năm Phiếu đề xuất tạm ứng Bảo quản (Nơi lưu hồ sơ) ... tạm ứng KTTT, TQ Lưu Hồ sơ Sổ theo dõi nợ tạm ứng 5.1 Lưu đồ toán tạm ứng : Công đoạn Trách nhiệm thực NV Đề nghị toán LƯU ĐỒ Biểu mẫu áp dụng (Sử dụng ký hiệu theo quy ước) Tài liệu liên quan...Công đoạn Trách nhiệm thực Lưu đồ (sử dụng ký hiệu theo quy ước ) Biểu mẫu áp dụng, tài liệu liên quan NV 1 Phiếu đề xuất tạm ứng Phiếu đề xuất tạm ứng... trưởng phòng Phiếu đề xuất tạm ứng Quy t định Giám đốc Xem xét định cho tạm ứng Ký duyệt tạm ứng Phiếu đề xuất tạm ứng Thực Kế toán toán Viết phiếu chi Ghi rõ nội dung kinh tế phát sinh , họ tên