PHÂN TÍCH QUY TRÌNH xử lý THÔNG TIN hồ sơ TUYỂN DỤNG của DIV

I GIỚI THIỆU VỀ QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP Quy trình tác nghiệp chuẩn (SOP) công cụ giúp hoạt động nhân viên, phận tổ chức vào hệ thống, chuẩn hóa Mỗi phận tổ chức nhiều SOP SOP có tính bắt buộc Nó khơng đảm bảo tính hiệu cơng việc, mà cịn đảm bảo tính an toàn cho người thao tác SOP soạn thảo nhằm: Cung cấp hướng dẫn cho người thực công việc; Tăng cường chia sẻ thông tin; Giảm thời gian đào tạo; Tăng cường ổn định, quán công việc SOP để giúp cho công việc hàng ngày, khơng phải làm để đối phó hay để lấy lệ Vì vậy, SOP phải liên tục cập nhật, góp ý từ người sử dụng quản lý Bài xin trình bày Quy trình tác nghiệp Xử lý thông tin hồ sơ tuyển dụng Trụ sở chính, Bảo hiểm Tiền gửi Việt Nam (DIV) II PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XỬ LÝ THƠNG TIN HỒ SƠ TUYỂN DỤNG CỦA DIV Bảo hiểm Tiền gửi Việt Nam (DIV) định chế tài đặc biệt Nhà nước, hoạt động khơng mục tiêu lợi nhuận, với nhiệm vụ bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp người gửi tiền, góp phần đảm bảo ổn định tổ chức nhận tiền gửi bảo hiểm, phát triển lành mạnh an tồn hoạt động tài chính, ngân hàng quốc gia DIV thức vào hoạt động từ năm 2000 DIV có Trụ sở Hà Nội (với 15 phòng ban chức nghiệp vụ) chi nhánh tỉnh thành phố khác Nhân riêng Trụ sở khoảng 100 người 1/ 11 Với chức trên, hoạt động DIV gồm: Thu phí bảo hiểm tiền gửi tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi; Chi trả khoản tiền gửi bảo hiểm cho người gửi tiền phạm vi mức bảo hiểm tối đa; Theo dõi, giám sát kiểm tra việc chấp hành quy định Nghị định Chính phủ bảo hiềm tiền gửi quy định an toàn hoạt động tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi; Hỗ trợ tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi có nguy khả chi trả chưa đến mức phải đặt tình trạng kiểm sốt đặc biệt; Tham gia quản lý, lý tài sản tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi phá sản; Kiến nghị với Ngân hàng Nhà nước quan có thẩm quyền việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung chủ trương, sách bảo hiểm tiền gửi; Tuyên truyền bảo hiểm tiền gửi công chúng; tập huấn, đào tạo tư vấn nghiệp vụ liên quan; Hợp tác với tổ chức nước nhằm tăng cường lực hoạt động Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi; Thực nhiệm vụ khác Thủ tướng Chính phủ giao Với hoạt động có vai trị đặc biệt thời kỳ khủng hoảng, cộng với tình hình biến động thị trường nhân lực năm gần đây, hoạt động tuyển dụng DIV bận rộn Là doanh nghiệp nhà nước, để thu hút nguồn nhân lực tốt tình hình nhân cạnh tranh cao, đặc biệt ngành tài ngân hàng, với khu vực hấp dẫn thuộc tổ chức tín 2/ 11 dụng nước ngồi thương mại cổ phần? Sau đó, làm để lưu giữ nhân lực tổ chức; Riêng chi phí cho đợt tuyển dụng tốn Mỗi ứng viên tuyển không tuyển, kênh thông tin để truyền tải hình ảnh tổ chức, nên việc tuyển dụng cần ngày chuẩn hóa tất khâu Sau Quy trình Xử lý thơng tin hồ sơ tuyển dụng Mục đích Quy trình Sau vị trí cần tuyển đăng qua phương tiện khác nhau, Quy trình nhằm quy định thống cách thức nhận, xử lý, quản lý hồ sơ Phịng Phát triển Nguồn nhân lực Quy trình nhằm: - Tổng kết khoa học, đảm bảo tìm danh sách ngắn người phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp - Xử lý thông tin chuyên nghiệp, tạo kênh quảng