Quy trình xử lý hồ sơ tín dụng tại ngân hàng TMCP ngoại thương bắc giang

Dịch vụ tín dụng: Các khoản vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn với mục đích như bổ sung vốn lưu động cho sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng nhà xưởng, mua sắm máy móc thiết bị và các h

QUY TRÌNH XỬ LÝ HỒ SƠ TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG BẮC GIANG

Tôi công tác tại Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam-Chi nhánh Bắc Giang trực thuộc Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam ( Vietcombank) Ngân hàng chúng tôi được biết đến là một Ngân hàng có uy

tín nhất trong lĩnh vực Tài chính Ngân hàng tại Việt Nam Chúng tôi mang

đến cho Quý khách hàng các dịch vụ Ngân hàng cụ thể như sau:

Dịch vụ tiền gửi thanh toán, tiền gửi có kỳ hạn bằng đồng Việt Nam hoặc các ngoại tệ có thể chuyển đổi.

Dịch vụ tín dụng: Các khoản vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn với mục đích như bổ sung vốn lưu động cho sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng nhà xưởng, mua sắm máy móc thiết bị và các hoạt động tín dụng cá nhân, gia đình khác…

Nghiệp vụ thanh toán quốc tế của chúng tôi ở Việt Nam là một trong những Ngân hàng chuyên nghiệp nhất cụ thể : Mở thư tín dụng (L/C), thông báo thư tín dụng (L/C), dịch vụ nhờ thu D/A – D/P được thực hiện với chất lượng cao và mức phí cạnh tranh Chứng từ chiết khấu thanh toán xuất khẩu được thực hiện đơn giản và nhanh gọn….

-Dịch vụ bảo lãnh trong nước và quốc tế

Đấu thầu trái phiếu, phát hành trái phiếu, bảo lãnh bảo hành

-Dịch vụ phát hành và thanh toán thẻ trong nước, thẻ tín dụng quốc tế -Dịch vụ đổ lương tự động

-Dịch vụ bao thanh toán.

-Theo dõi khoản phải thu; Tài trợ, bao gồm các khoản vay và ứng trước; Thu nợ;

-Bảo đảm rủi ro tín dụng của bên mua hàng/nhập khẩu

Hiện tại là Chi nhánh mới thành lập từ tháng1/2010 nên chúng tôi thực hiện mô hình hoạt động kinh doanh của chi nhánh như sau:

-Ban Giám đốc : Bao gồm 01 giám đốc, 01 Phó giám đốc.

-Các phòng ban chức năng: Chi nhánh Ngân hàng chúng tôi hiện có

03 Phòng ban chức năng và 01 tổ trực thuộc đó là ; Phòng khách hàng, phòng kế toán thanh toán và kinh doanh dịch vụ, Phòng hành chính nhân

sự -Ngân Quỹ, tổ Kiêm tra nội bộ.

Giám đốc phụ trách mảng khách hàng, hành chính nhân sự, kiểm tra nội bộ.

Phó GĐ phụ trách mảng kế toán thanh toán và KDDV, Ngân quỹ Trong bài có sử dụng một số từ viết tắt cụ thể:

Phòng KTTT-KDDV : Phòng kế toán thanh toán –kinh doanh dịch vụ Phòng HCNS-NQ : Phòng Hành chính nhân sự -Ngân Quỹ

Cán bộ QLN : Cán bộ quản lý nợ; BP QLN : bộ phận quản lý nợ

GHTD : Giới hạn tín dụng, P KH: Phòng khách hàng

GH TTTM : Giới hạn tài trợ thương mại; GTCG : giấy tờ có giá

UNC : Uỷ nhiệm Chi, GRT : Giấy rút tiền, GNN: Giấy nhận nợ.

PNK : Phiếu nhập kho, BGĐ : Ban giám đốc, BP : Bộ phận.

TSBĐ : Tài sản bảo đảm.

