Quy trình xử lý hồ sơ tín dụng tại ngân hàng TMCP ngoại thương bắc giang

QUY TRÌNH XỬ LÝ HỒ SƠ TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG BẮC GIANG Tôi công tác Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam-Chi nhánh Bắc Giang trực thuộc Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam ( Vietcombank) Ngân hàng biết đến Ngân hàng có uy tín lĩnh vực Tài Ngân hàng Việt Nam Chúng tơi mang đến cho Quý khách hàng dịch vụ Ngân hàng cụ thể sau: Dịch vụ tiền gửi toán, tiền gửi có kỳ hạn đồng Việt Nam ngoại tệ chuyển đổi Dịch vụ tín dụng: Các khoản vay ngắn hạn, trung hạn dài hạn với mục đích bổ sung vốn lưu động cho sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng nhà xưởng, mua sắm máy móc thiết bị hoạt động tín dụng cá nhân, gia đình khác… Nghiệp vụ tốn quốc tế chúng tơi Việt Nam Ngân hàng chuyên nghiệp cụ thể : Mở thư tín dụng (L/C), thơng báo thư tín dụng (L/C), dịch vụ nhờ thu D/A – D/P thực với chất lượng cao mức phí cạnh tranh Chứng từ chiết khấu toán xuất thực đơn giản nhanh gọn… -Dịch vụ bảo lãnh nước quốc tế Đấu thầu trái phiếu, phát hành trái phiếu, bảo lãnh bảo hành -Dịch vụ phát hành toán thẻ nước, thẻ tín dụng quốc tế -Dịch vụ đổ lương tự động -Dịch vụ bao toán -Theo dõi khoản phải thu; Tài trợ, bao gồm khoản vay ứng trước; Thu nợ; -Bảo đảm rủi ro tín dụng bên mua hàng/nhập Hiện Chi nhánh thành lập từ tháng1/2010 nên thực mô hình hoạt động kinh doanh chi nhánh sau: -Ban Giám đốc : Bao gồm 01 giám đốc, 01 Phó giám đốc -Các phòng ban chức năng: Chi nhánh Ngân hàng chúng tơi có 03 Phòng ban chức 01 tổ trực thuộc ; Phòng khách hàng, phòng kế tốn tốn kinh doanh dịch vụ, Phòng hành nhân -Ngân Quỹ, tổ Kiêm tra nội Giám đốc phụ trách mảng khách hàng, hành nhân sự, kiểm tra nội Phó GĐ phụ trách mảng kế toán toán KDDV, Ngân quỹ Trong có sử dụng số từ viết tắt cụ thể: Phòng KTTT-KDDV : Phòng kế tốn tốn –kinh doanh dịch vụ Phòng HCNS-NQ : Phòng Hành nhân -Ngân Quỹ Cán QLN : Cán quản lý nợ; BP QLN : phận quản lý nợ GHTD : Giới hạn tín dụng, P KH: Phòng khách hàng GH TTTM : Giới hạn tài trợ thương mại; GTCG : giấy tờ có giá UNC : Uỷ nhiệm Chi, GRT : Giấy rút tiền, GNN: Giấy nhận nợ PNK : Phiếu nhập kho, BGĐ : Ban giám đốc, BP : Bộ phận TSBĐ : Tài sản bảo đảm Cụ thể mơ hình quản lý VCB Bắc Giang thể qua sơ đồ sau: Ngân hàng loại hình doanh nghiệp dịch vụ đặc biệt chuyên kinh doanh tiền tệ dịch vụ liên quan đến tiền tệ Qua phần giới thiệu nhận thấy ngân hàng có nhiều quy trình tác nghiệp để phục vụ cho nhiệm vụ kinh doanh dịch vụ Một nghiệp vụ Ngân hàng hoạt động tín dụng, cơng tác tín dụng, q trình tác nghiệp cho vay Chi nhánh áp dụng việc giải ngân cho vay khách hàng thực theo quy trình 36 ( Quy trình cho vay doanh nghiệp nhỏ vừa viết tắt Quy trình SME ) cụ thể quy trình phần nhập liệu phần rút vốn vay Chi nhánh sau: Phần TT Nhập liệu hệ thống công nghệ thông tin lưu trữ hồ sơ Các bước công việc Trách nhiệm Kiểm tra hồ sơ Phòng Khách hàng chuyển sang: thực Cán a) Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ hồ sơ; QLN TT