bá hình ảnh tổ chức - Lưu giữ kết quả, phân tích hồ sơ, phục vụ chiến lược nhân dài hạn Sơ đồ Quy trình xử lý thơng tin hồ sơ tuyển dụng STT Người thực Trình tự thực Thời gian thực Tiếp nhận hồ sơ Cán tuyển dụng Tóm tắt hồ sơ theo tiêu chí Cán cho tuyển trước dụng Ngay nhận 3/ 11 Cán tuyển dụng Briefing, báo lịch dụng, thi viết: CánThông tuyển Tổng hợp, lọc hồ sơ Lãnh đạo, cuối đợt Sau ngày làm việc kể từ HR, ngày kết thúc nhận hồ sơ Phòng hậu cần Cán điểm, tuyển Thi, chấm tổngdụng/ kết Lãnh đạo Trong vòng ngày làm phịng, việc Cơng ty tuyển dụng Cán tuyển dụng, Trong vòng 10 ngày làm Lên kế hoạch vấn vòng 1Lãnh đạo phòng, cập nhật kết việc, sau ngày thi HR, Phòng hậu cần Cántrabộ tuyển dụng, Kiểm tham chiếu, lên kế hoạch đàm phán HĐ Lãnh đạo Trong vòng 10 ngày làm phòng, việc HR, Phòng hậu cần Cán tuyển dụng, Cập nhật kết quả, xếp hạng, định tuyển dụng Lãnh đạo phòng, HR Trong vòng ngày làm việc Cán tuyển dụng ngày Thông báo 10 Cán tuyển dụng ngày Hoàn tất hồ sơ, Tổng kết, lưu trữ Mô tả bước Quy trình - Bất cập đề xuất cải tiến Các khâu Nhận xét/ Đề xuất cải tiến 4/ 11 Tiếp nhận hồ sơ: Cán Để công tác tuyển dụng hiệu quả, cần thực xác tuyển dụng tiếp nhận hồ sơ và chuẩn hóa từ khâu Nên có mẫu Hồ bắt đầu tóm tắt thơng tin vào sơ ứng viên để khâu sàng lọc, quản lý hồ sơ thực file excel định dạng trước: dễ dàng Hồ sơ đầu vào tiêu chuẩn hóa, cán Bao gồm thông tin cá nhân, tuyển dụng đào tạo chi tiết, tiết kiệm trình độ chun mơn, kinh nhiều lãng phí thời gian chi phí cho khâu thi nghiệm phù hợp với vị trí tuyển tuyển vấn chọn,… Tóm tắt hồ sơ theo tiêu chí cho trước: Cán tuyển dụng thực file excel Lọc hồ sơ: Cán tuyển dụng dựa tóm tắt trên, cân đối số lượng, chất lượng hồ sơ, xem xét tính phù hợp hồ sơ so với yêu cầu vị trí cần tuyển; Chọn lọc số lượng phù hợp cho vòng tiếp Tổ chức briefing: Cán Là tổ chức lớn, số lượng hồ sơ đủ yêu cầu vào làm tuyển dụng, phòng hậu thi viết cho đợt tuyển dụng năm lên tới trăm hồ cần, lên lịch với Lãnh đạo, HR, sơ, khâu tổ chức giới thiệu ban đầu hữu ích tổ chức giới thiệu DIV, trả chuyên nghiệp lời câu hỏi thông thường thông báo nội dung thi viết Đây khâu quan trọng, giúp ứng viên định có tham gia thi hay khơng, giảm thiểu lãng phí thời gian tiền bạc cho bên Thi, chấm điểm, tổng kết: Cán tuyển dụng tổ chức thi viết thông qua bên thứ ba (Thi Tiếng Anh, tin học chuyên môn.) Cán tuyển dụng lên kế Khâu vấn thực cách cảm tính 5/ 11 hoạch với Lãnh đạo phòng, HR: thiếu bàn bạc cá nhân tham gia vấn nội vấn vịng 1, xác nhận dung vấn Cần có checklist đảm bảo nội dung lịch với ứng cử viên; Chuẩn bị vấn bao gồm nội dung liên quan đến Phẩm điều kiện hậu cần để thực chất, trình độ, thái độ, văn hóa doanh nghiệp, thông tin vấn.- Th ực hi ện ph quan trọng hồ sơ, kế hoạch phát triển nghiệp để ỏng v ấn đảm bảo ứng viên phù hợp liên tục phát triển Cập nhật kết vấn Nếu người tiếp cận kiểu, tùy tiện, không tốn (nhận xét, xếp hạng)- Chọn ứng thời gian, mà tạo kết thất bại tới 50% (tỷ lệ bỏ cử viên vấn vòng việc vòng năm sau tuyển) Kiểm tra tham chiếu, lên kế Nên nhìn nhận trao đổi cởi mở với ứng viên, hoạch vấn đàm phán hợp để hai bên hiểu biết tốt đồng: Cán tuyển dụng làm đầu mối tổ chức vấn cho ứng viên cấp lãnh đạo; Cần làm rõ động tham gia, phù hợp với tổ chức, tránh trường hợp chọn người cao điểm nhất, phù hợp - nhanh