Cụ thể mô hình quản lý của VCB Bắc Giang được thể hiện qua sơ

đồ sau:

Ngân hàng là một loại hình doanh nghiệp dịch vụ đặc biệt chuyên về kinh doanh tiền tệ và các dịch vụ liên quan đến tiền tệ Qua phần giới thiệu trên chúng ta nhận thấy rằng trong ngân hàng có rất nhiều các quy trình tác nghiệp để phục vụ cho nhiệm vụ kinh doanh trong các dịch vụ của mình Một trong những nghiệp vụ chính của Ngân hàng là hoạt động tín dụng, trong công tác tín dụng, quá trình tác nghiệp cho vay tại Chi nhánh đang áp dụng việc giải ngân cho vay đối với khách hàng thực hiện theo quy trình 36 ( Quy trình cho vay doanh nghiệp nhỏ và vừa viết tắt là Quy trình SME ) cụ thể quy trình về phần nhập dữ liệu và phần rút vốn vay tại Chi nhánh như sau:

Phần Nhập dữ liệu trên hệ thống công nghệ thông tin và lưu trữ hồ sơ

nhiệm thực hiện

1 Kiểm tra hồ sơ do Phòng Khách hàng chuyển sang:

a) Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ;

Cán bộ QLN

TT Các bước công việc Trách

nhiệm thực hiện

b) Kiểm tra tính khớp đúng của thông tin trong Thông

báo mở hợp đồng tín dụng với nội dung tín dụng

được phê duyệt.

Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, thông tin khớp đúng,

CB QLN ký xác nhận lên 01 bản gốc Thông báo mở hợp

đồng tín dụng (được lập theo mẫu 2.2) gửi lại Phòng

khách hàng.

Phòng KTTT-KDDV

2 CB QLN mở Hợp đồng tín dụng trên hệ thống công nghệ

để TP KTTT-KDDV kiểm soát, đảm bảo nội dung thông

tin nhập vào hệ thống khớp đúng với nội dung tín dụng

đã phê duyệt.

Phòng KTTT-KDDV

3 Gửi bản gốc các giấy tờ cần thiết đến bộ phận Kế toán

hạch toán hoặc Kho quỹ để lưu, đảm bảo tuân thủ các

yêu cầu về quy chế lưu giữ chứng từ theo quy định hiện

hành (kèm theo bản Liệt kê hồ sơ).

Phòng KTTT-KDDV

3.1 Gửi bộ phận quản lý tài khoản của khách hàng (Kế toán

giao dịch) 01 bản gốc Hợp đồng tín dụng;

3.2 Gửi bộ phận kho quỹ để lưu giữ an toàn giấy tờ liên quan

đến tài sản thế chấp / cầm cố nếu có như bản gốc Hợp

đồng thế chấp, cầm cố; các loại giấy tờ chứng minh

quyền sở hữu của khách hàng đối với TS đảm bảo có liên

quan và bản gốc Biên bản giao nhận hồ sơ TS đảm bảo

giữa khách hàng và NHNT;

3.3 Các hồ sơ còn lại Phòng KTTT-KDDV quản lý.

Phần rút vốn vay

a) Tuỳ từng trường hợp, cấp phê duyệt tín dụng có thể quyết định về quy trình rút vốn vay như sau:

Phòng KTTT-KDDV trực tiếp kiểm tra thủ tục rút vốn vay và tác nghiệp (Phòng khách hàng không cần thực hiện kiểm tra); hoặc

Phòng khách hàng thực hiện kiểm tra thủ tục rút vốn vay trước khi chuyển hồ sơ để Phòng KTTT-KDDV tác nghiệp;

b) Những trường hợp sau đây phải lường trước và ghi rõ như là một điều kiện rút vốn tại Thông báo mở Hợp đồng tín dụng gửi đến Phòng KTTT-KDDV trước khi rút vốn:

Nếu không có quy định trước, Phòng KTTT-KDDV có trách nhiệm kiểm tra thủ tục rút vốn vay, Phòng khách hàng tiếp nhận hồ sơ của Khách hàng

và chuyển hồ sơ sang Phòng KTTT-KDDV và không phải lập Thông báo đủ điều kiện rút vốn;

nhiệm thực hiện

1 Tiếp nhận hồ sơ rút vốn vay Hồ sơ tối thiểu gồm:

a) 03 bản gốc Giấy nhận nợ ( Giấy nhận nợ - theo mẫu);

b) Giấy tờ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay liên

quan đến lần giải ngân như Hợp đồng kinh tế, Hoá

đơn chứng từ;

c) Uỷ nhiệm chi hoặc giấy rút tiền mặt.