Các bước công việc Trách nhiệm thực b) Kiểm tra tính khớp thơng tin Thơng Phòng báo mở hợp đồng tín dụng với nội dung tín dụng KTTTđược phê duyệt KDDV Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, thông tin khớp đúng, CB QLN ký xác nhận lên 01 gốc Thơng báo mở hợp đồng tín dụng (được lập theo mẫu 2.2) gửi lại Phòng khách hàng CB QLN mở Hợp đồng tín dụng hệ thống cơng nghệ Phòng để TP KTTT-KDDV kiểm sốt, đảm bảo nội dung thông KTTTtin nhập vào hệ thống khớp với nội dung tín dụng KDDV phê duyệt Gửi gốc giấy tờ cần thiết đến phận Kế tốn Phòng hạch tốn Kho quỹ để lưu, đảm bảo tuân thủ KTTTyêu cầu quy chế lưu giữ chứng từ theo quy định KDDV 3.1 hành (kèm theo Liệt kê hồ sơ) Gửi phận quản lý tài khoản khách hàng (Kế toán 3.2 giao dịch) 01 gốc Hợp đồng tín dụng; Gửi phận kho quỹ để lưu giữ an toàn giấy tờ liên quan đến tài sản chấp / cầm cố có gốc Hợp đồng chấp, cầm cố; loại giấy tờ chứng minh quyền sở hữu khách hàng TS đảm bảo có liên quan gốc Biên giao nhận hồ sơ TS đảm bảo 3.3 khách hàng NHNT; Các hồ sơ lại Phòng KTTT-KDDV quản lý Phần rút vốn vay a) Tuỳ trường hợp, cấp phê duyệt tín dụng định quy trình rút vốn vay sau: Phòng KTTT-KDDV trực tiếp kiểm tra thủ tục rút vốn vay tác nghiệp (Phòng khách hàng khơng cần thực kiểm tra); Phòng khách hàng thực kiểm tra thủ tục rút vốn vay trước chuyển hồ sơ để Phòng KTTT-KDDV tác nghiệp; b) Những trường hợp sau phải lường trước ghi rõ điều kiện rút vốn Thông báo mở Hợp đồng tín dụng gửi đến Phòng KTTTKDDV trước rút vốn: Nếu khơng có quy định trước, Phòng KTTT-KDDV có trách nhiệm kiểm tra thủ tục rút vốn vay, Phòng khách hàng tiếp nhận hồ sơ Khách hàng chuyển hồ sơ sang Phòng KTTT-KDDV khơng phải lập Thơng báo đủ điều kiện rút vốn; TT Các bước công việc Trách nhiệm Tiếp nhận hồ sơ rút vốn vay Hồ sơ tối thiểu gồm: thực Phòng a) 03 gốc Giấy nhận nợ ( Giấy nhận nợ- theo mẫu); khách b) Giấy tờ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay liên hàng quan đến lần giải ngân Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn chứng từ; c) Uỷ nhiệm chi giấy rút tiền mặt Kiểm tra chứng từ, hồ sơ rút vốn vay lập thơng báo 2.1 tác nghiệp Trường hợp Phòng KTTT-KDDV kiểm tra hồ sơ rút vốn Phòng KTTT- a) Nhận hồ sơ chuyển từ Phòng khách hàng ( phòng KDDV TT Các bước công việc Trách nhiệm thực nhận hồ sơ từ khách hàng mà không tiến hành kiểm tra) b) Bộ phận QLN thực kiểm tra tối thiểu nội dung sau: Kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ hồ sơ đề nghị rút vốn; Kiểm tra phù hợp nội dung hồ sơ đề nghị 2.2 rút vốn với điều kiện tín dụng duyệt từ trước; Trường hợp Phòng khách hàng chịu trách nhiệm kiểm Phòng tra trước gửi Phòng KTTT-KDDV khách hàng 2.2 Các nội dung kiểm tra nhận hồ sơ: a) Kiểm tra phù hợp nội dung hồ sơ đề nghị rút vốn với điều kiện tín dụng duyệt từ trước; b) Phân tích rủi ro nội dung rút vốn (nếu Chi nhánh 2.2 đánh giá có rủi ro phát sinh phải thực phân tích) Nếu đánh giá hồ sơ rút vốn đầy đủ, hợp lệ hình thức nội dung rút vốn phù hợp với Hợp đồng tín dụng, CB TD lập Thông báo đủ điều kiện