18 quy trinh lap ke hoach chi phi tam ung duyet chi va duyet mua theo tieu chua ISO

THỦ TỤC – QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ, TẠM ỨNG DUYỆT MUA VÀ DUYỆT CHI MỤC ĐÍCH Quy trình soạn thảo áp dụng trì nhằm:  Giúp phận lập kế hoạch chi phí, đề nghị tạm ứng tốn chi phí theo cách thống  Quy định mẫu biểu, báo cáo đồng hỗ trợ tốt cho công tác tổng hợp báo cáo PHẠM VI ÁP DỤNG GĐ ĐD QM ĐL ĐM GD KD SG X X X X X X X X  Quy trình áp dụng cho việc lập kế hoạch chi phí, tạm ứng, duyệt mua duyệt chi cho chi phí hoạt động Trung tâm khơng áp dụng cho việc mua hàng hố để kinh doanh TÀI LIỆU THAM KHẢO - Điều khoản 6.1 Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 - Tiêu chuẩn ISO 9000:2000 ĐỊNH NGHĨA CÁC THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT 4.1 Định nghĩa thuật ngữ  Trung tâm: Trung tâm mua sắm Sài Gòn  Đơn vị: Cơng ty thành viên bao gồm: Công ty TNHH NK, Công ty TNHH Cơ điện lạnh NK, Công ty TNHH Kim khí điện máy NK, Cơng ty Điện gia dụng, phòng Kinh doanh tổng hợp, Trung tâm SG  Bộ phận: phòng ban chức bao gồm: Phòng Marketing, phòng Hành chánh, phòng CNTT, Phòng Kế tốn, cửa hàng, kho vận, trạm bảo hành Ngoài thuật ngữ phận hiểu theo nghĩa nhân viên thuộc phận trưởng, phó phận  Trưởng đơn vị: Giám đốc Cơng ty thành viên, Trưởng phòng Kinh doanh tổng hợp, Giám đốc Trung tâm SG  Trưởng phận: Trưởng phòng ban chức  Bảng dự trù chi phí : Mẫu biểu dùng cho phận để dự trù chi phí phận quản lý  Phiếu đề nghị duyệt chi : Là chứng từ nội dùng để đề nghị duyệt tốn chi phí  Phiếu đề nghị tạm ứng : Là chứng từ nội dùng để đề nghị tạm ứng tiền cho nhu cầu công tác, kinh doanh  Phiếu đề xuất mua : Là chứng từ nội dùng để đề xuất mua hàng dịch vụ trước thực mua  Chứng từ kèm theo : Tùy theo nghiệp vụ cụ thể, chứng từ sau kèm theo chứng từ duyệt chi :  Hố đơn tài chứng từ toán hợp lý hợp lệ : phiếu thu, biên nhận, hoá đơn bán lẻ  Phiếu đề xuất mua phiếu đề nghị tạm ứng, hợp đồng mua, nhập kho (nếu có)  CBNV : Cán nhân viên  TCKT : Tài kế toán NỘI DUNG 5.1 Quy định trách nhiệm :  Các trưởng phận có trách nhiệm dự trù chi phí chi tiêu phận quản lý theo mẫu biểu thời gian quy định, sử dụng chi phí hợp lý sở kế hoạch chi phí lập  Giám đốc Trung tâm xem xét & kiểm tra cuối vấn đề liên quan đến việc lập kế hoạch thực chi phí  Bộ phận kế tốn tài có trách nhiệm việc hướng dẫn, triển khai, giám sát việc thực quy trình  Hồn ứng (quyết toán tạm ứng) : thực theo cách thức duyệt chi  Quy trình cung cấp hướng dẫn việc lập kế hoạch chi phí, tạm ứng, duyệt mua duyệt chi, hướng dẫn chi tiết phận kế tốn chi phí, Kế tốn trưởng trung tâm đảm trách 5.2 Nguyên tắc chung :  Các chi phí phận phân chia theo việc quản lý chi phí phận, việc thực kiểm sốt chi phí phải dựa chi phí phận quản lý  Chi phí chi tiêu phận dự trù sở số liệu chi tiêu tháng trước, kỳ năm trước, nhu cầu cơng việc, tình hình kinh doanh dự kiến  Các chi phí phận dự trù xây dựng từ bảng chiết tính để có sở phê duyệt, thực theo dõi  Các chi