chóng Theo Phỏng vấn vịng nhằm kiểm kinh nghiệp, tìm kiếm phù hợp lịng nhiệt tình yếu tra nốt thơng tin cịn lại, tố quan trọng thỏa thuận hợp đồng với điều khoản lương, chế độ, sách Ở khâu nên có tham gia đồng nghiệp tương lai làm tổ chức Thực tế cho thấy, mối liên hệ, cảm nhận đồng nghiệp làm việc với Cập nhật kết vấn tương lai quan nhiều để tạo nhóm tốt (nhận xét, xếp hạng)- Chọn ứng viên Khâu kiểm tra tham chiếu nên kết hợp yêu cầu bổ sung hồ sơ, với yêu cầu tổ chức nhà nước, yêu cầu BHXH khứ cần thiết Để ứng viên phịng Lao động Tiền lương khơng bị động ký HĐ lao động Cán tuyển dụng phối hợp Lãnh đạo phòng, HR họp Quyết định tuyển dụng Cán tuyển dụng thông báo Khâu thường coi nhẹ việc thơng báo cho ứng viên thức với ứng viên không chọn, mặc định “trong vịng ngày, 6/ 11 khơng liên lạc lại, không trúng tuyển” Trên thực tế, cần xem xét, để thể tính chun nghiệp tổ chức, tơn trọng ứng viên quan tâm, dù họ không làm việc cho tổ chức, kênh thơng tin hình ảnh tổ chức chun nghiệp- Đây cách để ứng viên có nguyện vọng tiếp tục phấn đấu theo hướng nhu cầu tổ chức tương lai Thậm chí, nên chuẩn bị số thơng tin giải thích thoả đáng cho người thắc mắc kết 10 Tổng kết hồ sơ, Lưu trữ Nên làm file Tổng kết, đính kèm tập hồ sơ lưu, ý ghi chép nhận xét, chấm điểm cho vòng vấn Những hồ sơ khơng thành cơng, sử dụng có nhu cầu tuyển đột xuất Cũng nên tổng kết chất lượng hồ sơ, rút kinh nghiệm nội dung quảng cáo, theo dõi tỷ lệ bỏ việc, đúc kết nguyên nhân, để có sách phù hợp với tình hình thị trường doanh nghiệp Việc xử lý có hệ thống minh bạch phận HR đảm bảo thông tin lần tuyển dụng lưu giữ, tránh trường hợp, cán tuyển dụng chuyển sang công tác khác, tài liệu có liên quan thất lạc Việc lưu trữ thông tin hệ thống, giúp việc phân tích, xây dựng chiến lược nhân lâu dài trở nên hiệu III MÔN QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP VÀ DIV Theo tôi, môn Quản trị sản xuất tác nghiệp trang bị tầm nhìn bao quát hệ thống cho toàn hoạt động doanh nghiệp, khơi dậy suy nghĩ hệ thống hoạt động hiệu quả, chuyên nghiệp vận động không ngừng Với xu hướng phát triển dịch vụ hầu hết kinh tế, chủ đề “sản xuất” dường khó khăn để thu hút quan tâm công chúng 7/ 11 Tuy nhiên, chiều ngược lại, ngành dịch vụ ngày tìm cách “lượng hóa” tiêu chí chất lượng Các ngân hàng ngày quen với thuật ngữ “sản phẩm”, ví dụ sản phẩm cho vay tiêu dùng, sản phẩm thẻ; Các cơng ty bảo hiểm có “sản phẩm”, ví dụ “An trí thành tài”,… Với xu hướng đó, quan điểm “sản xuất” tảng quan trọng cho công tác quản lý Qua môn học, tơi hệ thống hố nhiều khái niệm hữu ích “sản xuất” thời điểm (JIT), liên tục loại bỏ yếu tố bất hợp lý tác nghiệp (LEAN), cải tiến triệt để lần mà q trình khơng ngừng nghỉ (KAIZEN); tầm quan trọng quản trị dự trữ biết dự trữ chiếm tới 50% tổng vốn đầu tư, chi phí để trì chiếm tới 26% tổng chi phí; tiêu chí doanh nghiệp cần xem xét để chất lượng “sản phẩm” công chúng công nhận; thấy “nghề” quản lý đóng góp vào trình vận động doanh nghiệp, xã hội cách hiệu (khoảng 52% cho tăng suất hàng năm.) Xin chọn nội dung để phân tích vào thực trạng tổ chức công tác Là tổ chức tài chính, DIV túy cung cấp dịch vụ Áp dụng LEAN office DIV hữu ích, khía cạnh sau:  Về mặt quản trị tác nghiệp: Với Trụ sở nơi làm việc cho 100 cán cơng nhân viên, 15 phòng ban, thuê tòa nhà đắt đỏ trung tâm thành