Phòng khách hàng

2 Kiểm tra chứng từ, hồ sơ rút vốn vay và lập thông báo

tác nghiệp

2.1 Trường hợp chỉ Phòng KTTT-KDDV kiểm tra hồ sơ rút

vốn

a) Nhận hồ sơ chuyển từ Phòng khách hàng ( phòng này

Phòng KTTT-KDDV

TT Các bước công việc Trách

nhiệm thực hiện

chỉ nhận hồ sơ từ khách hàng mà không tiến hành

kiểm tra).

b) Bộ phận QLN thực hiện kiểm tra tối thiểu những nội

dung sau:

Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ đề nghị rút

vốn;

Kiểm tra sự phù hợp về nội dung của hồ sơ đề nghị

rút vốn với các điều kiện tín dụng đã duyệt từ trước;

2.2 Trường hợp Phòng khách hàng chịu trách nhiệm kiểm

tra trước khi gửi Phòng KTTT-KDDV

Phòng khách hàng 2.2.

1

Các nội dung kiểm tra khi nhận hồ sơ:

a) Kiểm tra sự phù hợp về nội dung của hồ sơ đề nghị

rút vốn với các điều kiện tín dụng đã duyệt từ trước;

b) Phân tích rủi ro của nội dung rút vốn (nếu Chi nhánh

đánh giá có rủi ro phát sinh phải thực hiện phân tích).

2.2.

2

Nếu đánh giá hồ sơ rút vốn đầy đủ, hợp lệ về hình thức

và nội dung rút vốn phù hợp với Hợp đồng tín dụng, CB

TD lập Thông báo đủ điều kiện rút vốn ( Thông báo đủ

điều kiện rút vốn - theo mẫu), trình TP khách hàng ký

duyệt.

2.2.

3

Gửi Hồ sơ rút vốn đến Phòng KTTT-KDDV để tiếp tục

thực hiện.

3.1 CB QLN mở tài khoản vay, điền số tài khoản vay và ký

nháy vào các Giấy nhận nợ, trình TP KTTT-KDDV ký

Phòng

TT Các bước công việc Trách

nhiệm thực hiện

KDDV 3.2 Hồ sơ được giải ngân được xử lý tiếp như sau:

a) 01 Giấy nhận nợ được chuyển lại cho khách hàng;

b) 01 Giấy nhận nợ cùng các chứng từ kèm theo được

chuyển tiếp sang các bộ phận tác nghiệp có liên quan

để thực hiện giải ngân (P.Kế toán giao dịch để

chuyển khoản…).

c) Giấy nhận nợ còn lại lưu tại Phòng Phòng

KTTT-KDDV

Phòng KTTT-KDDV

3.3 Hồ sơ giải ngân được xử lý tiếp như sau:

a) 01 Giấy nhận nợ được chuyển lại cho khách hàng;

b) 01 Giấy nhận nợ cùng chứng từ kế toán kèm theo

được lưu tại Phòng Giao dịch

c) Hồ sơ còn lại được gửi về P.KTTT-KDDV

Quy trình này đã cụ thể hoá được các công việc của từng bộ phận phải tác nghiệp, tuy nhiên còn một số tồn tại sau:

Chưa quy định rõ thời gian thực hiện từng phần việc, thời gian hoàn thiện hồ

sơ còn thiếu ra sao Việc kiểm tra hồ sơ rút vốn vay vẫn chưa giao trách nhiệm cụ thể việc kiểm tra hồ sơ giải ngân cho 1 phòng nhất định, do vậy chưa nâng cao được trách nhiệm cụ thể của Phòng chức năng trong việc kiểm tra hồ sơ giải ngân.