rút vốn ( Thông báo đủ điều kiện rút vốn- theo mẫu), trình TP khách hàng ký 2.2 duyệt Gửi Hồ sơ rút vốn đến Phòng KTTT-KDDV để tiếp tục thực 3.1 Giải ngân CB QLN mở tài khoản vay, điền số tài khoản vay ký Phòng nháy vào Giấy nhận nợ, trình TP KTTT-KDDV ký KTTT6 TT Các bước công việc Trách nhiệm 3.2 Hồ sơ giải ngân xử lý tiếp sau: thực KDDV Phòng a) 01 Giấy nhận nợ chuyển lại cho khách hàng; KTTT- b) 01 Giấy nhận nợ chứng từ kèm theo KDDV chuyển tiếp sang phận tác nghiệp có liên quan để thực giải ngân (P.Kế toán giao dịch để chuyển khoản…) c) Giấy nhận nợ lại lưu Phòng Phòng KTTT- 3.3 KDDV Hồ sơ giải ngân xử lý tiếp sau: a) 01 Giấy nhận nợ chuyển lại cho khách hàng; b) 01 Giấy nhận nợ chứng từ kế tốn kèm theo lưu Phòng Giao dịch c) Hồ sơ lại gửi P.KTTT-KDDV Quy trình cụ thể hố công việc phận phải tác nghiệp, nhiên số tồn sau: Chưa quy định rõ thời gian thực phần việc, thời gian hồn thiện hồ sơ thiếu Việc kiểm tra hồ sơ rút vốn vay chưa giao trách nhiệm cụ thể việc kiểm tra hồ sơ giải ngân cho phòng định, chưa nâng cao trách nhiệm cụ thể Phòng chức việc kiểm tra hồ sơ giải ngân Sau thực Quy trình 36 Chi nhánh, học xong môn quản trị hoạt động cân nhắc đề việc cụ thể hố Quy trình giải ngân Ngân hàng đạt hiệu lợi ích tối ưu việc cụ thể hố quy trình thực sau: VCB bắc Giang quy định số nội dung trình luân chuyển hồ sơ thời gian xử lý hồ sơ tín dụng Ngân hàng TMCP Ngoại thương Bắc Giang cụ thể : I NGUYÊN TẮC CHUNG: - Tất phận bàn giao hồ sơ tín dụng cho phải ký nhận xác ngày, nhận - Sau nhận hồ sơ tín dụng, trình tác nghiệp phận nhận hồ sơ kiểm tra thấy hồ sơ thiếu chứng từ chưa hợp lý phải báo lại cho phận bàn giao để phối hợp xử lý - Sau hồn tất q trình tác nghiệp, để thuận lợi cho trình giao nhận hồ sơ, trước 09h ngày làm việc hôm sau phận nhận hồ sơ bàn giao lại hồ sơ cần trả lại phát sinh ngày hôm trước với đầy đủ chữ ký, ngày giao nhận cho phận bàn giao để phận cập nhật hồ sơ tín dụng - Tất phận liên quan phải tuân thủ theo thời gian xử lý giao dịch quy định Trong q trình xử lý, có khó khăn, vướng mắc có lý ảnh hưởng đến tiến độ xử lý giao dịch cán phải báo cáo cho lãnh đạo phòng để lãnh đạo phòng có hướng xử lý kịp thời, tránh để khách hàng phàn nàn Ngân hàng xử lý chậm - Trong trường hợp có nhiều hồ sơ nhận lúc phận phối hợp với để xử lý trước hồ sơ cần gấp (các hồ sơ gửi cho Phòng khách hàng trước, hồ sơ chuyển tiền theo đường bù trừ chuyển tiền nước ngoài) Trong trường hợp này, thời gian xử lý tối đa cho hồ sơ tính kết thúc hồ sơ trước II QUY ĐỊNH CỤ THỂ: Stt Tên công việc Bộ phận Thời gian xử thực lý tối đa/01 Nhận hồ sơ cấp GHTD, cấp tín dụng, điều BP QLN hồ sơ 120 phút chỉnh tín dụng (trừ Hồ sơ vay cầm cố chấp GTCG): BP QLN tiến hành kiểm tra hồ sơ, nhập thông tin hệ thống, bàn giao hồ sơ liên quan tới TTTM cho phận TTTM Nhận hồ sơ cấp GHTTTM, hồ sơ cấp hạn BP TTTM 30 phút mức TTTM, điều chỉnh hạn mức TTTM: BP TTTM tiến hành kiểm tra hồ sơ, kiểm tra HM TTTM hệ thống mà BP QLN nhập, lưu hồ sơ Nhận hồ sơ rút vốn (trừ hồ sơ vay cầm cố 3.1 GTCG) Hồ sơ rút