phí chi tiêu phải có hố đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định :  Hàng hoá, dịch vụ mua ngồi có giá trị mua từ 100.000 đ (một trăm ngàn đồng) trở lên phải có hố đơn tài có ghi đầy đủ : tên, địa chỉ, mã số thuế, dấu nhà cung cấp  Hàng hố, dịch vụ mua ngồi có giá trị mua 100.000 đ (một trăm ngàn đồng) phải có hố đơn bán lẻ có ghi đầy đủ : tên, địa nhà cung cấp  Đối với số loại chi phí phòng tài – kế tốn quy định, phải có báo giá để làm sở duyệt chi  Tạm ứng áp dụng cho trường hợp CBNV công tác mà khoản chi phí chưa xác định số tiền xác việc thực nghiệp vụ, công tác phải trải qua thời gian định chi phí mua ngồi phải tốn  CBNV phải hồn ứng theo thời gian quy định, thời gian phải hồn ứng, phòng TC-KT cấn trừ khoản tạm ứng vào lương khoản tốn khác CBNV 5.3 Trình tự lập kế hoạch chi phí : STT LƯU ĐỒ Q TRÌNH TRÁCH NHIỆM MƠ TẢ Q TRÌNH  Lập bảng dự trù chi phí Trưởng phận   CHUẨN CHẤT LƯỢNG BIỂU MẪU Các trưởng phận dự trù chi phí phận quản lý theo biểu mẫu Bảng dự trù chi phí Trước ngày 23 hàng tháng Thời điểm lập chuyển bảng dự trù chi phí có kèm theo bảng chiết Thực đủ yêu cầu tính cho trưởng phận kế tốn chi phí phải hồn tất trước ngày 23 theo biểu mẫu lập sẵn Bảng dự trù chi phí hàng tháng Tập hợp, kiểm tra tổng hợp bảng dự trù chi phí theo phận toàn Trung tâm Kiểm tra tổng hợp dự trù chi phí Kiểm tra dự trù chi phí  Trưởng phận kế tốn chi phí Lập bảng tổng hợp dự trù chi phí chi tiết kèm theo chuyển cho Kế tốn trưởng  Nếu bảng dự trù chi phí chi tiết kèm theo hợp lý hợp lệ, chuyển Thực đầy đủ yêu cầu theo biểu mẫu lập sẵn Bảng dự trù chi phí cho kế tốn trưởng  Ngược lại yêu cầu trưởng phận lập bảng dự trù chi tiết kèm theo  khác Kế toán trưởng kiểm tra lần cuối dự trù chi phí đệ trình Giám đốc Trung tâm Kế toán trưởng Thực dầy đủ theo yêu cầu biểu mẫu lập sẵn Kiểm tra Giám đốc Trung dự trù chi phí tâm Chuyển bảng Kế tốn chi phí Bảng dự trù chi Giám đốc Trung tâm phí Chuyển bảng dự trù chi phí phận sau ký phê Chuyển bảng dự Bảng dự trù chi duyệt Kế toán trưởng, Giám đốc Trung tâm cho phận trước trù cho phận tương phí ngày 01 hàng tháng ứng Các trưởng phận bảng dự trù chi phí duyệt để sử Chuyển trước ngày 01 Giám đốc Trung tâm phê duyệt dự trù chi phí   phí Có chữ ký phê duyệt  dự trù chi phí Bảng dự trù chi STT LƯU ĐỒ Q TRÌNH TRÁCH NHIỆM MƠ TẢ QUÁ TRÌNH CHUẨN CHẤT LƯỢNG BIỂU MẪU dụng chi phí hàng tháng 5.4 Trình tự duyệt mua: STT LƯU ĐỒ QUÁ TRÌNH TRÁCH Lập phiếu đề NHIỆM CBNV MƠ TẢ Q TRÌNH  xuất mua CHUẨN CHẤT BIỂU MẪU Khi có nhu cầu hàng dịch vụ, lập Phiếu đề xuất mua: ghi LƯỢNG Thực đầy đủ yêu rõ chi phí đề nghị mua có vượt mức dự trù hay khơng, sau chuyển cầu biểu mẫu lập m phiếu đến trưởng phận sẵn u Phiếu đề xuất a Xem xét Trưởng phận  Trưởng phận xem xét phiếu đề xuất mua nhận được: Thực đầy đủ yêu duyệt mua Kế toán trưởng  Trường hợp chi phí đề nghị mua nằm mức dự trù chi phí, trưởng cầu biểu mẫu lập m phận ký duyệt mua, thực tiếp bước 04 sẵn u  Phiếu đề xuất a Nếu chi phí đề nghị mua