Sau khi thực hiện Quy trình 36 tại Chi nhánh, nhất là khi học xong môn quản trị hoạt động tôi đã cân nhắc và đề ra việc cụ thể hoá Quy trình

giải ngân tại Ngân hàng sẽ đạt được hiệu quả và lợi ích tối ưu hơn việc

cụ thể hoá quy trình thực hiện như sau:

VCB bắc Giang quy định một số nội dung về quá trình luân chuyển hồ

sơ và thời gian xử lý hồ sơ tín dụng tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Bắc Giang cụ thể :

I NGUYÊN TẮC CHUNG:

- Tất cả các bộ phận khi bàn giao hồ sơ tín dụng cho nhau đều phải ký nhận chính xác ngày, giờ nhận.

- Sau khi đã nhận hồ sơ tín dụng, trong quá trình tác nghiệp nếu bộ phận nhận hồ sơ kiểm tra thấy hồ sơ còn thiếu chứng từ hoặc chưa hợp lý thì phải báo ngay lại cho bộ phận bàn giao để cùng phối hợp xử lý.

- Sau khi hoàn tất quá trình tác nghiệp, để thuận lợi cho quá trình giao nhận

hồ sơ, trước 09h ngày làm việc hôm sau bộ phận nhận hồ sơ sẽ bàn giao lại các hồ sơ cần trả lại phát sinh ngày hôm trước với đầy đủ chữ ký, ngày giờ giao nhận cho bộ phận bàn giao để bộ phận này cập nhật hồ sơ tín dụng.

- Tất cả các bộ phận liên quan phải tuân thủ đúng theo thời gian xử lý giao dịch đã quy định Trong quá trình xử lý, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc

có lý do ảnh hưởng đến tiến độ xử lý giao dịch thì các cán bộ phải báo cáo ngay cho lãnh đạo phòng để lãnh đạo phòng có hướng xử lý kịp thời, tránh

để khách hàng phàn nàn vì Ngân hàng xử lý chậm.

- Trong trường hợp có nhiều bộ hồ sơ cùng nhận một lúc thì các bộ phận sẽ phối hợp với nhau để xử lý trước hồ sơ nào cần gấp (các hồ sơ đã gửi cho Phòng khách hàng trước, các hồ sơ chuyển tiền theo đường bù trừ hoặc chuyển tiền đi nước ngoài) Trong trường hợp này, thời gian xử lý tối đa cho

bộ hồ sơ tiếp theo được tính bắt đầu từ khi kết thúc bộ hồ sơ trước.

II QUY ĐỊNH CỤ THỂ:

Stt Tên công việc Bộ phận

thực hiện

Thời gian xử

lý tối đa/01

bộ hồ sơ

1 Nhận hồ sơ cấp GHTD, cấp tín dụng, điều

chỉnh tín dụng (trừ Hồ sơ vay cầm cố thế

chấp GTCG):

BP QLN tiến hành kiểm tra hồ sơ, nhập

thông tin trên hệ thống, bàn giao hồ sơ liên

quan tới TTTM cho bộ phận TTTM.

BP QLN 120 phút

2 Nhận hồ sơ cấp GHTTTM, hồ sơ cấp hạn

mức TTTM, điều chỉnh hạn mức TTTM:

BP TTTM tiến hành kiểm tra hồ sơ, kiểm tra

HM TTTM trên hệ thống mà BP QLN nhập,

lưu hồ sơ

BP TTTM 30 phút

3 Nhận hồ sơ rút vốn (trừ hồ sơ vay cầm cố

GTCG)

3.1 Hồ sơ rút vốn để thanh toán trong nước:

- Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, mở tài koản

trên hệ thống, ký duyệt trên GNN.

- Nhận hồ sơ, kiểm tra GNN, UNC, GRT và

hạch toán trên hệ thống.

- Trong trường hợp hình thức giải ngân bằng

tiền mặt, bộ phận Ngân quỹ nhận hồ sơ,

kiểm tra hồ sơ, duyệt trên hệ thống, chi tiền

cho khách hàng.