phố, có nhiều thứ để thực LEAN, để cắt giảm chi phí  Về góc độ chiến lược phát triển, quán triệt quan điểm LEAN hữu ích để có kế hoạch phát triển lâu dài chuyên nghiệp DIV có “lãng phí” cần loại bỏ sau: 8/ 11  Chờ đợi: Cấp phải chờ cấp duyệt tài liệu, giao việc khơng có thời hạn, dẫn đến tình trạng vừa làm vừa chơi, bị động Cần tạo thói quen làm việc có thời hạn, nghiêm túc với quy định  Vận chuyển: Công văn gửi đến Bộ thành phố, khơng có tên người nhận, Bộ phận soạn thảo công văn, không tìm hiểu xem nên gửi cho ai, vụ Kết công văn gửi nhiều lần, hồi âm, khơng có đầu mối để tiếp tục theo dõi Trong nội bộ, người có email riêng, không tận dụng nguồn tài nguyên để thực trao đổi thông tin cần thiết, kết nối thành viên nội Còn dùng email nội liên lạc với bên lại hay có lỗi Bộ phận văn thư cần quy định cụ thể cách thức gửi thư từ bên ngồi, phịng tin học cần quy định rõ chế thưởng phạt việc giải “sự cố” sử dụng ứng dụng tin học phòng ban  Lưu kho: Nhiều đề án đổi khâu tác nghiệp “đắp chiếu” sau hồn thành với chi phí khơng nhỏ Đây lãng phí lớn chất xám, động lực làm việc Cấp lãnh đạo cần đạo việc thực đề án cách thiết thực, gắn liền với thực tế, tâm đổi tạo chế khuyến khích đề án áp dụng  Thao tác: đơn vị có nhiều người, thiếu người làm việc Thao tác chậm chạp, hay Kiến thức rời rạc thực hành, nâng cao, hồn thiện  Sản xuất thừa: tuyển dụng nhiều, tỷ lệ thuyên chuyển lớn; tuyển khơng mục đích cơng việc, khơng có mơ tả cơng việc 9/ 11 Xử lý bất cập câu hỏi lớn Bắt đầu quan điểm lãnh đạo Đi theo tâm kế hoạch tổng thể khâu tác nghiệp, quan trọng truyền nhiệt huyết cho cán bộ, nhân viên Trong chưa áp dụng quy mô rộng, bắt đầu phận Dự án Hiện đại hố Ngân hàng, đơn vị tơi cơng tác Do quy mơ cịn gọn nhẹ, q trình xây dựng; cán người cầu tiến, mong muốn làm việc hiệu quả, có hội để áp dụng ý tưởng quản trị tác nghiệp IV KẾT LUẬN Quản trị sản xuất tác nghiệp môn khoa học nghiên cứu tính hiệu q trình chuyển hố từ nguồn lực đầu vào, thành sản phẩm đầu hữu dụng cho khách hàng Khách hàng ngày trở nên “thông thái” không quan tâm đến chất lượng, lợi ích thân họ dùng, mà ngày “nhạy cảm” với mối quan hệ mang tính cộng đồng, bền vững Do vậy, việc nghiên cứu liên tục cải tiến quy trình tác nghiệp doanh nghiệp, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, theo xu hướng cung cấp sản phẩm, dịch vụ ngày cần thiết Những doanh nghiệp có tầng lớp lãnh đạo nhìn nhận tầm quan trọng vấn đề may mắn động lực lớn cho trình xây dựng doanh nghiệp khoa học hiệu TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình “Quản trị tác nghiệp sản xuất” – Global Advanced Griggs 10/ 11 Operations Management – Barry Render Jay Heizer http://www.saga.vn/ http://www.beyondlean.com 11/ 11 ... nghiệp - Xử lý thông tin chuyên nghiệp, tạo kênh quảng bá hình ảnh tổ chức - Lưu giữ kết quả, phân tích hồ sơ, phục vụ chiến lược nhân dài hạn Sơ đồ Quy trình xử lý thơng tin hồ sơ tuyển dụng STT... đợt tuyển dụng tốn Mỗi ứng viên tuyển không tuyển, kênh thơng tin để truyền tải hình ảnh tổ chức, nên việc tuyển dụng cần ngày chuẩn hóa tất khâu Sau Quy trình Xử lý thơng tin hồ sơ tuyển dụng. .. thực Trình tự thực Thời gian thực Tiếp nhận hồ sơ Cán tuyển dụng Tóm tắt hồ sơ theo tiêu chí Cán cho tuyển trước dụng Ngay nhận 3/ 11 Cán tuyển dụng Briefing, báo lịch dụng, thi viết: CánThông tuyển