… - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … THỦ TỤC KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mục đích: Thủ tục lập nhằm kiểm soát tài liệu, bao gồm tài liệu nội tài liệu nguồn gốc từ bên đưa vào áp dụng hệ thống quản lý Cơng ty có Phạm vi: Tài liệu liệu cần kiểm soát theo thủ tục bao gồm tài liệu theo hướng dẫn biên soạn tài liệu thuộc hệ thống tài liệu Công ty Nội dung: 3.1 Lưu đồ: Yêu cầu KS tài liệu Trao đổi Phân công Dự thảo Phê duyệt Cập nhật theo dõi Đánh dấu, nhận dạng Pho to, Phân phối Người thực Bộ phận có u cầu Quy Lập Hồ trình sơ Tài liệu, Biểu mẩu Phiếu đề xuất làm; thay đổi tài … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … liệu (mã số: 0089; 0090) Bộ phận chun mơn + người kiểm sốt tài liệu + người yêu cầu Đại diện lãnh đạo Đại diện lãnh đạo Bảng theo dõi thay đổi tài liệu (mã số: 0094) Người phân công Hướng dẫn biên soạn tài liệu (mã số: 0088) Đại diện lãnh đạo Người kiểm soát tài liệu Danh mục tài liệu (mã số: 0091) Đóng dấu kiểm sốt Người kiểm sốt tài liệu Người kiểm soát tài liệu Danh sách phân phối tài liệu (mã số: 0093; 0092) Người kiểm soát tài liệu 3.2 Nội dung (thuyết minh lưu đồ): 3.2.1 Phát hành tài liệu mới: Phát sinh nhu cầu tài liệu mới: người yêu cầu gửi giấy đề nghị (theo mẫu mã số: 0089) tới Đại diện lãnh đạo (ĐDLĐ) xem xét … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … Đại diện lãnh đạo xem xét: Nếu khơng đồng ý thơng báo lại cho người u cầu biết; Nếu đồng ý định người biên soạn hướng dẫn người biên soạn soạn thảo tài liệu ghi ý kiến giấy đề nghị (biểu mẫu mã số: 0089) chuyển giấy đề nghị cho người sạn thảo Người biên soạn: Tiến hành soạn thảo tài liệu, đánh máy, lần ban hành, ký vào ô người biên soạn (xem hướng dẫn số hiệu tài liệu Hướng dẫn biên soạn tài liệu mã số: 0088); Chuyển tài liệu soạn thảo tới Bộ phận chuyên môn liên quan, người kiểm sốt tài liệu, người u cầu có ý kiến (việc xin ý kiến tài liệu không bắt buộc trừ trường hợp người kiểm soát tài liệu) Tổng hợp ý kiến để tiếp tục soạn thảo; Trình ĐDLĐ xem xét phê duyệt (có kèm theo ý kiến cá nhân, Bộ phận chuyên mơn theo mục - có) Đối với nội dung mà người biên soạn, Bộ phận chuyên mơn liên quan, Người kiểm sốt tài liệu có ý kiến khác trình ý kiến cho ĐDLĐ để ĐDLĐ có định cuối Tài liệu sau phê duyệt thức, Người biên soạn chuyển đến Người kiểm soát tài liệu Người kiểm soát tài liệu cập nhật tài liệu vào danh mục tài liệu (mã số: 0091) Danh mục phải có sẳn để nhân viên truy cập muốn xác nhận tài liệu nhằm tránh sử dụng tài liệu lỗi thời Người kiểm soát tài liệu cho photo nhiều thích hợp, đóng dấu " Kiểm sốt " theo Qui định đóng dấu tài liệu (Hướng dẫn cơng việc biên soạn tài liệu mã số: 0088), phân phối đến người nhận tài liệu theo phân phối tài liệu ĐDLĐ phê duyệt (mã số: 0092 “Danh sách phân phối tài liệu tài liệu”; 0093 “ Danh sách phân phối nhiều tài liệu” ) Người nhận tài liệu phải kiểm tra để đảm bảo nhận tài liệu, phổ biến tài liệu đến tất nhân viên có liên quan lưu tài liệu cho dễ dàng nhận biết, dễ dàng lấy tra khảo cần thiết Phụ trách kiểm soát tài liệu lưu trữ tài liệu gốc theo tài liệu, tài liệu gốc khơng đóng dấu "Kiểm sốt " để photo phân phối cần thiết 3.2.2 Thay đổi tài liệu hành: … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … Phát sinh nhu cầu cần thay đổi tài liệu hành: người yêu cầu gửi phiếu đề xuất thay đổi tài liệu tới ĐDLĐ (biểu mẫu mã số: 0090) ĐDLĐ xem xét: Nếu khơng đồng ý thơng báo lại cho người yêu cầu; Nếu đồng ý định Người biên soạn hướng dẫn Người biên soạn thay đổi tài liệu ghi ý kiến phiếu đề xuất thay đổi tài liệu (biểu mẫu mã số: 0090) chuyển phiếu yêu cầu thay đổi tài liệu cho Người biên soạn Người biên soạn tiến hành soạn thảo phần thay đổi tài liệu thực theo bước từ đến 3.2.1 phần 3.2 Phân loại tài liệu thay đổi: a> Tài liệu thay đổi lớn: Phải in lại toàn tài liệu; Tiến hành thay đổi tài liệu, hiệu chỉnh lần ban hành tăng lên đơn vị hiệu chỉnh ngày ban hành cho phù hợp Phụ trách kiểm soát tài liệu photo đủ bảng theo dõi thay