vượt mức dự trù chi phí, trưởng phận giải trình vào Phiếu đề xuất mua, ký kiểm tra chuyển phiếu đến Kế  toán trưởng Trung tâm người ủy quyền Kế toán trưởng đề xuất vào Phiếu đề xuất mua (trong trường hợp chi phí đề nghị mua vượt mức dự trù chi phí) lên Giám đốc Trung tâm: Xét xét ký duyệt Giám đốc Trung  tâm Kế toán trưởng  Nếu Giám đốc Trung tâm chấp thuận cho phép mua, ký duyệt vào phiếu Phải có chữ ký phê duyệt đề xuất mua, CBNV thực tiếp bước 04 Kế toán trưởng Nếu Giám đốc Trung tâm khơng chấp thuận mua, Kế tốn trưởng Giám đốc Trung tâm Phiếu đề xuất m u a chuyển phiếu đề xuất mua cho phận đề xuất Mua hàng dịch vụ CBNV  Sau Phiếu đề xuất mua Trưởng phận ký duyệt (trong trường Thực đầy đủ yêu hợp chi phí mua nằm mức dự trù chi phí), Kế toán cầu biểu mẫu lập Phiếu đề xuất m STT LƯU ĐỒ Q TRÌNH TRÁCH MƠ TẢ Q TRÌNH CHUẨN CHẤT NHIỆM BIỂU MẪU LƯỢNG Trưởng, Giám đốc Trung tâm ký duyệt (trong trường hợp chi phí mua vuợt mức dự trù chi phí )  u sẵn a CBNV thực mua hàng hay dịch vụ 5.5 Trình tự thực tạm ứng: STT LƯU ĐỒ QUÁ TRÌNH TRÁCH NHIỆM MƠ TẢ Q TRÌNH  CHUẨN CHẤT LƯỢNG BIỂU MẪU Phiếu đề nghị Sau duyệt mua, trường hợp tạm ứng cho công tác, t CBNV có nhu cầu tạm ứng, lập Phiếu đề nghị tạm ứng theo mẫu, ghi rõ mục đích tạm ứng, thời gian hoàn ứng Lập phiếu đề nghị tạm ứng CBNV  Chuyển phiếu đề nghị tạm ứng đến trưởng phận  Thời gian hoàn ứng chậm 02 ngày sau thực xong công tác Thực đầy đủ m yêu cầu biểu mẫu lập sẵn ứ n g  Xem xét nhu cầu tạm ứng có hợp lý hay khơng:  Nếu xét thấy nhu cầu tạm ứng có thật cần thiết, ký duyệt, chuyển đến Kế toán trưởng người Kế toán trưởng uỷ quyền Xem xét ký duyệt Trưởng phận Phiếu đề nghị t Thực đầy đủ m yêu cầu biểu mẫu lập sẵn ứ n g Xem xét ký duyệt Kế toán trưởng người  Xem xét tính hợp lý, hợp lệ Phiếu đề nghị tạm ứng trưởng Có chữ ký phê duyệt phận chuyển đến: Kế toán trưởng Phiếu đề nghị t STT LƯU ĐỒ QUÁ TRÌNH TRÁCH NHIỆM MƠ TẢ Q TRÌNH  Kế tốn trưởng  uỷ quyền CHUẨN CHẤT LƯỢNG BIỂU MẪU Nếu chấp thuận, ký duyệt chuyển Phiếu đề nghị tạm ứng đến kế tốn tốn m Nếu khơng chấp thuận chuyển lại Phiếu đề nghị tạm ứng cho trưởng ứ phận đề xuất n g  Phiếu đề nghị Căn Phiếu đề nghị tạm ứng Có chữ ký phê duyệt Kế toán t trưởng, kế toán toán lập phiếu chi Lập phiếu chi chi tiền Kế toán  Thủ quỹ chi tiền theo phiếu chi Thực đầy đủ toán yêu cầu biểu mẫu Thủ quỹ lập sẵn m ứ n g 5.6 Trình tự duyệt chi: STT LƯU ĐỒ Q TRÌNH TRÁCH NHIỆM MƠ TẢ Q TRÌNH   Lập phiếu đề nghị duyệt chi  BIỂU MẪU Phiếu đề nghị CBNV có sử dụng chi phí lập Phiếu đề nghị duyệt chi theo mẫu, ghi rõ khoản tốn có mức dự trù hay không Nếu vượt mức dự trù d ghi rõ mức vượt u Nếu CBNV khơng thể xác định chi phí có vượt mức dự trù hay khơng trưởng phận ghi vào mục CBNV CHUẨN CHẤT LƯỢNG Chuyển phiếu đề nghị duyệt chi với phiếu đề xuất mua, hoá đơn chứng từ kèm theo cho Trưởng phận Thực đầy đủ yêu cầu biểu mẫu lập sẵn y ệ t c h i STT LƯU ĐỒ Q TRÌNH TRÁCH NHIỆM MƠ TẢ Q TRÌNH   Kiểm tra ký duyệt CHUẨN CHẤT LƯỢNG BIỂU MẪU Phiếu đề