vốn để toán nước: - Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, mở tài koản - BP QLN - 20 phút hệ thống, ký duyệt GNN - Nhận hồ sơ, kiểm tra GNN, UNC, GRT - BP KT tiền - 15 phút hạch toán hệ thống vay - Trong trường hợp hình thức giải ngân - 10 phút tiền mặt, phận Ngân quỹ nhận hồ sơ, - BP Ngân kiểm tra hồ sơ, duyệt hệ thống, chi tiền quỹ 3.2 cho khách hàng Hồ sơ rút vốn để tốn nước ngồi: - Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, mở tài khoản - BP QLN - 25 phút hệ thống, ký duyệt GNN, photo hồ sơ liên quan đến việc chuyển tiền gửi phận TTTM (trường hợp toán T/T) - Nhận hồ sơ, kiểm tra GNN, lệnh chuyển - BP KT tiền - 10 phút tiền (nếu có) hạch tốn hệ thống, vay chuyển 01 liên hạch toán duyệt cho phận TTTM - Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, hạch toán - 10 phút - BP TTTM hệ thống Hồ sơ vay cầm cố GTCG: - Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, mở hợp đồng, - BP QLN - 15 phút link tài sản, mở tài khoản vay hệ thống - Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, hạch toán - BP KT tiền - 05 phút hệ thống vay - Trong trường hợp giải ngân tiền mặt, - 05 phút phận Ngân quỹ nhận hồ sơ, kiểm tra hồ - BP Ngân sơ, duyệt hệ thống, chi tiền cho khách quỹ hàng Hồ sơ phát hành L/C, bảo lãnh; điều chỉnh L/C, điều chỉnh hợp đồng bảo lãnh… : - Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, mở hạn mức - BP QLN - 10 phút hệ thống, chuyển hồ sơ cho phận TTTM - BP TTTM - 30 phút - Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, lập thông báo gửi TW, scan hồ sơ gửi TW Quá trình nhập kho, nhập ngoại bảng tài sản 10 bảo đảm: - Nhận hồ sơ TSBĐ từ P.KH, kiểm tra hồ - BP QLN - 45 phút sơ, nhập hệ thống, lập PNK để nhập kho nhập ngoại bảng - Nhận hồ sơ, nhận PNK với đầy đủ chữ ký - BP Ngân - 15 phút BP QLN BGĐ, kiểm tra hồ sơ, quỹ đầy đủ hồ sơ, thủ kho ký nhận tiến hành nhập kho TSBĐ - Nhận PNK với đầy đủ chữ ký BP QLN, thủ kho, Ban giám đốc, hạch toán nhập ngoại bảng hệ thống - 05 phút - BP KT tiền vay Sau cụ thể hố Quy trình 36, quy định rõ thời gian tác nghiệp để áp dụng vào sử lý công việc Ngân hàng thấy việc sử lý cơng việc nhanh chóng, thuận tiện khoa học ủng hộ nhiệt tình đánh giá cao từ phía khách hàng Trả lời câu hỏi : Qua môn học quản trị hoạt động thấy phần quản trị chất lượng phù hợp với việc quản trị hoạt động hệ thống Ngân hàng, phù hợp áp dụng vào công việc quản trị Ngân hàng nơi làm việc Chúng ta biết Ngành ngân hàng loại hình hoạt động dịch vụ đặc biệt, quản lý chất lượng mang lại khác biệt, nâng cao chất lượngcác dịch vụ cung cấp, đồng thời giảm chi phí cho Ngân hàng giảm chi phí cho khách hàng Khi chất lượng phục vụ 11 Ngân hàng tốt khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ hơn, lợi nhuận mang lại cao hơn, tăng sức cạnh tranh cho ngân hàng Trong ngân hàng phải xây dựng phận quản trị chất lượng, quy trình nghiệp vụ theo chuẩn mực quốc tế Thực ngày nâng cao vai trò lãnh đạo, nâng cao lực quản tri, lực tổ chức quản lý Đối với nhân viên phải ln có kế hoạch đào tạo để ngày nâng cao