- BP QLN

- BP KT tiền vay

- BP Ngân quỹ

- 20 phút

- 15 phút

- 10 phút

3.2 Hồ sơ rút vốn để thanh toán nước ngoài:

- Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, mở tài khoản - BP QLN - 25 phút

trên hệ thống, ký duyệt trên GNN, photo hồ

sơ liên quan đến việc chuyển tiền gửi bộ

phận TTTM (trường hợp thanh toán T/T).

- Nhận hồ sơ, kiểm tra GNN, lệnh chuyển

tiền (nếu có) và hạch toán trên hệ thống,

chuyển 01 liên hạch toán đã duyệt cho bộ

phận TTTM.

- Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, hạch toán trên

hệ thống.

- BP KT tiền vay

- BP TTTM

- 10 phút

- 10 phút

4 Hồ sơ vay cầm cố GTCG:

- Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, mở hợp đồng,

link tài sản, mở tài khoản vay trên hệ thống.

- Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, hạch toán trên

hệ thống.

- Trong trường hợp giải ngân bằng tiền mặt,

bộ phận Ngân quỹ nhận hồ sơ, kiểm tra hồ

sơ, duyệt trên hệ thống, chi tiền cho khách

hàng.

- BP QLN

- BP KT tiền vay

- BP Ngân quỹ

- 15 phút

- 05 phút

- 05 phút

5 Hồ sơ phát hành L/C, bảo lãnh; điều chỉnh

L/C, điều chỉnh hợp đồng bảo lãnh… :

- Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, mở hạn mức

trên hệ thống, chuyển hồ sơ cho bộ phận

TTTM.

- Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, lập thông báo

gửi TW, scan hồ sơ gửi TW.

- BP QLN

- BP TTTM

- 10 phút

- 30 phút

6 Quá trình nhập kho, nhập ngoại bảng tài sản

bảo đảm:

- Nhận hồ sơ TSBĐ từ P.KH, kiểm tra hồ

sơ, nhập trên hệ thống, lập PNK để nhập

kho và nhập ngoại bảng.

- Nhận hồ sơ, nhận PNK với đầy đủ chữ ký

của BP QLN và BGĐ, kiểm tra hồ sơ, nếu

đầy đủ hồ sơ, thủ kho ký nhận và tiến hành

nhập kho TSBĐ

- Nhận PNK với đầy đủ chữ ký của BP

QLN, thủ kho, Ban giám đốc, hạch toán

nhập ngoại bảng trên hệ thống

- BP QLN

- BP Ngân quỹ

- BP KT tiền vay

- 45 phút

- 15 phút

- 05 phút

Sau khi cụ thể hoá về Quy trình 36, quy định rõ về thời gian tác nghiệp để áp dụng vào sử lý công việc tại Ngân hàng chúng tôi thấy việc sử

lý công việc đã nhanh chóng, thuận tiện và khoa học hơn và được sự ủng hộ nhiệt tình và đánh giá cao từ phía khách hàng.

Trả lời câu hỏi 2 :

Qua môn học quản trị hoạt động tôi thấy bài 4 phần quản trị chất lượng rất phù hợp với việc quản trị hoạt động của hệ thống Ngân hàng, do vậy rất phù hợp và

có thể áp dụng vào công việc quản trị của Ngân hàng nơi tôi làm việc Chúng ta biết rằng Ngành ngân hàng là một loại hình hoạt động dịch vụ đặc biệt, nếu quản lý được chất lượng sẽ mang lại sự khác biệt, nâng cao được chất lượngcác dịch vụ cung cấp, đồng thời giảm chi phí cho Ngân hàng do vậy sẽ giảm được chi phí cho khách hàng Khi chất lượng phục vụ

của Ngân hàng tốt khách hàng sẽ sử dụng nhiều dịch vụ hơn, lợi nhuận mang lại sẽ cao hơn, tăng sức cạnh tranh cho ngân hàng mình

Trong ngân hàng phải xây dựng được một bộ phận về quản trị chất lượng, các quy trình nghiệp vụ theo chuẩn mực quốc tế

Thực hiện ngày một nâng cao vai trò lãnh đạo, nâng cao năng lực quản tri, năng lực tổ chức quản lý Đối với nhân viên phải luôn có kế hoạch đào tạo để ngày một nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng sử lý công việc…mục tiêu cuối cùng là hiệu quả công việc và sự phát triển bền vững của Ngân hàng.