đổi tài liệu bảng tài liệu thay đổi đóng dấu " Kiểm soát ", tiến hành phân phối tương tự bước và7 3.2.1 phần 3.2 Người giữ tài liệu phải trả lại tài liệu “lỗi thời” cho Phụ trách kiểm soát tài liệu để hủy, khơng hủy mà cần thiết phải lưu lại tài liệu lỗi thời phải đóng dấu "hết hiệu lực " theo Hướng dẫn biên soạn tài liệu b> Tài liệu thay đổi nhỏ: Trường hợp thay nhỏ thay đổi từ đến trang tài liệu Tuy nhiên, tùy trường hợp ĐDLĐ định việc thay đổi tài liệu lớn hay nhỏ nhằm mục đích thuận lợi cho việc phân phối tài liệu Phụ trách kiểm soát tài liệu photo đủ bảng theo dõi thay đổi tài liệu trang có sửa đổi (khơng đóng dấu “Kiểm soát “), tiến hành phân phối tương tự theo bước 3.2.1 phần 3.2 Người giữ tài liệu thay trang lỗi thời trang có thay đổi sau nhận chúng tự hủy trang lỗi thời; … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … Trường hợp thay đổi nhỏ cần in lại trang có thay đổi, hiệu chỉnh lần ban hành tăng lên đơn vị trang thay đổi; Người biên soạn cập nhật việc thay đổi vào Phiếu đề xuất thay đổi tài liệu (mã số: 0090) Phụ trách kiểm soát tài liệu phải lưu lại gốc tài liệu lỗi thời đóng dấu " Hết hiệu lực " cập nhật lại vào danh mục tài liệu Tuy nhiên tài liệu sau nhiều lần thay đổi nhỏ in lại toàn bộ, ĐDLĐ định 3.2.3 Tài liệu bên ngoài: Người yêu cầu muốn sử dụng tài liệu bên ngoài, trước đưa vào sử dụng hệ thống tài liệu Công ty, phải gửi TLBN kèm theo phiếu đề xuất áp dụng TLBN (theo biểu mẫu mã số: 0095) tới ĐDLĐ xem xét phê duyệt (vào biểu mẫu: 0095) Sau TLBN phê duyệt, Người yêu cầu chuyển TLBN cho Người kiểm soát tài liệu lưu trữ gốc cập nhật danh mục tài liệu (theo biểu mẫu mã số: 0091, tài liệu kỹ thuật gốc Trưởng phòng Kỹ thuật Công nghệ lưu giữ) Việc phân phối tài liệu bên tương tự theo bước 3.2.1 phần 3.2 Người kiểm soát tài liệu có trách nhiệm liên hệ với đơn vị phát hành để cập nhật tài liệu bên ngồi có thay đổi Định kỳ tháng, Ban ISO tổ chức đánh giá phù hợp tài liệu yêu cầu pháp luật trạng hệ thống Kết đánh giá lập hồ sơ báo cáo Đại diện lãnh đạo Tài liệu không cần thiết loại bỏ, tài liệu không phù hợp sửa đổi.(Xem thủ tục xác định yêu cầu pháp luật yêu cầu khác) 3.2.4 Biểu mẫu: Các Biểu mẫu tập hợp lại thành sổ tay Biểu mẫu ĐDLĐ xem xét phê duyệt Mỗi biểu mẫu có số hiệu riêng lần sửa đổi Biểu mẫu đánh số theo Hướng dẫn biên soạn tài liệu Các Biểu mẫu phân phối kèm theo với Thủ tục Tài liệu hổ trợ Các Tài liệu không cần phải sửa đổi thay đổi Biểu mẫu kèm theo chúng Vì có mã số viện dẫn Tài liệu Cần phải hủy bỏ Biểu mẫu bị thay sử dụng biểu mẫu Những chi tiết việc phân phối biểu mẫu không cần phải ghi lại Với số Biểu mẫu đặc biệt khơng áp dụng theo Thủ tục 3.2.5 Phê duyệt tài liệu: … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … Tổng Giám đốc phê duyệt Sổ tay chất lượng, Sổ tay môi trường, Sổ tay Trách nhiệm xã hội, Thủ tục, Qui định Đại diện lãnh đạo xem xét phù hợp hệ thống Các trưởng phận phê duyệt Hướng dẫn công việc Tài liệu tham khảo: Sổ tay chất lượng Sổ tay Trách nhiệm xã hội Sổ tay môi trường Thủ tục yêu cầu pháp luật yêu cầu khác Phụ lục: Hướng dẫn biên soạn tài liệu Phiếu đề xuất soạn thảo tài liệu Phiếu đề xuất thay đổi tài liệu Danh mục tài liệu Danh sách phân phối tài liệu Danh sách phân phối nhiệu tài liệu Bảng theo dõi thay đổi tài liệu Phiếu đề xuất áp dụng TLBN (mã số: 0088) (mã số: 0089) (mã số: 0090) (mã số: 0091) (mã số: 0092) (mã số: 0093) (mã số: 0094) (mã số: 0095) ... liệu lưu trữ gốc cập nhật danh mục tài liệu (theo biểu mẫu mã số: 0091, tài liệu kỹ thu t gốc Trưởng phòng Kỹ thu t Công nghệ lưu giữ) Việc phân phối tài liệu bên tương tự theo bước 3.2.1 phần... trang tài liệu Tuy nhiên, tùy trường hợp ĐDLĐ định việc thay đổi tài liệu lớn hay nhỏ nhằm mục đích thu n lợi cho việc phân phối tài liệu Phụ trách kiểm soát tài liệu photo đủ bảng theo dõi thay... tài liệu Danh sách phân phối tài liệu (mã số: 0093; 0092) Người kiểm soát tài liệu 3.2 Nội dung (thuyết minh lưu đồ): 3.2.1 Phát hành tài liệu mới: Phát sinh nhu cầu tài liệu mới: người yêu cầu