nghiệp vụ, kỹ sử lý công việc…mục tiêu cuối hiệu công việc phát triển bền vững Ngân hàng Tập trung dịch vụ tiện ích để chăm sóc khách hàng, cải tiến liên tục quy trình nghiệp vụ, thực đối chuẩn, JIT, cơng cụ TQM Thực tốt công tác đào tạo để ngày nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên ngân hàng Khi công tác quản trị chất lượng thực tốt ngân hàng uy tín , thương hiệu Ngân hàng mạnh hơn, khách hàng quan hệ nhiều hơn, thị phần thị trướng ngân hàng quản trị tốt ngày chiếm lĩnh thị trường Qua cho thâứy việc quản trị chất lượng cần thiết Ngân hàng Đối với Ngân hàng nơi làm việc công tác quản trị chất lượng áp dụng vào toàn hệ thống quản lý phòng ban Căn vào quy trình nghiệp vụ hành, xem xét mức độ vận dụng vào thực tế sao, phản ánh mức độ vừa lòng khách hàng để điều chỉnh cách linh hoạt Trong linh vực tác nghiệp xây dựng quy trình nghiệp vụ, có quy định cụ thể thời gian hồn thành Đồng thời chúng tơi tìm hiểu quy trình nghiệp vụ đối thủ cạnh tranh, chiến lược huy động vốn , phát hành thẻ, cơng tác tín dụng thời điểm, xem xét tính hiệu 12 Ngân hàng áp dụng nghiệp vụ đồng dạng sao; từ phát huy ưu điểm loại bỏ nhược điểm nhằm tạo khác biệt, nâng cao tính chuyên nghiệp cho cán nhân viên Ngân hàng Thiết lập tiêu chuẩn, có chấm điểm hàng tháng nhân viên, xây dựng quy chế trả lương thưởng hợp lý, khoa học nhằm động viên cán nhân viên Ngân hàng hồn thành tốt cơng việc giao Tóm lại cạnh tranh Ngân hàng cạnh tranh chất lượng dịch vụ, Ngân hàng quản trị tốt chất lượng, đưa sản phẩm dịch vụ tiện ích, giá hợp lý phát huy hiệu ngược lại Kết luận: Qua tập lấy yếu tố liệu Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam-Chi nhánh Bắc Giang nơi tơi làm việc để phân tích, đáng giá Các kiến thức môn học Quản trị hoạt động sử dụng vào để nhìn nhận vấn đề cần quan tâm, phân tích rõ ưu tiên cạnh tranh để từ giúp thân tơi cán giữ vị trí quản lý Chi nhánh nhìn nhận điều hành sử lý công việc cách hiệu Từ kiến thức giúp tơi hồn thành tốt nhiệm vụ kinh doanh Ngân hàng Qua học mơn Quản trị hoạt động tơi có kiến thức hành vi quản trị hoạt động, nguồn tri thức quan trọng giúp hồn thiện cơng tác quản lý tơi cơng việc cấp giao trọng trách - Hà nội, ngày tháng năm 2010 Người viết Học viên Lê Xuân Trường lớp M0909 Tài liệu tham khảo : -Tài liệu VCB Bắc Giang 13 -Giáo trình chương trình đào tạo thạc sĩ môn Quản trị hoạt động -Đại học quốc gia Hà Nội liên kết với Đại học GRIGGS Hoa Kỳ 14 ... hố Quy trình giải ngân Ngân hàng đạt hiệu lợi ích tối ưu việc cụ thể hố quy trình thực sau: VCB bắc Giang quy định số nội dung trình luân chuyển hồ sơ thời gian xử lý hồ sơ tín dụng Ngân hàng TMCP. .. tránh để khách hàng phàn nàn Ngân hàng xử lý chậm - Trong trường hợp có nhiều hồ sơ nhận lúc phận phối hợp với để xử lý trước hồ sơ cần gấp (các hồ sơ gửi cho Phòng khách hàng trước, hồ sơ chuyển... thời gian xử lý tối đa cho hồ sơ tính kết thúc hồ sơ trước II QUY ĐỊNH CỤ THỂ: Stt Tên công việc Bộ phận Thời gian xử thực lý tối đa/01 Nhận hồ sơ cấp GHTD, cấp tín dụng, điều BP QLN hồ sơ 120 phút