Tập trung các dịch vụ tiện ích để chăm sóc khách hàng, cải tiến liên tục các quy trình nghiệp vụ, thực hiện đối chuẩn, JIT, các công cụ TQM.

Thực hiện tốt công tác đào tạo để ngày một nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên trong ngân hàng.

Khi công tác quản trị về chất lượng thực hiện tốt tại ngân hàng thì uy tín , thương hiệu Ngân hàng sẽ mạnh hơn, khách hàng sẽ về quan hệ nhiều hơn, thị phần trên thị trướng ngân hàng quản trị tốt sẽ ngày một chiếm lĩnh thị trường Qua trên cho thâứy việc quản trị về chất lượng hết sức cần thiết đối với Ngân hàng chúng tôi.

Đối với Ngân hàng nơi tôi làm việc công tác quản trị chất lượng

sẽ được áp dụng vào toàn bộ hệ thống quản lý của các phòng ban.

Căn cứ vào các quy trình nghiệp vụ hiện hành, chúng tôi sẽ xem xét mức độ vận dụng vào thực tế ra sao, sự phản ánh và mức độ vừa lòng của khách hàng như thế nào để điều chỉnh một cách linh hoạt nhất Trong các linh vực tác nghiệp đều xây dựng các quy trình nghiệp vụ, có quy định cụ thể về thời gian hoàn thành Đồng thời chúng tôi cũng tìm hiểu các quy trình nghiệp vụ của các đối thủ cạnh tranh, các chiến lược về huy động vốn , phát hành thẻ, công tác tín dụng trong từng thời điểm, xem xét tính hiệu

quả của các Ngân hàng khi áp dụng các nghiệp vụ đồng dạng ra sao; từ đó phát huy những ưu điểm của mình và loại bỏ những nhược điểm nhằm tạo

ra sự khác biệt, nâng cao tính chuyên nghiệp cho từng cán bộ nhân viên của Ngân hàng.

Thiết lập các bộ tiêu chuẩn, có chấm điểm hàng tháng đối với nhân viên, xây dựng quy chế trả lương thưởng hợp lý, khoa học nhằm động viên cán bộ nhân viên Ngân hàng mình hoàn thành tốt công việc được giao.

Tóm lại sự cạnh tranh của các Ngân hàng là sự cạnh tranh về chất lượng dịch vụ, Ngân hàng nào quản trị tốt chất lượng, đưa ra các sản phẩm dịch vụ tiện ích, giá cả hợp lý thì sẽ phát huy được hiệu quả và ngược lại.

Kết luận: Qua bài tập trên tôi đã lấy các yếu tố dữ liệu của Ngân hàng

TMCP Ngoại Thương Việt Nam-Chi nhánh Bắc Giang nơi tôi làm việc để phân tích, đáng giá Các kiến thức của môn học Quản trị hoạt động được sử dụng vào để nhìn nhận và chỉ ra các vấn đề cần quan tâm, phân tích rõ các

ưu tiên cạnh tranh để từ đó giúp bản thân tôi hiện đang là cán bộ giữ vị trí là quản lý tại các Chi nhánh nhìn nhận điều hành và sử lý công việc một cách hiệu quả hơn Từ những kiến thức đó cũng giúp tôi hoàn thành tốt hơn nữa được nhiệm vụ kinh doanh của Ngân hàng mình Qua các bài học của môn Quản trị hoạt động cũng tôi có được những kiến thức cơ bản về các hành vi quản trị hoạt động, đây cũng là nguồn tri thức quan trọng giúp tôi hoàn thiện hơn trong công tác quản lý của tôi đối với công việc của mình được cấp trên giao trọng trách

- Hà nội, ngày 7 tháng 8 năm 2010

Người viết bài Học viên Lê Xuân Trường lớp M0909

Tài liệu tham khảo :

-Tài liệu VCB Bắc Giang