nghị Kiểm tra chi phí đề nghị duyệt có thực phát sinh phận hay khơng, tính hợp lý chi phí, chi phí sử dụng so với chi phí dự trù: d Nếu chi phí phát sinh hợp lý hợp lệ, ký duyệt chuyển phiếu đề nghị u duyệt chi, hoá đơn chứng từ kèm theo cho phận kế tốn chi phí y Trưởng phận Thực đầy đủ yêu ệ cầu biểu mẫu lập t sẵn c h i Kiểm tra Bộ phận kế tốn  chi phí   Các chứng từ kèm theo Phiếu đề nghị Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ chứng từ, kiểm tra chi phí đề Thực đầy đủ yêu nghị duyệt chi có vượt dự trù chi phí hay không: cầu biểu mẫu lập d Nếu chứng từ hợp lệ kế tốn chi phí chuyển cho kế toán trưởng sẵn u người uỷ quyền y Nếu chứng từ không hợp lệ chuyển lại cho trưởng phận ệ t c h i Các chứng từ k è m t h STT LƯU ĐỒ QUÁ TRÌNH TRÁCH NHIỆM MƠ TẢ Q TRÌNH CHUẨN CHẤT LƯỢNG BIỂU MẪU e o    Kế toán trưởng người uỷ quyền xem xét tính hợp lý chi Thực đầy đủ yêu Phiếu đề nghị phí phát sinh để định duyệt chi hay không: cầu biểu mẫu lập d Nếu định duyệt chi, chuyển tồn chứng từ cho kế tốn sẵn u tốn Có chữ ký duyệt Kế y Nếu định khơng duyệt chi, chuyển tồn chứng từ cho kế toán toán trưởng người ệ tốn chi phí, kế tốn chi phí chuyển lại cho trưởng phận đề nghị ủy quyền t c duyệt chi bổ sung Kiểm tra duyệt chi h Kế toán trưởng i người Các chứng từ uỷ quyền k è m t h e o Lập phiếu chi Kế toán toán toán thủ quỹ  Kế toán toán lập phiếu chi, chuyển phòng quỹ chi tiền lập ủy Thực đầy đủ yêu Phiếu đề nghị nhiệm chi (sec) để chuyển tiền cầu biểu mẫu lập d sẵn u y ệ t c STT LƯU ĐỒ Q TRÌNH TRÁCH NHIỆM MƠ TẢ Q TRÌNH CHUẨN CHẤT LƯỢNG BIỂU MẪU h i Các chứng từ k è m t h e o BIỂU MẪU ÁP DỤNG ST TÊN BIỂU MẪU T KÝ HIỆU BIỂU MẪU BẢO QUẢN (Nơi lưu hồ sơ) Bộ phận KTTC, phận lập bảng dự trù Bảng dự trù chi phí BM/6.1/SG/02-01 Phiếu đề xuất mua BM/6.1/SG/02-02 Phiếu đề nghị tạm ứng BM/6.1/SG/02-03 Bộ phận KTTC Phiếu đề nghị duyệt chi BM/6.1/SG/02-04 Bộ phận KTTC Bộ phận KTTC BẢO VỆ (Thẩm quyền truy cập) Giám đốc Trung tâm, Giám đốc tài chính, Kế tốn trưởng, trưởng phó phận Giám đốc Trung tâm, Giám đốc tài chính, Kế tốn trưởng, trưởng phó phận Giám đốc Trung tâm, Giám đốc tài chính, Kế tốn trưởng, trưởng phó phận Giám đốc Trung tâm, Giám đốc tài chính, Kế tốn trưởng, trưởng phó phận THỜI GIAN LƯU HỒ SƠ Cho đến có thay đổi Cho đến có thay đổi CÁCH HỦY Xé bỏ hủy máy Xé bỏ hủy máy Cho đến có thay đổi Xé bỏ hủy máy Cho đến có thay đổi Xé bỏ hủy máy ... ứng) : thực theo cách thức duyệt chi  Quy trình cung cấp hướng dẫn việc lập kế hoạch chi phí, tạm ứng, duyệt mua duyệt chi, hướng dẫn chi tiết phận kế tốn chi phí, Kế tốn trưởng trung tâm đảm... Nguyên tắc chung :  Các chi phí phận phân chia theo việc quản lý chi phí phận, việc thực kiểm sốt chi phí phải dựa chi phí phận quản lý  Chi phí chi tiêu phận dự trù sở số liệu chi tiêu tháng... trù chi phí, trưởng phận giải trình vào Phi u đề xuất mua, ký kiểm tra chuyển phi u đến Kế  toán trưởng Trung tâm người ủy quy n Kế toán trưởng đề xuất vào Phi u đề xuất mua (trong trường hợp chi